Gerenciando Partes Interessadas

Dicas para Gerenciar as Partes
Interessadas – O que ninguém te ensinou
Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC -
www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com
1

Quem são
Qualquer pessoa afetada pelo projeto de qualquer forma ou qualquer
pessoa que possa afetar o projeto
2

REFLITA
Quão forte é o meu relacionamento com
as partes interessadas ?
1. Super forte
2. Forte
3. Adequado
4. Fraco
5. Que stakeholder ?
3

REFLITA
A satisfação das partes interessadas é mais do que a qualidade
da entrega.
• As características físicas do produto e serviço devem ser gerenciadas,
• A percepção das partes interessadas sobre o produto ou serviços
também deve ser gerenciado
Boa Prática:
1. Avalie o poder das partes interessadas
2. Aprenda a lidar com o problema do stakeholder
3. Construa relacionamentos com e entre as partes interessadas.
4

REFLITA
Não há fúria maior no inferno do que um stakeholder sentindo-
se ou sendo desprezado (não mapeou)
Boa Prática:
• Siga o Dinheiro !!
• Não importa se ele esta pagando, economizando ou aumentando os
custos
• Siga os Recursos
• Qualquer entidade que cede os recursos
5

REFLITA
Não há fúria maior no inferno do que um stakeholder
sentindo-se ou sendo desprezado
Boa Prática:
• Siga os entregáveis !!
• Quem esta recebendo o produto ou serviço
• Siga as assinaturas
• O indivíduo que aprova a entrega e efetua o pagamento
6

REFLITA
Não há fúria maior no inferno do que um stakeholder
sentindo-se ou sendo desprezado
Boa Prática:
• Verifique a estrutura organizacional
• Pergunte e confirme com os membros da equipe
• Secretariograma
• Sempre há “outros” não oficiais
7

PERGUNTA
Eu me encontro no início do serviço a ser prestado
com todos os interessados e olho nos olhos dos
stakeholders e ajusto a expectativa do serviço a ser
entregue
1. Verdade absoluta
2. Apenas os mais importantes
3. Não faço
8

REFLITA
Coisas que chateiam o cliente quando estamos
entregando um serviço e não esta escrito em lugar
algum. Todos eles possuem um ou mais destes
incômodos
Boa Prática:
• Qual a maior dor deles ou preocupações ?
• Como o desempenho deles é avaliado ?
• O que faz o chefe ou cliente do stakeholder dizer a ele “bom
trabalho “ ?
9

REFLITA
Voce sabe se comunicar com os interessados no serviço
?
Boa Prática:
• Regular e planejada antecipadamente
• Aproveite cada oportunidade para comunicar efetivamente
• Boas notícias -> via email -> BOM !
• Más notícias -> via email -> PÉSSIMO
10

REFLITA
As chances são altas de você ter na prestação de seu serviço alguns
stakeholders problemáticos
IntrometidoArrogante Pobre Não confiável
Indeciso
Não disponível
11

REFLITA
A maior parte dos stakeholder com que
me relaciono são
1. Arrogantes
2. Pobres
3. Intrometidos
4. Não confiáveis
5. Indecisos
6. Não disponíveis
12

Intrometido
Sempre se intromete em decisões, reuniões e processos
13
Intrometido
Boa Prática:
• Desenvolva regras de convivência com eles
• Podem ser escritas ou verbais
• Documente a frequência e formato da comunicação

Arrogante
Em função de seu poder ou personalidade ele pode
dominar o projeto e coloca-lo em risco
14
Boa Prática:
• Procure ajuda nesta situação
• Assegure-se que ele não arruine o projeto ou relacionamento com
a equipe
Arrogante

Pobre
Tem interesse ou é impactado pelo projeto mas não tem
orçamento ou autoridade para uso
Pode fazer política para ganhar influência, portanto não
ignore ele
15
Boa Prática:
• Compreenda como os interesses deles se alinham ao projeto
• Entenda como seus interesses se conflitam com interessados com
maior poder
• Vai ajudar a prever possíveis preocupações e alavancar
oportunidades
Pobre

Não confiável
Joga dos “dois lados”
Não mantém a palavra
Se recusa a assinar qualquer documento
16
Boa Prática:
• Toda documentação do projeto e comunicação dele deve ser
documentada e ter rastreabilidade
• Use dados e fatos para agir proativamente
• Isto envolve se aliar com outros
• Aja com precaução, mas aja
Não confiável

Indeciso
Nunca decide dentro do prazo necessário
Não se compromete com decisões tomadas anteriormente
17
Boa Prática:
• Estabeleça e estruture processo claro de comunicação de quando
a decisão é necessária e o impacto se ela não for tomada
• Quarde um histórico destas consequências
• Estabeleça uma métrica do tempo perdido devido a decisões
tardias
Indeciso

Indisponível
Esta “muito ocupado” em participar com suas sugestões ou
aprovações
Frequentemente se envolvem tardiamente nas entregas
fundamentais do serviço quando tiveram oportunidades
anteriores
18
Boa Prática:
• Quarde um histórico das tentativas de contato com ele
• Faça com que ele delegue autoridade a alguém confiável
• Crie um mecanismo junto a ele que permita à ele tomar decisões
sem estar presente fisicamente
• Publique antecipadamente os convites de reunião e faça follow up
por telefone ou email
Não disponível

Liderando os Stakeholders
19
Você tem que
liderar
Você é o
ponto focal
Aja como igual
independente-
mente do cargo ou
função

Finalizando
Estabeleça claramente as responsabilidades como ponto de contato,
independentemente das tarefas, riscos, problemas, premissas, etc..
20
Construa o relacionamento
Assegure comprometimento da equipe e dos interessados
Evite super comprometimento seu ou da equipe

Finalizando
21
Habilidade para priorizar e re-priorizar tudo, isto também significa que você terá que agregar,
desagregar e agregar novamente
Assegure que os objetivos e requisitos sejam SMART
Tenha um processo para resolver conflitos e problemas rapidamente

Finalizando
22
Escreva as declarações de risco completa para todos os domínios que podem ser impactados
Entenda seu horizonte de planejamento e planeje de acordo
Faça follow up graciosamente, isto é, positivamente

Obrigado
23

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