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O que voce não pode esquecer quando recuperar projetos problemáticos
O documento apresenta um modelo para recuperar projetos problemáticos de forma estruturada em 8 passos: 1) quebrar barreiras com a equipe, 2) diagnosticar o projeto, 3) adaptar os objetivos do projeto às necessidades do negócio, 4) assinalar responsabilidades, 5) alcançar objetivos realistas, 6) agir consistentemente, 7) avançar o projeto por meio da comunicação, 8) obter estabilidade para transição. A conclusão destaca os principais obstáculos à recuperação como aceitação de mudanças,
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- 1. Nelson Rosamilha, PMP®, Prince2 Practitioner ®, Black Belt rosamilha@rosamilha.com Título do Artigo Curta a página de Excelência Operacional e Gestão de Projetos: • Facebook: http://www.facebook.com/nelsonrosamilha, • Twitter: nelsonrosamilha (vagas e frases de gestão) , • Mantenha-se informado tecnicamente no blog www.rosamilha.com (artigos e vídeos) Projetos Problématicos
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- 3. Objetivo Apresentar um modelopara recuperação de projetos problemáticos abordado de forma estruturada, incluindo tópicos que o gestor de projetos não pode deixar de considerar “As coisas boas acontecem quando são planejadas e as más por conta própria.” ―Philip Crosby
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- 6. Método • Estabeleça umavisão geral do processo • Quebre Barreiras junto à equipe • Execute o diagnóstico do Projeto • Associe os objetivos do projeto às necessidades do negócio • Assinale responsabilidades e delegue • Aja consistentemente e decisivamente • Execute o projeto com forte gestão de comunicação • Obtenha estabilidade para a transição
- 7. 7 Gestão de recuperaçãodo projeto Rápido Diagnóstico Projeto Padrôes Negócio Aderência Saúde do Projeto Relatório de Análise de Aderência Plano Macro Requisitos Desenvol- vimento Testes Análise Detalhada Aceite Plano Detalhado Plano de Recuperação Execução do Plano de Recuperação Revisão da Linha de Base Projeto Estabilizado Nova Linha de Base Execução e Gestão Project Charter e Business Case Ganhos RápidosGanhos Rápidos Visão Geral do Processo
- 8. 8 1. Quebrando Barreirasjunto à equipe – Acredite nos objetivo do projeto – Ouça e dê feedback – Mentalidade aberta – Trabalhe com senso de urgência – Reconheça as preocupações dos Interessados – Escute atentamente – Não caçe os culpados 2. Execute o diagnóstico do projeto: – Verifique como o projeto é conduzido – Compare contra as melhores práticas – Análise profunda dos aspectos críticos – Organização do projeto – Verifique os interesses e expectativas do cliente – Necessidade de informação aos sócios – Moral e confiança da equipe – Soluções e alternativas (cuidado com egos!) – Não é sobre pessoas, é sobre o projeto! – Faça uma análise da causa de raiz Passos para Recuperação
- 9. 9 3 – Adapte– Objetivos do projeto para as necessidades comerciais – Proposta única... satisfazer uma necessidade comercial – Entendimento de todos para a necessidade comercial – Ajuste o âmbito do escopo se necessário, e defina – Mapeie o processo organizacional onde requerido – Desenvolva um WBS – Produza uma agenda alcançável – Reconstrua a equipe de projeto – Estabeleça e exercite a estratégia de comunicação – Resolva as questões do projeto (questões são preocupações e não RISCOS!) – Negocie e atualize o plano de projeto – Reestabeleça a confiança dos interessados no projeto 4 – Assinale – Responsabilidades e delegue – Autoridade da recuperação do Gerente de Projetos é clara e explícita – “TENHA TUDO SOBRE CONTROLE” – Ligue requerimentos à habilidades – Não misture responsabilidades ou tenha um co-gerente de projetos – Responsabilidades são delegadas – Comprometimentos são aceitos – Ligue delegação e aceitação por meio de resultados – Ligue a definição das responsabilidades para um processo comercial relevante – Desenvolvimento de uma matriz de comunicação (Tabela RACIV) Passos para Recuperação
- 10. 10 5 – Alcance– Objetivos realistas – Gere confiança entregando resultados rápidos – Conduza sessões de trabalho com a equipe – Busque consenso – Estabeleça marcos de entregas (semanais ou até a cada dois dias) – Foque no caminho crítico – Associe entregáveis com datas marcos – Formalize aceitação para cada entrega – É necessário um micro gerenciamento inicialmente para se ganhar confiança 6 – Agir consistentemente e decisivamente – Estabeleça um processo consistente para tomada de decisões – Foque em problemas-chave para serem resolvidos – Siga uma abordagem de resolução de problemas – Aja decisivamente na definição de metas – Foque em “seguir em frente” – Valide a agenda para ter certeza de que essa seja realista e alcançável – Comunique as decisões – Tome a responsabilidade pelas decisões Passos para Recuperação
- 11. 11 7 – Avanceo projeto por meio da comunicação – Gerenciamento das expectativas dos sócios – Comunique – Valide a comunicação – Gerencie os riscos – Orientação 8 – Obtenha estabilidade para transição – Foque em estabilizar o projeto – Conceitos de qualidade construídos na Recuperação – Treine o gerente de projetos existente – Valide a disposição do time para a transição Passos para Recuperação
- 12. 12 Patrocinador Executivo Gerente de Recuperaçãodo Projeto Sr. Project Manager Equipe de Projetos Project Stakeholders Cliente Comitê de Recuperação do Projeto
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- 14. Conclusão Os obstáculos maiscomuns que interferem com a recuperação de projetos são: 1. Fazer com que as partes interessadas aceitem as mudanças necessárias para colocar os projetos de volta nos trilhos, como mudanças de escopo, orçamento, recursos, etc. 2. Comunicação pobre e engajamento das partes interessadas, a falta de clareza e de confiança. 3. Prioridades conflitantes e políticagem corporativa. 4. Encontrar os recursos suficientemente qualificados necessários para completar os projetos. 5. Falta de um processo ou metodologia para ajudar a colocar os projetos de volta nos trilhos.
- 15. Nelson J. Rosamilha,possui mais de 25 anos de de experiência em tecnologia de informação, atuando como Diretor de Projetos em âmbito nacional e internacional em mercados de telecomunicação, indústria e finanças. Foi Diretor do Project Management Institute – Capítulo São Paulo e do PMI-Specific Interest Group (SIG) de TI e Telecomunicações, foi presidente e Fundador da Comunidade Brasileira de Lean Six Sigma . Premiado em 2006, como membro que mais contribuiu para a comunidade de Gerência de Projetos em São Paulo pelo PMI Capítulo São Paulo. Atualmente é professor de Gestão de Projetos e Excelência Operacional em cursos de Pós-Graduação na Universidade São Judas Tadeu e Executivo de Projetos na IBM. AUTOR