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Processo Seletivo: Analista de Recursos Humanos
             Implantação de Projeto




          Título: Comunicação
          Interna
          Elaboração de Quadros de Avisos,
          Jornal Interno e Intranet

          Desenvolvido Por: Talita Vallim




                                                  1
A COMUNICAÇÃO INTERNA
A Comunicação Interna é a interação, os processos de
trocas, os relacionamentos dentro de uma empresa ou
instituição. Também chamada de Endocomunicação
(ou Endomarketing), a Comunicação Interna é
responsável por fazer circular as informações, o
conhecimento.

 VERTICAL      Direção     HORIZONTAL




                            Mesmo Nível de Subordinação
            Subordinados
                                           2
Importância da Comunicação
nas Empresas
 Hoje, apesar de termos muitas formas de obter informações e
 conhecimentos, nem sempre estamos nos comunicando. Existe
 grande diferença entre comunicação e informação.

 Numa empresa não é diferente. Muitas informações são produzidas
 e causam impacto na vida dos funcionários, mas nem sempre
 geram mudanças de atitudes, ou ainda, causam confusão porque
 não foram divulgadas da forma adequada.

 Outras informações sequer chegam aos verdadeiros destinatários
 porque um gestor não identificou a essência comunicativa de
 determinado fato. Daí o valor da Comunicação Interna numa
 organização.



                                                3
Motivação Por Meio da
Comunicação
 Os empregados são parceiros e quanto mais bem
 informados estiverem, mais envolvidos com aquela
 empresa, sua missão e seu negócio, eles estarão.

 A Comunicação interna amplia a visão do empregado,
 dando-lhe um conhecimento sistêmico do processo.

 Assim, o funcionário, sabendo o que seu trabalho
 representa no todo da organização, qual a importância
 das tarefas que realiza, do que produz, o desempenhará
 com mais eficiência.


                                         4
O PROJETO
O processo de Implantação de Comunicação Integrada
tem como metas principais uma estreita articulação com
a sua estratégia empresarial, um foco na comunicação
direta/ face-a-face (Face To Face), e o estímulo a uma
efetiva participação dos empregados e integração com
os meios de comunicação.

A empresa deseja ser percebida como uma organização
socialmente responsável e de excelência mundial.




                                        5
Os Propósitos
   Manter a visibilidade e entendimento da Cultura, Diretrizes, Valores e
    Objetivos da empresa, contribuindo para o alcance dos resultados
    esperados;
   Promover e manter internamente a Imagem Institucional (Conjunto de
    imagens que a empresa projeta para o mundo exterior e que ficam retidas
    na mente das pessoas com quem a empresa se relaciona) desejada da
    Empresa;
   Divulgar assuntos de interesse dos empregados e da empresa, com
    qualidade;
   Integrar pessoas, áreas e unidades;
   Conscientizar, habilitar e apoiar as lideranças para condução dos processos
    de comunicação junto aos públicos internos e para o exercício de seu papel
    no aprendizado contínuo e de valorização das pessoas;
   Estimular abertura para mudanças e inovações;
   Estimular uma ação cidadã dos públicos internos, alinhada à Atuação
    Social da Empresa.


                                                           6
IMPLANTAÇÃO
A construção de diretrizes para a
Implantação de Comunicação Integrada
envolverá as lideranças internas (da
diretoria até a supervisão) desde a fase
de diagnóstico (pesquisa da situação
atual), passando pela discussão e
validação do projeto e finalizando com a
condução conjunta do processo.

                               7
Os princípios que orientam esse
   processo compreendem:
   Coerência entre discurso e prática:        Freqüência e permanência: Ações
    Assegurando um relacionamento de            planejadas e contínuas, mantendo a
    transparência e confiança com seus          freqüência dos meios, da comunicação
    públicos internos;                          direta, eventos e campanhas;
   Comprometimento das lideranças:            Condução integrada: Articulação com o
    Atuando como principais fontes de           Sistema de Gestão da empresa e
    informações e agentes da                    integração entre os meios: comunicação
                                                direta, eventos e campanhas;
    Comunicação Interna e liderando a
    comunicação direta com suas equipes;       Comunicação em crises e
                                                emergências: Posicionamento da
   Antecipação e agilidade: Ser a              empresa sobre o acontecimento de
    primeira fonte de informações para          forma consistente e ágil, sendo fonte de
    seus públicos internos sobre assuntos       referência segura para o público interno;
    que dizem respeito à sua atuação;          Monitoramento: Processo monitorado
   Direcionamento, foco e                      através de mecanismos definidos com
    interatividade: Tratamento de               critérios e periodicidade conhecidos
    informações direcionadas pelas              pelos públicos internos;
    demandas de informações do público         Limite: Clara explicitação de razões que
    interno, com as lideranças ouvindo e        impedem a comunicação de decisões
    interagindo com os empregados;              que não possam ser antecipadas para
                                                os públicos internos.


                                                                  8
Ações e Meios de Comunicação
Interna
    Para a dinamização da rede de Comunicação Interna, são usados os
    seguintes instrumentos:

   Suporte permanente às lideranças na condução da comunicação com suas
    equipes;
   Capacitação em Comunicação: Ações permanentes de habilitação de
    todas as lideranças internas, através de workhops e seminários com foco
    em Comunicação;
   Informe Gerencial: Pauta veiculada sempre que um fato demanda
    comunicação direta das lideranças com as equipes;
   Matriz de Comunicação: Formulário utilizado pelas lideranças para
    decisões de impacto que demanda comunicação interna;
   Comitês de Comunicação: Fóruns de participação de representantes de
    todas as equipes da empresa na gestão e produção da Comunicação
    Interna. Os integrantes são capacitados através de workshop e reuniões.



                                                         9
EXECUÇÃO
Para alcançar os propósitos do Programa
de Gestão da Comunicação Interna, será
provida a integração entre os meios de
comunicação, a comunicação direta e
os eventos e campanhas.




                             10
Os Meios de Comunicação
   Jornal Interno: Publicação que tem como público prioritário os
    empregados e seus familiares. Seu papel é discutir e traduzir grandes
    temas da empresa e do mundo e destacar iniciativas dos empregados;
   Boletim: Apresentam em notas curtas, informações do dia-a-dia da
    empresa. É veiculada nos quadros de avisos, displays nos restaurantes e
    Intranet;
   Quatro de avisos: Mural em todas as unidades da empresa, aborda
    assuntos específicos da unidade e de interesse geral dos empregados;
   Intranet: Fonte de acesso amplo, fácil e rápido, com notícias curtas de
    assuntos ligados à empresa (Restrito à funcionários com acesso à
    computadores);
   Informe Gerencial: Fornece ao grupo gerencial informações que devem
    ser repassadas às equipes (ou que poderão ser úteis para esclarecer
    duvidas levantadas pelos empregados).




                                                          11
A Comunicação Direta
 A Comunicação Interna prioriza a comunicação direta das lideranças com
 as equipes. As Lideranças participarão de um programa de capacitação em
 Comunicação.



Eventos e Campanhas
 Diversos eventos e campanhas técnicas e sociais serão promovidos pela empresa
 constituindo oportunidades de participação, integração, valorização e
 reconhecimento das pessoas.

 O papel da Comunicação Empresarial nestas oportunidades é dar suporte à
 divulgação e condução, além de monitorar os resultados.



                                                           12
Monitoramento
    O monitoramento da Gestão da Comunicação Interna incluirá uma
    pesquisa de Comunicação com o nível operacional.

    Avaliação com as Lideranças usando um mapa de diagnóstico que
    abrangerá:
   Fatores de Pesquisa de Clima;
   Pesquisas realizadas nos seminários de comunicação com as
    lideranças;
   Avaliação pelos integrantes da Comunicação;
   Formulários de avaliação imediata e sondagem com amostragem
    de lideranças.




                                                  13
Expectativas
 Serão desenvolvidas métricas para a medição após um período
 previamente definido partindo do início de execução do projeto,
 para que possam ser averiguados quais os resultados obtidos pelo
 mesmo desde o início de sua execução.

 Para melhor comparação, uma pesquisa inicial será feita antes da
 implantação (diagnóstico de situação atual), assim os resultados
 serão mais comprobatórios.

 A expectativa é uma mudança significativa e positiva no olhar
 interno da empresa, que tragam os seguintes aspectos para a
 vigência interna:




                                                  14
   Reconhecimento consistente, por quase a totalidade (senão a totalidade) dos
    entrevistados de uma evolução na Comunicação Interna da Empresa;
   A Interatividade e o feedback na Comunicação Interna apontando aspectos com a
    melhor avaliação também de parte da maioria;
   Os entrevistados ressaltando com extrema positividade a abertura ao diálogo por
    parte das lideranças, e estes apontando que as equipes de seu comando, são cada
    vez mais participativas e exigentes, em função do crescente nível educacional e de
    informação que terão;
   O mix de veículos de comunicação interna terão avaliação positiva pelos
    entrevistados, que demonstrarão compreensão bastante alta da proposta de cada
    veículo.
   A maioria perceberá que a empresa se preocupa em divulgar informações relativas
    às mudanças no quadro acionário vivido pela empresa e à situação de mercado,
    considerando-se bem informada sobre a situação atual da empresa. As mudanças
    gerarão ansiedade, mas não comprometerão o conceito da empresa - sua imagem
    corporativa se manterá fortalecida.
   Na comunicação direta via lideranças a capacidade de antecipação das informações
    será destacada, com a maioria afirmando que é a primeira fonte de comunicação;
   Parceiros no Planejamento Estratégico e Produção de Veículos de
    Comunicação: A Empresa contará com parceiros no planejamento e da
    comunicação interna, na elaboração dos veículos e na editoração de peças.

                                                                 15
CONCLUSÃO
O processo de comunicação interna precisa ser
valorizado e os canais que ele dispõe (jornais, boletins,
intranet, murais...) disponibilizados de forma eficaz e
atrativa para que realmente cumpram sua missão de
integrar todo o quadro funcional de uma organização.

Comunicar é mais que informar, é atrair, é envolver. E
neste processo, todos os empregados possuem seu
valor e atuam de alguma forma em tornar uma
organização bem informada ou não. Enfim, uma boa
comunicação interna depende de todos!

                                           16

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Comunicação interna na empresa: implantação de projeto de comunicação integrada

  • 1. Processo Seletivo: Analista de Recursos Humanos Implantação de Projeto Título: Comunicação Interna Elaboração de Quadros de Avisos, Jornal Interno e Intranet Desenvolvido Por: Talita Vallim 1
  • 2. A COMUNICAÇÃO INTERNA A Comunicação Interna é a interação, os processos de trocas, os relacionamentos dentro de uma empresa ou instituição. Também chamada de Endocomunicação (ou Endomarketing), a Comunicação Interna é responsável por fazer circular as informações, o conhecimento. VERTICAL Direção HORIZONTAL Mesmo Nível de Subordinação Subordinados 2
  • 3. Importância da Comunicação nas Empresas Hoje, apesar de termos muitas formas de obter informações e conhecimentos, nem sempre estamos nos comunicando. Existe grande diferença entre comunicação e informação. Numa empresa não é diferente. Muitas informações são produzidas e causam impacto na vida dos funcionários, mas nem sempre geram mudanças de atitudes, ou ainda, causam confusão porque não foram divulgadas da forma adequada. Outras informações sequer chegam aos verdadeiros destinatários porque um gestor não identificou a essência comunicativa de determinado fato. Daí o valor da Comunicação Interna numa organização. 3
  • 4. Motivação Por Meio da Comunicação Os empregados são parceiros e quanto mais bem informados estiverem, mais envolvidos com aquela empresa, sua missão e seu negócio, eles estarão. A Comunicação interna amplia a visão do empregado, dando-lhe um conhecimento sistêmico do processo. Assim, o funcionário, sabendo o que seu trabalho representa no todo da organização, qual a importância das tarefas que realiza, do que produz, o desempenhará com mais eficiência. 4
  • 5. O PROJETO O processo de Implantação de Comunicação Integrada tem como metas principais uma estreita articulação com a sua estratégia empresarial, um foco na comunicação direta/ face-a-face (Face To Face), e o estímulo a uma efetiva participação dos empregados e integração com os meios de comunicação. A empresa deseja ser percebida como uma organização socialmente responsável e de excelência mundial. 5
  • 6. Os Propósitos  Manter a visibilidade e entendimento da Cultura, Diretrizes, Valores e Objetivos da empresa, contribuindo para o alcance dos resultados esperados;  Promover e manter internamente a Imagem Institucional (Conjunto de imagens que a empresa projeta para o mundo exterior e que ficam retidas na mente das pessoas com quem a empresa se relaciona) desejada da Empresa;  Divulgar assuntos de interesse dos empregados e da empresa, com qualidade;  Integrar pessoas, áreas e unidades;  Conscientizar, habilitar e apoiar as lideranças para condução dos processos de comunicação junto aos públicos internos e para o exercício de seu papel no aprendizado contínuo e de valorização das pessoas;  Estimular abertura para mudanças e inovações;  Estimular uma ação cidadã dos públicos internos, alinhada à Atuação Social da Empresa. 6
  • 7. IMPLANTAÇÃO A construção de diretrizes para a Implantação de Comunicação Integrada envolverá as lideranças internas (da diretoria até a supervisão) desde a fase de diagnóstico (pesquisa da situação atual), passando pela discussão e validação do projeto e finalizando com a condução conjunta do processo. 7
  • 8. Os princípios que orientam esse processo compreendem:  Coerência entre discurso e prática:  Freqüência e permanência: Ações Assegurando um relacionamento de planejadas e contínuas, mantendo a transparência e confiança com seus freqüência dos meios, da comunicação públicos internos; direta, eventos e campanhas;  Comprometimento das lideranças:  Condução integrada: Articulação com o Atuando como principais fontes de Sistema de Gestão da empresa e informações e agentes da integração entre os meios: comunicação direta, eventos e campanhas; Comunicação Interna e liderando a comunicação direta com suas equipes;  Comunicação em crises e emergências: Posicionamento da  Antecipação e agilidade: Ser a empresa sobre o acontecimento de primeira fonte de informações para forma consistente e ágil, sendo fonte de seus públicos internos sobre assuntos referência segura para o público interno; que dizem respeito à sua atuação;  Monitoramento: Processo monitorado  Direcionamento, foco e através de mecanismos definidos com interatividade: Tratamento de critérios e periodicidade conhecidos informações direcionadas pelas pelos públicos internos; demandas de informações do público  Limite: Clara explicitação de razões que interno, com as lideranças ouvindo e impedem a comunicação de decisões interagindo com os empregados; que não possam ser antecipadas para os públicos internos. 8
  • 9. Ações e Meios de Comunicação Interna Para a dinamização da rede de Comunicação Interna, são usados os seguintes instrumentos:  Suporte permanente às lideranças na condução da comunicação com suas equipes;  Capacitação em Comunicação: Ações permanentes de habilitação de todas as lideranças internas, através de workhops e seminários com foco em Comunicação;  Informe Gerencial: Pauta veiculada sempre que um fato demanda comunicação direta das lideranças com as equipes;  Matriz de Comunicação: Formulário utilizado pelas lideranças para decisões de impacto que demanda comunicação interna;  Comitês de Comunicação: Fóruns de participação de representantes de todas as equipes da empresa na gestão e produção da Comunicação Interna. Os integrantes são capacitados através de workshop e reuniões. 9
  • 10. EXECUÇÃO Para alcançar os propósitos do Programa de Gestão da Comunicação Interna, será provida a integração entre os meios de comunicação, a comunicação direta e os eventos e campanhas. 10
  • 11. Os Meios de Comunicação  Jornal Interno: Publicação que tem como público prioritário os empregados e seus familiares. Seu papel é discutir e traduzir grandes temas da empresa e do mundo e destacar iniciativas dos empregados;  Boletim: Apresentam em notas curtas, informações do dia-a-dia da empresa. É veiculada nos quadros de avisos, displays nos restaurantes e Intranet;  Quatro de avisos: Mural em todas as unidades da empresa, aborda assuntos específicos da unidade e de interesse geral dos empregados;  Intranet: Fonte de acesso amplo, fácil e rápido, com notícias curtas de assuntos ligados à empresa (Restrito à funcionários com acesso à computadores);  Informe Gerencial: Fornece ao grupo gerencial informações que devem ser repassadas às equipes (ou que poderão ser úteis para esclarecer duvidas levantadas pelos empregados). 11
  • 12. A Comunicação Direta A Comunicação Interna prioriza a comunicação direta das lideranças com as equipes. As Lideranças participarão de um programa de capacitação em Comunicação. Eventos e Campanhas Diversos eventos e campanhas técnicas e sociais serão promovidos pela empresa constituindo oportunidades de participação, integração, valorização e reconhecimento das pessoas. O papel da Comunicação Empresarial nestas oportunidades é dar suporte à divulgação e condução, além de monitorar os resultados. 12
  • 13. Monitoramento O monitoramento da Gestão da Comunicação Interna incluirá uma pesquisa de Comunicação com o nível operacional. Avaliação com as Lideranças usando um mapa de diagnóstico que abrangerá:  Fatores de Pesquisa de Clima;  Pesquisas realizadas nos seminários de comunicação com as lideranças;  Avaliação pelos integrantes da Comunicação;  Formulários de avaliação imediata e sondagem com amostragem de lideranças. 13
  • 14. Expectativas Serão desenvolvidas métricas para a medição após um período previamente definido partindo do início de execução do projeto, para que possam ser averiguados quais os resultados obtidos pelo mesmo desde o início de sua execução. Para melhor comparação, uma pesquisa inicial será feita antes da implantação (diagnóstico de situação atual), assim os resultados serão mais comprobatórios. A expectativa é uma mudança significativa e positiva no olhar interno da empresa, que tragam os seguintes aspectos para a vigência interna: 14
  • 15. Reconhecimento consistente, por quase a totalidade (senão a totalidade) dos entrevistados de uma evolução na Comunicação Interna da Empresa;  A Interatividade e o feedback na Comunicação Interna apontando aspectos com a melhor avaliação também de parte da maioria;  Os entrevistados ressaltando com extrema positividade a abertura ao diálogo por parte das lideranças, e estes apontando que as equipes de seu comando, são cada vez mais participativas e exigentes, em função do crescente nível educacional e de informação que terão;  O mix de veículos de comunicação interna terão avaliação positiva pelos entrevistados, que demonstrarão compreensão bastante alta da proposta de cada veículo.  A maioria perceberá que a empresa se preocupa em divulgar informações relativas às mudanças no quadro acionário vivido pela empresa e à situação de mercado, considerando-se bem informada sobre a situação atual da empresa. As mudanças gerarão ansiedade, mas não comprometerão o conceito da empresa - sua imagem corporativa se manterá fortalecida.  Na comunicação direta via lideranças a capacidade de antecipação das informações será destacada, com a maioria afirmando que é a primeira fonte de comunicação;  Parceiros no Planejamento Estratégico e Produção de Veículos de Comunicação: A Empresa contará com parceiros no planejamento e da comunicação interna, na elaboração dos veículos e na editoração de peças. 15
  • 16. CONCLUSÃO O processo de comunicação interna precisa ser valorizado e os canais que ele dispõe (jornais, boletins, intranet, murais...) disponibilizados de forma eficaz e atrativa para que realmente cumpram sua missão de integrar todo o quadro funcional de uma organização. Comunicar é mais que informar, é atrair, é envolver. E neste processo, todos os empregados possuem seu valor e atuam de alguma forma em tornar uma organização bem informada ou não. Enfim, uma boa comunicação interna depende de todos! 16