Otimização do Portfólio de Projetos - Prof. Wankes Leandro

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Palestra apresentada no 15o Encontro de GP do PMI em Brasília - Outubro de 2015. Apresenta conceitos de gestão de portfólio, ferramentas e passos para a implementação.

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Otimização do Portfólio de Projetos - Prof. Wankes Leandro

  1. 1. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Cenário de Crise, cortes e conflitos: Otimização do Portfólio de Projetos Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com
  2. 2. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro
  3. 3. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Estamos em um momento de crise
  4. 4. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Corte no orçamento Aumento da inflação Rebaixamento do Nível de investimento Conflito entre os poderesAumento do desemprego Corrupção Estamos em um momento de crise
  5. 5. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro O que fazer?
  6. 6. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro O que fazer? O importante não é saber o que fazer?
  7. 7. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro O que fazer? O importante não é saber o que fazer? não
  8. 8. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Crise da Nova Zelândia em meados da década de 1980
  9. 9. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Crise da Nova Zelândia em meados da década de 1980 Austrália Nova Zelândia
  10. 10. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Crise da Nova Zelândia em meados da década de 1980 O governo fez 2 perguntas: O que estamos fazendo que não deveríamos fazer? O que não estamos fazendo e deveríamos fazer?
  11. 11. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Crise não é sinônimo de corte!
  12. 12. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Crise não é sinônimo de corte! Crise significa substituir um esforço inútil por um que realmente faça sentido.
  13. 13. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Modelo integrado de gestão Integrative Management Model (IMM) Veja artigo Revista MundoPM - mundopm.com.br - Dez / 2014 & Jan / 2015
  14. 14. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Algumas premissas do modelo: • Integrar a Gestão Estratégica + de Projetos + de Processos • Ser simples e prático • Procurar aproveitar o conhecimento que já existente Modelo integrado de gestão Integrative Management Model (IMM)
  15. 15. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Curva de valor EAE – Estrutura Analítica da Estratégia OPP - Otimização do Portfólio de Projetos Modelo integrado de gestão Integrative Management Model (IMM)
  16. 16. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Antes de entrar na OPP – Otimização do Portfólio de Projetos vamos nivelar conhecimento....
  17. 17. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Definição de Portfólio segundo o PMI Portfólio é uma coletânea de projetos e/ou programas e outros trabalhos agregados (operações) que visam atingir objetivos estratégicos de negócio. Um portfólio reflete investimentos realizados ou planejados por uma organização. Portfólio Portfólio Projetos Programas Projetos Programas Projetos Projetos Programas Outros trabalhos Projetos ProjetosProjetos
  18. 18. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Conceito de Portfólio segundo Eu mesmo ;-) Um Portfólio representa o posicionamento estratégico da organização. Portfólio Portfólio Projetos Programas Projetos Programas Projetos Projetos Programas Outros trabalhos Projetos ProjetosProjetos
  19. 19. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Conceitos gerais A gestão de portfólio incluí obrigatoriamente:  Identificação  Categorização  Avaliação  Seleção dos componentes Deve-se considerar: - demandas conflitantes entre programas e projetos - alocação correta de recursos (custos, receita, pessoas...) - prioridades e capacidades da organização.
  20. 20. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Gerentes de Projeto e Programa focam em: Fazer certo o trabalho. Gerentes de Portfólio focam em: Fazer o trabalho certo Conceitos gerais
  21. 21. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Retomando... Estávamos para entrar na OPP – Otimização do Portfólio de Projetos.
  22. 22. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM) OPP – Otimização do Portfólio de Projetos Orçamento Materiais Equip. Tecnologia Pessoas Casos especiais Restrições: - regulação/normas - amplitude geográfica Restrições: - disponibilidade - capacidade - conhecimento Restrições: - capacidade produtiva - armazenamento - cadeia de valor/suprimento - dependência entre os projetos Restrições: - orçamentárias - Legais (impostos e limites) - relacionadas ao risco PROJETOS RECURSOS Necessidade de realização de múltiplos projetos RESTRIÇÕES
  23. 23. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM) OPP – Otimização do Portfólio de Projetos No atual clima político-econômico, as organizações precisam ser capazes de fazer decisões mais rápidas e inteligentes sobre os seus projetos e portfólios. Conforme pesquisa interna da são problemas comuns na gestão de um conjunto de projetos: 1. Desequilíbrio do esforço entre projetos: obrigatórios, táticos e estratégicos; 2. Falta de conhecimento do Planejamento Estratégico e benefícios; 3. Alterações na estratégia não são refletidas no portfólio de projetos, levando a investimentos/gastos inadequados; 4. Estrutura de governança enfraquecida, sem autoridade suficiente e discernimento para pausar ou cancelar projetos.
  24. 24. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Métricas orçamentárias/ financeiras Alinhamento estratégico Risco Imagem Projeto da área X Projeto da área Y Valoresintangíveis Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM) OPP – Otimização do Portfólio de Projetos Orçamento do projeto
  25. 25. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Não violar as restrições Criar o maior valor possível, calibrando e autorizando ou não a realização dos projetos Valor ($M) Projeto AAA Projeto BBB Projeto CCC Projeto DDD Projeto XXX Programa XPTO Projeto ZZZ OFF ½ TOTALPortfólio Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM) OPP – Otimização do Portfólio de Projetos
  26. 26. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Cada ponto representa um Portfólio (mix de projetos) Fronteira de Eficiência: maior benefício possível Se este Portfólio é ineficiente: a) Mais valor pode ser gerado para o mesmo nível de orçamento, ou b) O mesmo valor pode ser gerado com um menor investimento. Orçamento ($MM) BenefíciototaldoPortfólio($M) a) b) Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM) OPP – Otimização do Portfólio de Projetos 10 projetos geram 3.628.800 combinações possíveis. Por isso, calcular a fronteira de eficiência manualmente é uma tarefa impossível.
  27. 27. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Mas como tangibilizar os valores tangíveis (ok!) e intangíveis (!!!!) ? Metodologia MUA - Multi-attribute utility analysis (Análise de utilidade Multi-atributo ). Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM) OPP – Otimização do Portfólio de Projetos
  28. 28. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM) OPP – Otimização do Portfólio de Projetos A PwC – PricewaterhouseCoopers tem uma ferramenta chamada Fólio que utiliza MUA.
  29. 29. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM) OPP – Otimização do Portfólio de Projetos A PwC – PricewaterhouseCoopers tem uma ferramenta chamada Fólio que utiliza MUA. O OPP – Otimização do Portfólio de Projetos possibilita a seleção: • do que NÃO DEVE; e • o que DEVE ser feito e em qual grau de esforço.
  30. 30. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Passos para realizar uma OPP – Otimização do Portfólio de Projetos * * 1. Indicada para poucos projetos, poucas variáveis e sem a utilização da MUA. 2. A OPP com mais projetos, variáveis e a utilização da MUA é possível somente com software específico.
  31. 31. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 1. Identifique os projetos 2. Crie categorias para encaixar os projetos 3. Crie critérios para seleção e priorização 4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe as categorias aos critérios 5. Aplique os critérios 6. Faça o balanceamento da carteira
  32. 32. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 1. Identifique os projetos Crie um Termo de Intenção de Projetos - TIP (é algo menor que um termo de abertura do projeto).
  33. 33. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 2. Crie categorias para encaixar os projetos
  34. 34. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 3. Crie critérios para seleção e priorização - Alinhamento estratégico (peso 0,5) - Recurso (peso 0,3) - Capacidade organizacional e nível de risco (peso 0,2) • Para cada item foi feito o detalhamento da Descrição e do Objetivo do Critério, bem como da respectiva forma de avaliação
  35. 35. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 3. Crie critérios para seleção e priorização
  36. 36. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe as categorias aos critérios • Projeto 1 nota: 42 (máxima) • Projeto 2 nota: 40 • Projeto 3 nota: 37 • Projeto 4 nota: 36 • Projeto 5 nota: 30 • Projeto 6 nota: 28 • Projeto 7 nota: 26 • Projeto 8 nota: 21 • Projeto 9 nota: 19 • Projeto 10 nota: 11 • Projeto 11 nota: 10 • ... nota: xx • Projeto 82 nota: 05 (mínima) Linha de corte = nota 20
  37. 37. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe as categorias aos critérios
  38. 38. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 5. Aplique os critérios
  39. 39. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 6. Faça o balanceamento da carteira
  40. 40. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 6. Faça o balanceamento da carteira
  41. 41. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 6. Faça o balanceamento da carteira
  42. 42. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 6. Faça o balanceamento da carteira
  43. 43. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Aplicação do PPO em escala reduzida: 6. Faça o balanceamento da carteira Antes PPO Depois PPO 1.Processos internos 2.Aprendizado, ... 3.Resultados institucionais 4.Orçamento e finanças 1.Aprendizado, ... 2.Resultados institucionais 3.Processos internos 4.Orçamento e finanças
  44. 44. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software: • não é necessário criar categorias. É possível comparar projetos de RH com projetos relacionados a ativiade-fim. • é possível considerar as inter-dependências entre os projetos.
  45. 45. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software: • é possível responder às seguintes perguntas Realocação: O que eu devo selecionar para maximizar a criação de valor? O que fazer se o orçamento mudar? Recursos: Quantos recursos o portfolio necessita? Efficient Frontier Each point represents a potential portfolio Current portfolio Greater potential value for same budget  
  46. 46. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software: • é possível responder às seguintes perguntas Tarefa: Qual é a situação do meu portfólio agora? Sincronização: Como isso afeta o tempo de retorno do investimento?
  47. 47. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software: • é possível responder às seguintes perguntas Dependência: Quais projetos eu devo financiar para facilitar outros? Como conectar um grupo de projetos inter- relacionados?
  48. 48. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro A Otimização do Portfólio de Projetos (PPO) é o caminho para em tempos de crise selecionarmos o que devemos e o que não devemos fazer para alcançarmos o máximo do benefício pretendido possível.
  49. 49. Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Prof. Wankes Leandro wankesleandro@gmail.com “Palavras simples. Argumentos fortes.” Blog: www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 Facebook: wankesleandro Obrigado e Sucesso sempre!!! Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro

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