Este documento apresenta as etapas para planejamento e execução de um churrasco para um grupo de amigos (Projeto Churrasco GP20). Ele descreve os passos para iniciar, planejar, executar, monitorar e encerrar o projeto de forma simples, incluindo a definição da equipe, objetivos, cronograma, riscos e orçamento.

1. ISAN/FGV - SÃO LUÍS - MA
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GP 20
GP 20

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GP 20
Agenda
1
Nosso Time
2
Objetivo
3
WBS
4
Como Iniciar o Projeto
5
Como Planejar o Projeto
6
Como Executar o Projeto
7
Como Monitorar o Projeto
8
Como Encerrar o Projeto

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Nosso Time
1

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Nosso Time
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Carla Clemente
Rafael Tavares
Bárbara Raposo

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Objetivo
2

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Objetivo
Um evento inesquecível para os participantes é o nosso principal objetivo.
Para atingi-lo, vamos elaborar, implantar e monitorar um plano de projeto coerente com a expectativa dos Stakeholders do “Projeto Churrasco GP20!”.
Além disso, agir nos desvios identificados durante o monitoramento e fazer o encerramento utilizando metodologia de gerenciamento de projeto e boas práticas de mercado, são nossas ferramentas para atingir o objetivo e satisfação da turma!

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WBS
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WBS
Churrasco Turma GP20
Preparativos
Convites
Bebidas
Comidas
Patrocínio
Infraestrutura
Local
Estacionamento
Utensílios
Mobiliário
Entretenimento
Som e iluminação
Espaço para crianças
Jogos com bola e com baralho
Mídia – fotos e filmagem
Encerramento
Entrega do local
Pagamento dos fornecedores
Divulgação de fotos e filmagem aos convidados

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Como Iniciar o projeto
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4
Como Iniciar o Projeto
Devido a baixa complexidade do projeto, bem como sua informalidade, não se faz necessária a emissão de um Termo de abertura, porém a identificação dos stakeholders será realizada.
A identificação dos stakeholders se faz necessária não só para maximizar as influencias positivas, mas também para mitigar todos os impactos negativos do evento, já que haverá músicas, bebidas e muita movimentação de pessoas e veículos no local.
Um grupo de amigos denominado Comissão se reunirá para definição de local, data, horário e forma de divulgação.
A divulgação ocorrerá através de redes sociais e e-mails. A confirmação de presença poderá ser feita pela divulgação virtual, por depósito em conta bancária ou diretamente a um membro da comissão.

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Como Iniciar o Projeto
Um enquete será realizada com os possíveis participantes para definição de tipos de comidas, bebidas e músicas.
Apesar da simplicidade do projeto, é importante a aplicação do ciclo PDCA em cada fase.
Desta forma, com todas as informações coletadas anteriormente, ou seja, identificação dos stakeholders, definição do local, data, horário, divulgação nas redes sociais, envio de e-mails e recebimento das respostas das enquete realizada, inicia-se a metodologia PDCA.

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Como Iniciar o Projeto
O início das fases e ou Pacotes de Trabalho também se dará através de reuniões com a turma de amigos denominada comissão. Não se faz necessária a emissão de um documento formal como por exemplo uma Autorização de Trabalho.
Os trabalhos se iniciam identificando qual a mão de obra e recursos disponíveis para iniciar as fases e pacotes de trabalho, ou em outras palavras quais pessoas do grupo de amigos estarão responsáveis por executar cada um das fases ou PT.
Além disto é importante identificar quais os pacotes deverão ser realizados pela própria equipe e quais deverão ser contratados, pois apesar do contrato, deverão ser monitorados
Assim inicia-se cada uma das fases e PT no evento Churrasco.

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Como Planejar o Projeto
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GP 20
5
Como Planejar o Projeto
Seq.
Área de Conhecimento
Passo a Passo
Grupos de Processo
1.
Escopo
Reunião de comissão de organização
Planejar o gerenciamento do escopo
2.
Tempo
Elaborar agenda de churrasco
Planejar gerencimento de cronograma
3.
Escopo
Realizar enquete com prováveis participantes
Coleta de requisitos
4.
Tempo
Definir programação do evento
Definir Atividades Sequenciar Atividades Estimar duração de atividades
5.
Qualidade
Realizar definições de: comida, bebida, música, etc.
Planejar gerenciamento de qualidade
6.
Riscos
Mapear riscos envolvidos no evento
Identificar Riscos
7.
Avaliar real potencial dos riscos mapeados
Realizar análise quantitativa/qualitativa de riscos
8.
Desenvolver lista de respostas aos riscos reais (necessidade de gerador, segurança, salva-vidas, etc)
Planejar resposta aos riscos
9.
Aquisições
Desenvolver lista de serviços a serem contratados
Planejar gerenciamento de aquisições
10.
Custo
Desenvolver o orçamento do evento
Estimar custos Determinar Orçamento
11.
Comunicações
Definir meios de divulgação e publicidade do evento
Planejar gerenciamento de comunicações
12.
Escopo
Desenvolver convites com todos os detalhes
Definir escopo
13.
Vários
Desenvolver plano de ação com a comissão
PGC, PGRH, DA, DC
O Planejamento do Projeto está descrito conforme os passos e os processos relacionados abaixo:

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Como Executar o Projeto
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6
Como Executar o Projeto
Seq.
Área de Conhecimento
Passo a Passo
Grupos de Processo
1.
RH
Revisar papéis e responsabilidades da comissão durante o evento
Mobilizar equipe do projeto
2.
Aquisições
Contratar serviços (churrasqueiro, banda, salva-vidas, etc.), negociar preço e recebê- los e orientar no local e data do evento
Conduzir aquisições
3.
Qualidade
Realizar testes dos serviços contratados e equipe contratada (provar carne, alinhar altura/posição de som, etc.)
Realizar garantia de qualidade
4.
Qualidade
Realizar rondas durante o evento para garantir bom progresso
Realizar garantia de qualidade
5.
Stakeholders
Solicitar feedback aos convidados durante a execução do evento
Gerenciar envolvimento dos stakeholders

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Como Monitorar o Projeto

18. ISAN/FGV - SÃO LUÍS - MA
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GP 20
7
Como Monitorar o Projeto
Seq.
Área de Conhecimento
Passo a Passo
Grupos de Processo
1.
Qualidade e Aquisições
Conferir a aderência do planejado com o executado
Controlar a Qualidade e Controlar Aquisições
2.
Riscos
Checar se há possibilidade de alguns dos potenciais riscos ocorrerem e responder em caso positivo
Controlar Riscos
3.
Aquisições
Conferir se o executado do serviço contratado está aderente ao contratado (ex. setlist de músicas tocadas, variedade de carnes e bebidas servidas, etc.)
Realizar garantia de qualidade

19. ISAN/FGV - SÃO LUÍS - MA
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Como Encerrar o Projeto
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GP 20
8
Como Encerrar o Projeto
Seq.
Área de Conhecimento
Passo a Passo
Grupos de Processo
1.
Integração
O projeto será encerrado logo após a reunião de prestação de contas. Todos os recibos e comprovantes serão arquivamos numa pasta, identificados e guardados em local de conhecimento de todos os organizadores, assim como uma planilha com os gastos e o orçamento.
Encerrar projeto
2.
Integração
Será elaborado pela Comissão organizadora um banco de lições aprendidas para consulta em futuros eventos
Encerrar projeto
3.
Integração
Follow up com os convidados: será enviado por meio eletrônico uma pasta de arquivos contendo as fotos, filmes e a prestação de contas.
Encerrar projeto
4.
Aquisições
Foram feitos checklist e confirmado via comprovantes de pagamentos ou recibos e dado como finalizado quaisquer obrigações futuras relacionados com os produtos e serviços adquiridos.
Encerrar aquisições

21. ISAN/FGV - SÃO LUÍS - MA
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GP 20
FIM