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GESTÃO
DO TEMPO
Natalia Menezes
10/06/2014
COMO MANTER O TRABALHO SOB CONTROLE
E MINIMIZAR O ESTRESSE DO DIA-A-DIA
• Urgente x importante
• Matriz de Einsenhower
• 10 erros mais comuns
e como evitá-los
• Algumas técnicas
• Usando a tecnologia a
seu favor
• Dicas finais
AGENDA
URGENTE OU IMPORTANTE?
IMPORTANTE
Atividade que contribue para atingir objetivos pessoais ou profissionais.
Acrescenta valor e resultado.
URGENTE
Atividade que demanda atenção imediata.
"O que é importante raramente é urgente,
e o que é urgente raramente é importante”
Eisenhower (Presidente dos EUA durante a 2a Guerra Mundial)
“APAGAR INCÊNDIOS”
Geralmente concentramos nas atividades urgentes. Elas demandam nossa
atenção pois as consequências de não resolvê-las são imediatas.
CUIDADO!
Não deixe uma atividade importante se transformar em urgente! Como?
1. Prevendo possíveis cenários futuros
Zona de influência x Zona de preocupação
Stephen Covey - Os 7 hábitos da pessoas altamente eficazes
2. Evitando os 10 erros mais comuns da gestão do tempo
URGENTE OU IMPORTANTE?
• 60% - Planejar, fazer com tempo hábil, não deixar tornar urgente
• 20% - Não previsíveis ou deixados pra última hora
• 15% - Atrapalham a atingir objetivos e completar trabalho. Reagende ou delegue
• 5% - Pura distração. Ignorar, cancelar, saber dizer não
60% 20%
15%5%
Erro #1: não definir objetivos
Quando você sabe onde quer chegar, consegue determinar o que precisa ser
feito e em qual ordem.
Objetivos devem ser SMART:
• Specific.
• Measurable.
• Attainable.
• Relevant.
• Time Bound.
Pesquisa divulgada pela HBR indica que pessoas que usam recompensas ou
reforços positivos/negativos tem maiores chances de atingirem seus objetivos
“se... então”
Erro #2: não priorizar
Saber identificar o grau de
relevância da tarefa
-Esquema A-B-C
-Matriz importante/urgente
App ToDo list
Erro #3: não ter uma lista
de to-do
Use a memória “externa”
Você não pode carregar tudo na cabeça (David Allen - Getting things done)
Separe as listas por contextos
Casa, trabalho, ligações, pessoal
Um passo de cada vez
Quebrar grandes tarefas em pequenas aumenta significativamente a eficiência,
reduz erros e atrasos
Diminua as reuniões
Troca de ideias e informações é importante, mas as reuniões não são o lugar para
realmente fazer o trabalho ou agir
Faça um planejamento semanal
Aproveite um tempo de espera para fazer um planejamento semanal bem
estruturado.
Erro #4: não saber gerenciar
as distrações
Minimizar distrações
- Colocar tempo limite para cada tarefa,
ao fim do qual pode dar atenção às
distrações
Gerenciar interrupções
- Definir e esclarecer com pessoas ao
redor quais interrupções são aceitáveis.
-Definir momentos “do not disturb”
Garantia de “ganhar” pelo menos 1 hora
por dia
Erro #5: procrastinar
Racionalizações	
  comuns
1. Sou	
  mais	
  produ.vo	
  quando	
  trabalho	
  sob	
  pressão
2. Não	
  sei	
  como	
  fazer	
  isso,	
  estou	
  esperando	
  eu	
  
saber	
  para	
  então	
  começar
3. Não	
  estou	
  fazendo	
  por	
  que	
  realmente	
  não	
  quero	
  
fazer.	
  Essa	
  é	
  a	
  verdade
4. Relaxe.	
  O	
  mundo	
  não	
  vai	
  acabar	
  se	
  eu	
  não	
  fizer	
  
isso.
5. É	
  mais	
  fácil	
  fazer	
  quando	
  eu	
  es.ver	
  afim.	
  Não	
  
estou	
  afim	
  agora.
6. Da	
  úl.ma	
  vez,	
  esperei	
  até	
  o	
  úl.mo	
  momento	
  e	
  
deu	
  tudo	
  certo,	
  por	
  que	
  não	
  daria	
  agora?
7. Se	
  eu	
  esperar	
  até	
  o	
  úl.mo	
  minuto,	
  não	
  vou	
  
gastar	
  tanto	
  tempo	
  nisso
8. Circunstâncias	
  fora	
  do	
  meu	
  controle	
  me	
  
impediram	
  de	
  fazer
9. Faz	
  tanto	
  tempo	
  que	
  estou	
  trabalhando	
  nisso,	
  
não	
  tenho	
  mais	
  interesse	
  ou	
  energia
Se algo pode ser feito em menos de dois minutos, faça agora! (David Allen - Getting things done)
Passos	
  para	
  a	
  cura
1. Perceber	
  que	
  está	
  adiando	
  algo	
  
desnecessariamente
2. Levantar	
  os	
  reais	
  mo.vos	
  para	
  isso
3. Disputar	
  estes	
  mo.vos	
  e	
  superá-­‐los
4. Começar	
  a	
  tarefa
Impedimentos	
  comuns	
  para	
  superar	
  
procras6nação
1. Mañana	
  -­‐	
  "Farei	
  amanhã."
2. Mañana	
  con.ngente	
  -­‐	
  "Farei	
  amanhã,	
  
se	
  ..."
3. Escapismo	
  -­‐	
  "Preciso	
  dar	
  uma	
  volta	
  
primeiro	
  para	
  esvaziar	
  a	
  cabeça"
4. Impedimentos	
  -­‐	
  "Meu	
  problema	
  se	
  
resolveria	
  se	
  eu	
  morasse	
  em	
  outro	
  lugar,	
  
se	
  eu	
  fosse	
  mais	
  novo...	
  "
5. Cavalgaria	
  ao	
  resgate	
  -­‐	
  "O	
  professor	
  vai	
  
ficar	
  doente	
  e	
  cancelar	
  a	
  prova!"
Algumas	
  ferramentas	
  para	
  ajudar
• Faça	
  as	
  tarefas	
  parecerem	
  pequenas	
  e	
  
fáceis	
  na	
  sua	
  cabeça	
  
• Faça	
  apenas	
  uma	
  pequena	
  parte	
  da	
  tarefa	
  
por	
  vez	
  
• Plano	
  de	
  5	
  min:	
  trabalhe	
  em	
  algo	
  por	
  cinco	
  
minutos.	
  Ao	
  final	
  deste	
  tempo,	
  pode	
  fazer	
  
outra	
  coisa.	
  Provavelmente	
  você	
  já	
  estará	
  
envolvido.	
  
• Comunique	
  seus	
  planos	
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  te	
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• Use	
  um	
  amigo	
  como	
  modelo	
  posi.vo	
  e	
  
aproveite	
  sua	
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• Modifique	
  seu	
  ambiente	
  -­‐	
  se	
  não	
  consegue	
  
trabalhar	
  em	
  casa,	
  vá	
  para	
  um	
  café.	
  
• Planeje	
  o	
  dia	
  seguinte	
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  estabeleça	
  
prioridades	
  
• Saiba	
  aceitar	
  retrocessos	
  e	
  começar	
  de	
  
novo,	
  se	
  for	
  necessário
Erro #5: procrastinar
Erro #5: procrastinar
Erro #6: ter sobrecarga de
tarefas
• Causa baixa performance, estresse e baixa moral.
• Micromanager: alguém que insiste em controlar ou fazer todo o
trabalho, por não confiar em mais ninguém para fazê-lo corretamente
(É um problema para todos, não apenas gerentes!)
• Saber falar sim para a pessoa e não para a tarefa: assim é possível ser
assertivo e ainda manter bom relacionamento com o grupo.
Erro #7: adorar estar “ocupado”
Não reclamamos, temos orgulho e celebramos estar sempre ocupados.
Sinônimo de sucesso e importância. Raramente significa que se é efetivo.
“A busca indisciplinada por mais”: fazer tudo, ter tudo, alcançar tudo
Aliança entre três tendências: smartphones, mídia social e consumismo extremo.
Resultado: sobrecarga de informação e de opinião.
Nunca estivemos tão cientes sobre o que todos estão fazendo e, portanto, do que nós
“deveríamos” estar fazendo. Nesse processo, acreditamos que sucesso é ser super-
homem e fazer tudo.
Quando a “bolha do mais” explodir...
Tempo desperdiçado fazendo coisas que não tinham valor algum. Abrimos mão das
poucas coisas que realmente importam pelas várias coisas que não importam.
http://blogs.hbr.org/2014/06/why-we-humblebrag-about-being-busy/
Erro #7: adorar estar “ocupado”
“A busca disciplinada por menos, porém melhor”
Os Essencialistas: desenhar a vida a redor do que é essencial e eliminar o restante.
Sensação de se desfazer de uma caixa de roupas velhas que não usa mais: a
bagunça se foi, temos mais espaço para o que importa.
Ex.: Caminhadas de manhã para pensar, ter fins de semana de verdade sem trabalho,
desligar tecnologia por alguns períodos. Diminuir tempo no Facebook e ligar para as
pessoas que realmente importam.
As empresas estão competindo entre si para melhorarem nisso: sleep pods no
Google, salas de meditação no Twitter.
1. Pare para definir o que é essencial
2. Descanse para atingir excelência:
Dois principais diferenciais entre os “bons” e os “excelentes”: horas de dedicação
(10 mil horas para excelência) e horas de sono
3. Saiba dizer “não” para boas oportunidades
http://blogs.hbr.org/2014/06/why-we-humblebrag-about-being-busy/
Erro #8: multitasking
O cérebro não consegue de fato focar em mais de uma tarefa por vez.
Problema: compromete a qualidade do trabalho, aumenta nível de estresse e causa
perda de tempo.
Estudos mostram que multitasking pode resultar em um desperdício de 20-40% do
nosso tempo, dependendo da tarefa que estamos tentando executar.
Sinais de multitasking: várias abas abertas ao mesmo tempo, aceitar interrupções
constantes, estar fazendo uma tarefa não motivante, não recordar de algo que
acabou de ser dito, falar com alguém enquanto escreve ou lê outra coisa, etc.
FOCUS - Daniel Goleman
Pomodoro Technique
Erro #9: não descansar
TRIPÉ: sono, alimentação e exercícios físicos
É impossível focar e produzir trabalho de qualidade sem dar ao cérebro tempo
para descansar
Otimize o tempo de sono
-Alimentação e exercícios físicos
-Banho quente (temperatura do corpo)
-Quarto escuro, sem barulhos, sem aparelhos eletrônicos muito perto
-Ritual: mantenha o ciclo hormonal regular dormindo e acordando sempre na
mesma hora
-Instale F.lux para reduzir a luz azul (cansa a vista e suprime a produção de
melatonina durante a noite)
-Não durma vendo TV ou no computador (a luz suprime a produção de melatonina
e os aparelhos estimulam a mente invés de relaxá-la)
-Tome um pouco de sol todos os dias (vitamina D e serotonina)
-Não use o quarto e a cama para trabalhar, estudar ou comer
-Tente dormir antes das 11h. (Janela entre 10:45 e 11h - “gás” de cortisol te deixa
produtivo ou pelo menos acordado até as 2h.
Google, AOL, P&G, Apple permitem tempo de soneca no trabalho
Erro #9: não descansar
Erro #10: enganar-se
• Não prestar atenção nos sinais que o corpo e o cérebro dão
• Acreditar que já gerencia seu tempo muito bem é o pior erro.
Uma das melhores maneiras de aprimorar a gestão do tempo é
reconhecer e retificar erros. Isso faz uma enorme diferença na
produtividade, no nível de estresse e felicidade.
Agendar tarefas ineficientemente
Cada pessoa tem um ritmo diferente e se sente mais produtivo e cheio
de energia em uma parte do dia.
1. Encontre seu horário de pico no dia
2. Agende atividades importantes (alto valor) para esta hora
3. Agende atividades de baixa-energia (retornar ligações, responder
emails) para o horário de pouca energia
Algumas técnicas
GTD
“Getting Things Done” - baseia-se na
identificação das etapas a serem cumpridas e
na regra dos 2 minutos
MAPA MENTAL
Ferramenta para organizar os pensamentos e
visualizar as etapas e o todo
TÉCNICA DO POST-IT
As atividades de um dia têm que caber em
um post-it, já que o dia, assim como o
quadrado de papel, é limitado
NEOTRIAD
Baseado na classificação de tarefas em
IMPORTANTES, URGENTES E
CIRCUNSTANCIAIS. Proposta é reduzir
tempo gasto com urgências e obrigações
para investir nas importantes
ZEN HABITS
Defende que é preciso desacelerar para
acelerar. Diminuir estresse para focar no que
realmente importa. Blog de bem-estar e
organização.
POSEC
Sigla em inglês para PRIORIZAR,
ORGANIZAR, RACIONALIZAR,
ECONOMIZAR E CONTRIBUIR. Sugere
agrupamento de tarefas em blocos curtos,
elencando objetivos por ordem de
importância.
TÉCNICA DE POMODORO
Fracionar o dia, concentrando em uma única
atividade por 25 minutos, com uma pausa de
5 minutos.
Usando a tecnologia a seu favor
Quer gerenciar o email melhor?
O mailbox te deixa dar snooze em emails, visualizar longas conversas como um
chat, integrado com Dropbox.
O sanebox prioriza emails importantes e resume o restante, também permite dar
snooze em emails e enviar notificações para quem ignora seus emails.
Quer lembrar de todas as tarefas? Estes são alguns dos principais apps de task
management, compatíveis com vários dispositivos. O CARROT te pune por
procrastinar (Would you like to confess your laziness to all your social media
friends?”), e te recompensa por produtividade com pontos que podem ser
resgatados em brindes
Quer guardar algo interessante
para depois? Salve artigos, vídeos,
imagens, textos para a hora certa,
podendo visualizá-los no
computador, tablet ou celular
Usando a tecnologia a seu favor
Quer ter mais foco?
-focus@will oferece canais de música desenvolvidos com base na neurociência
para aumentar atenção em até 400%. Música comercial reduz compreensão e
causa distração pois é feita para conectar com você intelectual e emocionalmente
-focuslock bloqueia apps que te distraem nos momentos em que precisa
concentrar
-focus booster é um timer de Pomodoro digital, em que você define o tempo de
sessão e de pausa
Quer ir ao supermercado sem
esquecer a lista? Aqui você pode
criar listas de compra e o app até
sugere receitas
Quer descobrir quanto tempo está desperdiçando?
Ambos ajudam a entender os hábitos diários e descobrir os “ladrões de tempo”.
RescueTime verifica seu histórico e envia relatórios baseados nos objetivos
definidos por você. No Toggl você inputa cada atividade desempenhada e ele faz
planilhas do que está consumindo seu tempo
Usando a tecnologia a seu favor
Quer equilibrar melhor a vida
pessoal com a vida profissional?
O Eternity divide o tempo entre
trabalho, dormir e diversão.
Você define a hierarquia das
atividades e começa o timer
Quer visualizar melhor uma
idéia ou projeto? O Zamurai
e o Talkboard te deixam
escrever, salvar e
compartilhar quadro-branco
Dicas finais
• Conheça suas motivações e seus limites
• Otimize tempo de espera (elevador, trânsito até o trabalho, etc)
• Entenda que sempre há espaço para melhoria em gestão do tempo, e
que não há perfeição.
• Não se prenda demais a uma técnica, adapte e otimize para você.
• Para selecionar uma técnica ou app, busque um que esteja relacionado
com as suas limitações e não se confunda utilizando vários apps ou
técnicas diferentes
OBRIGADA
Natalia Menezes
10/06/2014

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Administração tempo
 

Gestão do Tempo - Como manter o trabalho sob controle e minimizar o estresse do dia-a-dia

  • 1. GESTÃO DO TEMPO Natalia Menezes 10/06/2014 COMO MANTER O TRABALHO SOB CONTROLE E MINIMIZAR O ESTRESSE DO DIA-A-DIA
  • 2. • Urgente x importante • Matriz de Einsenhower • 10 erros mais comuns e como evitá-los • Algumas técnicas • Usando a tecnologia a seu favor • Dicas finais AGENDA
  • 3. URGENTE OU IMPORTANTE? IMPORTANTE Atividade que contribue para atingir objetivos pessoais ou profissionais. Acrescenta valor e resultado. URGENTE Atividade que demanda atenção imediata. "O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante” Eisenhower (Presidente dos EUA durante a 2a Guerra Mundial)
  • 4. “APAGAR INCÊNDIOS” Geralmente concentramos nas atividades urgentes. Elas demandam nossa atenção pois as consequências de não resolvê-las são imediatas. CUIDADO! Não deixe uma atividade importante se transformar em urgente! Como? 1. Prevendo possíveis cenários futuros Zona de influência x Zona de preocupação Stephen Covey - Os 7 hábitos da pessoas altamente eficazes 2. Evitando os 10 erros mais comuns da gestão do tempo URGENTE OU IMPORTANTE?
  • 5. • 60% - Planejar, fazer com tempo hábil, não deixar tornar urgente • 20% - Não previsíveis ou deixados pra última hora • 15% - Atrapalham a atingir objetivos e completar trabalho. Reagende ou delegue • 5% - Pura distração. Ignorar, cancelar, saber dizer não 60% 20% 15%5%
  • 6. Erro #1: não definir objetivos Quando você sabe onde quer chegar, consegue determinar o que precisa ser feito e em qual ordem. Objetivos devem ser SMART: • Specific. • Measurable. • Attainable. • Relevant. • Time Bound. Pesquisa divulgada pela HBR indica que pessoas que usam recompensas ou reforços positivos/negativos tem maiores chances de atingirem seus objetivos “se... então”
  • 7. Erro #2: não priorizar Saber identificar o grau de relevância da tarefa -Esquema A-B-C -Matriz importante/urgente App ToDo list
  • 8. Erro #3: não ter uma lista de to-do Use a memória “externa” Você não pode carregar tudo na cabeça (David Allen - Getting things done) Separe as listas por contextos Casa, trabalho, ligações, pessoal Um passo de cada vez Quebrar grandes tarefas em pequenas aumenta significativamente a eficiência, reduz erros e atrasos Diminua as reuniões Troca de ideias e informações é importante, mas as reuniões não são o lugar para realmente fazer o trabalho ou agir Faça um planejamento semanal Aproveite um tempo de espera para fazer um planejamento semanal bem estruturado.
  • 9. Erro #4: não saber gerenciar as distrações Minimizar distrações - Colocar tempo limite para cada tarefa, ao fim do qual pode dar atenção às distrações Gerenciar interrupções - Definir e esclarecer com pessoas ao redor quais interrupções são aceitáveis. -Definir momentos “do not disturb” Garantia de “ganhar” pelo menos 1 hora por dia
  • 10. Erro #5: procrastinar Racionalizações  comuns 1. Sou  mais  produ.vo  quando  trabalho  sob  pressão 2. Não  sei  como  fazer  isso,  estou  esperando  eu   saber  para  então  começar 3. Não  estou  fazendo  por  que  realmente  não  quero   fazer.  Essa  é  a  verdade 4. Relaxe.  O  mundo  não  vai  acabar  se  eu  não  fizer   isso. 5. É  mais  fácil  fazer  quando  eu  es.ver  afim.  Não   estou  afim  agora. 6. Da  úl.ma  vez,  esperei  até  o  úl.mo  momento  e   deu  tudo  certo,  por  que  não  daria  agora? 7. Se  eu  esperar  até  o  úl.mo  minuto,  não  vou   gastar  tanto  tempo  nisso 8. Circunstâncias  fora  do  meu  controle  me   impediram  de  fazer 9. Faz  tanto  tempo  que  estou  trabalhando  nisso,   não  tenho  mais  interesse  ou  energia Se algo pode ser feito em menos de dois minutos, faça agora! (David Allen - Getting things done)
  • 11. Passos  para  a  cura 1. Perceber  que  está  adiando  algo   desnecessariamente 2. Levantar  os  reais  mo.vos  para  isso 3. Disputar  estes  mo.vos  e  superá-­‐los 4. Começar  a  tarefa Impedimentos  comuns  para  superar   procras6nação 1. Mañana  -­‐  "Farei  amanhã." 2. Mañana  con.ngente  -­‐  "Farei  amanhã,   se  ..." 3. Escapismo  -­‐  "Preciso  dar  uma  volta   primeiro  para  esvaziar  a  cabeça" 4. Impedimentos  -­‐  "Meu  problema  se   resolveria  se  eu  morasse  em  outro  lugar,   se  eu  fosse  mais  novo...  " 5. Cavalgaria  ao  resgate  -­‐  "O  professor  vai   ficar  doente  e  cancelar  a  prova!" Algumas  ferramentas  para  ajudar • Faça  as  tarefas  parecerem  pequenas  e   fáceis  na  sua  cabeça   • Faça  apenas  uma  pequena  parte  da  tarefa   por  vez   • Plano  de  5  min:  trabalhe  em  algo  por  cinco   minutos.  Ao  final  deste  tempo,  pode  fazer   outra  coisa.  Provavelmente  você  já  estará   envolvido.   • Comunique  seus  planos  de  realizar  algo  e   deixe  a  pressão  dos  outros  te  mo.var   • Use  um  amigo  como  modelo  posi.vo  e   aproveite  sua  presença   • Modifique  seu  ambiente  -­‐  se  não  consegue   trabalhar  em  casa,  vá  para  um  café.   • Planeje  o  dia  seguinte  e  estabeleça   prioridades   • Saiba  aceitar  retrocessos  e  começar  de   novo,  se  for  necessário Erro #5: procrastinar
  • 13. Erro #6: ter sobrecarga de tarefas • Causa baixa performance, estresse e baixa moral. • Micromanager: alguém que insiste em controlar ou fazer todo o trabalho, por não confiar em mais ninguém para fazê-lo corretamente (É um problema para todos, não apenas gerentes!) • Saber falar sim para a pessoa e não para a tarefa: assim é possível ser assertivo e ainda manter bom relacionamento com o grupo.
  • 14. Erro #7: adorar estar “ocupado” Não reclamamos, temos orgulho e celebramos estar sempre ocupados. Sinônimo de sucesso e importância. Raramente significa que se é efetivo. “A busca indisciplinada por mais”: fazer tudo, ter tudo, alcançar tudo Aliança entre três tendências: smartphones, mídia social e consumismo extremo. Resultado: sobrecarga de informação e de opinião. Nunca estivemos tão cientes sobre o que todos estão fazendo e, portanto, do que nós “deveríamos” estar fazendo. Nesse processo, acreditamos que sucesso é ser super- homem e fazer tudo. Quando a “bolha do mais” explodir... Tempo desperdiçado fazendo coisas que não tinham valor algum. Abrimos mão das poucas coisas que realmente importam pelas várias coisas que não importam. http://blogs.hbr.org/2014/06/why-we-humblebrag-about-being-busy/
  • 15. Erro #7: adorar estar “ocupado” “A busca disciplinada por menos, porém melhor” Os Essencialistas: desenhar a vida a redor do que é essencial e eliminar o restante. Sensação de se desfazer de uma caixa de roupas velhas que não usa mais: a bagunça se foi, temos mais espaço para o que importa. Ex.: Caminhadas de manhã para pensar, ter fins de semana de verdade sem trabalho, desligar tecnologia por alguns períodos. Diminuir tempo no Facebook e ligar para as pessoas que realmente importam. As empresas estão competindo entre si para melhorarem nisso: sleep pods no Google, salas de meditação no Twitter. 1. Pare para definir o que é essencial 2. Descanse para atingir excelência: Dois principais diferenciais entre os “bons” e os “excelentes”: horas de dedicação (10 mil horas para excelência) e horas de sono 3. Saiba dizer “não” para boas oportunidades http://blogs.hbr.org/2014/06/why-we-humblebrag-about-being-busy/
  • 16. Erro #8: multitasking O cérebro não consegue de fato focar em mais de uma tarefa por vez. Problema: compromete a qualidade do trabalho, aumenta nível de estresse e causa perda de tempo. Estudos mostram que multitasking pode resultar em um desperdício de 20-40% do nosso tempo, dependendo da tarefa que estamos tentando executar. Sinais de multitasking: várias abas abertas ao mesmo tempo, aceitar interrupções constantes, estar fazendo uma tarefa não motivante, não recordar de algo que acabou de ser dito, falar com alguém enquanto escreve ou lê outra coisa, etc. FOCUS - Daniel Goleman Pomodoro Technique
  • 17. Erro #9: não descansar TRIPÉ: sono, alimentação e exercícios físicos É impossível focar e produzir trabalho de qualidade sem dar ao cérebro tempo para descansar Otimize o tempo de sono -Alimentação e exercícios físicos -Banho quente (temperatura do corpo) -Quarto escuro, sem barulhos, sem aparelhos eletrônicos muito perto -Ritual: mantenha o ciclo hormonal regular dormindo e acordando sempre na mesma hora -Instale F.lux para reduzir a luz azul (cansa a vista e suprime a produção de melatonina durante a noite) -Não durma vendo TV ou no computador (a luz suprime a produção de melatonina e os aparelhos estimulam a mente invés de relaxá-la) -Tome um pouco de sol todos os dias (vitamina D e serotonina) -Não use o quarto e a cama para trabalhar, estudar ou comer -Tente dormir antes das 11h. (Janela entre 10:45 e 11h - “gás” de cortisol te deixa produtivo ou pelo menos acordado até as 2h.
  • 18. Google, AOL, P&G, Apple permitem tempo de soneca no trabalho Erro #9: não descansar
  • 19. Erro #10: enganar-se • Não prestar atenção nos sinais que o corpo e o cérebro dão • Acreditar que já gerencia seu tempo muito bem é o pior erro. Uma das melhores maneiras de aprimorar a gestão do tempo é reconhecer e retificar erros. Isso faz uma enorme diferença na produtividade, no nível de estresse e felicidade. Agendar tarefas ineficientemente Cada pessoa tem um ritmo diferente e se sente mais produtivo e cheio de energia em uma parte do dia. 1. Encontre seu horário de pico no dia 2. Agende atividades importantes (alto valor) para esta hora 3. Agende atividades de baixa-energia (retornar ligações, responder emails) para o horário de pouca energia
  • 20. Algumas técnicas GTD “Getting Things Done” - baseia-se na identificação das etapas a serem cumpridas e na regra dos 2 minutos MAPA MENTAL Ferramenta para organizar os pensamentos e visualizar as etapas e o todo TÉCNICA DO POST-IT As atividades de um dia têm que caber em um post-it, já que o dia, assim como o quadrado de papel, é limitado NEOTRIAD Baseado na classificação de tarefas em IMPORTANTES, URGENTES E CIRCUNSTANCIAIS. Proposta é reduzir tempo gasto com urgências e obrigações para investir nas importantes ZEN HABITS Defende que é preciso desacelerar para acelerar. Diminuir estresse para focar no que realmente importa. Blog de bem-estar e organização. POSEC Sigla em inglês para PRIORIZAR, ORGANIZAR, RACIONALIZAR, ECONOMIZAR E CONTRIBUIR. Sugere agrupamento de tarefas em blocos curtos, elencando objetivos por ordem de importância. TÉCNICA DE POMODORO Fracionar o dia, concentrando em uma única atividade por 25 minutos, com uma pausa de 5 minutos.
  • 21. Usando a tecnologia a seu favor Quer gerenciar o email melhor? O mailbox te deixa dar snooze em emails, visualizar longas conversas como um chat, integrado com Dropbox. O sanebox prioriza emails importantes e resume o restante, também permite dar snooze em emails e enviar notificações para quem ignora seus emails. Quer lembrar de todas as tarefas? Estes são alguns dos principais apps de task management, compatíveis com vários dispositivos. O CARROT te pune por procrastinar (Would you like to confess your laziness to all your social media friends?”), e te recompensa por produtividade com pontos que podem ser resgatados em brindes
  • 22. Quer guardar algo interessante para depois? Salve artigos, vídeos, imagens, textos para a hora certa, podendo visualizá-los no computador, tablet ou celular Usando a tecnologia a seu favor Quer ter mais foco? -focus@will oferece canais de música desenvolvidos com base na neurociência para aumentar atenção em até 400%. Música comercial reduz compreensão e causa distração pois é feita para conectar com você intelectual e emocionalmente -focuslock bloqueia apps que te distraem nos momentos em que precisa concentrar -focus booster é um timer de Pomodoro digital, em que você define o tempo de sessão e de pausa Quer ir ao supermercado sem esquecer a lista? Aqui você pode criar listas de compra e o app até sugere receitas
  • 23. Quer descobrir quanto tempo está desperdiçando? Ambos ajudam a entender os hábitos diários e descobrir os “ladrões de tempo”. RescueTime verifica seu histórico e envia relatórios baseados nos objetivos definidos por você. No Toggl você inputa cada atividade desempenhada e ele faz planilhas do que está consumindo seu tempo Usando a tecnologia a seu favor Quer equilibrar melhor a vida pessoal com a vida profissional? O Eternity divide o tempo entre trabalho, dormir e diversão. Você define a hierarquia das atividades e começa o timer Quer visualizar melhor uma idéia ou projeto? O Zamurai e o Talkboard te deixam escrever, salvar e compartilhar quadro-branco
  • 24. Dicas finais • Conheça suas motivações e seus limites • Otimize tempo de espera (elevador, trânsito até o trabalho, etc) • Entenda que sempre há espaço para melhoria em gestão do tempo, e que não há perfeição. • Não se prenda demais a uma técnica, adapte e otimize para você. • Para selecionar uma técnica ou app, busque um que esteja relacionado com as suas limitações e não se confunda utilizando vários apps ou técnicas diferentes