O documento apresenta um workshop sobre administração do tempo, abordando tópicos como definição de prioridades, planejamento, equilíbrio entre vida profissional e pessoal, dicas para gestão do estresse e como utilizar as características individuais na gestão do tempo. O documento fornece ainda exemplos de listas de tarefas semanais e checklist para aplicação prática dos conceitos apresentados.

1. WORKSHOP:
ADMINISTRAÇÃO
DO
TEMPO

2. AGENDA
DO
WORKSHOP:
CONCEITOS;
DICAS
PARA
ADMINISTRAÇÃO
DO
TEMPO;
VAMOS
PRATICAR?
CHECK-­‐LIST/
CONCLUSÕES;

3. RELÓGIO
BÚSSOLA
Como
gerenciamos
nosso
tempo:
ü
Compromissos;
ü
Reuniões;
ü
Horários;
ü
Metas;
ü
A5vidades;
Como
conduzimos
nossa
vida
em
direção
ao
que
é
importante:
ü
Visão;
ü
Valores;
ü
Direção;
ü
Consciência;
ü
Princípios.

4. BÚSSOLA
–
PARA
QUE
FAZER?
PARA
ONDE
EU
VOU?
Como
escolher
as
aZvidades
e
direcionar
esforços
de
acordo
com
o
perfil:
ü
Conheça
suas
parZcularidades
e
anseios
–
SWOT
Pessoal
(Quais
são
suas
Forças?
Quais
são
os
seus
Pontos
de
Melhoria?),
Preferência
Cerebral
(Águia,
Lobo,
Golfinho,
Tubarão);
ü Entenda
quais
são
as
necessidades
da
empresa/
solicitante
–
Alinhamento
de
expecta5vas
/
Feedback/
O
quê/
Por
quê/
Quando
/
Onde/
Quem
pede
a
tarefa
e
quem
a
fará;
ü
Tome
consciência
de
seus
papel
e
responsabilidade
–
Competência,
Habilidade
e
A5tude
(CHA)
da
função
que
desempenha;
ü
Entenda
como
seu
perfil
pode
ajudar
a
suprir
as
necessidades;
ü
Conheça/entenda
e
preste
atenção
no
posicionamento
adotado
Pela
Empresa
–
Planejamento
Estratégico;

5. RELÓGIO
–
COMO
FAZER?
Como
gerenciar
o
tempo
para
desempenhar
as
aZvidades
dentro
do
prazo
proposto:
ü
Crie
uma
agenda
semanal
orientada
para
as
expectaZvas
da
empresa/solicitante
–
O
planejamento
diário
muitas
vezes
oferece
uma
visão
limitada,
induzindo
a
priorizar
a
urgência.
A
semana
oferece
um
texto
mais
amplo
e
permite
mais
prioridades.
ü
Defina
metas
de
acordo
com
o
seu
papel
e
responsabilidade
–
Após
efetuar
a
lista
de
a5vidades,
defina
metas
com
prazos
para
executá-­‐las.
ü
Concentre-­‐se
em
suas
metas
em
meio
ao
vendaval
de
aZvidades
inesperadas
-­‐
Evite
mul5tarefas,
atribua
ordens
numéricas
–
PRIORIDADES
–
antes
de
sair
fazendo
as
tarefas.
ü
Avalie
sua
semana
–
Que
metas
eu
a5ngi?
Que
desafios
apareceram?
Que
decisões
tomei?
Ao
tomar
as
decisões,
consegui
manter
as
prioridades?

6. RELÓGIO
BÚSSOLA
COMO
EQUILIBRAR?
EFICIÊNCIA
–
Produzir
mais
com
menos
recursos.
Fazer
com
agilidade;
EFICÁCIA
–
Escolher
a
melhor
forma
de
alcançar
o
Resultado.
Fazer
com
qualidade;

7. URGENTE
IMPORTANTE
ü
Precisa
ser
resolvido
o
quanto
antes,
pois
o
tempo
está
curto
ou
se
esgotou;
ü
Chega
em
cima
da
hora,
não
pode
ser
previsto,
causa
pressão
e
estresse.
ü
Normalmente
são
situações
importantes
que
acabam
sendo
adiadas
até
se
tornarem
urgentes.
Ex:
Problema
de
saúde–
você
fez
check-­‐ups
periódicos?
Problemas
em
clientes
–
você
mantém
um
relacionamento
periódico
com
os
clientes?
ü
É
relevante
e
traz
resultado
de
curto,
médio
ou
longo
prazo;
ü
Tem
prazo
determinado
para
execução;
ü
Uma
tarefa
importante
pode
se
tornar
urgente
se
não
for
cumprida
no
tempo
previsto;
Ex:
Consultas;
Relatórios
a
serem
desenvolvidos;
Entregas
a
serem
feitas;

8. ENTENDA
COMO
VOCÊ
USA
O
SEU
TEMPO
URGENTE
E
IMPORTANTE
:
Situações
inevitáveis
que
precisam
ser
resolvidas
o
quanto
antes.
-­‐ Crises;
-­‐
Problemas
urgentes;
NÃO
URGENTE
E
IMPORTANTE:
Situações
planejadas
para
execução
com
Qualidade.
-­‐
Prevenção;
-­‐
Definição
de
valores
e
processos;
URGENTE
E
NÃO
IMPORTANTE:
Situações
decepcionantes
pois
aparecem
de
úl5ma
hora,
não
estavam
em
seu
Planejamento
e
normalmente
vem
de
outras
pessoas.
-­‐
Algumas
ligações
telefônicas;
-­‐
Algumas
demandas
externas;
NÃO
URGENTE
E
NÃO
IMPORTANTE:
Situações
secundárias
que
consomem
tempo
em
excesso
e
trazem
desperdício.
-­‐
Reuniões
sem
obje5vo;
-­‐
Conversas
fúteis;

9. EQUILÍBRIO
-­‐
PROFISSIONAL
X
PESSOAL
ü
Além
da
responsabilidade
que
você
possui,
que
outros
papéis
você
tem
em
sua
vida?
ü
Programe
horár ios
par a
a5vidades
de
bem-­‐estar
como
exercícios
gsicos,
lazer,
etc;
ü
Dicas
para
aumentar
a
produZvidade:
reservar
momentos
para
reflexão,
fugir
dos
“ladrões
do
tempo”
como
e-­‐mails
e
redes
s o c i a i s
defi n i n d o
h o r á r i o s
específicos
para
visualizá-­‐los.
Além
disso,
tome
cuidado
com
as
“vozes”,
ou
seja,
com
as
pessoas
e
as
suas
próprias
preocupações
que
te
5ram
do
foco;

10. QUAIS
SÃO
OS
PAPÉIS
QUE
VOCÊ
EXERCE?
ü
Todas
as
pessoas,
independente
do
cargo
,
exercem
diversos
papéis
na
empresa
e
precisam
ter
um
olhar
global
para
tudo
o
que
está
acontecendo;
ü MULTITAREFA
-­‐
NÃO
SIGNIFICA
fazer
tudo
ao
mesmo
tempo,
mas
sim
ter
DIFERENTES
HABILIDADES
E
SABER
EXERCER
PAPÉIS
DIFERENTES,
com
TEMPOS
PARA
CADA
PAPEL;
ü
Em
TODAS
AS
ÁREAS,
temos
que
ter
nosso
tempo
dividido
entre
os
seguintes
papéis:
ESTRATEGISTA/ORGANIZADOR(A)
–
Analisar/rever
o
foco,
estruturar
ideias,
organizar
o
tempo
para
a
lista
de
tarefas;
COMUNICADOR(A)
–
Relacionamento,
Transmi5r
informações,
Explicações,
Delegar;
OPERACIONAL
–
Desempenhar
as
tarefas
e
ações
planejadas
para
o
cargo;
ü
Cada
área
ter
tarefas
importantes
que
devem
ser
enfocadas:
COMERCIAL
–
Geração
de
contatos
efe5vos,
propostas,
acompanhamento;
COMPRAS
–
Organização
das
demandas,
controle
de
estoque,
Relacionamento
com
fornecedores;
ADM/FINANCEIRO
–
Contas
a
pagar/receber,
negociação
de
prazos,
Transmissão
de
informações;
PRODUÇÃO
-­‐
Ações
com
base
nos
prazos,
Ordem
das
tarefas;

11. ALGUMAS
DICAS
Defina
seu
melhor
esZlo
de
organização:
listas,
post-­‐its,
cadernos,
sokware,
etc;
Saiba
dizer
não;
Aprenda
a
delegar:
Meça
as
consequências;
Entenda
quem
depende
da
tarefa;
Entenda
se
você
é
uma
pessoa
matuZna,
diurna
ou
noturna;
AZvidades
de
comunicação:
determine
o
meio
sabendo
se
precisa
INFORMAR
ou
TROCAR
alguma
informação;

12. VAMOS
PRATICAR?
LISTA
DE
TAREFAS

13. LISTA
SEMANAL
DE
TAREFAS
ü
Faça
uma
lista
das
tarefas
que
você
precisa
desempenhar
na
semana
seguinte
em
cada
um
dos
papéis
(tarefas
de
organização,
tarefas
operacionais,
comunicações,
reuniões
etc);
ü
Faça
uma
previsão
do
tempo
em
que
você
desempenhará
cada
uma
das
tarefas,
some
o
tempo
total
e
verifique
se
é
possível
encaixar
todas
as
tarefas
em
80%
das
horas
semanais
de
que
você
dispõe
(deixando
os
outros
20%
para
urgências/emergências);
ü Elenque
as
tarefas
em
ordem
de
prioridade
e
em
dias
da
semana
(dica:
pense
em
que
horário
você
costuma
produzir
mais);
ü
Para
te
ajudar
a
definir
prioridades,
coloque
o
obje5vo
e
o
resultado
Que
você
quer
alcançar
com
cada
tarefa;
ü
Especifique
se
existe
alguém
que
irá
apoiá-­‐lo
em
cada
uma
das
tarefas;

14. 1. DEFINIÇÃO
DE
PRIORIDADES:
Urgente
x
Importante;
2.
OTIMIZAÇÃO
DE
OBJETIVOS
E
PLANEJAMENTO:
Bússola
-­‐
definir
expecta5vas,
papel
e
responsabilidade.
3-­‐
EQUILÍBRIO
ENTRE
PROFISSIONAL
E
PESSOAL:
Atribuir
horários,
fugir
dos
“ladrões
do
tempo”
4.
ADMINISTRAÇÃO
DO
STRESS:
Respirar
fundo
antes
de
se
precipitar
para
realizar
a
tarefa,
diminuir
o
senso
de
urgência
com
o
planejamento.
5.
UTILIZAÇÃO
DAS
CARACTERÍSTICAS
DO
PERFIL
NA
GESTÃO
DO
TEMPO:
Em
que
horário
você
produz
mais?
Como
você
age?
O
que
te
move?
Checklist

15. Obrigada!
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