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WORKSHOP

Como avaliar e planejar Competências
           para um PMO
Agenda


         Objetivos

         Competências
         ▪ Conceito
         ▪ Competências do PMO

         Competências X Serviços do PMO

         Níveis de Competência

         Encerramento
Agenda


         Objetivos

         Competências
         ▪ Conceito
         ▪ Competências do PMO

         Competências X Serviços do PMO

         Níveis de Competência

         Encerramento
Objetivos

•   O objetivo deste encontro é compartilhar conceitos e visões sobre a
    importância do planejamento e avaliação de competências para um PMO.

•   Vamos analisar, em conjunto, as competências mais críticas para alguns
    serviços prestados pelo PMO, e ainda comparar esta análise com o que
    dizem alguns dos mais experientes profissionais deste mercado no Brasil.

•   Por fim, vamos discutir e propor ideias de ações que auxiliem no
    desenvolvimento de algumas competências chave para o PMO, e que
    possam ser expandidas, aprimoradas para uso prático no seu dia-a-dia de
    trabalho.

•   Não existem verdades absolutas. Todas as percepções e ideias são bem-
    vindas.
Colaboradores




            ana.costa@citi.com
       ana.saut@brasilfoods.com.br
  alessandra.rodrigues@br.experian.com
        lmorales@endesabr.com.br
    rodrigo.Thahira@brasilprev.com.br
         taisaalmeida@bb.com.br
Agenda


         Objetivos

         Competências
         ▪ Conceito
         ▪ Competências do PMO

         Competências X Serviços do PMO

         Níveis de Competência

         Encerramento
O que é Competência?




             Competência é um requisito padrão para um indivíduo realizar
         adequadamente um trabalho específico. Ela engloba uma combinação
           de conhecimentos, habilidades e comportamentos utilizados para o
                                                   melhor desempenho.

De modo mais geral, a competência é o estado ou qualidade de ser adequada
             ou bem qualificado, tendo a capacidade de executar uma função
                                                  específica. (wikipedia)


Fonte: Alonso e João Soler - Coaching para Gerentes de Projetos - PMO Master Class 2011
Conceito do CHA


                    C                                              H                                  A
          Conhecimento                                      Habilidade                             Atitude
        Escolaridade,                             Experiência e prática do                Ter ações compatíveis para
       conhecimentos                                      saber.                                   atingir os
   técnicos, cursos gerais e                                                                objetivos, aplicando os
       especializações.                                                                        conhecimentos e
                                                                                                  habilidades
                                                                                           adquiridas e/ou a serem
                                                                                                  adquiridas.
                SABER                                     SABER FAZER                          QUERER FAZER




Fonte: Alonso e João Soler - Coaching para Gerentes de Projetos - PMO Master Class 2011
Competências do PMO


                      1. Capacidade de influência
                      2. Capacidade de integração


             
                      3. Gestão de conflitos
                      4. Comunicação eficaz


            
                      5. Gestão de Projetos
                      6. Organização & Processos
                      7. Empreendedorismo
                      8. Relacionamento interpessoal
                      9. Foco no cliente (Gestão de Stakeholders)
                      10. Gestão do conhecimento
Competência: CAPACIDADE DE INFLUÊNCIA

Conceito: Ser capaz de persuadir, convencer, influenciar ou impulsionar outros de forma a obter
suporte ou produzir efeitos para os objetivos táticos e estratégicos relacionados ao portfólio.

         CONHECIMENTOS                                HABILIDADES                                 ATITUDES
       Saber a Técnica (SABER)                     Saber Fazer (FAZER)                         Querer Fazer (SER)
 Melhores práticas de gerenciamento de    Argumentar com facilidade                 Age com interesse e curiosidade
projetos, com ênfase nas áreas de          Obter atenção e o respeito das pessoas    Demonstra carisma nas suas relações
conhecimento definidas no PMBoK            Convencer sem autoridade ou poder         Age com senso de urgência
principalmente Integração, RH e           direto                                      Demonstra facilidade na comunicação
Comunicação                                Usar técnicas de negociação               Envolve as pessoas no processo de
 Cultura Organizacional                                                             decisão, gerando responsabilidade
 Entendimento do negócio                                                             Promove mudanças
 Análise de Stakeholders
 Melhores práticas de gerenciamento de
Programas e Portfólio
 Estratégia Empresarial
Competência: CAPACIDADE DE INTEGRAÇÃO

Conceito: Ser capaz de identificar interdependências entre projetos, programas e
portfólios, articulando com stakeholders envolvidos a fim de aumentar a assertividade dos
mesmos no atingimento dos objetivos estratégicos organizacionais relacionados.
         CONHECIMENTOS                                 HABILIDADES                                  ATITUDES
       Saber a Técnica (SABER)                      Saber Fazer (FAZER)                          Querer Fazer (SER)
 Visão sistêmica e estratégica            Administrar conflitos                       Transmite confiabilidade e confiança
 Análise de Stakeholders                  Analisar criteriosamente                    Observa o ambiente em que atua
 Melhores práticas de gerenciamento de    Aplicar conhecimentos multidisciplinares    Demonstra sensibilidade nas relações
projetos, com ênfase nas áreas de          Argumentar com facilidade                  interpessoais
conhecimento definidas no PMBoK            Transitar com habilidade na organização     Age com sigilo quanto a assuntos e
principalmente Integração, RH e            Equacionar problemas                       documentos
Comunicação                                Expressar seu pensamento com                Demonstra postura crítica
 Melhores práticas de gerenciamento de   organização lógica, coesão e coerência        Procura estabelecer prioridades
Programas e Portfólio                      Usar técnicas de negociação                 Age com imparcialidade
 Técnicas de negociação                   Prever fatos, oportunidades e problemas  Demonstra assertividade
 Estratégia Empresarial                   Expressar seu pensamento                    Age comprometido com os interesses da
 Cultura Organizacional                   Realizar síntese                           organização
Competência: GESTÃO DE CONFLITOS

Conceito: Ser capaz de manejar e atenuar de forma positiva as situações de resistência ou
impasses nas relações individuais ou de grupos de stakeholders, visando minimizar o impacto às
entregas dos projetos ou ao desempenho do portfólio.
         CONHECIMENTOS                                  HABILIDADES                                   ATITUDES
       Saber a Técnica (SABER)                       Saber Fazer (FAZER)                           Querer Fazer (SER)
 Melhores práticas de gerenciamento de     Analisar criteriosamente e criticamente    Demonstra disponibilidade para ouvir
projetos, com base nas áreas de            diferentes pontos de vistas                  Demonstra energia para resolver
conhecimento definidas no PMBoK             Apresentar propostas realistas e          problemas
(Integração, Escopo, Tempo, Custo,         oportunas                                    Age com imparcialidade
Qualidade, RH, Comunicação, Riscos e        Considerar a natureza do outro no trato    Demonstra facilidade na comunicação
Aquisições)                                e relacionamento com as pessoas              Demonstra postura conciliatória
 Cultura Organizacional                    Equacionar problemas                       Demonstra sensibilidade interpessoal
 Análise de Stakeholders                   Envolver a equipe do projeto e os         (qualidade nos contatos com pares,
 Técnicas de Administração de Conflitos   stakeholders                                clientes e fornecedores)
 Técnicas de negociação                    Usar técnicas de negociação
Competência: COMUNICAÇÃO EFICAZ

Conceito: Ser capaz de promover a comunicação efetiva dos projetos, programas e portfólio aos
diversos níveis hierárquicos, considerando a profundidade e informações necessárias em cada
ponto de contato.
         CONHECIMENTOS                        HABILIDADES                                 ATITUDES
       Saber a Técnica (SABER)             Saber Fazer (FAZER)                         Querer Fazer (SER)
 Cultura Organizacional          Estimular a tomada de decisão             Age com imparcialidade
 Análise de Stakeholders         Estruturar modelo de consenso em grupo    Demonstra facilidade de receber e
 Técnicas de comunicação         Poder de influência / direcionamento     transmitir informações aos diversos
 Técnicas de negociação          Escutar ativamente / Saber ouvir         públicos
 Técnicas de Feedback            Comunicar bem, escrita e oralmente        Demonstra facilidade em consolidar
                                  Praticar poder de síntese                dados
                                  Articular "politicamente"                 Demonstra interesse em ouvir
                                  Conduzir reuniões
                                  Praticar empatia
Competência: GESTÃO DE PROJETOS

Conceito: Ser capaz de planejar, estruturar, avaliar e monitorar a gestão de projetos, programas e
portfólio, em conjunto com os gerentes de projeto, stakeholders e a alta gestão
patrocinadora/cliente dos serviços do PMO, promovendo a maturidade desta competência na
organização em que atua.
         CONHECIMENTOS                                    HABILIDADES                          ATITUDES
       Saber a Técnica (SABER)                         Saber Fazer (FAZER)                  Querer Fazer (SER)
 Melhores práticas de gerenciamento de     Comunicar bem, escrita e oralmente    Promove mudanças
Projetos, Programas e Portfólio             Ter foco no cliente interno           Propõe formas diferentes de trabalho
 Entendimento do negócio e da estrutura    Desenvolver pessoas                   Age com ética
organizacional da empresa                   Capacidade de vender ideias           Demonstra sensibilidade nas relações
 Modelos de maturidade em                  Liderar                              interpessoais
gerenciamento de projetos                   Articular                             Demonstra atitude empreendedora
 Gestão de Processos                       Praticar autoconfiança                Demonstra postura crítica
 Ferramentas de apoio a gestão             Gerenciar mudanças                    Demonstra cooperativismo
 Noções básicas de Matemática Financeira  Solucionar conflitos                   Demonstra coerência entre o que faz e
                                            Ter objetividade / assertividade     fala, sendo um exemplo a ser seguido
                                            Trabalhar com disciplina e método     Age com atenção a detalhes
                                            Organizar e conduzir reuniões
Competência: ORGANIZAÇÃO & PROCESSOS

Conceito: Ser capaz de estruturar atividades e processos, e de atuar dentro de contextos definidos
em padrões que suportem a execução de tarefas.
         CONHECIMENTOS                                    HABILIDADES                             ATITUDES
       Saber a Técnica (SABER)                         Saber Fazer (FAZER)                     Querer Fazer (SER)
 Ferramentas da qualidade total              Analisar com facilidade               Demonstra organização
 Visão sistêmica e estratégica (entende o    Raciocinar com lógica                 Age com atenção a detalhes
ambiente político e econômico da              Estruturar e implementar novos        Demonstra facilidade na comunicação
organização e formula estratégias para       serviços/processos                      Age com objetividade
atingimento dos objetivos).                   Comunicar bem, escrita e oralmente    Propõe formas diferentes de trabalho
                                              Realizar síntese                      Aceita e se adapta facilmente às
                                              Trabalhar com disciplina e método    mudanças
Competência: EMPREENDEDORISMO

Conceito: Ser capaz de buscar e identificar oportunidades de ação, propor e implantar
soluções, de forma inovadora /diferenciada, visando otimizar a performance dos projetos e do
portfólio.
         CONHECIMENTOS                        HABILIDADES                            ATITUDES
       Saber a Técnica (SABER)             Saber Fazer (FAZER)                    Querer Fazer (SER)
 Gestão da Inovação              Trabalhar com disciplina e método    Acredita no próprio potencial
 Gestão da Qualidade             Possuir capacidade analítica         Observa o ambiente em que atua
 Gestão de Processos             Raciocinar com lógica                Age com atenção a detalhes.
                                  Praticar organização                 Age proativamente
                                  Possuir perfil Realizador            Busca pela excelência
                                                                        Demonstra coerência entre o que faz e
                                                                       fala, sendo um exemplo a ser seguido
                                                                        Demonstra versatilidade
                                                                        Propõe formas diferentes de trabalho
                                                                        Responde às mudanças com
                                                                       flexibilidade
Competência: RELACIONAMENTO INTERPESSOAL

Conceito: Ser capaz de criar, manter, expandir e utilizar as redes de contato a fim de garantir as
entregas e os resultados esperados.
         CONHECIMENTOS                                  HABILIDADES                            ATITUDES
       Saber a Técnica (SABER)                       Saber Fazer (FAZER)                    Querer Fazer (SER)
 Análise e Gestão de Stakeholders          Comunicar bem, escrita e oralmente    Age com atenção a detalhes
 Técnicas de Administração de Conflitos    Praticar empatia                      Observa o ambiente em que atua
 Comunicação Escrita e Oral                Ter objetividade                      Age com autocontrole
                                            Possuir equilíbrio emocional          Age com empatia
                                                                                   Age com sensatez
                                                                                   Demonstra carisma nas suas relações
                                                                                   Demonstra clareza em seus propósitos
                                                                                   Demonstra coerência entre o que faz e
                                                                                  fala, sendo um exemplo a ser seguido
                                                                                   Demonstra confiança nos outros
                                                                                   Demonstra disponibilidade para ouvir
                                                                                   Demonstra respeito às diferenças
Competência: FOCO NO CLIENTE (GESTÃO DE STAKEHOLDERS)

Conceito: Ser capaz de identificar e atender as expectativas dos clientes e agilidade para se
reposicionar em caso de mudança no modelo de gestão ou estrutura organizacional.
          CONHECIMENTOS                                HABILIDADES                                  ATITUDES
        Saber a Técnica (SABER)                     Saber Fazer (FAZER)                          Querer Fazer (SER)
 Análise e Gestão de Stakeholders          Comunicar bem, escrita e oralmente    Age com objetividade e simplicidade
 Gestão de Equipe                          Praticar organização                  Observa o ambiente em que atua
 Gestão de mudanças                        Trabalhar com disciplina e método     Age com rapidez de resposta
 Serviços do PMO                           Praticar empatia                      Age proativamente
 Melhores práticas de gerenciamento de     Agir com flexibilidade                Delega e acompanha
projetos, com base nas áreas de             Saber Ouvir                           Demonstra disponibilidade para ouvir
conhecimento definidas no PMBoK                                                    Demonstra energia para resolver problemas
 Modelos de maturidade em gerenciamento                                           Procura identificar e entender as necessidades
de projetos organizacional                                                        dos clientes
                                                                                   Tem um bom relacionamento com as áreas
                                                                                   É persistente e otimista na implantação das
                                                                                  mudanças
                                                                                   Responde às mudanças com flexibilidade.
Competência: GESTÃO DO CONHECIMENTO

Conceito: Ser capaz de disseminar a cultura/disciplina de gestão de projetos, programas e
portfólio na organização/departamento e garantir a geração de conhecimento ao longo do
desenvolvimento dos projetos e programas e após seu encerramento.
         CONHECIMENTOS                                HABILIDADES                             ATITUDES
       Saber a Técnica (SABER)                     Saber Fazer (FAZER)                     Querer Fazer (SER)
 Técnicas de Treinamentos                 Comunicar bem, escrita e oralmente    Demonstra interesse em ensinar.
 Melhores práticas de gerenciamento de    Transmitir conhecimento               Age proativamente
projetos, com base nas áreas de            Praticar empatia                      Demonstra organização
conhecimento definidas no PMBoK            Consolidar informação
(Integração, escopo, tempo, custo,
qualidade, RH, comunicação, riscos e
aquisições)
 Melhores práticas de gestão de
programas e portfólio
 Cultura Organizacional
 Taxonomia e Gestão de Conteúdos
Agenda


         Objetivos

         Competências
         ▪ Conceito
         ▪ Competências do PMO

         Competências X Serviços do PMO

         Níveis de Competência

         Encerramento
Competências x Serviços do PMO
       Em um estudo realizado por Hobbs e Aubry (2007), foram mapeados os 27
        serviços mais comuns, a partir da contribuição de 500 profissionais envolvidos com
        PMOs em todo o mundo.
                                       FUNÇÕES DO PMO (SERVIÇOS)                                          % PMOs
                 1. Informar o status dos projetos para a alta gerência                                      83%
                 2. Desenvolver e implementar uma metodologia padrão                                         76%
                 3. Monitorar e controlar o desempenho dos projetos                                          65%
                 4. Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento                     65%
                 5. Implementar e operar sistemas de informação dos projetos                                 60%
                 6. Prover aconselhamento à alta gerência                                                    60%
                 7. Coordenar e integrar projetos de um portfólio                                            59%
                 8. Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos                                   58%
                 9. Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização                               55%
                 10. Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO                                       50%
                 11. Participar do planejamento estratégico                                                  49%
                 ...

Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
Competências x Serviços do PMO

    Para prestação de cada serviço são necessárias algumas competências.
    Definindo os serviços é possível identificar as competências requeridas.


         Exemplo: Serviço de “PROVER ACONSELHAMENTO À ALTA GERÊNCIA”

                                                           Capacidade de Influência
                                                           Capacidade de Integração
     Gestão de Conflitos                                   Comunicação Eficaz
     Relacionamento Interpessoal                           Gestão de Projetos
     Organização & Processos                               Foco no Cliente
     Empreendedorismo
     Gestão do conhecimento
Dinâmica de Grupo – Avaliando Competências para o PMO

 Identificar quais
são as 3
competências mais
importantes para
realização dos
serviços
 Serão avaliados os
5 serviços mais
comuns dos PMO’s
Resultado da dinâmica por Serviço
Resultado Comparativo
Como avaliamos as Competências por Serviço do PMO ?

    1 Método AHP
                         ▪   O método AHP (Analytic Hierarchy Process) foi criado por Thomas
                             Saaty na década de 70, com o objetivo de apoiar o processo de
                             tomada de decisão no Departamento de Defesa do EUA.
                         ▪   É hoje considerado uma das melhores práticas para a seleção e
                             priorização de portfólios em organizações de todo o mundo.
                         ▪   Consiste basicamente na decomposição de um objetivo em uma
                             hierarquia de critérios, os quais podem ser comparados de forma
                             independente. Com base nesta hierarquia, os tomadores de
                             decisão comparam as alternativas sempre de duas em duas de
                             acordo com cada critério estabelecido.

▪   Em um exercício realizado por 20 Líderes de PMO
    brasileiros, foram mapeadas as competências mais
    críticas para cada um dos 27 serviços mais comuns
    de um PMO, utilizando planilhas Excel e aplicando
    o método AHP para as comparações entre as
    competências.
Como avaliamos as Competências por Serviço do PMO ?

2 Consolidação
                 ▪   A consolidação dos resultados e a determinação dos pesos
                     foi feita utilizando software específico que implementa o
                     método em sua totalidade - Expert Choice
                     (www.expertchoice.com)
20 minutos
Agenda


         Objetivos

         Competências
         ▪ Conceito
         ▪ Competências do PMO

         Competências X Serviços do PMO

         Níveis de Competência

         Encerramento
Competência: CAPACIDADE DE INFLUÊNCIA
                                                    NÍVEIS DE COMPETÊNCIA
 NÍVEL 0. Não apresenta a              NÍVEL 1. Abaixo do                  NÍVEL 2. Dentro do               NÍVEL 3. Acima do
      competência                           Esperado                           Esperado                          Esperado
       (Não Eficaz)                   (Minimamente Eficaz)                      (Eficaz)                    (Altamente Eficaz)

 Conhece a Cultura                 Entende os problemas              Toma ações para persuadir e     Antecipa-se a situações que
Organizacional, porém não          relacionados ao projeto, time do   adapta o discurso durante        imponham restrições na
compreende as relações de          projeto e stakeholders.            apresentações ou discussões      organização, alinhavando ações
poder na sua própria organização  Toma ações para persuadir,         visando melhor resultado nas     e decisões previamente, usando
e nas organizações dos clientes,   incluindo a preparação             situações.                       habilidades de relacionamento e
fornecedores, etc.                 cuidadosa dos dados, fornece        Entende o clima e a cultura    comunicação para influenciar e
 Não utiliza análise dos          duas ou mais opções diferentes     organizacional e reconhece as    impulsionar os principais
Stakeholders para identificar as   em uma apresentação ou             restrições implícitas da         tomadores de decisão e
relações de poder e as             discussão.                         organização - o que é e o que    formadores de opinião.
oportunidades de usar a                                               não é possível em determinados    Articula bem e rapidamente na
influência para suportar os                                           momentos ou posições.            cadeia de comando para ganhar
objetivos do projeto / programa                                                                        o suporte necessário aos
/ portfólio.                                                                                           objetivos.
Competência: CAPACIDADE DE INTEGRAÇÃO
                                                NÍVEIS DE COMPETÊNCIA
 NÍVEL 0. Não apresenta a           NÍVEL 1. Abaixo do                NÍVEL 2. Dentro do                 NÍVEL 3. Acima do
      competência                        Esperado                         Esperado                            Esperado
       (Não Eficaz)                (Minimamente Eficaz)                    (Eficaz)                      (Altamente Eficaz)

 Não possui conhecimentos       É capaz de analisar              É capaz de analisar              É pró-ativo em monitorar o
básicos para o exercício da     tecnicamente a consistência       tecnicamente a consistência       ambiente interno e externo
competência.                    entre as estratégias              entre as estratégias              durante a execução das
 Seu escopo de influência ou   organizacionais e os projetos,    organizacionais e os projetos,    estratégias (projetos,
abordagem de atuação não lhe    programas e/ou portfólios, suas   programas e/ou portfólios, suas   programas e/ou portfolios),
permite o exercício da          oportunidades e ameaças           oportunidades e ameaças           sendo capaz de avaliar riscos
competência.                    relacionadas na sua seleção,      relacionadas na sua seleção.      (negativos ou não), seus
                                porém não influencia               Estabelece prioridades          impactos em conjunto com
                                stakeholders envolvidos a fim     estratégicas através de           stakeholders envolvidos e
                                de estabelecer prioridades        métodos e da articulação e        submeter recomendações à
                                estratégicas para a organização   negociação com clientes           Alta Gestão.
                                de uma forma global.              internos, formalizando-as na
                                                                  Alta Gestão.
Competência: GESTÃO DE CONFLITOS
                                                   NÍVEIS DE COMPETÊNCIA
 NÍVEL 0. Não apresenta a             NÍVEL 1. Abaixo do                NÍVEL 2. Dentro do                 NÍVEL 3. Acima do
      competência                          Esperado                         Esperado                            Esperado
       (Não Eficaz)                  (Minimamente Eficaz)                    (Eficaz)                      (Altamente Eficaz)

 Lida positivamente em             Reconhece as situações de       Administra as situações de       Os clientes internos e
ambientes conhecidos, onde já      resistência ou impasses, porém   mudanças substanciais,            externos reconhecem a
existem conceitos consensados, necessita de um prazo maior          conflitos e impasses através de   capacidade de relacionamento
no entanto, demonstra              para desenvolver relações com    bom relacionamento e              transparente e a motivação,
dificuldades para adaptar-se a     os stakeholders que o ajudem a   interação com os stakeholders,    mesmo em situações adversas.
situações novas ou reagir a        atenuá-las de forma positiva.    e utilizando técnicas de           Consegue expor as situações
impasses provenientes de                                            negociação.                       de resistência e impasses de
indivíduos ou grupos de                                                                               forma imparcial, sem abalar sua
stakeholders.                                                                                         relação com os seus públicos de
 Reage negativamente às                                                                              relacionamento (interno ou
críticas, não conseguindo                                                                             externo), e promovendo o
administrar situações contrárias                                                                      consenso sem impacto aos
ou impasses.                                                                                          objetivos do projeto/portfólio.
Competência: COMUNICAÇÃO EFICAZ
                                                NÍVEIS DE COMPETÊNCIA
 NÍVEL 0. Não apresenta a          NÍVEL 1. Abaixo do                   NÍVEL 2. Dentro do                NÍVEL 3. Acima do
      competência                       Esperado                            Esperado                           Esperado
       (Não Eficaz)               (Minimamente Eficaz)                       (Eficaz)                     (Altamente Eficaz)

 Não consegue promover a        Transmite as informações dos      Promove a comunicação            Utiliza técnicas de feedback
comunicação eficiente na        projetos, programas e portfólio.   efetiva dos projetos, programas   aos diferentes stakeholders.
gestão de projetos, programas                                      e portfólio aos diversos níveis
e portfólio, permitindo          Tem dificuldade de receber e     hierárquicos, considerando a       Articula cenários para
questionamentos dúbios e        dar feedback.                      profundidade e informações        influenciar a tomada de
dificuldade de entendimento e                                      necessárias em cada ponto de      decisão.
evolução.                                                          contato.


                                                                    Pratica a escuta ativa.
Competência: GESTÃO DE PROJETOS
                                              NÍVEIS DE COMPETÊNCIA
 NÍVEL 0. Não apresenta a         NÍVEL 1. Abaixo do                NÍVEL 2. Dentro do                  NÍVEL 3. Acima do
      competência                      Esperado                         Esperado                             Esperado
       (Não Eficaz)              (Minimamente Eficaz)                    (Eficaz)                       (Altamente Eficaz)

 Não possui conhecimentos     Estrutura um projeto,            Acompanha as                      Aperfeiçoa os processos de
básicos para o exercício da   programa e/ou portfólio           implementações, gerenciando        gestão de projetos, programas
competência.                  alinhado à estratégia             riscos e realizando serviços que   e portfólio, a fim de buscar a
                              organizacional, a partir de uma   suportem tanto a Alta              excelência nos processos,
                              necessidade identificada,         Administração quanto os            ferramentas e controles,
                              definindo objetivos, recursos     gerentes de projeto.               demonstrando atitude
                              viabilizadores e indicadores de    Conhece e aplica ferramentas     empreendedora e propondo
                              performance, suportando a         de apoio à gestão dos serviços.    novas formas de trabalho,
                              decisão da Alta Administração.     Avalia a maturidade em           gerenciando as mudanças
                               Sabe orientar as áreas quanto   gerenciamento de projetos,         necessárias.
                              aos conceitos e define            programas e portfólio,
                              templates para planejamento       suportando ações para sua
                              dos projetos.                     evolução.
Competência: ORGANIZAÇÃO & PROCESSOS
                                               NÍVEIS DE COMPETÊNCIA
 NÍVEL 0. Não apresenta a          NÍVEL 1. Abaixo do                NÍVEL 2. Dentro do                NÍVEL 3. Acima do
      competência                       Esperado                         Esperado                           Esperado
       (Não Eficaz)               (Minimamente Eficaz)                    (Eficaz)                     (Altamente Eficaz)

 Estabelece alguns padrões      Padroniza os templates para    Estabelece políticas,            Cria um ambiente favorável
porém não documenta e não       gerenciamento de projetos.      procedimentos e templates         para garantir a inovação
divulga de forma estruturada.                                   para gerenciamento de             contínua, envolvendo pessoas e
                                                                projetos.                         integrando a organização.
                                                                 Monitora as tarefas,             Propõe revisões nos
                                                                processos e problemas             processos para otimização das
                                                                relacionados aos projetos,        atividades.
                                                                buscando superar os resultados     Estabelece e gerencia
                                                                previstos e dentro dos recursos   indicadores para avaliar a
                                                                disponíveis.                      performance dos projetos, de
                                                                 Estabelece e gerencia           cada serviço do PMO e do
                                                                indicadores para avaliar a        Negócio.
                                                                performance dos projetos
Competência: EMPREENDEDORISMO
                                              NÍVEIS DE COMPETÊNCIA
 NÍVEL 0. Não apresenta a        NÍVEL 1. Abaixo do              NÍVEL 2. Dentro do              NÍVEL 3. Acima do
      competência                     Esperado                       Esperado                         Esperado
       (Não Eficaz)             (Minimamente Eficaz)                  (Eficaz)                   (Altamente Eficaz)

 Compartilha ideias com a     Assume e desenvolve as        Possui postura pró-ativa,     Influencia seu círculo de
equipe porém sente            novas ideias porém falta       transformando ideias em        relacionamento e é capaz de
dificuldades em organizar e   habilidade para mobilizar as   resultados reais.              obter resultados através da
executá-las.                  partes interessadas para        Os problemas são encarados   mobilização de outros e de seu
                              executar e implantá-las.       como oportunidades na busca    próprio senso de planejamento
                                                             de melhores resultados.        e execução.
Competência: RELACIONAMENTO INTERPESSOAL
                                                NÍVEIS DE COMPETÊNCIA
 NÍVEL 0. Não apresenta a           NÍVEL 1. Abaixo do               NÍVEL 2. Dentro do                 NÍVEL 3. Acima do
      competência                        Esperado                        Esperado                            Esperado
       (Não Eficaz)                (Minimamente Eficaz)                   (Eficaz)                      (Altamente Eficaz)

 Demonstra dificuldade para      Adapta-se a novas situações    Demonstra facilidade para        Reconhecido pela capacidade
adaptar-se a novas situações e   porém necessita de um prazo     interagir com outros, criando e   de se relacionar com
a interagir com diferentes       maior para desenvolver          desenvolvendo relações            transparência e pela busca do
stakeholders.                    relações que ajudem a gerar     duradouras que ajudam a gerar     melhor resultado.
 Não consegue estabelecer       resultados.                     resultados.                        Adapta-se e administra as
relação de confiança com os                                                                        novas situações com facilidade
principais stakeholders                                                                            e é reconhecido como
                                                                                                   profissional que sempre agrega
                                                                                                   valor.
Competência: FOCO NO CLIENTE (GESTÃO DE STAKEHOLDERS)
                                                 NÍVEIS DE COMPETÊNCIA
 NÍVEL 0. Não apresenta a           NÍVEL 1. Abaixo do               NÍVEL 2. Dentro do               NÍVEL 3. Acima do
      competência                        Esperado                        Esperado                          Esperado
       (Não Eficaz)                (Minimamente Eficaz)                   (Eficaz)                    (Altamente Eficaz)

 Conhece os serviços do PMO.     Compreende como os             Investe tempo para entender    Customiza os serviços
 O resultado individual ou da   serviços atendem às             às necessidades dos clientes    alinhados às necessidades
área é prioridade,               necessidades dos clientes       internos.                       atuais e futuras.
independente dos impactos        internos e atende as             Define os serviços do PMO      Reconhecido como
que possam causar aos clientes   necessidades dos clientes,      considerando as necessidades    profissional que cria valor
internos ou externos.            porém não analisa os impactos   atuais dos clientes internos.   efetivo e antecipa as
                                 nem questiona a eficácia das     Repensa o modelo da área e    necessidades dos clientes com
                                 ações realizadas.               assume riscos para propor       o objetivo de fidelizar e gerar
                                                                 mudanças de forma a agregar     relacionamentos duradouros.
                                                                 valor para a organização.        Capacidade de analisar e se
                                                                  Cumpre o que foi acordado     reinventar visando sempre a
                                                                 junto aos clientes realizando   satisfação dos clientes.
                                                                 entregas de alta qualidade.
Competência: GESTÃO DO CONHECIMENTO
                                                  NÍVEIS DE COMPETÊNCIA
 NÍVEL 0. Não apresenta a           NÍVEL 1. Abaixo do              NÍVEL 2. Dentro do                  NÍVEL 3. Acima do
      competência                        Esperado                       Esperado                             Esperado
       (Não Eficaz)                (Minimamente Eficaz)                  (Eficaz)                       (Altamente Eficaz)

 Demonstra pouco                Demonstra                      Utiliza conceitos de gestão do    É apto a promover sessões de
comprometimento com a           comprometimento com a           conhecimento, como                 coaching e mentoring em
perenidade / sustentabilidade   perenidade / sustentabilidade   taxonomia, gestão de               gestão de projetos na
da disciplina de gestão de      da disciplina de gestão de      conteúdo, etc., para promover      organização.
projetos na organização.        projetos na organização.        a disciplina de gestão de
                                 Se envolve no                 projetos no ambiente                Aplica treinamentos
                                desenvolvimento de              corporativo.                       avançados de gestão de
                                treinamentos da disciplina de    Promove a utilização de lições   projetos, programa e portfólio.
                                gestão de projetos.             aprendidas em projetos.
                                                                 Utiliza meios de comunicação
                                                                organizacional para disseminar
                                                                a disciplina de gestão de
                                                                projetos.
Dinâmica de Grupo – Desenvolvendo Competências para o PMO

 Identificar qual é o
nível atual dos
participantes em
uma competência
 Discutir quais
ações poderiam ser
realizadas para
desenvolver a
competência
 Cada grupo
discutirá e
apresentará a análise
de uma competência
Análise das competências críticas para 5 serviços do PMO
(usando Método AHP):
Agenda


         Objetivos

         Competências
         ▪ Conceito
         ▪ Competências do PMO

         Competências X Serviços do PMO

         Níveis de Competência

         Encerramento
Desenvolvimento de Competências - E na prática, como fica ?

      Descrição de cargos e seleção da equipe do PMO (relacionamento com
       RH);
      Avaliação individual de competências e definição do plano de
       desenvolvimento;
      Alocação da equipe para realização dos serviços de acordo com o perfil;
      Motivação da equipe;
      Alto desempenho e alcance dos objetivos da área;
      Aumento da maturidade do PMO.
Criação de um Modelo de Competencias para PMO

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Criação de um Modelo de Competencias para PMO

  • 1. WORKSHOP Como avaliar e planejar Competências para um PMO
  • 2. Agenda Objetivos Competências ▪ Conceito ▪ Competências do PMO Competências X Serviços do PMO Níveis de Competência Encerramento
  • 3. Agenda Objetivos Competências ▪ Conceito ▪ Competências do PMO Competências X Serviços do PMO Níveis de Competência Encerramento
  • 4. Objetivos • O objetivo deste encontro é compartilhar conceitos e visões sobre a importância do planejamento e avaliação de competências para um PMO. • Vamos analisar, em conjunto, as competências mais críticas para alguns serviços prestados pelo PMO, e ainda comparar esta análise com o que dizem alguns dos mais experientes profissionais deste mercado no Brasil. • Por fim, vamos discutir e propor ideias de ações que auxiliem no desenvolvimento de algumas competências chave para o PMO, e que possam ser expandidas, aprimoradas para uso prático no seu dia-a-dia de trabalho. • Não existem verdades absolutas. Todas as percepções e ideias são bem- vindas.
  • 5. Colaboradores ana.costa@citi.com ana.saut@brasilfoods.com.br alessandra.rodrigues@br.experian.com lmorales@endesabr.com.br rodrigo.Thahira@brasilprev.com.br taisaalmeida@bb.com.br
  • 6. Agenda Objetivos Competências ▪ Conceito ▪ Competências do PMO Competências X Serviços do PMO Níveis de Competência Encerramento
  • 7. O que é Competência? Competência é um requisito padrão para um indivíduo realizar adequadamente um trabalho específico. Ela engloba uma combinação de conhecimentos, habilidades e comportamentos utilizados para o melhor desempenho. De modo mais geral, a competência é o estado ou qualidade de ser adequada ou bem qualificado, tendo a capacidade de executar uma função específica. (wikipedia) Fonte: Alonso e João Soler - Coaching para Gerentes de Projetos - PMO Master Class 2011
  • 8. Conceito do CHA C H A Conhecimento Habilidade Atitude Escolaridade, Experiência e prática do Ter ações compatíveis para conhecimentos saber. atingir os técnicos, cursos gerais e objetivos, aplicando os especializações. conhecimentos e habilidades adquiridas e/ou a serem adquiridas. SABER SABER FAZER QUERER FAZER Fonte: Alonso e João Soler - Coaching para Gerentes de Projetos - PMO Master Class 2011
  • 9. Competências do PMO 1. Capacidade de influência 2. Capacidade de integração  3. Gestão de conflitos 4. Comunicação eficaz  5. Gestão de Projetos 6. Organização & Processos 7. Empreendedorismo 8. Relacionamento interpessoal 9. Foco no cliente (Gestão de Stakeholders) 10. Gestão do conhecimento
  • 10. Competência: CAPACIDADE DE INFLUÊNCIA Conceito: Ser capaz de persuadir, convencer, influenciar ou impulsionar outros de forma a obter suporte ou produzir efeitos para os objetivos táticos e estratégicos relacionados ao portfólio. CONHECIMENTOS HABILIDADES ATITUDES Saber a Técnica (SABER) Saber Fazer (FAZER) Querer Fazer (SER)  Melhores práticas de gerenciamento de  Argumentar com facilidade  Age com interesse e curiosidade projetos, com ênfase nas áreas de  Obter atenção e o respeito das pessoas  Demonstra carisma nas suas relações conhecimento definidas no PMBoK  Convencer sem autoridade ou poder  Age com senso de urgência principalmente Integração, RH e direto  Demonstra facilidade na comunicação Comunicação  Usar técnicas de negociação  Envolve as pessoas no processo de  Cultura Organizacional decisão, gerando responsabilidade  Entendimento do negócio  Promove mudanças  Análise de Stakeholders  Melhores práticas de gerenciamento de Programas e Portfólio  Estratégia Empresarial
  • 11. Competência: CAPACIDADE DE INTEGRAÇÃO Conceito: Ser capaz de identificar interdependências entre projetos, programas e portfólios, articulando com stakeholders envolvidos a fim de aumentar a assertividade dos mesmos no atingimento dos objetivos estratégicos organizacionais relacionados. CONHECIMENTOS HABILIDADES ATITUDES Saber a Técnica (SABER) Saber Fazer (FAZER) Querer Fazer (SER)  Visão sistêmica e estratégica  Administrar conflitos  Transmite confiabilidade e confiança  Análise de Stakeholders  Analisar criteriosamente  Observa o ambiente em que atua  Melhores práticas de gerenciamento de  Aplicar conhecimentos multidisciplinares  Demonstra sensibilidade nas relações projetos, com ênfase nas áreas de  Argumentar com facilidade interpessoais conhecimento definidas no PMBoK  Transitar com habilidade na organização  Age com sigilo quanto a assuntos e principalmente Integração, RH e  Equacionar problemas documentos Comunicação  Expressar seu pensamento com  Demonstra postura crítica  Melhores práticas de gerenciamento de organização lógica, coesão e coerência  Procura estabelecer prioridades Programas e Portfólio  Usar técnicas de negociação  Age com imparcialidade  Técnicas de negociação  Prever fatos, oportunidades e problemas  Demonstra assertividade  Estratégia Empresarial  Expressar seu pensamento  Age comprometido com os interesses da  Cultura Organizacional  Realizar síntese organização
  • 12. Competência: GESTÃO DE CONFLITOS Conceito: Ser capaz de manejar e atenuar de forma positiva as situações de resistência ou impasses nas relações individuais ou de grupos de stakeholders, visando minimizar o impacto às entregas dos projetos ou ao desempenho do portfólio. CONHECIMENTOS HABILIDADES ATITUDES Saber a Técnica (SABER) Saber Fazer (FAZER) Querer Fazer (SER)  Melhores práticas de gerenciamento de  Analisar criteriosamente e criticamente  Demonstra disponibilidade para ouvir projetos, com base nas áreas de diferentes pontos de vistas  Demonstra energia para resolver conhecimento definidas no PMBoK  Apresentar propostas realistas e problemas (Integração, Escopo, Tempo, Custo, oportunas  Age com imparcialidade Qualidade, RH, Comunicação, Riscos e  Considerar a natureza do outro no trato  Demonstra facilidade na comunicação Aquisições) e relacionamento com as pessoas  Demonstra postura conciliatória  Cultura Organizacional  Equacionar problemas  Demonstra sensibilidade interpessoal  Análise de Stakeholders  Envolver a equipe do projeto e os (qualidade nos contatos com pares,  Técnicas de Administração de Conflitos stakeholders clientes e fornecedores)  Técnicas de negociação  Usar técnicas de negociação
  • 13. Competência: COMUNICAÇÃO EFICAZ Conceito: Ser capaz de promover a comunicação efetiva dos projetos, programas e portfólio aos diversos níveis hierárquicos, considerando a profundidade e informações necessárias em cada ponto de contato. CONHECIMENTOS HABILIDADES ATITUDES Saber a Técnica (SABER) Saber Fazer (FAZER) Querer Fazer (SER)  Cultura Organizacional  Estimular a tomada de decisão  Age com imparcialidade  Análise de Stakeholders  Estruturar modelo de consenso em grupo  Demonstra facilidade de receber e  Técnicas de comunicação  Poder de influência / direcionamento transmitir informações aos diversos  Técnicas de negociação  Escutar ativamente / Saber ouvir públicos  Técnicas de Feedback  Comunicar bem, escrita e oralmente  Demonstra facilidade em consolidar  Praticar poder de síntese dados  Articular "politicamente"  Demonstra interesse em ouvir  Conduzir reuniões  Praticar empatia
  • 14. Competência: GESTÃO DE PROJETOS Conceito: Ser capaz de planejar, estruturar, avaliar e monitorar a gestão de projetos, programas e portfólio, em conjunto com os gerentes de projeto, stakeholders e a alta gestão patrocinadora/cliente dos serviços do PMO, promovendo a maturidade desta competência na organização em que atua. CONHECIMENTOS HABILIDADES ATITUDES Saber a Técnica (SABER) Saber Fazer (FAZER) Querer Fazer (SER)  Melhores práticas de gerenciamento de  Comunicar bem, escrita e oralmente  Promove mudanças Projetos, Programas e Portfólio  Ter foco no cliente interno  Propõe formas diferentes de trabalho  Entendimento do negócio e da estrutura  Desenvolver pessoas  Age com ética organizacional da empresa  Capacidade de vender ideias  Demonstra sensibilidade nas relações  Modelos de maturidade em  Liderar interpessoais gerenciamento de projetos  Articular  Demonstra atitude empreendedora  Gestão de Processos  Praticar autoconfiança  Demonstra postura crítica  Ferramentas de apoio a gestão  Gerenciar mudanças  Demonstra cooperativismo  Noções básicas de Matemática Financeira  Solucionar conflitos  Demonstra coerência entre o que faz e  Ter objetividade / assertividade fala, sendo um exemplo a ser seguido  Trabalhar com disciplina e método  Age com atenção a detalhes  Organizar e conduzir reuniões
  • 15. Competência: ORGANIZAÇÃO & PROCESSOS Conceito: Ser capaz de estruturar atividades e processos, e de atuar dentro de contextos definidos em padrões que suportem a execução de tarefas. CONHECIMENTOS HABILIDADES ATITUDES Saber a Técnica (SABER) Saber Fazer (FAZER) Querer Fazer (SER)  Ferramentas da qualidade total  Analisar com facilidade  Demonstra organização  Visão sistêmica e estratégica (entende o  Raciocinar com lógica  Age com atenção a detalhes ambiente político e econômico da  Estruturar e implementar novos  Demonstra facilidade na comunicação organização e formula estratégias para serviços/processos  Age com objetividade atingimento dos objetivos).  Comunicar bem, escrita e oralmente  Propõe formas diferentes de trabalho  Realizar síntese  Aceita e se adapta facilmente às  Trabalhar com disciplina e método mudanças
  • 16. Competência: EMPREENDEDORISMO Conceito: Ser capaz de buscar e identificar oportunidades de ação, propor e implantar soluções, de forma inovadora /diferenciada, visando otimizar a performance dos projetos e do portfólio. CONHECIMENTOS HABILIDADES ATITUDES Saber a Técnica (SABER) Saber Fazer (FAZER) Querer Fazer (SER)  Gestão da Inovação  Trabalhar com disciplina e método  Acredita no próprio potencial  Gestão da Qualidade  Possuir capacidade analítica  Observa o ambiente em que atua  Gestão de Processos  Raciocinar com lógica  Age com atenção a detalhes.  Praticar organização  Age proativamente  Possuir perfil Realizador  Busca pela excelência  Demonstra coerência entre o que faz e fala, sendo um exemplo a ser seguido  Demonstra versatilidade  Propõe formas diferentes de trabalho  Responde às mudanças com flexibilidade
  • 17. Competência: RELACIONAMENTO INTERPESSOAL Conceito: Ser capaz de criar, manter, expandir e utilizar as redes de contato a fim de garantir as entregas e os resultados esperados. CONHECIMENTOS HABILIDADES ATITUDES Saber a Técnica (SABER) Saber Fazer (FAZER) Querer Fazer (SER)  Análise e Gestão de Stakeholders  Comunicar bem, escrita e oralmente  Age com atenção a detalhes  Técnicas de Administração de Conflitos  Praticar empatia  Observa o ambiente em que atua  Comunicação Escrita e Oral  Ter objetividade  Age com autocontrole  Possuir equilíbrio emocional  Age com empatia  Age com sensatez  Demonstra carisma nas suas relações  Demonstra clareza em seus propósitos  Demonstra coerência entre o que faz e fala, sendo um exemplo a ser seguido  Demonstra confiança nos outros  Demonstra disponibilidade para ouvir  Demonstra respeito às diferenças
  • 18. Competência: FOCO NO CLIENTE (GESTÃO DE STAKEHOLDERS) Conceito: Ser capaz de identificar e atender as expectativas dos clientes e agilidade para se reposicionar em caso de mudança no modelo de gestão ou estrutura organizacional. CONHECIMENTOS HABILIDADES ATITUDES Saber a Técnica (SABER) Saber Fazer (FAZER) Querer Fazer (SER)  Análise e Gestão de Stakeholders  Comunicar bem, escrita e oralmente  Age com objetividade e simplicidade  Gestão de Equipe  Praticar organização  Observa o ambiente em que atua  Gestão de mudanças  Trabalhar com disciplina e método  Age com rapidez de resposta  Serviços do PMO  Praticar empatia  Age proativamente  Melhores práticas de gerenciamento de  Agir com flexibilidade  Delega e acompanha projetos, com base nas áreas de  Saber Ouvir  Demonstra disponibilidade para ouvir conhecimento definidas no PMBoK  Demonstra energia para resolver problemas  Modelos de maturidade em gerenciamento  Procura identificar e entender as necessidades de projetos organizacional dos clientes  Tem um bom relacionamento com as áreas  É persistente e otimista na implantação das mudanças  Responde às mudanças com flexibilidade.
  • 19. Competência: GESTÃO DO CONHECIMENTO Conceito: Ser capaz de disseminar a cultura/disciplina de gestão de projetos, programas e portfólio na organização/departamento e garantir a geração de conhecimento ao longo do desenvolvimento dos projetos e programas e após seu encerramento. CONHECIMENTOS HABILIDADES ATITUDES Saber a Técnica (SABER) Saber Fazer (FAZER) Querer Fazer (SER)  Técnicas de Treinamentos  Comunicar bem, escrita e oralmente  Demonstra interesse em ensinar.  Melhores práticas de gerenciamento de  Transmitir conhecimento  Age proativamente projetos, com base nas áreas de  Praticar empatia  Demonstra organização conhecimento definidas no PMBoK  Consolidar informação (Integração, escopo, tempo, custo, qualidade, RH, comunicação, riscos e aquisições)  Melhores práticas de gestão de programas e portfólio  Cultura Organizacional  Taxonomia e Gestão de Conteúdos
  • 20. Agenda Objetivos Competências ▪ Conceito ▪ Competências do PMO Competências X Serviços do PMO Níveis de Competência Encerramento
  • 21. Competências x Serviços do PMO  Em um estudo realizado por Hobbs e Aubry (2007), foram mapeados os 27 serviços mais comuns, a partir da contribuição de 500 profissionais envolvidos com PMOs em todo o mundo. FUNÇÕES DO PMO (SERVIÇOS) % PMOs 1. Informar o status dos projetos para a alta gerência 83% 2. Desenvolver e implementar uma metodologia padrão 76% 3. Monitorar e controlar o desempenho dos projetos 65% 4. Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento 65% 5. Implementar e operar sistemas de informação dos projetos 60% 6. Prover aconselhamento à alta gerência 60% 7. Coordenar e integrar projetos de um portfólio 59% 8. Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos 58% 9. Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização 55% 10. Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO 50% 11. Participar do planejamento estratégico 49% ... Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  • 22. Competências x Serviços do PMO  Para prestação de cada serviço são necessárias algumas competências.  Definindo os serviços é possível identificar as competências requeridas. Exemplo: Serviço de “PROVER ACONSELHAMENTO À ALTA GERÊNCIA” Capacidade de Influência Capacidade de Integração Gestão de Conflitos Comunicação Eficaz Relacionamento Interpessoal Gestão de Projetos Organização & Processos Foco no Cliente Empreendedorismo Gestão do conhecimento
  • 23. Dinâmica de Grupo – Avaliando Competências para o PMO  Identificar quais são as 3 competências mais importantes para realização dos serviços  Serão avaliados os 5 serviços mais comuns dos PMO’s
  • 24. Resultado da dinâmica por Serviço
  • 26. Como avaliamos as Competências por Serviço do PMO ? 1 Método AHP ▪ O método AHP (Analytic Hierarchy Process) foi criado por Thomas Saaty na década de 70, com o objetivo de apoiar o processo de tomada de decisão no Departamento de Defesa do EUA. ▪ É hoje considerado uma das melhores práticas para a seleção e priorização de portfólios em organizações de todo o mundo. ▪ Consiste basicamente na decomposição de um objetivo em uma hierarquia de critérios, os quais podem ser comparados de forma independente. Com base nesta hierarquia, os tomadores de decisão comparam as alternativas sempre de duas em duas de acordo com cada critério estabelecido. ▪ Em um exercício realizado por 20 Líderes de PMO brasileiros, foram mapeadas as competências mais críticas para cada um dos 27 serviços mais comuns de um PMO, utilizando planilhas Excel e aplicando o método AHP para as comparações entre as competências.
  • 27. Como avaliamos as Competências por Serviço do PMO ? 2 Consolidação ▪ A consolidação dos resultados e a determinação dos pesos foi feita utilizando software específico que implementa o método em sua totalidade - Expert Choice (www.expertchoice.com)
  • 29. Agenda Objetivos Competências ▪ Conceito ▪ Competências do PMO Competências X Serviços do PMO Níveis de Competência Encerramento
  • 30. Competência: CAPACIDADE DE INFLUÊNCIA NÍVEIS DE COMPETÊNCIA NÍVEL 0. Não apresenta a NÍVEL 1. Abaixo do NÍVEL 2. Dentro do NÍVEL 3. Acima do competência Esperado Esperado Esperado (Não Eficaz) (Minimamente Eficaz) (Eficaz) (Altamente Eficaz)  Conhece a Cultura  Entende os problemas  Toma ações para persuadir e  Antecipa-se a situações que Organizacional, porém não relacionados ao projeto, time do adapta o discurso durante imponham restrições na compreende as relações de projeto e stakeholders. apresentações ou discussões organização, alinhavando ações poder na sua própria organização  Toma ações para persuadir, visando melhor resultado nas e decisões previamente, usando e nas organizações dos clientes, incluindo a preparação situações. habilidades de relacionamento e fornecedores, etc. cuidadosa dos dados, fornece  Entende o clima e a cultura comunicação para influenciar e  Não utiliza análise dos duas ou mais opções diferentes organizacional e reconhece as impulsionar os principais Stakeholders para identificar as em uma apresentação ou restrições implícitas da tomadores de decisão e relações de poder e as discussão. organização - o que é e o que formadores de opinião. oportunidades de usar a não é possível em determinados  Articula bem e rapidamente na influência para suportar os momentos ou posições. cadeia de comando para ganhar objetivos do projeto / programa o suporte necessário aos / portfólio. objetivos.
  • 31. Competência: CAPACIDADE DE INTEGRAÇÃO NÍVEIS DE COMPETÊNCIA NÍVEL 0. Não apresenta a NÍVEL 1. Abaixo do NÍVEL 2. Dentro do NÍVEL 3. Acima do competência Esperado Esperado Esperado (Não Eficaz) (Minimamente Eficaz) (Eficaz) (Altamente Eficaz)  Não possui conhecimentos  É capaz de analisar  É capaz de analisar  É pró-ativo em monitorar o básicos para o exercício da tecnicamente a consistência tecnicamente a consistência ambiente interno e externo competência. entre as estratégias entre as estratégias durante a execução das  Seu escopo de influência ou organizacionais e os projetos, organizacionais e os projetos, estratégias (projetos, abordagem de atuação não lhe programas e/ou portfólios, suas programas e/ou portfólios, suas programas e/ou portfolios), permite o exercício da oportunidades e ameaças oportunidades e ameaças sendo capaz de avaliar riscos competência. relacionadas na sua seleção, relacionadas na sua seleção. (negativos ou não), seus porém não influencia  Estabelece prioridades impactos em conjunto com stakeholders envolvidos a fim estratégicas através de stakeholders envolvidos e de estabelecer prioridades métodos e da articulação e submeter recomendações à estratégicas para a organização negociação com clientes Alta Gestão. de uma forma global. internos, formalizando-as na Alta Gestão.
  • 32. Competência: GESTÃO DE CONFLITOS NÍVEIS DE COMPETÊNCIA NÍVEL 0. Não apresenta a NÍVEL 1. Abaixo do NÍVEL 2. Dentro do NÍVEL 3. Acima do competência Esperado Esperado Esperado (Não Eficaz) (Minimamente Eficaz) (Eficaz) (Altamente Eficaz)  Lida positivamente em  Reconhece as situações de  Administra as situações de  Os clientes internos e ambientes conhecidos, onde já resistência ou impasses, porém mudanças substanciais, externos reconhecem a existem conceitos consensados, necessita de um prazo maior conflitos e impasses através de capacidade de relacionamento no entanto, demonstra para desenvolver relações com bom relacionamento e transparente e a motivação, dificuldades para adaptar-se a os stakeholders que o ajudem a interação com os stakeholders, mesmo em situações adversas. situações novas ou reagir a atenuá-las de forma positiva. e utilizando técnicas de  Consegue expor as situações impasses provenientes de negociação. de resistência e impasses de indivíduos ou grupos de forma imparcial, sem abalar sua stakeholders. relação com os seus públicos de  Reage negativamente às relacionamento (interno ou críticas, não conseguindo externo), e promovendo o administrar situações contrárias consenso sem impacto aos ou impasses. objetivos do projeto/portfólio.
  • 33. Competência: COMUNICAÇÃO EFICAZ NÍVEIS DE COMPETÊNCIA NÍVEL 0. Não apresenta a NÍVEL 1. Abaixo do NÍVEL 2. Dentro do NÍVEL 3. Acima do competência Esperado Esperado Esperado (Não Eficaz) (Minimamente Eficaz) (Eficaz) (Altamente Eficaz)  Não consegue promover a  Transmite as informações dos  Promove a comunicação  Utiliza técnicas de feedback comunicação eficiente na projetos, programas e portfólio. efetiva dos projetos, programas aos diferentes stakeholders. gestão de projetos, programas e portfólio aos diversos níveis e portfólio, permitindo  Tem dificuldade de receber e hierárquicos, considerando a  Articula cenários para questionamentos dúbios e dar feedback. profundidade e informações influenciar a tomada de dificuldade de entendimento e necessárias em cada ponto de decisão. evolução. contato.  Pratica a escuta ativa.
  • 34. Competência: GESTÃO DE PROJETOS NÍVEIS DE COMPETÊNCIA NÍVEL 0. Não apresenta a NÍVEL 1. Abaixo do NÍVEL 2. Dentro do NÍVEL 3. Acima do competência Esperado Esperado Esperado (Não Eficaz) (Minimamente Eficaz) (Eficaz) (Altamente Eficaz)  Não possui conhecimentos  Estrutura um projeto,  Acompanha as  Aperfeiçoa os processos de básicos para o exercício da programa e/ou portfólio implementações, gerenciando gestão de projetos, programas competência. alinhado à estratégia riscos e realizando serviços que e portfólio, a fim de buscar a organizacional, a partir de uma suportem tanto a Alta excelência nos processos, necessidade identificada, Administração quanto os ferramentas e controles, definindo objetivos, recursos gerentes de projeto. demonstrando atitude viabilizadores e indicadores de  Conhece e aplica ferramentas empreendedora e propondo performance, suportando a de apoio à gestão dos serviços. novas formas de trabalho, decisão da Alta Administração.  Avalia a maturidade em gerenciando as mudanças  Sabe orientar as áreas quanto gerenciamento de projetos, necessárias. aos conceitos e define programas e portfólio, templates para planejamento suportando ações para sua dos projetos. evolução.
  • 35. Competência: ORGANIZAÇÃO & PROCESSOS NÍVEIS DE COMPETÊNCIA NÍVEL 0. Não apresenta a NÍVEL 1. Abaixo do NÍVEL 2. Dentro do NÍVEL 3. Acima do competência Esperado Esperado Esperado (Não Eficaz) (Minimamente Eficaz) (Eficaz) (Altamente Eficaz)  Estabelece alguns padrões  Padroniza os templates para  Estabelece políticas,  Cria um ambiente favorável porém não documenta e não gerenciamento de projetos. procedimentos e templates para garantir a inovação divulga de forma estruturada. para gerenciamento de contínua, envolvendo pessoas e projetos. integrando a organização.  Monitora as tarefas,  Propõe revisões nos processos e problemas processos para otimização das relacionados aos projetos, atividades. buscando superar os resultados  Estabelece e gerencia previstos e dentro dos recursos indicadores para avaliar a disponíveis. performance dos projetos, de  Estabelece e gerencia cada serviço do PMO e do indicadores para avaliar a Negócio. performance dos projetos
  • 36. Competência: EMPREENDEDORISMO NÍVEIS DE COMPETÊNCIA NÍVEL 0. Não apresenta a NÍVEL 1. Abaixo do NÍVEL 2. Dentro do NÍVEL 3. Acima do competência Esperado Esperado Esperado (Não Eficaz) (Minimamente Eficaz) (Eficaz) (Altamente Eficaz)  Compartilha ideias com a  Assume e desenvolve as  Possui postura pró-ativa,  Influencia seu círculo de equipe porém sente novas ideias porém falta transformando ideias em relacionamento e é capaz de dificuldades em organizar e habilidade para mobilizar as resultados reais. obter resultados através da executá-las. partes interessadas para  Os problemas são encarados mobilização de outros e de seu executar e implantá-las. como oportunidades na busca próprio senso de planejamento de melhores resultados. e execução.
  • 37. Competência: RELACIONAMENTO INTERPESSOAL NÍVEIS DE COMPETÊNCIA NÍVEL 0. Não apresenta a NÍVEL 1. Abaixo do NÍVEL 2. Dentro do NÍVEL 3. Acima do competência Esperado Esperado Esperado (Não Eficaz) (Minimamente Eficaz) (Eficaz) (Altamente Eficaz)  Demonstra dificuldade para  Adapta-se a novas situações  Demonstra facilidade para  Reconhecido pela capacidade adaptar-se a novas situações e porém necessita de um prazo interagir com outros, criando e de se relacionar com a interagir com diferentes maior para desenvolver desenvolvendo relações transparência e pela busca do stakeholders. relações que ajudem a gerar duradouras que ajudam a gerar melhor resultado.  Não consegue estabelecer resultados. resultados.  Adapta-se e administra as relação de confiança com os novas situações com facilidade principais stakeholders e é reconhecido como profissional que sempre agrega valor.
  • 38. Competência: FOCO NO CLIENTE (GESTÃO DE STAKEHOLDERS) NÍVEIS DE COMPETÊNCIA NÍVEL 0. Não apresenta a NÍVEL 1. Abaixo do NÍVEL 2. Dentro do NÍVEL 3. Acima do competência Esperado Esperado Esperado (Não Eficaz) (Minimamente Eficaz) (Eficaz) (Altamente Eficaz)  Conhece os serviços do PMO.  Compreende como os  Investe tempo para entender  Customiza os serviços  O resultado individual ou da serviços atendem às às necessidades dos clientes alinhados às necessidades área é prioridade, necessidades dos clientes internos. atuais e futuras. independente dos impactos internos e atende as  Define os serviços do PMO  Reconhecido como que possam causar aos clientes necessidades dos clientes, considerando as necessidades profissional que cria valor internos ou externos. porém não analisa os impactos atuais dos clientes internos. efetivo e antecipa as nem questiona a eficácia das  Repensa o modelo da área e necessidades dos clientes com ações realizadas. assume riscos para propor o objetivo de fidelizar e gerar mudanças de forma a agregar relacionamentos duradouros. valor para a organização.  Capacidade de analisar e se  Cumpre o que foi acordado reinventar visando sempre a junto aos clientes realizando satisfação dos clientes. entregas de alta qualidade.
  • 39. Competência: GESTÃO DO CONHECIMENTO NÍVEIS DE COMPETÊNCIA NÍVEL 0. Não apresenta a NÍVEL 1. Abaixo do NÍVEL 2. Dentro do NÍVEL 3. Acima do competência Esperado Esperado Esperado (Não Eficaz) (Minimamente Eficaz) (Eficaz) (Altamente Eficaz)  Demonstra pouco  Demonstra  Utiliza conceitos de gestão do  É apto a promover sessões de comprometimento com a comprometimento com a conhecimento, como coaching e mentoring em perenidade / sustentabilidade perenidade / sustentabilidade taxonomia, gestão de gestão de projetos na da disciplina de gestão de da disciplina de gestão de conteúdo, etc., para promover organização. projetos na organização. projetos na organização. a disciplina de gestão de  Se envolve no projetos no ambiente  Aplica treinamentos desenvolvimento de corporativo. avançados de gestão de treinamentos da disciplina de  Promove a utilização de lições projetos, programa e portfólio. gestão de projetos. aprendidas em projetos.  Utiliza meios de comunicação organizacional para disseminar a disciplina de gestão de projetos.
  • 40. Dinâmica de Grupo – Desenvolvendo Competências para o PMO  Identificar qual é o nível atual dos participantes em uma competência  Discutir quais ações poderiam ser realizadas para desenvolver a competência  Cada grupo discutirá e apresentará a análise de uma competência
  • 41. Análise das competências críticas para 5 serviços do PMO (usando Método AHP):
  • 42. Agenda Objetivos Competências ▪ Conceito ▪ Competências do PMO Competências X Serviços do PMO Níveis de Competência Encerramento
  • 43. Desenvolvimento de Competências - E na prática, como fica ?  Descrição de cargos e seleção da equipe do PMO (relacionamento com RH);  Avaliação individual de competências e definição do plano de desenvolvimento;  Alocação da equipe para realização dos serviços de acordo com o perfil;  Motivação da equipe;  Alto desempenho e alcance dos objetivos da área;  Aumento da maturidade do PMO.

Notas do Editor

  1. Tópicos para abertura (verbal): Apresentar os conceitos para criação de um Modelo de Competências requeridas para os principais serviços prestados por um PMO e demonstrar a aplicação prática da avaliação das competências. objetivos (incluindo a dinâmica) idéia geral do trabalho (metodologia para chegar às competencias, correlação com os serviços, etc) atuação do PMO no desenvolvimento das competências dos gerentes de projetos citar o que existe sobre competências para o gerente de projetos – PMI, etc. citar discussões do grupo do PMO Master class
  2. Introduzir o grupo e o curso do PMO Master Class
  3. Explicar como chegamos a estas 10 competências
  4. Visão sistêmica e estratégica: entende o ambiente político e econômico da organização e formula estratégias para atingimento dos objetivos
  5. Pressupõe a capacidade de atuar em um ambiente de mudança organizacional.Ferramentas de apoio a gestão (ex: cronogramas-MS Project, Primavera; portfolio-MS PPS, Clarity; processos-BPM, MS Visio; etc)
  6. explicar que para cada serviço são necessárias algumas competências
  7. explicar que para cada serviço são necessárias algumas competências
  8. Dinâmica – 1ª. Parte - 1 hora e 10 minutos1a. Parte da Dinâmica: Discutir e definir em grupo as 3 competências mais críticas para 5 serviços previamente selecionados (serviços mais comuns)[10 minutos] 0. Explicar o métodoVocês fazem parte de um PMO que presta 5 serviços para seus clientes em uma organização (tomamos como referência os 5 serviços mais comuns encontrados nos PMOs de acordo com a pesquisa feita por Hobbs, B. (2007), explicadaanteriormente.Para cada serviço, iremos identificar as 3 competências mais importantes para realização deste serviço com bom desempenho[50 minutos] Passos 1 a 5:1. Platéia é dividida em 5 grupos (idealmente). Equipe distribui 1 serviço para todas as mesas. E mais o baralho de competências.2. Análise das competências por serviço: primeiro individualmente (5 minutos) e depois com consenso do grupo (5-10 minutos). Será dado tempo limitado para as discussões (total 15 minutos por rodada).3. Grupo preenche uma folha com as 3 competências consideradas mais críticas para o serviço 4. A equipe recolhe a folha com a cor do serviço e as 3 competências selecionadas e distribui o 2o. Serviço para nova rodada de análise5. Enquanto os grupos discutem o 2o. Serviço, a equipe tabula os resultados do 1o. Serviço (serviço x competências) e assim sucessivamente até o 5o. Serviço ser discutido.Usar a planilha de tabulação dos resultados.
  9. 5. Enquanto os grupos discutem o 2o. Serviço, a equipe tabula os resultados do 1o. Serviço (serviço x competências) e assim sucessivamente até o 5o. Serviço ser discutido.Usar a planilha de tabulação dos resultados.
  10. Um trabalho parecido com o que vcs estão fazendo agora, foi feito por um grupo de 20 dos mais importantes líderes de PMO brasileiros, e olhando para os 27 serviços mais comuns dos PMOs. Com a experiência destes PMOs em cada um dos 27 serviços e a avaliação feita por eles em relação a cada uma das competências, foi possível elencar as 3 competências mais críticas para cada serviço.[10 minutos] Passo 6:6. Mostrar os resultados dos grupos x nosso (= projeto de pesquisa de 20 lideres de PMO Brasileiros)
  11. Utilizamos uma metodologia para efetuar comparações entre as competências e determinar uma “ordem” de criticidade. O método transforma análises muitas vezes empíricas, em valores numéricos e comparáveis.O que é AHP, quais são as etapas. De forma bem simplista pois caberia aqui uma aula dedicada a isso, podemos explicar assim: O método AHP é utilizado na tomada de decisão em cenários complexos, onde um grupo de pessoas trabalha em conjunto na tomada de decisão, levando-se em conta as percepções e julgamentos do grupo. Ao utilizarmos o método AHP devemos decompor o objetivo em uma hierarquia de critérios, os quais podem ser comparados de forma independente. Com base nessa hierarquia, os tomadores de decisão deverão comparar as alternativas sempre de duas em duas, de acordo com cada critério estabelecido. Nesta comparação é possível utilizar dados concretos e também o julgamento e a percepção daqueles que estão tomando a decisão. Dessa forma, o método AHP transforma análises muitas vezes empíricas, em valores numéricos e comparáveis. A capacidade de converter dados empíricos em elementos matemáticos é um dos principais diferenciais do método AHP. Após todas as comparações terem sido realizadas e os pesos relativos de cada critério estabelecidos, tem-se então a probabilidade de cada uma das alternativas. Essa probabilidade determina as chances que cada alternativa tem de atender ao objetivo estabelecido. Quanto maior a probabilidade, maior a contribuição da alternativa para o objetivo final.
  12. Para consolidar os resultados, foi utilizado um software chamado Expert Choice que auxilia nos cálculos e apresentação gráfica dos resultados.
  13. 20 minutos
  14. As Competências do PMO podem ser avaliadas em uma escala de níveis de maturidade crescente, que vai desde a ausência absoluta daquela competência até um nível demonstrado de extrema excelência.Aqui nós elencamos alguns indicadores que auxiliam a determinar o nível de maturidade do profissional naquela competência em específico. Por exemplo, para o Nível 0.....explicar cada nível com exemplos dos indicadores.
  15. Nível 2: (ex: monitoramento de portfolio, suporte a planejamento de projetos complexos, etc).
  16. Foco da 2ª. Parte da Dinâmica é o desenvolvimento das competências[65 minutos] Desafio - Avaliar as competências críticas para o serviço, seguindo a tabela de níveis e propor ações para desenvolvimento das mesmas[15 minutos]1. Distribuir a lista com os 5 serviços pelos grupos (cada grupo trabalhará em 1) com o resultado das competências críticas definidas no nosso trabalho 2. Distribui-se também a lista das competências com a descrição do CHA e a escala de níveis 3. Os grupos deverão avaliar uma das competências mais votadas para aquele serviço (conceito de onde está x onde deveria estar) e propor ações para desenvolver a competência. [50 minutos] 4. Cada grupo apresenta sua avaliação e discussão é aberta para todos
  17. Lista (tabela) a ser distribuída aos grupos