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PDCA
MÉTODO PARA ANÁLISE E
MELHORIA DE PROCESSOS
CICLO DE
MELHORIA
CONTÍNUA
Melhorar processos ≠ Atuar nos efeitos (sintomas)
Soluções “quebra-galho” só aliviam sintomas e não resolvem
nada. Podem até piorar um sistema e levá-lo ao colapso.
Para implementar melhorias ou resolver problemas é preciso
antes conhecer o processo, investigar os fatores que influem no
resultados procurados ou que impactam no que se quer evitar.
Processo
Definição:
Processo é um conjunto de atividades coordenadas que
transforma insumos em resultados (produtos ou serviços ao
cliente).
- Mão de Obra
- Métodos
- Materiais
- Máquinas
- Medições
Processo Resultados Cliente
A voz do cliente
O que o cliente deseja?
Quais as especificações / parâmetros da qualidade exigidas?
- Mão de Obra
- Métodos
- Materiais
- Máquinas
- Medições
Processo Resultados Cliente
Conformidade
Desempenho no uso
Entrega no prazo
Segurança
Confiabilidade
“Voz do Cliente”
Diagrama de Causa & Efeito (“Espinha de Peixe”)
Este diagrama é utilizado para investigar quais as possíveis
causas de determinado efeito.
Processo Resultados Cliente
MÃO OBRA
EFEITO
MATERIAISMÉTODO
MÁQUINAS MEDIÇÕES
Exemplo - Diagrama C&E (“espinha de peixe”)
MÃO OBRA
ATRASO
ENTREGA
PIZZAS
MATERIAISMÉTODO
MÁQUINAS MEDIÇÕES
- MOTO BOYS NÃO
FAMILIARIZADOS
COM REGIÃO
- FORNO BAIXA
CAPACIDADE
- MÉTODO NÃO
OTIMIZADO
- C/FREQUENCIA
FALTAM
INGREDIENTES
PDCA – CICLO DE MELHORIA CONTÍNUA
PLAN
DO
(em pequena
escala)
CHECK
ACT
O Ciclo de PDCA (Plan – Do – Check – Act) é um método
estruturado para melhorar os processos. É também chamado
de ciclo de PDSA (Plan- Do – Study – Act), pois com ele é
possível testar teorias sobre o processo, o que poderia
provocar um resultado desejado ou aquele que deve ser
evitado ou eliminado. . É uma importante abordagem para
promover o conhecimento (know-how).
MAPEAR O PROCESSO – SITUAÇÃO ATUAL
FLUXOGRAMA
Conceitos chave:
• Provê para um grupo um conhecimento comum do processo
• Precisa representar o processo como ele realmente é.
Dicas:
• Defina os limites do processo a ser estudado.
• Utilize símbolos ( = decisão = atividade)
• Seja flexível na montagem (ex: “post-it”)
• O nível de detalhe depende da finalidade
PDCA – CICLO DE MELHORIA CONTÍNUA
PLAN
DO
(pequena
escala)
CHECK
ACT
1.DEFINIÇÃO DO PROBLEMA
2. DETERMINAÇÃO DA(S) PRINCIPAI(S)
CAUSA(S) DO PROBLEMA
3. GERAR SOLUÇÕES ALTERNATIVAS.
4. SELECÃO DAS ALTERNATIVAS.
7. PADRONIZAR OU RETOMAR
CICLO
6. ACOMPANHAR E VERIFICAR
OS RESULTADOS
5. IMPLEMENTAR A (S) AÇÃO (ÕES)
.
1. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA
PDCA – PLAN
O enunciado do problema deve:
• Ser relacionado com o desempenho do processo
• Ser visível, específico e mensurável.
• Ser administrável em tamanho e complexidade.
• Ser claro para toda a equipe de projeto (O que precisa ser
tratado está realmente claro?)
2. DETERMINAÇÃO DA(S) CAUSA(S)
PDCA – PLAN
FERRAMENTAS ÚTEIS
• Diagrama C&E
• Fluxogramas
• Brainstorming
• Pareto
EFEITO
Quais as causas?
Método ..
Matéria Prima ...
Falta capacitação
...
2. DETERMINAÇÃO DA(S) CAUSA(S)
PDCA – PLAN
DIAGRAMA DE PARETO
Conceito chave:
• Identificação dos fatores que mais impactam nos
resultados.
Dicas:
• Classificar as causas em função da magnitude da
respectiva contribuição ao efeito sendo estudado.
• Expressar numericamente e graficamente cada contribuição
(ordem decrescente)
• Indicar o percentual acumulado de cada efeito. Aproximada-
mente 20% das causas respondem por 80% do efeito
3. GERAR SOLUÇÕES ALTERNATIVAS
PDCA – PLAN
BRAINSTORMING
Quais soluções?
Corrigir ...
Modificar ...
Eliminar ...
....
Conceitos chave:
• Geração de grande quantidade de idéias
• Habilidade em se fazer associações livres
• Conduzir a reunião de tal forma a reduzir “medo de falar
coisas errada”. O motivo é que se busca idéias originais.
Para isto permite-se pensar (e falar) o “impensável”.
Dicas:
• Disciplina nas regras. (exemplo: não criticar idéias)
• Idéias não substituem “dados” e precisam ser bem
discutidas. Estudos adicionais podem ser necessários.
4. SELEÇÃO DE ALTERNATIVAS
PDCA – PLAN
MATRIZ DE DECISÃO
Critérios:
• Impacto no resultado
• Baixo custo na Implantação (B.Custo)
• Menor tempo para realização (B. Prazo)
• Baixos riscos / efeitos colaterais indesejados (B. Risco)
Pontuação:
• Nota de cada alternativa: 1 a 5.
• Multiplicação das notas.
atenção:
Maior Impacto – nota mais alta
Maior custo, tempo, risco – nota mais baixa
ALT 1 ALT 2 ALT 3
IMPACTO 3 2 4
B. CUSTO 3 1 2
B. PRAZO 3 3 3
B.RISCO 3 2 4
81 12 96
5. IMPLEMENTAR A(S) AÇÃO(ÕES)
PDCA – DO / CHECK / ACT
(Se possível – faça piloto em pequena escala)
• Definir com clareza o que dever ser feito. (Escopo)
• Definir o responsável pelo projeto. (Responsável)
• Definir critérios de aceitação final. (Requisitos)
• Definir datas-limite relativas ao projeto? (Prazo
6. VERIFICAR OS RESULTADOS
7. PADRONIZAR OU RETOMAR CICLO
• Comprovar se os resultados foram obtido – principalmente
na perspectiva do(s) cliente(s).
• Se o resultado foi bem sucedido – generalizar ação (ões) no
serviço / produção.
PLAN
DO
(em pequena
escala)
CHECK
ACT
PERGUNTAS FINAIS
Facilitador:
Jorge M. Covacs, MSc, MEng
Mestre em Psicologia da Saúde (UMESP, 2006), Master of
Engineering (Brigham Young University, 1982); Engenheiro Mecânico de
Aeronáutica (Instituto Tecnológico de Aeronáutica, 1978). Atuou em empresas
multinacionais em Gestão de Processos e Gestão Estratégica de
Pessoas. Desde 1993 ministra em cursos de especialização, nas
áreas de Gestão da Qualidade Total, Gestão do Capital Humano,
Inovação e Melhoria Contínua da Qualidade.
E-mail para contato: covacs@jcovacs.com.br

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Método para análise e melhoria de processos

  • 1. PDCA MÉTODO PARA ANÁLISE E MELHORIA DE PROCESSOS CICLO DE MELHORIA CONTÍNUA
  • 2. Melhorar processos ≠ Atuar nos efeitos (sintomas) Soluções “quebra-galho” só aliviam sintomas e não resolvem nada. Podem até piorar um sistema e levá-lo ao colapso. Para implementar melhorias ou resolver problemas é preciso antes conhecer o processo, investigar os fatores que influem no resultados procurados ou que impactam no que se quer evitar.
  • 3. Processo Definição: Processo é um conjunto de atividades coordenadas que transforma insumos em resultados (produtos ou serviços ao cliente). - Mão de Obra - Métodos - Materiais - Máquinas - Medições Processo Resultados Cliente
  • 4. A voz do cliente O que o cliente deseja? Quais as especificações / parâmetros da qualidade exigidas? - Mão de Obra - Métodos - Materiais - Máquinas - Medições Processo Resultados Cliente Conformidade Desempenho no uso Entrega no prazo Segurança Confiabilidade “Voz do Cliente”
  • 5. Diagrama de Causa & Efeito (“Espinha de Peixe”) Este diagrama é utilizado para investigar quais as possíveis causas de determinado efeito. Processo Resultados Cliente MÃO OBRA EFEITO MATERIAISMÉTODO MÁQUINAS MEDIÇÕES
  • 6. Exemplo - Diagrama C&E (“espinha de peixe”) MÃO OBRA ATRASO ENTREGA PIZZAS MATERIAISMÉTODO MÁQUINAS MEDIÇÕES - MOTO BOYS NÃO FAMILIARIZADOS COM REGIÃO - FORNO BAIXA CAPACIDADE - MÉTODO NÃO OTIMIZADO - C/FREQUENCIA FALTAM INGREDIENTES
  • 7. PDCA – CICLO DE MELHORIA CONTÍNUA PLAN DO (em pequena escala) CHECK ACT O Ciclo de PDCA (Plan – Do – Check – Act) é um método estruturado para melhorar os processos. É também chamado de ciclo de PDSA (Plan- Do – Study – Act), pois com ele é possível testar teorias sobre o processo, o que poderia provocar um resultado desejado ou aquele que deve ser evitado ou eliminado. . É uma importante abordagem para promover o conhecimento (know-how).
  • 8. MAPEAR O PROCESSO – SITUAÇÃO ATUAL FLUXOGRAMA Conceitos chave: • Provê para um grupo um conhecimento comum do processo • Precisa representar o processo como ele realmente é. Dicas: • Defina os limites do processo a ser estudado. • Utilize símbolos ( = decisão = atividade) • Seja flexível na montagem (ex: “post-it”) • O nível de detalhe depende da finalidade
  • 9. PDCA – CICLO DE MELHORIA CONTÍNUA PLAN DO (pequena escala) CHECK ACT 1.DEFINIÇÃO DO PROBLEMA 2. DETERMINAÇÃO DA(S) PRINCIPAI(S) CAUSA(S) DO PROBLEMA 3. GERAR SOLUÇÕES ALTERNATIVAS. 4. SELECÃO DAS ALTERNATIVAS. 7. PADRONIZAR OU RETOMAR CICLO 6. ACOMPANHAR E VERIFICAR OS RESULTADOS 5. IMPLEMENTAR A (S) AÇÃO (ÕES) .
  • 10. 1. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA PDCA – PLAN O enunciado do problema deve: • Ser relacionado com o desempenho do processo • Ser visível, específico e mensurável. • Ser administrável em tamanho e complexidade. • Ser claro para toda a equipe de projeto (O que precisa ser tratado está realmente claro?)
  • 11. 2. DETERMINAÇÃO DA(S) CAUSA(S) PDCA – PLAN FERRAMENTAS ÚTEIS • Diagrama C&E • Fluxogramas • Brainstorming • Pareto EFEITO Quais as causas? Método .. Matéria Prima ... Falta capacitação ...
  • 12. 2. DETERMINAÇÃO DA(S) CAUSA(S) PDCA – PLAN DIAGRAMA DE PARETO Conceito chave: • Identificação dos fatores que mais impactam nos resultados. Dicas: • Classificar as causas em função da magnitude da respectiva contribuição ao efeito sendo estudado. • Expressar numericamente e graficamente cada contribuição (ordem decrescente) • Indicar o percentual acumulado de cada efeito. Aproximada- mente 20% das causas respondem por 80% do efeito
  • 13. 3. GERAR SOLUÇÕES ALTERNATIVAS PDCA – PLAN BRAINSTORMING Quais soluções? Corrigir ... Modificar ... Eliminar ... .... Conceitos chave: • Geração de grande quantidade de idéias • Habilidade em se fazer associações livres • Conduzir a reunião de tal forma a reduzir “medo de falar coisas errada”. O motivo é que se busca idéias originais. Para isto permite-se pensar (e falar) o “impensável”. Dicas: • Disciplina nas regras. (exemplo: não criticar idéias) • Idéias não substituem “dados” e precisam ser bem discutidas. Estudos adicionais podem ser necessários.
  • 14. 4. SELEÇÃO DE ALTERNATIVAS PDCA – PLAN MATRIZ DE DECISÃO Critérios: • Impacto no resultado • Baixo custo na Implantação (B.Custo) • Menor tempo para realização (B. Prazo) • Baixos riscos / efeitos colaterais indesejados (B. Risco) Pontuação: • Nota de cada alternativa: 1 a 5. • Multiplicação das notas. atenção: Maior Impacto – nota mais alta Maior custo, tempo, risco – nota mais baixa ALT 1 ALT 2 ALT 3 IMPACTO 3 2 4 B. CUSTO 3 1 2 B. PRAZO 3 3 3 B.RISCO 3 2 4 81 12 96
  • 15. 5. IMPLEMENTAR A(S) AÇÃO(ÕES) PDCA – DO / CHECK / ACT (Se possível – faça piloto em pequena escala) • Definir com clareza o que dever ser feito. (Escopo) • Definir o responsável pelo projeto. (Responsável) • Definir critérios de aceitação final. (Requisitos) • Definir datas-limite relativas ao projeto? (Prazo 6. VERIFICAR OS RESULTADOS 7. PADRONIZAR OU RETOMAR CICLO • Comprovar se os resultados foram obtido – principalmente na perspectiva do(s) cliente(s). • Se o resultado foi bem sucedido – generalizar ação (ões) no serviço / produção.
  • 17. Facilitador: Jorge M. Covacs, MSc, MEng Mestre em Psicologia da Saúde (UMESP, 2006), Master of Engineering (Brigham Young University, 1982); Engenheiro Mecânico de Aeronáutica (Instituto Tecnológico de Aeronáutica, 1978). Atuou em empresas multinacionais em Gestão de Processos e Gestão Estratégica de Pessoas. Desde 1993 ministra em cursos de especialização, nas áreas de Gestão da Qualidade Total, Gestão do Capital Humano, Inovação e Melhoria Contínua da Qualidade. E-mail para contato: covacs@jcovacs.com.br