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Organização e Manutenção
Objectivo Geral

Identificar e aplicar as regras de funcionamento
 do arquivo, de acordo com as técnicas de
 tratamento de informação documental.

Objectivos Específicos
• Arquivo – conceitos fundamentais;

• Arquivo como sistema de informação;

• Novas tecnologias em arquivo.
Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do

grego “archeion” que seria composto de dois

elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter

cuidado, e deu origem em latim “archivum”.

Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de

coisas antigas.
• Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga
  civilização grega.
• Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon,
  templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia
  popular e outros documentos oficias.
• Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates
  escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e
  eurípedes, etc.
• Esses documentos foram conservados através dos tempos de tal
  forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em arquivos,
  mas em instituições específicas (museus).
Em Portugal os arquivos não foram

designados sempre da mesma forma:
•Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se guardavam

as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e outros
documentos de vital importância para o reino, posteriormente
denominados pelo nome de Tombos.



O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou
conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa
torre nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca.
O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa
  ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de
  confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência.

  A empresa apresenta através de documentos os
    factos relativos à sua actividade.
  Os documentos constituem a memória da empresa.
  Habitualmente o documento é escrito, este pode
    também ter outro suporte material além do
    papel   –   registo   em   disquete,   CD,   pen,
    microfilme, etc.
As    empresas     têm   necessidade   de   recolher
ordenadamente os documentos que contêm registos
de dados e informações de interesse, garantindo a
sua   conservação    e   assegurando   as   consultas
provenientes dos seus diversos sectores.

Essa recolha, conservação e consulta são

asseguradas pelo   ARQUIVO.
 Representação de um facto ou situação;




 Conservação (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu

  origem).
• Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua

  forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por
  um organismo público ou privado, em função da sua
  actividade e conservado para efeitos administrativos;

• Local destinado à conservação e guarda de documentos

  devidamente classificados e ordenados;

• Unidade de serviço administrativo especializado cuja missão

  consiste em receber, classificar, guardar e emprestar
  documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a
  memória organizada da instituição que serve.
Acepções da palavra Arquivo:


- Você vai trabalhar para o “arquivo”

- Coloque aquela pasta no “arquivo”

- Prepare o “arquivo” para a transferência

- Onde está o seu “arquivo”
- Ordenação da documentação:
mediante a recolha, registo e
classificação dos documentos;
  - Despacho: fornece os
documentos solicitados com rapidez
para os diversos serviços, à medida
que a documentação se vai
desactualizando;
- Conservação da documentação: não só mediante a

 utilização   de   equipamento    adequado    (armários,

 ficheiros,   etc.),   como    também,   proporcionando

 condições ambientais ideais de forma a não se

 danificarem os suportes (sob a acção da humidade,

 calor e frio, incidência dos raios solares, saturação do

 ar e propagação de pragas).
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO:

À forma de organização;


À frequência de consulta;


À posição dos documentos;


Às instituições que produzem os


documentos

Ao grau de informatização.
QUANTO A FORMA DE ORGANIZAÇÃO

• Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o

 arquivo encontra-se normalmente centralizado num

 único sector, comum aos vários departamentos.

• Descentralizados   – Nas grandes empresas, cada

 sector/departamento tem um arquivo próprio, havendo

 ou não duplicados ou acesso informático da parte da

 administração/gestão.

• Mistos - combinação dos dois sistemas.
QUANTO Á FREQUENCIA DE CONSULTA
• Activos – são constituídos por documentos recentes

 relativos a assuntos em curso;
• Semi-activos – dizem respeito aos documentos com

 baixo índice de consulta, ou de consulta periódica.
• Inactivos ou mortos – contêm documentação que por

 razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem
 ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em
 casos especiais.
QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
• Horizontais – documentos arquivados horizontalmente,

 uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com
 prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4
 ou em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que são
 de difícil acesso);
• Verticais – documentos arquivados verticalmente uns

 após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda
 para a direita e de cima para baixo (usa-se para
 dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc.);
QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
• Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel

  kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior
  em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As
  pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou
  encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos);
• Rotativos - os documentos são presos a um sistema que roda em

  torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com
  o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em
  armário próprio.
QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
QUANTO ÀS INSTITUIÇÕES QUE PRODUZEM OS
 DOCUMENTOS
- Arquivos públicos      (nacionais, distritais, municipais;
 notariais, de ministérios, de escolas, de entidades
 administrativas variadas – são indispensáveis para a
 protecção da propriedade e outros direitos legais dos
 cidadãos)
- Arquivos empresariais
- Arquivos de família ou privados
- Arquivos eclesiásticos
QUANTO AO NIVEL INFORMATIZAÇÃO


• Não informatizados ou tradicionais;

• Parcial ou totalmente informatizados.
         A informação chega à empresas veiculada de formas muito
         variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vídeo ou
         fixas, mensagens áudio, etc.
         Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos
         em papel e arquivo electrónico da mesma documentação. As
         empresas devem encontrar a melhor solução para esta
         situação.
• Interna   (criado   e   aprovado   pela
 empresa segundo as normas internas
 de documentação)


• Externa (não foi criado nem aprovado

 pela empresa mas é necessário para o
 funcionamento da mesma)
• Interna

 Actas, processos de clientes,
 memorandos, oficio, sistema
 de prevenção da empresa

, etc
• Externa




Catálogo de fornecedores, a

 norma ISO 9001, ofícios,

 curriculum vitae, etc
As  Unidades Arquivísticas são um
conjunto   orgânico   de     documentos,
considerando   a    estrutura   de   um
organismo.
PRINCIPAIS UNIDADES ARQUIVÍSTICAS


              Processo
               Dossier
              Colecção
                Série
              Sub-Série
                Fundo
           Sub-Fundo/Secção
Processo: Constituído por um conjunto de
 tipos documentais referentes a uma qualquer
 acção administrativa ou judicial, sujeita a
 tramitação própria normalmente regulada.

                   Ex: Processo judicial
Dossiers    temáticos – unidade arquivística
 constituída por um conjunto de documentos
 compilados com o fim de informar uma decisão
 pontual.

Normalmente,são pastas constituídas por cópias de artigos
 de revistas,partes de livros, reproduções de diários da
 república ou por estudos técnicos que não têm
 correspondência nem andamento administrativo.
Exemplos:
- Dossier de legislação comunitária sobre
ambiente(cópias de artigos do Jornal Oficial das
Comunidades Europeias com recomendações,
resoluções e directivas sobre ambiente);

-Dossier de legislação nacional sobre ambiente
(cópias de artigos do Diário da República sobre
ambiente).
Colecção:     documentos do mesmo arquivo,
 organizada para efeitos de referência ou
 conjunto de tipos documentais organizados por
 tipologia,    assunto   ou   outra   qualquer
 característica comum.

Ex: Copiador de correspondência expedida
Documentos de despesa (facturas, balancetes)
Existem   situações onde a constituição de
 colecções é desejável:


Áreas funcionais da contabilidade e pessoal
     - Colecções de mapas de assiduidade
        - Colecções de mapas estatísticos
Série – Unidade arquivística constituída por
um conjunto de documentos simples ou
compostos a que, originalmente, foi dada
uma ordenação sequencial,de acordo com
um sistema de recuperação da informação.

Em princípio, os documentos de cada série
correspondem ao exercício de uma mesma
função ou actividade,dentro de uma mesma
área de actuação.
As Séries – resultam da junção/agrupamento
 dos processos que são idênticos entre si.


- Quando possuem uma tramitação semelhante;
- Contêm os mesmos tipos de documentos;
- Servem uma mesma actividade e situam-se na
  mesma área temática.
Ex: Uma instituição de ensino superior atribui
 bolsas de estudo a estudantes economicamente
 carenciados

Desenvolve acções semelhantes (atribuir bolsas)
Cada bolsa constitui um processo
O conjunto dos processos de bolsa atribuídos constitui
 uma série
Sub-Série – corresponde a uma parte da série
 que se          individualiza   por   razões   de
 funcionalidade.

Pode corresponder apenas a uma das etapas da
 tramitação de um processo, a uma tipologia
 documental ou ainda a uma documentação com
 exigências de acondicionamento próprias.

Ex: Processos de bolsa atribuídos e transmitidos
Fundo – Conjunto orgânico de documentos
 ,independentemente da sua data, forma e
 suporte material, produzidos ou recebidos por
 uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou
 por um organismo público ou privado, no
 exercício da sua actividade conservados a título
 de prova ou informação.

É a mais ampla unidade arquivística.
Fundo


           Secção


       Série

                          Sub-série



Processo           Colecção
Fase de Transferência

- Modelo de Organização do Arquivo
- Contentorização dos Documentos
- Inventariação
- Destruição de Documentos
-Transporte e Alojamento

Ex: Transferência de arquivo de sucursais para
empresas “mãe”
Fase de Incorporação

Ex: arquivos de serviços extintos e documentação
proveniente de funções extintas em organismos e
serviços da administração central desconcentrada da
respectiva área
Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados
em arquivos são:

•Classificação Alfabética

•Classificação Numérica

•Classificação Alfa-numérica

•Classificação Cronológica

•Classificação Geográfica

•Classificação Ideológica
Classificação por ordem alfabética


O material é organizado com base no nome da pessoa ou
empresa, cujo documento é registado e depois ordenado
em sequência alfabética.


Ex: lista telefónica.
Classificação por ordem alfabética

Vantagens
•Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é uma
das mais tradicionais;
•Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes
nem subclasses e o único elemento necessário para classificar o
material é o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa;
•Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exacto);
•Possibilidade de encontrar facilmente uma posição;
•Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens
simples).
Classificação por ordem alfabética

Desvantagens

•Os critérios de ordenação do material não são inequívocos ( é fácil
surgirem dúvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que
classificam efectuam sucessivamente a procura não sigam os mesmos
critérios);
•Se o material for muito a classificação tem de ser feita por pessoas
práticas neste tipo de trabalho;
•Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de
homonímia (repetição dos mesmos nomes).
Classificação por ordem alfabética


Resumindo: a classificação por nome em ordem alfabética é
aconselhável como único sistema para a ordenação do material
quando:
•Este não é muito;
•As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas.
Regras para classificação por ordem alfabética

Para que a classificação por nome em ordem alfabética
seja eficiente tem que se seguir certas regras:

1 – Os nomes individuais devem ser colocados em
ordem inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois os
restantes na ordem em que se apresentam. Quando
houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.

Ex: Barbosa, Aníbal
   Correia, António
   Correia, João Carlos
   Correia, Paulo
Regras para classificação por ordem alfabética

2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du,
La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial
maiúscula, são consideradas como parte integrante do
nome.
Ex: Oliveira, Carlos Santos de
    Von Johnson, Erick
    Von Blun, Eduardo

3 – Os nomes compostos de um substantivo e um
adjectivo, ligados ou não por hífen, não são separados.
Ex: Castelo Branco, Sérgio
    Vilas Boas, Heitor
Regras para classificação por ordem alfabética
4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a
regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a
ordem normal.
Ex: Santa Rita, Luís
    Santo António, Joaquim

5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco,
abreviados ou não, não são considerados na ordenação
alfabética.
Ex: FreitasJúnior, Ary
    Ribeiro Neto, Henriques
Regras para classificação por ordem alfabética
Os graus de parentesco só serão considerados na
alfabetização quando servirem de elemento de distinção.
Ex: Abreu Filho, Jorge
    Abreu Neto, Jorge
    Abreu Sobrinho, Jorge

6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e
artigos são colocados entre parênteses depois do nome
e não são considerados na alfabetização.
Ex: Araújo, Paulo (General)
     Estado de São Paulo (O)
Regras para classificação por ordem alfabética

7- Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo
nome que corresponde ao da família do pai.
Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de)
    Hernandes Xavier, José


8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são
registados na ordem em que se apresentam.
Ex: Al Bem Abib
Regras para classificação por ordem alfabética

9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados
como uma só palavra.
Ex: Sant’Ana, Armindo
Lê-se e arquiva-se Santana


10 – Os nomes das empresas devem ser registados
conforme se apresentam
Ex: Álvaro Costa & Cª
   Barbosa Sousa, Ldª
Regras para classificação por ordem alfabética

11 – As expressões usadas no comércio , como
Sociedade,     Companhia,      Empresa, devem ser
consideradas na alfabetização.
Ex: Companhia Brasileira de Alimentos
    Editora Abril, Ldª

12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou
sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se
o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.
Ex: ANJE
    CDU
Regras para classificação por ordem alfabética

13 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida,
além do seu nome por extenso, também por uma sigla, o
arquivista deverá adoptar pela forma de entrada que
melhor entende.
Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos

14 – A correspondência recebida de secção divisão ou
departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo
nome da empresa e não pelo departamento.
Ex: ANJE – Divisão de Pessoal
Regras para classificação por ordem alfabética

15 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas
pelo nome da empresa seguindo das regiões em que se
encontram.
Ex: ANA Faro
    ANA Lisboa

16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais
são considerados como se apresentam.
Ex: Banco de Portugal
    Universidade do Algarve
Regras para classificação por ordem alfabética

17 – Os nomes dos órgãos governamentais de países
estrangeiros devem ser precedidos do nome do país.
Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress
    Inglaterra – Red Cross

18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no
início, quer no fim, devem ser considerados como se
estivessem escritos por extenso.
Ex: Ferragem dois irmãos
     Insecticida mata Sete
Regras para classificação por ordem alfabética



      Quando falamos em arquivo alfabético,
      muitas pessoas desconhecem o facto de que
      há   dois   critérios   para   a   ordenação
      alfabética (letra por letra ou palavra por
      palavra), e que ambos estão correctos.
Regras para classificação por ordem numérica

Na classificação por nome em ordem numérica o
principal elemento a considerar para a classificação
é um número e a sua ordenação é feita por ordem
sequencial crescente ou decrescente.

Nesta modalidade, a consulta é indirecta, pois há a
necessidade de se recorrer a um índice auxiliar
alfabético que remeterá ao número sob o qual a
informação foi arquivada.
Regras para classificação por ordem numérica

Vantagens

•Permite a classificação de um modo indefinido;
•Ao contrário da alfabética, possibilita a detecção
imediata da falta de um processo;
•Permite um menor nº de arquivamentos errados,
pois torna-se mais fácil ler números do que letras;
•As operações de arquivo são mais rápidas.
Regras para classificação por ordem numérica

Desvantagens


Torna-se quase impossível detectar um documento
quando por lapso se lançar um número errado de
processo.
Regras para classificação por ordem geográfica

Na classificação por nome em ordem geográfica o material é
organizado em função do local ou proveniência da informação.


Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome dos
correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras
cidades que não a capital, deve-se ordená-los alfabeticamente no
arquivo após a capital.
 ARGENTINA
        Buenos Aires
                Maia Carraro, Alcides
        Corrientes
                Del Vale, Luís
Regras para classificação por ordem geográfica

BRASIL
         Brasília
               Ministério da Educação
         Campinas
               Delgado, Carlos

Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas que
mantêm correspondência com várias filiais ou agências em várias
zonas e ainda para empresas de transporte de cargas e
mercadorias.
Regras para classificação por assuntos (Ideológico)

Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém
requer um planeamento prévio além de requisitos como:
•Amplo conhecimento da empresa, bem como dos
documentos que representam as actividade da mesma;
•Análise minuciosa e interpretação da documentação.
Regras para classificação por ordem cronológica

O material é ordenado, com base na data de emissão,
fabricação, aquisição, prazo, recepção, etc. de baixo
para cima.

Vantagens

•Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;
•Não são previstas intercalações, mas apenas
sobreposições ou acrescentos de material novo.
Regras para classificação por ordem cronológica

Para encontrar o material classificado por esta ordem é
preciso saber a data em que foi colocado ou então
percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema
deve ser adoptado quando:
• O material a classificar é limitado;
•Quando é possível conhecer aproximadamente a data da
classificação;

A classificação por ordem cronológica revela-se útil
quando se tem que classificar documentos de carácter
financeiro.
Regras para classificação por ordem cronológica

Ex: determinada factura tem de ser paga a 60 dias, este
sistema permitirá inserir a cópia na data de pagamento da
factura e assim controla-se se o pagamento foi efectuado
ou não.
Ex:
   a) os meses do ano
       b) Quinzenais
       c) Séries de 10 dias
       d) semanas

Dentro de cada secção o material           é   ordenado:
alfabeticamente ou numericamente.
•Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiers e
armários correspondentes, é necessário cumprir algumas
                        etapas.
1. Inspecção: consiste na verificação de cada
    documento no que diz respeito ao seu destino, pois
    este pode ser para:
- arquivar;
- solicitar informação;
- verificar a existência de antecedentes ( ser anexado a
    outro).

2. Leitura: todos os documentos devem ser lidos
cuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo e
se perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou
se é necessário criar uma).
3. Selecção: seleccionar o material que vai ser arquivado
daquele que já não tem qualquer utilidade para a
empresa ou instituição (cópias, comunicados sem
importância).

4. Marcar a hora e a data de entrada de um documento,
para que não haja dúvidas acerca da chegada desse
documento.

5.Classificar: determinar como será arquivado o
documento, de acordo com o método e a classificação
adoptados pela organização.
6. Ordenação: é a organização dos documentos dentro
das pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha da
forma de ordenação depende da natureza dos
documentos.


Resumindo: temos de ter em conta as seguintes fases:
recolha,   separação,    recepção,   registo, análise,
tratamento, registo/descrição, despacho, expedição e
arquivo.
Exemplo prático:

Gabinete de Contabilidade – Correspondência recebida na 2ª feira
05/Maio/2011: Carta de um potencial cliente a questionar sobre
preços para serviços de contabilidade, Factura da Edp e Extracto
bancário referente ao mês de Abril.

Recolha (chegada dos documentos à empresa)
Separação (separar os diversos documentos)
Recepção (entrega dos documentos ao responsável)
Registo (registar os documentos na correspondência recebida)
Análise/Tratamento (potencial cliente – estudar a empresa em si;
factura – verificar os consumos; extracto bancário – fazer a
reconciliação bancária)
Registo/descrição – Elaborar carta de responta ao potencial cliente
Despacho - Enviar carta de resposta
Arquivo - Arquivar cópia da carta, factura e extracto bancário
A Actualização do arquivo deve ser estipulada pelo responsável do
mesmo de forma a que esteja o mais actualizado possível.

Deve criar-se uma rotina de arquivo que deve ser cumprido, de forma
a evitar a procura e consulta de dados inexistentes.
Deve criar-se um local próprio para colocar todos os documentos que
estão para arquivar.

Por exemplo:

Departamento Recursos Humanos: todas as 6ªfeiras se arquivam os
documentos respeitantes aos trabalhadores, nomeadamente
contratos, justificações de falta, etc, de forma a que os processos dos
colaboradores estejam actualizados.
Os documentos de um arquivo não se colocam
directamente em cima da estante ou nos arquivadores,
metendo-se primeiro em unidades de conservação, para
que os documentos fiquem protegidos do pó e luz.
O método que se escolher dependerá de factores como:


 o tipo de negócio a que a empresa se dedica;
 o tipo e o tamanho dos papéis que a secretária
arquiva (correspondência, documentos legais, projectos,
gráficos ou desenhos);
 quantidade de material a arquivar ou a frequência
com que se precise do mesmo.
Entre os arquivadores e unidades de conservação
convém destacar:
Arquivadores de argolas - apropriados para arquivar a
correspondência, listas, esquemas ou tabelas estatísticas.


Quando não convém furar os documentos, podem utilizar
os modelos mais largos que permitem colocá-los em
bolsas de plástico com os lados perfurados.
Caixas - devem-se evitar as metálicas ou as de plástico
porque não permitem a transpiração dos documentos.
São    os   mais   adequados   para   guardar   pequenos
fascículos, documentos informativos, revistas, catálogos,
etc.
Convém estarem sempre cheias para que, ao serem
colocadas na estante, os documentos não fiquem
dobrados.
São excelentes para proteger os documentos do pó, luz
ou do manuseamento.


A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta
não ser muito cómoda.
Pastas de mola e com badanas – são apropriadas para
preparar o material que o chefe deve levar consigo para
uma reunião ou viagem. Utilizam-se para arquivar
documentos    informativos   que   não   sejam   muito
volumosos.
Pastas de pendurar – costumam-se arquivar em armários
ou gavetas com calhas ou em carrinhos especiais para
os mesmos. Utilizam-se para documentos que não sejam
muito volumosos e permitem a ordenação alfabética ou
por assuntos.
Deve-se anotar o assunto do seu
conteúdo nas janelas de plástico
que apresentam na parte lateral superior.
Tubos – são adequados para
documentos de tamanho considerável.
Utilizam-se para arquivar mapas e projectos.


Envelopes e bolsas - utilizam-se em menor medida, mas
são de utilidade para fotografias ou diapositivos. Podem
ser de papel normal ou plástico.
Ficheiros – há muitos tipos de ficheiros. Há os para
pôr em cima da mesa com gavetas, outros constituem
um móvel transportável munidos de rodas. Usam-se
para arquivar a documentação que é preciso ter à
mão, como as moradas de fornecedores, clientes, etc.
Os prazos de conservação dos documentos varia
consoante os sectores de actividade e se são empresas
públicas ou não.


Existem    legislações   específicas   para   os   diversos
ministérios:
Ex: Direcção Geral Arquivos – Min. da Cultura
    Ministério das Finanças, Autarquias,
    Ministério da Educação, etc…
Quando falamos de empresas a legislação obriga todos a
arquivar a correspondência e telegramas recebidos,
documentos que provem pagamentos e os livros da sua
escrituração mercantil, devendo conservá-los por um
período de dez anos.


O prazo      de arquivo e conservação de livros, registos e documentos de
suporte, está previsto no Decreto-Lei nº 102/2008 de 20-06-2008, no seu
artigo 52.
Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que se
adaptar às variadas condições em que opera a empresa.


Logo qualquer colaborador deve estudar um plano
próprio de arquivo começando por apreciar os seguintes
elementos:
- os tipos de material a arquivar;
- a finalidade com que é efectuado o arquivo;
- a quantidade de material a arquivar;

- as aparelhagens disponíveis;

- onde se efectua o arquivo;

- quando deve ser efectuado e de quanto tempo se
dispõe para cada operação;

- as futuras ampliações previstas para o trabalho de
arquivo;
Caracteristicas do Plano de Arquivo

1 – facilitar tanto quanto possível os trabalhos que se
seguem à classificação;

2 - permitir realizar o trabalho de arquivo com a máxima
simplicidade e rapidez;

3 – determinar os critérios das categorias e a ordem de
classificação dentro de cada categoria;
Caracteristicas do Plano de Arquivo

4 – indicar quais são as categorias em que deve ser
dividido o material;

5 – Ter em conta as exigências futuras e um grau
adequado de flexibilidade.
Arquivos de microfilmes – é utilizado nas
empresas com um considerável volume de
documentos ou informação para arquivar.

Como guardar os documentos em papel é caro e exige
grandes espaços, recorreu-se como alternativa à
microfilmagem, técnica que consiste em fotografar o
documento original com uma máquina que contém um
filme de formato reduzido. Uma vez revelado o negativo,
aparece uma cópia de tamanho reduzido. As imagens
reduzidas são armazenadas em rolos de filmes ou em
transparências.
Portugal possui legislação específica, que autoriza as
actividades de microfilmagem no país, estabelecendo
que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos
documentos originais, podendo estes serem eliminados
após a microfilmagem.
O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário.
Enquanto, que o original tem por finalidade garantir a
integridade e preservação das informações, podendo ser
mantido em arquivos de segurança.


A microfilmagem é um processo
frequentemente usado em organismos oficiais,
 grandes empresas comerciais ou industriais, bancos,
seguros, (…..).
Vantagens:
• RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃO
É evidente que localizar um documento em microfilme, é
incomparavelmente mais rápido, do que em arquivos convencionais
ou quilométricos corredores com caixas de documentos. É possível
seleccionar um documento entre milhões em apenas alguns
segundos (em alguns casos fracções de segundos), sem ser
necessário sair da
cadeira.

•REDUÇÃO DE ESPAÇO
A típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de
98% ou mesmo superior. Toda a documentação de um normal
arquivo de aço com 4 gavetas, poderá estar contida em tão
somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma única mão.
Vantagens:
. FÁCIL MANUSEIO DA INFORMAÇÃO
Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas
ou grandes quantidades de documentos, é a imensa variedade de
formatos, tamanhos e formas desses papéis. O microfilme é um
agente uniformizador. Esta é uma das suas mais expressivas
vantagens. Não importa o tamanho ou padrão original, em
microfilme ele estará dentro de um único formato. Dessa forma, o
manuseamento da informação será muito mais prático.
•BAIXO CUSTO
Os custos totais de implementação do microfilme, variam de
aplicação para aplicação e até mesmo de empresa para empresa.
Falando genericamente, o custo em alguns casos é muito inferior ao
simples custo de armazenamento do papel convencional. Um
indicador seguro de que um processo de arquivo micrográfico é
económico, é o facto de os bancos serem os principais utilizadores.
Vantagens:
•SEGURANÇA
Não existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura,
contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. São
inúmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os
seus documentos de desastres, graças ao microfilme.

. INTEGRIDADE DO ARQUIVO
Com a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correcto
de qualquer documento e a função de rearquivar um microfilme, é
simplesmente rebobinar uma bobina. Não existem caixas, caixotes,
pacotes e funcionários exaustos. No microfilme, os documentos
estão sempre na ordem correcta.
Vantagens:
. BAIXOS CUSTOS DE MANUTENÇÃO
Considerando o grande aproveitamento de espaço proporcionado
pelo microfilme, resultando de uma grande concentração de
informações, o baixo custo de manutenção é uma consequência
quase imediata.

•FÁCIL E RÁPIDA REPRODUÇÃO
Todo um arquivo de microfilme pode ser fácil, rápida e
economicamente duplicado.

•FÁCIL DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Inúmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme
pelo baixo custo e facilidade na disseminação da informação.
Vantagens:
•AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMÓRIA
Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memória não
tem limites. Informações que hoje não são localizadas, estarão à
sua disposição em microfilme, em tempos
curtíssimos.

•FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAÇÃO "RARA" OU
"ÚNICA"
Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hoje
em Portugal graças ao microfilme.

•MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHO
Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condições
de trabalhos a quem tem que manusear documentação em todas as
áreas. Consequentemente a empresa ganhará em produtividade e
eficácia.
Vantagens:
. DURABILIDADE
O microfilme, é um produto dos mais duráveis, a durabilidade do
microfilme é praticamente ilimitada.

 .MINIMIZAÇÃO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE
Os custos com fretes e portes pelo correio são minimizados com a
implementação de programas de microfilmagem.

•PRESERVAÇÃO DA NATUREZA
A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que
necessitaria consumir.

•INTERLIGAÇÃO COM OUTRO SISTEMA
O microfilme é um dos mais versáteis sistemas de tratamento de
informação.
Vantagens:


. INFORMAÇÃO PARA TODOS
Livros e publicações de alto custo, antes disponíveis
apenas para uma faixa de alto poder arquivístico, estão
hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas
escolas e universidades implantaram programas
específicos de microfilmagem.
Desvantagens:
- necessidade de se contar com um microleitor (para
ampliar);
- a não aceitação de microfilmes de documentos como
prova em procedimentos legais nos quais se exige os
originais;
- sensibilidade do microfilme o que torna imprescindível
a obtenção de microfilmes de segurança.
•A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro,
estabelece as condições a que deve obedecer a
microfilmagem de documentos, que tenham
importância fiscal.
Arquivo   Computadorizado   –   armazenar   a
informação na memória central do computador,
ou arquivar cópias de segurança por meio de
CD.
O disco óptico – é um disco que armazena e conserva a
documentação depois de previamente ter feito uma
reprodução directa e total através de um raio laser, que se
usa também para a leitura. Tem uma grande capacidade
de armazenamento.


- Cd’s
- DVDs
Vantagens

- Permitem armazenar grandes quantidades de
informação numa pequena porção de espaço (esta
vantagem é ainda mais reforçada no caso dos DVDs)

- A informação gravada tem uma durabilidade superior à
os suportes magnéticos, visto que não é destruída por
interferências electromagnéticas

- Podem ser facilmente transportados para outros
computadores
Desvantagens

-O problema da velocidade de leitura dos dados

- O problema de apagar e regravar a informação


           Tipos Cds / DVDs         Carasteristicas
              CD-ROM                Apenas Leitura
              DVD-ROM
                CD-R          Permite apenas uma gravação,
                DVD-R               passando a leitura
               CD-RW                  Regraváveis
               DVD-RW
O que é a micro - informática?
Conhecido como o microcomputador, ou PC (Personal
Computer).
Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais
sofisticados trabalhos, e que se aperfeiçoam cada vez
mais.
Qual a utilidade da micro-informática na na
gestão da documentação?
•Redução do espaço;
•Facilidade no acesso aos documentos;
•Maior segurança.
Arquivo  mt bom

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Arquivo mt bom

  • 2. Objectivo Geral Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as técnicas de tratamento de informação documental. Objectivos Específicos • Arquivo – conceitos fundamentais; • Arquivo como sistema de informação; • Novas tecnologias em arquivo.
  • 3. Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion” que seria composto de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em latim “archivum”. Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de coisas antigas.
  • 4. • Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga civilização grega. • Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon, templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros documentos oficias. • Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e eurípedes, etc. • Esses documentos foram conservados através dos tempos de tal forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em arquivos, mas em instituições específicas (museus).
  • 5.
  • 6. Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da mesma forma: •Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se guardavam as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e outros documentos de vital importância para o reino, posteriormente denominados pelo nome de Tombos. O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca.
  • 7. O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência. A empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua actividade. Os documentos constituem a memória da empresa. Habitualmente o documento é escrito, este pode também ter outro suporte material além do papel – registo em disquete, CD, pen, microfilme, etc.
  • 8. As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm registos de dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos sectores. Essa recolha, conservação e consulta são asseguradas pelo ARQUIVO.
  • 9.  Representação de um facto ou situação;  Conservação (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu origem).
  • 10. • Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos; • Local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados; • Unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memória organizada da instituição que serve.
  • 11. Acepções da palavra Arquivo: - Você vai trabalhar para o “arquivo” - Coloque aquela pasta no “arquivo” - Prepare o “arquivo” para a transferência - Onde está o seu “arquivo”
  • 12. - Ordenação da documentação: mediante a recolha, registo e classificação dos documentos;   - Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços, à medida que a documentação se vai desactualizando;
  • 13. - Conservação da documentação: não só mediante a utilização de equipamento adequado (armários, ficheiros, etc.), como também, proporcionando condições ambientais ideais de forma a não se danificarem os suportes (sob a acção da humidade, calor e frio, incidência dos raios solares, saturação do ar e propagação de pragas).
  • 14. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO: À forma de organização; À frequência de consulta; À posição dos documentos; Às instituições que produzem os documentos Ao grau de informatização.
  • 15. QUANTO A FORMA DE ORGANIZAÇÃO • Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizado num único sector, comum aos vários departamentos. • Descentralizados – Nas grandes empresas, cada sector/departamento tem um arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acesso informático da parte da administração/gestão. • Mistos - combinação dos dois sistemas.
  • 16. QUANTO Á FREQUENCIA DE CONSULTA • Activos – são constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso; • Semi-activos – dizem respeito aos documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica. • Inactivos ou mortos – contêm documentação que por razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em casos especiais.
  • 17. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS • Horizontais – documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que são de difícil acesso); • Verticais – documentos arquivados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc.);
  • 18. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS • Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos); • Rotativos - os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em armário próprio.
  • 19. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
  • 20. QUANTO ÀS INSTITUIÇÕES QUE PRODUZEM OS DOCUMENTOS - Arquivos públicos (nacionais, distritais, municipais; notariais, de ministérios, de escolas, de entidades administrativas variadas – são indispensáveis para a protecção da propriedade e outros direitos legais dos cidadãos) - Arquivos empresariais - Arquivos de família ou privados - Arquivos eclesiásticos
  • 21. QUANTO AO NIVEL INFORMATIZAÇÃO • Não informatizados ou tradicionais; • Parcial ou totalmente informatizados. A informação chega à empresas veiculada de formas muito variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vídeo ou fixas, mensagens áudio, etc. Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e arquivo electrónico da mesma documentação. As empresas devem encontrar a melhor solução para esta situação.
  • 22. • Interna (criado e aprovado pela empresa segundo as normas internas de documentação) • Externa (não foi criado nem aprovado pela empresa mas é necessário para o funcionamento da mesma)
  • 23. • Interna Actas, processos de clientes, memorandos, oficio, sistema de prevenção da empresa , etc
  • 24. • Externa Catálogo de fornecedores, a norma ISO 9001, ofícios, curriculum vitae, etc
  • 25. As Unidades Arquivísticas são um conjunto orgânico de documentos, considerando a estrutura de um organismo.
  • 26. PRINCIPAIS UNIDADES ARQUIVÍSTICAS Processo Dossier Colecção Série Sub-Série Fundo Sub-Fundo/Secção
  • 27. Processo: Constituído por um conjunto de tipos documentais referentes a uma qualquer acção administrativa ou judicial, sujeita a tramitação própria normalmente regulada. Ex: Processo judicial
  • 28. Dossiers temáticos – unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos compilados com o fim de informar uma decisão pontual. Normalmente,são pastas constituídas por cópias de artigos de revistas,partes de livros, reproduções de diários da república ou por estudos técnicos que não têm correspondência nem andamento administrativo.
  • 29. Exemplos: - Dossier de legislação comunitária sobre ambiente(cópias de artigos do Jornal Oficial das Comunidades Europeias com recomendações, resoluções e directivas sobre ambiente); -Dossier de legislação nacional sobre ambiente (cópias de artigos do Diário da República sobre ambiente).
  • 30. Colecção: documentos do mesmo arquivo, organizada para efeitos de referência ou conjunto de tipos documentais organizados por tipologia, assunto ou outra qualquer característica comum. Ex: Copiador de correspondência expedida Documentos de despesa (facturas, balancetes)
  • 31. Existem situações onde a constituição de colecções é desejável: Áreas funcionais da contabilidade e pessoal - Colecções de mapas de assiduidade - Colecções de mapas estatísticos
  • 32. Série – Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial,de acordo com um sistema de recuperação da informação. Em princípio, os documentos de cada série correspondem ao exercício de uma mesma função ou actividade,dentro de uma mesma área de actuação.
  • 33. As Séries – resultam da junção/agrupamento dos processos que são idênticos entre si. - Quando possuem uma tramitação semelhante; - Contêm os mesmos tipos de documentos; - Servem uma mesma actividade e situam-se na mesma área temática.
  • 34. Ex: Uma instituição de ensino superior atribui bolsas de estudo a estudantes economicamente carenciados Desenvolve acções semelhantes (atribuir bolsas) Cada bolsa constitui um processo O conjunto dos processos de bolsa atribuídos constitui uma série
  • 35. Sub-Série – corresponde a uma parte da série que se individualiza por razões de funcionalidade. Pode corresponder apenas a uma das etapas da tramitação de um processo, a uma tipologia documental ou ainda a uma documentação com exigências de acondicionamento próprias. Ex: Processos de bolsa atribuídos e transmitidos
  • 36. Fundo – Conjunto orgânico de documentos ,independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade conservados a título de prova ou informação. É a mais ampla unidade arquivística.
  • 37. Fundo Secção Série Sub-série Processo Colecção
  • 38. Fase de Transferência - Modelo de Organização do Arquivo - Contentorização dos Documentos - Inventariação - Destruição de Documentos -Transporte e Alojamento Ex: Transferência de arquivo de sucursais para empresas “mãe”
  • 39. Fase de Incorporação Ex: arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respectiva área
  • 40. Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são: •Classificação Alfabética •Classificação Numérica •Classificação Alfa-numérica •Classificação Cronológica •Classificação Geográfica •Classificação Ideológica
  • 41. Classificação por ordem alfabética O material é organizado com base no nome da pessoa ou empresa, cujo documento é registado e depois ordenado em sequência alfabética. Ex: lista telefónica.
  • 42. Classificação por ordem alfabética Vantagens •Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é uma das mais tradicionais; •Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes nem subclasses e o único elemento necessário para classificar o material é o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa; •Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exacto); •Possibilidade de encontrar facilmente uma posição; •Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens simples).
  • 43. Classificação por ordem alfabética Desvantagens •Os critérios de ordenação do material não são inequívocos ( é fácil surgirem dúvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que classificam efectuam sucessivamente a procura não sigam os mesmos critérios); •Se o material for muito a classificação tem de ser feita por pessoas práticas neste tipo de trabalho; •Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de homonímia (repetição dos mesmos nomes).
  • 44. Classificação por ordem alfabética Resumindo: a classificação por nome em ordem alfabética é aconselhável como único sistema para a ordenação do material quando: •Este não é muito; •As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas.
  • 45. Regras para classificação por ordem alfabética Para que a classificação por nome em ordem alfabética seja eficiente tem que se seguir certas regras: 1 – Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois os restantes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome. Ex: Barbosa, Aníbal Correia, António Correia, João Carlos Correia, Paulo
  • 46. Regras para classificação por ordem alfabética 2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante do nome. Ex: Oliveira, Carlos Santos de Von Johnson, Erick Von Blun, Eduardo 3 – Os nomes compostos de um substantivo e um adjectivo, ligados ou não por hífen, não são separados. Ex: Castelo Branco, Sérgio Vilas Boas, Heitor
  • 47. Regras para classificação por ordem alfabética 4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a ordem normal. Ex: Santa Rita, Luís Santo António, Joaquim 5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados na ordenação alfabética. Ex: FreitasJúnior, Ary Ribeiro Neto, Henriques
  • 48. Regras para classificação por ordem alfabética Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetização quando servirem de elemento de distinção. Ex: Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge 6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetização. Ex: Araújo, Paulo (General) Estado de São Paulo (O)
  • 49. Regras para classificação por ordem alfabética 7- Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família do pai. Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de) Hernandes Xavier, José 8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registados na ordem em que se apresentam. Ex: Al Bem Abib
  • 50. Regras para classificação por ordem alfabética 9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma só palavra. Ex: Sant’Ana, Armindo Lê-se e arquiva-se Santana 10 – Os nomes das empresas devem ser registados conforme se apresentam Ex: Álvaro Costa & Cª Barbosa Sousa, Ldª
  • 51. Regras para classificação por ordem alfabética 11 – As expressões usadas no comércio , como Sociedade, Companhia, Empresa, devem ser consideradas na alfabetização. Ex: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril, Ldª 12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Ex: ANJE CDU
  • 52. Regras para classificação por ordem alfabética 13 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além do seu nome por extenso, também por uma sigla, o arquivista deverá adoptar pela forma de entrada que melhor entende. Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos 14 – A correspondência recebida de secção divisão ou departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento. Ex: ANJE – Divisão de Pessoal
  • 53. Regras para classificação por ordem alfabética 15 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa seguindo das regiões em que se encontram. Ex: ANA Faro ANA Lisboa 16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais são considerados como se apresentam. Ex: Banco de Portugal Universidade do Algarve
  • 54. Regras para classificação por ordem alfabética 17 – Os nomes dos órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país. Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress Inglaterra – Red Cross 18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no início, quer no fim, devem ser considerados como se estivessem escritos por extenso. Ex: Ferragem dois irmãos Insecticida mata Sete
  • 55. Regras para classificação por ordem alfabética Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o facto de que há dois critérios para a ordenação alfabética (letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos estão correctos.
  • 56. Regras para classificação por ordem numérica Na classificação por nome em ordem numérica o principal elemento a considerar para a classificação é um número e a sua ordenação é feita por ordem sequencial crescente ou decrescente. Nesta modalidade, a consulta é indirecta, pois há a necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada.
  • 57. Regras para classificação por ordem numérica Vantagens •Permite a classificação de um modo indefinido; •Ao contrário da alfabética, possibilita a detecção imediata da falta de um processo; •Permite um menor nº de arquivamentos errados, pois torna-se mais fácil ler números do que letras; •As operações de arquivo são mais rápidas.
  • 58. Regras para classificação por ordem numérica Desvantagens Torna-se quase impossível detectar um documento quando por lapso se lançar um número errado de processo.
  • 59. Regras para classificação por ordem geográfica Na classificação por nome em ordem geográfica o material é organizado em função do local ou proveniência da informação. Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras cidades que não a capital, deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo após a capital. ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro, Alcides Corrientes Del Vale, Luís
  • 60. Regras para classificação por ordem geográfica BRASIL Brasília Ministério da Educação Campinas Delgado, Carlos Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas que mantêm correspondência com várias filiais ou agências em várias zonas e ainda para empresas de transporte de cargas e mercadorias.
  • 61. Regras para classificação por assuntos (Ideológico) Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém requer um planeamento prévio além de requisitos como: •Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as actividade da mesma; •Análise minuciosa e interpretação da documentação.
  • 62. Regras para classificação por ordem cronológica O material é ordenado, com base na data de emissão, fabricação, aquisição, prazo, recepção, etc. de baixo para cima. Vantagens •Uma das mais rápidas e menos dispendiosas; •Não são previstas intercalações, mas apenas sobreposições ou acrescentos de material novo.
  • 63. Regras para classificação por ordem cronológica Para encontrar o material classificado por esta ordem é preciso saber a data em que foi colocado ou então percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema deve ser adoptado quando: • O material a classificar é limitado; •Quando é possível conhecer aproximadamente a data da classificação; A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se tem que classificar documentos de carácter financeiro.
  • 64. Regras para classificação por ordem cronológica Ex: determinada factura tem de ser paga a 60 dias, este sistema permitirá inserir a cópia na data de pagamento da factura e assim controla-se se o pagamento foi efectuado ou não. Ex: a) os meses do ano b) Quinzenais c) Séries de 10 dias d) semanas Dentro de cada secção o material é ordenado: alfabeticamente ou numericamente.
  • 65. •Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiers e armários correspondentes, é necessário cumprir algumas etapas.
  • 66. 1. Inspecção: consiste na verificação de cada documento no que diz respeito ao seu destino, pois este pode ser para: - arquivar; - solicitar informação; - verificar a existência de antecedentes ( ser anexado a outro). 2. Leitura: todos os documentos devem ser lidos cuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo e se perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou se é necessário criar uma).
  • 67. 3. Selecção: seleccionar o material que vai ser arquivado daquele que já não tem qualquer utilidade para a empresa ou instituição (cópias, comunicados sem importância). 4. Marcar a hora e a data de entrada de um documento, para que não haja dúvidas acerca da chegada desse documento. 5.Classificar: determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e a classificação adoptados pela organização.
  • 68. 6. Ordenação: é a organização dos documentos dentro das pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha da forma de ordenação depende da natureza dos documentos. Resumindo: temos de ter em conta as seguintes fases: recolha, separação, recepção, registo, análise, tratamento, registo/descrição, despacho, expedição e arquivo.
  • 69.
  • 70. Exemplo prático: Gabinete de Contabilidade – Correspondência recebida na 2ª feira 05/Maio/2011: Carta de um potencial cliente a questionar sobre preços para serviços de contabilidade, Factura da Edp e Extracto bancário referente ao mês de Abril. Recolha (chegada dos documentos à empresa) Separação (separar os diversos documentos) Recepção (entrega dos documentos ao responsável) Registo (registar os documentos na correspondência recebida) Análise/Tratamento (potencial cliente – estudar a empresa em si; factura – verificar os consumos; extracto bancário – fazer a reconciliação bancária) Registo/descrição – Elaborar carta de responta ao potencial cliente Despacho - Enviar carta de resposta Arquivo - Arquivar cópia da carta, factura e extracto bancário
  • 71. A Actualização do arquivo deve ser estipulada pelo responsável do mesmo de forma a que esteja o mais actualizado possível. Deve criar-se uma rotina de arquivo que deve ser cumprido, de forma a evitar a procura e consulta de dados inexistentes. Deve criar-se um local próprio para colocar todos os documentos que estão para arquivar. Por exemplo: Departamento Recursos Humanos: todas as 6ªfeiras se arquivam os documentos respeitantes aos trabalhadores, nomeadamente contratos, justificações de falta, etc, de forma a que os processos dos colaboradores estejam actualizados.
  • 72. Os documentos de um arquivo não se colocam directamente em cima da estante ou nos arquivadores, metendo-se primeiro em unidades de conservação, para que os documentos fiquem protegidos do pó e luz.
  • 73. O método que se escolher dependerá de factores como:  o tipo de negócio a que a empresa se dedica;  o tipo e o tamanho dos papéis que a secretária arquiva (correspondência, documentos legais, projectos, gráficos ou desenhos);  quantidade de material a arquivar ou a frequência com que se precise do mesmo.
  • 74. Entre os arquivadores e unidades de conservação convém destacar: Arquivadores de argolas - apropriados para arquivar a correspondência, listas, esquemas ou tabelas estatísticas. Quando não convém furar os documentos, podem utilizar os modelos mais largos que permitem colocá-los em bolsas de plástico com os lados perfurados.
  • 75. Caixas - devem-se evitar as metálicas ou as de plástico porque não permitem a transpiração dos documentos. São os mais adequados para guardar pequenos fascículos, documentos informativos, revistas, catálogos, etc. Convém estarem sempre cheias para que, ao serem colocadas na estante, os documentos não fiquem dobrados.
  • 76. São excelentes para proteger os documentos do pó, luz ou do manuseamento. A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta não ser muito cómoda.
  • 77. Pastas de mola e com badanas – são apropriadas para preparar o material que o chefe deve levar consigo para uma reunião ou viagem. Utilizam-se para arquivar documentos informativos que não sejam muito volumosos.
  • 78. Pastas de pendurar – costumam-se arquivar em armários ou gavetas com calhas ou em carrinhos especiais para os mesmos. Utilizam-se para documentos que não sejam muito volumosos e permitem a ordenação alfabética ou por assuntos. Deve-se anotar o assunto do seu conteúdo nas janelas de plástico que apresentam na parte lateral superior.
  • 79. Tubos – são adequados para documentos de tamanho considerável. Utilizam-se para arquivar mapas e projectos. Envelopes e bolsas - utilizam-se em menor medida, mas são de utilidade para fotografias ou diapositivos. Podem ser de papel normal ou plástico.
  • 80. Ficheiros – há muitos tipos de ficheiros. Há os para pôr em cima da mesa com gavetas, outros constituem um móvel transportável munidos de rodas. Usam-se para arquivar a documentação que é preciso ter à mão, como as moradas de fornecedores, clientes, etc.
  • 81. Os prazos de conservação dos documentos varia consoante os sectores de actividade e se são empresas públicas ou não. Existem legislações específicas para os diversos ministérios: Ex: Direcção Geral Arquivos – Min. da Cultura Ministério das Finanças, Autarquias, Ministério da Educação, etc…
  • 82. Quando falamos de empresas a legislação obriga todos a arquivar a correspondência e telegramas recebidos, documentos que provem pagamentos e os livros da sua escrituração mercantil, devendo conservá-los por um período de dez anos. O prazo de arquivo e conservação de livros, registos e documentos de suporte, está previsto no Decreto-Lei nº 102/2008 de 20-06-2008, no seu artigo 52.
  • 83. Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que se adaptar às variadas condições em que opera a empresa. Logo qualquer colaborador deve estudar um plano próprio de arquivo começando por apreciar os seguintes elementos: - os tipos de material a arquivar; - a finalidade com que é efectuado o arquivo;
  • 84. - a quantidade de material a arquivar; - as aparelhagens disponíveis; - onde se efectua o arquivo; - quando deve ser efectuado e de quanto tempo se dispõe para cada operação; - as futuras ampliações previstas para o trabalho de arquivo;
  • 85. Caracteristicas do Plano de Arquivo 1 – facilitar tanto quanto possível os trabalhos que se seguem à classificação; 2 - permitir realizar o trabalho de arquivo com a máxima simplicidade e rapidez; 3 – determinar os critérios das categorias e a ordem de classificação dentro de cada categoria;
  • 86. Caracteristicas do Plano de Arquivo 4 – indicar quais são as categorias em que deve ser dividido o material; 5 – Ter em conta as exigências futuras e um grau adequado de flexibilidade.
  • 87. Arquivos de microfilmes – é utilizado nas empresas com um considerável volume de documentos ou informação para arquivar. Como guardar os documentos em papel é caro e exige grandes espaços, recorreu-se como alternativa à microfilmagem, técnica que consiste em fotografar o documento original com uma máquina que contém um filme de formato reduzido. Uma vez revelado o negativo, aparece uma cópia de tamanho reduzido. As imagens reduzidas são armazenadas em rolos de filmes ou em transparências.
  • 88. Portugal possui legislação específica, que autoriza as actividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem.
  • 89. O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário. Enquanto, que o original tem por finalidade garantir a integridade e preservação das informações, podendo ser mantido em arquivos de segurança. A microfilmagem é um processo frequentemente usado em organismos oficiais, grandes empresas comerciais ou industriais, bancos, seguros, (…..).
  • 90. Vantagens: • RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃO É evidente que localizar um documento em microfilme, é incomparavelmente mais rápido, do que em arquivos convencionais ou quilométricos corredores com caixas de documentos. É possível seleccionar um documento entre milhões em apenas alguns segundos (em alguns casos fracções de segundos), sem ser necessário sair da cadeira. •REDUÇÃO DE ESPAÇO A típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de 98% ou mesmo superior. Toda a documentação de um normal arquivo de aço com 4 gavetas, poderá estar contida em tão somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma única mão.
  • 91. Vantagens: . FÁCIL MANUSEIO DA INFORMAÇÃO Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas ou grandes quantidades de documentos, é a imensa variedade de formatos, tamanhos e formas desses papéis. O microfilme é um agente uniformizador. Esta é uma das suas mais expressivas vantagens. Não importa o tamanho ou padrão original, em microfilme ele estará dentro de um único formato. Dessa forma, o manuseamento da informação será muito mais prático. •BAIXO CUSTO Os custos totais de implementação do microfilme, variam de aplicação para aplicação e até mesmo de empresa para empresa. Falando genericamente, o custo em alguns casos é muito inferior ao simples custo de armazenamento do papel convencional. Um indicador seguro de que um processo de arquivo micrográfico é económico, é o facto de os bancos serem os principais utilizadores.
  • 92. Vantagens: •SEGURANÇA Não existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura, contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. São inúmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os seus documentos de desastres, graças ao microfilme. . INTEGRIDADE DO ARQUIVO Com a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correcto de qualquer documento e a função de rearquivar um microfilme, é simplesmente rebobinar uma bobina. Não existem caixas, caixotes, pacotes e funcionários exaustos. No microfilme, os documentos estão sempre na ordem correcta.
  • 93. Vantagens: . BAIXOS CUSTOS DE MANUTENÇÃO Considerando o grande aproveitamento de espaço proporcionado pelo microfilme, resultando de uma grande concentração de informações, o baixo custo de manutenção é uma consequência quase imediata. •FÁCIL E RÁPIDA REPRODUÇÃO Todo um arquivo de microfilme pode ser fácil, rápida e economicamente duplicado. •FÁCIL DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO Inúmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme pelo baixo custo e facilidade na disseminação da informação.
  • 94. Vantagens: •AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMÓRIA Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memória não tem limites. Informações que hoje não são localizadas, estarão à sua disposição em microfilme, em tempos curtíssimos. •FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAÇÃO "RARA" OU "ÚNICA" Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hoje em Portugal graças ao microfilme. •MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHO Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condições de trabalhos a quem tem que manusear documentação em todas as áreas. Consequentemente a empresa ganhará em produtividade e eficácia.
  • 95. Vantagens: . DURABILIDADE O microfilme, é um produto dos mais duráveis, a durabilidade do microfilme é praticamente ilimitada. .MINIMIZAÇÃO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE Os custos com fretes e portes pelo correio são minimizados com a implementação de programas de microfilmagem. •PRESERVAÇÃO DA NATUREZA A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que necessitaria consumir. •INTERLIGAÇÃO COM OUTRO SISTEMA O microfilme é um dos mais versáteis sistemas de tratamento de informação.
  • 96. Vantagens: . INFORMAÇÃO PARA TODOS Livros e publicações de alto custo, antes disponíveis apenas para uma faixa de alto poder arquivístico, estão hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas escolas e universidades implantaram programas específicos de microfilmagem.
  • 97. Desvantagens: - necessidade de se contar com um microleitor (para ampliar); - a não aceitação de microfilmes de documentos como prova em procedimentos legais nos quais se exige os originais; - sensibilidade do microfilme o que torna imprescindível a obtenção de microfilmes de segurança.
  • 98. •A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro, estabelece as condições a que deve obedecer a microfilmagem de documentos, que tenham importância fiscal.
  • 99. Arquivo Computadorizado – armazenar a informação na memória central do computador, ou arquivar cópias de segurança por meio de CD.
  • 100. O disco óptico – é um disco que armazena e conserva a documentação depois de previamente ter feito uma reprodução directa e total através de um raio laser, que se usa também para a leitura. Tem uma grande capacidade de armazenamento. - Cd’s - DVDs
  • 101. Vantagens - Permitem armazenar grandes quantidades de informação numa pequena porção de espaço (esta vantagem é ainda mais reforçada no caso dos DVDs) - A informação gravada tem uma durabilidade superior à os suportes magnéticos, visto que não é destruída por interferências electromagnéticas - Podem ser facilmente transportados para outros computadores
  • 102. Desvantagens -O problema da velocidade de leitura dos dados - O problema de apagar e regravar a informação Tipos Cds / DVDs Carasteristicas CD-ROM Apenas Leitura DVD-ROM CD-R Permite apenas uma gravação, DVD-R passando a leitura CD-RW Regraváveis DVD-RW
  • 103. O que é a micro - informática? Conhecido como o microcomputador, ou PC (Personal Computer). Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais sofisticados trabalhos, e que se aperfeiçoam cada vez mais. Qual a utilidade da micro-informática na na gestão da documentação? •Redução do espaço; •Facilidade no acesso aos documentos; •Maior segurança.