Este artigo foi publicado na revista Coletânea de artigos - conhecimento em pauta 2016-1

1. PROJETO E PROTÓTIPO DE FERRAMENTA DE GERENCIAMENTO DE
PROJETOS ADAPTADA AO PROCESSO DE CRIAÇÃO
RESUMO
Este trabalho relata a elaboração de um projeto que contempla a criação de um protótipo de
ferramenta, capaz de gerenciar o processo de produção de uma agência de criação que se
organiza no formato de clube de criação. O trabalho será desenvolvido através da
identificação e seleção dos processos padrão do gerenciamento de projetos que se aplicam
à gestão do processo de criação, da definição de um processo de gerenciamento de projetos
adaptado às necessidades do processo de criação de agências de gestão de marca e
branding. Será elaborado um projeto de interface capaz de atender as necessidades de
integração das atividades do processo de gestão de criação. Todo o trabalho segue as boas
práticas da engenharia de software, com o intuito de garantir a qualidade do produto final.
A pesquisa proposta neste trabalho é aplicada e integra os conhecimento de concepção de
software a um ambiente que necessita de um sistema de gestão específico de
gerenciamento de projetos de criação organizado em forma de clube de criação. A partir da
pesquisa e proposta de um processo de software iterativo a construção é realizada. O
trabalho é realizado com a interação do ambiente empresarial diretamente com os
profissionais que trabalham com a criação e que gerenciam os projetos e trabalham em
atividades de gestão administrativa da empresa. Em função de sua característica iterativa, o
projeto é divido em módulos e priorizado de acordo com a importância atribuída pelos
gestores no negócio. Incialmente foi definido o processo em detalhes, uma ferramenta foi
configurada para fazer o armazenamento das informações do projeto e o desenvolvimento
foi iniciado. Um padrão de interface foi definido para criar uma identidade para a
aplicação. O projeto segue o seu cronograma e alguns pontos relevantes puderam ser
observados nesta fase inicial. A dificuldade de definição dos requisitos pelos especialistas
de negócio foi identificada e algumas mudanças na dinâmica foi proposta para evitar que a
qualidade da especificação diminuísse ao longo do desenvolvimento.
Palavras-chave: Gerenciamento. Projetos. Software. Agência. Criação.

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1 INTRODUÇÃO
Atualmente em uma organização dedicada ao processo de criação utiliza várias formas
e ferramentas para controle de seus respectivos processos, não havendo uma única ferramenta
capaz de gerenciar o todo. Para ter um gerenciamento eficiente é de extrema importância que
todos os meios de contatos, os relatórios e os projetos, estejam todos interligados, sendo de
fácil acesso e manipulação dos dados e da informação.
O processo de criação requer um amplo conhecimento, dividido em vários setores,
onde consequentemente cada parte com sua importância. Tendo o contato com o cliente,
iniciando todo o ciclo, em seguida é realizado a elaboração da proposta, após feedback do
cliente, se aprovado é iniciado o planejamento do projeto e levantamento dos serviços, com
conclusão sendo a própria criação do produto.
O presente artigo tem como objetivo a definição de um protótipo para a centralização
de informação e levantamento dos processos da regra de negócio. Havendo um estudo de caso
capaz de coletar informações, identificando o eventual problema.
Diante disso, o principal objetivo desse estudo é definir um sistema e as melhores
formas para a gestão de uma organização no formato de clube de criação. Perante as
necessidades, o software foi dividido em forma de API, se adequando ao processo.
A escolha de desenvolvimento em forma de API, se justifica pela grande quantidade
de funcionalidades e processos. Dessa forma, facilitando na manutenção, separando a
estrutura do software, deixando a parte visual apenas para mostrar informações.
2 GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Projeto é um empreendimento planejado que consiste num conjunto de atividades
inter-relacionadas e coordenadas, com o fim de alcançar objetivos específicos dentro dos
limites de um orçamento e de um período de tempo dados (ONU,1984). O gerenciamento de
projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do
projeto para atender aos seus requisitos (PMI, 2013). Segundo Kerzner (2006), a gestão de
projetos tem sido considerada uma arma competitiva pelas empresas. Um dos motivos é o
crescente nível de qualidade e agregação de valor que a estrutura do projeto proporciona
através do controle de custos e de mudanças, além da entrega do produto e/ou serviço dentro
do prazo.

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Características e circunstâncias específicas do projeto podem influenciar as restrições
nas quais equipes de gerenciamento do projeto precisa se concentrar (PMI, 2013). Desta
forma, a definição de uma metodologia para a gestão dos projetos que atenda às necessidades
específicas se torna indispensável para alcançar os objetivos.
O gerenciamento de projetos é estratégico em organizações, independente do seu
tamanho. Pequenas empresas transmitem uma ideia de agilidade e flexibilidade, no entanto
também existem algumas deficiências estruturais como: capacitação de pessoal,
profissionalização e visão estratégica (SILVA, 2007). Estas são características que podem ter
impacto direto nos resultados das organizações, principalmente nas menores, que possuem
menos condições de absorver os impactos de projetos mau sucedidos.
A área de serviços é responsável por mais de 66% do Produto Interno Bruto (PIB) do
Brasil e emprega mais de metade dos trabalhadores formais (LOVELOCK et al.,2001). Nesta
área também são desenvolvidos projetos e suas peculiaridades são percebidas e tratadas nos
projetos.
Os benefícios associados ao gerenciamento de projetos incluem (i) Evitar surpresas
durante a execução dos trabalhos, (ii) Otimizar a alocação de pessoas, (iii) Documentar e
facilitar as estimativas para futuros projetos. Um estudo de benchmarking em gerenciamento
de projetos realizado em 2009 no Brasil (PMI, 2009), os principais benefícios resultantes do
gerenciamento de projetos são: (i) um maior comprometimento com objetivos e resultados,
(ii) disponibilidade de informação para a tomada de decisão, (iii) melhoria de qualidade nos
resultados dos projetos, (iv) minimização dos riscos em projetos, (v) maior integração entre as
áreas e (vi) o aumento da satisfação do cliente interno/externo.
2.2 Processo de Criação
O processo criativo é um tema que já foi e ainda é muito discutido entre profissionais
dos segmentos de negócios que têm como principal diferencial a criatividade. Empresas de
comunicação, design, arquitetura e outras precisam, no dia-a-dia, gerar soluções para
diferentes tipos de problemas. Mas o processo para gerar essas soluções sofre mudanças e sua
aplicação é distinta de acordo com as necessidades específicas. Por isso o assunto envolve
diversos questionamentos e pontos de vista divergentes, como afirma Domingos (2003):
Parece uma contradição falar sobre processo criativo quando criar é justamente não
seguir método nenhum. Ao contrário, os maiores criativos da História "criavam" seu próprio

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processo criativo. Por exemplo: Beethoven despejava água gelada sobre sua cabeça na hora de
criar. O poeta alemão Johann Schiller colocava maçãs podres em sua mesa antes de compor
seus poemas. Honoré de Balzac se empanturrava de xícaras de café para bolar suas histórias.
O escritor russo Ivan Tour-gueniev colocava os pés num balde de água quente sempre que ia
escrever seus livros. (2003, p. 122).
A aplicação de diferentes métodos é uma tentativa de tornar o caos mais organizado. A
técnica mais conhecida e aplicada no mercado é o “brainstorming”, também conhecido como
cotejo de ideias livre ou tempestade cerebral. É uma técnica, realizada em grupo ou
individualmente, que “objetiva encorajar grupos de sujeitos criativos a expressarem
pensamentos e adiar julgamentos críticos. Cada indivíduo oferece usos, soluções, formas etc.,
que são listadas, combinadas, melhoradas e transformadas em outras.” (MICHALCO, 2006).
Ao final desse processo o grupo avalia as ideias e compara os resultados.
Como nesse processo surgem diversas ideias e possibilidades “é praticamente
impossível trabalhar sem definir um método de trabalho.” (DOMINGOS, 2003). Segundo
Gomes (2002) o processo de criação é baseado em algumas etapas que se dividem em:
- Identificação: compreender o problema que precisa ser resolvido, identificar o
público-alvo e os limites para a execução do projeto;
- Preparação: coleta de informações sobre o problema, o cliente, o produto, o público,
concorrência, etc.;
- Incubação: deixar o subconsciente trabalhar e fazer as ligações necessárias. É o
momento para sair, fazer outras coisas, relaxar e deixar o problema de lado;
- Esquentação: usar as conexões que o subconsciente fez para gerar novas ideias;
- Iluminação: quando a ideia criativa aparece;
- Elaboração: a ideia é aperfeiçoada para se transformar na solução desejada;
- Verificação: momento de fazer testes e dar um tempo para, posteriormente, avaliar se
ela é realmente válida e aplicável.
Com o passar do tempo, esse processo se torna automático. É importante ressaltar que
essas etapas são aplicáveis ao setor criativo do negócio. No entanto, para a empresa funcionar,
é preciso que todo o sistema esteja em sincronia falando a mesma língua. Ou seja, na
publicidade, no design e na propaganda, existem outros processos/setores fundamentais para o
bom andamento dos projetos. Os principais são atendimento, planejamento, criação, mídia,
produção e setor financeiro. Se não houver integração entre os setores, podem ocorrer falhas
de comunicação que comprometem o resultado final.

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Dessa forma, o processo todo para que a empresa seja eficaz se resume da seguinte
forma:
1º - O responsável pelo ATENDIMENTO entra em contato com o cliente para
identificar as necessidades e, nessa conversa, é elaborado o documento conhecido como
briefing;
2º - Os setores de PLANEJAMENTO e CRIAÇÃO recebem o briefing para realizar a
análise e diagnóstico do problema de comunicação a ser resolvido. O PLANEJAMENTO
define com o ATENDIMENTO e passa o status da tarefa para criação com a determinação da
data de início e data de entrega para encaminhar o projeto para a primeira aprovação com o
cliente;
3º - A equipe de CRIAÇÃO aplica o processo de criação visto anteriormente para
gerar as melhores soluções para cada necessidade;
4º - O material criado é enviado ao cliente. Em seguida o cliente dá o retorno dizendo
se o material enviado está aprovado ou se será necessária alguma alteração. Neste momento
também são encaminhados os orçamentos para produção do material (por exemplo: impressão
de folders ou filmes para TV) e veiculação (compra de espaços para divulgação. Exemplos:
espaços em jornal, rádio ou TV).
5º - Se aprovado, o status é alterado para ARTE FINAL para serem feitos os últimos
ajustes.
6º - Se for solicitada alguma alteração, o status é modificado para ALTERAÇÃO;
7º - Após o procedimento de arte finalização, a tarefa pode receber o status de
FINALIZADO e seguir para a produção/veiculação;
8º - A última etapa é o envio ao setor FINANCEIRO para o faturamento, emissão de
ordem de serviço, notas fiscais e outros procedimentos.
Sendo assim, os status das tarefas, quando cadastradas, geralmente são: orçamento,
criação, aguardando aprovação, alteração, arte final e finalizado. Um sistema de
gerenciamento eficaz é aquele que dá acesso ao processo todo para que a equipe o acompanhe
desde a entrada até a saída. Alguns dos sistemas disponíveis atualmente no mercado não
conseguem suprir todas as necessidades das empresas que trabalham com gestão de projetos
para equipes interdisciplinares. Parte deles tem foco exclusivo para tarefas criativas, outros
mantêm as funções mais direcionadas para o setor financeiro e de orçamentos, e outros não
permitem a integração da equipe. Além disso, muitos desses sistemas não possuem uma
interface agradável e fácil de navegar.

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Partindo desse pressuposto, a Neo/saga - Clube de criação & Branding, de
Chapecó/SC, sente a necessidade de desenvolver um software que atenda essas necessidades e
tenha como propósito melhorar o fluxo de informação interna da empresa, facilitar a gestão de
projetos em todos os setores envolvidos e oferecer uma experiência de qualidade ao usuário.
2.3 API
API significa Application Programming Interface ou, em português, Interface de
Programação de Aplicativos. Esta interface de programação é um conjunto de padrões de
programação que permitem a construção de aplicativos e a sua utilização. Na grande maioria
das vezes uma API se comunica com diversos outros códigos interligando diversas funções
em um aplicativo. (MEDEIROS, [201-?]).
No contexto do processo de criação, a API vai reaproveitar código das
funcionalidades, disponibilizando serviços podendo ser utilizado em outros software,
tornando a aplicação de fácil manutenção.
Para enviar as informações da tela para o servidor, foi utilizada a tecnologia do
Google. O Angular vem se tornando mais acessível, com amplo funcionamento. Na aplicação
do protótipo essa tecnologia foi utilizada para a comunicação com a API.
O Angular é um framework JavaScript mantido pelo Google e que vem ganhando cada
vez mais adeptos para o desenvolvimento de aplicações WEB. O Angular ensina uma nova
sintaxe ao navegador através de construções chamadas de diretivas, na prática, novas tags ou
atributos de elementos. Sendo assim todas as modificações são aplicadas em tempo real,
tornando a experiência do usuário mais rica. (VICENTE, SILVA, [2014]).
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
A pesquisa proposta neste trabalho tem natureza aplicada, pois tem o objetivo de gerar
conhecimentos para uma aplicação prática dirigida à solução de um problema específico de
gerenciamento de projetos de criação em uma empresa organizada em forma de clube de
criação. Com relação à abordagem, a pesquisa se caracteriza como pesquisa qualitativa, uma
vez que o ambiente natural é a fonte direta para a coleta de dados e o pesquisador é
instrumento-chave. Esta pesquisa não requer o uso direto de métodos e técnicas estatísticas,
pois não serão executadas, como atividade principal, observações de população ou de
fenômenos específicos.

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A pesquisa proposta é de característica exploratória. Para a realização da pesquisa será
realizado um levantamento bibliográfico para compreensão dos conceitos envolvidos e em
seguida a elaboração do estudo de caso. O estudo de caso consiste em uma investigação
detalhada de uma ou mais organizações, ou grupos dentro de uma organização, com vistas a
prover uma análise do contexto e dos processos envolvidos no fenômeno em estudo
(HARTLEY, 1994). Neste trabalho, o estudo de caso permitirá o estudo para o levantamento
dos dados necessários para elaboração do sistema, além de permitir a aplicação dos conceitos
e a avaliação dos resultados. Entre outros pontos, Hartley (1994) afirma que o estudo de caso
é útil quando a compreensão dos processos sociais em seu contexto organizacional ou
ambiental é importante para a pesquisa. Para o projeto e protótipo da ferramenta de
gerenciamento de projetos adaptada ao processo de criação o estudo de caso dará condições
de analisar e identificar todos os pontos importantes que devem ser gerenciados no trabalho
cotidiano de uma agência de criação. Além disso, permitirá que seja validado o resultado do
estudo para identificar sua efetividade e os pontos de melhoria.
Ainda no contexto do estudo de caso, os métodos utilizados para a coleta de dados
serão basicamente as entrevistas e o estudo de campo. A amostra para o estudo é definida
como intencional, pois determina o ambiente do estudo de caso como fonte principal de
informações, pois entende que este ambiente é representativo da população.
4 ANÁLISE DOS DADOS
O campo escolhido para a realização do estudo de caso foi empresa de criação
NeoSaga incubada no Núcleo de Inovação Tecnológica (NIT).
Atualmente a empresa utilizada várias ferramentas para a gestão dos processos, sendo
de extrema importância, uma única ferramenta capaz de centralizar e gerenciar toda a
informação. Cada etapa realizada pela empresa deve ser registrada, de forma segura e os
dados serem manipulados quando bem quiserem, evitando transtornos, como informação
perdida e erros na gestão.
A organização atua diretamente com outras empresas e pessoas físicas, provendo
contato diretamente com o cliente, planejamento das necessidades e elaboração da criação na
mídia utilizada.
A seguir serão descritas as etapas da pesquisa, sendo o prospecto, elaboração da
proposta, planejamento projeto e serviços, criação:

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Etapa 1: Nessa primeira etapa, consiste no primeiro contato com o cliente e na
elaboração da proposta. A necessidade da empresa é centralizar os dados dos clientes em
apenas um lugar, sendo de fácil acesso, identificando como foi o meio do contato, gerando
relatórios e acesso liberado para as setores de responsabilidade futura. Atualmente o cadastro
de cliente é realizado por uma ferramenta e o continuo do processo por outra, tornando difícil
o controle.
Após o primeiro contato com o cliente é realizado a elaboração da proposta, esse
processo pode demorar bastante tempo, dependendo da aprovação do cliente solicitante do
projeto ou serviço. A necessidade da empresa de criação é possuir um histórico de toda o
conteúdo repassado para o cliente, assim como todo o histórico da conversa. Evitando perca
de informação e para futuro acompanhamento do processo.
Etapa 2: Com a aprovação do cliente o projeto ou serviço entra na etapa de
planejamento, realizado levantamento e especificação das necessidades do cliente. Juntos o
projeto é desenvolvido no papel e as dúvidas e requisitos são detalhados. Caso não houver a
aprovação o projeto fica em standby, esperando novo contato.
Etapa 3: Por fim, possuindo as necessidades do cliente descritas, todo o relatório é
encaminhado para o setor de criação. Nesse setor o projeto será realizado conforme as
especificações e atribuído conforme a mídia solicitada, se assim possuir.
Ao concluir esse estudo, observa-se a importância de um software para a organização
da empresa. Assim para a empresa possuir eficiência é de empresa importância um software
que execute os procedimentos que condizem com as necessidades que realmente possuem

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Figura 01: Sistema de Gestão proposto para empresas de criação
Fonte: Elaborado pelos autores

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Figura 02: Tela principal do sistema para empresas de criação
Fonte: Elaborado pelos autores

11. Conforme a Figura 02, podemos acompanhar como é realizado o primeiro contato com
os clientes. Obtendo as informações detalhadas do solicitante do serviço. Uma das
necessidade do clube de criação é deixar de forma centralizada todo o histórico de diálogos e
envio de material. Dessa forma a tela foi desenvolvida com o intuito de selecionar o registro
da pessoa e carregar todas as informações.
Quando cada processo é detalhado e padronizado tudo visa a eficiência e a eficácia, os
resultados sempre será positivo, os gestores e os funcionários trabalharam com segurança,
possuindo a visão dos processos anteriores e posteriores do setor responsável, deixando de
forma clara o planejamento e gerenciamento do processo em que cada pessoa participa. Além
disso, com os processos bem definidos é garantido o melhor resultado para os clientes, melhor
contato e evitando possíveis perca de informação.
Esta pesquisa deixou claro o processo realizado por empresas de criação e mostrou de
forma clara como os setores se relacionado se tornando um fluxo de execução. Nenhuma fase
pode ser deixado para trás, independente do projeto ou serviço. Tornando a relação da
empresa mais unida e pendente do trabalho em equipe.
Outro fator relevante observado através deste estudo de caso é a importância de
possuir de forma detalhada como funciona como setor. Havendo muitas vezes o
desconhecimento de cada processo de outros setores no produto final. A tecnologia e o
mercado de criação e inovação cresce muito rapidamente, para as empresas acompanhar essa
evolução é necessário planejamento, organização e trabalho em equipe, beneficiando todos os
membros que fazem parte da empresa.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Ao finalizar este estudo, conclui-se que as organizações de criação necessitam de um
software capaz de realizar todo o gerenciamento. A falta de uma ferramenta capaz de fazer o
controle do planejamento acarreta falhas no produto final e prejudicar o funcionamento da
empresa.
O estudo mostrou que a teoria deve ser executada para as empresas possuírem
organização e a segurança adequada. Com o avanço da tecnologia e da comunicação novos
produtos e serviços estão sendo consumidos e solicitados, cabe aos gestores a melhor forma
de suprir essa necessidade, utilizando as ferramentas de forma correta, beneficiando as
empresas em geral. O desenvolvimento e levantamento das necessidades foi acompanhado
junto à uma empresa de criação.

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A partir do estudo apresentado, é possível ter noção do percurso de um projeto ou um
serviço solicitado para um empresa de criação. Com a utilização correta do estudo de caso é
possível visualizar o começo, meio e fim do produto final. Podendo ser utilizado por
quaisquer empresa no aspecto de clube de criação.
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