Este documento descreve a organização administrativa de uma empresa de venda de produtos HP, incluindo elementos de suporte, classificação e processo de arquivo. A empresa irá vender produtos tecnológicos como impressoras, telefones, câmeras e computadores para o público em geral na cidade da Lousã.

1. Organização
Administrativa
daVenda

2. 1- Definir a empresa
 Trata-se de uma empresa de produtos HP
• Irá dedicar-se á venda de impressoras,
telemóveis, GPS, maquinas fotográficas,
tinteiros para as impressoras, Plasmas,
computadores, etc…

4.  É destinada a qualquer tipo de público que
pretenda adquirir novas tecnologias, através
de encomendas ou venda direta;
 Encontra-se situada na Lousã perto da antiga
estação da Lousã.

5. 2- Elementos de suporte
 Catálogos/folhetos que as pessoas
poderão levar ou ver dentro da loja para
análise dos produtos e ponderar as suas
decisões;
 Fichas para registar os dados dos clientes;
 Nota de encomenda;

6.  Documentos em que se regista a
faturação para se fazer uma estimativa
dos produtos mais vendidos, para enviar á
marca e apresentar em reuniões;
 Faturas que servem de garantia para dar
ao clientes, em que se guarda uma cópia
deste;

7.  Papeis com contratos, para registar
condições caso o cliente decida pagar em
prestações;
 Guia de transporte dos produtos que são
entregues;
 Livro de reclamações;
 Recibos da prova de pagamento.

8. 3- Classificar os elementos
para posterior arquivamento
 Faturas para pagar;
 Fichas com os dados dos clientes;
 Catálogos/folhetos;
 Notas de encomenda por realizar;
 Papeis de contrato e condições de pagamento assinados
pelo cliente ainda por pagar;
 Livro de reclamações
Arquivos ativos (Onde se guardam documentos
de grande circulação, se encontram no período operacional.)

9. Arquivos Semiativos (Documentação que já foi
processada, pode ser alvo de alguma consulta.)
 Papeis de faturação;
 Guia de transporte;
 Cópia da fatura (garantia).
Arquivos Passivos (Os documentos já foram dados
como encerrados, só para consulta se se precisar de uma informação muito
precisa.)
• Faturas já pagas;
• Papeis com mensalidades já pagas;
• Cópias de relatórios enviados á marca;
• Documentos que foram usados em reuniões passadas.

10. 4- Processo de Arquivo
 Os arquivos encontram-se num
arquivador vertical:
• Este tem uma visibilidade rápida
• Há facilidade na extração e reposição
dos arquivos
Encontram-se dentro de uma sala
fechada com algumas janelas que
possibilitará uma iluminação
natural…

11.  Dentro encontra-se organizado por
pastas de pendurar.
Alguns dos documentos
encontram-se dentro de bolsas de
plástico (“Micas)”), para proteger
melhor da humidade, dobras, entre
outros…

12.  As fichas dos clientes encontram-se ordenados
alfabeticamente, incluindo também notas de encomenda,
papeis de contrato e condições de pagamento, estando
tudo do mesmo processo, de forma que ao encontrar a
pasta do cliente se encontre lá todo os seus
documentos/dados;
 As faturas por pagar são ordenadas por datas de forma
a se saber mais facilmente a data limite daquele
pagamento, tal como as faturas já pagas se encontram
ordenadas pelas mesma ordem de forma a que se
confirme a data do seu pagamento mais facilmente
(Ordem cronológica);
 As guias de entrega também se encontram ordenadas
por datas.

13. 5- Layout Físico do arquivo