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Gerenciamento de Aquisições em Projetos
Apresentação
Sérgio Mylius da Silva
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Definição de Gestão de Aquisições
• É o processo de adquirir bens e contratar serviços
de fornecedores externos para a realização do
escopo do projeto
• Decisões importantes:
– Fazer ou comprar pronto?
– O que adquirir?
– Como adquirir?
– Quanto adquirir?
– Quando adquirir?
2 / 30linkedin.com/in/mylius
Macro Processos
Definição e
Planejamento
. Planejamento de aquisição
. Planejamento de solicitação
Condução
. Solicitação
. Seleção de Fornecedor
Administração . Administração Contrato
Conclusão . Encerramento Contrato
3 / 30linkedin.com/in/mylius
Planejamento Aquisições . Definição do que adquirir e quando
Planejamento Solicitações
. Documentação dos requisitos do produto
. Identificação dos fornecedores em potencial
Solicitação . Obtenção de ofertas e propostas
Seleção de Fontes . Escolha entre os fornecedores em potencial
Administração de contrato . Gestão do relacionamento com os fornecedores
Encerramento de contrato . Conclusão do contrato e de qualquer item em aberto
4 / 30linkedin.com/in/mylius
Planejamento de Aquisições
• Superposição com o processo de planejamento de
escopo
• Determinar quais as necessidades do projeto
podem ser melhor atendidas através da aquisição
no mercado
• Análise do faz ou comprar pronto
• Análises de custos
• Uma única fonte ou várias fontes de fornecimento
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Planejamento de Aquisições
• Plano de gestão da aquisição
– Seleção do tipo de contrato
– Cronograma de aquisição
– Plano de Aquisição
• Elaboração e aprovação da Declaração de
Trabalho (SOW)
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Atividade Produto
Planejamento de Escopo Declaração de Escopo
Definição de Escopo
WBS ou EAP
Declaração de trabalho
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Declaração do escopo
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Declaração de Escopo
O que será feito com
recursos próprios
O que será feito com
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WBS ou EAP
Definição do escopo
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O que será feito com recursos de terceiros
WBS ou EAP
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SOW
Solicitação de Proposta
RFP
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• Empreitada
• Preço unitário
• Administração
• Remuneração por hora
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Planejamento da Solicitação
• Determinar como se organizar para adquirir
• Determinar o tipo de contrato
• Escolha dos documentos padrão da aquisição (edital, proposta,
minuta de contrato)
• Preparar os doctos necessários pra solicitar propostas (RFI,
RFP e RFQ)
• Descrever o critério de avaliação (técnico e comercial)
– Sistema de avaliação
– Pré-requisitos (deveres)
– Itens à pontuar (desejos)
13 / 30linkedin.com/in/mylius
RFI
• Não tem finalidade de levantar preços do serviço, mas só
informações :
– Informações básicas do fornecedor em potencial
– Informações financeiras do fornecedor em potencial
– Capacidade técnica
– Controle de qualidade
• Estabelecer prazo limite para resposta da RFI
• Após receber respostas agendar entrevistas de avaliação da
capacidade dos potenciais fornecedores
• As respostas irão auxiliar na elaboração da RFP
posteriormente
14 / 30linkedin.com/in/mylius
RFI
As questões que devem ser investigadas durante essas
entrevistas são:
•Quais são as competências centrais do fornecedor?
•Quais são as métricas que o fornecedor utilize para avaliar a
sua eficácia?
•Quantos clientes o fornecedor está atendendo atualmente?
•O fornecedor tem capacidade ociosa ou terá que expandir a
sua capacidade atual para atender novos clientes?
•Onde o fornecedor está investindo os seus recursos?
•Como o fornecedor é avaliado perante os seus atuais
clientes?
•O fornecedor se “encaixa” bem dentro da cultura da
contratante?
15 / 30linkedin.com/in/mylius
Edital
• Cabeçalho – empresa que está divulgando o pedido (ex.:
nome, end., fone, CNPJ, pessoa de contato)
• Declaração de Trabalho (SOW)
• Clausulas contratuais relevantes – confidencialidade,
propriedade intelectual, responsabilidades das partes
• Pré-requisitos – itens obrigatórios para fornecedores,
capacidade técnica e financeira, habilitação jurídica,
tamanho e tipo de negócio, referências, etc.)
• Processo de seleção
16 / 30linkedin.com/in/mylius
Edital
• Formatação da resposta – Endereçamento, prazo de
recebimento das proposta, etc.
• Instalações da contratada
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• Outras requisitos
• Relatórios e reuniões de acompanhamento
• Considerações gerais
17 / 30linkedin.com/in/mylius
Condução de Aquisição
• Lista de fornecedores qualificados
• Divulgação
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• Conferência de concorrência / reunião de
licitação
• Recebimento de propostas
18 / 30linkedin.com/in/mylius
Contratante Contratado
1. Realiza uma reunião de fornecedores 1. Elabora a proposta
2. Responde as questões da concorrência
2. Descreve o diferencial de
fornecimento
3. Recebe as propostas dos fornecedores
3. Preparado de acordo com os doctos
da aquisição
4. Assiste apresentação dos fornecedores 4. Pode incluir apresentação verbal
5. Descreve o critério de avaliação
5. Normalmente sem custo para o
cliente
19 / 30linkedin.com/in/mylius
Seleção de Fornecedor
• Avaliação das propostas com base nos critérios
de seleção formulados durante o planejamento
da aquisição
– Seleção baseada nos requisitos mínimos
estabelecidos
– Pesos: custo, comprimento da RFP, especificação
técnica, facilidade de uso, suporte e manutenção,
etc
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Seleção de Fornecedor
• Avaliação das propostas
– Verificação dos pré-requisitos
– Sistema de Pesos
• Avaliação técnica
• Avaliação comercial (preço e condições)
• Classificação das propostas
• Negociação do contrato
• Assinatura do contrato
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Critérios de avaliação
• Atendimento à necessidade do cliente
• Qualidade (ex.: ISO 900x)
• Capacidade técnica (ex.: Atestados de execução)
• Capacidade de gestão (ex.: certificação PMP)
• Capacidade financeira (ex.: exame de balanço)
• Garantia
• Abordagem técnica e de gerenciamento
• Referências
22 / 30linkedin.com/in/mylius
Classificação
• Envolve o estabelecimento de requisitos mínimos de
desempenho para um ou mais critérios de avaliação
• Eliminar fornecedores que não atendam os requisitos
mínimos:
– A um potencial fornecedor, por exemplo, poderia ser
exigido a apresentação de um gerente de projetos que tenha
PMP, antes mesmo que o restante da proposta venha a ser
considerada
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Negociação de Contrato
Busca de esclarecimento e acordo mútuo para
ambas as partes sobre os termos e condições
do contrato
24 / 30linkedin.com/in/mylius
Administração de Contrato
Significa qualquer atividade tomada tanto
pelo contratante (cliente) ou pelo
contratado (fornecedor) durante o período
entre a concessão (adjudicação) do
contrato até o encerramento do contrato.
25 / 30linkedin.com/in/mylius
O que é Administração de Contrato ?
• Prestação do Serviço – assegurar que o serviço está
sendo prestado como foi acordado em termos de qualidade.
• Relacionamento – manter um relacionamento aberto e
construtivo entre as partes, objetivando solucionar tensões e
identificar os problemas com antecedência.
• Contrato – a governança formal do contrato e das
alterações formais da documentação.
26 / 30linkedin.com/in/mylius
Administração de Contrato de Venda / Aquisição
Contratado Contratante
Aquisição
Atividades de Pré-venda Planejamento de. Aquisição
PlanejamentoDecisão de entrar ou não na
licitação
Planejamento da Solicitação
Elaboração da Proposta Solicitação
Condução
Negociação e Formação Seleção do Fornecedor
Administração de Contrato Administração
Encerramento de Contrato Encerramento
27 / 30linkedin.com/in/mylius
Fornecedor / Contratado
Cliente / Contratante
Administração
de Contrato
Concessão Encerramento
28 / 30linkedin.com/in/mylius
Gestão de contrato no processo de Aquisição
Execução da Administração de
Contrato
Adjudicação Reunião de Partida
Controle & Execução
Encerramento
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Muito obrigado pela sua atenção!
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  • 1. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Apresentação Sérgio Mylius da Silva 1 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 2. Definição de Gestão de Aquisições • É o processo de adquirir bens e contratar serviços de fornecedores externos para a realização do escopo do projeto • Decisões importantes: – Fazer ou comprar pronto? – O que adquirir? – Como adquirir? – Quanto adquirir? – Quando adquirir? 2 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 3. Macro Processos Definição e Planejamento . Planejamento de aquisição . Planejamento de solicitação Condução . Solicitação . Seleção de Fornecedor Administração . Administração Contrato Conclusão . Encerramento Contrato 3 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 4. Planejamento Aquisições . Definição do que adquirir e quando Planejamento Solicitações . Documentação dos requisitos do produto . Identificação dos fornecedores em potencial Solicitação . Obtenção de ofertas e propostas Seleção de Fontes . Escolha entre os fornecedores em potencial Administração de contrato . Gestão do relacionamento com os fornecedores Encerramento de contrato . Conclusão do contrato e de qualquer item em aberto 4 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 5. Planejamento de Aquisições • Superposição com o processo de planejamento de escopo • Determinar quais as necessidades do projeto podem ser melhor atendidas através da aquisição no mercado • Análise do faz ou comprar pronto • Análises de custos • Uma única fonte ou várias fontes de fornecimento 5 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 6. Planejamento de Aquisições • Plano de gestão da aquisição – Seleção do tipo de contrato – Cronograma de aquisição – Plano de Aquisição • Elaboração e aprovação da Declaração de Trabalho (SOW) 6 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 7. Atividade Produto Planejamento de Escopo Declaração de Escopo Definição de Escopo WBS ou EAP Declaração de trabalho 7 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 8. Declaração do escopo O que será feito O que não será feito 8 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 9. Declaração de Escopo O que será feito com recursos próprios O que será feito com recursos de terceiros Definição do escopo WBS ou EAP Definição do escopo WBS ou EAP 9 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 10. O que será feito com recursos de terceiros WBS ou EAP Declaração de trabalho SOW 10 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 11. Declaração de trabalho SOW Solicitação de Proposta RFP Contrato CSOW 11 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 12. Tipos de contratos • Empreitada • Preço unitário • Administração • Remuneração por hora 12 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 13. Planejamento da Solicitação • Determinar como se organizar para adquirir • Determinar o tipo de contrato • Escolha dos documentos padrão da aquisição (edital, proposta, minuta de contrato) • Preparar os doctos necessários pra solicitar propostas (RFI, RFP e RFQ) • Descrever o critério de avaliação (técnico e comercial) – Sistema de avaliação – Pré-requisitos (deveres) – Itens à pontuar (desejos) 13 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 14. RFI • Não tem finalidade de levantar preços do serviço, mas só informações : – Informações básicas do fornecedor em potencial – Informações financeiras do fornecedor em potencial – Capacidade técnica – Controle de qualidade • Estabelecer prazo limite para resposta da RFI • Após receber respostas agendar entrevistas de avaliação da capacidade dos potenciais fornecedores • As respostas irão auxiliar na elaboração da RFP posteriormente 14 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 15. RFI As questões que devem ser investigadas durante essas entrevistas são: •Quais são as competências centrais do fornecedor? •Quais são as métricas que o fornecedor utilize para avaliar a sua eficácia? •Quantos clientes o fornecedor está atendendo atualmente? •O fornecedor tem capacidade ociosa ou terá que expandir a sua capacidade atual para atender novos clientes? •Onde o fornecedor está investindo os seus recursos? •Como o fornecedor é avaliado perante os seus atuais clientes? •O fornecedor se “encaixa” bem dentro da cultura da contratante? 15 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 16. Edital • Cabeçalho – empresa que está divulgando o pedido (ex.: nome, end., fone, CNPJ, pessoa de contato) • Declaração de Trabalho (SOW) • Clausulas contratuais relevantes – confidencialidade, propriedade intelectual, responsabilidades das partes • Pré-requisitos – itens obrigatórios para fornecedores, capacidade técnica e financeira, habilitação jurídica, tamanho e tipo de negócio, referências, etc.) • Processo de seleção 16 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 17. Edital • Formatação da resposta – Endereçamento, prazo de recebimento das proposta, etc. • Instalações da contratada • Local do trabalho ou de entrega do produto • Outras requisitos • Relatórios e reuniões de acompanhamento • Considerações gerais 17 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 18. Condução de Aquisição • Lista de fornecedores qualificados • Divulgação – Envio de RFP ou RFQ – Anúncios • Conferência de concorrência / reunião de licitação • Recebimento de propostas 18 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 19. Contratante Contratado 1. Realiza uma reunião de fornecedores 1. Elabora a proposta 2. Responde as questões da concorrência 2. Descreve o diferencial de fornecimento 3. Recebe as propostas dos fornecedores 3. Preparado de acordo com os doctos da aquisição 4. Assiste apresentação dos fornecedores 4. Pode incluir apresentação verbal 5. Descreve o critério de avaliação 5. Normalmente sem custo para o cliente 19 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 20. Seleção de Fornecedor • Avaliação das propostas com base nos critérios de seleção formulados durante o planejamento da aquisição – Seleção baseada nos requisitos mínimos estabelecidos – Pesos: custo, comprimento da RFP, especificação técnica, facilidade de uso, suporte e manutenção, etc 20 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 21. Seleção de Fornecedor • Avaliação das propostas – Verificação dos pré-requisitos – Sistema de Pesos • Avaliação técnica • Avaliação comercial (preço e condições) • Classificação das propostas • Negociação do contrato • Assinatura do contrato 21 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 22. Critérios de avaliação • Atendimento à necessidade do cliente • Qualidade (ex.: ISO 900x) • Capacidade técnica (ex.: Atestados de execução) • Capacidade de gestão (ex.: certificação PMP) • Capacidade financeira (ex.: exame de balanço) • Garantia • Abordagem técnica e de gerenciamento • Referências 22 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 23. Classificação • Envolve o estabelecimento de requisitos mínimos de desempenho para um ou mais critérios de avaliação • Eliminar fornecedores que não atendam os requisitos mínimos: – A um potencial fornecedor, por exemplo, poderia ser exigido a apresentação de um gerente de projetos que tenha PMP, antes mesmo que o restante da proposta venha a ser considerada 23 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 24. Negociação de Contrato Busca de esclarecimento e acordo mútuo para ambas as partes sobre os termos e condições do contrato 24 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 25. Administração de Contrato Significa qualquer atividade tomada tanto pelo contratante (cliente) ou pelo contratado (fornecedor) durante o período entre a concessão (adjudicação) do contrato até o encerramento do contrato. 25 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 26. O que é Administração de Contrato ? • Prestação do Serviço – assegurar que o serviço está sendo prestado como foi acordado em termos de qualidade. • Relacionamento – manter um relacionamento aberto e construtivo entre as partes, objetivando solucionar tensões e identificar os problemas com antecedência. • Contrato – a governança formal do contrato e das alterações formais da documentação. 26 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 27. Administração de Contrato de Venda / Aquisição Contratado Contratante Aquisição Atividades de Pré-venda Planejamento de. Aquisição PlanejamentoDecisão de entrar ou não na licitação Planejamento da Solicitação Elaboração da Proposta Solicitação Condução Negociação e Formação Seleção do Fornecedor Administração de Contrato Administração Encerramento de Contrato Encerramento 27 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 28. Fornecedor / Contratado Cliente / Contratante Administração de Contrato Concessão Encerramento 28 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 29. Gestão de contrato no processo de Aquisição Execução da Administração de Contrato Adjudicação Reunião de Partida Controle & Execução Encerramento Reinvidicações 29 / 30linkedin.com/in/mylius
  • 30. Muito obrigado pela sua atenção! 30 / 30linkedin.com/in/mylius