O documento discute a importância da gestão do tempo, apresentando princípios como delegação eficaz, organização pessoal e monitoramento de tarefas. Apresenta dicas como estabelecer prioridades entre tarefas importantes e urgentes, planejamento diário e combate a vilões do tempo como procrastinação. O objetivo é mostrar que gerenciar bem o tempo influencia a qualidade de vida e o sucesso.

1. Fazendo seu tempo
render.

2. “As pessoas comuns se preocupam apenas
em passar o tempo. As que têm talento, em
utilizá-lo”.
Arthur Schopenhauer

3. Olá pessoal,
os objetivos da aula
de hoje são:

4. Apresentar alguns
princípios da delegação
eficaz.

5. Compreender que a
boa administração do
tempo pode influenciar
a qualidade de vida.

6. Mostrar que uma boa
gestão do tempo necessita
de uma correta organização
pessoal e constante
monitoramento das tarefas.

7. O tempo é o recurso mais
escasso e o mais valioso que
existe. O agora já passou e
não tem dinheiro no mundo
que possa comprar este
minuto de volta.

8. Por isso, aprender a
administrar o tempo é uma
das ações mais importantes
que qualquer pessoa pode
fazer para melhorar suas
chances de sucesso nos
negócios e na vida.

9. Vamos lá...
Queremos apresentar algumas
dicas para ajudá-lo a
administrar melhor o seu
tempo.

10. Com certeza você já teve alguns
colegas de escola que, nos
trabalhos em grupo, sempre
tomavam a frente de tudo e
não deixavam quase nada nas
mãos dos amigos?

11. Eles são centralizadores
de poder, decisão,
atividades. Tudo tem que
girar necessariamente em
torno deles.

12. O tempo passa, as pessoas
crescem, mas o medo de
que algo dê errado ou a
sede de poder continua
levando muitos ao mesmo
ponto: A “centralização”.

13. O panorama é sempre o
mesmo: proprietários de
empresas e administradores
estressados, gerentes e
supervisores
sobrecarregados.

14. É aí que encontramos um
dos grandes problemas
corporativos do mercado
atual, o receio dos líderes
em delegar tarefas.

15. Eles não tem tempo nem
mesmo para lembrarem
que estão ali para serem
menos mais estratégicos e
menos operacionais.

16. Veja a seguir a diferença
entre ser estratégico e ser
operacional:

17. • Dedicam mais tempo para
pensar, experimentar,
mudar, encontrar novas
formas de transformar a si
mesmo.
Estratégico
• Quase não tem tempo para
planejar suas ações, vivem
em função de executar as
tarefas diárias.
Operacional

18. Se você se identifica de
alguma forma com essas
características: sempre toma a
frente de tudo e não deixa
quase nada nas mãos dos
amigos? , então precisa
aprender a delegar.

19. A “não delegação” é uma âncora
muito pesada para toda
empresa, uma “âncora” que
frequentemente termina
afundando a embarcação.

20. Você já percebeu, a
importância de delegar
tarefas. Mas o que é delegar?

21. Bem, deixe-me
primeiro lhe dizer o
que não é delegar:

22. Delegar não é apenas
eleger alguém a quem
você passará uma tarefa
ou missão;

23. Delegar não é livra-se de
algo transferindo este algo
para alguém;

24. Delegar é fazer as
coisas acontecerem
através de outras
pessoas.

25. Ao delegar precisamos
fornecer as pessoas:
1.
• Uma direção, um norte: para que
saibam para onde ir;
2.
• A autoridade, o aval: para que tenham
o poder de prosseguir;
3.
• Os meios e as condições necessárias:
para que possam concluir o que lhes
foi solicitado.

26. Para delegar melhor:

27. 1.
•Entenda que quando você delega você está aguardando pelos
resultados! Os caminhos utilizados por outros profissionais
para obtê-los não necessariamente serão semelhantes aos
seus. Desde que sejam éticos, caminhos diferentes são bem
vindos se alcançam os resultados desejados.
2.
•Delegar implica colaboração, acompanhamento e
feedback. Quando você delega, a ação está só começando,
não terminando.
3.
•Escolha a pessoa certa para a tarefa certa. Muitas pessoas
com tendência centralizadora desistem de delegar porque
em tentativas anteriores escolheram a pessoa errada para
a tarefa e obtiveram frustração com a tentativa. Como
tudo na vida, se você delegar mal, vai dar errado!

28. 4.
•Quando você não tem o hábito de delegar, comece aos
poucos. Delegue primeiro pequenas tarefas, conheça a
performance das pessoas a quem você está delegando e vá
subindo o grau de responsabilidade das tarefas delegadas
até ficar somente com aquilo que deve caber
essencialmente à sua competência!
5.
•Assim como você, as pessoas não acertam sempre.
Lembre-se disso! Aproveite os erros e enganos para treinar
as pessoas para desempenhar melhor suas atribuições.
6.
•Reconheça sempre que alguém fizer um bom trabalho,
especialmente quando suas expectativas forem superadas
e o resultado for, até mesmo, superior ao que você teria
obtido na realização da tarefa. Se você estiver cercado pela
equipe correta isso deve ocorrer com certa frequência.

29. Vamos falar agora
sobre a importância do
follow-up.

30. Follow-up – “Sequência”,
em inglês. Nada mais é do
que a ação de acompanhar
a execução de um trabalho,
ou dar continuidade ao que
se iniciou.

31. Temos muitas ideias boas, a
maioria delas são simples e de
fácil aplicação, o problema é
que começamos a implantar
quase todas ao mesmo tempo e
não cuidamos de dar
continuidade a sua aplicação, e
em pouco tempo elas
desaparecerão.

32. Lembre-se de alguma
reunião que você já
participou quantas ideias e
sugestões são comentadas,
anotadas, mas não saem do
papel. Sem follow-up nada
vai para frente.

33. Outro fator extremamente
importante para lidar com
o tempo é o planejamento.

34. Como sempre, a importância
do planejamento não pode ser
descartada. Planejar o tempo
significa saber o que se quer
fazer e ordenar as ações para a
realização da maior quantidade
de atividades no menor prazo
para se atingir seus objetivos.

35. Administrar o tempo nos
dias de hoje é um desafio,
se você não tiver a ajuda de
uma agenda fica quase
impossível viver em um
mundo tão acelerado.

36. Crie o hábito de anotar
absolutamente tudo que seja
importante e exija um
acompanhamento follow up, para
garantir que a tarefa seja cumprida
a contento e dentro do prazo.
Isto tem impacto direto sobre sua
produtividade e, sobretudo sua
tranquilidade. Anotando em sua
agenda prontamente e
rotineiramente, sua mente fica livre
e você menos estressado.

37. Se você delegou uma tarefa
importante a alguém, anote a
data em que você deverá cobrar
esta pessoa e fazer um follow-up
em sua agenda.

38. Agora vamos ver alguns
mitos sobre o tempo.

39. O primeiro mito; é que quem
administra o tempo torna-se
escravo do relógio. A verdade
é bem o contrário.

40. Quem administra o tempo
coloca-o sob controle, torna-se
senhor dele. Quem não o
administra é por ele dominado,
pois acaba fazendo as coisas
sob pressões do momento, não
na ordem e no momento em
que desejaria.

41. Esse mito se alimenta do fato de
que muitas pessoas que tentam
administrar o tempo acreditam
que é possível programar 100% do
seu tempo. Administrar o tempo,
para elas, acaba sendo, por causa
disso, como vestir uma camisa de
força e não mais tirá-la.

42. A verdade é que administrar o tempo
não é programar a vida nos mínimos
detalhes: é adquirir controle sobre ela. É
necessário planejar, sem dúvida. Mas é
preciso ser flexível, saber fazer
correções de curso. Se você está
fazendo algum trabalho e
está inspirado, produzindo bem, não
há razão para parar, simplesmente
porque o tempo programado para
aquela tarefa expirou. Se a tarefa que
viria a seguir, em seu planejamento,
puder ser reagendada, sem maiores
problemas, não interrompa o que você
vem fazendo bem.

43. O segundo mito; é que a
gente só produz, ou então
trabalha melhor, sob
pressão.

44. Esse é um mito criado para racionalizar a
preguiça, a indecisão, a tendência à
procrastinação. Não há evidência que o
justifique, até porque os que assim agem
poucas vezes tentam trabalhar sem
pressão para comparar os resultados. A
evidência, na verdade, justifica o contrário
daquilo que expressa o mito. Em
contextos escolares, por exemplo, quem
estuda ao longo do ano, com calma e sem
pressões, se sai, geralmente, muito
melhor do que quem deixa para estudar
nas vésperas das provas e, por isso, se vê
obrigado a passar noites em claro para
fazer aquilo que deveria vir fazendo
durante o tempo todo.

45. O terceiro mito; é que
administrar o tempo é
algo que se aplica apenas
à vida profissional.

46. Certamente há muitas coisas em
sua vida pessoal e familiar que
você reconhece que deve e deseja
fazer, mas não faz "por falta de
tempo".

47. O quarto mito é que ter
tempo é questão de
querer ter tempo.

48. Você certamente já ouviu muita
gente dizer isso. De certo modo essa
afirmação é verdadeira até certo
ponto. Normalmente damos um jeito
de arrumar tempo para fazer aquilo
que realmente queremos fazer. Mas
a afirmação não diz tudo. Não basta
simplesmente querer ter tempo para
ter tempo. É preciso também querer
o meio indispensável de obter mais
tempo e esse meio é a administração
do tempo.

49. Contrária a esses mitos, a
verdade é que administrar o
tempo é saber usá-lo para
fazer aquelas coisas que
você considera importantes
e prioritárias, profissional
ou pessoalmente.

50. Administrar o tempo é organizar
a sua vida de tal maneira que
você obtenha tempo para fazer as
coisas que realmente gostaria de
estar fazendo, profissional e
pessoalmente, e que
possivelmente não vem fazendo
porque anda tão ocupado com
tarefas urgentes e de rotina
muitas delas não tão urgentes
nem tão prioritárias que não
sobra tempo.

51. Quem tem tempo não é quem não
faz nada: é quem consegue
administrar o tempo que tem. Por
outro lado, quem administra o
tempo não é quem está todo o
tempo ocupadíssimo. Pelo
contrário. Se você vir algum que
trabalha o tempo todo, fica até
mais tarde no serviço, traz
trabalho para casa à noite e no fim
de semana, pode concluir, com
certeza, que essa pessoa não sabe
administrar o tempo.

52. Quem administra o tempo
geralmente não vive numa corrida
perpétua contra o tempo, não
precisa trabalhar horas extras e,
geralmente, produz muito mais!
Mas não se engane: o processo de
administrar o tempo não é fácil. É
preciso realmente querer tornar-se
senhor de seu tempo para conseguir
administrá-lo. Se você ainda não se
compenetrou da necessidade de
fazê-lo, aqui vão algumas
considerações que podem
convencê-lo.

53. Você se recorda de alguma
situação em que se viu
perdido em meio a tantas
tarefas, sem saber nem
mesmo por onde começar?

54. É muito importante saber
priorizar tarefas.Vamos
aprender agora a
estabelecer prioridades.

55. Para estabelecer prioridades,
observe sua lista de tarefas.
Em seguida forme três
relações separadas, para as
tarefas dos tipos A, B e C.

56. A
•Tarefas
importantes
e urgentes.
B
•Tarefas
importantes
ou tarefas
urgentes.
C
•Tarefas que
não são
importantes
nem
urgentes,
mas fazem
parte da
rotina de
trabalho.

57. Comece pelas mais urgentes e
importantes do grupo A :
analise a lista e indique as
tarefas que precisam de outras
pessoas, as que só você pode
fazer e as que podem ser
delegadas.
1º

58. 2º
Pense de novo, se alguma delas
é supérflua, se for, descarte-a.
Em consequência, as listas de
tarefas A, B e C ficarão bem
mais curtas, permitindo que
você planeje seu dia

59. Estime o tempo necessário
para concluir cada tarefa.
Desse modo, você terá mais
condições de coordenar as
contribuições dos colegas, de
se preparar para reuniões e de
planejar projetos de longo
prazo.
3º

60. Planeje o seu dia! 4º

61. 5º
Todos os dias de trabalho devem ser
formados por uma mescla de
atividades A, B e C. Planeje um
número de tarefas que você poderá
concluir num só dia, tendo o cuidado
de não esticar demais a jornada de
trabalho. Distribua os três tipos de
tarefas aleatoriamente ao longo do
expediente: desse modo, você poderá
alternar momentos de intensa
concentração dedicados as tarefas A,
com momentos menos tensos das
tarefas B e C.

62. Você certamente já ouviu
alguém dizer que para vencer
seus inimigos é preciso
conhecê-los, pois bem
conheça agora os principais
vilões do nosso tempo e veja
como enfrentar cada um
deles.

63. Bom e assim vamos ficando
por aqui, espero que essa aula
tenha contribuído para um
melhor utilização do tempo,
esse recurso, tão escasso e
valioso.

64. Não deixe de fazer as
atividades dessa aula,
disponíveis no ambiente
virtual.
Até a próxima...

65. Atividades
1.) Qual é a sua relação com o tempo: de amizade
ou inimizade? Explique.
2.) Você tem tempo para você?
3.) Napoleão dizia: Há ladrões que não nos
castigam, mas que nos roubam o que é mais
precioso: o tempo”, relacione alguns maus hábitos
que tem roubado seu tempo.

66. Luiz Ricardo Siles
RASC – Recuperação e Assistência Cristã