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ESTRUTURAÇÃO
 DOS PROCESSOS
DE COMUNICAÇÃO
    EM PROJETOS,
    PROGRAMAS E
     PORTFÓLIOS
            CONSULTORIA
CONSULTORIA




          SOBRE A
      CONSULTORIA
              Assegure melhores resultados em seus projetos
              com uma estrutura de comunicação simples, efetiva,
              diferenciada e consistente.

              Durante várias implementações de Escritórios de Projetos, a
              Macrosolutions percebeu que uma área dedicada à comunicação
              pode ajudar significantemente a criar e manter a sinergia
              necessária para uma comunicação eficaz entre os vários projetos
              dentro de programas e portfólios.
              Visando prover serviços diferenciados aos seus clientes, a
              Macrosolutions desenvolveu uma metodologia de comunicação
              em projetos exclusiva que assegura o melhor uso da informação
              vigente para a tomada de decisão. A metodologia integra melhores
              práticas de modelos ágeis (Scrum e XP) e modelos de reporte por
              exceção (PRINCE2) em uma estrutura sólida, simples e eficiente.
              Todos esses trabalhos são decorrentes do uso conjugado de
              modelos de obtenção de informação, modelos de armazenamento
              de dados e técnicas inovadoras de distribuição de informações e
              reporte.


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               PRINCIPAIS
              PROBLEMAS
              ABORDADOS
                »»Não existe processo de comunicação do projeto
                »»Erros, falhas e conflitos decorrentes de ruídos na
                 comunicação

                »»Informalidade excessiva no trato da informação
                »»Relatórios pouco efetivos para a tomada de decisão
                »»Baixa confiabilidade nos canais convencionais de
                 comunicação

                »»Tomada de decisão pobre, caótica ou incompleta decorrente
                 da falta ou imprecisão da informação gerada

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          ESCOPO DOS
           TRABALHOS
              ✓✓Diagnóstico do modelo atual de comunicações
              ✓✓Avaliação dos meios de comunicação existentes
              ✓✓Identificação dos personagens-chave do processo de
                comunicação (“Personas”)

              ✓✓Elaboração da estratégia de comunicação
              ✓✓Confecção dos modelos de relatórios de negócios e
                operacional (Projetos, Programas e Portfólios)

              ✓✓Elaboração do Plano de Comunicações
              ✓✓Estruturação dos meios de comunicação usando modelos
                tradicionais e web 2.0

              ✓✓Implementação da agenda de comunicações
              ✓✓Planejamento e gerenciamento de reuniões
              ✓✓Coaching em técnicas de reuniões
              ✓✓Operação assistida

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  FICHA TÉCNICA
                                                                               DESCRIÇÃO

                                                          Prazo aproximado necessário para a realização dos
        DURAÇÃO ESTIMADA DOS TRABALHOS
                                                          trabalhos da Consultoria.
        3 meses.

                                                          Nível de complexidade dos trabalhos a serem
        COMPLEXIDADE DOS TRABALHOS
                                                          realizados tanto pela Macrosolutions como pelo cliente
        Baixa à média.                                    nos trabalhos. Envolve desafios internos, culturais,
                                                          técnicos e tecnológicos do projeto a ser implementado.

                                                          Equipe mínima que o cliente deve disponibilizar
        EQUIPE DO CLIENTE (MÍNIMA NECESSÁRIA)
                                                          para os trabalhos. Seu volume de trabalho depende
        1 Gerente de Projetos e 1 Analista de Projetos.   da estrutura das visitas e dos trabalhos a serem
                                                          realizados. Estima-se que a participação da equipe
                                                          minima do cliente se dedique pelo menos 80 a 100
                                                          horas/mês para o projeto (individualmente).

                                                          Determina o percentual de participação da equipe do
        ALOCAÇÃO EQUIPE CLIENTE X ALOCAÇÃO
                                                          cliente e da equipe da consultoria no projeto. O total
        EQUIPE MACROSOLUTIONS                             é sempre 100%. Por exemplo: uma alocação 25%/75%
        25% Equipe Cliente.                               indica que 25% dos trabalhos do projeto serão
        75% Equipe Macrosolutions.                        realizados pelo cliente e 75% pela Macrosolutions.

                                                          Número estimado de visitas mensais da equipe
        NÚMERO ESTIMADO DE VISITAS DO PROJETO
                                                          Macrosolutions às instalações do cliente para
        3 visitas.                                        diagnóstico, validação de processos, reuniões, entrega
                                                          de resultados e outros trabalhos presenciais.

                                                          Nível de maturidade mínimo que a organização precisa
        NÍVEL DE MATURIDADE (MÍNIMO REQUERIDO)
                                                          ter em gerenciamento de projetos para realizar os
        Baixo.                                            trabalhos. Em trabalhos mais complexos a maturidade
                                                          mínima requerida é um fator determinante do sucesso
                                                          dos trabalhos da Macrosolutions.

                                                          Destaca a abrangência dos trabalhos dentro da
        NÍVEL DE ABRANGÊNCIA ORGANIZACIONAL
                                                          organização. Alguns tipos de consultorias da
        Corporativo:                                      Macrosolutions podem ser específicos e localizados no
        Departamental:                                    projeto ou departamento enquanto outros trabalhos
        Projeto:                                          envolvem/impactam os mais variados setores
                                                          corporativos da organização.

                                                          Idiomas nos quais os trabalhos da Macrosolutions são
        IDIOMA(S)
                                                          desenvolvidos.
        Português, Inglês, Espanhol



                                                                   © Macrosolutions SA. Todos direitos reservados.   5/9
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    PADRÕES E
METODOLOGIAS
                                            Padrões e metodologias de gerenciamento de projetos discutidos
                                            e abordados na consultoria


             Project Management Institute (PMI)                   UK Office of Government Commerce (OGC)

  PMBOK Guide                                              PRINCE2 (Projects in Controlled Environments)

  PMI Practice Standard for Estimating                 —   MSP (Managing Successful Programmes)                     —

  PMI Practice Standard for Earned Value Management    —   M_O_R (Management of Risks)                              —

  PMI Practice Standard for Configuration                  P3M3 (Portfolio, Programme, and Project
                                                       —
  Management                                               Management Maturity Model)

  PMI Practice Standard for Risk Management            —   P3O (Portfolio, Programme and Project Offices)

  PMI Practice Standard for Work Breakdown Structure   —   MoP (Management of Portfolios)

  PMI Practice Standard for Scheduling                 —   MoV (Management of Value)

  PMI Standard for Portfolio Management
                                                                                Scrum Alliance
  PMI Standard for Program Management
                                                           Scrum Methodology
  PMI Project Manager Development Competency
  Framework
                                                              International Project Management Association (IPMA)
  Organizational Project Management Maturity Model
  (OPM3®)                                                  ICB® IPMA Competence Baseline



                                                                        © Macrosolutions SA. Todos direitos reservados.   6/9
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 ABRANGÊNCIA
DA ABORDAGEM
 ÁREA           ABRANGÊNCIA   DESCRIÇÃO

 Integração                   Inclui os processos necessários para assegurar que os vários elementos do projeto sejam
                              adequadamente coordenados.

 Escopo                       Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho
                              necessário, e somente o trabalho necessário, para completar o projeto com sucesso.

 Tempo                        Inclui os processos necessários para assegurar a conclusão em tempo hábil do projeto.

 Custo                        Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do
                              orçamento aprovado.

 Qualidade                    Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto irá satisfazer as necessidades
                              para as quais ele foi empreendido.

 Recursos                     Inclui os processos necessários para tornar mais efetivo o uso das pessoas envolvidas com
 Humanos                      o projeto.

 Comunicações                 Inclui os processos necessários para garantir a geração oportuna e adequada, coleta,
                              disseminação, armazenamento e disposição final das informações do projeto.

 Risco                        Processo sistemático de identificar, analisar e responder aos riscos do projeto. Ele
                              inclui maximizar a probabilidade e conseqüências de eventos positivos e minimizar a
                              probabilidade e conseqüências de eventos adversos aos objetivos do projeto.

 Aquisições                   Inclui os processos requeridos para adquirir bens e serviços de fora da organização
                              executora para atingir o escopo do projeto.

 SSMA                         Envolve os processos relacionados aos trabalhos de segurança, saúde e meio ambiente,
                              incluindo regulamentações específicas.

 Planejamento   Opcional      Envolve os processos que relacionam os projetos com a estratégia corporativa através dos
 Estratégico                  indicadores dos objetivos do Balanced Scorecard.



                                                                         © Macrosolutions SA. Todos direitos reservados.    7/9
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                        13 RAZÕES
              PARA SUA EMPRESA ESCOLHER
                      NOSSA CONSULTORIA
               Histórico de Projetos e Clientes              Experiência Reconhecida
               A Macrosolutions estruturou modelos e         Internacionalmente
               processos que hoje suportam mais de           A Macrosolutions foi a primeira
               US$18 bilhões.                                organização brasileira a ser credenciada
                                                             pelo PMI em seu Registered
               Retorno do Investimento Calculado             Consultant Program, um dos mais
               Modelo matemático baseado em                  completos e rigorosos programas de
               processos estatísticos e simuladores          credenciamento de consultorias em
               que permite a determinação do retorno         gerenciamento de projetos e portfólio.
               do investimento na consultoria.
                                                             Atuação Mundial
               Avaliação Futura dos Resultados               A Macrosolutions já realizou
               Para garantir a efetividade dos               trabalhos em 29 países, em todos os
               trabalhos e também da aplicação               continentes e em todos os estágios de
               pelo cliente do processo e estrutura          desenvolvimento econômico.
               desenvolvidos.
                                                             Missão Crítica
               Metodologia e Plano de Trabalho               A experiência de Ricardo Vargas e
               Todos os trabalhos têm cronogramas            de sua equipe torna a Macrosolutions
               detalhados, escopo definido,                  capaz de atuar nos mais variados
               mecanismos de gestão dos riscos e             projetos de missão crítica.
               melhores práticas.
                                                             Ética, Confidencialidade e
               Transferência de Conhecimento                 Profissionalismo
               Cada peça de informação produzida             Todos os trabalhos realizados dentro do
               física e digitalmente é entregue ao           cliente são considerados confidenciais e
               cliente no término das fases do projeto.      tratados com o mais alto nível de rigor
                                                             profissional.
               Metodologia de Ricardo Vargas
                                                             Acessibilidade
               Todos os trabalhos da Macrosolutions
               são baseados na experiência e na              Nossos clientes têm acesso 24x7 à
               metodologia criada por Ricardo Vargas,        equipe de consultoria. Isso assegura o
               um dos mais influentes especialistas em       atendimento imediato das solicitações,
               gerenciamento de projetos do mundo.           garantindo o sucesso dos projetos.

               Excelente Equipe de Consultores               Simulações e modelos matemáticos
               Nossa equipe de consultores reúne             Um dos nossos conjuntos de
               um seleto grupo de profissionais              ferramentas mais importantes é o de
               com qualificação excepcional e com            modelos matemáticos e simuladores
               experiência internacional comprovada.         desenvolvidos e personalizados para os
                                                             clientes.


                                                          © Macrosolutions SA. Todos direitos reservados.   8/9
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Macrosolutions Consultoria: Estruturação dos Processos de Comunicação em Projetos, Programas e Portfólios

  • 1. ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO EM PROJETOS, PROGRAMAS E PORTFÓLIOS CONSULTORIA
  • 2. CONSULTORIA SOBRE A CONSULTORIA Assegure melhores resultados em seus projetos com uma estrutura de comunicação simples, efetiva, diferenciada e consistente. Durante várias implementações de Escritórios de Projetos, a Macrosolutions percebeu que uma área dedicada à comunicação pode ajudar significantemente a criar e manter a sinergia necessária para uma comunicação eficaz entre os vários projetos dentro de programas e portfólios. Visando prover serviços diferenciados aos seus clientes, a Macrosolutions desenvolveu uma metodologia de comunicação em projetos exclusiva que assegura o melhor uso da informação vigente para a tomada de decisão. A metodologia integra melhores práticas de modelos ágeis (Scrum e XP) e modelos de reporte por exceção (PRINCE2) em uma estrutura sólida, simples e eficiente. Todos esses trabalhos são decorrentes do uso conjugado de modelos de obtenção de informação, modelos de armazenamento de dados e técnicas inovadoras de distribuição de informações e reporte. © Macrosolutions SA. Todos direitos reservados. 2/9
  • 3. CONSULTORIA PRINCIPAIS PROBLEMAS ABORDADOS »»Não existe processo de comunicação do projeto »»Erros, falhas e conflitos decorrentes de ruídos na comunicação »»Informalidade excessiva no trato da informação »»Relatórios pouco efetivos para a tomada de decisão »»Baixa confiabilidade nos canais convencionais de comunicação »»Tomada de decisão pobre, caótica ou incompleta decorrente da falta ou imprecisão da informação gerada © Macrosolutions SA. Todos direitos reservados. 3/9
  • 4. CONSULTORIA ESCOPO DOS TRABALHOS ✓✓Diagnóstico do modelo atual de comunicações ✓✓Avaliação dos meios de comunicação existentes ✓✓Identificação dos personagens-chave do processo de comunicação (“Personas”) ✓✓Elaboração da estratégia de comunicação ✓✓Confecção dos modelos de relatórios de negócios e operacional (Projetos, Programas e Portfólios) ✓✓Elaboração do Plano de Comunicações ✓✓Estruturação dos meios de comunicação usando modelos tradicionais e web 2.0 ✓✓Implementação da agenda de comunicações ✓✓Planejamento e gerenciamento de reuniões ✓✓Coaching em técnicas de reuniões ✓✓Operação assistida © Macrosolutions SA. Todos direitos reservados. 4/9
  • 5. CONSULTORIA FICHA TÉCNICA DESCRIÇÃO Prazo aproximado necessário para a realização dos DURAÇÃO ESTIMADA DOS TRABALHOS trabalhos da Consultoria. 3 meses. Nível de complexidade dos trabalhos a serem COMPLEXIDADE DOS TRABALHOS realizados tanto pela Macrosolutions como pelo cliente Baixa à média. nos trabalhos. Envolve desafios internos, culturais, técnicos e tecnológicos do projeto a ser implementado. Equipe mínima que o cliente deve disponibilizar EQUIPE DO CLIENTE (MÍNIMA NECESSÁRIA) para os trabalhos. Seu volume de trabalho depende 1 Gerente de Projetos e 1 Analista de Projetos. da estrutura das visitas e dos trabalhos a serem realizados. Estima-se que a participação da equipe minima do cliente se dedique pelo menos 80 a 100 horas/mês para o projeto (individualmente). Determina o percentual de participação da equipe do ALOCAÇÃO EQUIPE CLIENTE X ALOCAÇÃO cliente e da equipe da consultoria no projeto. O total EQUIPE MACROSOLUTIONS é sempre 100%. Por exemplo: uma alocação 25%/75% 25% Equipe Cliente. indica que 25% dos trabalhos do projeto serão 75% Equipe Macrosolutions. realizados pelo cliente e 75% pela Macrosolutions. Número estimado de visitas mensais da equipe NÚMERO ESTIMADO DE VISITAS DO PROJETO Macrosolutions às instalações do cliente para 3 visitas. diagnóstico, validação de processos, reuniões, entrega de resultados e outros trabalhos presenciais. Nível de maturidade mínimo que a organização precisa NÍVEL DE MATURIDADE (MÍNIMO REQUERIDO) ter em gerenciamento de projetos para realizar os Baixo. trabalhos. Em trabalhos mais complexos a maturidade mínima requerida é um fator determinante do sucesso dos trabalhos da Macrosolutions. Destaca a abrangência dos trabalhos dentro da NÍVEL DE ABRANGÊNCIA ORGANIZACIONAL organização. Alguns tipos de consultorias da Corporativo: Macrosolutions podem ser específicos e localizados no Departamental: projeto ou departamento enquanto outros trabalhos Projeto: envolvem/impactam os mais variados setores corporativos da organização. Idiomas nos quais os trabalhos da Macrosolutions são IDIOMA(S) desenvolvidos. Português, Inglês, Espanhol © Macrosolutions SA. Todos direitos reservados. 5/9
  • 6. CONSULTORIA PADRÕES E METODOLOGIAS Padrões e metodologias de gerenciamento de projetos discutidos e abordados na consultoria Project Management Institute (PMI) UK Office of Government Commerce (OGC) PMBOK Guide PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) PMI Practice Standard for Estimating — MSP (Managing Successful Programmes) — PMI Practice Standard for Earned Value Management — M_O_R (Management of Risks) — PMI Practice Standard for Configuration P3M3 (Portfolio, Programme, and Project — Management Management Maturity Model) PMI Practice Standard for Risk Management — P3O (Portfolio, Programme and Project Offices) PMI Practice Standard for Work Breakdown Structure — MoP (Management of Portfolios) PMI Practice Standard for Scheduling — MoV (Management of Value) PMI Standard for Portfolio Management Scrum Alliance PMI Standard for Program Management Scrum Methodology PMI Project Manager Development Competency Framework International Project Management Association (IPMA) Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®) ICB® IPMA Competence Baseline © Macrosolutions SA. Todos direitos reservados. 6/9
  • 7. CONSULTORIA ABRANGÊNCIA DA ABORDAGEM ÁREA ABRANGÊNCIA DESCRIÇÃO Integração Inclui os processos necessários para assegurar que os vários elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Escopo Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para completar o projeto com sucesso. Tempo Inclui os processos necessários para assegurar a conclusão em tempo hábil do projeto. Custo Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento aprovado. Qualidade Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto irá satisfazer as necessidades para as quais ele foi empreendido. Recursos Inclui os processos necessários para tornar mais efetivo o uso das pessoas envolvidas com Humanos o projeto. Comunicações Inclui os processos necessários para garantir a geração oportuna e adequada, coleta, disseminação, armazenamento e disposição final das informações do projeto. Risco Processo sistemático de identificar, analisar e responder aos riscos do projeto. Ele inclui maximizar a probabilidade e conseqüências de eventos positivos e minimizar a probabilidade e conseqüências de eventos adversos aos objetivos do projeto. Aquisições Inclui os processos requeridos para adquirir bens e serviços de fora da organização executora para atingir o escopo do projeto. SSMA Envolve os processos relacionados aos trabalhos de segurança, saúde e meio ambiente, incluindo regulamentações específicas. Planejamento Opcional Envolve os processos que relacionam os projetos com a estratégia corporativa através dos Estratégico indicadores dos objetivos do Balanced Scorecard. © Macrosolutions SA. Todos direitos reservados. 7/9
  • 8. CONSULTORIA 13 RAZÕES PARA SUA EMPRESA ESCOLHER NOSSA CONSULTORIA Histórico de Projetos e Clientes Experiência Reconhecida A Macrosolutions estruturou modelos e Internacionalmente processos que hoje suportam mais de A Macrosolutions foi a primeira US$18 bilhões. organização brasileira a ser credenciada pelo PMI em seu Registered Retorno do Investimento Calculado Consultant Program, um dos mais Modelo matemático baseado em completos e rigorosos programas de processos estatísticos e simuladores credenciamento de consultorias em que permite a determinação do retorno gerenciamento de projetos e portfólio. do investimento na consultoria. Atuação Mundial Avaliação Futura dos Resultados A Macrosolutions já realizou Para garantir a efetividade dos trabalhos em 29 países, em todos os trabalhos e também da aplicação continentes e em todos os estágios de pelo cliente do processo e estrutura desenvolvimento econômico. desenvolvidos. Missão Crítica Metodologia e Plano de Trabalho A experiência de Ricardo Vargas e Todos os trabalhos têm cronogramas de sua equipe torna a Macrosolutions detalhados, escopo definido, capaz de atuar nos mais variados mecanismos de gestão dos riscos e projetos de missão crítica. melhores práticas. Ética, Confidencialidade e Transferência de Conhecimento Profissionalismo Cada peça de informação produzida Todos os trabalhos realizados dentro do física e digitalmente é entregue ao cliente são considerados confidenciais e cliente no término das fases do projeto. tratados com o mais alto nível de rigor profissional. Metodologia de Ricardo Vargas Acessibilidade Todos os trabalhos da Macrosolutions são baseados na experiência e na Nossos clientes têm acesso 24x7 à metodologia criada por Ricardo Vargas, equipe de consultoria. Isso assegura o um dos mais influentes especialistas em atendimento imediato das solicitações, gerenciamento de projetos do mundo. garantindo o sucesso dos projetos. Excelente Equipe de Consultores Simulações e modelos matemáticos Nossa equipe de consultores reúne Um dos nossos conjuntos de um seleto grupo de profissionais ferramentas mais importantes é o de com qualificação excepcional e com modelos matemáticos e simuladores experiência internacional comprovada. desenvolvidos e personalizados para os clientes. © Macrosolutions SA. Todos direitos reservados. 8/9
  • 9. CONSULTORIA MAIORES INFORMAÇÕES Para maiores informações sobre esta consultoria, por favor entre em contato. Fone: +55 31 3024-3003 Fax: +55 31 3024-3005 e-mail: info@macrosolutions.com.br © Macrosolutions SA. Todos direitos reservados. 9/9