Transferir como PDF, PPTX
Carregado porMarco Coghi
BH-gp50-PMO-Lisarb-Acao
O documento apresenta uma proposta de implementação de um PMO (Project Management Office) no governo de Lisarb para profissionalizar o gerenciamento de portfólios de projetos no país. O PMO foi projetado para balancear o portfólio considerando os objetivos estratégicos de Lisarb e indicadores como custo, prazo e impacto. Atualmente Lisarb possui baixa maturidade em gerenciamento de projetos e a implementação do PMO elevaria essa maturidade, trazendo benefícios como melhor comunicação e controle de riscos.
BH-gp50-PMO-Lisarb-Acao
- 1. PMO e Nívelde Maturidade Consultoria Ação Belo Horizonte – Turma PROJ 50
- 2. Integrantes Alberto Moyses Campos AmandaLuciá Santana Santos Joselle Ferraz Cerdeira Júlia de Araújo Villela Matheus Rocha Rodrigo Martins Klausing Sheila Ferreira Dias Tiago Rocha Lima
- 3. Objetivo Auxiliar o governode Lisarb a implementar PMO no país com objetivo de profissionalizar o gerenciamento do portfólio. A partir dos objetivos do Planejamento Estratégico de Lisarb, são propostos projetos e programas a serem implementados. Como produto final, apresentamos um portfólio balanceado para o país, para tal, esse será submetido aos seguintes processos: • Identificação e Categorização; • Avaliação; • Seleção e Priorização; • Balanceamento; • Determinação do nível de maturidade.
- 4. Objetivos Planejamento EstratégicoLisarb • Aliança por um Lisarb mais justo; • Política cidadã baseada em princípios e valores; • Educação para sociedade do conhecimento; • Economia para uma sociedade sustentável; • Proteção social; • Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos; • Cultura e fortalecimento da diversidade; • Política externa para o século XXI; • Combate a corrupção.
- 5. Identificação e Categorização Emum primeiro momento, foram identificados os seguintes projetos, já divididos nas categorias correspondentes. URBANIZAÇÃOSOCIAL POLÍTICAEDUCAÇÃO Lisarb Sustentável Lisarb Limpa Mobilidade Total Segurança para Todos Cidadania Lisarb Diversidade Legal Por uma Vida Melhor Droga é uma Droga Lisarb Democrática Lisarb mais Justa Tolerância Zero Um País de Verdade Em Busca do Conhecimento
- 6. Avaliação Foram determinados paraavaliação os seguintes critérios: 1. Custo: determinado a partir do orçamento para todo o portfólio, quanto maior o custo do projeto menor a nota; 2. Prazo/Duração: determinado pelo prazo de implantação do projeto, quanto maior o prazo menor a nota; 3. Abrangência: percentual da população contemplada pelo projeto, quanto maior o percentual maior a nota; 4. Complexidade: determinado a partir do percentual de HH especializado necessário para implantação do projeto, quanto maior menor a nota; 5. Impacto: percentual da população impactada positivamente a partir da implantação do projeto, quanto maior o percentual maior a nota. (*) (*) Determinado a partir de pesquisa qualitativa e quantitativa. AVALIAÇÃO Nota Critérios a serem usados Peso 0 5 10 Custo 25 > 20% 5% < X > 20% < 5% Prazo/duração 20 > 05 anos 01 ano < X > 05 anos < 01 ano Abrangência 15 > 10% 10% < X > 60% < 60% Complexidade 15 < 70% 10% < X > 70% > 10% Impacto 25 < 30% 30% < X > 70% > 70%
- 7. Avaliação Critérios a seremusados Peso NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA Custo 25 5 125 5 125 5 125 0 0 10 250 10 250 Prazo/duração 20 0 0 10 200 5 100 5 100 0 0 10 200 Abrangência 15 10 150 10 150 5 75 5 75 5 75 5 75 Complexidade do projeto 15 5 75 10 150 5 75 0 0 5 75 10 150 Impacto 25 5 125 10 250 10 250 5 125 10 250 0 0 625 300 650 675SOMA 475 875 Segurança para Todos Mobilidade Total Em busca do conhecimento Cidadânia Lisarb AVALIAÇÃO Lisarb Sustentável Lisarb Limpa Critérios a serem usados Peso NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA Custo 25 5 125 5 125 0 0 5 125 10 250 5 125 5 125 Prazo/duração 20 5 100 5 100 5 100 5 100 10 200 10 200 5 100 Abrangência 15 0 0 0 0 10 150 5 75 5 75 5 75 10 150 Complexidade do projeto 15 5 75 10 150 0 0 10 150 5 75 5 75 10 150 Impacto 25 0 0 0 0 10 250 5 125 10 250 10 250 10 250 Lisarb mais justa Tolerância Zero SOMA 300 375 500 575 850 725 775 AVALIAÇÃO Diversidade Legal Droga é uma Droga Por uma vida melhor Um país de verdade Lisarb Democrática
- 8. Seleção e Priorização 475 875 625 300 650 675 300 375 500 575 850 725 775 Poruma vida melhor Um país de verdade Lisarb Democrática Lisarb mais justa Tolerância Zero Segurança para Todos Mobilidade Total Em busca do conhecimento Cidadânia Lisarb Diversidade Legal Droga é uma Droga Lisarb Sustentável Lisarb Limpa Foram eliminados projetos de menor pontuação de cada categoria. No caso de EDUCAÇÃO, como somente um projeto foi identificado, o mesmo foi mantido.
- 9. Balanceamento do Portfólio Paramelhor visualização do status do portfólio, os projetos serão distribuídos em um gráfico seguindo os critérios abaixo: • Eixo X: Categorias; • Eixo Y: Objetivos do Planejamento Estratégico; • Cor: Prazo de Implantação( <01 ANO; 01<X>05 ANOS; >05 ANOS); • Tamanho: Custo (PEQUENO >20%, MÉDIO 5%-20%, GRANDE<5%). ( URBANIZAÇÃO SOCIAL EDUCAÇÃO POLÍTICA Mais justo Princípios e Valores Conhecimento Sociedade Sustentável Proteção Social Qualidade de Vida Cultura Política Externa Corrupção INICIAL
- 10. Balanceamento do Portfólio Paramelhor visualização do status do portfólio, os projetos serão distribuídos em um gráfico seguindo os critérios abaixo: • Eixo X: Categorias; • Eixo Y: Objetivos do Planejamento Estratégico; • Cor: Prazo de Implantação( <01 ANO; 01<X>05 ANOS; >05 ANOS); • Tamanho: Custo (PEQUENO >20%, MÉDIO 5%-20%, GRANDE<5%). ( URBANIZAÇÃO SOCIAL EDUCAÇÃO POLÍTICA Mais justo Princípios e Valores Conhecimento Sociedade Sustentável Proteção Social Qualidade de Vida Cultura Política Externa Corrupção APÓS PRI.
- 11. Balanceamento do Portfólio Apósbalanceamento inicial, identificamos GAP’s no Portfólio de Lisarb, dessa forma, foram identificados mais projetos na área de EDUCAÇÃO visando maior uniformidade. ( URBANIZAÇÃO SOCIAL EDUCAÇÃO POLÍTICA Mais justo Princípios e Valores Conhecimento Sociedade Sustentável Proteção Social Qualidade de Vida Cultura Política Externa Corrupção FINAL Critérios a serem usados Peso NOTA MEDIA NOTA MEDIA Custo 25 5 125 0 0 Prazo/duração 20 10 200 5 100 Abrangência 15 0 0 5 75 Complexidade 15 10 150 5 75 Impacto 25 5 125 10 250 SOMA 600 500 AVALIAÇÃO Espaço Educar Lisarb Lisarb Educação Profissional
- 12. Nível de Maturidade Atualmente,Lisarb possui um Nível de Maturidade de Grau 1: Linguagem Comum. Os principais pontos que comprovam este nível 01 são: •Não existe apoio para o Gerente de Projetos (GP); •O Gerente de Projetos atua de forma esporádica na organização, ou seja, somente na minoria dos projetos; •Não existe reconhecimento para o Gerente de Projetos na organização; A Organização Lisarb necessita da adoção de uma política de formalização de uma filosofia única para o gerenciamento de projetos. Sendo que as principais ações para a melhoria do grau de maturidade em Gerenciamento de Projetos são: •Treinamento de Gerente de Projetos; •Certificação de Profissionais; •Formalização e Elaboração de um Metodologia Única em Gerenciamento de Projetos; •Disponibilização de Ferramentas para apoio ao Gerente de Projetos; •Desenvolvimento de um conhecimento comum sobre Gerentes de Projetos, na alta administração da Organização. Estas ações contribuíram positivamente para o aumento do nível de assertividade e otimização dos resultados nos projetos da organização.
- 13. Benefícios com aimplementação do PMO •Difundir a comunicação clara e transparente aos Stakeholders; •Controlar e mitigar os riscos; • Utilizar técnicas padronizadas, difundindo-as antes e após os projetos; •Geração de comitê de decisões, compartilhando as ações tomadas; •Atualização periódica dos índices do projeto, evidenciando o status do mesmo; •Gerenciamento dos custos do projeto, de forma a reduzi-los continuamente; •Manter base de dados sólida tipo “lessons learning” para futuros projetos; •Definição e acompanhamento dos índices de qualidade do projeto; •Maior disponibilidade de informação para decisões críticas; •Em resumo as demais acima, aumentar o indice de lucratividade do projeto.
- 14. Nível Hierárquico adotado Foiadotado ao projeto o nível hierárquico 3, de forma a gerenciar em âmbito geral os projetos circulantes aos ministérios, selecionando e priorizando de forma a se balancear os mesmos em todas as áreas envolvidas. Desta forma, procura-se eliminar questões como setores não beneficiados com os projetos, recursos compartilhados desigualmente, entre outros.
- 15. Foco adotado Foco emotimização • Como estão em pauta diversos projetos dentro de várias áreas e campos de atuação, a otimização dos recursos se torna imprescindível ao programa, de forma a propiciar o maior número de projetos realizados.
- 16. Função adotada Integração como negócio • Claro objetivo de envolvimento de todos os stakeholders; • Os projetos serão acompanhados periódicamente, em conjunto aos representantes das áreas envolvidas; • Todos terão a visão de como estão sendo compartilhado os recursos, de forma a minimizar conflitos; • Não privilegiamento de áreas de atuação.
- 17. Modelo Adotado Estação metereológica,fazendo acompanhamento em caráter global se reportanto ao Presidente da Lisarb.
- 18. Profissionais Envolvidos Estrutura PMO: -01 Diretor Executivo; - 04 Analistas de Projetos, dividos por setores de atuação; - 01 Analista de documentações. Total 6 pessoas
- 19.
- 20. Métricas de SucessoAdotadas • Acompanhamento mensal do Budget por projeto; • Índices de Cumprimento do prazo, c/ permissividade de +10% em relação ao definido inicialmente; • Índice de balanceamento de entregáveis, por setores, de forma a dar andamento aos projetos em todos os setores; • Índice de qualidade, de forma a garantir o item dentro das especificações. • Índice de fornecedores, de forma a acompanhar os riscos oferecidos pelos mesmos.
- 21. Fatores Críticos deSucesso • Autonomia do PMO; • Apoio irrevogável do governo; • Liberação de verba dentro dos prazos de cada projeto; • Efetivação de corpo técnico para condução e monitoramento in-loco