Implantação de PMO em Lisarb

Trabalho de Integração
Alexandre Silva de Vargas
Sandro Rizzon Vieira
Susana de Souza da Silva Rodrigues
MBA em Gerenciamento de Projetos – FGV
Foz do Iguaçu – GP 05

Progressus Consultoria
A Progressus Consultoria é uma empresa
especializada em ajudar organizações a
atingir resultados desejados de maneira
prática e eficaz.

O nosso foco é dar apoio e orientações
necessários para que nossos clientes consigam
criar e executar seu planejamento estratégico, de
tal forma que tenham condições de progredir
naturalmente, sem a necessidade de ajuda
constante.
Assim, auxiliamos da melhor maneira possível,
orientando e construindo um aprendizado, bem
como ajudando nossos clientes a encontrar o
melhor caminho, permitindo uma evolução
constante e sustentável.

Trabalhamos em três áreas:
Criação do planejamento estratégico;
Execução do planejamento estratégico, por meio
do Balanced Scorecard;
Gerenciamento de projetos e implantação de
PMO (Project Management Office).

Implantação de PMO em Lisarb
A Progressus Consultoria propõe para Lisarb a
implantação de um PMO, também conhecido como
escritório de gerenciamento de projetos, de acordo
com as necessidades e características dos projetos
executados pelo país.

Implantação de PMO em Lisarb
Nossa experiência nesse assunto permitirá que
Lisarb tenha um centro de excelência em
gerenciamento de projetos, proporcionando uma
grande melhora no cumprimento dos seus
objetivos estratégicos e, consequentemente, no
alcance dos desafios que Lisarb se propôs a
enfrentar.

Nível de Maturidade
De acordo com pesquisa efetuada pelo Ministério do
Planejamento de Lisarb, a maturidade em
gerenciamento de projetos do país está situada no nível
2.
Esse nível é caracterizado pelo investimento constante
em treinamento e em ferramentas de gerenciamento de
projetos, com iniciativas isoladas de padronização de
procedimentos.

Nível de Maturidade
A pesquisa de maturidade indica a necessidade de
planejamento e controle padronizados.
Por não haver tal padronização, bem como pela
falta de uma maior atenção na etapa de
planejamento e na utilização das melhores práticas
de gerenciamento de projeto, pode-se verificar que
Lisarb terá grandes benefícios com a implantação
de um PMO.

Benefícios da Implantação do
PMO
Melhora no alinhamento com a estratégia do país;
Distribuição balanceada de investimentos para atingir
todos os objetivos estratégicos;
Aumento no nível de maturidade em gerenciamento
de projetos;
Propicia suporte à tomada de decisão;
Maior previsibilidade de resultados dos projetos.

Nível Hierárquico do PMO
O primeiro PMO a ser implantado em Lisarb será
de nível 3, ou seja, de nível estratégico,
posicionado como um centro de suporte a todos os
projetos, com um repositório de padrões e
metodologias, coordenando o gerenciamento do
portfólio de acordo com a estratégia de Lisarb.
Esse PMO tem um nível de autoridade necessário
à seleção, priorização e monitoramento dos
projetos.

Nível Hierárquico do PMO
No PMO de nível 3, os gerentes de projeto se
reportam diretamente ao PMO, que possui
autonomia e responsabilidade pela auditoria de
propostas, contratos e projetos, gerência de
recursos, análise, desenvolvimento e
aperfeiçoamento de sistemas e processos de
Lisarb.

Função do PMO
A função adotada no primeiro PMO de Lisarb
será relacionada a Métodos e Procedimentos,
com o intuito de estabelecer a padronização
necessária para o planejamento e controle,
pontos que precisam de atenção, conforme
detectado na pesquisa de maturidade
mencionada anteriormente.

Função do PMO
Assim, o PMO assumirá as seguintes funções:
Desenvolvimento, implementação e manutenção
da metodologia da gerência de projetos;
Avaliação do uso da metodologia e sua
performance;
Integração da metodologia com o sistema de
gerenciamento de projetos;
Incorporação das melhores práticas.

Modelo do PMO
Pelas características provenientes de um PMO de
nível 3, o modelo a ser adotado será o de Torre de
Controle.
Dessa forma, será mantido o caráter estratégico e
centralizador do PMO.

Modelo do PMO
As atribuições de um modelo de Torre de Controle
são as seguintes:
Estabelecer padrões para a gerência de projetos;
Fornecer suporte e reforçar os padrões
definidos, promovendo a melhoria contínua;
Atuar como órgão auditor;
Passar instruções de controle para os projetos
para minimizar desvios.

Modelo do PMO
Como plano de melhoria a ser aplicado a longo
prazo, a intenção é que sejam criados outros
PMOs, específicos para cada Ministério de Lisarb,
atuando como o modelo Estação Meteorológica.
Tais PMOs terão a atribuição de coletar dados dos
projetos executados sob sua supervisão para
repasse ao PMO central.

Modelo do PMO
Além disso, pretende-se criar um Pool de
Recursos, com a finalidade de contratar e
desenvolver os profissionais ligados ao
gerenciamento de projetos de todos os PMOs de
Lisarb.
Esse Pool de Recursos também se reportará ao
PMO central.

Métricas do PMO
Com o intuito de demonstrar os resultados do PMO
e inferir sobre a relevância do seu trabalho,
inicialmente serão utilizadas as seguintes métricas:
Quantidade de projetos trabalhados pelo PMO (mês);
Quantidade de projetos iniciados/concluídos (mês);
Índice de cumprimento de custos;
Pesquisa de satisfação (avaliação geral).

Etapas de Implementação do
PMO
O projeto para implementação do PMO foi planejado
com o intuito de criar uma unidade organizacional
adequada às necessidades e ao porte dos projetos
executados por Lisarb.
Desenvolvemos as diretrizes de funcionamento,
fizemos a previsão de treinamento para a equipe que
conduzirá o PMO, definimos a metodologia de
gerenciamento de projetos, estabelecemos um plano
de melhoria contínua para auxiliar Lisarb a aumentar o
seu nível de maturidade, e inserimos o trabalho com
projetos pilotos para avaliar o resultado deste
projeto.

Etapas de Implementação do
PMO
Iniciação
Diagnóstico
Sensibilização e Alinhamento
Definição do PMO
Estruturação
Levantamento de Projetos
Nivelamento da Equipe do PMO
Definição de Modelos e Padrões
Criação de Indicadores
Customização de Processos
Desenvolvimento
Elaboração de Manual
Plano de Carreira da Equipe do PMO
Melhoria Contínua
Operação e Consolidação
Projeto Piloto
Implantação SIGP

Início do Gerenciamento do Portfólio de
Lisarb

Identificação
Lisarb estabeleceu 9 Objetivos Estratégicos em
seu planejamento. A partir desses objetivos, foi
realizada uma análise do que será necessário
executar por meio de projetos.
Essa análise gerou a lista de projetos apresentada
a seguir.

Identificação
P1 – Desburocratizando
P2 – Justiça para Todos
P3 – Integração Social
P4 – Educando Cidadão
P5 – Politizando
P6 – Ação Transparente
P7 – Bem Estar Sustentável
P8 – Desenvolvimento Sustentável
P9 – Economia Sustentável
P10 – Paz na Terra

Categorização
Para facilitar a avaliação e escolha dos projetos,
foram estabelecidas quatro categorias que
sintetizam as demandas provenientes dos
Objetivos Estratégicos de Lisarb.
Cidadania (P1, P2, P3 e P4)
Desenvolvimento Político (P5 e P6)
Sustentabilidade (P7, P8 e P9)
Política Externa (P10)

Avaliação
Para avaliação e posterior seleção dos projetos,
foram definidos critérios que representam
pontos relevantes na estratégia de Lisarb:
1. Relevância Estratégica
2. Recursos
3. Quantidade de Beneficiados
4. Risco
5. Prazo de Execução

Avaliação
Aos critérios definidos foram atribuídos pesos
conforme sua representatividade no planejamento
estratégico de Lisarb:
CRITÉRIO PESO
Relevância Estratégica 0,25
Recurso 0,20
Quantidade de Beneficiados 0,35
Risco 0,10
Prazo de Execução 0,10

Avaliação
Critério de atribuição das notas:
CRITÉRIOS PESO NOTA = 0 NOTA = 5 NOTA = 10
1.REL. ESTRATÉGICA 0,25 Até 01 O.E. 02 O.E. Mais de 02 O.E.
2.RECURSOS 0,20 > 15% O.L. De 6 a 14% O.L. Até 5% O.L.
3.QUANT. BENEFICIADOS 0,35 Até 20% P.L. De 21 a 80% P.L. > 80% P.L.
4.RISCOS 0,10 Alto Médio Baixo
5.PRAZO DE EXECUÇÃO 0,10 > 3 anos De 1 a 3 Anos Até 1 ano
O.E. Objetivo Estratégico
O.L. Orçamento de LISARB
P.L. População de LISARB

Seleção e Priorização
CRITÉRIOS PESO
P1 P2 P3 P4 P5
NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA
1 0,25 10,00 2,50 5,00 1,25 5,00 1,25 0,00 0,00 0,00 0,00
2 0,20 0,00 0,00 5,00 1,00 5,00 1,00 5,00 1,00 5,00 1,00
3 0,35 5,00 1,75 5,00 1,75 5,00 1,75 10,00 3,50 10,00 3,50
4 0,10 5,00 0,50 10,00 1,00 0,00 0,00 10,00 1,00 5,00 0,50
5 0,10 5,00 0,50 5,00 0,50 0,00 0,00 5,00 0,50 5,00 0,50
5,25 5,50 4,00 6,00 5,50
CRITÉRIOS PESO
P6 P7 P8 P9 P10
NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA
1 0,25 5,00 1,25 5,00 1,25 10,00 2,50 5,00 1,25 0,00 0,00
2 0,20 10,00 2,00 10,00 2,00 5,00 1,00 0,00 0,00 5,00 1,00
3 0,35 5,00 1,75 0,00 0,00 10,00 3,50 10,00 3,50 0,00 0,00
4 0,10 5,00 0,50 10,00 1,00 5,00 0,50 5,00 0,50 5,00 0,50
5 0,10 5,00 0,50 10,00 1,00 0,00 0,00 5,00 0,50 0,00 0,00
6,00 5,25 7,50 5,75 1,50
Foram priorizados os projetos com média maior ou
igual a 5,50.

Priorização
Lista dos projetos priorizados:
P2 – Justiça para Todos
P4 – Educando Cidadão
P5 – Politizando
P6 – Ação Transparente
P8 – Desenvolvimento Sustentável
P9 – Economia Sustentável

Balanceamento Inicial
Obj.Estratégicos
Categorias
Custo:
Até 5% do orçamento
De 6 a 14%
Acima de 15%
Prazo:
Até 1 ano
De 1 a 3 anos
Acima de
3 anos

Balanceamento Final
Obj.Estratégicos
Categorias
Custo:
Até 5% do orçamento
De 6 a 14%
Acima de 15%
Prazo:
Até 1 ano
De 1 a 3 anos
Acima de
3 anos

Considerações sobre o
Balanceamento
Diante da análise do primeiro gráfico de bolhas,
é possível verificar que alguns objetivos
estratégicos não foram contemplados com a
indicação de projetos, bem como não foi
designado projeto para a categoria Política
Externa.

Considerações sobre o
Balanceamento
Com o balanceamento, foi realizada uma nova
análise da lista de projetos apresentada na fase
de Identificação.
Dessa forma, mesmo que alguns projetos não
tenham atingido a nota mínima estabelecida no
momento da seleção e priorização, por haver
recursos disponíveis, tais projetos foram
reconsiderados.
Assim, todos os objetivos estratégicos e as
categorias foram contemplados com projetos.

A Progressus Consultoria quer ser
considerada como uma parceira de
Lisarb.
Nosso intuito, assim como o de Lisarb, é
alinhar o trabalho executado com o
planejamento estratégico, gerando valor
significativo para todos.

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