2. Agenda
• Abertura
• Vídeo sobre gerenciamento de projeto
• PRINCE2
– Resumo
– Princípios
– Regras do Jogo
– Projeto
– Gerente de Projetos
– Benefícios
5. O Que é PRINCE2?
• PRoject IN a Controlled Environment (em português Projetos em
Ambiente Controlado)
• Método de gerenciamento de projetos estruturado com base na
experiência obtida com milhares de projetos.
• É adaptável a qualquer tipo ou tamanho de projeto e cobre seu
gerenciamento, controle e organização.
• Origem britânica, mas já é utilizado em mais de 150 países de todas
as regiões do mundo, inclusive no Brasil.
• O PRINCE2 é publicado através do manual chamado “Gerenciando
Projetos de Sucesso com o PRINCE2″, que é mantido pelo
Departamento de Comércio do Governo, também conhecido pela
sigla OGC.
6. Propósitos do Manual
• Apresentar o método de gerenciamento de projetos do
PRINCE2;
• Responder as várias perguntas das pessoas envolvidas
com projetos, seus papéis e responsabilidades, tais
como:
– O que se espera de mim?
– O que o gerente de projetos faz?
– O que eu faço se as coisas não saírem conforme
planejado?
– Que decisões espera-se que eu tome?
– De que informações preciso e que informações devo
fornecer?
– A quem devo procurar em busca de apoio para obter uma
orientação?
– Como posso adequar o uso do PRINCE2 ao meu projeto?
7. Como as Coisas Funcionam
• Para entender o método de gestão PRINCE2,
precisamos entender sua estrutura, conceitos
e conteúdos…
8. Projeto…
• “(...) são meios pelos quais introduzimos mudanças,
partindo da definição de que um projeto é uma
organização temporária criada com o propósito de
entregar um ou mais produtos de negócio, de acordo
com um Business Case pré-acordado. Além de se
distinguir das operações pelas seguintes características:
– Introduz mudanças
– É temporário
– Possui equipes interfuncionais (pessoas com diferentes
habilidades que trabalham juntas)
– É exclusivo se comparado a outro projeto
– Possui muitas incertezas”
9. Business Case…
• Conjunto de diretrizes que JUSTIFICAM a
existência do projeto e seus produtos;
• Documento sob responsabilidade do setor
corporativo e diretoria do projeto;
• Atualizado constantemente de acordo com a
evolução do projeto;
– Gerente de projetos colabora neste processo;
10. Gerenciamento de Projeto…
• “(...) é o desenvolvimento das entregas do
projeto, conhecido como produtos, que
produzem os resultados do projeto,
controlando o trabalho especializado
necessário para a criação dos produtos do
projeto.”
11. Características do PRINCE2…
• Método não proprietário realmente genérico, que
pode ser aplicado a qualquer projeto, não importante o
tamanho, tipo ou organização.
• Isola aspectos do gerenciamento do TRABALHO de
projeto das contribuições especializadas, tais como
arquitetura, desenvolvimento, construção, e etc.
• Permite que contribuições especializadas necessárias
ao projeto sejam facilmente integradas, formando um
framework geral para realizar o trabalho do projeto.
12. Gerente de Projetos - Definição…
• O gerente de projetos (GP) é o responsável por
planejar a sequência de atividades do trabalho
do projeto que irá construir o produto do projeto,
e controlar a realização deste trabalho através de
um contínuo monitoramento.
• Para que o trabalho do projeto possa ser
realizado, o GP precisa delegar parte deste
trabalho, ou todo o trabalho, para outras
pessoas, especialmente devido a característica de
interfuncionalidade do time do projeto.
14. Gerente de Projetos - Responsabilidades…
• Trabalho do projeto em andamento:
– Monitorar os progressos do projeto comparando-o com o
plano original, com o objetivo de manter o realizado
próximo ao planejado.
• O GP precisa entender os cenários e levar em conta os
riscos:
– Se o plano não estiver sendo cumprido, o GP terá de fazer
algo a respeito através do controle.
– Se o plano estiver sendo cumprido, o controle também
deve ser realizado quando tudo está correndo bem, pois
assim o GP poderá ter a oportunidade para melhorar o
desempenho do projeto, acelerando ou reduzindo os
custos, por exemplo.
15. Gerente de Projetos - Objetivo…
• Fazer com que as informações certas estejam
disponíveis na hora certa, para as pessoas
certas tomarem as decisões certas.
• O PRINCE2 fornece total apoio neste objetivo,
através de seu manual “Gerenciando Projetos
de Sucesso com o PRINCE2”.
16. Controles…
• Para o PRINCE2, todo projeto tem 6 aspectos que precisam
ser gerenciados, sendo estruturados através de questões:
– Custos – O projeto é financeiramente viável?
– Prazo – Quando o projeto acaba?
– Qualidade – O produto do projeto corresponde as expectativas e
é adequado ao seu propósito?
– Escopo – O que exatamente o projeto entregará?
– Risco – O quanto estamos preparados para correr riscos, e há
algo que possamos fazer sobre riscos?
– Benefícios – Porque o projeto está sendo realizado?
• Sendo assim, o PRINCE2 é um framework integrado de
processos e temas que trata de planejamento, delegação,
monitoramento e controle de todos os 6 aspectos.
17. Estrutura do PRINCE2…
• O método PRINCE2, aborda o gerenciamento de projetos com 4
elementos integrados de princípios, temas, processos e ambientes
de projeto, sendo estes:
– Os Princípios: são as 7 orientações obrigatórias e boas práticas que
determinam se o projeto está sendo gerenciado com o método
PRINCE2, ou não. Se algum dos 7 não for aplicado, o projeto não é
considerado PRINCE2.
– Os Temas: São 7 os temas que descrevem os aspectos do
gerenciamento de projeto que devem ser tratados continuamente, e
que explicam o tratamento específico que o PRINCE2 requer e
necessita para as disciplinas de gerenciamento de projetos.
– Os Processos: representam as etapas que devem ser realizadas ao
longo do ciclo de vida do projeto, abrangendo do início ao fim
verificações, recomendações e responsabilidades.
– Ambiente: trata da necessidade de adequar o PRINCE2 ao contexto
específico do projeto. Reforçando a flexibilidade do Framework do
PRINCE2 que pode ser adequado a qualquer tipo e porte de projeto.
18. Não tem no PRINCE2…
• O PRINCE2 não pretende abranger tudo que diz
respeito ao gerenciamento de projetos, isto seria até
impossível, portanto as seguintes 3 categorias não
estão contidas no método de gerenciamento de
projetos do PRINCE2:
– Aspectos especializados, ou seja, atividades específicas de
setores ou tipos de trabalho são externas ao PRINCE2.
– Técnicas detalhadas de planejamento e controle não são
sugeridas ou abordadas pelo PRINCE2, dois exemplos para
entendimento seriam a análise de caminho crítico e a
análise de valor agregado que estão contidas no Guia
PMBOK.
– Capacidade de liderança, também conhecidos como
softskills ou habilidades interpessoais não estão
codificadas no método do PRINCE2.
19. Benefícios do PRINCE2…
• Oferece melhores práticas e governança estabelecida e comprovada;
• Pode ser aplicado a qualquer projeto, combinando modelos especializados e setoriais;
• Fornece uma linguagem comum para quem o utiliza, promovendo uma comunicação eficaz
• Fornece declarações de papéis e responsabilidades bem definidos, contendo inclusive
estrutura definida para prestação de contas, delegação, autoridade e comunicação.
• Mantém o foco no produto e suas entregas
• Possui planos preparados para melhorar a comunicação e o controle
• Sua base é um framework de “gerenciamento por exceção”
• Aborda a visualização da viabilidade do projeto segundo o Business Case, e não ao fim do
projeto, simplesmente pelo fim.
• Define uma estrutura mínima necessária de relatórios, ou seja, de maneira economiza
fornece todos os relatórios necessários para planejamento e controle de um projeto.
• Assegura que todos os Stakeholders estejam representados no planejamento e na tomada de
decisões.
• Fornece ferramentas de diagnóstico, facilitando a garantia e a avaliação do trabalho do
projeto.
• Promove o aprendizado e a melhoria contínua.
• Promove consistência do trabalho do projeto.
22. Referências
Literatura(s):
• OGC, Office Goverment Commerce; Managing
Succesful Projects with PRINCE2™. Edição 2005,
Publicado por TSO (The Stationery Office).
Website(s):
• http://pt.wikipedia.org/wiki/PRINCE2
• http://www.mundopm.com.br/noticia.jsp?id=26
4
• http://www.fabiocruz.com.br/oprince2/
Notas do Editor
“A execução deve vir antes do planejamento.” O autor da frase: ninguém menos que Tallis Gomes, o criador do aplicativo Easy táxi.
Confessor que fiquei chocado com a afirmação. Mas depois veio aquele momento reflexão: “o que será que ele quis dizer com isso?” Como será que ele encara o planejamento? Como algo chato e moroso?”
Após muito pensar cheguei à conclusão de que ele, assim como tantas outras pessoas, provavelmente desconhece o que de fato é um planejamento e quais são seus benefícios.
Infelizmente o planejamento ainda é visto como o “chatonildo” que atrasa tudo e fica atrapalhando que a ação aconteça, que o negócio saia do papel logo de uma vez. Então é nessa hora que muita gente pensa: “Ok, vamos logo ao que interessa! depois a gente vê no que vai dar e acerta o que sair errado.” Ledo engano. Eu classificaria este pensamento como de alto risco. Este pensamento pode significar não ter tempo de fazer nada caso algo dê errado. Algumas situações são tão graves que acabam por não ter solução.
Então, esqueça isso de “depois a gente acerta o que der errado”.
Benfícios do planejamento:
1º – Quais recursos e esforços terá que direcionar. Você consegue chegar à conclusão: “tenho ou não tenho condições de ir frente?”, “é realmente o que eu quero? é o que eu pensei?”
2º – Os riscos são analisados e mapeados e você tem pelo menos uma noção das dificuldades que irá enfrentar ao longo da maturação do seu negócio.
Um planejamento não precisa durar uma eternidade! Mas sim o tempo suficiente para fazer as análises que realmente são necessárias.
Método = Conjunto de boas práticas, o que e como deve ser feito
O principal propósito do manual “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2″
Para responder a estas perguntas e apresentar o método de gestão PRINCE2, a seguinte estrutura, conceitos e conteúdos são apresentados:
Para o PRINCE2, todo projeto tem 6 variáveis, ou seja, 6 aspectos do desempenho do projeto que precisam ser gerenciados, podendo ser respondidos através das respostas das seguintes perguntas