O documento discute a importância da comunicação para planos de continuidade do negócio. Ele apresenta as principais ideias de que a comunicação colaborativa é fundamental para situações de crise, que os processos de comunicação em momentos de crise devem ser os mesmos utilizados no dia a dia, e que ferramentas online gratuitas como Ning, Wordpress e Youtube podem ser usadas para manter a comunicação entre funcionários em caso de desastre.

1. Comunicação:
a peça chave
dos planos de
Continuidade
do Negócio

2. O que você vai ver aqui?

Introdução

O que é um “desastre”?

Liderança

Conectividade

Pesquisa e aconselhamento

Comunicação colaborativa

Contingência

3. Introdução

Só 6% das empresas que perdem grandes
quantidades de dados, arquivos e informações
sobre clientes conseguem sobreviver

43% delas não chegam a reabrir

51% fecham em até dois anos (*)

Isso explica a importância de um plano de
“Disaster Recovery” ou Continuidade do Negócio

Mas se o plano é vital para a empresa, ele precisa
considerar o impacto do desastre no principal A perda do espaço de trabalho é um
ativo de uma organização: as pessoas grande impacto na moral e no
relacionamento entre os

E isso é uma atividade de Gestão de Pessoas e colaboradores, pois elimina todas
Comunicação Organizacional as referências cotidianas e os
instrumentos usados pelas pessoas
para interagir e se comunicar
(*) Estudo da Universidade do Texas - 2007

4. O que é um “desastre”?

A queda das Torres Gêmeas foi considerada,
por muitos, como o “desastre”, aquilo que
motivou muitas empresas a criarem seus
planos de continuidade do negócio

Mas é preciso pensar esta questão de forma
muito mais ampla

Segundo o Gartner Group, os planos de
continuidade do negócio, atualmente,
devem considerar um grande número de
Um vulcão na Islândia paralisou o
possibilidades tráfego aéreo na Europa por vários dias.
Isso é um “desastre”? Para muitas

Pense apenas o que uma epidemia de gripe empresas foi um desastre significativo
poderia acarretar a empresas com equipes
enxutas?

5. Cenários de desastres

Pesquisa do Gartner Group de 2005 aponta os cenários
preferidos pelas organizações para o plano de Continuidade
do Negócio

6. 5 fatores de sucesso

Um estudo da IBM assinala que os planos de Continuidade
do Negócio de sucesso precisam considerar 5 fatores
cruciais:

7. Liderança

Segundo o Gartner Group, os programas de Continuidade de
Negócio em desenvolvimento em empresas dos EUA em
2005 se reportavam aos seguintes executivos
Para o Gartner Group, o
executivo ideal para
liderar o plano de
Continuidade do Negócio é
o Diretor de Operações,
que entende de todos os
processos da empresa.
Mas aqui na e-Press nós
entendemos a liderança
de forma mais ampla e
não apenas operacional,
daí porque a liderança
pode e deve envolver um
grupo de pessoas

8. Conectividade

Considerando o fato de que os colaboradores da empresa
não estarão juntos, manter a conectividade entre eles é
fator decisivo
O Gartner Group recomenda
que os planos sejam dirigidos
localmente, especialmente
considerando a questão da
conectividade entre as
pessoas. Acreditamos nessa
premissa e propomos que a
conectividade entre os
colaboradores se dê
fisicamente, entre as equipes
que darão continuidade ao
trabalho, e virtualmente, por
meio de ferramentas
colaborativas. A conectividade que importa é
a de pessoas, daí porque o
plano precisa ser dirigido
localmente

9. Pesquisa & Aconselhamento

Não foque apenas os processos, busque apoio adicional em
atividades como pesquisa de alternativas, comunicação interna e
externa e suporte psicológico a colaboradores, caso necessário
Encontros, reuniões,
apoio e suporte a
pessoas que passaram
por processos
traumáticos, tudo isso
é decisivo para uma
rápida recuperação da
moral dos
colaboradores visando
a retomada plena dos
negócios

10. Comunicação colaborativa

Esta é a pedra fundamental de todo
processo de Continuidade do Negócio

Crises afetam profundamente os processos
de comunicação internos de uma empresa
uma vez que esses processos foram
pensados para acontecer localmente,
internamente, por meio de equipamentos
instalados nas empresas

No entanto, não espere que as pessoas
interajam de forma natural em uma crise
se elas não aprenderam a fazer isso no dia
a dia

Nesse sentido, a comunicação
colaborativa que é decisiva em uma crise
deve ser criada preventivamente,
contingencialmente, antes da ocorrência Graças às novas tecnologias de informação,
de problemas processos de comunicação colaborativa são
possíveis a baixos custos e com resultados
significativos, desde que as pessoas sejam
preparadas para usá-los previamente

11. Tipos de interação
As interações
síncronas são
profundamente
afetadas em
momentos de crise,
pois dependem de
um local ou de
equipamentos como
telefones para
acontecerem, que
podem não estar
operantes.
Por isso, propomos a
construção de uma
poderosa ferramenta
de interação
assíncrona que será
o centro do processo
de comunicação
para a Continuidade
do Negócio

12. Perguntas chaves

Segundo a IBM, ao preparar um plano de
comunicação para momentos de crise é preciso
considerar:

A empresa tem procedimentos para enviar instruções aos
empregados em casa?

Há meios da liderança se comunicar com os colaboradores?

Há sistemas alternativos de comunicação caso os telefones
falhem?

Os times de trabalho conseguem contatar a liderança para
saber o que está acontecendo e como agir?

Sua empresa preparou processos de comunicação flexíveis,
que podem ser rapidamente disparados em caso de
necessidade?

Sua empresa preparou mensagens chaves para os As mais poderosas ferramentas
empregados com antecipação? de comunicação colaborativa da
atualidade estão na Internet,
muitas delas a custo zero

13. Contingência

O plano “B” da
comunicação não pode
significar uma mudança
radical em relação ao
plano “A”, pois isso o
tornará incompreensível
e irrealizável
Por isso, propomos um Plano B da Comunicação
integrado ao Plano A, mas suficientemente
independente para substituir o primeiro

14. Plano de Comunicação
para Projetos de
Continuidade do Negócio
(Disaster Recovering Plan)
Nenhum de nós é mais esperto do que todos nós juntos.
(Provérbio japonês)

15. Plano de comunicação

Este plano de comunicação
contempla as premissas
essenciais de um plano de
Continuidade de Negócios

Liderança

Pesquisa e aconselhamento

Conectividade

Comunicação colaborativa

Contingência

Resultados
Este plano considera fundamental que os
processos de comunicação a serem utilizados
em situação de crise devem ser os mesmos
utilizados no dia a dia das pessoas

16. Liderança

Os processos de comunicação dependem 100% das
pessoas

É preciso encontrar na organização aquelas pessoas
que, junto ao presidente da empresa e ao RH, vão
ajudar a liderar esse processo

Para isso, a e-Press propõe:

Apresentação às áreas da empresa desta
proposta, colhendo opiniões e sugestões
Algumas pessoas lideram os

Identificação, nesse processo, daquelas pessoas processos de comunicação, são
que poderiam atuar como formadores de opinião, fonte de referência, são procuradas
que vão ajudar na construção das ferramentas quando os outros querem
colaborativas de comunicação, provendo esclarecer dúvidas, saber
conteúdo e estimulando as pessoas a se novidades: são os formadores de
opinião. Neste workshop vamos
envolverem e participarem
identificá-los, ouvir suas opiniões e

Este time vai liderar a comunicação interna da trazê-los para o time que vai
organização, inclusive em situações de crise liderar o processo de comunicação
em situações cotidianas e de crise

17. Pesquisa e aconselhamento

Uma vez definido o grupo de
líderes, é importante que as
pessoas conheçam em detalhes as
ferramentas de comunicação que
serão usadas no cotidiano e
também em situações de crise

Para isso, a e-Press propõe:

Encontro com o grupo de líderes,
mais o RH e o Presidente da Situações de crise exigem uma ação clara e
empresa em um workshop em um direta das lideranças da empresa. Por essa
sábado pela manhã, com o razão, este grupo precisa estar preparado
para assumir esse desafio, encarregando-se
objetivo de integrar esta equipe,
de manter as pessoas informadas, atuar para
mostrar seu valor e importância e prover conteúdo para os diferentes públicos
apresentar as ferramentas de da empresa e apoiar a direção da empresa na
comunicação e como elas serão resolução de todo tipo de problema
usadas

18. Conectividade

Os líderes são responsáveis por grupos de pessoas

Nesse sentido, cabe ao líder manter estas pessoas informadas, atualizá-las
sobre os últimos acontecimentos, propor temas para discussão:

Por exemplo: estimular as pessoas a tomarem a vacina contra a gripe

Para isso, a e-Press propõe:

Estimular cada líder a fazer um mapa de seu grupo, de modo a reunir o máximo
possível de informações sobre estas pessoas e passar a estas pessoas informações
sobre como pode ser encontrado
Mais do que
conectividade de
“sistemas”, em
comunicação o
que importa é
conectividade
entre pessoas

19. Comunicação colaborativa

As ferramentas mais poderosas de comunicação
colaborativa estão na Internet e a custo zero

Para isso, a e-Press propõe:

Criar um posicionamento para a empresa na
ferramenta de relacionamento NING(*), que será
restrito e exclusivo para uso da empresa

Criação de uma Newsletter eletrônica mensal

Produzir vídeos com mensagens do Presidente e dos
líderes tratando da importância do assunto e
chamando a atenção para aspectos importantes do
conteúdo no portal

Produção de apresentações com orientação para
procedimento em crise
A colaboração via ferramentas de
comunicação online é o resultado da

Publicação de listas de telefones para contatos e colaboração no dia a dia, daí a
endereço de locais alternativos de trabalho importância de um plano abrangente
de comunicação, que não envolva

A e-Press fará a manutenção do sistema, publicando apenas uso de tecnologia
apenas conteúdo aprovado pela empresa
(*) Saiba mais sobre o NING no próximo slide

20. Ning

O Ning é uma plataforma online, gratuita, que permite a criação de redes sociais voltadas
para determinados temas

Pode ser fechada, isto é, acessada apenas por senha e para determinado grupo de
usuários

Permite a publicação de vídeos, apresentações, documentos, notícias, informações e todo
tipo de conteúdo que tanto pode servir para agilizar a comunicação interna de uma
empresa como pode ser usado em situações de crise
A comunidade
CrisisCamp, do
NING, se dedica
a distribuir
informações que
ajudem as
pessoas a
superar
situações locais
de crise. Conta
com associados
em várias partes
dos EUA

21. Newsletter eletrônica mensal

Mensalmente, a e-Press vai
produzir uma newsletter
eletrônica, para ser enviada por
e-mail, com até três notícias que
as pessoas poderão acessar no
portal NING, como vídeos,
apresentações, atualizações

Esta newsletter pode ser enviada
também aos públicos externos
como representantes, parceiros,
clientes

Isso permite manter o tema
permanentemente na cabeça das
pessoas e levar tráfego ao portal
de comunicação interna

22. Contingência – Plano B

Todas as informações publicadas no
NING terão back-up nas seguintes
ferramentas online gratuitas

Blog Wordpress

Canal de vídeos no Youtube

Canal de apresentações Slideshare
O Slideshare (acima) e o
Youtube (à esquerda) já
reúnem apresentações e
vídeos sobre Disaster
Recovery

23. Resultados

Este plano visa criar um poderoso canal de
comunicação interna para a empresa, hoje
inexistente

Este canal será usado para os relacionamentos
diários e também em situações de crise, uma vez
que as pessoas estarão acostumados a recorrer a ele

No futuro, a empresa pode avaliar investimentos em
outros processos de comunicação como, por
exemplo, assessoria de imprensa, blog corporativo,
presença em redes sociais como Twitter, porque já
terá acumulado experiência nesse sentido

Mensalmente, a e-Press vai produzir um relatório
detalhado com informações publicadas, informações
Este relatório é gerencial e
mais acessadas, interações, trocas de informação,
administrativo e permite que
atualizações de conteúdo, para que a direção da
a direção da empresa
empresa possa avaliar os avanços
acompanhe de perto os
resultados do plano de
comunicação

24. Conclusão

Este plano de comunicação é totalmente
aderente aos processos de Continuidade
do Negócio ou Disaster Recovery

Usa tecnologias de comunicação online,
que podem ser acessadas pelos
colaboradores, fornecedores e parceiros,
de modo remoto e a custo zero

Para torná-las efetivas é necessário
envolver as pessoas em sua produção e Mais do que papel, brochuras, folhetos
uso ou documentos que as pessoas
guardam em computador, o uso de
redes sociais torna a comunicação em

E devem se tornar um canal de situação de crise muito efetiva, pois
comunicação interna de modo ela está a salvo de problemas com
permanente, não apenas em situação de acesso à empresa e operacionalidade
de redes, podendo ser acessada
crise remotamente

25. Mais informações
A e-Press é a mais criativa agência

e-Press Comunicação de comunicação da atualidade,
propondo integração de meios
convencionais de comunicação a

Marisa Bravo redes sociais a baixos custos.
Conheça mais sobre o trabalho da e-

(11) 2619 1720 Press aqui no Slideshare ou no blog-
site da empresa, que pode ser visto
em www.epress.com.br

marisa@epress.com.br