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uma das características de executivos eficazes
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informação/comunicação está cada vez mais presente
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negócio
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•
•
•
•
•
•
•
•

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Você começa o dia pelo assunto mais importante?
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•
•
•
•
•
•

III

Importante

I
• Crises
• Projetos com prazos determinados
• Atividades sob pressão externa
• Conflito com clientes significativos
• Situações de conflito ou atrito com
familiares ou amigos
• Cobrança de resultados decisivos

II

IV

• Interromper seu trabalho com freqüência
para atender os outros
• Atividades de efeito a curto prazo
• Trabalho levado para casa que poderia ser
feito no dia seguinte
• Resposta imediata a todas as solicitações
vindas de terceiros

•
•
•
•
•
•

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Você é kairos ou chronos?
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Aproveite e curta seu tempo!
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kairos é o que se obtém desse tempo.
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e o quanto resta desse mesmo tempo

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Grupos de 5
• Qual o maior obstáculo?

À Solução
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Obstáculo/Cumplices
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– Mostrar à outra parte envolvida que ela também terá benefícios com
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– Explicar antes, às pessoas envolvidas, o porquê de sua aplicação
– Implantar as idéias gradualmente
– Iniciar pela idéia/sugestão cuja implantação dependa exclusivamente
de você
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– Ter persistência
– Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelo outro
– Respeitar o tempo do outro

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Aspectos Táticos
• O superior
– Se for interrompido pelo superior pondere: “Fulano, você pediu para eu ir
até ai agora mas estou com sicrano, tratando do assunto X: devo ou não
subir?”
– Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu superior toda
semana
– Manter o superior informado do progresso dos seus esforços

• Subordinados
– Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também
alternativas de solução
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na seqüência do mais importante para o menos importante
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Secretária
• Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária.Usar estes
momentos para definir pessoas, documentos, que quer ou não receber
• Solicitar a ela que coloque, por escrito, e arquive toda instrução sua
• Pedir que a documentação seja entregue empilhada e arrumada, colocando na
parte superior o que for mais importante
• Instruir sua secretária para interrompê-lo o mínimo necessário, de preferência
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Gestao do tempo e organizacao do trabalho

  • 1. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho Luiz Augusto Costacurta Junqueira CEO contato@institutomvc.com.br www.institutomvc.com.br Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 2. • Pense no que programou para fazer amanhã ....... • Às 18 horas você foi ao médico e ficou sabendo que tem 6 meses de vida • Como fica sua programação para amanhã? • O tempo é um bem inelastico • Vivemos como se o tempo não tivesse limites • Todos nós temos 24 horas para gastar “É um bem socializado” Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 3. Começando... Antigamente, quanto mais rica, menos a pessoa trabalhava. Podia se dedicar a si, à família e aos amigos. Hoje, quanto mais rico, mais o homem trabalha. E não tem tempo para si próprio, para a família e muito menos para os amigos. O Futuro do Trabalho: Fadiga e ócio na sociedade pós-industrial Domenico De Masi Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 4. Os luxos do Século XXI O que é luxo hoje? No passado, luxo podia ser dinheiro, os carros de muitas cilindradas ou os barcos. Hoje as coisas raras são sobretudo o tempo, o espaço, o silêncio, a autonomia e a segurança. Esses são os grandes luxos para o século 21. Domenico De Masi Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 5. Tempo do Executivo: O Que Há de Novo • Está Chegando ao fim o enfoque puramente mecanicista • Mais importante do que “ganhar tempo” é como usar o tempo que se ganha • O uso do tempo como instrumento de diferencial competitivo constitui outra tendência clara. É a diferenciação da concorrência, via administração do tempo • Não dá mais para se tentar envolver apenas o Executivo/Gerente na solução do problema administração do tempo; sua secretária, seus subordinados, seus superiores, são elementos fundamentais para, em conjunto, resolver o problema. • Quando se fala em solucionar problemas de administração do tempo é fundamental que se busque a causa do problema; tratar apenas os efeitos é solução para curto prazo • As interrupções nem sempre são problemáticas; suspender toda e qualquer interrupção pode representar a perda da oportunidade de fechar o maior negócio do ano Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 6. • A programação de apenas 70/80% do dia costuma ser uma das características de executivos eficazes • Usar o tempo como instrumento para melhoria da qualidade de vida é outra clara tendência • A utilização da mais moderna tecnologia de informação/comunicação está cada vez mais presente • A eficácia do executivo não é medida pela assimilação de uma tecnologia, mas pelo uso que se faz dela para aumentar a receita ou diminuir a despesa do seu negócio Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 7. Grupos de 4 • Qual o maior Problema? 5 Minutos Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 8. Autodiagnóstico Que É Mais Importante: Trabalho ou Família? Quanto Tempo Dedicar a Cada Um? • Se você souber que vai morrer dia 30/07.... • O que fazer ou como fazer? • Você sabe dizer não? E o sim? • Objetivos → prioridades → atividades? • • • • • • • • Importância atividade = Tempo dedicado a ela? Urgente = apareceu de repente? Você começa o dia pelo assunto mais importante? Marca momento de início e fim de cada atividade? O que acontece quando entra de férias? Quanto tempo para rotina e inovação? Qual o percentual do seu dia costuma programar? Ganhar tempo ou usar bem o tempo? Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 9. ATIVIDADES/TAREFAS IMPORTANTES E URGENTES Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 10. Matriz do Tempo Urgente Menos Urgente Menos Importante • • • • • • III Importante I • Crises • Projetos com prazos determinados • Atividades sob pressão externa • Conflito com clientes significativos • Situações de conflito ou atrito com familiares ou amigos • Cobrança de resultados decisivos II IV • Interromper seu trabalho com freqüência para atender os outros • Atividades de efeito a curto prazo • Trabalho levado para casa que poderia ser feito no dia seguinte • Resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros • • • • • • Prevenção de problemas, proação Planejamento Prospecção de oportunidades Fortalecimento de relacionamentos e amizades Busca de novas formas de atuação Reflexão e avaliação de sua forma de proceder Manter-se ativo para parecer que trabalha duro Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo Hiperatividade social no trabalho Arquivo morto Fofocas com vizinhos Visitas sociais por obrigação Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 11. Usando seu tempo com prazer Você é kairos ou chronos? • Kairos tem a ver com valores e quantidade no uso do tempo • Chronos tem a ver com horários, atrasos, prazos e duração de eventos e atividades Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 12. Aproveite e curta seu tempo! • Tempo é algo para ser experimentado, e a essência do kairos é o que se obtém desse tempo. • Já o chronos está preocupado com o quanto se gastou e o quanto resta desse mesmo tempo Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 13. Grupos de 5 • Qual o maior obstáculo? À Solução 5 Minutos Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 14. Obstáculo/Cumplices • Aspectos Estratégicos – Mostrar à outra parte envolvida que ela também terá benefícios com sua idéia – Explicar antes, às pessoas envolvidas, o porquê de sua aplicação – Implantar as idéias gradualmente – Iniciar pela idéia/sugestão cuja implantação dependa exclusivamente de você – Ser flexível, evitando radicalismos – Ter persistência – Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelo outro – Respeitar o tempo do outro Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 15. Aspectos Táticos • O superior – Se for interrompido pelo superior pondere: “Fulano, você pediu para eu ir até ai agora mas estou com sicrano, tratando do assunto X: devo ou não subir?” – Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu superior toda semana – Manter o superior informado do progresso dos seus esforços • Subordinados – Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também alternativas de solução – Habituar os subordinados a ligar previamente para você – Nas conversas com subordinados, solicitar que os assuntos sejam tratados na seqüência do mais importante para o menos importante Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 16. Secretária • Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária.Usar estes momentos para definir pessoas, documentos, que quer ou não receber • Solicitar a ela que coloque, por escrito, e arquive toda instrução sua • Pedir que a documentação seja entregue empilhada e arrumada, colocando na parte superior o que for mais importante • Instruir sua secretária para interrompê-lo o mínimo necessário, de preferência através de bilhetes Clientes • Reservar horários predeterminados para atendimento de clientes • Definir, previamente, de comum acordo com os clientes, o momento do início e término de cada entrevista Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 17. Grupos de 6 • O que você faria se “ganhasse” 60 minutos por dia? Exemplifique/Quantifique 8 minutos Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  • 18. Para Encerrar • Não desanime ao primeiro fracasso;até porque ele vai acontecer • Comece pelo que depender de você • Divulgue o que deu certo;isso realimenta o processo “Por que nos tenemos nada lo haremos todo” Carlos Dittborn “Do que nada se espera é que não sai nada mesmo” Bãrão de Itararé Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados