Este documento descreve o projeto "Realizando Sonhos", que tem como objetivo planejar e realizar uma festa de formatura para quatro meninas formadas em Processos Gerenciais na UFPEL. O projeto inclui a reserva de um salão, contratação de serviços de decoração, sonorização, buffet, fotografia e outros itens, dentro de um orçamento total de R$15.000,00 a ser dividido igualmente entre as quatro formandas. O escopo, cronograma, riscos e planos de comunicação, custos e qualidade são detal

1. PROJETO REALIZANDO SONHOS
(Festa de Formatura - Meninas CST em Processos Gerenciais – UFPEL)
desenvolvido por: Daiane Torres, Greice Marques, Lucinara Silveira, Silvia Ferreira e Vera Krüger
Pelotas, 03 de fevereiro de 2013
VERSÃO 3.0

2. INFORMAÇÕES
GERENTE DO PROJETO
Daiane Torres Almeida
JUSTIFICATIVA
 Realizar festa de formatura de ensino superior
satisfazendo
as
expectativas
dos
clientes,
proporcionando uma Noite dos Sonhos.
 Confraternização e celebração para os formandos,
familiares e amigos.

3. INTEGRAÇÃO
 Desenvolvimento do termo de abertura.
 Desenvolvimento do plano de gerenciamento.
 Orientação e gerenciamento.
 Monitoramento e controle.
 Realizar o controle integrado de mudanças.
 Encerramento do projeto ou fase.
Definição de onde e como os esforços e
recursos devem ser concentrados.

4. INTEGRAÇÃO
Escopo
Partes
Interessadas
Custos
Aquisições
Tempo
INTEGRAÇÃO
Riscos
Qualidade
Comunicações
Recursos
Humanos

5. DECLARAÇÃO DO ESCOPO
O QUE SERÁ FEITO?
Planejamento, análise, acompanhamento da execução do
evento com a integração de todas etapas e itens
necessários para a realização do mesmo.

6. Escopo do Projeto
Contempla:
 Reserva do local para a festa.
 Contratação do serviço de Decoração/ Iluminação/Sonorização.
 Contratação do serviço de Buffet.
 Contratação do serviço de Fotografia e Filmagem.
 Contratação do serviço de Recepção do Evento.
 Contratação do serviço de Segurança e Estacionamento.
 Contratação de Atrações.
 Contratação do serviço de Convites.

7. Escopo do Projeto
Não Contempla:
 Aluguel de roupas.
 Cerimonial da formatura na faculdade.

8. PREMISSAS
 4 formandas.
 100 convidados cada,

totalizando 400 pessoas.
 Todos serviços serão terceirizados.
 O salão localizado em local de fácil acesso

distância máxima de 40km do centro de Pelotas.
 Cada formanda deverá arcar com os gastos da
festa
 Gastos divididos igualmente entre todas.

9. RESTRIÇÕES
 Os gastos totais do projeto não deverão
exceder a R$ 3.750,00 por formanda.
 Não será permitida a entrada no evento de
pessoas que não estejam na lista de
convidados.
 Se não estiverem com todos os pagamentos
efetuados até uma semana antes da data
prevista para o evento, o mesmo não ocorrerá.

10. RESUMO DO ESCOPO
Justificativa
Noite dos sonhos para as
formandas
Objetivo
Não Escopo
A realização da festa
Produtos do Projeto
Confirmação de Convidados
Definição de Local
Planejar uma festa de formatura Decoração Contratada
Alimentação Definida
Atração Contratada
Escopo
Especialidades Envolvidas
Estabelecer Lista de Convidados
Procurar Local
Decorador
Definir Decoração
Buffet
Definir Cardápio
Músicos
Definir Atração
Seguranças
Definir Recepção
Recepcionistas
Definir Filmagem/Fotos
Fotográfos
Verificar Empresa de Segurança
Recursos Envolvidos
Acesso à internet
Telefone
Sala de reunião
Salão de Festas
Transporte
Fatores-chave de Sucesso
Realização dentro do
planejamento
Estimativa do Prazo
60 dias
Estimativa de Custo
R$ 15.000,00

11. ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROCESSO (EAP)

12. PLANEJAMENTO - RECURSOS
Parte interessada (Stakeholders):

13. PLANEJAMENTO - GERENCIAMENTO DE RECURSOS
Recurso
% Envolvimento
Fases de envolvimento no projeto
Gerente do projeto
100%
Todas as fases.
Cliente
55%
Iniciação, planejamento e encerramento.
Equipe do gerente do
Projeto
100%
Todas as fases.
Fornecedores
75%
Planejamento, execução e encerramento.
Sponsor
45%
Iniciação, planejamento e encerramento.

14. COMUNICAÇÃO
Para conceber, organizar, coletar, armazenar,
disseminar e assegurar as informações necessárias
para o andamento e o sucesso do projeto.
O objetivo é integrar todos os envolvidos e atender
as expectativas de cada um.

15. COMUNICAÇÃO
Como ferramenta de gestão e comunicação:
 Reuniões:
Realizadas semanalmente, e sendo necessário, serão
convocadas reuniões extraordinárias.
 E-mails e telefone:
Como ferramentas de apoio.

16. COMUNICAÇÃO
Estrutura de reunião:
1. Definir propósito da reunião.
6. Ao final da reunião, repassar o
resumo, reforçando os pontos
discutidos.
Informar ou decidir algo.
2. Convidar os participantes da
equipe,
com
antecedência
suficiente para possibilitar o
comparecimento
de
todos,
determinando o horário e local.
3. Manter o horário estipulado,
manter o enfoque no assunto.
Definir regras básicas para a
condução da reunião.
4. Utilizar as ferramentas 5W2H e
Brainstorming.
5. Registrar em ata, as ações,
responsáveis e os respectivos
prazos para a conclusão das
atividades acordadas.
7. Avaliar com os participantes, a
produtividade e modelo da
reunião.
8. Repassar a ata aos participantes
da reunião, via email, agendando
a data da próximo encontro para
realizar o follow up das ações.

17. COMUNICAÇÃO

18. LISTA DE ATIVIDADES

19. GERENCIAMENTO DE TEMPO - PLANILHA
Id
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Nome da tarefa
Duração
Predecessor
46,6
46,6
Plano da festa – duração total 6
Avaliar alternativas da festa
2
Elaborar o plano da festa
2
3
Documentar o plano da festa
1
4
Fazer ajustes com família
1
5
Plano da festa concluído
0
6
Gestão do orçamento - duração total 7
Identificar o baseline de custos
2
7
Organizar papelada das
3
22;28;35
contratações
Fazer os pagamentos
1
40
Elaborar planilha de gastos
1
11
Planilha final de gastos concluída
0
12
Responsável
FESTA FORMATURA
Gerenciamento do Projeto
Formandas
Gerente do Projeto
Gerente do Projeto
Formandas
Gerente do Projeto
Formandas
Gerente do Projeto
Gerente do Projeto
Gerente do Projeto
Gerente do Projeto

20. GERENCIAMENTO DE TEMPO - PLANILHA
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Gestão dos terceiros – duração total 4
Checar de véspera se está tudo
1
40 - 1 dia
Gerente do Projeto
correto
Acompanhar execução dos
1
40
Gerente do Projeto
serviços
Acompanhar a entrega e
1
40
Gerente do Projeto
montagem da decoração
Acompanhar devolução de
1
40 + 1dia
Gerente do Projeto
material
Local da festa – duração total 4
Escolher local da festa
Formandas e gerente do
3
(Estacionamento e Segurança)
projeto
Equipe de apoio do
Reservar salão
1
gerente do projeto
Salão escolhido e reservado
0

21. GERENCIAMENTO DE TEMPO - PLANILHA
19
20
Local da festa – duração total 4
Escolher local da festa
(Estacionamento e Segurança)
Formandas e gerente do
projeto
Equipe de apoio do
gerente do projeto
3
21 Reservar salão
1
22 Salão escolhido e reservado
0
23
Decoração – duração total 4
24 Escolha do tema e decoração
2,5
Pesquisar fornecedores da
25
1,5
decoração desejada
26
Contratação – duração total 1,6
Escolher um fornecedor (Custo x
27
0,6
Qualidade)
28 Alugar a decoração
1
21
29 Decoração escolhida e contratada
0
22
Formandas
Gerente do projeto
Gerente do projeto
Gerente do projeto
Gerente do projeto

22. GERENCIAMENTO DE TEMPO - PLANILHA
30
Sonorização – duração total 8
31 Definir tipo de sonorização
1
32 Fazer pesquisa de opções
5
25
Escolher um fornecedor (Custo x
1
26
Qualidade)
34 Contratar serviço de sonorização
1
27
35 Sonorização contratada
0
28
36
Buffet – duração total 7
Definir tipo de alimentação
37
1
desejada
38 Definir tipo de staff desejado
2
31
39 Fazer pesquisa de opções
3
32
Escolher um fornecedor (Custo x
40
0
33
Qualidade)
41 Contratar serviço de buffet
1
34
42 Buffet Contratado
0
43
Convidados – duração total 5
44 Lista de convidados
2
4
33
45 Entrega de convites
3
36
46 Pessoas convidadas
0
37
Equipe de apoio do
gerente de projeto
Gerente do Projeto e
Formandas
Gerente do projeto
Gerente do projeto
Formandas
Formandas
Gerente do projeto
Gerente do projeto
Gerente do projeto
Formandas
Equipe de apoio do
gerente do projeto

23. GERENCIAMENTO DE TEMPO – GRÁFICO GANT

24. GERENCIAMENTO DE CUSTOS – PREVISÃO
Serviço
Hora/Qtde
Preço
Sonorização e iluminação
8
R$
200,00
R$
1.600,00
Fotografia e filmagem
Pacote
R$
700,00
R$
700,00
Convites de formatura
160
R$
4,69
R$
750,00
Bar (garçon)
8
R$
80,00
R$
640,00
BUFFET
400
R$
15,90
R$
6.360,00
Decorações
1
R$
2.000,00
R$
2.000,00
Salão para festa
(segurança e estacionamento)
1
R$ 1.000,00
R$ 1.000,00
Gerenciamento do projeto e
cerimonial
46,6
R$
R$
41,85
TOTAL DA FESTA DE FORMATURA
Total
1.950,00
R$ 15.000,00

25. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE
Item
Local da Festa
Decoração
Sonorização e Iluminação
Buffet
Convidados
Critério de aceitação
De acordo com as especificações realizadas pelo
cliente que consta na declaração do escopo.
A decoração deverá ser de acordo com aceite do
cliente e o tema escolhido.
Sonorização
-Iluminação de Pista
-Iluminação Decorativa
-Lasers
-1 Telão
O Buffets será um rodízio de salgados. As bebidas
serão servidas pelos garçons nas mesas.
O tema dos convites será com emblema do curso
de Processos Gerenciais e com foto das formandas,
serão realizados 160 convites no total, sendo que
cada formanda receberá 40 convites, entregues
com 3 semanas de antecedência ao evento pela
gráfica. A gráfica ficará responsável de protocolar a
entrega.

26. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE
Fotografia e Filmagem
FOTOS NO CD(sem álbum)
Fotografia digital de alta resolução
Fotografo profissional
Equipamento Nikon ou Cannon, mais moderno do
mercado
Mais de 400 fotos em alta resolução de imagem no CD
Foto jornalismo(pessoas sendo fotografadas
naturalmente, serem percebidas)
CD de fotos Personalizados e com Capa de Alta
qualidade
FILMAGEM
1 câmera de Vídeo Profissional
1 cinegrafista Profissional
Edição computadorizada de ultima geração
2 Dvds com Filmagem de Todo Evento
Menu animado e interativo no vídeo
Fotos na mídia e na capa do DVD
Tudo isso Foto+Filmagem R$ 700,00 Para pagamento
a vista em eventos rápidos de domingo(promoção por
tempo limitado)

27. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE
Gerenciamento do projeto e cerimonial
Reunião inicial com o cliente para estabelecero
estilo do Evento.
Elaboração de cronograma do Evento.
Elaboração de roteiro do Evento.
Ensaio Prévio, Escolha de musicas. Reserva de
lugares para familiares e convidados.
Orientação de Foto e Filmagem. Organização dos
Cumprimentos. Recepcionistas para o controle de
entrada e saída de convidados.
Orientação e acompanhamento do Buffet e serviços
dos garçons. Entrega de doces,bolo, bem casados e
chocolates para os donos da festa o final da evento.
E todas as outras atividades que estão no escopo do
projeto.

28. RISCOS
Riscos identificados:
Através da técnica de brainstorming e analisando todo projeto.
 GERÊNCIA DO PROJETO
Mau planejamento e controle inadequado
 RECURSOS HUMANOS
Contratação de fornecedores que não atendam as
necessidades do projeto e perdas de membros da equipe
durante a execução do projeto.
 FINANCEIRO
Inadimplências por parte dos clientes.

29. RISCOS DOS RECURSOS HUMANOS
 Tem como impacto a necessidade de contratação de
profissionais terceirizados, além dos membros da equipe
do projeto.
 Também tem como impacto a sobrecarga de trabalho
para os membros da equipe.
RESPOSTA AO RISCO
 Assinatura de um contrato onde conste a possível
necessidade de novas contratações, caso ocorra falta
de mão de obra por parte do fornecedor.

30. RISCO FINANCEIRO
 Inadimplência por parte dos clientes poderá acarretar a
falta de recursos para boa execução do projeto.
RESPOSTA AO RISCO
 propor pagamentos mensais por parte do cliente com
previsão de quitação até dez dias antes da data do
evento.

31. FREQUÊNCIA DA AVALIAÇÃO DOS RISCOS DO PROJETO
Avaliados semanalmente, nas reuniões.

32. POSSÍVEIS RISCOS E RESPOSTAS - DIA DO EVENTO
Local:
 Não ter disponibilidade na data marcada. NULO
Data será reservada previamente através de um
contrato.
 Falta de luz. MÉDIO
Ligar imediatamente para Companhia de Energia
Elétrica. O local escolhido terá disponível um gerador
com capacidade de manter a energia por duas horas.
 Interrupção do fornecimento de água. MÉDIO
Devido pesquisas foi observado não ter histórico de falta
de água nessa época no local.
 Problemas de manutenção nos banheiros. MÉDIO
Segundo o contrato o local deverá passar por uma
vistoria prévia.

33. POSSÍVEIS RISCOS E RESPOSTAS - DIA DO EVENTO
Decoração:
 Não cumprimento do contrato. BAIXO
Segundo o contrato a decoração deverá ser entregue
três horas antes para vistoria, a fim de verificar se as
exigências foram cumpridas.
Sonorização e iluminação:
 Não cumprimento do contrato. MÉDIO
Segundo o contrato a sonorização e iluminação deverão ser
montados e testados no turno inverso.

34. POSSÍVEIS RISCOS E RESPOSTAS - DIA DO EVENTO
Buffet:
 Quantidade insuficiente de refeições. BAIXO
O risco é baixo, pois terá confirmação dos convidados até sete
dias antes da festa.
 Comida com más condições de conservação. BAIXO
Os pratos serão elaborados pouco tempo antes de serem
servidos na festa e conservados em local específico para cada
alimento.
Fotografia e filmagem:
 Não comparecimento. MÉDIO
Ter uma pessoa de sobreaviso para que desempenhe a função.

35. POSSÍVEIS RISCOS E RESPOSTAS - DIA DO EVENTO
Segurança:
 Não comparecimento. BAIXO
Ter uma pessoa de sobreaviso para que desempenhe a
função.
Convidados:
 Entrada de pessoas não convidadas. BAIXO
Terá uma lista de controle para entrada de convidados.

36. POSSÍVEIS RISCOS E RESPOSTAS - DIA DO EVENTO
Condições climáticas:
 Chuva. BAIXO
O local da festa é coberto e também haverá guarda chuvas
disponíveis para os convidados se deslocarem do carro até o
salão.
 Calor/frio. BAIXO
Ambiente climatizado.

37. BOA SORTE É O QUE ACONTECE QUANDO A
OPORTUNIDADE ENCONTRA O PLANEJAMENTO!
Thomas A. Edison