[BPM Day Três Poderes 2014 – Brasília] ENAP – Mapeamento e Automação de Processos – A Experiência ENAP

1. Fernando Escobar, PMP
CGTI – ENAP
BPM Day - Três Poderes 2014
19/03/2014

2. • A ENAP
• Timeline de Processos na
ENAP
• Modelo Proposto
• Planejamento
• Execução
• Desafios 2014
• Automação
• Fatores Críticos de Sucesso
• Lições Aprendidas

3. Desenvolvimento técnico-gerencial
(Gestores e técnicos das organizações públicas)
Formação e Aperfeiçoamento p/ carreiras
(EPPGG, APO, AFC, ACE, AIE, EIE, ATPS)
Especialização
(Gestão Pública, Gestão de Pessoas, etc.)
www.enap.gov.br
Cursos a Distância
(Agentes públicos dos três poderes e das três
esferas de governo)
CURSOS e
PÚBLICO-ALVO
15948 16275 12914
24385 20602 27402
40333
36877
40316
2011 2012 2013
CAPACITAÇÕES REALIZADAS
Presencial A Distância TOTAL
MISSÃO
Desenvolver competências de servidores
públicos para aumentar a capacidade de
governo na gestão de políticas públicas.

5. Desdobramentos Estratégicos
Ações no
Planejamento
Estratégico da ENAP
2012-2015
(18) – Desenvolver
programa de
capacitação em gestão
de processos;
(65) – Mapear e
informatizar os
processos
administrativos de
logística;
(88) – Desenhar e
informatizar novo
processo de seleção e
contratação de
docentes;
Objetivos do Mapa
Estratégico da ENAP
Aperfeiçoar o modelo
de gestão com foco
em processos de
tomada de decisão,
comunicação,
monitoramento e
avaliação.
Uniformizar rotinas
e melhorar a
eficácia e a
eficiência da
gestão da Escola.
Necessidades no
Plano Diretor de TI
da ENAP – 2012-
2013
(01) – Prospectar
solução para
mapear processos
finalísticos da
instituição;
(02) – Integrar
sistemas e
funcionalidades
que atendam aos
processos de
negócio;
Projeto no Portfólio
de Projetos
Estratégicos da
ENAP
Mapeamento e
Automação de
Processos

6. Modelo Proposto
MAPEAR E AUTOMATIZAR PROCESOS
1.
CAPACITAÇÃO
1.1.
PARTICIPAÇÃO
EM EVENTOS
DE
CAPACITAÇÃO
2.
MAPEAMENTO
2.1.
PROJETO
PILOTO
2.2.
MAPEAMENTO
DOS DEMAIS
PROCESSOS
3.
AUTOMAÇÃO
3.1.
FERRAMENTA
BPMS
3.2.
SUPORTE E
CONSULTORIA
EM BPMS

7. Planejamento do Mapeamento
Selecionar e
Contratar Docentes
2013-1sem 2013-2sem 2014-1sem 2014-2sem 2015-1sem
Gerir
Demanda
Selecionar Aluno /
Ministrar Curso /
Secretaria Escolar
Gerir calendário e
logística de
eventos
Avaliar Cursos
Receber Nota
de Empenho
Administrar
orçamento, finanças
e contabilidade
Gerar Indicadores e Relatórios

8. Execução do Mapeamento
Selecionar e
Contratar Docentes
2013-1sem 2013-2sem 2014-1sem 2014-2sem 2015-1sem
Gerir
Demanda
Selecionar Aluno /
Ministrar Curso /
Secretaria Escolar
Gerir calendário e
logística de
eventos
Avaliar Cursos
Receber Nota
de Empenho
Gerar Indicadores e Relatórios
Selecionar e
Contratar Docentes
Administrar
orçamento, finanças
e contabilidade

9. Desafios 2014
•Provas de Conceito
•Benchmarking
•Relatório Técnico
Definição da Ferramenta de BPMS
•Selecionar Aluno / Ministrar Cursos / Secretaria Escolar
•Avaliar Cursos
Mapeamento do Processo de Gestão Acadêmica
Revisão da Cadeia de Valor
•Processo Seleção e Contratação de Docentes
•Processo Administrar Orçamento, Finanças e Contabilidade
Automação

10. Automação
Automação com BPMS
• Workflow
• Atribuição de tarefas
• Controle de indicadores
Desenvolvimento Tradicional (complementar)
• Cadastros
• Consultoria de BPM elaborou protótipo de telas
• Interação com público externo (via Portal ENAP)

11. Fatores Críticos de Sucesso
Forte Patrocínio
Institucional
• Presidente da ENAP
• Diretora de Gestão
Interna
Previsão
Estratégica
• Planejamento
Estratégico
• Plano Diretor de TI
• Integrante do
Portfólio de Projetos
Estratégicos
Co-gestão
• Assessoria da
Presidência da ENAP
• Coordenação-Geral
de TI
Engajamento de
todos
• Stakeholders
envolvidos nas
discussões das
propostas
Técnica e
Abordagem
• Fundamentais para
a boa condução dos
trabalhos

12. Lições Aprendidas
Perenidade das
Mudanças
Comunicação
Efetiva
Apropriação de
Conhecimento
•Busca pela Mudança de Cultura e Atitude
•Documentação / Manualização
•Normatização
•Automação
•Com fornecedores
•Grupos focais de emails, copiados em todas as
comunicações
•Com clientes internos
•Plano de Comunicação do Projeto
•Plano de Comunicação de cada Mapeamento
•Portal de Processos
•Learn by doing
•PDTI 2014-2015 considera o desenvolvimento de
Competências em Processos
•Capacitações formais
•Eventos ABPMP
•Certificação CBPP