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WORKSHOP: 
ADMINISTRAÇÃO 
DO 
TEMPO
AGENDA 
DO 
WORKSHOP: 
CONCEITOS; 
DICAS 
PARA 
ADMINISTRAÇÃO 
DO 
TEMPO; 
VAMOS 
PRATICAR? 
CHECK-­‐LIST/ 
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RELÓGIO 
BÚSSOLA 
Como 
gerenciamos 
nosso 
tempo: 
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BÚSSOLA 
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AZvidades 
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o 
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sabendo 
se 
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PRATICAR? 
LISTA 
DE 
TAREFAS
LISTA 
SEMANAL 
DE 
TAREFAS 
ü 
Faça 
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que 
você 
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na 
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em 
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dos 
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de 
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tarefas 
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tempo 
em 
que 
você 
desempenhará 
cada 
uma 
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tempo 
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se 
é 
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encaixar 
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tarefas 
em 
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horas 
semanais 
de 
que 
você 
dispõe 
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outros 
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para 
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as 
tarefas 
em 
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você 
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DE 
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x 
Importante; 
2. 
OTIMIZAÇÃO 
DE 
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Bússola 
-­‐ 
definir 
expecta5vas, 
papel 
e 
responsabilidade. 
3-­‐ 
EQUILÍBRIO 
ENTRE 
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DO 
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urgência 
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Liderança e Gestão do Tempo

  • 2. AGENDA DO WORKSHOP: CONCEITOS; DICAS PARA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO; VAMOS PRATICAR? CHECK-­‐LIST/ CONCLUSÕES;
  • 3. RELÓGIO BÚSSOLA Como gerenciamos nosso tempo: ü Compromissos; ü Reuniões; ü Horários; ü Metas; ü A5vidades; Como conduzimos nossa vida em direção ao que é importante: ü Visão; ü Valores; ü Direção; ü Consciência; ü Princípios.
  • 4. BÚSSOLA – PARA QUE FAZER? PARA ONDE EU VOU? Como escolher as aZvidades e direcionar esforços de acordo com o perfil: ü Conheça suas parZcularidades e anseios – SWOT Pessoal (Quais são suas Forças? Quais são os seus Pontos de Melhoria?), Preferência Cerebral (Águia, Lobo, Golfinho, Tubarão); ü Entenda quais são as necessidades da empresa/ solicitante – Alinhamento de expecta5vas / Feedback/ O quê/ Por quê/ Quando / Onde/ Quem pede a tarefa e quem a fará; ü Tome consciência de seus papel e responsabilidade – Competência, Habilidade e A5tude (CHA) da função que desempenha; ü Entenda como seu perfil pode ajudar a suprir as necessidades; ü Conheça/entenda e preste atenção no posicionamento adotado Pela Empresa – Planejamento Estratégico;
  • 5. RELÓGIO – COMO FAZER? Como gerenciar o tempo para desempenhar as aZvidades dentro do prazo proposto: ü Crie uma agenda semanal orientada para as expectaZvas da empresa/solicitante – O planejamento diário muitas vezes oferece uma visão limitada, induzindo a priorizar a urgência. A semana oferece um texto mais amplo e permite mais prioridades. ü Defina metas de acordo com o seu papel e responsabilidade – Após efetuar a lista de a5vidades, defina metas com prazos para executá-­‐las. ü Concentre-­‐se em suas metas em meio ao vendaval de aZvidades inesperadas -­‐ Evite mul5tarefas, atribua ordens numéricas – PRIORIDADES – antes de sair fazendo as tarefas. ü Avalie sua semana – Que metas eu a5ngi? Que desafios apareceram? Que decisões tomei? Ao tomar as decisões, consegui manter as prioridades?
  • 6. RELÓGIO BÚSSOLA COMO EQUILIBRAR? EFICIÊNCIA – Produzir mais com menos recursos. Fazer com agilidade; EFICÁCIA – Escolher a melhor forma de alcançar o Resultado. Fazer com qualidade;
  • 7. URGENTE IMPORTANTE ü Precisa ser resolvido o quanto antes, pois o tempo está curto ou se esgotou; ü Chega em cima da hora, não pode ser previsto, causa pressão e estresse. ü Normalmente são situações importantes que acabam sendo adiadas até se tornarem urgentes. Ex: Problema de saúde– você fez check-­‐ups periódicos? Problemas em clientes – você mantém um relacionamento periódico com os clientes? ü É relevante e traz resultado de curto, médio ou longo prazo; ü Tem prazo determinado para execução; ü Uma tarefa importante pode se tornar urgente se não for cumprida no tempo previsto; Ex: Consultas; Relatórios a serem desenvolvidos; Entregas a serem feitas;
  • 8. ENTENDA COMO VOCÊ USA O SEU TEMPO URGENTE E IMPORTANTE : Situações inevitáveis que precisam ser resolvidas o quanto antes. -­‐ Crises; -­‐ Problemas urgentes; NÃO URGENTE E IMPORTANTE: Situações planejadas para execução com Qualidade. -­‐ Prevenção; -­‐ Definição de valores e processos; URGENTE E NÃO IMPORTANTE: Situações decepcionantes pois aparecem de úl5ma hora, não estavam em seu Planejamento e normalmente vem de outras pessoas. -­‐ Algumas ligações telefônicas; -­‐ Algumas demandas externas; NÃO URGENTE E NÃO IMPORTANTE: Situações secundárias que consomem tempo em excesso e trazem desperdício. -­‐ Reuniões sem obje5vo; -­‐ Conversas fúteis;
  • 9. EQUILÍBRIO -­‐ PROFISSIONAL X PESSOAL ü Além da responsabilidade que você possui, que outros papéis você tem em sua vida? ü Programe horár ios par a a5vidades de bem-­‐estar como exercícios gsicos, lazer, etc; ü Dicas para aumentar a produZvidade: reservar momentos para reflexão, fugir dos “ladrões do tempo” como e-­‐mails e redes s o c i a i s defi n i n d o h o r á r i o s específicos para visualizá-­‐los. Além disso, tome cuidado com as “vozes”, ou seja, com as pessoas e as suas próprias preocupações que te 5ram do foco;
  • 10. QUAIS SÃO OS PAPÉIS QUE VOCÊ EXERCE? ü Todas as pessoas, independente do cargo , exercem diversos papéis na empresa e precisam ter um olhar global para tudo o que está acontecendo; ü MULTITAREFA -­‐ NÃO SIGNIFICA fazer tudo ao mesmo tempo, mas sim ter DIFERENTES HABILIDADES E SABER EXERCER PAPÉIS DIFERENTES, com TEMPOS PARA CADA PAPEL; ü Em TODAS AS ÁREAS, temos que ter nosso tempo dividido entre os seguintes papéis: ESTRATEGISTA/ORGANIZADOR(A) – Analisar/rever o foco, estruturar ideias, organizar o tempo para a lista de tarefas; COMUNICADOR(A) – Relacionamento, Transmi5r informações, Explicações, Delegar; OPERACIONAL – Desempenhar as tarefas e ações planejadas para o cargo; ü Cada área ter tarefas importantes que devem ser enfocadas: COMERCIAL – Geração de contatos efe5vos, propostas, acompanhamento; COMPRAS – Organização das demandas, controle de estoque, Relacionamento com fornecedores; ADM/FINANCEIRO – Contas a pagar/receber, negociação de prazos, Transmissão de informações; PRODUÇÃO -­‐ Ações com base nos prazos, Ordem das tarefas;
  • 11. ALGUMAS DICAS Defina seu melhor esZlo de organização: listas, post-­‐its, cadernos, sokware, etc; Saiba dizer não; Aprenda a delegar: Meça as consequências; Entenda quem depende da tarefa; Entenda se você é uma pessoa matuZna, diurna ou noturna; AZvidades de comunicação: determine o meio sabendo se precisa INFORMAR ou TROCAR alguma informação;
  • 12. VAMOS PRATICAR? LISTA DE TAREFAS
  • 13. LISTA SEMANAL DE TAREFAS ü Faça uma lista das tarefas que você precisa desempenhar na semana seguinte em cada um dos papéis (tarefas de organização, tarefas operacionais, comunicações, reuniões etc); ü Faça uma previsão do tempo em que você desempenhará cada uma das tarefas, some o tempo total e verifique se é possível encaixar todas as tarefas em 80% das horas semanais de que você dispõe (deixando os outros 20% para urgências/emergências); ü Elenque as tarefas em ordem de prioridade e em dias da semana (dica: pense em que horário você costuma produzir mais); ü Para te ajudar a definir prioridades, coloque o obje5vo e o resultado Que você quer alcançar com cada tarefa; ü Especifique se existe alguém que irá apoiá-­‐lo em cada uma das tarefas;
  • 14. 1. DEFINIÇÃO DE PRIORIDADES: Urgente x Importante; 2. OTIMIZAÇÃO DE OBJETIVOS E PLANEJAMENTO: Bússola -­‐ definir expecta5vas, papel e responsabilidade. 3-­‐ EQUILÍBRIO ENTRE PROFISSIONAL E PESSOAL: Atribuir horários, fugir dos “ladrões do tempo” 4. ADMINISTRAÇÃO DO STRESS: Respirar fundo antes de se precipitar para realizar a tarefa, diminuir o senso de urgência com o planejamento. 5. UTILIZAÇÃO DAS CARACTERÍSTICAS DO PERFIL NA GESTÃO DO TEMPO: Em que horário você produz mais? Como você age? O que te move? Checklist
  • 15. Obrigada! ü WWW.ALLEAOLADO.COM.BR ü Alle ao Lado ü @alleaolado