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Wankes Leandro Ribeiro
                              Processos de gestão de
                             portfólio na vida real: como
                                   eles funcionam



                               Falem comigo:
                               wankesleandro@gmail.com
                               Facebook / Twitter: @wankesleandro
                               61 8401-1982
                               BlogGP: www.wankesleandro.com

Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Prof. Wankes Leandro - www.wankesleandro.com
• Cursou o Doutorado em Administração (UnB), estudando o tema inovação em serviços. É Mestre em Gestão do
  Conhecimento e da TI (UCB); Especialista em Gerência de Projetos e Gestão de Processos (FGV) e Administrador
  (UnB).
• Atua há mais de 12 anos na área de Gestão de Processos, Projetos e PMO. Atuou como executivo de empresas
  multinacionais de telecom, como SupportComm S/A, Oi e Brasil Telecom S/A. Implantou Escritórios de Projetos
  (PMO) em diversas instituições, como Suzano Papel e Celulose, Tribunal Superior Eleitoral (TSE), Correio Braziliense
  e Fundação Assis Chateaubriand.
• É Professor da FGV. É consultor na área de gestão de organismos internacionais, como IICA-Brasil/OEA e PNUD/ONU.
  É membro do ECLAC's Information Society Programme da ONU. É membro do grupo que desenvolveu a nova Norma
  ISO 21.500 (publicada em Set/12) de Gestão de Projetos, Programa e Portifólio e atualmente faz parte do grupo de
  trabalho que está desenvolvendo normas de Auditoria e Governança em projetos.
• Atua em consultorias pontuais de diagnóstico, gestão e implantação de processos, projetos, PMO e recuperação de
  projetos em crise.
• Ganhou Prêmio Projeto de Destaque 2011 do PMI. Foi Assessor da Presidência da holding da Companhia Energética
  de Brasília S.A. Ministra palestras em eventos nacionais e internacionais.
• Mantém o blog “Palavras simples. Argumentos fortes.” – www.wankesleandro.com - um dos blog de gerenciamento
  de projetos mais acessados do Brasil.
• Foi Diretor Adjunto de Educação do PMI-DF, onde organizou a 1ª reunião do PMI (matriz) com Universidades
  brasileiras.
• Foi Coordenador da Câmara Temática em Gerenciamento de Projetos da Sociedade Brasileira de Gestão do
  Conhecimento (SBGC-DF). Foi Coordenador do Grupo de Pesquisa em Gerenciamento de Projetos da FGV (MBA
  AESI).

                                  Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Visão geral do ciclo de vida da estratégia à operação

 Planejamento                                                  Plano            Objetivos
                       Missão              Visão
  Estratégico                                               Estratégico        Estratégicos




Gerenciamento           Identifi        Categori                                          Prioriza-       Balancea-
 de Portfólio                                            Avaliação        Seleção                                     Autorização
                         -cação          -zação                                              ção           mento


      Adaptado do The Standard for Portfolio Management , PMI por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com



Gerenciamento
de Programas e                              Planejamento             Monitoramento e                                  Encerramento
                         Iniciação
                                             e Execução                 Controle
   Projetos




Gerenciamento
 de Operações                                                        Operações




                                           Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Definição de portifólio




Projeto 1                                    Projeto 4

    Projeto 2                                       Projeto 5

        Projeto 3                                           Projeto 6




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Definição de portifólio



  Programa A                                     Programa B
Projeto 1                                    Projeto 4

    Projeto 2                                       Projeto 5

        Projeto 3                                           Projeto 6




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Definição de portifólio

                          Portfólio

  Programa A                                     Programa B
Projeto 1                                    Projeto 4

    Projeto 2                                       Projeto 5

        Projeto 3                                           Projeto 6




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Definição de portifólio

“É uma coleção de projetos e/ou programas e outros trabalhos
que são agrupados juntos para facilitar a efetiva gestão daquele
trabalho, visando alcançar os objetivos estratégicos de negócio.”
                                   The Standard for Portfolio Management, PMI




                     Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Visão geral do ciclo de vida da estratégia à operação

 Planejamento                                                  Plano            Objetivos
                       Missão              Visão
  Estratégico                                               Estratégico        Estratégicos




Gerenciamento           Identifi        Categori                                          Prioriza-       Balancea-
 de Portfólio                                            Avaliação        Seleção                                     Autorização
                         -cação          -zação                                              ção           mento


      Adaptado do The Standard for Portfolio Management , PMI por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com



Gerenciamento
de Programas e                              Planejamento             Monitoramento e                                  Encerramento
                         Iniciação
                                             e Execução                 Controle
   Projetos




Gerenciamento
 de Operações                                                        Operações




                                           Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Na prática o que significa essa sequência de processos?


Identifi   Categori                                     Prioriza-         Balancea
                      Avaliação       Seleção                                        Autorização
-cação      -zação                                         ção             -mento




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Definição de portfólio do Governo Britânico

“O portfólio de uma organização é a totalidade do seu
investimento (ou parte dele) nas mudanças necessárias para
atingir seus objetivos estratégicos.”
                                                                     OGC, 2011




                      Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Ambiente
                      geral                                Plano estratégico


Organização:




                                                                                                     Fonte: Gerenciamento Estratégico e Administração por Projetos. Makron Books, 2001.
                  Oportunidades                 Objetivos
Missão, forças,                                                              Estratégias
                    ameaças                   (longo prazo)
  fraquezas

                    Ambiente                                                  Objetivos
                   operacional                                              (curto prazo)


                                                                        Planos operacionais


                                                                  Programas
                                                                      e                  Operações
                                                                   Projetos


                                                                        Avaliação de resultados


                            RETROALIMENTAÇÃO
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O Gerenciamento de Portfólio visa responder a
                3 perguntas básicas:

1. Estamos fazendo a coisa certa?
2. Estamos fazendo da maneira correta?
3. Estamos conseguindo obter os benefícios/resultados previstos
   na operação do nosso negócio?




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O Gerenciamento de Portfólio




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Como implantar o G. Portfólio?
Premissa: Adaptar a teoria às condições existentes na organização.
A forma de implantar vai depender:
1. Cultura organizacional
2. Estrutura de governança
3. Objetivos estratégicos
4. Orçamento de investimento em programas e projetos
5. Maturidade em gerenciamento de projetos
6. Cultura de “gestão por resultado”
7. Existência e conhecimento do Planejamento estratégico
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Diretrizes para implantação


1. Compromisso da alta direção
2. Alinhamento com a governança corporativa (nível da tomada
   de decisão em relação aos programas e projetos)
3. Alinhamento estratégico
4. Existência de PMO (Project Portfolio Management Office)
5. Cultura de transformação



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3 formas de implantação da G. Portfólio


1. Big bang  a implantação da G. Portfólio é vista como um
               programa de transformação organizacional.
2. Evolução  abordagem incremental. Inicia-se a implantação em
              uma área específica.
3. Ad hoc  a implantação é oportunista. Não há um plano
              corporativo ou setorial de implantação.



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Então....como será mesmo na prática?

 Planejamento                                                  Plano            Objetivos
                       Missão              Visão
  Estratégico                                               Estratégico        Estratégicos




Gerenciamento           Identifi        Categori                                          Prioriza-       Balancea-
 de Portfólio                                            Avaliação        Seleção                                     Autorização
                         -cação          -zação                                              ção           mento


      Adaptado do The Standard for Portfolio Management , PMI por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com



Gerenciamento
de Programas e                              Planejamento             Monitoramento e                                  Encerramento
                         Iniciação
                                             e Execução                 Controle
   Projetos




Gerenciamento
 de Operações                                                        Operações




                                           Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Contextualizando em relação ao BSC – Balanced ScoreCard...


“As iniciativas não devem ser encaradas de maneira isolada, mas,
sim, como um portfólio de ações complementares, cada uma delas
deve ser implantada com sucesso para que a empresa cumpra as
metas dos temas, assim como a meta global da estratégia.”
                                                           Kaplan e Norton (2008, p. 11)




                     Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Cestas estratégicas



As cestas estratégicas funcionam como mecanismo para
seleção e priorização das iniciativas estratégicas.




                Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Cestas estratégicas – Exemplo
•Propõe-se a utilização de 4 cestas para enquadramento das iniciativas:
                                              Cestas são macro classificações, utilizadas para agrupar
                                              iniciativas similares e permitir uma análise coerente.

                            • Cesta que abriga as iniciativas relacionados a atividade-fim da
         Atividade-fim        organização


      Sustentabilidade à    • Cesta que abriga as iniciativas que suportam a realização da
                              atividade-fim da organização (projetos relacionados a TI, Segurança e
        atividade-fim         Infra-estrutura)
                           Exemplo cestas estratégicas criado por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com

        Fortalecimento      • Cesta que abriga as iniciativas que resultarão em uma melhoria
                              organizacional (projetos relacionados a melhorias operacionais, à
         institucional        imagem da organização e a Educação Corporativa)


                            • Cesta que abriga as iniciativas mandatórios (atendimento às leis,
             Legal            Agências Reguladoras do setor, TCU e CGU, se forem o caso) que a
                              organização tem que executar.


                            Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Critérios de seleção e priorização

•Propõe-se a utilização de 3 critérios:

    - Alinhamento estratégico (peso 0,5)

    - Recurso (peso 0,3)

    - Capacidade organizacional e nível de risco (peso 0,2)



• Para cada item foi feito o detalhamento da Descrição e do Objetivo do Critério,
bem como da respectiva forma de avaliação




                            Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Critérios de seleção e priorização
          Pesos                    Critérios                    Item                        Descrição                            Objetivo                              Avaliação: escala de 1 a 9


                                                                                                                 Avaliar a contribuição da iniciativa à META
                                                                                    Pontua a iniciativa de                                                   1. Baixo impacto
                                                     Contribuição às METAS                                       Estratégica, priorizando aquelas de maior
                                                                                    acordo com a provável                                                    3. Médio impacto
                                                     Estratégicas                                                impacto
                                                                                    contribuição para a META.                                                9. Alto impacto
                               Alinhamento                                                                       OBS: Trata-se de critério subjetivo
            0,5
                               Estratégico

                                                                                    Projeto demandado pela
                                                     Demanda da alta                Alta Administração do        Pontuar aqueles projetos prioritários para   1. Não
                                                     administração                  Tribunal, aqui entendidos    a Alta Administração                         9. Sim
                                                                                    Presidência e DG
Exemplo Critérios de seleção e priorização criados por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com                                                          1. Iniciativa não iniciada até 20% de
                                                                                                                                                             percentual de Implementação
                                                                                    Avalia o estágio de          Pontuar as iniciativas em grau avançado     3. Percentual de Implementação: > 20% e
                                                     Situação de
                                                                                    desenvolvimento da           de desenvolvimento, de forma a valorizar < 50%
                                                     implementação
                                                                                    iniciativa                   os recursos já utilizados                   5. Percentual de Implementação: >50% e
                                                                                                                                                             < 80%
                                                                                                                                                             9. Percentual de Implementação: >80%
                                                                                                                                                              1. Insuficiência de pessoal/qualificações;
                                                                                                                                                             dificuldade de obter recursos externos
                                                                                                                 Checar se a iniciativa já conta com pessoal
                                                     Equipe para realizar o         Avalia a equipe disponível                                                5. Suficiência de pessoal/qualificações;
             0,3               Recursos                                                                          (em número e em capacitação) suficiente
                                                     projeto                        para realizar o projeto                                                  dificuldade de obter recursos internos
                                                                                                                 para conclusão da iniciativa
                                                                                                                                                              9. Suficiência de pessoal/qualificações;
                                                                                                                                                             recursos internos disponíveis
                                                                                                                                                              1. > 24 meses
                                                                                    Tempo utilizado no           Avaliar o prazo necessário a conclusão da    3. 18 - 24 meses
                                                     Prazo de implementação         desenvolvimento da           iniciativa, de modo a serem priorizados      5. 12 - 18 meses
                                                                                    iniciativa                   aqueles com menor tempo de execução          7. 6 - 12 meses
                                                                                                                                                              9. < 6 meses
                                                                                                                                                              1. Mais de 4 áreas impactadas
                                                                                    Examina o número de          Examinar o número de áreas impactadas,
                                                     Envolvimento de unidades                                                                                 5. 2 - 3 áreas impactadas
                               Capacidade                                           interfaces da iniciativa     priorizando os projetos mais simples
                                                                                                                                                              9. Nenhuma outra área impactada
             0,2               organizacional e
                               nível de risco                                 Examina a estrutura                                                             1. Alta
                                                                                                       Examinar a estrutura disponível,
                                                     Complexidade             existente e necessidades                                                        3. Média
                                                                                                       priorizando os projetos mais simples
                                                                   Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
                                                                              de adequação                                                                    9. Baixa
Critérios de seleção e priorização
                                                                                                         Avaliação:
Pesos    Critérios          Item                  Descrição                     Objetivo
                                                                                                       escala de 1 a 9


                                                                  Avaliar a
                                                                  contribuição da
                                           Pontua a iniciativa de iniciativa à META
                      Contribuição                                                                   1. Baixo impacto
                                           acordo com a provável Estratégica,
                      às METAS                                                                       3. Médio impacto
                                           contribuição para a    priorizando aquelas
                      Estratégicas                                                                   9. Alto impacto
                                           META.                  de maior impacto
                                                                  OBS: Trata-se de
        Alinhamento                                               critério subjetivo
 0,5
        Estratégico
                      Exemplo Critérios de seleção e priorização criados por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com


                                    Projeto demandado
                                                                         Pontuar aqueles
                      Demanda da    pela Alta
                                                                         projetos prioritários       1. Não
                      alta          Administração, aqui
                                                                         para a Alta                 9. Sim
                      administração entendidos
                                                                         Administração
                                    Presidência e Diretoria
                                Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Critérios de seleção e priorização
                                                                                                                 Avaliação:
Pesos   Critérios         Item                 Descrição                    Objetivo
                                                                                                               escala de 1 a 9



                                                                    Pontuar as iniciativas em   1. Iniciativa não iniciada até 20% de percentual
                                         Avalia o estágio de        grau avançado de                de Implementação
                    Situação de
                                         desenvolvimento da         desenvolvimento, de         3. Percentual de Implementação: > 20% e < 50%
                    implementação
                                         iniciativa                 forma a valorizar os        5. Percentual de Implementação: >50% e < 80%
                                                                    recursos já utilizados      9. Percentual de Implementação: >80%




                                                                    Checar se a iniciativa já   1. Insuficiência de pessoal/qualificações;
                                                                    conta com pessoal (em           dificuldade de obter recursos externos
                                         Avalia a equipe
                     Equipe para                                    número e em                 5. Suficiência de pessoal/qualificações;
 0,3    Recursos                         disponível para realizar
                    realizar o projeto                              capacitação) suficiente         dificuldade de obter recursos internos
                                         o projeto
                                                                    para conclusão da           9. Suficiência de pessoal/qualificações; recursos
                                                                    iniciativa                     internos disponíveis
                    Exemplo Critérios de seleção e priorização criados por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com

                                                                    Avaliar o prazo
                                                                                                1. > 24 meses
                                                                    necessário a conclusão
                                         Tempo utilizado no                                     3. 18 - 24 meses
                     Prazo de                                       da iniciativa, de modo a
                                         desenvolvimento da                                     5. 12 - 18 meses
                    implementação                                   serem priorizados
                                         iniciativa                                             7. 6 - 12 meses
                                                                    aqueles com menor
                                                                                                9. < 6 meses
                                                                    tempo de execução
                                             Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Critérios de seleção e priorização

                                                                                                     Avaliação:
Pesos      Critérios             Item             Descrição             Objetivo
                                                                                                   escala de 1 a 9




                                           Examina o              Examinar o número        1. Mais de 4 áreas impactadas
                           Envolvimento de número de              de áreas impactadas,     5. 2 - 3 áreas impactadas
                           unidades        interfaces da          priorizando os           9. Nenhuma outra área
                                           iniciativa             projetos mais simples    impactada


           Capacidade Exemplo Critérios de seleção e priorização criados por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
 0,2    organizacional e
         nível de risco

                                              Examina a
                                                                  Examinar a estrutura
                                              estrutura                                 1. Alta
                                                                  disponível,
                           Complexidade       existente e                               3. Média
                                                                  priorizando os
                                              necessidades de                           9. Baixa
                                                                  projetos mais simples
                                              adequação


                                    Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Cestas estratégicas
                                                                        Sustentabilidade Fortalecimento
                                                       Atividade-fim                                             Legal
Pesos      Critérios                  Item                                  à atv-fim     institucional



                            Contribuição às METAS
                                                                                                  
                                 Estratégicas
         Alinhamento
 0,5
         Estratégico
                               Demanda da alta
                                                                                                  
                                administração

                                  Situação de
                                                                                                                
                                implementação
                           Exemplo cestas estratégicas criado por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
                             Equipe para realizar o
 0,3       Recursos                                                                                            
                                   projeto

                           Prazo de implementação                                                                

                               Envolvimento de
           Capacidade                                                                                          
                                  unidades
 0,2    organizacional e
         nível de risco          Complexidade                                                                  

                                Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Na práticas as cestas estratégicas com os respectivos critérios servem
 para estabelecer uma linha de corte objetiva dos projetos por pontuação
 alcançada (Selecionar projetos).


                                                                  Problema/Oportuni
     Projeto               Descrição             Produto                                         Pontuação
                                                                        dade
Exemplo seleção de projetos criado por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
XXxxxx                 Xxxxxx                 XXxxxx              Xxxxxx                  29
Yyyyyy                 Yyyyy                  YYyyy               YYyyyyy                 28,7
Zzzzz                  Zzzzz                  ZZzzz               ZZzzz                   17     Linha de Corte
Wwwww                  Wwwww                  Wwwww               WWwwww                  21     (Exemplo: 20 pontos)

Pppppp                 Ppppp                  Ppppp               Ppppp                   19
Ttttt                  Tttttt                 Tttttt              TTTttt                  18,3
Ooooo                  OOooo                  OOooo               OOOoo                   16


                                           Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Servem também para ter uma visão geral dos projeto em relação aos
resultados estratégicos e assim balancear a carteira de projetos.




                       Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Servem também para testar a consistência do Mapa Estratégico, isto é, o
alinhamento das iniciativas com temas e metas estratégicas


   Objetivo: identificar a necessidade de rever, atualizar, excluir e criar novas
   iniciativas.




                                                                                                      N
                                                               1



                                                                           2



                                                                                         3
                                                              a



                                                                          a



                                                                                          a



                                                                                                     a
                                                            iv



                                                                        iv



                                                                                        iv



                                                                                                   iv
                                                          at



                                                                      at



                                                                                      at



                                                                                                 at
                                                         ici



                                                                     ici



                                                                                 ici



                                                                                                ici
                                                       In



                                                                   In



                                                                               In



                                                                                              In
                    Tema 1: Meta 1                       X
                    Tema 2: Meta 2                                                X
                    Tema 2: Meta 3                       X                        X
                    Tema X: Meta N                                                X             X

   O “x” identifica o impacto das iniciativas nas metas.
   OBS.: quadro proposto por Kaplan e Norton (2008).


                                       Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
É importante fazer uma distinção entre a Gestão Estratégica e a Gestão
                                    de Portfólio
 Gestão estratégica
           Monitor-                     Objetivos                                                               Implemen-
                                                                      Iniciativas                 Divulgação
            amento                     estratégicos                                                              tação das
                                                                       definidas                    do PE
           ambiental                    definidos                                                               estratégias



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Visão geral da interface G. Estratégica x G. Portfólio, baseado no Portfolio Management Guide da OGC,
criado por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com

              Apoio, Identificação, Categorização, Avaliação, Seleção,                                           Portifólio
                    Priorização, Balanceamento e Autorização                                                     Delivery
Gestão de portfólio (Assegurar e orientar a integração)



                                                  Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
Lembrem-se


“A essência da gestão de portfólio é escolher o que não fazer.”
                                             Wankes Leandro




                    Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
http://www.youtube.com/watch?v=Us-TVg40ExM


                            Obrigado e
                            Sucesso sempre!!!
                                                   Prof. Wankes Leandro
                                                   wankesleandro@gmail.com
                                                   “Palavras simples. Argumentos fortes.”
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Processo de gestão de portfólio na vida real: como eles funcionam - Prof. Wankes Leandro

  • 1. Wankes Leandro Ribeiro Processos de gestão de portfólio na vida real: como eles funcionam Falem comigo: wankesleandro@gmail.com Facebook / Twitter: @wankesleandro 61 8401-1982 BlogGP: www.wankesleandro.com Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 2. Prof. Wankes Leandro - www.wankesleandro.com • Cursou o Doutorado em Administração (UnB), estudando o tema inovação em serviços. É Mestre em Gestão do Conhecimento e da TI (UCB); Especialista em Gerência de Projetos e Gestão de Processos (FGV) e Administrador (UnB). • Atua há mais de 12 anos na área de Gestão de Processos, Projetos e PMO. Atuou como executivo de empresas multinacionais de telecom, como SupportComm S/A, Oi e Brasil Telecom S/A. Implantou Escritórios de Projetos (PMO) em diversas instituições, como Suzano Papel e Celulose, Tribunal Superior Eleitoral (TSE), Correio Braziliense e Fundação Assis Chateaubriand. • É Professor da FGV. É consultor na área de gestão de organismos internacionais, como IICA-Brasil/OEA e PNUD/ONU. É membro do ECLAC's Information Society Programme da ONU. É membro do grupo que desenvolveu a nova Norma ISO 21.500 (publicada em Set/12) de Gestão de Projetos, Programa e Portifólio e atualmente faz parte do grupo de trabalho que está desenvolvendo normas de Auditoria e Governança em projetos. • Atua em consultorias pontuais de diagnóstico, gestão e implantação de processos, projetos, PMO e recuperação de projetos em crise. • Ganhou Prêmio Projeto de Destaque 2011 do PMI. Foi Assessor da Presidência da holding da Companhia Energética de Brasília S.A. Ministra palestras em eventos nacionais e internacionais. • Mantém o blog “Palavras simples. Argumentos fortes.” – www.wankesleandro.com - um dos blog de gerenciamento de projetos mais acessados do Brasil. • Foi Diretor Adjunto de Educação do PMI-DF, onde organizou a 1ª reunião do PMI (matriz) com Universidades brasileiras. • Foi Coordenador da Câmara Temática em Gerenciamento de Projetos da Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento (SBGC-DF). Foi Coordenador do Grupo de Pesquisa em Gerenciamento de Projetos da FGV (MBA AESI). Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 3. Visão geral do ciclo de vida da estratégia à operação Planejamento Plano Objetivos Missão Visão Estratégico Estratégico Estratégicos Gerenciamento Identifi Categori Prioriza- Balancea- de Portfólio Avaliação Seleção Autorização -cação -zação ção mento Adaptado do The Standard for Portfolio Management , PMI por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Gerenciamento de Programas e Planejamento Monitoramento e Encerramento Iniciação e Execução Controle Projetos Gerenciamento de Operações Operações Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 4. Definição de portifólio Projeto 1 Projeto 4 Projeto 2 Projeto 5 Projeto 3 Projeto 6 Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 5. Definição de portifólio Programa A Programa B Projeto 1 Projeto 4 Projeto 2 Projeto 5 Projeto 3 Projeto 6 Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 6. Definição de portifólio Portfólio Programa A Programa B Projeto 1 Projeto 4 Projeto 2 Projeto 5 Projeto 3 Projeto 6 Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 7. Definição de portifólio “É uma coleção de projetos e/ou programas e outros trabalhos que são agrupados juntos para facilitar a efetiva gestão daquele trabalho, visando alcançar os objetivos estratégicos de negócio.” The Standard for Portfolio Management, PMI Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 8. Visão geral do ciclo de vida da estratégia à operação Planejamento Plano Objetivos Missão Visão Estratégico Estratégico Estratégicos Gerenciamento Identifi Categori Prioriza- Balancea- de Portfólio Avaliação Seleção Autorização -cação -zação ção mento Adaptado do The Standard for Portfolio Management , PMI por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Gerenciamento de Programas e Planejamento Monitoramento e Encerramento Iniciação e Execução Controle Projetos Gerenciamento de Operações Operações Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 9. Na prática o que significa essa sequência de processos? Identifi Categori Prioriza- Balancea Avaliação Seleção Autorização -cação -zação ção -mento Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 10. Definição de portfólio do Governo Britânico “O portfólio de uma organização é a totalidade do seu investimento (ou parte dele) nas mudanças necessárias para atingir seus objetivos estratégicos.” OGC, 2011 Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 11. Ambiente geral Plano estratégico Organização: Fonte: Gerenciamento Estratégico e Administração por Projetos. Makron Books, 2001. Oportunidades Objetivos Missão, forças, Estratégias ameaças (longo prazo) fraquezas Ambiente Objetivos operacional (curto prazo) Planos operacionais Programas e Operações Projetos Avaliação de resultados RETROALIMENTAÇÃO Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 12. O Gerenciamento de Portfólio visa responder a 3 perguntas básicas: 1. Estamos fazendo a coisa certa? 2. Estamos fazendo da maneira correta? 3. Estamos conseguindo obter os benefícios/resultados previstos na operação do nosso negócio? Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 13. O Gerenciamento de Portfólio Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 14. Como implantar o G. Portfólio? Premissa: Adaptar a teoria às condições existentes na organização. A forma de implantar vai depender: 1. Cultura organizacional 2. Estrutura de governança 3. Objetivos estratégicos 4. Orçamento de investimento em programas e projetos 5. Maturidade em gerenciamento de projetos 6. Cultura de “gestão por resultado” 7. Existência e conhecimento do Planejamento estratégico Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 15. Diretrizes para implantação 1. Compromisso da alta direção 2. Alinhamento com a governança corporativa (nível da tomada de decisão em relação aos programas e projetos) 3. Alinhamento estratégico 4. Existência de PMO (Project Portfolio Management Office) 5. Cultura de transformação Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 16. 3 formas de implantação da G. Portfólio 1. Big bang  a implantação da G. Portfólio é vista como um programa de transformação organizacional. 2. Evolução  abordagem incremental. Inicia-se a implantação em uma área específica. 3. Ad hoc  a implantação é oportunista. Não há um plano corporativo ou setorial de implantação. Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 17. Então....como será mesmo na prática? Planejamento Plano Objetivos Missão Visão Estratégico Estratégico Estratégicos Gerenciamento Identifi Categori Prioriza- Balancea- de Portfólio Avaliação Seleção Autorização -cação -zação ção mento Adaptado do The Standard for Portfolio Management , PMI por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Gerenciamento de Programas e Planejamento Monitoramento e Encerramento Iniciação e Execução Controle Projetos Gerenciamento de Operações Operações Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 18. Contextualizando em relação ao BSC – Balanced ScoreCard... “As iniciativas não devem ser encaradas de maneira isolada, mas, sim, como um portfólio de ações complementares, cada uma delas deve ser implantada com sucesso para que a empresa cumpra as metas dos temas, assim como a meta global da estratégia.” Kaplan e Norton (2008, p. 11) Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 19. Cestas estratégicas As cestas estratégicas funcionam como mecanismo para seleção e priorização das iniciativas estratégicas. Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 20. Cestas estratégicas – Exemplo •Propõe-se a utilização de 4 cestas para enquadramento das iniciativas: Cestas são macro classificações, utilizadas para agrupar iniciativas similares e permitir uma análise coerente. • Cesta que abriga as iniciativas relacionados a atividade-fim da Atividade-fim organização Sustentabilidade à • Cesta que abriga as iniciativas que suportam a realização da atividade-fim da organização (projetos relacionados a TI, Segurança e atividade-fim Infra-estrutura) Exemplo cestas estratégicas criado por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Fortalecimento • Cesta que abriga as iniciativas que resultarão em uma melhoria organizacional (projetos relacionados a melhorias operacionais, à institucional imagem da organização e a Educação Corporativa) • Cesta que abriga as iniciativas mandatórios (atendimento às leis, Legal Agências Reguladoras do setor, TCU e CGU, se forem o caso) que a organização tem que executar. Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 21. Critérios de seleção e priorização •Propõe-se a utilização de 3 critérios: - Alinhamento estratégico (peso 0,5) - Recurso (peso 0,3) - Capacidade organizacional e nível de risco (peso 0,2) • Para cada item foi feito o detalhamento da Descrição e do Objetivo do Critério, bem como da respectiva forma de avaliação Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 22. Critérios de seleção e priorização Pesos Critérios Item Descrição Objetivo Avaliação: escala de 1 a 9 Avaliar a contribuição da iniciativa à META Pontua a iniciativa de 1. Baixo impacto Contribuição às METAS Estratégica, priorizando aquelas de maior acordo com a provável 3. Médio impacto Estratégicas impacto contribuição para a META. 9. Alto impacto Alinhamento OBS: Trata-se de critério subjetivo 0,5 Estratégico Projeto demandado pela Demanda da alta Alta Administração do Pontuar aqueles projetos prioritários para 1. Não administração Tribunal, aqui entendidos a Alta Administração 9. Sim Presidência e DG Exemplo Critérios de seleção e priorização criados por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com 1. Iniciativa não iniciada até 20% de percentual de Implementação Avalia o estágio de Pontuar as iniciativas em grau avançado 3. Percentual de Implementação: > 20% e Situação de desenvolvimento da de desenvolvimento, de forma a valorizar < 50% implementação iniciativa os recursos já utilizados 5. Percentual de Implementação: >50% e < 80% 9. Percentual de Implementação: >80% 1. Insuficiência de pessoal/qualificações; dificuldade de obter recursos externos Checar se a iniciativa já conta com pessoal Equipe para realizar o Avalia a equipe disponível 5. Suficiência de pessoal/qualificações; 0,3 Recursos (em número e em capacitação) suficiente projeto para realizar o projeto dificuldade de obter recursos internos para conclusão da iniciativa 9. Suficiência de pessoal/qualificações; recursos internos disponíveis 1. > 24 meses Tempo utilizado no Avaliar o prazo necessário a conclusão da 3. 18 - 24 meses Prazo de implementação desenvolvimento da iniciativa, de modo a serem priorizados 5. 12 - 18 meses iniciativa aqueles com menor tempo de execução 7. 6 - 12 meses 9. < 6 meses 1. Mais de 4 áreas impactadas Examina o número de Examinar o número de áreas impactadas, Envolvimento de unidades 5. 2 - 3 áreas impactadas Capacidade interfaces da iniciativa priorizando os projetos mais simples 9. Nenhuma outra área impactada 0,2 organizacional e nível de risco Examina a estrutura 1. Alta Examinar a estrutura disponível, Complexidade existente e necessidades 3. Média priorizando os projetos mais simples Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com de adequação 9. Baixa
  • 23. Critérios de seleção e priorização Avaliação: Pesos Critérios Item Descrição Objetivo escala de 1 a 9 Avaliar a contribuição da Pontua a iniciativa de iniciativa à META Contribuição 1. Baixo impacto acordo com a provável Estratégica, às METAS 3. Médio impacto contribuição para a priorizando aquelas Estratégicas 9. Alto impacto META. de maior impacto OBS: Trata-se de Alinhamento critério subjetivo 0,5 Estratégico Exemplo Critérios de seleção e priorização criados por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Projeto demandado Pontuar aqueles Demanda da pela Alta projetos prioritários 1. Não alta Administração, aqui para a Alta 9. Sim administração entendidos Administração Presidência e Diretoria Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 24. Critérios de seleção e priorização Avaliação: Pesos Critérios Item Descrição Objetivo escala de 1 a 9 Pontuar as iniciativas em 1. Iniciativa não iniciada até 20% de percentual Avalia o estágio de grau avançado de de Implementação Situação de desenvolvimento da desenvolvimento, de 3. Percentual de Implementação: > 20% e < 50% implementação iniciativa forma a valorizar os 5. Percentual de Implementação: >50% e < 80% recursos já utilizados 9. Percentual de Implementação: >80% Checar se a iniciativa já 1. Insuficiência de pessoal/qualificações; conta com pessoal (em dificuldade de obter recursos externos Avalia a equipe Equipe para número e em 5. Suficiência de pessoal/qualificações; 0,3 Recursos disponível para realizar realizar o projeto capacitação) suficiente dificuldade de obter recursos internos o projeto para conclusão da 9. Suficiência de pessoal/qualificações; recursos iniciativa internos disponíveis Exemplo Critérios de seleção e priorização criados por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Avaliar o prazo 1. > 24 meses necessário a conclusão Tempo utilizado no 3. 18 - 24 meses Prazo de da iniciativa, de modo a desenvolvimento da 5. 12 - 18 meses implementação serem priorizados iniciativa 7. 6 - 12 meses aqueles com menor 9. < 6 meses tempo de execução Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 25. Critérios de seleção e priorização Avaliação: Pesos Critérios Item Descrição Objetivo escala de 1 a 9 Examina o Examinar o número 1. Mais de 4 áreas impactadas Envolvimento de número de de áreas impactadas, 5. 2 - 3 áreas impactadas unidades interfaces da priorizando os 9. Nenhuma outra área iniciativa projetos mais simples impactada Capacidade Exemplo Critérios de seleção e priorização criados por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com 0,2 organizacional e nível de risco Examina a Examinar a estrutura estrutura 1. Alta disponível, Complexidade existente e 3. Média priorizando os necessidades de 9. Baixa projetos mais simples adequação Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 26. Cestas estratégicas Sustentabilidade Fortalecimento Atividade-fim Legal Pesos Critérios Item à atv-fim institucional Contribuição às METAS    Estratégicas Alinhamento 0,5 Estratégico Demanda da alta    administração Situação de    implementação Exemplo cestas estratégicas criado por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Equipe para realizar o 0,3 Recursos     projeto Prazo de implementação   Envolvimento de Capacidade     unidades 0,2 organizacional e nível de risco Complexidade     Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 27. Na práticas as cestas estratégicas com os respectivos critérios servem para estabelecer uma linha de corte objetiva dos projetos por pontuação alcançada (Selecionar projetos). Problema/Oportuni Projeto Descrição Produto Pontuação dade Exemplo seleção de projetos criado por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com XXxxxx Xxxxxx XXxxxx Xxxxxx 29 Yyyyyy Yyyyy YYyyy YYyyyyy 28,7 Zzzzz Zzzzz ZZzzz ZZzzz 17 Linha de Corte Wwwww Wwwww Wwwww WWwwww 21 (Exemplo: 20 pontos) Pppppp Ppppp Ppppp Ppppp 19 Ttttt Tttttt Tttttt TTTttt 18,3 Ooooo OOooo OOooo OOOoo 16 Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 28. Servem também para ter uma visão geral dos projeto em relação aos resultados estratégicos e assim balancear a carteira de projetos. Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 29. Servem também para testar a consistência do Mapa Estratégico, isto é, o alinhamento das iniciativas com temas e metas estratégicas Objetivo: identificar a necessidade de rever, atualizar, excluir e criar novas iniciativas. N 1 2 3 a a a a iv iv iv iv at at at at ici ici ici ici In In In In Tema 1: Meta 1 X Tema 2: Meta 2 X Tema 2: Meta 3 X X Tema X: Meta N X X O “x” identifica o impacto das iniciativas nas metas. OBS.: quadro proposto por Kaplan e Norton (2008). Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 30. É importante fazer uma distinção entre a Gestão Estratégica e a Gestão de Portfólio Gestão estratégica Monitor- Objetivos Implemen- Iniciativas Divulgação amento estratégicos tação das definidas do PE ambiental definidos estratégias Desempenho do Concepção e Identificação de Objetivos Portifólio de Construção do Endomarketing mudanças estratégicos iniciativas Portifólio Revisão trimestral Visão geral da interface G. Estratégica x G. Portfólio, baseado no Portfolio Management Guide da OGC, criado por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Apoio, Identificação, Categorização, Avaliação, Seleção, Portifólio Priorização, Balanceamento e Autorização Delivery Gestão de portfólio (Assegurar e orientar a integração) Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 31. Lembrem-se “A essência da gestão de portfólio é escolher o que não fazer.” Wankes Leandro Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  • 32. http://www.youtube.com/watch?v=Us-TVg40ExM Obrigado e Sucesso sempre!!! Prof. Wankes Leandro wankesleandro@gmail.com “Palavras simples. Argumentos fortes.” www.wankesleandro.com +55 (61) 8401-1982 Facebook e Twitter: @wankesleandro Palestra disponível para download também em www.wankesleandro.com Consultoria e Treinamento clicar em Palestras Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com