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Dicas para Gerenciar as Partes
Interessadas – O que ninguém te ensinou
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1
Quem são
Qualquer pessoa afetada pelo projeto de qualquer forma ou qualquer
pessoa que possa afetar o projeto
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2
REFLITA
Quão forte é o meu relacionamento com
as partes interessadas ?
1. Super forte
2. Forte
3. Adequado
4. Fraco
5. Que stakeholder ?
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3
REFLITA
A satisfação das partes interessadas é mais do que a qualidade
da entrega.
• As características físicas do produto e serviço devem ser gerenciadas,
• A percepção das partes interessadas sobre o produto ou serviços
também deve ser gerenciado
Boa Prática:
1. Avalie o poder das partes interessadas
2. Aprenda a lidar com o problema do stakeholder
3. Construa relacionamentos com e entre as partes interessadas.
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4
REFLITA
Não há fúria maior no inferno do que um stakeholder sentindo-
se ou sendo desprezado (não mapeou)
Boa Prática:
• Siga o Dinheiro !!
• Não importa se ele esta pagando, economizando ou aumentando os
custos
• Siga os Recursos
• Qualquer entidade que cede os recursos
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5
REFLITA
Não há fúria maior no inferno do que um stakeholder
sentindo-se ou sendo desprezado
Boa Prática:
• Siga os entregáveis !!
• Quem esta recebendo o produto ou serviço
• Siga as assinaturas
• O indivíduo que aprova a entrega e efetua o pagamento
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6
REFLITA
Não há fúria maior no inferno do que um stakeholder
sentindo-se ou sendo desprezado
Boa Prática:
• Verifique a estrutura organizacional
• Pergunte e confirme com os membros da equipe
• Secretariograma
• Sempre há “outros” não oficiais
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7
PERGUNTA
Eu me encontro no início do serviço a ser prestado
com todos os interessados e olho nos olhos dos
stakeholders e ajusto a expectativa do serviço a ser
entregue
1. Verdade absoluta
2. Apenas os mais importantes
3. Não faço
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8
REFLITA
Coisas que chateiam o cliente quando estamos
entregando um serviço e não esta escrito em lugar
algum. Todos eles possuem um ou mais destes
incômodos
Boa Prática:
• Qual a maior dor deles ou preocupações ?
• Como o desempenho deles é avaliado ?
• O que faz o chefe ou cliente do stakeholder dizer a ele “bom
trabalho “ ?
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9
REFLITA
Voce sabe se comunicar com os interessados no serviço
?
Boa Prática:
• Regular e planejada antecipadamente
• Aproveite cada oportunidade para comunicar efetivamente
• Boas notícias -> via email -> BOM !
• Más notícias -> via email -> PÉSSIMO
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10
REFLITA
As chances são altas de você ter na prestação de seu serviço alguns
stakeholders problemáticos
IntrometidoArrogante Pobre Não confiável
Indeciso
Não disponível
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11
REFLITA
A maior parte dos stakeholder com que
me relaciono são
1. Arrogantes
2. Pobres
3. Intrometidos
4. Não confiáveis
5. Indecisos
6. Não disponíveis
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12
Intrometido
Sempre se intromete em decisões, reuniões e processos
13
Intrometido
Boa Prática:
• Desenvolva regras de convivência com eles
• Podem ser escritas ou verbais
• Documente a frequência e formato da comunicação
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Arrogante
Em função de seu poder ou personalidade ele pode
dominar o projeto e coloca-lo em risco
14
Boa Prática:
• Procure ajuda nesta situação
• Assegure-se que ele não arruine o projeto ou relacionamento com
a equipe
Arrogante
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Pobre
Tem interesse ou é impactado pelo projeto mas não tem
orçamento ou autoridade para uso
Pode fazer política para ganhar influência, portanto não
ignore ele
15
Boa Prática:
• Compreenda como os interesses deles se alinham ao projeto
• Entenda como seus interesses se conflitam com interessados com
maior poder
• Vai ajudar a prever possíveis preocupações e alavancar
oportunidades
Pobre
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Não confiável
Joga dos “dois lados”
Não mantém a palavra
Se recusa a assinar qualquer documento
16
Boa Prática:
• Toda documentação do projeto e comunicação dele deve ser
documentada e ter rastreabilidade
• Use dados e fatos para agir proativamente
• Isto envolve se aliar com outros
• Aja com precaução, mas aja
Não confiável
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Indeciso
Nunca decide dentro do prazo necessário
Não se compromete com decisões tomadas anteriormente
17
Boa Prática:
• Estabeleça e estruture processo claro de comunicação de quando
a decisão é necessária e o impacto se ela não for tomada
• Quarde um histórico destas consequências
• Estabeleça uma métrica do tempo perdido devido a decisões
tardias
Indeciso
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Indisponível
Esta “muito ocupado” em participar com suas sugestões ou
aprovações
Frequentemente se envolvem tardiamente nas entregas
fundamentais do serviço quando tiveram oportunidades
anteriores
18
Boa Prática:
• Quarde um histórico das tentativas de contato com ele
• Faça com que ele delegue autoridade a alguém confiável
• Crie um mecanismo junto a ele que permita à ele tomar decisões
sem estar presente fisicamente
• Publique antecipadamente os convites de reunião e faça follow up
por telefone ou email
Não disponível
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Liderando os Stakeholders
19
Você tem que
liderar
Você é o
ponto focal
Aja como igual
independente-
mente do cargo ou
função
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Finalizando
Estabeleça claramente as responsabilidades como ponto de contato,
independentemente das tarefas, riscos, problemas, premissas, etc..
20
Construa o relacionamento
Assegure comprometimento da equipe e dos interessados
Evite super comprometimento seu ou da equipe
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Finalizando
21
Habilidade para priorizar e re-priorizar tudo, isto também significa que você terá que agregar,
desagregar e agregar novamente
Assegure que os objetivos e requisitos sejam SMART
Tenha um processo para resolver conflitos e problemas rapidamente
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Finalizando
22
Escreva as declarações de risco completa para todos os domínios que podem ser impactados
Entenda seu horizonte de planejamento e planeje de acordo
Faça follow up graciosamente, isto é, positivamente
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Obrigado
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Gestão de Stakeholders - O que ninguém nunca de ensinou

  • 1. Dicas para Gerenciar as Partes Interessadas – O que ninguém te ensinou Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 1
  • 2. Quem são Qualquer pessoa afetada pelo projeto de qualquer forma ou qualquer pessoa que possa afetar o projeto Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 2
  • 3. REFLITA Quão forte é o meu relacionamento com as partes interessadas ? 1. Super forte 2. Forte 3. Adequado 4. Fraco 5. Que stakeholder ? Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 3
  • 4. REFLITA A satisfação das partes interessadas é mais do que a qualidade da entrega. • As características físicas do produto e serviço devem ser gerenciadas, • A percepção das partes interessadas sobre o produto ou serviços também deve ser gerenciado Boa Prática: 1. Avalie o poder das partes interessadas 2. Aprenda a lidar com o problema do stakeholder 3. Construa relacionamentos com e entre as partes interessadas. Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 4
  • 5. REFLITA Não há fúria maior no inferno do que um stakeholder sentindo- se ou sendo desprezado (não mapeou) Boa Prática: • Siga o Dinheiro !! • Não importa se ele esta pagando, economizando ou aumentando os custos • Siga os Recursos • Qualquer entidade que cede os recursos Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 5
  • 6. REFLITA Não há fúria maior no inferno do que um stakeholder sentindo-se ou sendo desprezado Boa Prática: • Siga os entregáveis !! • Quem esta recebendo o produto ou serviço • Siga as assinaturas • O indivíduo que aprova a entrega e efetua o pagamento Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 6
  • 7. REFLITA Não há fúria maior no inferno do que um stakeholder sentindo-se ou sendo desprezado Boa Prática: • Verifique a estrutura organizacional • Pergunte e confirme com os membros da equipe • Secretariograma • Sempre há “outros” não oficiais Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 7
  • 8. PERGUNTA Eu me encontro no início do serviço a ser prestado com todos os interessados e olho nos olhos dos stakeholders e ajusto a expectativa do serviço a ser entregue 1. Verdade absoluta 2. Apenas os mais importantes 3. Não faço Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 8
  • 9. REFLITA Coisas que chateiam o cliente quando estamos entregando um serviço e não esta escrito em lugar algum. Todos eles possuem um ou mais destes incômodos Boa Prática: • Qual a maior dor deles ou preocupações ? • Como o desempenho deles é avaliado ? • O que faz o chefe ou cliente do stakeholder dizer a ele “bom trabalho “ ? Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 9
  • 10. REFLITA Voce sabe se comunicar com os interessados no serviço ? Boa Prática: • Regular e planejada antecipadamente • Aproveite cada oportunidade para comunicar efetivamente • Boas notícias -> via email -> BOM ! • Más notícias -> via email -> PÉSSIMO Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 10
  • 11. REFLITA As chances são altas de você ter na prestação de seu serviço alguns stakeholders problemáticos IntrometidoArrogante Pobre Não confiável Indeciso Não disponível Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 11
  • 12. REFLITA A maior parte dos stakeholder com que me relaciono são 1. Arrogantes 2. Pobres 3. Intrometidos 4. Não confiáveis 5. Indecisos 6. Não disponíveis Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 12
  • 13. Intrometido Sempre se intromete em decisões, reuniões e processos 13 Intrometido Boa Prática: • Desenvolva regras de convivência com eles • Podem ser escritas ou verbais • Documente a frequência e formato da comunicação Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com
  • 14. Arrogante Em função de seu poder ou personalidade ele pode dominar o projeto e coloca-lo em risco 14 Boa Prática: • Procure ajuda nesta situação • Assegure-se que ele não arruine o projeto ou relacionamento com a equipe Arrogante Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com
  • 15. Pobre Tem interesse ou é impactado pelo projeto mas não tem orçamento ou autoridade para uso Pode fazer política para ganhar influência, portanto não ignore ele 15 Boa Prática: • Compreenda como os interesses deles se alinham ao projeto • Entenda como seus interesses se conflitam com interessados com maior poder • Vai ajudar a prever possíveis preocupações e alavancar oportunidades Pobre Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com
  • 16. Não confiável Joga dos “dois lados” Não mantém a palavra Se recusa a assinar qualquer documento 16 Boa Prática: • Toda documentação do projeto e comunicação dele deve ser documentada e ter rastreabilidade • Use dados e fatos para agir proativamente • Isto envolve se aliar com outros • Aja com precaução, mas aja Não confiável Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com
  • 17. Indeciso Nunca decide dentro do prazo necessário Não se compromete com decisões tomadas anteriormente 17 Boa Prática: • Estabeleça e estruture processo claro de comunicação de quando a decisão é necessária e o impacto se ela não for tomada • Quarde um histórico destas consequências • Estabeleça uma métrica do tempo perdido devido a decisões tardias Indeciso Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com
  • 18. Indisponível Esta “muito ocupado” em participar com suas sugestões ou aprovações Frequentemente se envolvem tardiamente nas entregas fundamentais do serviço quando tiveram oportunidades anteriores 18 Boa Prática: • Quarde um histórico das tentativas de contato com ele • Faça com que ele delegue autoridade a alguém confiável • Crie um mecanismo junto a ele que permita à ele tomar decisões sem estar presente fisicamente • Publique antecipadamente os convites de reunião e faça follow up por telefone ou email Não disponível Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com
  • 19. Liderando os Stakeholders 19 Você tem que liderar Você é o ponto focal Aja como igual independente- mente do cargo ou função Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com
  • 20. Finalizando Estabeleça claramente as responsabilidades como ponto de contato, independentemente das tarefas, riscos, problemas, premissas, etc.. 20 Construa o relacionamento Assegure comprometimento da equipe e dos interessados Evite super comprometimento seu ou da equipe Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com
  • 21. Finalizando 21 Habilidade para priorizar e re-priorizar tudo, isto também significa que você terá que agregar, desagregar e agregar novamente Assegure que os objetivos e requisitos sejam SMART Tenha um processo para resolver conflitos e problemas rapidamente Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com
  • 22. Finalizando 22 Escreva as declarações de risco completa para todos os domínios que podem ser impactados Entenda seu horizonte de planejamento e planeje de acordo Faça follow up graciosamente, isto é, positivamente Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com
  • 23. Obrigado Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC - www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com 23