Curso de gestão de projetos & ms project

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Gestão de Projetos & MS-Project

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Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
Com 20 anos de experiência como Gerente TI e
Docente em Gerenciamento de Projetos, venho
desenvolvendo a minha carreira em empresas de
expressão nos cenários nacional e internacional,
nas áreas de Lógistica, Transporte e Governo.
Sempre envolvido em projetos alta complexidade,
além de comprovada habilidade no
desenvolvimento e consolidação de parcerias
estratégicas, inclusive internacionalmente.

Objetivo do Curso
O objetivo deste curso ensinar conceitos básicos
de Gestão de Projetos utilizando o PMI e os
principais comandos do MS-Project.

Gestão de Projetos
MS-Project 2010
Agenda

Objetivo
Este módulo visa fornecer uma visão geral
de Gerenciamento de Projetos baseando-
se nas melhores práticas do PMI®,
apresentar os principais processos
durante as fases de início, planejamento,
execução, controle e encerramento.
Gestão de Projetos

Apresentação
 Nome
 Profissão
 Função
 Experiência com Gestão e MS
Project
 Expectativa do curso
Gestão de Projetos

O que é Projeto ?
Gestão de Projetos
Projeto

O que é Projeto ?
Gestão de Projetos
“Um Projeto é um esforço único e
temporário empreendido para alcançar
um objetivo específico” (PMBOK)

Características de um Projeto
Gestão de Projetos
Todo projeto tem um
começo e um fim bem
definidos.
O produto ou o serviço é
diferente de todos os
similares feitos
anteriormente.
Projeto
Temporário
Único
Progressivo
As características de cada projeto são
mais detalhadas na medida em que for
maior o entendimento do produto ou
serviço.

O que é Gerenciamento Projeto ?
Gestão de Projetos
Aplicação de conhecimentos, habilidades
e técnicas para projetar atividades que
visem atingir ou exceder as
necessidades e expectativas das partes
envolvidas, em relação ao projeto.
(PMBOK)

Restrição Tripla
Gestão de Projetos
Tempo
Custos
Escopo
Qualidade
Satisfação do Cliente

Áreas de Conhecimento
Gestão de Projetos
Qualidade
Tempo
Custos
Escopo Riscos
Comunicações
Aquisições
Recursos Humanos
Partes Interessadas

Áreas de Conhecimento
Gestão de Projetos
• A estrutura do PMBoK® contempla dez áreas de
conhecimento específicas:
– Gerenciamento da Integração do Projeto
– Gerenciamento do Escopo do Projeto
– Gerenciamento do Tempo do Projeto
– Gerenciamento de Custo do Projeto
– Gerenciamento de Qualidade do Projeto
– Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto
– Gerenciamento da Comunicação do Projeto
– Gerenciamento dos Riscos do Projeto
– Gerenciamento das Aquisição do Projeto
– Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto

Grupo de Processos
Gestão de Projetos
Iniciação Planejamento
Controle
Execução
Encerramento

Processos de Gerenciamento
Gestão de Projetos

FCS – Fatores Críticos do Sucesso
Gestão de Projetos
• Projeto é realizado dentro do prazo e custos previstos
• Cliente satisfeito
• Projeto entregue conforme especificado
• Projeto implementado e dado o uso adequado
• Equipe satisfeita
• Satisfação das partes envolvidas
• Ter utilizado todos os recursos eficientemente
• Gerar aprendizado
• Todos falam bem do projeto
• Ter tido o mínimo possível de mudanças de escopo
• Ter lucro/resultado esperado pela empresa

Porque os Projetos Fracassam
Gestão de Projetos
• Falta de técnicas, ou seja, falta do uso de melhores
práticas na gerência de projetos;
• Falta de apoio dos envolvidos e interessados pelo
projeto;
• As metas e os objetivos estão mal estabelecidos ou
não são compreendidos pela equipe;
• O projeto inclui muitas atividades e pouco tempo para
realizá-las;
• O projeto é baseado em informações insuficientes ou
inadequadas;
• O projeto foi estimado baseado no ‘feeling’ dos
envolvidos, deixando em segundo plano dados
históricos de projetos similares já efetuados;

MS-Project 2010
Gestão de Projetos
Agenda

Objetivo
Este módulo visa ensinar as operações
básicas com a ferramenta MS-Project.
Sendo abordado o planejamento e
acompanhamento de projetos, através do
Project você poderá visualizar seu
cronograma centrado em diversos
interesses: centrado em tempos, custos e
recursos. Poderá ainda comparar o
planejamento inicial com o efetivo
andamento do projeto.
MS-Project 2010

Planejamento
Antes de iniciar um projeto,
você deve definir sua meta
e depois determinar quais
tarefas precisa completar
para atingir. Depois de
definir as etapas e tarefas,
resta somente definir a
duração, as pessoas
responsáveis por cada
tarefa e por fim o custo
dessa etapa.
MS-Project 2010

Projeto sobre a ótica do MS-Project
Um projeto pode ser
definido como uma
sequência de atividades ou
eventos com início e fim
definidos dirigidos por
pessoas que se destinam a
alcançar um dado objetivo
dentro de parâmetros de
custo tempo, recursos e
qualidade.
MS-Project 2010

Ciclo de Vida de um Projeto
Fase Inicial
Fase de Planejamento
Fase de Execução
Fase Final
MS-Project 2010

O que é o MS-PROJECT
Programa indicado para o
planejamento e
acompanhamento de
projetos, através dele você
poderá visualizar seu projeto
centrado em diversos
interesses: centrado em
tempos, custos e recursos.
Poderá ainda comparar o
planejamento inicial com o
efetivo andamento do projeto.
MS-Project 2010

Exercício conduzido
Criar uma agenda para a
reunião anual dos
acionistas.
Você começará
estabelecendo um novo
arquivo de projeto com uma
data inicial e informações
de propriedades de projeto.
MS-Project 2010
Todo o projeto você
deverá dividir em fases,
indicar o início ou
término, criar um
calendário, vinculará
tarefas, atribuirá os
recursos e custos e
iniciará o processo de
identificação das
alterações. Salvará uma
linha de base e o mesmo
ficará pronto para ser
controlado.

Exercício conduzido ( PASSO 1 )
Abra o MS-Project e crie
um novo arquivo, com a
data inicial 03 de Novembro
de 2014;
Introduza como título
“Reunião de Acionistas” e
“Relatório Anual de 2014”
como assunto do projeto e
no autor e diretor seu nome
completo;
Salve o arquivo como
revisão 1.
MS-Project 2010
Neste 1º passo para
construir um
cronograma é
necessário estabelecer a
Data de Início ou de
Término do Projeto

MS-Project 2010
Neste momento, após o
ambiente estar pronto
para receber as
atividades. Devemos
verificar se temos a
identificação de todas as
tarefas.
Devemos escolher o
Modo Automático ou
Manual do cronograma.
Introduza as tarefas e
durações a seguir na
lista de tarefas:

MS-Project 2010
É muito importante que
você saiba operações
básicas para realizar a
manutenção do
cronograma. Inserir uma
tarefa; Mover uma
tarefa; Excluir uma
tarefa.
Exclua a tarefa 7,
(Imprimir Menu de serviço
buffet)
Salve o arquivo com linha
de base.
Insira uma nova tarefa,
(Marcar centro de
conferência), com duração
de 2 dias, antes da tarefa 2,
(Imprimir Carta);
Mova a tarefa 3 (Imprimir
Carta), para depois da
tarefa 5, (Desenvolver
Carta), usando a técnica de
arrastar e soltar.

MS-Project 2010
1 – Recue as tarefas de 2 a 20;
2 – Recue a tarefa de 3 a 6
Recuar as tarefas é
extremamente importante, pois
só desta forma temos condição
de visualizar as quais atividades
de forma mais Macro. Por isso o
nome dos recuos é Criação de
atividades Macro, ou seja,
atividades que aglutinam outras.

MS-Project 2010
As dependências entre
atividades defini como o
projeto será
orquestrado.
Vincule todas as tarefas em
uma dependência término-
a-início;
Desvincule as tarefas de
resumo 7 e 14;
Vincule a tarefa 2 a tarefa
14;
Vincule a tarefa 11 a tarefa
14 .

MS-Project 2010
Dentro do conceito de
Dependência temos a
Latência que serve para
determinar o tempo
entre o final de uma
atividade e o início de
uma próxima.
Mude as Dependências
entre as tarefas

MS-Project 2010
Os recursos dentro de
um cronograma
determinam o
necessário para
completar a atividade.
Recursos podem ser
Pessoas, Equipamentos,
Materiais e Custo.
Crie a seguinte Planilha de
Recursos

MS-Project 2010
Depois é necessário
indicar qual recurso é
necessário para
completar a atividade.
Com esta etapa
definimos “Quem Faz o
que Quando” e “Qual o
custo variável da
Atividade”. Temos a
condição de determinar
quem esta trabalhando
mais do que possível e
quem não esta alocado.
Aloque os recursos

MS-Project 2010
Após ter acabado o
cronograma o mesmo
esta pronto para
responder perguntas.
Salve uma nova Linha de
Base e compare o projeto.
Avalie o custo do projeto e
qual a sua data de término.
Verifique se existe um
recurso que esta
trabalhando mais do que o
possível. Qual o
desembolso do projeto.

Calendário
MS-Project 2010
Os calendários determinam
como os recursos atribuídos
a tarefas são agendados e
como as próprias tarefas
são agendadas.

Calendário
MS-Project 2010
Padrão: é o calendário base
que é usado por padrão
para os calendários de
tarefa, de recursos e do
projeto. Reflete uma agenda
de trabalho tradicional: se
segunda à sexta, das 9h às
18h, com uma hora de
intervalo

Calendário
MS-Project 2010
24 horas: reflete uma
agenda sem nenhum
período de folga. Pode ser
usado quando os recursos e
as atividades forem
agendados para diferentes
turnos do dia ou da noite ou
quando os recursos de
equipamento trabalharem
continuamente nas
atividades

Calendário
MS-Project 2010
Turno da noite: reflete uma
agenda de turno noturno de
segunda-feira à noite até
sábado de manhã

Tipos de Dependência
MS-Project 2010
Dependências
Obrigatórias. (Mandatory
Dependencies – Hard Logic)
São aquelas inerentes à
natureza ou condições
técnicas e específicas do
trabalho que está sendo
feito.

MS-Project 2010
Dependências Arbitrárias.
(Discretionary
Dependencies – Soft Logic).
São aquelas definidas pela
equipe do projeto. Esse tipo
de dependência deve ser
usado com cuidado (e bem
documentado como
premissa) já que pode
limitar, posteriormente, as
opções do cronograma.

MS-Project 2010
Dependências Externas.
São aquelas que envolvem
um relacionamento com
atividades de fora do
projeto.

MS-Project 2010
Terminar para começar
(finish-to-start):O início do
trabalho da sucessora
depende do término do
predecessor
Terminar para terminar
(finish-to-finish): O término
do trabalho da sucessora
depende do término da
predecessora. Nesse tipo
de relacionamento as datas
de término das atividades
são idênticas e
dependentes da
antecessora

MS-Project 2010
Começar para começar
(start-to-start):O início do
trabalho da sucessora
depende do início do
predecessor. Nesse tipo de
relacionamento as datas de
início das atividades são
idênticas.
Começar para terminar
(start-to-finish): O término
do trabalho da sucessora
depende do início da
predecessora

Recursos
MS-Project 2010
Os recursos são os
equipamentos e pessoas
necessárias para completar
tarefas. O Project armazena
informações sobre cada
recurso com o objetivo de
acompanhar as horas,
custos e o efeito que cada
recurso tem sobre o projeto.

Recursos
MS-Project 2010
Caso as informações sobre
os recursos não sejam
acompanhadas
posteriormente, não é
essencial inseri-las no
projeto. No entanto,
informações de recursos
detalhados oferecem
relatórios com mais
detalhes sobre todos os
fatores envolvidos.

Cálculo de Duração
MS-Project 2010
Você atribui um pintor em
tempo integral (100%) para
pintar paredes em 4 dias
(duração). O trabalho (o
tempo que o pintor levará
para concluir a tarefa com
100% de empenho) é de 32
horas ou 4 dias.
Duração = 4 dias
Trabalho = 32 horas
Unidades = 1 ou 100%

Cálculo de Duração ( Unidades Fixas )
MS-Project 2010
Você atribui um pintor em tempo
integral (100%) para pintar
paredes em 4 dias (duração). O
trabalho (o tempo que o pintor
levará para concluir a tarefa com
100% de empenho) é de 32 horas
ou 4 dias.
Se você aumentar a quantidade
de trabalho para 40 horas, o
Project recalculará a duração
para 5 dias. Agora o pintor tem
um dia extra de trabalho na
tarefa.

Cálculo de Duração ( Trabalho Fixo )
MS-Project 2010
Dois pintores foram designados
em tempo integral (100%) para
pintar paredes em 2 dias (trabalho
igual a 32 horas -- 16 horas por
pintor).
Se você aumentar a duração da
tarefa de 2 para 4 dias, o Project
definirá as unidades de atribuição
de cada pintor como 50%, de
modo que cada pintor trabalhará
somente meio período e o
trabalho permanecerá constante
em 32 horas.

Cálculo de Duração ( Duração Fixo )
MS-Project 2010
O pintor foi atribuído em tempo
integral (100%) para pintar uma
sala em 4 dias. O trabalho é de
32 horas.
Em seguida, você atribui ao
mesmo pintor uma outra sala a
ser pintada. Infelizmente, o pintor
está comprometido em outro lugar
por 4 dias e não pode trabalhar
em outra tarefa. O pintor só pode
trabalhar meio período (50%) na
pintura da outra sala.
Quando você insere 50%, o
Project mantém a duração
fixa de 4 dias e recalcula o
trabalho para 16 horas.

Cálculo de Duração ( Mutirão )
MS-Project 2010
Controle por empenho, também
conhecido como Efeito Mutirão,
significa manter o valor total para
o trabalho da tarefa,
independentemente de quantos e
quais recursos de trabalho
estejam atribuídos a ela.

Exercício 01
MS-Project 2010

Exercício 02
MS-Project 2010
1. Objetivo
Estes exercícios práticos que serão utilizados como fonte complementar a teoria aplicada ao curso.
2. Exercícios
1. Calendário de Recursos
Dica: Ferramentas-> Alterar Período de Trabalho.
A. Criar os três calendários descritos a seguir:
Nome: Produção;
Tipo: Cópia de Calendário Básico (padrão);
Dias úteis: Segunda a sábado
Expediente: 09:00 as 13:00 e das 14:00 as 18:00 horas.
Feriados: 12/10, 02/11, 15/11, 08/12; 25/12, 31/12; 01/01;
Horários Especiais: 23/12 e 30/12, meio expediente matinal
17/12 a 21/12 e 26/12 a 28/12, fim de expediente às 19:00 hrs
Nome: Administração;
Tipo: Cópia de Calendário de Produção;
Dias úteis: Segunda a sexta
OBS: A cópia foi feita com o objetivo de evitar redigitar feriados e outras datas especiais. Sábados que estavam configurados
diferentemente do padrão devem ser reconfigurados individualmente.
Nome: Reuniões;
Tipo: Cópia de administração;
Horários Especiais: todos os dias saída as 22:00 horas;
OBS: Verificar as datas que estavam com horário especial pois as mesmas não são alteradas automaticamente.

Exercício 03
MS-Project 2010

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