Po 11 - manualizacao

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Po 11 - manualizacao

  1. 1. MANUALIZAÇÃOElaboração e Uso de ManuaisProf. Virginia PO11 1
  2. 2. Preliminar  Trataremos de manuais vinculados à movimentação de processos.  Esses manuais apontam o como fazer.  Os indicadores para o uso de manuais estão ligados aos processos de:  Divulgação  Coordenação  Análise  TreinamentoProf. Virginia PO11 2
  3. 3. Objetivos  Permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização.  O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho.Prof. Virginia PO11 3
  4. 4. Estratégia para a Manualização  Itemizar os modelos manualizados: antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda.  Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos.  Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente;  Distribuir o manual.Prof. Virginia PO11 4
  5. 5. Tipos e Técnicas de Manualização (1)  Manual de Organização, Manual de estrutura: tem como escopo a própria organização.  Manual de Instruções, Manual de Normas e Procedimentos, Manual de Processo, Manual de Serviços: definem normas diretrizes e o detalhamento de como fazer o trabalho de natureza burocrática.Prof. Virginia PO11 5
  6. 6. Tipos e Técnicas de Manualização (2)  Manual de Formulários: define a finalidade, o preenchimento, a distribuição e a utilização dos formulários em uso na empresa.  Manual de Normas: semelhante a qualquer regulamento interno ou regimento.  Manual de seqüência Administrativa: descreve as fases e as operações de cada processo, citando os órgãos e as pessoas que as executam, bem como os volumes de trabalho em cada fase (não é o manual que mais se recomenda no Brasil).Prof. Virginia PO11 6
  7. 7. Tipos de Manuais (1)  Manual de Instruções  Instruções  Origem  Áreas de Operação  Justificativas das Instruções  Manual de Normas e Procedimentos  Objetivo  Classificação dos Assuntos  Preparo e Emissão de Normas  Padrões para redação de comunicações normativas  Modificação de NormasProf. Virginia PO11 7
  8. 8. Tipos de Manuais (2)  Manual de Processo  Normas Básicas  Processo  Interface  Manual de Serviços (a)  Normas básicas  Roteiro de Execução  Roteiro de supervisão  Manual de Serviços (b)  Normas legais  Roteiro de Execução  Formulários  Interface  Roteiro de SupervisãoProf. Virginia PO11 8
  9. 9. Tipos de Manuais (3)  Manual de Formulários  Objetivos  Freqüência  Preenchimento  Fluxograma  Interface  Anexos  Manual de Seqüência administrativa  Processo  Formulários  Volume  Espaço Físico  Cuidados na SupervisãoProf. Virginia PO11 9
  10. 10. Recomendações Finais  O manual é elaborado para quem não sabe. Quem sabe não o consulta.  Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualização.  É fundamental a existência de um padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual  É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca.Prof. Virginia PO11 10
  11. 11. MANUALIZAÇÃO Formulação e Análise EstruturalProf. Virginia PO11 11
  12. 12. Objetivos (1)  Explicar os objetivos e diretrizes básicas da empresa, sua penetração no mercado e na sociedade em geral.  Relatar a história da empresa, desde sua fundação até a atualidade.  Demonstrar de forma coordenada e organizada, a estrutura organizacional da empresa necessária para conseguir os objetivos e diretrizes traçadas.  Definir a função, a posição hierárquica, as responsabilidades, as relações e a autoridade dos cargos decorrentes desta estruturaProf. Virginia PO11 12
  13. 13. Objetivos (2)  Atender às exigências das normas internacionais (série ISO 9000). Ou mesmo da série ISSO 14000 que trata das questões ambientais. Em termos de Manualização no plano estrutural, é a inclusão de alguns itens que assegurem uma leitura e interpretação sistêmica daProf. Virginia organização. PO11 13
  14. 14. Tipos e Técnicas de Manualização1. Manual de Política  Processo decisório (unidades de direção)  Delegação de autoridade  Processo decisório (unidades de assessoramento e de execução de 1o. e 2o. Níveis).  Coordenação global  Intervenção ambientalProf. Virginia PO11 14
  15. 15. 2. Manual de Organização (a)  Políticas e diretrizes organizacionais.  Estrutura orgânica  Competências  Estatutos e regimentos internos  Quadro de pessoalProf. Virginia PO11 15
  16. 16. 2. Manual de Organização (b)  Introdução  Objetivos do manual  Definição das finalidades e objetivos da organização  Organogramas parciais e global  Descrição por unidades  Descrição de cargosProf. Virginia PO11 16
  17. 17. 2. Manual de Organização (c)  Objetivo  Estrutura Interna  Linhas de autoridade  Ascendente  Descendente  FunçõesProf. Virginia PO11 17
  18. 18. 2. Manual de Organização (d)  Preliminares  Quadro Organizacional  Planos de ação  natureza estratégica  natureza operacional  Envolvimento ambiental  circunstancial  permanente  Atuação individual- conceitualProf. Virginia PO11 18
  19. 19. Recomendações Finais (1)  A elaboração do manual deve incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos explicativos.  Forma de impressão do texto.  Desenho do gabarito da folha.  Qualidade do papel.  Cor do papel  Perfuração da folha (quando for o caso)  Formato da folha padrãoProf. Virginia PO11 19
  20. 20. Recomendações Finais (2)  Para a capa do manual deve ser considerado (quando for o caso):  tamanho  gravação  ferragens  O uso de divisórias para separar os vários segmentos é interessante.  O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa.  A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem lê e usa o manual.Prof. Virginia PO11 20

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