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Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 1
DECLARAÇÃO DE ESCOPO
DO PROJETO
IMPLANTAÇÃO GED
Trabalho Final da Disciplina “Planejamento e Gestão de Projetos”
MBA Gestão de Projetos e Processos Organizacionais – Turma 14
Alunos: Ana Marilda
Diego Lima
Fabiana Lemos
Priscila Ferraro
Silvia Pires
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 2
ÍNDICE
1. OBJETIVOS DO PROJETO
1.1 EAP
1.2. Dicionário da EAP
2. GERENCIAMENTO DO PROJETO
2.1. Gerenciamento do Tempo
2.2 Gerenciamento do Escopo
2.3. Gerenciamento de Custos
2.4. Gerenciamento de Riscos
2.5. Gerenciamento de Recursos
2.6. Gerenciamento de Aquisições
2.7. Gerenciamento de Comunicações
3. DECLARAÇÃO DO TRABALHO
3.1. Consultoria
3.1.1. Digitalização
3.1.1.1. Critérios de Aceitação
3.1.2. Indexação
3.1.2.1. Critérios de Aceitação
3.2. Instalação Web
3.2.1. Requisitos
3.2.1.1. Critérios de Aceitação
3.2.2. Hardware
3.2.2.1. Critérios de Aceitação
3.2.3. Piloto I
3.2.3.1. Critérios de Aceitação
3.2.4. Parametrizações
3.2.4.1. Critérios de Aceitação
3.2.5. Suporte
3.2.5.1. Critérios de Aceitação
3.3. Instalação Servidor
3.3.1. Software
3.3.1.1. Critérios de Aceitação
3.3.2. Instalação
3.3.2.1. Critérios de Aceitação
3.4. Implantação
3.4.1. Instalação
3.4.1.1. Critérios de Aceitação
3.4.2. Treinamento
3.4.2.1. Critérios de Aceitação
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 3
3.4.3. Piloto II
3.4.3.1. Critérios de Aceitação
3.4.4. Acompanhamento
3.4.4.1. Critérios de Aceitação
3.5. Encerramento
3.5.1. Termo de entrega
3.5.2. Lições Aprendidas
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 4
CEETEPS
MBA Gestão de Projetos e Processos
Tipo de Documento: Declaraçãode Escopo do Projeto
Elaborado por: Grupo GED
Versão: 1.0 Data: 03/04/2013
Versão: 1.1 Data: 08/04/2013
Versão: 1.2 Data: 10/04/2013
Versão: 1.3 Data: 13/04/2013
1. OBJETIVOS DO PROJETO
Conforme citado no Termo de Abertura o Projeto tem por finalidade o uso da tecnologia como
ferramenta de apoio na implantação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que
possibilita uma melhor eficiência no recebimento, encaminhamento, localização das
informações.
A pretensão é que os documentos gerenciados pelo GED possam ser facilmente localizados
dentro da estrutura de publicação, obter recursos de indexação de conteúdo, parâmetros de
publicação e organização possibilitando à instituição o controle preciso e eficiente sobre os
seus documentos. Aliada a esta característica, está a facilitação de acesso pela
Internet/Intranet, ou seja, com um simples navegador Web (browser) é possível participar de
todo processo, pesquisar e consultar qualquer documento, seja ele: Documentos eletrônicos,
imagens de documentos digitalizados.
O sistema também permitirá a manutenção periódica de documentos e controles de prazos de
validade automatizados pelo GED, reduzindo significativamente as tarefas de controle
necessárias a administração e manutenção dos documentos.
1.1 EAP
1.2. Dicionário da EAP
Clique aqui para visualização do Dicionário da EAP
2. GERENCIAMENTO DO PROJETO
2.1. Gerenciamento do Tempo
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 5
Planejamento de tempo consta na WBS.
2.2 Gerenciamento do Escopo
2.3. Gerenciamento de Custos
O Gerenciamento de custos do projeto será de responsabilidade do gerente de projeto e sua
equipe. O Plano de gerenciamento dos custos passará por aprovação e englobando os
principais processos dos custos definidos no projeto e deverá ter a aprovação durante a fase
de planejamento e constam na matriz de responsabilidade.
2.4. Gerenciamento de Riscos
O gerenciamento de risco foi baseado em pesquisa sobre a implantação de software para
gerenciamento de documento, o documento apresenta informações descrição de risco, de grau
de severidade, impacto, categoria, ação a ser tomada e pessoa responsável. Clique aqui para
abri o documento.
2.5. Gerenciamento de Recursos
O Plano de gerenciamento dos recursos humanos é desenvolvido e aprovado durante a fase
de planejamento do projeto para determinar e identificar recursos humanos com as habilidades
necessárias para o êxito do projeto e orientar a equipe do projeto sobre como os processos de
Recursos Humanos serão executados.
2.6. Gerenciamento de Aquisições
O projeto já ofereceu à instituição as necessidades referentes a aquisições e a mesma está de
acordo com a obtenção dos mesmos, o planejamento, controle e administração até o
encerramento deste item será de responsabilidade da instituição.
2.7. Gerenciamento de Comunicações
Todas as informações pertinentes ao projeto como solicitações de mudança, status report,
ATA, entre outros será comunicado conforme grau de interesse e importância, clique aqui para
abrir o documento.
3. DECLARAÇÃO DO TRABALHO
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 6
3.1. Consultoria
Após a instituição ter separado a documentação a ser digitalizada, a consultoria efetuará a
digitalização no próprio ambiente da instituição, por esta possuir condições de operacionalizar.
Entendemos a digitalização como um processo de conversão dos documentos arquivísticos em
formato digital.
Requisitos
1. Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
2. Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares, denominado SaaS -
Software as a Service ou Software como Serviço, o fornecedor do software se
responsabilizará por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema
(servidores, conectividade, cuidados com segurança da informação) e o cliente utiliza o
software via internet;
3. Definição do local de armazenamento;
4. Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;
5. Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
3.1.1. Digitalização
Antes de iniciar o projeto, devem ter sido realizados o tratamento arquivístico, a seleção, a
identificação e a organização (arranjo, descrição e indexação).
Este trabalho será a base para a definição do tipo de equipamento de captura digital a ser
utilizado, devem-se observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação,
além das características físico-químicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos e a
integridade física do original.
O processo de digitalização deverá ser realizado, nas instalações da instituição detentora do
acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de
danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio.
3.1.1.1. Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase de digitalização com a confirmação que os documentos
selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
3.1.2. Indexação
Atualmente existem disponíveis no mercado diversos tipos de equipamentos de captura digital
para imagens, que se aplicam aos diversos tipos de documentos arquivísticos.
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 7
A definição do equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada após o
minucioso exame do suporte original, considerando suas características físicas e estado de
conservação, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em
relação aos documentos originais, e sem comprometer seu estado de conservação. Em nosso
caso utilizaremos o escâner de mesa descrito abaixo.
Escâneres de mesa (flat bed)
Considerando a dimensão do item documental que não poderá exceder a área de
escaneamento, são indicados para os documentos planos em folha simples e ampliações
fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação. Este tipo de equipamento não
se aplica a documentos encadernados.
A consultoria ficará responsável e se encarregará de utilizar outro tipo de scanner ou outro tipo
de equipamento para captura digital se assim for necessário, caso seja identificado algo
específico.
Porém, essa decisão deve ser apresentada em forma de documento com as informações
pertinentes do motivo da utilização de outra “ferramenta”, prazo e custo a ser apresentada a
comissão de gerenciamento de mudanças antes de ser executado.
Caso aprovado pela mesa à consultoria deve seguir com os procedimentos propostos, caso
seja recusado pela mesa, a consultoria deve reavaliar e retornar com outras alternativas e
sugestões até que a mesa aprove.
Requisitos
1. Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de
escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado
de conservação.
2. Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados.
3. Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo.
Premissas
Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim
como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades.
3.1.2.1. Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase de indexação com a confirmação que os documentos
selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 8
3.2. Instalação Web
3.2.1. Requisitos
 Interface amigável: a substituição de um processo de trabalho tradicional por um
sistema automatizado gera grande impacto na empresa. Muitos funcionários envolvidos
não usam computador intensamente, por isso, uma interface amigável é essencial no
ganho de produtividade;
 Integração com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis
não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa.
 Desempenho em rede: além da compatibilidade com os sistemas operacionais e
protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em
condições normais de trabalho em rede.
 Com a transferência de boa parte das atividades para o computador, o baixo
desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o
sistema;
 Realização de testes de estresses e conexões de rede.
3.2.1.1. Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase requisitos após a decisão e aprovação das partes
interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado.
3.2.2. Hardware
Após a definição do software, que melhor atenderá ao acervo documental, será realizada a
pesquisa, para a especificação e posterior aquisição do hardware.
Entenderemos por hardwares:
 Estações de trabalho (computadores para a aplicação);
 Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de
armazenamento / processamento;
 Scanners (Quantidade e tipos);
 Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos);
 Nobreaks;
 Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e
armazenados em forma de papel;
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 9
 Sistemas de backup;
 Sistema de climatização;
 Sistemas de segurança física;
Requisitos
1. Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.
2. Definição dos softwares necessários.
3. Número de usuários que utilizarão o sistema.
4. Área geográfica dos usuários relacionados no item três.
5. Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores;
6. Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
7. Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a
responsabilidade pela arquitetura também é seu critério.
Estão inclusos no projeto:
Seis (6) Servidores, sendo que três (3) serão virtuais e três (3) serão físicos.
Premissas
Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
3.2.2.1. Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase hardware após a aquisição e testes dos sistemas da
instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme
especificado.
3.2.3. Piloto I
Será montada na dependência da instituição, uma estrutura similar de forma a possibilitar
instalação de todas as ferramentas e realização de todos os testes (funcionalidades e
velocidades).
A fim de evitar erros de definição de software e hardware, será elaborado um mock-up virtual,
não funcional (uma apresentação em power point, com todas as telas e funcionalidades
disponíveis no sistema). O desenvolvimento do sistema, propriamente dito, dar-se-á somente
após aprovação do mock-up por parte do cliente.
Testes
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 10
É de responsabilidade do revendedor, com a participação do usuário que executa essas
atividades.
Planejamento das fases de testes e apresentação do cronograma para as áreas envolvidas;
Deverão ser realizados testes de:
1. Hardware;
2. Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
3. Testes de estresses do aplicativo;
4. Testes de estresses da rede;
5. Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
6. Testes de estresses da Web.
7.
Apresentação e análise dos resultados:
1. O sistema consegue atingir o objetivo?
2. Qual o número máximo de transações realmente possível?
3. Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede,
falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará?
Se necessário, definição de ajustes de software e/ou hardware.
3.2.3.1. Critérios de Aceitação
Consideramos finalizada a fase após o de acordo do gerente de TI atestando a conformidade
dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto, sendo possível dar prosseguimento
as outras fases do projeto.
3.2.4. Parametrizações
Toda parametrização de funcionamento do sistema assim como de usuários serão feitos pela
consultoria e após a implantação será de responsabilidade da instituição. A consultoria ainda
dará suporte pelo tempo determinado em contrato.
Usuários e seus perfis
É definido pela própria instituição as pessoas para criação, atualização, revisão, administração
de documentos, sendo que para visualização e pesquisa a parametrização é default para todos
da empresa.
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 11
Perfis de Usuários:
 Usuário Leitor Privado – terá acesso aos documentos através do Portal apenas para
leitura;
 Usuário Redator – o usuário com esse perfil poderá elaborar documentos novos assim
como revisar ou atualizar os já existentes, pode ainda solicitar que um documento fique
obsoleto. Usuário com decisão sobre o documento e ainda pode prorrogar data de
revisão;
 Usuário de Comitê Fixo – grupo de usuários fixos responsáveis pela aprovação de
novos documentos, assim como alterações ou atualizações. Eles visualizam a criação,
revisão ou alteração e emitem parecer sobre o documento, seja para aprovação ou
comentário de sugestão ou solicitação de revisão/alteração de um item do documento.
 Usuário de Comitê Variável - grupo de usuários geralmente responsáveis por um setor,
recebem documentos de criação, revisão ou alteração referente ao setor e emitem seu
parecer sobre o documento, podendo também aprovar, reprovar ou sugestionar
alterações.
 Usuário Administrador de Documentos – este usuário participa de todos os processos
que envolvam a criação, revisão, alteração, correção de um documento. Ele analisa
padrões do documento, seleciona a qual comitê o mesmo deve seguir, devolve
documento para o usuário criador caso tenha reprovação, etc. e efetua a publicação;
 Usuário Administrador de Centro de Administração – o usuário com este perfil pode
configurar perfil de usuários, cadastrar portais, pastas, consultar relatórios, ou seja,
administrar do sistema.
Ao cadastrar qualquer documento o mesmo terá campos obrigatórios, veja abaixo quais são e
o porquê:
 Data; a data de criação é automática, ela segue a data de publicação, sendo assim o
documento terá validade conforme parametrização, que pode ser de meses ou anos;
 Palavras chaves: Ao colocar palavras chaves para o documento, para facilitar no
momento de busca no Portal o mesmo aparece será na pesquisa.
 Comentário Adicional: é o texto que ira aparecer junto ao título do documento na
navegação no portal ou na busca.
 Tipo de acessos: é necessário informar se o documento será público (todos terão
acesso ao documento) ou privado (o acesso ao documento só é possível para um certo
grupo).
Processo de Alerta
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 12
O processo de alerta é iniciado pelo próprio sistema na data prevista para o documento sofrer
revisão, ou seja, o sistema dispara o processo através de e-mail, para todos os usuários que
pertencem ao papel de redator na mesma área do documento.
Este e-mail contem o número e nome do documento a ser atualizado, revisado ou tonar
obsoleto.
O usuário ao receber o alerta deve entrar no sistema para trabalhar no documento.
Após a revisão, ou atualização, ou solicitação de tornar obsoleto, a usuário administrativo
encaminha para comitê aprovador que é o comitê fixo e variável, aguarda parecer de sugestão
de mudança ou aprovação para seguir o fluxo de publicação.
As pessoas do comitê recebem também um e-mail informando que há documento pendente de
aprovação/reprovação.
3.2.4.1. Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase quando todos os usuários forem cadastrados no sistema
com seus respectivos perfil (feito testes com os usuários administrativos e no mínimo uma
pessoa de cada setor com perfil de apenas leitura).
3.2.5. Suporte
A área de suporte deve acompanhar toda implantação e após a entrega do projeto um técnico
da consultoria junto a um especialista da empresa (Help Desk) ficará disponível para dar
suporte à operação.
3.2.5.1. Critérios de Aceitação
Será considerado finalizado após testes e treinamento com os usuários que darão suporte ao
sistema após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria.
3.3. Instalação Servidor
3.3.1. Software
Tendo em vista que o inventário dos documentos já tenha sido realizado, poderá ser realizada
a definição do software que será utilizado.
Cada tipo de documento é tratado de maneira especifica. Por isso, é de extrema importância
para o sucesso do projeto que o inventário tenha sido feito de forma criteriosa, de forma a gerar
uma relação de todos os documentos existentes na empresa, classificados por tipo e nível de
acesso.
Com o inventário à disposição, inicia-se o processo de análise que consiste em classificar os
tipos de documentos existentes, definir a forma legal e/ou ideal de armazená-los e o tempo de
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 13
arquivamento, ou seja, a temporalidade do documento, baseados nas normas do CENADEM -
Centro Nacional da Gestão da Informação e CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos.
Entenderemos por software para a aplicação: SGDB (sistema gerenciador de banco de dados),
software GED, OCR e Captura de dados. Será adotado o modelo SaaS - Software as a Service
ou Software como Serviço, o fornecedor do software se responsabiliza por toda a estrutura
necessária para a disponibilização do sistema (servidores, conectividade, cuidados com
segurança da informação) e o cliente utiliza o software via internet, pagando um valor
recorrente pelo uso.
Requisitos
1. Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
2. O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
3. O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada.
4. Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
5. O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
6. O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
7. Integração com ERP e CRM.
Com os resultados da análise, iniciam-se os processos de:
1. Definição dos tipos de licença;
2. Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema;
3. Definição dos prazos de circulação;
4. Definição dos prazos da tabela de temporalidade;
5. Definição do perfil dos usuários;
6. Definição dos níveis de acesso;
7. Definição da política e do software de backup;
8. Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de
dados.
Características / funcionalidades:
Velocidade de transmissão: uma página de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco
óptico para a estação do usuário numa rede em 2 a 3 segundos.
Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre
quando devem iniciar o próximo procedimento;
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos
através do sistema.
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 14
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a
revisão do andamento do trabalho.
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um
documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação de
descritores.
Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os
dados relacionados a partir do computador da organização e, por meio de janelas, exibe as
imagens e os dados.
Integração com outros sistemas:
Os sistemas de discos ópticos deverão fazer interface com outros sistemas eletrônicos, o
processamento de dados e o fac-símile.
Integração com o sistema de ERP da empresa;
Formatos proprietários: antes da transferência do acervo de documentos de uma empresa para
o meio eletrônico, deve-se verificar a portabilidade dos arquivos gerados evitando formatos
proprietários;
Flexibilidade: No que diz respeito a fluxo de trabalho e grupos de projetos, a escolha de um
software flexível reduzirá o custo da adaptação a pequenas mudanças nos processos da
empresa.
Caso, após análise e definição do software, seja constatado que o mesmo, está aquém do
esperado, o custo da solução ideal ficará por conta do cliente (com a solução aprovada).
A instituição contratante não arcará com custos adicionais caso softwares diferentes dos
descritos acima sejam necessários.
3.3.1.1. Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase software após confirmação que o mesmo atende os
requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o
funcionamento correto.
3.3.2. Instalação
Instalação de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes e testá-lo é de
responsabilidade do revendedor que executa essas atividades. Assim como o suporte e
parametrizações no desenvolver do projeto.
3.3.2.1. Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase de instalação quanto todos da instituição tiver acesso
sistema de documentos implantado.
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 15
3.4. Implantação
3.4.1. Instalação
Consiste na instalação de hardware e software definidos para comportar e se trabalhar com o
sistema de gerenciamento de documentos.
3.4.1.1. Critérios de Aceitação
Será considerado finalizado após as instalações de sistemas e software necessários em 100%
das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente
com o sistema GED.
3.4.2. Treinamento
O programa de treinamento deve ser baseado nos diferentes níveis de usuários e diferentes
preocupações conforme item 3.2.4. Parametrizações.
 Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada.
 Treinamento deve ser no local de trabalho.
 Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto
com o novo sistema GED.
 O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar
aplicações. É aconselhado montar grupos com até 10 usuários e que os participantes
não sejam interrompidos durante o treinamento.
 Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos.
Deverá ser disponibilizado antes do inicio do treinamento o manual de utilização do sistema.
 Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final.
 Manual para Operação do Sistema pelo Administrador.
 Manual para Operação do Software: captura e digitação.
3.4.2.1. Critérios de Aceitação
Neste item vamos considerar como finalizado após o termino de três entregas sendo que a
primeira é o treinamento dos operadores de suporte, no qual tem a função de suprir
necessidades da operação após a implantação; a segunda é o treinamento de usuários que
efetivamente vão trabalhar no sistema GED como administrador, criador de documento, revisor,
aprovador e o terceiro é o treinamento a usuários que utilizarão o sistema apenas para
consulta de documentos. Os treinamentos devem ser feitos pela consultoria com pessoal de
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 16
RH como multiplicadores á novos operadores após a implantação. A finaização ocorrerá em
forma de documento assinado pelo gerente de RH.
3.4.3. Piloto II
Após validação da estrutura e validação dos primeiros testes, ocorrerá a migração para o site
do cliente. Todo equipamento será reinstalado, as novas configurações de rede feitas e as
permissões de acessos definidas. Com todo o sistema funcionando, serão refeitos os testes de
funcionalidades e velocidade.
A consultoria não adicionará nenhuma funcionalidade solicitada por qualquer representante do
site do cliente que não esteja na linha de base de escopo. Para toda e qualquer modificação,
deverá ser aberto na base “Query change” uma solicitação de mudança, e validado seus
custos e prazos adicionais (se houverem).
Testes
É de responsabilidade do revendedor, com a participação do usuário que executa essas
atividades.
Planejamento das fases de testes e apresentação do cronograma para as áreas envolvidas;
Deverão ser realizados testes de:
1. Hardware;
2. Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no
clientes;
3. Testes de estresses do aplicativo;
4. Testes de estresses da rede;
5. Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
6. Testes de estresses da Web.
Apresentação e análise dos resultados:
1. O sistema consegue atingir o objetivo?
2. Qual o número máximo de transações realmente possível?
3. Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede,
falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará?
3.4.3.1. Critérios de Aceitação
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 17
Este item será considerado finalizado se na data final da entrega não houver nenhum incidente
em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED,
ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução.
3.4.4. Acompanhamento
Após validação do sistema por parte do cliente, a consultoria colocará a disposição um analista
de sistema para suportar os usuários (não serão feitas modificações no sistema – apenas
auxilio na utilização das ferramentas). Esse acompanhamento será de 5 dias úteis, das 7:30hr
ás 17:00hrs. Os custos de transporte, refeição e hospedagem do analista ficam a cargo da
consultoria.
Toda fase de acompanhamento deve ser seguida também por analista de suporte do cliente
para aquisição do conhecimento.
3.4.4.1. Critérios de Aceitação
Será considerado finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde
que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais com usuários ou
máquinas fora da alçada de implantação ou sistema implantado referente ao projeto.
3.5. Encerramento
3.5.1. Controle de Licença de uso
Todo o tramite de licença de uso do software de gerenciamento de documentos será entre a
instituição e a empresa que fornece o sistema. A consultoria apenas faz o levantamento e da a
melhor opção para contratação, senso assim, intermediaria, não tento nenhuma alçada para
decisão e contratação de fato.
A área financeira da instituição, junto a área de TI vão conduzir esse tópico e devem garantir a
contratação antes do início do projeto.
A empresa prestadora de serviços fez um contrato de prestação de serviços com validade de
um ano. Após esse período para validar a licença de uso de software a empresa prestadora
enviará um Termo Aditivo de Contrato com o índice de reajuste da mensalidade e a renovação
da prestação de serviços,
3.5.2. Termo de entrega
O Termo de Aceite da Entrega é o documento onde o Projeto é considerado finalizado em sua
totalidade, com suas entregas conforme escopo e informações de questões em aberto (caso
tenha) seu responsável e data de prevista para solução.
Esse documento deve conter a data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento
do projeto.
Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 18
3.5.3. Lições Aprendidas
O documento gerado em anexo tem por objetivo deixar registrado todo o histórico do projeto de
planejamento versos realizado, custos estimados e efetivos, pontos fortes e de melhoria.
Esse documento visa o aperfeiçoamento de projetos futuros e base para projetos de mesma
relevância seja para a instituição como para o gerente de projeto e sua equipe.
Clique aqui para visualizar o documento.

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  • 2. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 2 ÍNDICE 1. OBJETIVOS DO PROJETO 1.1 EAP 1.2. Dicionário da EAP 2. GERENCIAMENTO DO PROJETO 2.1. Gerenciamento do Tempo 2.2 Gerenciamento do Escopo 2.3. Gerenciamento de Custos 2.4. Gerenciamento de Riscos 2.5. Gerenciamento de Recursos 2.6. Gerenciamento de Aquisições 2.7. Gerenciamento de Comunicações 3. DECLARAÇÃO DO TRABALHO 3.1. Consultoria 3.1.1. Digitalização 3.1.1.1. Critérios de Aceitação 3.1.2. Indexação 3.1.2.1. Critérios de Aceitação 3.2. Instalação Web 3.2.1. Requisitos 3.2.1.1. Critérios de Aceitação 3.2.2. Hardware 3.2.2.1. Critérios de Aceitação 3.2.3. Piloto I 3.2.3.1. Critérios de Aceitação 3.2.4. Parametrizações 3.2.4.1. Critérios de Aceitação 3.2.5. Suporte 3.2.5.1. Critérios de Aceitação 3.3. Instalação Servidor 3.3.1. Software 3.3.1.1. Critérios de Aceitação 3.3.2. Instalação 3.3.2.1. Critérios de Aceitação 3.4. Implantação 3.4.1. Instalação 3.4.1.1. Critérios de Aceitação 3.4.2. Treinamento 3.4.2.1. Critérios de Aceitação
  • 3. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 3 3.4.3. Piloto II 3.4.3.1. Critérios de Aceitação 3.4.4. Acompanhamento 3.4.4.1. Critérios de Aceitação 3.5. Encerramento 3.5.1. Termo de entrega 3.5.2. Lições Aprendidas
  • 4. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 4 CEETEPS MBA Gestão de Projetos e Processos Tipo de Documento: Declaraçãode Escopo do Projeto Elaborado por: Grupo GED Versão: 1.0 Data: 03/04/2013 Versão: 1.1 Data: 08/04/2013 Versão: 1.2 Data: 10/04/2013 Versão: 1.3 Data: 13/04/2013 1. OBJETIVOS DO PROJETO Conforme citado no Termo de Abertura o Projeto tem por finalidade o uso da tecnologia como ferramenta de apoio na implantação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que possibilita uma melhor eficiência no recebimento, encaminhamento, localização das informações. A pretensão é que os documentos gerenciados pelo GED possam ser facilmente localizados dentro da estrutura de publicação, obter recursos de indexação de conteúdo, parâmetros de publicação e organização possibilitando à instituição o controle preciso e eficiente sobre os seus documentos. Aliada a esta característica, está a facilitação de acesso pela Internet/Intranet, ou seja, com um simples navegador Web (browser) é possível participar de todo processo, pesquisar e consultar qualquer documento, seja ele: Documentos eletrônicos, imagens de documentos digitalizados. O sistema também permitirá a manutenção periódica de documentos e controles de prazos de validade automatizados pelo GED, reduzindo significativamente as tarefas de controle necessárias a administração e manutenção dos documentos. 1.1 EAP 1.2. Dicionário da EAP Clique aqui para visualização do Dicionário da EAP 2. GERENCIAMENTO DO PROJETO 2.1. Gerenciamento do Tempo
  • 5. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 5 Planejamento de tempo consta na WBS. 2.2 Gerenciamento do Escopo 2.3. Gerenciamento de Custos O Gerenciamento de custos do projeto será de responsabilidade do gerente de projeto e sua equipe. O Plano de gerenciamento dos custos passará por aprovação e englobando os principais processos dos custos definidos no projeto e deverá ter a aprovação durante a fase de planejamento e constam na matriz de responsabilidade. 2.4. Gerenciamento de Riscos O gerenciamento de risco foi baseado em pesquisa sobre a implantação de software para gerenciamento de documento, o documento apresenta informações descrição de risco, de grau de severidade, impacto, categoria, ação a ser tomada e pessoa responsável. Clique aqui para abri o documento. 2.5. Gerenciamento de Recursos O Plano de gerenciamento dos recursos humanos é desenvolvido e aprovado durante a fase de planejamento do projeto para determinar e identificar recursos humanos com as habilidades necessárias para o êxito do projeto e orientar a equipe do projeto sobre como os processos de Recursos Humanos serão executados. 2.6. Gerenciamento de Aquisições O projeto já ofereceu à instituição as necessidades referentes a aquisições e a mesma está de acordo com a obtenção dos mesmos, o planejamento, controle e administração até o encerramento deste item será de responsabilidade da instituição. 2.7. Gerenciamento de Comunicações Todas as informações pertinentes ao projeto como solicitações de mudança, status report, ATA, entre outros será comunicado conforme grau de interesse e importância, clique aqui para abrir o documento. 3. DECLARAÇÃO DO TRABALHO
  • 6. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 6 3.1. Consultoria Após a instituição ter separado a documentação a ser digitalizada, a consultoria efetuará a digitalização no próprio ambiente da instituição, por esta possuir condições de operacionalizar. Entendemos a digitalização como um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital. Requisitos 1. Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados; 2. Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares, denominado SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço, o fornecedor do software se responsabilizará por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema (servidores, conectividade, cuidados com segurança da informação) e o cliente utiliza o software via internet; 3. Definição do local de armazenamento; 4. Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos; 5. Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. 3.1.1. Digitalização Antes de iniciar o projeto, devem ter sido realizados o tratamento arquivístico, a seleção, a identificação e a organização (arranjo, descrição e indexação). Este trabalho será a base para a definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado, devem-se observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos e a integridade física do original. O processo de digitalização deverá ser realizado, nas instalações da instituição detentora do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio. 3.1.1.1. Critérios de Aceitação Será considerada finalizada a fase de digitalização com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação. 3.1.2. Indexação Atualmente existem disponíveis no mercado diversos tipos de equipamentos de captura digital para imagens, que se aplicam aos diversos tipos de documentos arquivísticos.
  • 7. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 7 A definição do equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada após o minucioso exame do suporte original, considerando suas características físicas e estado de conservação, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em relação aos documentos originais, e sem comprometer seu estado de conservação. Em nosso caso utilizaremos o escâner de mesa descrito abaixo. Escâneres de mesa (flat bed) Considerando a dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, são indicados para os documentos planos em folha simples e ampliações fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação. Este tipo de equipamento não se aplica a documentos encadernados. A consultoria ficará responsável e se encarregará de utilizar outro tipo de scanner ou outro tipo de equipamento para captura digital se assim for necessário, caso seja identificado algo específico. Porém, essa decisão deve ser apresentada em forma de documento com as informações pertinentes do motivo da utilização de outra “ferramenta”, prazo e custo a ser apresentada a comissão de gerenciamento de mudanças antes de ser executado. Caso aprovado pela mesa à consultoria deve seguir com os procedimentos propostos, caso seja recusado pela mesa, a consultoria deve reavaliar e retornar com outras alternativas e sugestões até que a mesa aprove. Requisitos 1. Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação. 2. Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados. 3. Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo. Premissas Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades. 3.1.2.1. Critérios de Aceitação Será considerada finalizada a fase de indexação com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
  • 8. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 8 3.2. Instalação Web 3.2.1. Requisitos  Interface amigável: a substituição de um processo de trabalho tradicional por um sistema automatizado gera grande impacto na empresa. Muitos funcionários envolvidos não usam computador intensamente, por isso, uma interface amigável é essencial no ganho de produtividade;  Integração com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa.  Desempenho em rede: além da compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em condições normais de trabalho em rede.  Com a transferência de boa parte das atividades para o computador, o baixo desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema;  Realização de testes de estresses e conexões de rede. 3.2.1.1. Critérios de Aceitação Será considerada finalizada a fase requisitos após a decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado. 3.2.2. Hardware Após a definição do software, que melhor atenderá ao acervo documental, será realizada a pesquisa, para a especificação e posterior aquisição do hardware. Entenderemos por hardwares:  Estações de trabalho (computadores para a aplicação);  Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento;  Scanners (Quantidade e tipos);  Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos);  Nobreaks;  Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel;
  • 9. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 9  Sistemas de backup;  Sistema de climatização;  Sistemas de segurança física; Requisitos 1. Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados. 2. Definição dos softwares necessários. 3. Número de usuários que utilizarão o sistema. 4. Área geográfica dos usuários relacionados no item três. 5. Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores; 6. Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos. 7. Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério. Estão inclusos no projeto: Seis (6) Servidores, sendo que três (3) serão virtuais e três (3) serão físicos. Premissas Espaço físico disponível para estrutura de hardware. 3.2.2.1. Critérios de Aceitação Será considerada finalizada a fase hardware após a aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado. 3.2.3. Piloto I Será montada na dependência da instituição, uma estrutura similar de forma a possibilitar instalação de todas as ferramentas e realização de todos os testes (funcionalidades e velocidades). A fim de evitar erros de definição de software e hardware, será elaborado um mock-up virtual, não funcional (uma apresentação em power point, com todas as telas e funcionalidades disponíveis no sistema). O desenvolvimento do sistema, propriamente dito, dar-se-á somente após aprovação do mock-up por parte do cliente. Testes
  • 10. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 10 É de responsabilidade do revendedor, com a participação do usuário que executa essas atividades. Planejamento das fases de testes e apresentação do cronograma para as áreas envolvidas; Deverão ser realizados testes de: 1. Hardware; 2. Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes; 3. Testes de estresses do aplicativo; 4. Testes de estresses da rede; 5. Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos; 6. Testes de estresses da Web. 7. Apresentação e análise dos resultados: 1. O sistema consegue atingir o objetivo? 2. Qual o número máximo de transações realmente possível? 3. Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará? Se necessário, definição de ajustes de software e/ou hardware. 3.2.3.1. Critérios de Aceitação Consideramos finalizada a fase após o de acordo do gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto, sendo possível dar prosseguimento as outras fases do projeto. 3.2.4. Parametrizações Toda parametrização de funcionamento do sistema assim como de usuários serão feitos pela consultoria e após a implantação será de responsabilidade da instituição. A consultoria ainda dará suporte pelo tempo determinado em contrato. Usuários e seus perfis É definido pela própria instituição as pessoas para criação, atualização, revisão, administração de documentos, sendo que para visualização e pesquisa a parametrização é default para todos da empresa.
  • 11. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 11 Perfis de Usuários:  Usuário Leitor Privado – terá acesso aos documentos através do Portal apenas para leitura;  Usuário Redator – o usuário com esse perfil poderá elaborar documentos novos assim como revisar ou atualizar os já existentes, pode ainda solicitar que um documento fique obsoleto. Usuário com decisão sobre o documento e ainda pode prorrogar data de revisão;  Usuário de Comitê Fixo – grupo de usuários fixos responsáveis pela aprovação de novos documentos, assim como alterações ou atualizações. Eles visualizam a criação, revisão ou alteração e emitem parecer sobre o documento, seja para aprovação ou comentário de sugestão ou solicitação de revisão/alteração de um item do documento.  Usuário de Comitê Variável - grupo de usuários geralmente responsáveis por um setor, recebem documentos de criação, revisão ou alteração referente ao setor e emitem seu parecer sobre o documento, podendo também aprovar, reprovar ou sugestionar alterações.  Usuário Administrador de Documentos – este usuário participa de todos os processos que envolvam a criação, revisão, alteração, correção de um documento. Ele analisa padrões do documento, seleciona a qual comitê o mesmo deve seguir, devolve documento para o usuário criador caso tenha reprovação, etc. e efetua a publicação;  Usuário Administrador de Centro de Administração – o usuário com este perfil pode configurar perfil de usuários, cadastrar portais, pastas, consultar relatórios, ou seja, administrar do sistema. Ao cadastrar qualquer documento o mesmo terá campos obrigatórios, veja abaixo quais são e o porquê:  Data; a data de criação é automática, ela segue a data de publicação, sendo assim o documento terá validade conforme parametrização, que pode ser de meses ou anos;  Palavras chaves: Ao colocar palavras chaves para o documento, para facilitar no momento de busca no Portal o mesmo aparece será na pesquisa.  Comentário Adicional: é o texto que ira aparecer junto ao título do documento na navegação no portal ou na busca.  Tipo de acessos: é necessário informar se o documento será público (todos terão acesso ao documento) ou privado (o acesso ao documento só é possível para um certo grupo). Processo de Alerta
  • 12. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 12 O processo de alerta é iniciado pelo próprio sistema na data prevista para o documento sofrer revisão, ou seja, o sistema dispara o processo através de e-mail, para todos os usuários que pertencem ao papel de redator na mesma área do documento. Este e-mail contem o número e nome do documento a ser atualizado, revisado ou tonar obsoleto. O usuário ao receber o alerta deve entrar no sistema para trabalhar no documento. Após a revisão, ou atualização, ou solicitação de tornar obsoleto, a usuário administrativo encaminha para comitê aprovador que é o comitê fixo e variável, aguarda parecer de sugestão de mudança ou aprovação para seguir o fluxo de publicação. As pessoas do comitê recebem também um e-mail informando que há documento pendente de aprovação/reprovação. 3.2.4.1. Critérios de Aceitação Será considerada finalizada a fase quando todos os usuários forem cadastrados no sistema com seus respectivos perfil (feito testes com os usuários administrativos e no mínimo uma pessoa de cada setor com perfil de apenas leitura). 3.2.5. Suporte A área de suporte deve acompanhar toda implantação e após a entrega do projeto um técnico da consultoria junto a um especialista da empresa (Help Desk) ficará disponível para dar suporte à operação. 3.2.5.1. Critérios de Aceitação Será considerado finalizado após testes e treinamento com os usuários que darão suporte ao sistema após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria. 3.3. Instalação Servidor 3.3.1. Software Tendo em vista que o inventário dos documentos já tenha sido realizado, poderá ser realizada a definição do software que será utilizado. Cada tipo de documento é tratado de maneira especifica. Por isso, é de extrema importância para o sucesso do projeto que o inventário tenha sido feito de forma criteriosa, de forma a gerar uma relação de todos os documentos existentes na empresa, classificados por tipo e nível de acesso. Com o inventário à disposição, inicia-se o processo de análise que consiste em classificar os tipos de documentos existentes, definir a forma legal e/ou ideal de armazená-los e o tempo de
  • 13. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 13 arquivamento, ou seja, a temporalidade do documento, baseados nas normas do CENADEM - Centro Nacional da Gestão da Informação e CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos. Entenderemos por software para a aplicação: SGDB (sistema gerenciador de banco de dados), software GED, OCR e Captura de dados. Será adotado o modelo SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço, o fornecedor do software se responsabiliza por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema (servidores, conectividade, cuidados com segurança da informação) e o cliente utiliza o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso. Requisitos 1. Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados. 2. O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida. 3. O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada. 4. Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário. 5. O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso. 6. O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes. 7. Integração com ERP e CRM. Com os resultados da análise, iniciam-se os processos de: 1. Definição dos tipos de licença; 2. Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema; 3. Definição dos prazos de circulação; 4. Definição dos prazos da tabela de temporalidade; 5. Definição do perfil dos usuários; 6. Definição dos níveis de acesso; 7. Definição da política e do software de backup; 8. Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados. Características / funcionalidades: Velocidade de transmissão: uma página de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco óptico para a estação do usuário numa rede em 2 a 3 segundos. Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento; Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema.
  • 14. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 14 Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho. Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação de descritores. Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização e, por meio de janelas, exibe as imagens e os dados. Integração com outros sistemas: Os sistemas de discos ópticos deverão fazer interface com outros sistemas eletrônicos, o processamento de dados e o fac-símile. Integração com o sistema de ERP da empresa; Formatos proprietários: antes da transferência do acervo de documentos de uma empresa para o meio eletrônico, deve-se verificar a portabilidade dos arquivos gerados evitando formatos proprietários; Flexibilidade: No que diz respeito a fluxo de trabalho e grupos de projetos, a escolha de um software flexível reduzirá o custo da adaptação a pequenas mudanças nos processos da empresa. Caso, após análise e definição do software, seja constatado que o mesmo, está aquém do esperado, o custo da solução ideal ficará por conta do cliente (com a solução aprovada). A instituição contratante não arcará com custos adicionais caso softwares diferentes dos descritos acima sejam necessários. 3.3.1.1. Critérios de Aceitação Será considerada finalizada a fase software após confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto. 3.3.2. Instalação Instalação de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes e testá-lo é de responsabilidade do revendedor que executa essas atividades. Assim como o suporte e parametrizações no desenvolver do projeto. 3.3.2.1. Critérios de Aceitação Será considerada finalizada a fase de instalação quanto todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado.
  • 15. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 15 3.4. Implantação 3.4.1. Instalação Consiste na instalação de hardware e software definidos para comportar e se trabalhar com o sistema de gerenciamento de documentos. 3.4.1.1. Critérios de Aceitação Será considerado finalizado após as instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED. 3.4.2. Treinamento O programa de treinamento deve ser baseado nos diferentes níveis de usuários e diferentes preocupações conforme item 3.2.4. Parametrizações.  Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada.  Treinamento deve ser no local de trabalho.  Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED.  O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações. É aconselhado montar grupos com até 10 usuários e que os participantes não sejam interrompidos durante o treinamento.  Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos. Deverá ser disponibilizado antes do inicio do treinamento o manual de utilização do sistema.  Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final.  Manual para Operação do Sistema pelo Administrador.  Manual para Operação do Software: captura e digitação. 3.4.2.1. Critérios de Aceitação Neste item vamos considerar como finalizado após o termino de três entregas sendo que a primeira é o treinamento dos operadores de suporte, no qual tem a função de suprir necessidades da operação após a implantação; a segunda é o treinamento de usuários que efetivamente vão trabalhar no sistema GED como administrador, criador de documento, revisor, aprovador e o terceiro é o treinamento a usuários que utilizarão o sistema apenas para consulta de documentos. Os treinamentos devem ser feitos pela consultoria com pessoal de
  • 16. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 16 RH como multiplicadores á novos operadores após a implantação. A finaização ocorrerá em forma de documento assinado pelo gerente de RH. 3.4.3. Piloto II Após validação da estrutura e validação dos primeiros testes, ocorrerá a migração para o site do cliente. Todo equipamento será reinstalado, as novas configurações de rede feitas e as permissões de acessos definidas. Com todo o sistema funcionando, serão refeitos os testes de funcionalidades e velocidade. A consultoria não adicionará nenhuma funcionalidade solicitada por qualquer representante do site do cliente que não esteja na linha de base de escopo. Para toda e qualquer modificação, deverá ser aberto na base “Query change” uma solicitação de mudança, e validado seus custos e prazos adicionais (se houverem). Testes É de responsabilidade do revendedor, com a participação do usuário que executa essas atividades. Planejamento das fases de testes e apresentação do cronograma para as áreas envolvidas; Deverão ser realizados testes de: 1. Hardware; 2. Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes; 3. Testes de estresses do aplicativo; 4. Testes de estresses da rede; 5. Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos; 6. Testes de estresses da Web. Apresentação e análise dos resultados: 1. O sistema consegue atingir o objetivo? 2. Qual o número máximo de transações realmente possível? 3. Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará? 3.4.3.1. Critérios de Aceitação
  • 17. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 17 Este item será considerado finalizado se na data final da entrega não houver nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED, ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução. 3.4.4. Acompanhamento Após validação do sistema por parte do cliente, a consultoria colocará a disposição um analista de sistema para suportar os usuários (não serão feitas modificações no sistema – apenas auxilio na utilização das ferramentas). Esse acompanhamento será de 5 dias úteis, das 7:30hr ás 17:00hrs. Os custos de transporte, refeição e hospedagem do analista ficam a cargo da consultoria. Toda fase de acompanhamento deve ser seguida também por analista de suporte do cliente para aquisição do conhecimento. 3.4.4.1. Critérios de Aceitação Será considerado finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais com usuários ou máquinas fora da alçada de implantação ou sistema implantado referente ao projeto. 3.5. Encerramento 3.5.1. Controle de Licença de uso Todo o tramite de licença de uso do software de gerenciamento de documentos será entre a instituição e a empresa que fornece o sistema. A consultoria apenas faz o levantamento e da a melhor opção para contratação, senso assim, intermediaria, não tento nenhuma alçada para decisão e contratação de fato. A área financeira da instituição, junto a área de TI vão conduzir esse tópico e devem garantir a contratação antes do início do projeto. A empresa prestadora de serviços fez um contrato de prestação de serviços com validade de um ano. Após esse período para validar a licença de uso de software a empresa prestadora enviará um Termo Aditivo de Contrato com o índice de reajuste da mensalidade e a renovação da prestação de serviços, 3.5.2. Termo de entrega O Termo de Aceite da Entrega é o documento onde o Projeto é considerado finalizado em sua totalidade, com suas entregas conforme escopo e informações de questões em aberto (caso tenha) seu responsável e data de prevista para solução. Esse documento deve conter a data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto.
  • 18. Declaração de Escopo do Projeto – GED Página 18 3.5.3. Lições Aprendidas O documento gerado em anexo tem por objetivo deixar registrado todo o histórico do projeto de planejamento versos realizado, custos estimados e efetivos, pontos fortes e de melhoria. Esse documento visa o aperfeiçoamento de projetos futuros e base para projetos de mesma relevância seja para a instituição como para o gerente de projeto e sua equipe. Clique aqui para visualizar o documento.