Gerenciamento de Comunicação em Projetos-parte 2

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Gerenciamento de Comunicação em Projetos-parte 2

  1. 1. Gerenciamento de comunicação em projeto Cláudia Assis
  2. 2. • “Quem não se comunica se trumbica”. Este raciocínio é perfeitamente válido também para o ambiente de projeto. • A comunicação ajuda no planejamento...
  3. 3. O planejamento sempre existiu
  4. 4. E sempre existirá!
  5. 5. E para que não haja fracasso
  6. 6. Sempre é preciso planejar
  7. 7. E nada melhor do que criar um projeto para isso!
  8. 8. • O gerenciamento da comunicação é uma das funções essenciais na administração de projetos, e pode influenciar dramaticamente em seus resultados. • Gestão ou Gerenciamento de Projetos é um tema que trata da aplicação de conhecimento, habilidades, técnicas e ferramentas para garantir que as atividades executadas em um projeto satisfaçam seus objetivos
  9. 9. • Um projeto pode ser definido como uma iniciativa temporária (ou seja, que tem um início e um fim definidos), que é executada para gerar um produto ou serviço que de alguma forma é único. A partir desta definição, é fácil notar que pessoas vêm planejando e executando projetos desde o início dos tempos
  10. 10. Um desafio!! • Imagine um projeto do qual você tenha participado. Identifique como ele começou, como foi desenvolvido e como terminou (quais objetivos foram alcançados)?
  11. 11. • Os projetos diferem das operações regulares de uma organização na medida em que as operações da empresa têm como objetivo produzir o mesmo produto ou serviço continuamente, e não têm um momento para terminar;
  12. 12. Mas... • Qual a diferença entre projeto e processo?? • Estamos falando sobre projetos, mas que a maioria de nós está cumprindo atividades em processo (rotineiras) nas organizações nas quais trabalhamos. Ou seja, processos são atividades rotineiras, repetitivas e padronizadas, com comportamentos que são facilmente medidos e controlados. Fonte: Menezes (2003).
  13. 13. Elaboração de um projeto • O QUE É UM PROJETO? • Instrumento de comunicação. • Instrumento de intervenção em um ambiente ou situação para mudanças. • Instrumento para fazer algo inovador.
  14. 14. Onde você trabalha... • O projeto tem começo, meio e fim programados?; • O projeto é diferente das atividades de rotina?; • A solução do problema envolve muitas variáveis?; • A solução do problema é desconhecida?; • A solução deve ser apresentada dentro de um prazo definido?;
  15. 15. • A solução do problema requer competências e recursos multidisciplinares?; • A solução do problema é importante para a organização?; • A solução do problema ou atividade envolve um cliente importante da organização?
  16. 16. Exemplo de projeto • A realização da Copa do mundo e dos Jogos Olímpicos serve como exemplo de um projeto sobre o qual todos nós estamos diariamente sendo informados pelos jornais, rádio e televisão. Neste exemplo, dá para perceber que tal projeto combina elementos físicos (construções), conceitos, planejamento, organização), serviços (recepção, hospedagem, alimentação) e eventos (jogos e competições).
  17. 17. ELEMENTOS BÁSICOS DE UM PROJETO • Problema • Ideias de solução. • Ações a serem realizadas. • Recursos necessários para a realização. • Valor financeiro.
  18. 18. ETAPAS DA ELABORAÇÃO DE UM PROJETO • Definição do projeto • O que vamos fazer? • Definição do plano de trabalho • Como vamos fazer? • Definição do plano de acompanhamento • Como vamos monitorar, avaliar e disseminar os resultados? • Definição do orçamento • Quanto vai custar?
  19. 19. BRIEFING Soma de conhecimentos que abrangem a situação de mercado e o produto ou serviço em relação a suas características intrínsecas, aos concorrentes e aos objetivos gerais da empresa e do plano de marketing, em termos de venda ou imagem. (Dicionário de termos de marketing)
  20. 20. DEFINIÇÃO DO PROJETO • NOME DO PROJETO • Identifica, indica o que e onde será feito e desperta curiosidade em quem vai ler. • Temos exemplos???
  21. 21. 1º PASSO - DEFINIÇÃO DO PÚBLICO ALVO • Que fatos incomodam e que demandam o projeto? • Que problemas existem e precisam ser resolvidos? • Quem identificou esses problemas?
  22. 22. • Quem está sendo incomodado com o problema? • Onde o problema está localizado? (área física) • Que evidências comprovam a existência do problema? (dados) • Quais são as pessoas/organizações envolvidas no problema?
  23. 23. 2º PASSO - DEFINIÇÃO DA MISSÃO ou OBJETIVO GERAL • Que efeito ou transformação se deseja ao término do projeto? • Mesmo que o efeito ou a transformação seja a longo prazo é preciso que a missão fique definida. • Lembre- se: “Ninguém faz projeto para nada e ninguém financia projeto que não vai gerar resultado”
  24. 24. 3º PASSO - DEFINIÇÃO DOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS OU RESULTADOS Que mudanças ou transformação se deseja ao término do projeto? • De quanto será essa mudança? • Quando elas ocorrerão?
  25. 25. • Lembre-se: “Objetivos descrevem resultados concretos são mensuráveis, alcançáveis num tempo limitado e relacionados às necessidades do público alvo. Serviços e atividades são meios para se chegar lá”.
  26. 26. 4º PASSO - DEFINIÇÃO DOS INDICADORES DE RESULTADOS • O que pode indicar que eu alcancei o resultado? • Lembre-se: “Para cada objetivo ou resultado deve-se associar um indicador de resultado que deve ser claro e expresso se possível em números ou percentuais”
  27. 27. 5º PASSO - O QUE FAZER ANTES DE REDIGIR? • Colete o maior número de dados e informações sobre o tema do projeto. • Verifique a existência de experiências semelhantes e analise o que deu certo e o que deu errado. • Verifique se os resultados alcançados foram os previstos no projeto.
  28. 28. • Verifique os possíveis avanços técnicos e tecnológicos ocorridos no âmbito do tema. • Analise que possíveis diferenciais ou inovações podem ser introduzidos no projeto. • Analise o direcionamento estratégico da organização ou dos parceiros do projeto
  29. 29. • Verifique como o público alvo estava sendo atendido e o grau de satisfação dos mesmos. • Analise porque sua organização é a melhor instituição para realizar o projeto. • Analise que associações, parcerias e alianças estratégicas serão necessárias para a realização do projeto.
  30. 30. • Verifique as condições de operacionalização do projeto na organização e no parceiro e compare com os resultados e indicadores estabelecidos. • Verifique a existência e a disponibilidade dos recursos (humanos, físicos, financeiros e institucionais).
  31. 31. Algumas dicas • Procure ser claro, direto e conciso. • Um bom projeto não é avaliado por peso e nem pelo número de palavras com significado pouco conhecido. • Verifique se o texto guarda coerência em todos os pontos. • Efeito colcha de retalhos, muito cuidado com o recorta e cola.
  32. 32. PLANO DE AVALIAÇÃO E DISSEMINAÇÃO
  33. 33. Processo de comunicação • Planejamento da comunicação • Distribuição da informação • Relatórios de desempenho • Fechamento administrativo
  34. 34. Planejamento da comunicação
  35. 35. • Permite com que o administrador estabeleça meios de comunicação efetiva e eficiente para todos os envolvidos; • Envolve a definição das necessidades de informação para cada stakeholder do projeto bem como identifica quem irá fornecê-la, de que forma e quando;
  36. 36. • Este plano também necessita ser regularmente revisado, pois as necessidades de informação podem variar à medida que o projeto avança. Estas mudanças devem se refletir no plano atualizado;
  37. 37. Como criar um plano de comunicação
  38. 38. Identifique quem necessita de informação • Stakeholders: cliente, usuários, fornecedores, outros gerentes de projeto, etc. Primeiramente, procure identificar quais pessoas ou grupos de pessoas você irá colocar no seu plano de comunicações;
  39. 39. Identifique as necessidades de informação • Verifique quais informações precisam ser formalmente comunicadas, a sua linguagem adequada e a estrutura dos documentos. • Exemplo: executivos necessitam de informação permanente, assim como membros da diretoria necessitam de relatórios de status e estratégia, sendo que os clientes podem ainda necessitar de determinado tipo de orientação, e os membros da equipe de orientação e estímulo.
  40. 40. Identifique os meios para transmitir (Tecnologias de comunicação) • Defina os métodos usados para transmitir a informação entre os envolvidos. • Os fatores que podem afetar a tecnologia utilizada para as comunicações do projeto dependem da velocidade com que as informações importantes devem ser transmitidas, da disponibilidade de uso da tecnologia, e dos recursos para coletar, formatar e distribuir a informação do modo desejado;
  41. 41. Elaboração o Plano de Gerenciamento das Comunicações • Documento de fácil leitura, incorporado ao plano mestre do projeto e incluindo, no mínimo, uma estrutura de distribuição que indique que informações serão transmitidas (relatórios de Status, cronogramas, documentos técnicos, etc) e quais os métodos (e-mail, conferências, relatórios escritos, atas de reuniões, etc) que serão utilizados para distribuir os vários tipos de informação;
  42. 42. • Uma descrição da estrutura para coleta e compartilhamento da informação; • Uma descrição da forma de atualização das informações; • Listas de distribuição, indicando quais informações devem ser repassadas, a quem, por quem, quando e de que forma; • Um cronograma das reuniões ordinárias agendadas;
  43. 43. Distribuição da informação
  44. 44. • O processo de distribuição da informação começa quando os stakeholders solicitam determinadas informações, e o administrador do projeto se dispõe a transmiti-las, de maneira efetiva. • Paralelamente à comunicação planejada, o administrador do projeto deve estar atento a solicitações não esperadas, as quais costumam consumir muito de seu tempo.
  45. 45. • Dados do processo de distribuição : os resultados de todas as atividades realizadas, os produtos entregues, o nível de qualidade alcançado, os custos, o plano do projeto e o plano das comunicações, além dos relatórios de performance. • São recursos para guiar a distribuição da informação: o cronograma, o orçamento, a análise do risco, os níveis de responsabilidade, a indicação da equipe e os controles a serem executados.
  46. 46. Vemos como a habilidade de comunicação é uma importante ferramenta para a disseminação clara e completa das informações que atestam elementos do projeto de forma com que o receptor possa interpretar consistentemente todos os dados apresentados
  47. 47. Tipos de comunicação Verbal Eletrônica Impressa - Apresentações - Reunião de equipe - Seminários/workshops - Consulta a Stakeholders - Eventos - Encontros sociais - Visitas - E-mail pessoal para stakeholders - Lista de distribuição - Fórum On Line - Voice mail - Vídeo conferência - Newsletter - Compartilhamento de informação em diretórios específicos - Envio de documentação impressa - Anúncios - Panfletos e cartazes - Notícias em jornais e revistas
  48. 48. Registros do projeto • O que se espera da distribuição da informação é que os registros do projeto cheguem no tempo certo às pessoas que deles necessitam para tomarem decisões acertadas. • Desta forma, um sistema de controle da documentação deve ser implementado, revisado e monitorado a fim de garantir que continue a atender às necessidades vitais do projeto;
  49. 49. Relatório de desempenho
  50. 50. • À medida que o projeto avançar, você deverá coletar e disseminar informações de desempenho para fornecer aos interessados as informações relativas ao uso dos recursos alocados. Os relatórios podem ser de vários tipos;
  51. 51. • Relatórios de Status - descrevem a posição atual do projeto; • Relatórios de progresso - descrevem o que a equipe do projeto realizou até o momento; • Previsões – em função do obtido até agora, você irá prever a futura situação e progresso do projeto. • Deve fornecer um nível de detalhe em relação ao escopo, cronograma, custo, qualidade, risco e suprimentos, quando requeridos pelos stakeholders;
  52. 52. Encerramento administrativo
  53. 53. • Depois de realizar as atividades previstas e alcançar seus objetivos, ou ainda terminá-las prematuramente, o projeto deve ser encerrado. • Para realizar o encerramento administrativo, você irá necessitar de toda documentação do projeto, vale dizer: o plano do projeto, especificações, plantas, desenhos, registros de testes e ensaios
  54. 54. Como avaliar o projeto
  55. 55. 1-MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO PERIÓDICADE RESULTADOS • Como será feito o acompanhamento do projeto? • Quais são os pontos críticos de cada objetivo e os indicadores a serem verificados? • Como serão coletados os dados? • Qual será a frequência da coleta?
  56. 56. 2-DISSEMINAÇÃO • O que deve ser comunicado com ênfase para cada pessoa envolvida no projeto (formato, frequência, responsáveis, canais de comunicação...)? • Que recursos serão necessários para disseminar(quais são e quanto custam)?
  57. 57. 3-AVALIAÇÃO DE IMPACTO • Como será medido o impacto do projeto? • Que dados os indicadores mostram em um determinado intervalo de tempo? • Que conclusões posso tirar com relação ao início(marco zero) e o final do projeto? • Que diferença fez o projeto para o grupo envolvido? Que mudanças ocorreram?
  58. 58. ROTEIRO - COMO APRESENTAR O PROJETO
  59. 59. • 01. Capa • 02. Sumário • 03. Índice • 04. Introdução • 05. Justificativa • 06. Impacto Social • 07. Objetivos Gerais e Específicos • 08. Plano de trabalho
  60. 60. • 09. Cronograma de Atividades • 10. Justificativa sobre os Métodos de Trabalho • 11. Plano de Avaliação e Disseminação • 12. Orçamentos e Desembolso • 13. Síntese do Orçamento • 14. Anexos • 15. Bibliografia
  61. 61. Referências • CLELAND David I.; IRELAND, Lewis R. Gerência de projetos. Rio de Janeiro: Editora Reichmann e Affonso Editores, 2002. • HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro, Editora Campus, 2005. • KERZNER, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. 6th Edition. USA: John Wiley & sons, 2000. • KEELING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem Global. São Paulo: Editora Saraiva, 2002.

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