Otimização Portfólio Projetos Crise

Prof. Wankes Leandro
www.wankesleandro.com
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Cenário de Crise,
cortes e conflitos:
Otimização do
Portfólio de Projetos

Estamos em um momento de crise

Corte no orçamento
Aumento da inflação
Rebaixamento do Nível
de investimento
Conflito entre
os poderesAumento do
desemprego
Corrupção
Estamos em um momento de crise

O que fazer?

O que fazer?
O importante não é saber o que fazer?

O que fazer?
O importante não é saber o que fazer?
não

Crise da Nova Zelândia em meados da
década de 1980

década de 1980
Austrália
Nova
Zelândia

década de 1980
O governo fez 2 perguntas:
O que estamos fazendo que não deveríamos fazer?
O que não estamos fazendo e deveríamos fazer?

Crise não é sinônimo de corte!

Crise não é sinônimo de corte!
Crise significa substituir um esforço inútil por
um que realmente faça sentido.

Modelo integrado de gestão
Integrative Management Model (IMM)
Veja artigo Revista MundoPM - mundopm.com.br - Dez / 2014 & Jan / 2015

Algumas premissas do
modelo:
• Integrar a Gestão
Estratégica + de Projetos +
de Processos
• Ser simples e prático
• Procurar aproveitar o
conhecimento que já
existente

Curva
de valor
EAE – Estrutura Analítica
da Estratégia
OPP -
Otimização
do Portfólio
de Projetos

Antes de entrar na OPP – Otimização do Portfólio de
Projetos vamos nivelar conhecimento....

Definição de Portfólio segundo o PMI
Portfólio é uma coletânea de projetos e/ou programas e outros trabalhos
agregados (operações) que visam atingir objetivos estratégicos de
negócio.
Um portfólio reflete investimentos realizados ou planejados por uma
organização.
Portfólio
Portfólio Projetos Programas
Projetos Programas
Projetos
Projetos Programas Outros
trabalhos
Projetos ProjetosProjetos

Conceito de Portfólio segundo Eu mesmo ;-)
Um Portfólio representa o posicionamento estratégico da organização.
Portfólio
Portfólio Projetos Programas
Projetos Programas
Projetos
Projetos Programas Outros
trabalhos
Projetos ProjetosProjetos

Conceitos gerais
A gestão de portfólio incluí obrigatoriamente:
 Identificação
 Categorização
 Avaliação
 Seleção dos componentes
Deve-se considerar:
- demandas conflitantes entre programas e projetos
- alocação correta de recursos (custos, receita, pessoas...)
- prioridades e capacidades da organização.

Gerentes de Projeto e Programa focam em:
Fazer certo o trabalho.
Gerentes de Portfólio focam em:
Fazer o trabalho certo
Conceitos gerais

Retomando...
Estávamos para entrar na OPP – Otimização do
Portfólio de Projetos.

Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM)
OPP – Otimização do Portfólio de Projetos
Orçamento
Materiais
Equip.
Tecnologia
Pessoas
Casos
especiais
Restrições:
- regulação/normas
- amplitude geográfica
Restrições:
- disponibilidade
- capacidade
- conhecimento
Restrições:
- capacidade produtiva
- armazenamento
- cadeia de valor/suprimento
- dependência entre os projetos
Restrições:
- orçamentárias
- Legais (impostos e limites)
- relacionadas ao risco
PROJETOS RECURSOS
Necessidade de realização
de múltiplos projetos
RESTRIÇÕES

No atual clima político-econômico, as organizações precisam ser capazes
de fazer decisões mais rápidas e inteligentes sobre os seus projetos e
portfólios.
Conforme pesquisa interna da são problemas comuns na gestão de
um conjunto de projetos:
1. Desequilíbrio do esforço entre projetos: obrigatórios, táticos e estratégicos;
2. Falta de conhecimento do Planejamento Estratégico e benefícios;
3. Alterações na estratégia não são refletidas no portfólio de projetos, levando a
investimentos/gastos inadequados;
4. Estrutura de governança enfraquecida, sem autoridade suficiente e discernimento
para pausar ou cancelar projetos.

Métricas
orçamentárias/
financeiras
Alinhamento
estratégico
Risco
Imagem
Projeto da
área X
Projeto da
área Y
Valoresintangíveis
Orçamento
do projeto

Não violar as
restrições
Criar o maior
valor possível,
calibrando e
autorizando ou
não a realização
dos projetos
Valor ($M)
Projeto AAA
Projeto BBB
Projeto CCC
Projeto DDD
Projeto XXX
Programa XPTO
Projeto ZZZ
OFF ½ TOTALPortfólio

Cada ponto representa
um Portfólio (mix de
projetos)
Fronteira de Eficiência: maior
benefício possível
Se este Portfólio é ineficiente:
a) Mais valor pode ser gerado
para o mesmo nível de
orçamento, ou
b) O mesmo valor pode ser
gerado com um menor
investimento.
Orçamento
($MM)
BenefíciototaldoPortfólio($M)
a)
b)
10 projetos geram 3.628.800 combinações possíveis.
Por isso, calcular a fronteira de eficiência manualmente é uma tarefa impossível.

Mas como tangibilizar os
valores tangíveis (ok!) e intangíveis (!!!!) ?
Metodologia MUA - Multi-attribute utility analysis (Análise de utilidade
Multi-atributo ).

A PwC – PricewaterhouseCoopers tem uma ferramenta chamada Fólio que utiliza MUA.

A PwC – PricewaterhouseCoopers tem uma ferramenta chamada Fólio que utiliza MUA.
O OPP – Otimização do Portfólio de
Projetos possibilita a seleção:
• do que NÃO DEVE; e
• o que DEVE ser feito e em qual grau de
esforço.

Passos para realizar uma OPP – Otimização do
Portfólio de Projetos *
* 1. Indicada para poucos projetos, poucas variáveis e sem a utilização da MUA.
2. A OPP com mais projetos, variáveis e a utilização da MUA é possível somente com software específico.

Aplicação do PPO em escala reduzida:
1. Identifique os projetos
2. Crie categorias para encaixar os projetos
3. Crie critérios para seleção e priorização
4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe as
categorias aos critérios
5. Aplique os critérios
6. Faça o balanceamento da carteira

1. Identifique os projetos
Crie um Termo de Intenção de Projetos - TIP (é algo
menor que um termo de abertura do projeto).

2. Crie categorias para encaixar os projetos

- Alinhamento estratégico (peso 0,5)
- Recurso (peso 0,3)
- Capacidade organizacional e nível de risco (peso 0,2)
• Para cada item foi feito o detalhamento da Descrição e do Objetivo do
Critério, bem como da respectiva forma de avaliação

4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe as categorias
aos critérios
• Projeto 1 nota: 42 (máxima)
• Projeto 2 nota: 40
• ... nota: xx
• Projeto 82 nota: 05 (mínima)
Linha de corte = nota 20

4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe as categorias
aos critérios

5. Aplique os critérios

Antes PPO Depois PPO
1.Processos internos
2.Aprendizado, ...
3.Resultados institucionais
4.Orçamento e finanças
1.Aprendizado, ...
2.Resultados institucionais
3.Processos internos
4.Orçamento e finanças

Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida.
Ou seja, com o uso de software:
• não é necessário criar categorias. É possível comparar
projetos de RH com projetos relacionados a ativiade-fim.
• é possível considerar as inter-dependências entre os
projetos.

• é possível responder às seguintes perguntas
Realocação: O que eu devo selecionar
para maximizar a criação de valor? O que
fazer se o orçamento mudar?
Recursos: Quantos recursos o
portfolio necessita?
Efficient Frontier
Each point represents a
potential portfolio
Current
portfolio Greater potential value
for same budget



Tarefa: Qual é a situação do meu portfólio
agora?
Sincronização: Como isso afeta o
tempo de retorno do investimento?

Dependência: Quais projetos eu devo
financiar para facilitar outros? Como
conectar um grupo de projetos inter-
relacionados?

A Otimização do Portfólio de Projetos (PPO) é o
caminho para em tempos de crise selecionarmos o que
devemos e o que não devemos fazer para
alcançarmos o máximo do benefício pretendido
possível.

wankesleandro@gmail.com
“Palavras simples. Argumentos fortes.”
Blog: www.wankesleandro.com
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Sucesso sempre!!!

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