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07/10/2011CEB Distribuição S.A. (CEB D)                        • 4 Diretorias                        • 11 Superintendência...
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07/10/2011   Criação da MGP (passo-a-passo)3. Detalhar cada caixa3.1. Descreva   cada processo                           3...
07/10/2011   Criação do ECP1. Definir o objetivo do PMO    Promover o monitoramento e controle e o alinhamento estratégico...
07/10/2011   Criação do ECP4. Definir o fluxo informacional do PMO   Criação do ECP5. Definir o fluxo informacional do PMO...
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07/10/2011      Fatores críticos de sucesso•   Ser simples e realista•   Ensinar primeiro e demandar depois•   Postura do ...
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Caso de implantação de Metodologia de GP + PMO Corporativo + Status consolidado de 19 projetos em 35 dias - Prof. Wankes Leandro

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Case vencedor do Prêmio Projeto Destaque PMI DF 2011. Palestra apresentada no 11o Encontro de Gerenciamento do PMI em 2011.

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Caso de implantação de Metodologia de GP + PMO Corporativo + Status consolidado de 19 projetos em 35 dias - Prof. Wankes Leandro

  1. 1. 07/10/2011 Case de Implantação de Metodologia de Gerenciamento de Projetos, Escritório Corporativo de Projetos eApresentação de status consolidado de 19 projetos em 35 dias na CEB Distribuição S.A. Grupo CEB 1
  2. 2. 07/10/2011Grupo CEBCEB Distribuição S.A. (CEB D) 2
  3. 3. 07/10/2011CEB Distribuição S.A. (CEB D) • 4 Diretorias • 11 Superintendências • 37 GerênciasContexto 3
  4. 4. 07/10/2011 Contexto O Plano de Recuperação da CEB D Concepção de 19 projetos • têm prazo de execução e encerramento entre janeiro de 2011 e dezembro de 2012; • envolvem em torno de 100 funcionários da companhia, diretamente alocados nas equipes dos projetos; • permeiam todas as Diretorias da CEB D; • totalizam um investimento estimado em R$ 92 Milhões. Contexto A identificação da necessidade Quando estes projetos foram aprovados pela Diretoria e começaram a ser executados, ficaram evidentes algumas necessidades: Fato Necessidade• Alguns projetos eram • Necessidade de existência de um padrão executados e controlados para a execução dos projetos. baseados em cronogramas, outros em “metas semanais”, outros no “feeling” do gestor, etc• Cultura de Apagar incêndios • Necessidade de desenvolver cultura de (Gestão de problemas) e não Gerenciamento de Riscos. Gestão de Riscos• Diretoria não conseguia ter uma • Necessidade de atuação de um visão geral, real e sincronizada responsável pela centralização e dos projetos consolidação das informações dos projetos 4
  5. 5. 07/10/2011 Contexto Solução proposta Necessidade Solução• Necessidade de existência de um • Ter Metodologia de Gerenciamento padrão para a execução dos de Projetos (MGP) projetos.• Necessidade de desenvolver cultura • Ter uma MGP que contemple a de Gerenciamento de Riscos. Gestão de Riscos • Ter um PMO para disseminar a cultura• Necessidade de atuação de um • Ter um PMO com mandato para responsável pela centralização e centralizar e consolidar as consolidação das informações sobre informações dos projetos nas os projetos Diretorias Objetivos • Implantar uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos (MGP) • Implantar um Escritório Corporativo de Projetos (ECP) • Elaborar um Relatório Consolidado dos 19 Projetos (RCP) 5
  6. 6. 07/10/2011 Premissas e RestriçõesO avião já está em vôo...• uma vez que todos os projetos já haviam superado as fases de iniciação e planejamento (apesar de terem somente algo similar a Termos de Abertura dos Projetos), a MGP deveria focar prioritariamente nas fases de execução e encerramento e nos processos de monitoramento e controle;• sob o ponto de vista de gerenciamento de projetos, nenhum projeto seria questionado quando ao seu planejamento. Nesse sentido, as melhorias e correções deveriam ocorrer a partir do monitoramento e controle dos projetos, isto é, por meio, de uma solicitação de mudança; Premissas e Restrições • a MGP deve contemplar a Gestão de Risco de forma simples • os documentos da MGP deverão ser poucos e simples, máximo de 2 páginas; • os softwares que suportarão a MGP e a atuação do ECP, em um primeiro momento, serão o do pacote MS Office (Word, Excel e PowerPoint); • o PMO deve ser Corporativo e ligado diretamente à Presidência. 6
  7. 7. 07/10/2011 Criação da MGP (passo-a-passo) 1. Definição das fases e documentos da MGP Monitoramento e controle Iniciação Planejamento Execução Encerramento Termo de Termo de Abertura Plano de + Solicitação de Mudança Gerenciamento Relatório de Acompanhamento Termo de Encerramento Criação da MGP (passo-a-passo) 2. Descrever os passos para chegar nos documentos2.2. Defina os grandes passos. Ex: • No início os documentos devem ser alinhados com áreas envolvidas • Posteriormente sempre deve haver validação do Diretor Patrocinador • A decisão final é da Diretoria Colegiada2.3. Defina os passos intermediários 2.1. Identifique os principais 2.4. Monte um stakeholders gráfico de raias 7
  8. 8. 07/10/2011 Criação da MGP (passo-a-passo)3. Detalhar cada caixa3.1. Descreva cada processo 3.3. Estabeleça o responsável por3.2. Explicite os cada processo resultados esperados em cada processo Criação da MGP (passo-a-passo)4. Montar uma Matriz de Responsabilidade Stakeholders Distribuição das responsabilidades Lista dos processos 8
  9. 9. 07/10/2011 Criação do ECP1. Definir o objetivo do PMO Promover o monitoramento e controle e o alinhamento estratégico dos projetos do Plano de Recuperação da CEB Distribuição 2011-20122. Definir os serviços a serem disponibilizados pelo PMO • Estabelecimento de diretrizes e padrões para a execução dos projetos que compõem o Plano de Ação da CEB D; • Coaching dos Gerentes de Projetos; • Consultoria em gerenciamento de projetos; • Monitoramento e controle centralizados dos projetos; • Central de informações sobre o desempenho dos projetos; • Manutenção da carteira de projetos. Criação do ECP3. Definir o relacionamento do PMO 9
  10. 10. 07/10/2011 Criação do ECP4. Definir o fluxo informacional do PMO Criação do ECP5. Definir o fluxo informacional do PMO 10
  11. 11. 07/10/2011 Implantação MGP e ECP Processos de GP Iniciação Planejamento Execução Encerramento Monitoramento e controle Detalhamento dos fluxos de trabalhoDescrição dos fluxos de trabalho Matriz de responsabilidade Implantação MGP e ECP 1. Realizar reuniões com cada equipe de projetos para: • apresentar o ECP • apresentar e ensinar a preencher o Relatório de Acompanhamento do Projeto, que contempla o registro de riscos e problemas no projeto • solicitar preenchimento e estabelecer data de devolução • alinhar que o objetivo é apresentar um Relatório Consolidado para a Diretoria em reunião com a presença de todos 2. Refinar o preenchimento 3. Consolidar os Relatórios de Acompanhamento 4. Apresentar o Relatório Consolidado 11
  12. 12. 07/10/2011 Fatores críticos de sucesso• Ser simples e realista• Ensinar primeiro e demandar depois• Postura do PMO de coaching• Alto nível de tolerância• Apresentar um Plano de Trabalho para alinhar e comprometer com metas incrementais• A necessidade de ter uma técnica que propicie a melhora dos projetos ser latente nos Gerentes de Projetos e equipes Resultados alcançados• Em 35 dias, MGP e ECP implantados e Relatório Consolidado dos Projetos apresentado 12
  13. 13. 07/10/2011 Resultados alcançados• Na reunião de apresentação Relatório Consolidado dos Projeto deve ser apresentado o Plano de continuidade da implantação: 1. Oferecer cursos de nivelamento de conhecimento em GP 2. Oferecer workshop para aprender a preencher os documentos da MGP 3. Fazer mais uma “rodada” de Relatórios de Acompanhamento 4. Considerar a 2ª rodada como Linha de Base dos projetos 5. Após os cursos/workshops inserir todos os projetos paulatinamente - ajustar os projetos via processo de Mudança - formalizar o encerramento de projetos - formalizar o início dos projetos Obrigado e Sucesso sempre!!! http://www.youtube.com/watch?v=Us-TVg40ExM Palestra está disponível no BlogGP www.wankesleandro.com clicar em Palestras Wankes Leandro, MSc. wankesleandro@gmail.com “Palavras simples. Argumentos fortes.” www.wankesleandro.com +55 (61) 8401-1982 Twitter: @wankesleandro 13

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