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PRINCE2 Organização
Em alguns casos, a tarefa de definir a Organização do Projeto, assim como os Papéis e
Responsabilidades é feita de modo apressado, pois outras atividades, tais como começar a
desenvolver os produtos o mais rápido possível, são vistas como mais importantes. Como
Gerente de Projeto, você depende de outras pessoas para tomar decisões, delas receber
informações e para desempenhar suas atividades. Portanto, é importante conseguir isso
acordado por escrito; caso contrário, você pode deparar-se perseguindo fantasmas durante
o projeto.
Uma das primeiras tarefas que um Gerente de Projeto deve executar num projeto é ter
uma boa idéia de quem é quem na organização e quais são seus papéis e responsabilidades,
a começar pelo Executivo, que pode até mesmo precisar ser lembrado de que ele é o
responsável pelo projeto e não o Gerente de Projeto.
Superiores poderão pressionar o Gerente de Projeto no sentido deste começar a produzir
os produtos o mais rápido possível, pois eles querem começar a usar ou vender os produtos
que serão produzidos pelo projeto, embora não estejam cientes da importância daquilo que
acontece nos processos SU e IP. O Gerente de Projeto pode usar algumas das seguintes
idéias para ajudá-lo a documentar a organização do projeto:
 Procurar perfis semelhantes de papéis e responsabilidades em projetos da
organização;
 Reunir-se com o Executivo para discutir as responsabilidades de ambos e criar o
Comitê Diretor do Projeto;
 Preparar uma reunião do tipo workshop com o Comitê Diretor do Projeto e utilizar
o conhecimento deste Tema para definir as perguntas mais adequadas a fazer
(Exemplos: Como deve ser feita a comunicação durante o projeto? Quem é
responsável por definir os benefícios?);
 Confirmar que cada pessoa tem a autoridade necessária, o conhecimento, a
disponibilidade e concorda (por escrito) com seus papéis e responsabilidades.
Conhecimento de Organização fornecido pelo PRINCE2
O propósito do conhecimento deste Tema é ajudar a definir e estabelecer a estrutura do
projeto de prestação de contas e responsabilidades; em outras palavras, identifica o
“Quem” do projeto.
Os projetos PRINCE2 baseiam-se num ambiente cliente/fornecedor. Uma das partes é o
cliente, que especifica os resultados e provavelmente pagará o projeto. A outra parte é o
fornecedor, que fornece os recursos, fará o trabalho e entregará os produtos requeridos.
O que você acha torna bem sucedida uma equipe de projeto? O PRINCE2 afirma que uma
equipe de projeto bem sucedida deve ter:
 Representantes do Negócio, do Usuário e do Fornecedor;
 Responsabilidades definidas para: Direção, Gerência e Entrega do Projeto;
 Revisões periódicas do projeto para verificar se tudo está nos trilhos;
 Estratégia eficaz para gerir os fluxos de comunicação entre as partes interessadas.
Em suma, cada projeto precisa ter Direção, Gerenciamento, Controle e Comunicação.
O Tema da Organização fornece o conhecimento necessário para ajudar a definir e
estabelecer a estrutura do projeto de prestação de contas e responsabilidades.
Definições de Organização
Projeto
Uma definição comum de Projeto é: "um conjunto designado de tarefas necessárias para
realizar um determinado objetivo". O PRINCE2 define um projeto como: "uma
organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de
negócios, de acordo com um Business Case pré-acordado".
Programa
Um Programa é uma estrutura organizacional temporária e flexível, criada para
coordenar, dirigir e inspecionar a implementação de um conjunto de atividades e projetos
relacionados, com o objetivo de entregar resultados e benefícios relacionados aos objetivos
estratégicos da organização.
Por exemplo, uma empresa pode criar um programa para implementar o Seis Sigma em
cada departamento e cada país de uma organização, tendo como objetivo estratégico
melhorar a qualidade em X% usando o Seis Sigma. O Programa pode lançar muitos
projetos diferentes para conseguir isso, algo que pode ser específico para cada
departamento ou país, sendo que tudo será controlado pelo programa.
Organização Corporativa
Um Projeto pode ser parte de um Programa. Se ele estiver fora de um programa, pode-se
dizer que o projeto existe na organização da empresa, pois algumas empresas podem não
ter uma configuração de ambiente de um Programa. O PRINCE2 usa o termo
“Organização Corporativa” para se referir à liderança da organização.
Papéis e Definições de Atividades de Trabalho
O PRINCE2 distribui as responsabilidades de um projeto em papéis, não pessoas. Tais
papéis, em seguida, podem ser atribuídos a pessoas, de forma que uma pessoa pode ter
mais de um papel. Por exemplo, em grandes projetos, o papel de Suporte de Projeto pode
ser atribuído a uma ou mais pessoas. Em projetos pequenos, os papéis Gerente de Projeto e
Suporte de Projeto podem ser atribuídos à mesma pessoa.
Partes Interessadas (Stakeholders)
Um stakeholder é qualquer pessoa ou grupo que pode ser afetado pelo projeto ou ter um
efeito sobre o projeto. Isto inclui o Comitê Diretor do Projeto, a Equipe do Projeto, os
usuários em potencial e outros que podem se beneficiar (acionistas), assim como quem
possa vir a ser afetado negativamente.
Os Três Interesses do Projeto
Um projeto PRINCE2 deve sempre ter três categorias fundamentais de partes interessadas (três partes
interessadas principais) e todas elas devem ser representadas no Comitê Diretor do Projeto, quais
sejam o Negócio, o Usuário e o Fornecedor.
Interesses do Negócio
O papel do Executivo no Comitê Diretor do Projeto é o de cuidar dos interesses do Negócio.
Precisa existir um Business Case, caso contrário o projeto não pode (não deve) começar.
Sua pergunta recorrente é Este projeto compensa o valor do dinheiro investido?
Interesses dos Usuários
Os usuários se beneficiam dos produtos entregues, pois eles vão usar os produtos. Eles
também podem operar, manter ou oferecer suporte às saídas dos projetos. Os usuários
precisam ser representados no Comitê Diretor do Projeto para certificarem-se de que os
produtos corretos sejam produzidos ao nível de qualidade acordado. O papel do Usuário
Principal representará os interesses do(s) Usuário(s) no Comitê Diretor do Projeto.
Interesses do Fornecedor
O Fornecedor fornece os recursos e as habilidades para que sejam criados os produtos. Numa
organização, ele pode ser interno ou externo. Por exemplo, um departamento interno de TI ou uma
empresa externa de TI. Os interesses do Fornecedor são representados no Comitê Diretor do Projeto
pelo papel do Fornecedor Principal.
Referência
 prince2.wiki/PRINCE2
 pt.prince2.wiki/PRINCE2

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Organização PRINCE2

  • 1. PRINCE2 Organização Em alguns casos, a tarefa de definir a Organização do Projeto, assim como os Papéis e Responsabilidades é feita de modo apressado, pois outras atividades, tais como começar a desenvolver os produtos o mais rápido possível, são vistas como mais importantes. Como Gerente de Projeto, você depende de outras pessoas para tomar decisões, delas receber informações e para desempenhar suas atividades. Portanto, é importante conseguir isso acordado por escrito; caso contrário, você pode deparar-se perseguindo fantasmas durante o projeto. Uma das primeiras tarefas que um Gerente de Projeto deve executar num projeto é ter uma boa idéia de quem é quem na organização e quais são seus papéis e responsabilidades, a começar pelo Executivo, que pode até mesmo precisar ser lembrado de que ele é o responsável pelo projeto e não o Gerente de Projeto. Superiores poderão pressionar o Gerente de Projeto no sentido deste começar a produzir os produtos o mais rápido possível, pois eles querem começar a usar ou vender os produtos que serão produzidos pelo projeto, embora não estejam cientes da importância daquilo que acontece nos processos SU e IP. O Gerente de Projeto pode usar algumas das seguintes idéias para ajudá-lo a documentar a organização do projeto:  Procurar perfis semelhantes de papéis e responsabilidades em projetos da organização;  Reunir-se com o Executivo para discutir as responsabilidades de ambos e criar o Comitê Diretor do Projeto;  Preparar uma reunião do tipo workshop com o Comitê Diretor do Projeto e utilizar o conhecimento deste Tema para definir as perguntas mais adequadas a fazer (Exemplos: Como deve ser feita a comunicação durante o projeto? Quem é responsável por definir os benefícios?);
  • 2.  Confirmar que cada pessoa tem a autoridade necessária, o conhecimento, a disponibilidade e concorda (por escrito) com seus papéis e responsabilidades. Conhecimento de Organização fornecido pelo PRINCE2 O propósito do conhecimento deste Tema é ajudar a definir e estabelecer a estrutura do projeto de prestação de contas e responsabilidades; em outras palavras, identifica o “Quem” do projeto. Os projetos PRINCE2 baseiam-se num ambiente cliente/fornecedor. Uma das partes é o cliente, que especifica os resultados e provavelmente pagará o projeto. A outra parte é o fornecedor, que fornece os recursos, fará o trabalho e entregará os produtos requeridos. O que você acha torna bem sucedida uma equipe de projeto? O PRINCE2 afirma que uma equipe de projeto bem sucedida deve ter:  Representantes do Negócio, do Usuário e do Fornecedor;  Responsabilidades definidas para: Direção, Gerência e Entrega do Projeto;  Revisões periódicas do projeto para verificar se tudo está nos trilhos;  Estratégia eficaz para gerir os fluxos de comunicação entre as partes interessadas. Em suma, cada projeto precisa ter Direção, Gerenciamento, Controle e Comunicação. O Tema da Organização fornece o conhecimento necessário para ajudar a definir e estabelecer a estrutura do projeto de prestação de contas e responsabilidades. Definições de Organização Projeto Uma definição comum de Projeto é: "um conjunto designado de tarefas necessárias para realizar um determinado objetivo". O PRINCE2 define um projeto como: "uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócios, de acordo com um Business Case pré-acordado". Programa Um Programa é uma estrutura organizacional temporária e flexível, criada para coordenar, dirigir e inspecionar a implementação de um conjunto de atividades e projetos relacionados, com o objetivo de entregar resultados e benefícios relacionados aos objetivos estratégicos da organização. Por exemplo, uma empresa pode criar um programa para implementar o Seis Sigma em cada departamento e cada país de uma organização, tendo como objetivo estratégico melhorar a qualidade em X% usando o Seis Sigma. O Programa pode lançar muitos
  • 3. projetos diferentes para conseguir isso, algo que pode ser específico para cada departamento ou país, sendo que tudo será controlado pelo programa. Organização Corporativa Um Projeto pode ser parte de um Programa. Se ele estiver fora de um programa, pode-se dizer que o projeto existe na organização da empresa, pois algumas empresas podem não ter uma configuração de ambiente de um Programa. O PRINCE2 usa o termo “Organização Corporativa” para se referir à liderança da organização. Papéis e Definições de Atividades de Trabalho O PRINCE2 distribui as responsabilidades de um projeto em papéis, não pessoas. Tais papéis, em seguida, podem ser atribuídos a pessoas, de forma que uma pessoa pode ter mais de um papel. Por exemplo, em grandes projetos, o papel de Suporte de Projeto pode ser atribuído a uma ou mais pessoas. Em projetos pequenos, os papéis Gerente de Projeto e Suporte de Projeto podem ser atribuídos à mesma pessoa. Partes Interessadas (Stakeholders) Um stakeholder é qualquer pessoa ou grupo que pode ser afetado pelo projeto ou ter um efeito sobre o projeto. Isto inclui o Comitê Diretor do Projeto, a Equipe do Projeto, os usuários em potencial e outros que podem se beneficiar (acionistas), assim como quem possa vir a ser afetado negativamente. Os Três Interesses do Projeto Um projeto PRINCE2 deve sempre ter três categorias fundamentais de partes interessadas (três partes interessadas principais) e todas elas devem ser representadas no Comitê Diretor do Projeto, quais sejam o Negócio, o Usuário e o Fornecedor.
  • 4. Interesses do Negócio O papel do Executivo no Comitê Diretor do Projeto é o de cuidar dos interesses do Negócio. Precisa existir um Business Case, caso contrário o projeto não pode (não deve) começar. Sua pergunta recorrente é Este projeto compensa o valor do dinheiro investido? Interesses dos Usuários Os usuários se beneficiam dos produtos entregues, pois eles vão usar os produtos. Eles também podem operar, manter ou oferecer suporte às saídas dos projetos. Os usuários precisam ser representados no Comitê Diretor do Projeto para certificarem-se de que os produtos corretos sejam produzidos ao nível de qualidade acordado. O papel do Usuário Principal representará os interesses do(s) Usuário(s) no Comitê Diretor do Projeto. Interesses do Fornecedor O Fornecedor fornece os recursos e as habilidades para que sejam criados os produtos. Numa organização, ele pode ser interno ou externo. Por exemplo, um departamento interno de TI ou uma empresa externa de TI. Os interesses do Fornecedor são representados no Comitê Diretor do Projeto pelo papel do Fornecedor Principal. Referência  prince2.wiki/PRINCE2  pt.prince2.wiki/PRINCE2