O documento descreve um projeto de montagem de um Day Care para cães realizado pela empresa Royal Dog. O projeto teve como objetivos a aquisição e montagem do mobiliário e equipamentos necessários para o funcionamento do Day Care em um prazo de um mês e com orçamento de R$109.000. O documento detalha a estruturação do projeto, critérios para aquisição dos itens, plano de gerenciamento de riscos e relatórios de controle.

1. Gerenciamento de Aquisições em Projetos
Turma Paulista – GEEP – T42
01

2. ROYAL DOG
Empresa especialista em hospedagem, atividades, socialização,
adestramento e comportamento canino.
Socialização
Creche
Serviços
Veterinários
Adestramento
Hotel
02

3. Projeto: Montagem do Day Care
Objetivos do Projeto: Endereçar atividades para início do
funcionamento do Day Care, relacionados a aquisição e montagem
do mobiliário conforme projeto arquitetônico; aquisição dos
equipamentos necessários para operação num prazo de 1 mes e
com orçamento de R$109.000
03

4. Equipe do Projeto
Alexandre Basile Chazoglou
Bruno Pereira Rezende
Luciene Aparecida Santana
Mauro Simões Alves
04
Silvia Sato

5. 1. Mobiliário
para Day Care
1.1 Pla nejamento
1.1.1 Escopo
1.1.2 Cronograma
1.1.3 Custos
1.1.4 Stakeholders
1.2 Levantamento
de Equipamentos
1.2.1 Análise
1.2.2 Definição
1.2.3 Cotação
1.2.4 Seleção
1.3 Fornecedores
1.3.1 Análise dos
fornecedores
1.3.2 Análise de
Mercado
1.3.3 Seleção
1.3.4 Negociação
1.4 Contrato
1.4.1 Elaboração
1.4.2 Alinhamento
1.4.3 Condução
1.4.5 Assinatura
1.5 Layout
1.5.1
Recebimento dos
Equipamentos
1.5.2 Avaliação
1.5.3 Organização
1.5.4 Mobilização
Make
Buy
WBS Projeto
05

6. Critérios Make or Buy
JUSTIFICATIVACRITÉRIOS MAKE OR BUY ADOTADOS
G) Compartilhamento de Riscos
Repassar riscos de encontrar fornecedores de alta qualidade e
com confiança nos prazos de entrega
Mercado possui fornecedores com experiência e
conhecimento nesse segmento
Necessidade de agilizar algumas entregas para abertura mais
rápida das atividades de daycare
A) Capacidade da Equipe (quantidade e
qualidade)
B) Necessidade de fornecimento
especializado
C) Core Business da Empresa
D) Problemas legais
E) Existência de Fornecedores Confiáveis
F) Restrições de prazo
Questões legais devem estar bem formalizadas para o contrato
da compra dos equipamentos
A empresa é um hotel para cães e deseja expandir para day-
care.
Necessidade de conhecimentos em advocacia (elaboração de
contrato) ou especializados em equipamentos de
adestramento e agility
Equipe do projeto é reduzida em número
06

7. Mapa de Aquisições
Concorrência
Item a ser
Contratado
Referência
WBS
Vendor List Data Orçamento
Critério
Make / Buy
1
Escolha dos
Equipamentos
1.2
Cão Cidadão,
Adestradores de Agility
27/jul/15 R$ 3.000,00 A, B, E, F, G
2 Análise de Mercado 2.2
Cão Cidadão,
Adestradores de Agility
03/ago/15 R$ 3.000,00 A, B, E, F, G
3
Elaboração dos
Contratos
3.1
Escritórios de
Advocacia
10/ago/15 R$ 5.000,00 A, B, C, D, E
4
Condução dos
Contratos
3.3
Escritórios de
Advocacia
17/ago/15 R$ 5.000,00 A, B, C, D, E
07

8. 1. Mobiliário
para Day Care
1.1 Pla nejamento
1.1.1 Escopo
1.1.2 Cronograma
1.1.3 Custos
1.1.4 Stakeholders
1.1.5 Aquisições
1.2 Levantamento
de Equipamentos
1.2.1 Análise
1.2.2 Definição
1.2.3 Cotação
1.2.4 Seleção
1.2.5 Condução
Aquisições
1.3 Fornecedores
1.3.1 Análise dos
fornecedores
1.3.2 Análise de
Mercado
1.3.3 Seleção
1.3.4 Negociação
1.4 Contrato
1.4.1 Elaboração
1.4.2 Alinhamento
1.4.3 Condução
1.4.5 Assinatura
1.4.6 Controle
Aquisições
1.5 Layout
1.5.1 Recebimento
dos Equipamentos
1.5.2 Avaliação
1.5.3 Organização
1.5.4 Mobilização
1.5.5 Encerramento
Aquisições
Make
Buy
WBS Projeto Revisada
08

9. Análise de Riscos nas Aquisições
Causa Raiz Efeito Prob. Impacto
Resposta ao
Risco
Estratégia
Momento
de
Resposta
ao Risco
Surgimento de novas
legislações para
transporte de animais
Poderá acarretar num
aumento de R$3.000,00
para adequações no
veículo
10% R$3.000 Sem resposta Aceitar
Planejament
o
A escassez de
equipamentos no
mercado
Pode impactar em
aumento de 30% no
custo dos equipamentos,
por razão de
oferta/demanda
30% R$11.200
Cotar opções com
mais fornecedores
(podem restar
opções mais caras)
Mitigar
Análise de
fornecedores
Não aprovação do
projeto pela vizinhança
Pode impactar no atraso
ou inviabilidade do
projeto
5% R$11.000
Realizar reuniões
informais para
alinhamento do
projeto
Mitigar Stakeholders
Troca de fornecedor, neste
caso os equipamentos tem
dimensões diferentes.
Será necessário adaptação
do local onde ele será
instalado. Causando um
custo de R$1500
10% R$1.500
Adaptar o espaço para
o equipamento de
maior dimensão.
Eliminar Negociação
09

10. Declaração de Trabalho
1. Especificação Funcional
• Serviço de arquitetura e fornecimento de equipamentos Day Care
2. Qualidade
• Lista deve conter todos os equipamentos com características técnicas /
marcos / modelos / fabricantes e dentro do limite do orçamento para o
projeto
3. Prazo
• 15 dias a partir da assinatura do contrato
4. Suporte
• Lista de materiais de materiais deve se restringir ao projeto anexos a este
documento
5. Local de Entrega
• Os equipamentos deverão ser entregues no local, na data e horário pré
agendados
10

11. Declaração de Trabalho
6. Treinamento
• Não aplicável
7. Garantia
• 6 meses após entrega dos equipamentos
8. Critérios de Medição
• 40% Qualidade do serviço
• 40% experiência em projetos similares
• 5% Inovações
• 10% Preço e Condições de Pagamento
• 5% Garantia
9. Condições de Pagamento
• Preço fixo de acordo com os critérios de medição
10. Manutenção
• Checagem anual
11

12. Critérios Eliminatórios
• Falta de Experiência comprovada no segmento;
• Proposta entregue fora do escopo proposto
• Entrega de proposta fora do prazo determinado;
• Acidentes em projetos anteriores implantados;
• Problemas financeiros;
12

13. Critérios Classificatórios
• Qualidade no serviço;
• Experiência em projetos similares anteriores;
• Inovações;
• Preço e Condições de Pagamento;
• Garantia
13

14. Critérios de Avaliação
Critérios Peso
Qualidade no serviço 40%
Experiência em projetos similares anteriores 40%
Inovações 5%
Preço e Condições de Pagamento 10%
Garantia 5%
Sistema de Pontuação
Critérios de avaliação na DT
Os critérios de avaliação serão divulgados no momento de envio da
DT para os fornecedores, porém sem divulgar os pesos. As vantagens
que justificam esse procedimento são:
- Assertividade nas propostas recebidas – diminui-se o tempo
de revisão das propostas;
- Engajam fornecedores para os itens de real importância para
o projeto, uma vez que os serviços prestados pelos fornecedores
impactam diretamente no resultado do projeto. 14

15. Documentos de Aquisição
Tipos de Documentos de Aquisição adotados:
Concorrência
Item a ser
Contratado
Referência
WBS
Vendor List Data Orçamento Crit. M/B
Doc de
Aquisição
1
Escolha dos
Equipamentos
1.2
Cão Cidadão
27/07/2015 3000 A,B,E,F,G RFP
Adestradores Agility
2
Análise de
Mercado
2.2
Cão Cidadão
03/08/2015 3000 A,B,E,F,G RFP
Adestradores Agility
3
Elaboraçãod de
Contratos
3.1
Escritórios de
Advocacia
10/08/2015 5000 A,B,C,D,E RFP
4
Condução dos
Contratos
3.3
Escritórios de
Advocacia
17/08/2015 5000 A,B,C,D,E RFQ
Justificativa:
Documentos de
Aquisições
Justificativa
RFP
Necessidade de Análise de nossa Declaração do Trabalho
Necessitamos analisar a Declaração de Escopo do Projeto do Fornecedor
Decisão não somente por preço
Necessidade de critérios claros de controle e pagamento
RFQ
Decisão somente por preço
A expertise da condução total da contratada
Tipo de contrato de baixo risco 15

16. Comunicação e Contratos
Meio de Comunicação Adotada:
• E-mail com Carta Convite e primeiras necessidades;
• Para questões mais simples utilizaremos E-mail;
• Para validação das propostas e dúvidas mais complexas serão marcadas reuniões com
os fornecedores;
• Abrangeremos assim de uma maneira eficaz segura para nosso projeto já que e-mail
nos poupa tempo e as reuniões presenciais engajam todos os envolvidos.
Tipo de Contrato:
Concorrência
Item a ser
Contratado
Doc de
Aquisição
Tipo de
Contrato
Justificativa
1
Escolha dos
Equipamentos
RFP
Custo por
Administração
/ Desempenho
por entrega
Incentivo ao fornecedor
2
Análise de
Mercado
RFP Riscos compartilhados
3
Elaboraçãod de
Contratos
RFP
Benefícios ao custos do projeto e
cronograma
Possibilidade de maiores controles e
acompanhamento
4
Condução dos
Contratos
RFQ Preço Fixo
Necessidade de entrega apenas do
resultado
Transferência total do risco
16

17. Condução das Aquisições
17
PGP
aprovado
Divulgar
DT
Solicitar
RFP
Comunicar
critérios de
eliminação
Receber
Propostas
Analisar
Propostas
Critérios
Eliminatóri
os
RGQ
Comunicar
Fornecedor
es
Eliminados
Diculgação
aos Sócios
Convocar
Selecionad
os
Solicitar
Revisão
das
Propostas
Convocar
os
Selecionad
os
Aplicar
critérios
Classificatóri
os
Comunicar
Fornecedor
Selecionad
o
Comunicar
Fornecedor
es não
escolhidos
Assinar
Contrato
GESH
Ata de
Reunião
Kick off
Cronogram
a
WBS
do
contrato
RGQ
Validação
das
Fases
Alinhamen
to do
Contrato

18. Atitudes e Fiscalização
• Toda aquisição será por Concorrência Privada;
Concorrência
Item a ser
Contratado
Doc de
Aquisição
Tipo de Contrato Atitudes e Fiscalizações
1
Escolha dos
Equipamentos
RFP
Custo por
Administração /
Desempenho por
entrega
Reunião Semanal de Acompanhamento
Entrega e discussão dos status e Avanço
Físico
2
Análise de
Mercado
RFP
Verificação dos itens entregues, qualidade,
custo
Solicitar alterações cabíveis
3
Elaboraçãod de
Contratos
RFP Auditoria completa na entrega final
4
Condução dos
Contratos
RFQ Preço Fixo
Abrir para reclamações e proposta de
alteração
Encerrar reclamações e verificar as
alterações quando cabível
18

19. Relatórios de Controle das Aquisições
O controle do contrato das aquisições foi feito por meio de reuniões
semanais, registrando todas as ocorrências, pendências e obrigações futuras em
atas de reuniões. As atas não podiam ser modificadas posteriormente a sua
aprovação, e continham a assinatura de todos os participantes da reunião. Foi
elaborado um relatório de resumo da ata de reunião contendo as tarefas, status,
responsáveis e data de revisão para cada item de relevante importância da ata.
O status indica se a tarefa foi concluída ou se ela ainda está pendente.
São registrados os responsáveis por cada tarefa, para que se tenha o controle de
pendências e revisão das aprovações. A data de revisão é mais um controle para
que caso a tarefa tenha ficado pendente, a conclusão seja avaliada no dia
alinhado na reunião.
Todos os relatórios resumos foram avaliados ao final do projeto,
mitigando o risco de que alguma pendência tenha ficado sem conclusão.
19

20. Relatórios de Controle das Aquisições
20

21. Fluxograma de Controle das Aquisições
Validação
de
Custos
Controle
de
Cronograma
Validação
de Escopo
Controle
de
Mudança
Controle de
Engajamento
dos
Stakeholders
Reunião de
Acompanhamento
Semanal
Ata de
Reunião
Controle
de
Qualidade
Validção de
Entregas
Ata de
Reunião
Kick off
21

22. Fluxograma Encerramento dos Contratos
22
Reunião de
Encerramento do
Contrato
"De acordo"
dos
Sócios
"De acordo"
dos
Fornecedores
Escopo
Completado
Obrigações
Cumpridas
Pagamentos
Efetuados
TRD
GEC
Gerenciamento
Eletronico do
Contrato
Documentações Técnicas
Solicitações de mudanças
aprovadas
Cronogramas
Contrato e seu aditivos
Atas de reuniões
Faturas / Pagamentos
Fiscalizações
Fichas de Aceitação
Lições Aprendidas
Ata de reuniçao de encerramento

23. Sumário - PGA
23
O Plano de Gerenciamento das Aquisições está organizado conforme segue:
1. Analisar os pacotes de trabalho da WBS e seguindo os pré estabelecidos, classifica-los
como pacotes Make ou Buy;
2. Elaborar o mapa de aquisições dos pacotes Buy;
3. Revisar a WBS inserindo as tarefas para aquisições;
4. Fazer a análise de Risco das Aquisições;
5. Elaborar as DTs e DEs dos pacotes Buy;
6. Definir documentação para as Aquisições;
7. Definir a Comunição;
8. Definir os critérios Eliminatórios;
9. Definir os critérios Classificatórios e Pesos para avaliação;
10. Definir os critérios de Controle dos Contratos;
11. Encerrar os Contratos.

24. 24
ROYAL DOG