PMO - A Chave de Sucesso | Escritório de Projetos

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Conflitos de Interesse

Seleção de Projeto
Comformidadel
oportunidades
demandas
estratégicas

Pipeline (fúnil) de Projetos

ObjetivosdoProjeto
RealizaçãodosObjetivos
Liderança
Colaboração
Recursos
Metodologia
Gestão de Projetos Empresa
Satisfação clientes
Satisfação funcionários
Satisfação de outros
grupos envolvidos

Metodologia
O quê
fazer?
Quando
fazer?
Por
que
fazer?
Qual é a
entrada
e saída?
Template
Indicadores
de
Performance
Fluxo de
Trabalho
A Metodologia é
a explicação
minuciosa,
detalhada,
rigorosa e
exata de toda
ação
desenvolvida no
método
(caminho) para
o
gerenciamento
de projetos.
A Metodologia é
a explicação
minuciosa,
detalhada,
rigorosa e
exata de toda
ação
desenvolvida no
método
(caminho) para
o
gerenciamento
de projetos.

Liderança
Gerenciamento das
Pessoas
Política e
Estratégia
Recursos
Processos Satisfação dos
funcionários
Satisfação dos
clientes
Impacto na
sociedade
Resultados Negócios
Facilitadores Resultados

Fazer gestão de projetos é gerenciar recursos escassos e liderar
pessoas.
Fazer gestão de projetos é gerenciar recursos escassos e liderar
pessoas.

Isto leva a confusões, atrasos, recursos
insuficientes,? Colisões, ...
Elimina as desvantagens do método anterior, leva a
uma melhor tempo, em geral, pode evitar que as
equipes tenha sobrecarga, desperdícios de recursos...

0
1
2
3
4
5
6
7
0
2
4
6
8
10
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4
Capacidade x Demanda
Demanda Capacidade

Qual é sua percepção sobre Riscos?
Gaps e outros?
Empire State Building
“no final, tudo
dá certo!”

Visibilidade => Controle

Vamos dominar
o mundo?
Vamos dominar
o mundo?
Precisamos de
alinhamento &
visibilidade
(controle)

3 p’s  Fator de Sucesso
Pessoas
Produto (ferramenta/tecnologia)
Processos
17

Qual é método é melhor?
Ágil
Tradicional

Objetivo
Alinhamento, Metodologia, Treinamento, Documentação, Conhecimento
Acompanhamento, Relatórios de progresso, Controle de recursos,
Mentoring, Coaching

Estratégia
corporativa
Portfólio
Programa
Projeto
Entregas
Operação
Fonte: http://www.slideshare.net/PearcemayfieldWeb/p3o-big-picture

Serviços do PMO…continua…
Gerenciamento do Portfólio
•Informações do portfólio de projeto
•Objetivos estratégicos e portfólio
de recuros
•Relatórios/dashboard &
Governança
•Técnicas de priorização
•Revisão/avaliação de projetos
•Iniciação/encerramento de projetos
•Prover suporte para projetos com
problemas
Consultoria
•Avaliação de projetos
•Recuperação (intervensão) de
projetos
•Processos, ferraments e
metodoloigas
•Mentoring (tutoria)
•Portal web/informação e
compartilhameto de informação
•Transferência de conhecimento
Treinamento
•Metodologia
•Ferramentas
Metodologia
•Processos;
•Templates;
•Check-lists;
•Administração das ferramentas.

Serviços do PMO
Gestão de
Fornecedores
• Seleção;
• RFI/RFP;
• Contratação;
• Relatório de
Desempenho
Gestão de Recursos
• Alocação de recuros;
• Plano de Carreira;
• Descrição das atividades
(job descriptions);
• Recompensas e
reconhecimento.
Administração
• Contabilidade
(Accounting) dos
Projetos;
• Coletar dados e
relatórios.
Arquivos de Projetos
• Repositório de
informações;
• Biblioteca de Projetos;
• Gerenciamento de
Conhecimento;
• Lições aprendidas;
• Fechamento dos
projetos.

Tipos de PMO’s …. Continua…
PMO
Escritório de
projeto “por
projeto” ou
autônomo
Escritório de
Projetos
Departamental
Escritório de
Projetos
Corporativo

Consultivo X Autoridade
Interversão em Projetos
Caso de
negócios
Aprovação do projeto
Priorização
do projeto
Consultoria
(coaching/men
toring)
HelpDesk
(suporte/apoio
)
Suporte a
ferramentas
Metodologia &
Dashboard
(Painel de
Indicadores)

Para começar um PMO
Requisitos
O PMO devem estar
alinhados com os
interesses e objetivos
da organização;
O valor PMO devem
ser mensuráveis;
Um PMO deve ser
capaz de controlar e
gerenciar os
resultados dos
projetos.
Um PMO tem a
responsabilidade da
educação continua;
Um PMO deve criar e
monitorar métricas
para mostrar os
resultados de suas
contribuições;
O PMO deve se
concentrar em gestão
de portfólio de: - Os
investimentos do
projeto; - Recursos; -
Ativos; - Objetivos
estratégicos.
Fonte: Floyd Saunders - http://www.floydsaunders.com

Benefícios
Um ponto focal de planejamento estratégico para o processo de gerenciamento de projetos;
Uma organização dedicada com a melhoria contínua;
Uma organização dedicada à análise comparativa (benchmarking) para gerenciamento
de projetos;
Orientação organizacional para gerentes de projeto inexperientes;
Lições aprendidas e arquivos centralizados;
A "linha quente" ('hot line') para Problemas sem envolvimento gestão sênior;
Uma organização que compartilha ideias e experiências;

Mapa dos Stakeholders
Interesse & Poder
InteresseInteresse
PoderPoder
Alto
AltoBaixo
Baixo

Definir o Escopo

Idenficador Único | status do processo
ProjetoProjeto huntinghuntingLogísticaLogística
Implementação
faturamentofaturamento
Logistíca
(compra/entrega)
material
Logistíca
(compra/entrega)
material
Oportunidade de Negócios
0% 50% 100%
ON 1
ON 2
ON 3
ON 4
Pipeline
ContratoContrato
huntinghunting
Negócio Fechado
ProjetoProjeto
ProjetoProjeto
Revisão Pós-
Implementação
Planejado
X
Realizado
Planejado
X
Realizado
Pesquisa
Satisfação
Pesquisa
Satisfação
poolpool

Assessment (Avaliação) Inicial
• Flexibilidade da organização
• Adaptabilidade a mudanças
• Alinhamento estratégico de negócios
• Papéis e responsabilidades do gerenciamento de projetos
• Atitudes sobre despesas e investimento
Cultura Organizacional
• Existência do processo de documentação
• Efetividade da existência dos processos
• Consistência da aderência da documentação do processo
• Acessibilidade aos documentos dos processos
• Métricas utilizadas para controlar os projetos
Processos existentes
• Comprometimento com gerenciamento de projetos
• Existência de padrões para ciclo de vida do projeto ou metodologia
• Capacitação
Maturidade do Gerenciamento do Projeto

100%
Recursos ($)
Como
(Capacidade)
O quê
(controle)
Missão e
Objetivos dos Negócios
Retorno de
Investimento (ROI)
1
2
3
4
5
0
Risco e
Conformidade
Dimensões do Nível de
Maturidade

Acesse:
OPM3
http://opm3online.pmi.org/demo/default.shtml
http://opm3online.pmi.org/demo/assessment_intro.shtml
OPM3
http://opm3online.pmi.org/demo/default.shtml
http://opm3online.pmi.org/demo/assessment_intro.shtml

Prof. Darci Prado
PROJECT MANAGEMENT MATURITY RESEARCH
Prof. Darci Prado
http://www.maturityresearch.com/novosite/index.html
PROJECT MANAGEMENT MATURITY RESEARCH
Prof. Darci Prado
http://www.maturityresearch.com/novosite/index.html

Projeto

Transição
E Melhoria
Projeto
As-is
(cenário atual)
Quick-wins
& Riscos
To Be
(nova proposta)

50%17% 70%
% de projetos que
cumprem as expectativas
dos stakeholders
% de projetos com
plano de testes
% projetos
com sessões de
lições aprendidas
Métricas de Performance

% de projetos com perfil de risco elevado
% de projetos com mudanças no escopo
Métricas de Performance

Dashboard com Drilldown

Drilldown

Como?
Definição da Estratégia

Estratégia
Escopo?Escopo?
Riscos?Riscos?
Escopo?Escopo?

Fatores Críticos de Sucesso
Melhoria
Continua/
Comunicação
Sponsor
produzir
relatórios para
o Conselho/
Diretoria
‘Venda’ Bottom
Up
Treinamento/
Coach
Gerenciar
expectativas
dos
Stakeholder
Apoio
‘top down’
Comunicação
clara do Termo
de Abertura do
PMO

Exemplo
Fase Fase Fase
Planejamento
As-Is
Assessment
To-Be
Assessment
Desenvolvimento
Método e ferramenta
Portal
Conhecimento
Desenvolvimento
Capacidades
Melhoria
Continua
PMO Piloto –
Implementação
Multi-site
Rollout
Gerenciamento das Expectativas dos Stakeholders
Fonte: http://www.slideshare.net/anandsubramaniam/project-management-office-pmo

Além dos processos...

Verifique…
PMO é uma
evolução, uma
jornada
Seu o Caso
de
Negócios
está
atualizado?
Plano de
Treinament
o e Coach?
Você criou
abordagem de
concientização?
Seu PMO
está alinhada
com
planejamento
estratégico?
O seu o
gerente do
PMO tem
experiência
?
Sua equipe
validou com a
equipe
operacional/tá
tica/estratégic
a? Testou?
Houve piloto
no PMO?

Percepção de Valor
• Redução
do
desperdício
Controle
• Suporte
Único ponto de
contato
• Melhoria
Otimização
• Escolher os
projetos
corretos
Alinhamento
estratégico &
governança = Valor agregado

Como medir o sucesso?
Performance geral
dos projetos (prazo,
custo, multas, riscos
e outros)
Evolução dos
projetos durante o
ciclo de vida
Resultados de
pesquisas de
satisfação de
clientes
Propostas emitidas
com a devida análise
de riscos
Entrada e
recuperação de
registros na base de
conhecimento
Satisfação dos
gerentes de projeto
Turn-over nos
projetos

Obrigado!
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