CONFRA PJ-19

Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Aquisições em Projetos, utilizando
técnicas e padrões para as melhores práticas em Planejar, Conduzir, Administrar e
Encerrar as Aquisições do Projeto cujo o Escopo é o Evento CONFRA PJ-19,
elaborados pelos alunos da Fundação Getúlio Vargas da Turma PJ-19 da Cidade de
Recife-PE.
Data do Evento: 19/12/2015
Horário: 12hs
Local: Espaço Quintas D’Aldeia
Número de Convidados: 45
3
OBJETIVO

Alexandre Araújo
Gerente de Projeto
alexandrearaujodeoliveira@hotmail.com
Arthur Galvão
Tesoureiro
arthur.galvao@gmail.com
Bruno Pascaretta
Suprimentos
brunopascaretta@yahoo.com.br
Felipe Bottrel
Contratos de Fornecedores
felipebottrel@gmail.com 4
STAKEHOLDERS

Felipe Lyra
Membro da Comissão de Formatura
felipeeelyra@gmail.com
José Mateus Lucena
josemateus_@hotmail.com
Peterson Stangl
petersonstangl@hotmail.com
Thaís Marquart
thaismarquart@hotmail.com 5
STAKEHOLDERS

TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
Projeto
CONFRA PJ-19
Descrição
Confraternização de Conclusão do MBA em Gerenciamento de Projetos da Turma FGV PJ-19 – Recife para todos os alunos e
familiares.
Justificativa
Como forma de comemorar a Conclusão dos 18 meses do Curso de Gerenciamento de Projeto da Fundação Getúlio Vargas,
será organizada uma Festa de Confraternização para todos os alunos e familiares.
Objetivo S.M.A.R.T.
O objetivo principal do Projeto é uma Festa de Confraternização para todos os alunos da FGV e seus respectivos
familiares. A festa acontecerá impreterivelmente no dia 19 de dezembro de 2015. O custo é de R$600,00 (seiscentos
reais) para cada aluno do levar no máximo um acompanhante e filhos.
Requisitos
1. O Evento será no local Espaço Quintas D’Aldeia;
2. O Evento desse dia 19/12/2015 começará às 12hs e encerrará às 22hs;
3. No Evento terá participação de DJ (início, intervalo e final), bandas de rock e axé retrô, sorteios surpresasomenagens
para os alunos.
4. Terá Buffet que incluirá petiscos, almoço, jantar, além de churrasco servidos de mesa em mesa e bebidas (alcoólicas e
não alcoólicas)
6
TAP

TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
Designação
Alexandre Araújo foi designado para ser o nosso Gerente de Projeto e é responsável por assegurar que os requerimentos
dos alunos sejam satisfatórios e que todos os produtos e serviços cotados pela Equipe da Comissão de Formatura sejam
entregues.
Milistones
Finalização da Preparação: 20/11/2015
Evento da Confraternização: 19/12/2015
Encerramento: 19/12/2015
Orçamento
O custo total do Projeto não ultrapassará de R$600,00 (seiscentos reais) para cada aluno
Riscos
Chuva inesperada no mês de dezembro até a presente data contendo altos índices pluviométricos
Data, Assinatura do Sponsor
_____________________________________
_____ / _____ / ___________
7
TAP

CONFRA
PJ-19
Gerenciamento
do Projeto
Buffet Encerramento
Planejamento
Infraestrutura
Estimativa de
Custos
Arrecadação
Controle de
Qualidade
Convites
Local
Audiovisual
Iluminação
Churrasco
Bebidas
Petiscos
Transportes
Pagamentos
Limpeza
Avaliação do
Evento
Ressaca do
Churrasco
1.0 2.0 4.03.0
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3.1
3.2
3.3
4.1
4.2
4.3
4.4
8
P.G.A.

CONFRA
PJ-19
Gerenciamento
do Projeto
Buffet Encerramento
Planejamento
Infraestrutura
Estimativa de
Custos
Arrecadação
Controle de
Qualidade
Convites
Local
Audiovisual
Iluminação
Churrasco
Bebidas
Petiscos
Transportes
Pagamentos
Limpeza
Avaliação do
Evento
Ressaca do
Churrasco
Pacotes Make
Pacotes Buy
1.0 2.0 4.03.0
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3.1
3.2
3.3
4.1
4.2
4.3
4.4
9
P.G.A.

Cód
Item
WBS
Pacote de
Trabalho
Make
or Buy
Critério Justificativa
1 2.2 Local Buy
Necessidade de fornecimento
especializado
Disponibilidade de locais apropriados
para o tipo desse evento
2 2.3 Audiovisual Buy
Problemas Legais ou
de Segurança da Informação
Existência de Empresas com Know-how
para a tipologia desse evento somados
ao histórico
3 2.4 Iluminação Buy
Capacidade
(quantidade e qualidade)
da equipe
Nossa Equipe não teria capacidade
técnica para montar e controlar a
iluminação
4 2.5 Transportes Buy Restrições de Custo
Contratar Empresa especializada para
atender os traslados dos convidados no
dia do evento
5 3.1 Churrasco Buy O Core Business da Empresa
Buffet de Churrascos do mercado de
alto nível com melhor preço e serviços
6 3.2 Bebidas Buy Compartilhamento de riscos
Transferência dos Riscos relacionados a
bebida do Evento, fornecido pelo Buffet
7 3.3 Petiscos Buy Restrições de Subcontratação
Esse pacote de trabalho será fornecido
pelo Buffet
8 4.2 Limpeza Buy
Existência de fornecedores
confiáveis
Como se trata de um único dia de
evento, contratou-se uma empresa
especializada para esse tipo de serviço
10
P.G.A.

Concor
Item
WBS
Item a ser
Contratado
Vendor List
Cronograma
(2015)
Orçamento Documentos
Critério
Make or Buy
RFP-01 2.2 Local
Espaço para
eventos em
Recife ou RMR
Até 25/08 R$ 5.000,00
Minuta / e-mail
Carta Convite
2
RFP-02 2.3 Audiovisual
Fornecedor A
Fornecedor B
Até 25/08 R$ 5.000,00
Minuta / e-mail
Carta Convite
1,2,3,7,8,9
RFP-03 2.4 Iluminação
Fornecedor A
Fornecedor B
Fornecedor C
Até 25/08 R$ 2.000,00
Minuta / e-mail
Carta Convite
1,2,3,7,8,9
RFP-04 2.5 Transportes
Fornecedor D
Fornecedor E
Fornecedor F
Até 20/11 R$ 1.500,00
Minuta / e-mail
Carta Convite
4,7,8
RFP-05 3.1 Churrasco
Fornecedor G
Fornecedor H
Até 16/10
Consultar
Mercado
Minuta / e-mail
Carta Convite
1,2,7,8,9,10
RFP-06 3.2 Bebidas
Fornecedor G
Fornecedor H
Fornecedor I
Até 16/10
Consultar
Mercado
Minuta / e-mail
Carta Convite
2,7,9
RFP-07 3.3 Petiscos
Fornecedor G
Fornecedor H
Até 16/10
Consultar
Mercado
Minuta / e-mail
Carta Convite
1,2,7,8,9,10
RFP-08 4.2 Limpeza
Fornecedor J
Fornecedor L
Fornecedor M
Até 20/11 R$ 500,00
Minuta / e-mail
Carta Convite
2,7
11
P.G.A.

4.2
4.3
4.4
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
1.1
1.3
1.4
2.2
2.3
2.4
2.5
CONFRA PJ-19
Gerenciamento
do Projeto
Buffet Encerramento
Planejamento
Infraestrutura
Estimativa de
Custos
Arrecadação
Controle de
Qualidade
Convites
Local
Audiovisual
Iluminação
Churrasco
Bebidas
Petiscos
Transportes
Pagamentos
Limpeza
Avaliação do
Evento
Ressaca do
Churrasco
Pacotes Make
Pacotes Buy
1.0 2.0 4.03.0
1.2
2.1 3.1
3.2
3.3
4.1
Suprimentos
Análise M/B
Mapa de
Aquisições
Aluguel do
Espaço
Contratação
Audiovisual
Contratação
Iluminação
Contratação
Transportes
Contratação
Churrasco
5.0
12
P.G.A.
Contratação
Petiscos
Contratação
Limpeza

Evento de Risco Resposta ao Risco
Momento da
Resposta ao Risco
Chuva inesperada nessa época
do ano contendo altos índices
pluviométricos, causaria uma
elevação no custo para a
locação de toldos e tablados
(pisos de compensado)
• Disponibilidade de reservas adicionais em caixa para a locação de
toldos e tablados (pisos de compensado) levando em conta a
mitigação para a chuva inesperada.
PLAN
ESP
PQ
CONT
Local do Evento com
problemas de alvará de
Funcionamento
• Conter no Contrato de Locação, informando que em caso de
invalidação no alvará de funcionamento, implicará a Contratada
em ressarcir todo o valor pago com acréscimos de 20%
antecedentes as 24 horas da data da realização do evento;
• Possuir um Plano Emergencial de pelo menos 2 locais que supra a
necessidade para a data da realização do evento.
PLAN
ESP
PQ
CONT
Ausência de algum Profissional
contratado para as funções
atributas no dia do Evento
• Cotar e selecionar deixando em stand-by possíveis Profissionais
com experiência nas funções atributas e que trabalhem com
serviços esporádicos suprindo o possível risco.
PLAN
ESP
PQ
CONT
Problema com o Grupo
Gerador
• Exigir da contratada que acrescente na cláusula contratual um
segundo grupo gerador com a mesma potência para assegurar a
energia elétrica do dia do evento e que haja visita de um técnico
antecedentes as 24 horas da data da realização do evento e que o
mesmo esteja presente durante a realização da festividade.
PLAN
ESP
PQ
CONT
RESPOSTAS AOS RISCOS DE UMA AQUISIÇÃO
• PLAN – Planejamento do Projeto
• ESP - Especificações
• PQ – Escolha da (pré-qualificação) das empresas convidadas a participar do Processo de Seleção
• CONT – Em cláusulas contratuais que protejam os principais objetivos do projeto e os direitos daí correntes
13
P.G.A.

1. Objetivo
Este documento visa orientar a contratação do serviço de fornecimento e operação
de equipamentos audiovisuais para a festa de confraternização da turma PJ-19,
chamada CONFRA PJ-19.
2. Escopo
Deverão ser fornecidos e operados durante o evento os seguintes equipamentos:
• Telão com projetor digital;
• Mesa de som digital de 8 canais;
• Sistema de iluminação por LED;
• Luz estroboscópica;
• 02 unidades de grupos geradores a diesel, de mesma potência (kVA) com
capacidade de sustentar toda a carga, cada um.
3. Logística
Todo transporte da mobilização dos equipamentos será responsabilidade da
CONTRATADA.
4. Visita Técnica
Deverá ser realizada visita técnica a ser agendada pelo CONTRATANTE para
assegurar o correto dimensionamento dos equipamentos.
14
P.G.A.
Linha 2 — Item WBS 2.3: Audiovisual (Contratação de Equipamentos e Serviços)

5. Suporte da CONTRATADA
A CONTRATADA terá que disponibilizar a visita de um técnico, antecedente as 24
horas da data da realização do evento e que o mesmo esteja presente durante a
realização da festividade.
6. Obrigações da CONTRATADA
Os equipamentos deverão ser entregues com 24 horas de antecedência e deverão
ser realizados testes para verificar o funcionamento adequado dos equipamentos.
Os testes deverão ser realizados pela CONTRATADA com a presença da
CONTRATANTE. Somente após a validação dos testes os equipamentos serão
considerados entregues.
A CONTRATADA deverá ser pessoa jurídica estabelecida e ter sua situação fiscal
regular. Cópia do Contrato Social da empresa deverá ser apresentada com a
proposta. Todos os membros da equipe da CONTRATADA que estarão presentes ao
evento deverão ter situação trabalhista regular, o que deverá ser comprovado
mediante apresentação da documentação pertinente que deverá estar anexa a
proposta.
Deverão ser observadas todas as normas de SST na entrega, montagem, operação e
desmobilização. 15
P.G.A.

7. Obrigações da CONTRATANTE
A CONTRATANTE se responsabiliza por fornecer ponto de energia e local para a
montagem dos equipamentos.
A CONTRATANTE também fornecerá alimentação para a equipe.
8. Prazos
O Evento será realizado no dia 19/12/2015 e terá duração de 10 horas, a partir das
12:00 (os equipamentos deverão ser entregues e montados com 24 horas de
antecedência);
A desmobilização ocorrerá na manhã seguinte após o Evento
9. Local
O local de entrega dos equipamentos é Espaço Quintas D’Aldeia.
O fornecedor deverá se identificar com o segurança na portaria de serviços e deixar
os materiais na área da Quadra Poliesportiva.
10. Forma de Pagamento
Fica desde já acordado que o pagamento será realizado pela CONTRATANTE ao final
da prestação do serviço, mas apenas após avaliação interna, que ocorrerá na manhã
seguinte ao evento.
Qualquer prejuízo ou dano diretamente causado pela qualidade da prestação do
serviço será motivo de desconto no valor final, a ser negociado.
16
P.G.A.

2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5
AUDIOVISUAL
Entrega de
Equipamentos
Gerenciamento
do Projeto
Inspeção e
Testes
Montagem de
Equipamentos
Recebimento
Equipamento
2.3.1.1
2.3
Operação da
Festa
Encerramento
2.3.6
Recebimento
Equipamento
2.3.1.2
Armazenamen
to
2.3.1.3
Montagem do
Som
2.3.2.1
Montagem da
Iluminação
2.3.2.2
Montagem do
Gerador
2.3.2.3
Planejamento do
Projeto
2.3.3.1
Acompanhamento
dos Prazos
2.3.3.2
Acompanhamento
do R.H.
2.3.3.3
Reunião Inicial
(Kick-Off Meeting)
2.3.3.4
Teste de Som
2.3.4.1
Teste da
Iluminação
2.3.4.2
Teste do
Gerador
2.3.4.3
Operador da
Iluminação
2.3.5.1
Operador da
Som
2.3.5.2
Operador do
Gerador
2.3.5.3
Desmontagem
2.3.6.1
Avaliação
2.3.6.2
Recebimento
da Fatura
2.3.6.3
17
P.G.A.

Estarão expressos na D.T. apenas os critérios eliminatórios, pois o não
atendimento desses itens inviabilizará o Projeto. Esses critérios são
inegociáveis.
Para evitar perda de tempo, portanto, esses critérios constam na D.T. como
pontos obrigatórios.
18
P.G.A.

Serão considerados motivos de inabilitação os seguintes pontos:
• A não comprovação da situação regular da empresa;
• A não comprovação da situação regular de seus empregados;
• A não realização de testes com 24 horas de antecedência;
• A indisponibilidade de fornecimento na data solicitada;
• A indisponibilidade de transporte dos equipamentos.
19
P.G.A.

Serão pontuados com suas respectivas relevâncias na avaliação das
propostas:
• Oferta acima dos requisitos (opcionais, serviços agregados e
tecnologia);
• Preço e / ou condições de pagamento;
• Especificação técnica dos equipamentos;
• Idade e condições físicas dos equipamentos;
• Serviços extras ofertados.
20
P.G.A.

Optamos pela NÃO DIVULGAÇÃO, que podem implicar nas seguintes
DESVANTAGENS, são eles:
• Possibilidades dos convidados em fazer colusão [cumplicidade para
prejudicar terceiro(s)];
• Possibilidade de desistência de algum convidado no momento de fazer
alguma proposta, caso não consiga atender plenamente algum
critério;
• Possibilidade de gerar dúvidas e questionamento dos convidados;
• Possibilidade de “engessar” as propostas.
*Obs.: O resultado final será comunicado através de e-mail a todos os
fornecedores, se vitoriosa ou derrotada na concorrência.
21
P.G.A.

Eliminatórios Empresa A Empresa B
1. Empresa regular?
2. Funcionários regulares?
3. Testes (24horas)?
4. Atende a data?
5. Possui transporte?
Classificatórios Peso Empresa A Empresa B
1. Preço 4
2. Especificação 2
3. Qualidade 3
4. Extras 1
Total: 10
22
P.G.A.

1. Preço:
Índice = 3 x (menor preço / preço proposta)
2. Especificação
Índice = 0  Não apresentou
1  Apresentou com deficiência
2  Atende ao escopo
3  Apresenta ganhos
3. Qualidade
Índice = 0  Não comprovou
1  Equipamentos danificados e/ou mais de 5 anos de uso
2  Equipamentos com menos de 5 anos de uso e poucos danos
3  Equipamentos com menos de 1 ano de uso e sem danos visíveis
4. Extras
Índice = 0  Não apresentou
1  Serviços extras irrelevantes
2  Melhoram a qualidade do serviço
3  Melhoram a qualidade do serviço e do evento
*Obs.: Os índices de 0 a 3 deverão ser ponderados de acordo com os pesos
estabelecidos na planilha de pontuação.
23
P.G.A.

Devido à simplicidade do evento, os convites serão enviados por e-mail
aos concorrentes. Será gerada R.F.P. (Request For Proposal) Solicitação
de Proposta, no qual a decisão de escolha não será apenas pelo preço
final e sim pelo melhor custo / benefício, contendo os seguintes
documentos:
• Carta Convite (através de e-mail);
• Declaração de Trabalho (D.T.);
• Minuta / Modelo de Contrato;
• Mapa do Local
O Termo de Visita Técnica será entregue na ocasião da visita e deve ser
assinado por CONTRATANTE e PROPONENTE.
24
P.G.A.

Linha 2 – Item 2.3
Contratação de Equipamentos e Serviço Audiovisual
Devido à simplicidade do evento, os convites serão enviados por e-mail
através de um sistema de Mala Direta, devido:
• Alguns de nossos fornecedores são conhecidos;
• Prática de Mercado;
• Menor custo;
• Rapidez;
• Praticidade;
• Boa abrangência, haja vista que é bem direcionada e exclusiva.
25
P.G.A.

O Tipo do nosso CONTRATO é PF (PREÇO FIXO OU GLOBAL) de
CONCORRÊNCIA PRIVADA, no qual será elaborado um contrato de
prestação de serviços devido a natureza do escopo, que inclui, além do
fornecimento dos equipamentos, equipe especializada para operá-los.
26
P.G.A.

Divulgação dos
documentos de
aquisição (R.F.P.)
Receber
Propostas
Avaliar
critérios
eliminatórios
Equalizar
propostas
Avaliar
critérios
classificatórios
Propostas
finalistas
Negociação
Declaração do
Vencedor
Divulgação
interna
Divulgação
Proponentes
(e-mail)
Assinatura de
Contrato
27
PROCESSOS DE EXECUÇÃO

Acordamos as seguintes ATITUDES:
• Comprometimento da contratada ao Contrato;
• Transparência da Contratante ao Contrato.
Com relação a FISCALIZAÇÃO, serão tomadas algumas medidas para ter
sucesso no controle da aquisição e garantia na prestação adequada do
serviço:
• Será gerado um Controle de Qualidade dos equipamentos ofertados,
que será verificado na entrega dos equipamentos;
• Serão executados testes com 24 horas de antecedência;
• Será elaborada uma matriz de riscos;
• Será elaborada uma matriz de responsabilidades;
• Será realizada reunião de partida para identificar os riscos, as
responsabilidades e validar o escopo;
• Será realizada avaliação final, após a prestação do serviço.
28
CONDUZIR AS AQUISIÇÕES

Relatórios de Controle:
Como se trata de um único dia de evento, todo o nosso Controle de
Qualidade será feito um dia antes do Evento um formato de Check-list
1. Controle de Qualidade
Conferência de Equipamentos
Cód. Descrição Sim ou Não
1 Telão com projetor digital
2 Mesa de som digital de 8 canais
3 Sistema de iluminação por LED
4 Luz estroboscópica
5 02 grupos geradores a diesel 29
MONITORAÇÃO E CONTROLE

2. Matriz de Riscos
Cód. Descrição Probabilidade Gravidade Total Ação Observações
1 Chuva
2 Falta de energia
3 Quebra equipamento
4
Reclamação de
vizinhos
• Probabilidade: 0 a 3
• Gravidade: 0 a 3
• Total: Probabilidade x Gravidade
• Ação: Ignorar, Mitigar, Eliminar
*Obs.: Para as ações de Mitigar e Eliminar, deve-se descrever a ação proposta 30

3. Matriz de Responsabilidade:
Cód. Descrição Contratante Contratada Clube
1 Descarga e montagem S E O
2 Operação equipamentos S E O
3 Adequação do espaço E O S
• S = Supervisionar
• E = Executar
• O = Observar
31

4. Controle de Horas e Avaliação Final:
Cód. Descrição Descrição Registros
1 Horário de início 13:00 Atraso? Registrar aqui.
2 Horário de Término 23:00 Tempo extra? Registrar
3 Houve alguma falha de equipamentos? Sim ou Não Se sim, registrar
4 Houve falha na operação? Sim ou Não Se sim, registrar
5 Houve reclamação dos convidados? Sim ou Não
Se sim, registrar
6 Houve falha por parte do CONTRATANTE? Sim ou Não
Se sim, registrar
32

Emitir O.S.
Realizar Reunião
de K.O.
Elaborar Matriz
de Riscos e de
Responsabilidades
Check-list de
Licenças e
Documentações
Check-list de
Equipamentos
Realizar Testes
Registrar
horário de Início
Monitorar
Execução
Registrar Horário
de Fim
Desmobilização
Avaliação Final
Pagamento
Reunião de lições
aprendidas
Encerramento do
Contrato
33

Realizar
Avaliação
Final
Identificar Danos
ou Prejuízos
Aplicar
Penalidades
Efetuar
Pagamento
Realizar Reunião
de lições
Aprendidas
Comunicar o
Encerramento
do Contrato
34
FINALIZAÇÃO

OBJETIVO
ESCOPO
STAKEHOLDERS
TAP
1. PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES [P.G.A.]
1.1 - Montar a WBS
1.2 - Analisar critérios MAKE or BUY
(Definindo Pacotes que serão contratados)
1.3 - Mapa das Aquisições (M.A.)
1.4 – Planejamento de cada Aquisição
1.4.1 – WBS da Revisada
1.4.2 – Registro de Risco (R.R.)
1.4.2.1 – Eventos de Risco
1.4.2.2 – Resposta de Risco
1.4.2.3 – Análise de Risco (Resposta)
1.4.3 - Declaração de Trabalho (D.T.)
1.4.4 – Critérios de Avaliação
1.4.4.1 – Eliminatórios (Qualificativo)
1.4.4.2 – Classificatórios (Quantificativo)
1.4.4.3 – Divulgação dos Critérios Classificatórios
1.4.4.4 – Sistema de Pontuação
1.4.4.5 – Meio Adotado para o Envio da Carta Convite
1.4.5 – Documentos de Aquisição (R.F.P. / R.F.Q.)
1.4.6 – Contrato
2. CONDUZIR AS AQUISIÇÕES [PROCESSOS DE EXECUÇÃO]
3. CONTROLAR AS AQUISIÇÕES [MONITORAÇÃO E CONTROLE]
4. ENCERRAR AS AQUISIÇÕES [FINALIZAÇÃO]
35
P.G.A.

CONFRA PJ-19

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