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01/Abr/2014
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• Porque o mercado valoriza, paga bem para quem faz o que
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Por que é importante?
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• PMI / PMP (certificação para Gerente de Projetos) / PMBoK (o guia de boas práticas)
• Prince2
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• Gerenciamento Ágil de Projetos
• Podcasts e outros materiais do ‘Ricardo Vargas’ (use o Google)
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  • 1. Caminhos para fazer com que as coisas aconteçam na hora certa, no custo combinado e da maneira acordada Gerenciamento de Projetos Encontro de Compartilhamento de Conhecimento 01/Abr/2014 Alessandro Gonçalves TI SCCP
  • 2. Atualmente na TI e no clube • Temos em fase de levantamentos ou em implantação: • Nova estrutura de rede da Secretaria • Um novo sistema de backup • Virtualização de servidores • Reestruturação do Data Center • Melhorias no processo de Segurança da Informação • No Clube: • Construção no novo CT da base • Reforma da academia • Entre diversos outros projetos
  • 3. O problema • A maioria dos projetos no mundo: • não é terminada no prazo • ultrapassa os custos estimados • nem sempre atende ao que foi realmente solicitado • Segundo o Standish Group International: • 31% de todos os projetos são cancelados antes do término • 88% dos projetos ultrapassam seu prazo, orçamento, ou ambos • Os projetos ultrapassam, em média 189% dos custos estimados • Os projetos ultrapassam, em média 222% do prazo estimado
  • 4. E por aqui? • Temos problemas parecidos? • Conseguimos acompanhar adequadamente cada projeto? • Usamos as ferramentas e técnicas adequadas, com conhecimentos específicos sobre projetos, para aumentar as chances de sucesso? • Se há uma forma melhor de fazer, por que não usar?
  • 5. Por que isso acontece? • Não aprendemos a planejar (não aprenda apenas o que ensinam na escola!) • É necessário planejar bem e executar bem • Será que estamos sempre preparados para mudanças de planos? • Os objetivos foram realmente bem definidos? • Temos e usamos os conhecimentos e técnicas adequadas? • Controlamos e monitoramos adequadamente todos os projetos? • Priorizamos adequadamente? (Todos têm mais projetos do que tempo)
  • 6. Por que isso acontece? • Além disso, várias vezes: • Há vários responsáveis pelo projeto • A comunicação é inadequada • Riscos não são previstos Para que as coisas funcionem bem: TUDO TEM QUE TER UM RESPONSÁVEL! Comunicação inadequada é um dos maiores problemas em qualquer empresa. (ou em qualquer lugar do mundo) Pouca gente gerencia riscos. Todo mundo corre riscos!
  • 7. Projetos • O que são? De uma maneira genérica: Algo que tenha uma data para começar e para terminar e que gere um produto ou serviço único. A reforma da academia Um evento no salão de festas A reforma da academia A instalação de telefonia IP A atualização do Mega Um jogo de futebol (o evento) Criação de uma área de análise no futebol de baseImplantação do Service Desk
  • 8. E dá para melhorar tudo isso? “Caminho mais rápido, mais fácil e mais barato para se atingir o objetivo” • Sim, e muito! Através do Gerenciamento de Projetos. Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz.
  • 9. Gerenciamento de Projetos • Existem caminhos já estudados e testados por organizações do mundo todo, de qualquer porte. • Mas não há um caminho único e ideal para todas as empresas, uma receita infalível. O que há é um conjunto de práticas recomendadas que aumentam consideravelmente as chances de sucesso.
  • 10. PMBoK (Guia de boas práticas) PMI (Instituto responsável) • Conjunto de conhecimentos, boas práticas, formando a base do gerenciamento de projetos. • É um guia que sugere processos bem definidos, que se relacionam. • Elaborado pelo PMI (Project Management Institute), reconhecido no mundo todo e aplicável em organizações e projetos de qualquer tamanho. (O churrasco do final de semana pode ser um projeto).
  • 11. Como são gerenciados os projetos
  • 12. Os processos do Gerenciamento de Projetos • Veja que o planejamento vai até perto do fim, e que projeto tem que ‘começar’ e ‘ser encerrado’. Parece óbvio, mas nem sempre acontece. • Tem mais coisas no encerramento de um projeto além da simples entrega. Mesmo projetos em que o produto ou serviço não são entregues, precisam ser encerrados. Aprendemos com isso. Algumas atividades do gerenciamento visam gerar conhecimento para projetos futuros ou para outras equipes.
  • 13. Exemplo de metodologia baseada no PMBoK • É uma sequência, com os processos bem definidos, contendo entradas, ferramentas, técnicas e saídas.
  • 14. As áreas de conhecimento • Existem áreas de conhecimento distintas, cada uma com o seu próprio plano. • Cada projeto, dependendo da sua complexidade, exige mais ou menos documentos, técnicas, etc, porém por menor que seja o projeto, alguns passos devem ser sempre seguidos. Integração Escopo Tempo Custos Qualidade Recursos Humanos Comunicação Riscos Aquisições Partes Interessadas PMBoK (PMI)
  • 15. A qualidade de um projeto • É necessário buscar o equilíbrio entre o escopo, custo e tempo. A qualidade é afetada quando se altera um dos três, porém é preciso ter em mente que o escopo é fundamental! • Garantir que teremos o resultado esperado, com a menor quantidade de trabalho e de dinheiro possível.
  • 16. Riscos • Custa muito caro não gerenciar riscos! • Risco é algo inevitável. Se você não quer correr riscos em projetos, não faça projetos. • Agora, se vai acontecer, gerencie, pense em respostas antes que aconteçam. • Mas perca tempo apenas com o que realmente vale a pena, com o que impacta de verdade.
  • 17. Riscos Custa muito caro não gerenciar riscos! Riscos podem ser: -Mitigados -Aceitos -Transferidos -Eliminados
  • 19. Mapa de processos mais simples • Baseado no PDCA, amplamente utilizado e base de tudo: • Planejar (Plan) • Executar (Do) • Verificar (Check) • Agir (Act) • PDCA é um método interativo para controle e melhoria contínua.
  • 20. Termo de Abertura de Projeto (TAP) Exemp los Trechos do documento É importante acordar e especificar claramente o que vai ser feito. E o que não vai ser feito!
  • 21. Teoria de Jack • Divida sempre um grande trabalho em pequenas partes • Assim você pode dividir as atividades (entre pessoas ou entre o seu tempo) • É simples, mas precisa pensar diferente, sempre!
  • 22. Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS) Dividindo em pequenas partes • Uma boa EAP faz com que um projeto, mesmo que complexo, seja facilmente gerenciável.
  • 23. Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS) Dividindo em pequenas partes Trecho do documento ... Computadores Mesas Comprar Montar • Chegar em um nível em que seja possível determinar: • Quem é o responsável • Quanto vai custar • Quanto tempo irá demorar • Quais são os riscos (e as respostas a eles) Isso representa um ‘Pacote de Trabalho’, que pode ser cobrado, acompanhado, gerenciado. • IMPORTANTE!
  • 24. Cronograma Exemp los • Há atividades que dependem de outras. (não se pode instalar os computadores se as tomadas não forem instaladas, por exemplo) • Atenção sempre ao Caminho Crítico, atividades que se atrasadas, impactam no prazo de entrega do projeto. • Nem todas as atividades estão no caminho crítico. • As que estão merecem atenção total.
  • 25. A questão não é apenas técnica Habilidades Técnicas Habilidades Sociais • Gerenciar máquina, gerenciar equipamento, construir documentos, é fácil... ...agora, gerenciar pessoas, dores, felicidades, tristezas e anseios... • É necessário estudar aspectos técnicos, mas é obrigatório estudar aspectos humanos. Aprender sobre comportamento às vezes vale mais, aprender sobre resolução de conflitos às vezes vale mais.
  • 26. Para pensar • Gerente de Projetos não é bombeiro! Deve evitar problemas. • Todas as empresas têm projetos. • O objetivo é minimizar a chance de problemas, se você tem um pensamento organizado, estruturado, encaixado, a chance de sucesso aumenta muito! • O trabalho é menor • O custo é menor • O resultado é melhor • Gerenciar crise custa caro! • Custa muito apagar um incêndio por dia. “O executivo brasileiro nunca tem tempo para planejar, mas ele sempre tem dinheiro para refazer” (Ricardo Vargas)
  • 27. Por que é importante? • Para o clube • Porque realizamos mais e em menos tempo, custando menos e fazendo o que realmente deve ser feito. • Porque aumenta a previsibilidade e melhora resultados. • Para vocês (nós) • Porque o mercado valoriza, paga bem para quem faz o que realmente deve ser feito, com bons processos e bons resultados. • Porque muita gente precisa de pessoas que resolvam problemas, e irão valorizar isso. • Porque o Brasil precisa de pessoas que saibam planejar e que produzam com rapidez e qualidade.
  • 28. Por que é importante? • Porque atitude, visão com ação, determina quem tem sucesso e quem fica no mesmo lugar.
  • 29. Sugestões para pesquisa • Gerenciamento de Projetos • PMI / PMP (certificação para Gerente de Projetos) / PMBoK (o guia de boas práticas) • Prince2 • Documentos do www.beware.com.br • Gerenciamento Ágil de Projetos • Podcasts e outros materiais do ‘Ricardo Vargas’ (use o Google) • EAP (WBS em inglês), parte do gerenciamento de escopo • ‘Caminho crítico’, parte do gerenciamento de tempo • ‘Matriz RACI’, parte do gerenciamento de recursos humanos • PDCA, para controle e melhoria contínua