Gerenciamento de Projetos com PRINCE2

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Introdução aos conceitos básicos sobre gerenciamento de projetos com PRINCE2.

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  • “A execução deve vir antes do planejamento.” O autor da frase: ninguém menos que Tallis Gomes, o criador do aplicativo Easy táxi.

    Confessor que fiquei chocado com a afirmação. Mas depois veio aquele momento reflexão: “o que será que ele quis dizer com isso?” Como será que ele encara o planejamento? Como algo chato e moroso?”
    Após muito pensar cheguei à conclusão de que ele, assim como tantas outras pessoas, provavelmente desconhece o que de fato é um planejamento e quais são seus benefícios.

    Infelizmente o planejamento ainda é visto como o “chatonildo” que atrasa tudo e fica atrapalhando que a ação aconteça, que o negócio saia do papel logo de uma vez. Então é nessa hora que muita gente pensa: “Ok, vamos logo ao que interessa! depois a gente vê no que vai dar e acerta o que sair errado.” Ledo engano. Eu classificaria este pensamento como de alto risco. Este pensamento pode significar não ter tempo de fazer nada caso algo dê errado. Algumas situações são tão graves que acabam por não ter solução.

    Então, esqueça isso de “depois a gente acerta o que der errado”.

    Benfícios do planejamento:
    1º – Quais recursos e esforços terá que direcionar. Você consegue chegar à conclusão: “tenho ou não tenho condições de ir frente?”, “é realmente o que eu quero? é o que eu pensei?”
    2º – Os riscos são analisados e mapeados e você tem pelo menos uma noção das dificuldades que irá enfrentar ao longo da maturação do seu negócio.

    Um planejamento não precisa durar uma eternidade! Mas sim o tempo suficiente para fazer as análises que realmente são necessárias.
  • Método = Conjunto de boas práticas, o que e como deve ser feito
  • O principal propósito do manual “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2″
  • Para responder a estas perguntas e apresentar o método de gestão PRINCE2, a seguinte estrutura, conceitos e conteúdos são apresentados:
  • Para o PRINCE2, todo projeto tem 6 variáveis, ou seja, 6 aspectos do desempenho do projeto que precisam ser gerenciados, podendo ser respondidos através das respostas das seguintes perguntas
  • Gerenciamento de Projetos com PRINCE2

    1. 1. Gerenciamento de Projetos com PRINCE2 Por Diego Cavalca
    2. 2. Agenda • Abertura • Vídeo sobre gerenciamento de projeto • PRINCE2 – Resumo – Princípios – Regras do Jogo – Projeto – Gerente de Projetos – Benefícios
    3. 3. Abertura “Qual a importância do planejamento?”
    4. 4. Vídeo sobre gerenciamento de projeto
    5. 5. O Que é PRINCE2? • PRoject IN a Controlled Environment (em português Projetos em Ambiente Controlado) • Método de gerenciamento de projetos estruturado com base na experiência obtida com milhares de projetos. • É adaptável a qualquer tipo ou tamanho de projeto e cobre seu gerenciamento, controle e organização. • Origem britânica, mas já é utilizado em mais de 150 países de todas as regiões do mundo, inclusive no Brasil. • O PRINCE2 é publicado através do manual chamado “Gerenciando Projetos de Sucesso com o PRINCE2″, que é mantido pelo Departamento de Comércio do Governo, também conhecido pela sigla OGC.
    6. 6. Propósitos do Manual • Apresentar o método de gerenciamento de projetos do PRINCE2; • Responder as várias perguntas das pessoas envolvidas com projetos, seus papéis e responsabilidades, tais como: – O que se espera de mim? – O que o gerente de projetos faz? – O que eu faço se as coisas não saírem conforme planejado? – Que decisões espera-se que eu tome? – De que informações preciso e que informações devo fornecer? – A quem devo procurar em busca de apoio para obter uma orientação? – Como posso adequar o uso do PRINCE2 ao meu projeto?
    7. 7. Como as Coisas Funcionam • Para entender o método de gestão PRINCE2, precisamos entender sua estrutura, conceitos e conteúdos…
    8. 8. Projeto… • “(...) são meios pelos quais introduzimos mudanças, partindo da definição de que um projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócio, de acordo com um Business Case pré-acordado. Além de se distinguir das operações pelas seguintes características: – Introduz mudanças – É temporário – Possui equipes interfuncionais (pessoas com diferentes habilidades que trabalham juntas) – É exclusivo se comparado a outro projeto – Possui muitas incertezas”
    9. 9. Business Case… • Conjunto de diretrizes que JUSTIFICAM a existência do projeto e seus produtos; • Documento sob responsabilidade do setor corporativo e diretoria do projeto; • Atualizado constantemente de acordo com a evolução do projeto; – Gerente de projetos colabora neste processo;
    10. 10. Gerenciamento de Projeto… • “(...) é o desenvolvimento das entregas do projeto, conhecido como produtos, que produzem os resultados do projeto, controlando o trabalho especializado necessário para a criação dos produtos do projeto.”
    11. 11. Características do PRINCE2… • Método não proprietário realmente genérico, que pode ser aplicado a qualquer projeto, não importante o tamanho, tipo ou organização. • Isola aspectos do gerenciamento do TRABALHO de projeto das contribuições especializadas, tais como arquitetura, desenvolvimento, construção, e etc. • Permite que contribuições especializadas necessárias ao projeto sejam facilmente integradas, formando um framework geral para realizar o trabalho do projeto.
    12. 12. Gerente de Projetos - Definição… • O gerente de projetos (GP) é o responsável por planejar a sequência de atividades do trabalho do projeto que irá construir o produto do projeto, e controlar a realização deste trabalho através de um contínuo monitoramento. • Para que o trabalho do projeto possa ser realizado, o GP precisa delegar parte deste trabalho, ou todo o trabalho, para outras pessoas, especialmente devido a característica de interfuncionalidade do time do projeto.
    13. 13. Gerente de Projetos - Rotina…
    14. 14. Gerente de Projetos - Responsabilidades… • Trabalho do projeto em andamento: – Monitorar os progressos do projeto comparando-o com o plano original, com o objetivo de manter o realizado próximo ao planejado. • O GP precisa entender os cenários e levar em conta os riscos: – Se o plano não estiver sendo cumprido, o GP terá de fazer algo a respeito através do controle. – Se o plano estiver sendo cumprido, o controle também deve ser realizado quando tudo está correndo bem, pois assim o GP poderá ter a oportunidade para melhorar o desempenho do projeto, acelerando ou reduzindo os custos, por exemplo.
    15. 15. Gerente de Projetos - Objetivo… • Fazer com que as informações certas estejam disponíveis na hora certa, para as pessoas certas tomarem as decisões certas. • O PRINCE2 fornece total apoio neste objetivo, através de seu manual “Gerenciando Projetos de Sucesso com o PRINCE2”.
    16. 16. Controles… • Para o PRINCE2, todo projeto tem 6 aspectos que precisam ser gerenciados, sendo estruturados através de questões: – Custos – O projeto é financeiramente viável? – Prazo – Quando o projeto acaba? – Qualidade – O produto do projeto corresponde as expectativas e é adequado ao seu propósito? – Escopo – O que exatamente o projeto entregará? – Risco – O quanto estamos preparados para correr riscos, e há algo que possamos fazer sobre riscos? – Benefícios – Porque o projeto está sendo realizado? • Sendo assim, o PRINCE2 é um framework integrado de processos e temas que trata de planejamento, delegação, monitoramento e controle de todos os 6 aspectos.
    17. 17. Estrutura do PRINCE2… • O método PRINCE2, aborda o gerenciamento de projetos com 4 elementos integrados de princípios, temas, processos e ambientes de projeto, sendo estes: – Os Princípios: são as 7 orientações obrigatórias e boas práticas que determinam se o projeto está sendo gerenciado com o método PRINCE2, ou não. Se algum dos 7 não for aplicado, o projeto não é considerado PRINCE2. – Os Temas: São 7 os temas que descrevem os aspectos do gerenciamento de projeto que devem ser tratados continuamente, e que explicam o tratamento específico que o PRINCE2 requer e necessita para as disciplinas de gerenciamento de projetos. – Os Processos: representam as etapas que devem ser realizadas ao longo do ciclo de vida do projeto, abrangendo do início ao fim verificações, recomendações e responsabilidades. – Ambiente: trata da necessidade de adequar o PRINCE2 ao contexto específico do projeto. Reforçando a flexibilidade do Framework do PRINCE2 que pode ser adequado a qualquer tipo e porte de projeto.
    18. 18. Não tem no PRINCE2… • O PRINCE2 não pretende abranger tudo que diz respeito ao gerenciamento de projetos, isto seria até impossível, portanto as seguintes 3 categorias não estão contidas no método de gerenciamento de projetos do PRINCE2: – Aspectos especializados, ou seja, atividades específicas de setores ou tipos de trabalho são externas ao PRINCE2. – Técnicas detalhadas de planejamento e controle não são sugeridas ou abordadas pelo PRINCE2, dois exemplos para entendimento seriam a análise de caminho crítico e a análise de valor agregado que estão contidas no Guia PMBOK. – Capacidade de liderança, também conhecidos como softskills ou habilidades interpessoais não estão codificadas no método do PRINCE2.
    19. 19. Benefícios do PRINCE2… • Oferece melhores práticas e governança estabelecida e comprovada; • Pode ser aplicado a qualquer projeto, combinando modelos especializados e setoriais; • Fornece uma linguagem comum para quem o utiliza, promovendo uma comunicação eficaz • Fornece declarações de papéis e responsabilidades bem definidos, contendo inclusive estrutura definida para prestação de contas, delegação, autoridade e comunicação. • Mantém o foco no produto e suas entregas • Possui planos preparados para melhorar a comunicação e o controle • Sua base é um framework de “gerenciamento por exceção” • Aborda a visualização da viabilidade do projeto segundo o Business Case, e não ao fim do projeto, simplesmente pelo fim. • Define uma estrutura mínima necessária de relatórios, ou seja, de maneira economiza fornece todos os relatórios necessários para planejamento e controle de um projeto. • Assegura que todos os Stakeholders estejam representados no planejamento e na tomada de decisões. • Fornece ferramentas de diagnóstico, facilitando a garantia e a avaliação do trabalho do projeto. • Promove o aprendizado e a melhoria contínua. • Promove consistência do trabalho do projeto.
    20. 20. Dúvidas?!
    21. 21. Obrigado!
    22. 22. Referências Literatura(s): • OGC, Office Goverment Commerce; Managing Succesful Projects with PRINCE2™. Edição 2005, Publicado por TSO (The Stationery Office). Website(s): • http://pt.wikipedia.org/wiki/PRINCE2 • http://www.mundopm.com.br/noticia.jsp?id=26 4 • http://www.fabiocruz.com.br/oprince2/

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