Gerenciamento de projetos PMO Lisarb

ISAN/FGV - SÃO LUÍS - MA
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Disciplina: Project Office e Nível de Maturidade
ISAN/FGV: GP-20 / São Luis (MA)

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Agenda
1
Quem Somos
2
O Projeto
3
Objetivos
4
Identificação dos Projetos
5
Categotização
6
Avaliação
7
Seleção
8
Priorização
9
Balanceamento
10
Nível de Maturidade
11
Benefícios
12
Nível Hieráquico Adotado
13
Foco Adotado
14
Função Adotada
15
Modelo Adotado

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1
Quem Somos
A Programa.office® é uma consultoria especializada em gerenciamento de portfólio, organizando de forma simples e prática os projetos e sonhos de sua empresa.
Nosso Time:
Polliany Katriny Fonseca Sousa
Ana Bárbara Ávila Brito Raposo
Rafael Tavares Silva
Hermano Lúcio Raiol Conceição
Darlene Meneses Mendonça
Cláudio Melonio Diniz

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2
O Projeto
O Projeto de PMO em
Lisarb consiste em estruturar toda
O portfólio dos projetos e programas a serem implantantados, baseando-se nos objetivos estratégicos para reestruturação do país e satisfação do cliente principal, o povo Lisarbeano!

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2
O Projeto
O logotipo do projeto:

Fonte estilizada, com estilo futurista, tal qual o objetivo do projeto.
Símbolo de “Avanço Rápido” destacado, dando idéia de compressão do tempo: Fazer muito em pouco tempo.

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3
Objetivos
•Nosso objetivo fazer o gerenciamento do portfólio de projetos de Lisarb, para que o país direcione de forma assertiva seus investimentos visando atingir seus objetivos estratégicos.

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4
Identificação dos Projetos

LISARB Sem Fronteiras

E-Cult

VIVA +

Casa Sustentável

Sua Voz
 Eu Vencedor

SociaLISARB

Tolerância
ZERO

Justiça Agora

Educar
O primeiro passo para o gerenciamento de portfólio é identificar os projetos possíveis de serem implementados de acordo com as necessidades surgidas dos objetivos estratégicos. De forma ilustrativa esses possíveis projetos estão listados a seguir:

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5
Categorização
Levando em consideração os benefícios estratégicos em comum, os projetos identificados foram agrupados e categorizados para possíveis formação de Programas. Desta forma foram criadas 4 categorias para tipo de projeto e 3 categorias para complexibilidade. conforme abaixo:
Meio Ambiente: Programa que compõe todos os projetos relacionados ao desenvolvimento sustentável e energias renováveis
Educação: Todos os projetos relacionados à reestruturação da educação pública e conscientização da população foram reunidos neste programa
Social: Programa para reestruturação e modernização das políticas sociais no país
Política: Programa de Projetos de política interna e externa
Complexibilidade Alta
Complexibilidade Média
Complexibilidade Baixa

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5
Categorização
Meio Ambiente
Educação
Social
Política
Complex. Média
Complex. Alta
Complex. Baixa

LISARB Sem Fronteiras

E-Cult

VIVA +

Casa Sustentável

Sua Voz

Eu Vencedor

SociaLISARB

Tolerância
ZERO

Justiça Agora

Educar

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6
Avaliação
Critérios de avaliação foram elencados conforme tabela abaixo para priorizar os programas listados.
Critério
Peso
Justificativa
Custo de Implementação
4
O orçamento do governo é restrito, desta forma o custo deve ser minuciosamente avaliado para que o máximo de projetos possa ser implementado com a verba disponível.
População Beneficiada
2
Os benefícios obtidos para população é um dos principais fatores a serem verificações, medidos e apresentados ao cliente, no caso o governo.
Prazo de Implementação
2
Por se tratar de um projeto do governo, existem restrições quanto a projetos com prazos extremamente longos.
Empregos gerados
1
O nível de complexidade do projeto a ser implantado implicará diretamente no nível dos profissionais a serem contratados, bem como nos prazos e recursos da implementação.
Valor de Reserva de Contingência (Risco)
1
O nível de maturidade exigido para o projeto determinará toda a infraestrutura exigida pelo projeto, bem como se temos condições de assumi-lo.

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6
Avaliação
Resumo das características dos projetos:
Critério
Empregos gerados
Valor de Reserva de Contingência
P1. Viva +
3 bilhões
90 milhões
4,5 anos
7 mil
20%
P2. Casa Sustentável
250 milhões
50 milhões
3 anos
30 mil
5%
P3. Lisarb s/ fronteiras
50 milhões
150 mil
1 ano
200
5%
P4. Eu Vencendor
90 milhões
500 mil
3 anos
5 mil
10%
P5. SociaLISARB
5 bilhões
80 milhões
5 anos
12 mil
20%
P6. Sua Voz
10 milhões
90 milhões
2 anos
5 mil
5%
P7. E-Cult
100 milhões
20 mil
1 ano
500
5%
P8. Tolerância Zero
6 bilhões
50 milhões
1,5 ano
20 mil
15%
P9. Justiça Agora
700 milhões
80 milhões
5 anos
6 mil
10%
P10. Educar
500 milhões
5 milhões
2 anos
5 mil
10%

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6
Avaliação
Nota
Empregos gerados
0
> 1 bilhão
< 500mil
>4 anos
< 5 mil
>15%
5
<1bi >100mi
<50mi >500mil
<4 anos >2anos
>5mil <10mil
<15% >10%
10
< 100 mi
> 50mi
<2 anos
>10mil
<10%
•Para avaliação também foi estipulada uma nota técnica foi dada a cada projeto pelos integrantes do escritório de projetos (0, 5 ou 10) de acordo com as características abaixo:

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7
Seleção
Para seleção dos programas, além do peso informado durante o processo de avaliação, uma nota técnica foi dada a cada projeto pelos integrantes do escritório de projetos (0, 5 ou 10). Esta nota técnica foi multiplicada pelo peso, obtendo assim os valores para cada critério. Estes valores parciais foram somados obtendo a nota final de cada projeto.
Critérios
Peso
P1
P2
P3
P4
P5
NT
M
NT
M
NT
M
NT
M
NT
M
4
0
0
5
20
10
40
10
40
0
0
2
10
20
5
10
0
0
0
0
10
20
2
0
0
5
10
10
20
5
10
0
0
Empregos gerados
1
10
10
10
10
0
0
5
5
10
10
1
0
0
10
10
10
10
5
5
0
0
Nota Final
10
30
60
70
60
30

14 de 30
7
Seleção
Continuação.
Critérios
Peso
P6
P7
P8
P9
P10
NT
M
NT
M
NT
M
NT
M
NT
M
4
10
40
10
40
0
0
5
20
5
20
2
10
20
0
0
5
10
10
20
5
10
2
5
10
10
20
10
20
0
0
5
10
Empregos gerados
1
5
5
0
0
10
10
10
10
5
5
1
10
10
10
10
0
0
5
5
5
5
Nota Final
10
85
70
40
55
50

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8
Priorização
Os programas foram elencados de acordo com a ordem de prioridade para execução. Foram eleitos os projetos com nota acima de 50 para verificação de balanceamento.
.
Programa
Nota
P6. Sua Voz
85
P3. Lisarb Sem Fronteiras
70
P7. E-Cult
70
60
P4. Eu Vencendor
60
P9. Justiça Agora
55
P10. Educar
50
40
P1. Viva +
30
P5. SociaLISARB
30

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9
Balanceamento
Nesta representação, tipo gráfico de bolhas, podemos ter uma visualização de como estão situados os projetos do portfólio, numa forma mais clara que auxilia a decisão do Sponsor e/ou Gerente de Projetos, a direcionar seus esforços, afim de atender suas expectativas com maior assertividade.
Meio Ambiente
Educação
Social
Política
Complex. Média
Complex. Alta
Complex. Baixa
Nível de Investimento
Baixo
Médio
Alto
OBJETIVOS REQUERIDOS:
1)Justiça;
2)Política cidadã;
3)Educação;
4)Economia;
5)Prot. Social;
6)Qualidade de vida;
7)Cultura/Diversidade;
8)Política Externa;
9)Combate à Corrupção.
Legenda:
p6
p3
p7
p2
p9
3
6



2
4
6
9


3
6
7


3
4
7
8
3
6
7
1
5
6
p4

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9
Balanceamento
Os programas foram repriorizados de forma a melhorar o balanceamento, pois como vimos, os mesmos estão desbalanceados
.
Programa
Nota
P6. Sua Voz
85
P3. Lisarb Sem Fronteiras
70
P7. E-Cult
70
60
P4. Eu Vencendor
60
P9. Justiça Agora
55
P10. Educar
50
40
P1. Viva +
30
P5. SociaLISARB
30

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9
Balanceamento
Com este balanceamento podemos observar as seguintes modificações:
1) Os programas atendem melhor os objetivos estratégicos
2) Existem programas de baixo custo e baixa complexidade
3) Existem programas de médio custo e média complexidade
Meio Ambiente
Educação
Social
Política
Complex. Média
Complex. Alta
Complex. Baixa
Nível de Investimento
Baixo
Médio
Alto
OBJETIVOS REQUERIDOS:
1)Justiça;
2)Política cidadã;
3)Educação;
4)Economia;
5)Prot. Social;
6)Qualidade de vida;
7)Cultura/Diversidade;
8)Política Externa;
9)Combate à Corrupção.
p3
p2
p10
p8
p4









3
4
6
3 5 6 7
3
5
6
7
1
2
5
6
9
3
4
7
8
p6
2
4
6
9

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Nível de Maturidade
Para a determinação do nível de maturidade em que se encontra LISARB, foi utilizado um questionário, composto de 40 quesitos de avaliação com os seguintes critérios de pontuação:
0 -> Questão sem marcação (não aplicável)
1 -> Quase nunca (aplicável para até 10% dos projetos)
2 -> Às vezes (aplicável para mais de 10% e menos de 50% dos projetos)
3 -> 50% das ocasiões (aplicável para 50% dos projetos)
4 -> A maioria das ocasiões (aplicável para mais de 50% e menos de 80% dos projetos)
5 -> Em quase todas as ocasiões (aplicável para mais de 80% dos projetos)
De acordo com o sistema de classificação abaixo:
• Acima de 160 pontos: Nível 5
• Entre 121 e 160 pontos: Nível 4
Após responder o questionário e somados os pontos, chegou-se ao valor de 69 pontos.
Podemos verificar que LISARB encontra-se no NÍVEL 2 de maturidade.

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Benefícios
Para garantirmos o sucesso dos resultados em LISARB, necessitaremos das aplicações das melhores práticas, para que LISARB alcance a melhoria em seus valores.
Assim, as melhores práticas propostas são de fato uma coleção de técnicas e abordagens geralmente percebidas como benéficas dentro do contexto que visa a evolução e o crescimento de um país totalmente novo dotado de uma mentalidade e principalmente cultura diferente de tudo já empregado.
O PMO consegue combinar o conceito dessas práticas com a engenharia de valores passando a construir a abordagem VIP (Value Improvement Practice), ou seja Práticas de Valor Agregado aos Projetos, sendo denominada na lógica de processos como Melhoria Contínua.
LISARB surgirá com um conceito de país totalmente sustentável com projetos de melhoria de valor e melhoria contínua, permitindo assim que a organização colha os resultados (valor agregado) durante as fases de construção.
.

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Benefícios
O PMO também é responsável por:
Reduzir o ciclo de vida dos projetos
Facilitar a escolha dos conjuntos de projetos a serem trabalhados pela organização
Desenvolver e manter uma central executiva de controle dos portfólios de projetos
Prestar consultorias e esclarecimentos necessários aos projetos
Oferecer e disponibilizar ferramentas de gestão de projetos
Desenvolver e manter uma central de suporte aos projetos
Oferecer suporte e informações facilitando o trabalho do conselho de gestão
Selecionar projetos prioritários do portfólio
Desenvolver e ministrar treinamentos em gestão de projetos
Elaborar e desenvolver o marketing e a comunicação dos projetos
Recrutamento e seleção garantindo as habilidades necessárias para a equipe
Treinamento e certificação viabilizando o desenvolvimento das habilidades
Recomendação de promoção e participação nos projetos da organização
Gerenciar e armazenar dados selecionando a ferramenta de armazenamento e o sistema de recuperação de dados dos projetos.

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Nível Hierárquico Adotado
Pela alta complexidade e grandeza nos detalhes do Projeto Lisarb o PMO mais adequado a função, é o PMO nível 3 “estratégico” que visa a organização como um todo, atuando diretamente nas áreas de TI, Operações e Finanças com grau de maturidade mais elevado.
Prioriza a otimização na execução de projetos com base na larga experiência e também nos conhecimentos e atitudes pessoais (disciplina , liderança e etc).
O nível de sucesso é próximo de 100% e a organização tem alta confiança em seus profissionais, aceitando desafios de alto risco.
PMO nível 3 também trabalha o planejamento estratégico para Lisarb como um processo contínuo (benchmarking).Registra lições aprendidas e transfere conhecimento adquirido para projetos futuro.
.

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13
Foco Adotado
Foco em Gestão que visa processos e otimização de recursos em projetos diferentes. Com foco na gestão dos riscos , processos e metodologia, otimização de recursos e melhoria continua.
A Programa Office acredita que o grande sucesso desta implementação será no benefício refletido no governo e população de Lisarb.
.

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Função Adotada
O foco adotado foi: Gerência Técnica.
A Programa Office acredita que o Gerenciamento de Portfólio em Lisarb é um grande desafio a ser trabalhado de médio a longo prazo.
A integração com a máquina pública e a população em geral demandará uma forte atuação em processos e metodologias de comunicação buscando a transparência e credibilidade da população no governo do país justificado pelo nível de maturidade em gerenciamento de projetos de LISARB, que tem necessidade de uma base de conhecimento de projetos e profissionais com expertise técnica para aconselhar e reforçar as boas práticas de gerenciamento de projetos.
.

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Modelo Adotado
O modelo sugerido é o “Torres de Controle”.
Este modelo permitirá gerenciar os processos e metodologia. Também será possível ter uma boa gestão do conhecimento em gerenciamento de projeto, sistemas definidos, padronizados, controlados e auditados, focando na melhoria continua de processos e recursos. Esse modelo é adequado para empresa com o nível de maturidade de Lisarb.
.

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Corpo de Profissionais
Considerando o modelo de gestão que será adotado pelo PMO a ser implantado em LISARB. Este deverá ser composto por:
•1 diretor do escritório,
•4 Gerentes de Projetos (GP) sendo um para o acompanhamento de cada programa,
•1 Gerente de Planejamento e Controle (PC) responsável pela consolidação dos avanços físico e financeiro dos projetos,
•1 Gerente de Integração e Gestão (IG) responsável pela uniformização das metodologias e processos a serem implantados em cada projeto.
.

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Etapas da Implementação
1.Escolha do tipo de PMO (Definição do Nível e Modelo);
2.Obter Suporte – Sponsor (Aprovação do Projeto pelo Governo de LISARB)
3.Criar Infraestrutura (escritórios, hardware, software, interconectividade, metodologias, procedimentos e montagem da equipe)
4.Monitorar e Doutrinar Envolvidos
5.Estabelecer projeto piloto
6.Entrar em Operação
7.Feedback e melhoria contínua
.

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Métricas Utilizadas
As métricas adotadas serão definidas em reunião do Gerente de Planejamento e Controle com cada Gerente de Projeto específico, já que os projetos são distintos e deverão ter sua forma de medição específica.
Dentre os indicadores utilizados podemos citar:
1.Análise de Valor Agregado;
2.Gráficos de acompanhamento físico-financeiro (curva “S”);
3.Marcos atingidos;
4.Índice de Satisfação da População.
.

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Fatores Críticos de Sucesso
Para garantir o sucesso dos projetos é imprescindível que:
1.O Sponsor esteja envolvido com o acompanhamento dos resultados;
2.Os Gerentes de Projetos estejam com seus projetos alinhados com a estratégia do PMO;
3.Que haja comunicação clara e concisa dos resultados e lições aprendidas;
4.Todos os recursos solicitados pelos gerentes de Projetos sejam disponibilizados no prazo pré-estabelecido (Histograma de recursos);
5.Disseminação da Matriz de responsabilidades com todos os envolvidos, com feedback para confirmar o entendimento;
6.Sejam traçadas métricas quantitativas, de fácil acompanhamento.
.

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FIM

Gerenciamento de projetos PMO Lisarb

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