O documento discute a importância da comunicação no gerenciamento de projetos. Ele explica que a comunicação é fundamental para o alinhamento dos objetivos da equipe de projeto com os objetivos estratégicos da organização e para o sucesso do projeto. O planejamento da comunicação envolve a identificação dos stakeholders, a análise de seu nível de influência e interesse no projeto, a definição dos meios e frequência da comunicação com cada grupo, e a designação do responsável pela comunicação. Uma boa comunicação é essencial para manter a equipe alinhada com

1. COMUNICAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Aurélia Adriana de Melo1
INTRODUÇÃO
Dentre os objetivos da comunicação nas organizações, a passagem e troca de
informações talvez seja o que mais se evidencia. Entretanto, é preciso olhar de forma
mais aguçada para um outro papel inerente ao processo de comunicação: o de promover
alinhamento entre os objetivos dos diversos atores organizacionais e os objetivos
estratégicos da organização.
No contexto das equipes de projetos, este papel é fundamental para o sucesso
dos empreendimentos desenvolvidos, o qual se consubstancia na maior aproximação
entre aquilo que foi planejado e aquilo que se obtém quando da execução do projeto em
si. Uma prova disso está no fato de que a falta de comunicação, ou a inadequação da
mesma, ocupa a segunda posição na lista dos problemas mais citados pelas empresas
brasileiras no que tange ao gerenciamento de projetos (Valle et al., 2007).
Ressalta-se, porém, que fazer com que todos os membros da equipe de projeto
entendam o que deverá ser alcançado e, mais importante, por que deverá sê-lo não é
tarefa fácil. Parafraseando o professor, pesquisador e consultor na área de
gerenciamento de projeto, Ricardo Vargas, dado que projeto é algo que, naturalmente,
tem todas as chances para dar errado, resta-nos tudo fazer para mudar este destino. E a
saída está na arte de planejar todos os aspectos que influenciam o projeto. Estes
aspectos traduzem-se em nove áreas de conhecimento, conforme estruturação proposta
pelo Project Management Institute (PMI). Entre estas nove áreas, está a de
comunicação. Mas como planejar a comunicação?
PLANEJAMENTO DA COMUNICAÇÃO EM PROJETOS
Para planejar a comunicação em projetos, o primeiro passo a ser dado diz
respeito à identificação dos principais receptores das informações que serão produzidas.
No campo do gerenciamento de projetos, eles também são chamados de intervenientes e
fazem parte da alta administração de uma empresa, do grupo de gerentes, do grupo de
fornecedores, do grupo de clientes do projeto, da sociedade, das entidades de classe, da
imprensa, dos órgãos governamentais etc .
1 Aurélia Adriana de Melo é graduada em Engenharia Mecânica (UNICAMP), mestre em Política
Científica e Tecnológica (UNICAMP), doutora em Administração (UFRGS). É professora do Curso de
Administração da Faculdade Dom Bosco de Porto Alegre (FDB-POA) e da Universidade de Santa Cruz
do Sul (UNISC) e pesquisadora na área de Gerenciamento de Projetos na FDB-POA.

2. Uma vez identificados os intervenientes, faz-se importante questionar sobre a
influência e o interesse de cada um deles na condução e nos resultados do projeto. A
análise combinada dos níveis de influência e interesse permite classificar cada
interveniente segundo sua possibilidade de contribuição para o projeto. Neste ponto,
Chaves et al. (2007), baseados num trabalho publicado por Nolan e Kolb em 1987,
propõem uma estrutura composta por quatro categorias de contribuição, quais sejam:
aliados, bloqueadores, membros da rede e desaceleradores. Para cada uma destas
categorias, os autores indicam ações que podem potencializar a contribuição dos
intervenientes (ver figura 1). Salienta-se, porém, que as ações indicadas devem ser
operacionalizadas por meio da comunicação específica e personalizada para cada grupo.
Figura 1 – Estrutura para classificação dos intervenientes do projeto
Fonte: Adaptado de Chaves et al. (2007)
Dando seqüência ao planejamento da comunicação, o segundo passo consiste em
elaborar duas coisas importantes: o meio de comunicação e seu modelo de
personalização. A importância destes fatores justifica-se no fato de que precisão,
procedimentos e compreensão são considerados elementos críticos da comunicação em
projetos (THOMAS et al., 1998 apud CHAVES et al., 2007).
Sobre o meio e o modelo de personalização da comunicação, é possível dizer
que eles são a expressão da combinação entre o impacto que os resultados do projeto
podem provocar e o grau de envolvimento que se deseja obter de cada grupo de
interveniente. A figura 2 mostra a relação entre tipos de envolvimento desejados e os
meios de comunicação que devem ser utilizados para obtê-los, tendo como pano de
fundo o nível de impacto dos resultados do projeto.

3. Figura 2 – Meios de comunicação e tipos de envolvimentos desejados para os intervenientes do projeto
Fonte: Chaves et al. (2007)
Conforme a figura 2, compromisso corresponde ao grau mais elevado de
envolvimento que pode ser almejado de um grupo específico de intervenientes. A este
grupo pertencem indivíduos que experimentarão mudanças significativas, ou de forte
impacto, provocadas pelos resultados do projeto. Nele, também está contida a própria
equipe do projeto.
Por esta razão, para este grupo a comunicação deverá prover informações
atualizadas sobre o desenvolvimento do projeto, além de reuniões elaboradas com a
finalidade de fornecer esclarecimentos detalhados sobre as atividades do projeto, seus
resultados parciais etc. Os indivíduos deste grupo devem ser também convidados a
tomar parte dos processos de solução de problemas que naturalmente aparecerão no
decorrer das fases do projeto.
No extremo, a conscientização corresponde ao grau mais baixo de envolvimento
de um grupo de intervenientes de um projeto. Neste grupo, estão alocadas aquelas
pessoas para quem o impacto dos resultados do projeto será de baixa intensidade. Para
este grupo, a comunicação terá como objetivo a informação sobre os resultados do
projeto sem preocupação de profundidade ou detalhamento.
Para ilustrar os dois extremos, pode-se citar o caso de uma empresa que atua no
varejo e resolve implantar um sistema para gestão da qualidade. Tanto o grupo
responsável pelas atividades de implementação, seja ele interno à empresa ou uma
consultoria, como a alta administração devem estar comprometidos com o
desenvolvimento da implantação do sistema.

4. Os clientes da empresa certamente serão afetados pelos resultados deste projeto
ao ver no mercado um produto cuja qualidade de processo é controlada de forma
sistemática. No entanto, não faz sentido que a empresa os convide para participar de
reuniões ou seminários cujo objetivo é fornecer informações em detalhes e de conteúdo
aprofundado sobre o processo de implementação do sistema da qualidade.
Finalmente, a terceira etapa do processo de comunicação consiste na definição
da freqüência da comunicação, pois receber informações em prazos adequados, na
quantidade e qualidade adequada também constitui aspecto crítico da comunicação em
projetos, conforme Thomas et al. (1998 apud CHAVES et al., 2007). Também é feita
nesta etapa a definição da pessoa responsável pelo processo de comunicação, o qual
envolve coleta e processamento de dados que serão transformados em informação
significativa para os principais intervenientes dos projetos.
Em três passos, de forma simples e sintética, o planejamento da comunicação
pode ser representado no esquema abaixo:
Figura 3 – Esquema para planejamento da comunicação
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Acontecimentos recentes no setor de aviação brasileiro não deixam dúvidas
sobre a importância do planejamento da comunicação no âmbito empresarial. No
lamentável acidente ocorrido com o Boeing 737-800 da Gol em 29 de setembro de
2007, pôde-se ver como o planejamento da comunicação é importante para manter a
reputação de uma empresa mesmo que ela esteja passando por um forte momento de
crise.
No caso da Gol, o manual para gerenciamento de crises, elaborado pelo vice-
presidente técnico, David Barioni Neto, contém entre suas 2700 páginas um espaço
reservado para tratar deste tema. No episódio que marcou sobremaneira a trajetória da

5. empresa, todas as ações estavam planejadas. Este planejamento abrangeu desde o
formato da comunicação dirigida ao mercado até a cor do traje usado na primeira
entrevista coletiva dada pelo presidente Constantino de Oliveira Júnior. O resultado
traduziu-se na reação dos investidores, o valor dos papéis da Gol praticamente não foi
afetado pela repercussão do acidente (EXAME, 22/03/2007).
O contraponto pôde também ser visto na repercussão de comunicações efetuadas
por autoridades ligadas a órgãos que regulam o setor de aviação. No calor dos
acontecimentos, experimentando forte tensão e pressionadas a dar respostas à sociedade,
o improviso algumas vezes preponderou na comunicação feita pelas autoridades,
marcando negativamente a imagem dos órgãos governamentais.
No contexto do gerenciamento de projetos, o papel da comunicação observa
mesma relevância. Dela depende a sintonia da equipe com os objetivos do projeto, o que
trará como conseqüência o cumprimento dos prazos e custos e o atendimento dos
critérios de qualidade, todos estabelecidos a priori. Conscientes disso, gerentes de
projetos devem cuidar com todo zelo desta área, evitando a tentação de superestimar
apenas aspectos técnicos. Sendo assim, duas alternativas podem ser sugeridas caso o
gerente não se sinta capacitado a enfrentar os desafios que o planejamento e a execução
da comunicação demandam, ou ele procura desenvolver as competências requeridas por
este processo ou delega a alguém de reconhecida competência a função de cuidar da
comunicação, não esquecendo que líderes de equipes de sucesso se destacam não
apenas por evidenciar seus saberes mas também por reconhecer seus limites.
REFERÊNCIAS
CHAVES, Lúcio Edi et al. Gerenciamento da Comunicação em Projetos. Série
Gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro : FGV, 2007.
CORREA, Cristiane. Os 18 dias que abalaram a Gol. Exame, n. 889, 22/03/2007.
VALLE, B, A. et al. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos. Série
Gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro : FGV, 2007.