Equipe - implantaçao de PMO em Lisarb

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Implantação de PMOem LISARB Turma 39 – GEEP Paulista Adriana Lage Erika Sakashita Ichitani Lidiane Cois Luciana Moreira Ronconi Melina B Mussi Gerenciamento de Portfolio e PMO

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AGENDA  1. AEmpresa  2. O Projeto: PMO LISARB  3. Benefícios do projeto  4. Maturidade  5. Hierarquia  6. Funções do PMO  7. Modelo de PMO  8. Métricas de sucesso  9. Etapas de implementação PMO  10. Objetivos Estratégicos  11. Projetos LISARB  12. Categorização – Projetos  13. Avaliação – Projetos  14. Seleção - Projetos  15. Priorização – Projetos  16. Balanceamento do Portifólio  17. Iteração com processos

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AGENDA  1. AEmpresa  2. O Projeto: PMO LISARB  3. Benefícios do projeto  4. Maturidade  5. Hierarquia  6. Funções do PMO  7. Modelo de PMO  8. Métricas de sucesso  9. Etapas de implementação PMO  10. Objetivos Estratégicos  11. Projetos LISARB  12. Categorização – Projetos  13. Avaliação – Projetos  14. Seleção - Projetos  15. Priorização – Projetos  16. Balanceamento do Portifólio  17. Iteração com processos

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A EMPRESA  ALEAM Consulting é uma empresa multinacional de consultoria de gestão com mais de 10.000 profissionais atendendo a clientes em mais de 10 países. Combinando experiência ímpar, conhecimento profundo sobre todos os setores econômicos e funções de negócio, a LEAN Consulting incentiva seus clientes não somente a serem mais eficientes e produtivos, mas também os orienta sobre como devem se posicionar no mercado de forma que aumentem seus lucros e se mantenham competitivos. Diferencial  Os resultados da LEAM estão sempre ligados ao nosso talento interno. A iniciativa e atitude positiva de nossos profissionais no permite oferecer soluções personalizadas para cada um de nossos clientes e agregar valor a cada projeto.

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AGENDA  1. AEmpresa  2. O Projeto: PMO LISARB  3. Benefícios do projeto  4. Maturidade  5. Hierarquia  6. Funções do PMO  7. Modelo de PMO  8. Métricas de sucesso  9. Etapas de implementação PMO  10. Objetivos Estratégicos  11. Projetos LISARB  12. Categorização – Projetos  13. Avaliação – Projetos  14. Seleção - Projetos  15. Priorização – Projetos  16. Balanceamento do Portfolio  17. Iteração com processos

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O PROJETO: PMOLISARB  Objetivo  A partir da experiência de nossos profissionais, buscamos auxiliar o LISARB na implantação de um PMO (Project Management Office) para centralizar e coordenar o gerenciamento dos projetos, alinhando-os aos objetivos estratégicos da empresa.

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BENEFÍCIOS DO PROJETO Melhora na performance dos projetos  Redução de exposição aos riscos  Melhora na consolidação de dados  Melhora na transferência de conhecimento  Centralização de suporte a projetos (unificação de esforços)  Desenvolvimento e disseminação de práticas e métodos de GP  Desenvolvimento de carreira dos gerentes de projetos  Administração das ferramentas de suporte de GP  Visibilidade e transparência sobre o andamento dos projetos  Antecipação de problemas (análise de riscos)

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Linguagem comum Processos comuns Metodologia única Benchmarking Melhoria Contínua Nível 1 Nível 3 Nível2 Nível 4 Nível 5 MATURIDADE A partir da pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos, foi identificado que o LISARB encontra-se no Nível 2 de maturidade em GP, pois:  Possui somente alguns projetos (<50%) que utilizam as boas práticas de gerenciamento de projetos (WBS, Controle de mudança, gestão de riscos, custos etc)  Utiliza softwares de planejamento somente em alguns projetos (<50%)  Os GPs são avaliados pelos superiores (50% dos projetos)

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HIERARQUIA PMO Hierarquia 1 PMO Hierarquia 2 PMO Hierarquia3 CEO Financeiro Tecnologia Suporte Desenvolvi- mento P&D RH … A proposta para o LISARB é iniciar a implantação do PMO a partir do nível hierárquico 3 – PMO ESTRATÉGICO, permitindo avaliar a maturidade da empresa e suas oportunidades, competências e a visão estratégica do negócio, objetivando entregar valor para a organização. Sendo a alta administração a patrocinadora dos projetos, receberemos dela as estratégias organizacionais e devolveremos a ela a consolidação dos resultados, fornecendo tudo aquilo que lhe falta: metodologia, padrões, planos de treinamento e documentação de processos, relatórios de acompanhamento e progresso dos projetos, além de controle dos recursos.

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FUNÇÕES DO PMO Recomenda-se a função de "Integração com o negócio” para o primeiro PMO a ser implantado em LISARB, que proporcionará:  Gerenciamento do portfolio de projetos da empresa  Uma visão comum dos projetos  Maior probabilidade de atingir objetivos corporativos  Melhoria contínua dos processos e projetos

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MODELO PMO  Omodelo recomendado para o LISARB é, inicialmente, o da “Torre de Controle", podendo ser combinado com “Estações Meteorológicas” em outras fases.  A combinação desses modelos foi selecionada tendo em vista que o LISARB possui diversos projetos ocorrendo em paralelo, sendo necessário um elemento centralizador de informações de todos esses projetos.  A Torre de Controle também fornecerá à alta direção do LISARB os relatórios de controle e monitoramento do portfolio de projetos, além de estabelecer padrões para seu gerenciamento.

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MÉTRICAS DE SUCESSO Tempoe Custo • Índice de cumprimento de prazo • Índice de cumprimento de custo Riscos • Quantidade de riscos identificados por projeto Gerais • Quantidade de requisições ao PMO (mês) • Quantidade de projetos iniciados / concluídos (mês) Economia • IDH • PIB • Nível de analfabetismo

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1 2 3 65 4 7 8 9 Realizar avaliação da viabilidade do PMO Identificar sponsor, funções e pessoas Preparar Plano de Comunicação e Orçamento Desenvolver Modelo de PMO Avaliar maturidade em GP de LISARB Obter fundos e pessoas Validar o modelo de PMO Conduzir um piloto de PMO Início das atividades do PMO ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO PMO

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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Aliança por umLISARB mais justo Política cidadã baseada em princípios e valores Proteção social Política externa para o século 21 Combate à corrupção Qualidade de vida e segurança Educação para a sociedade do conhecimento Economia para uma sociedade sustentável Cultura e fortalecimento da diversidade 1 6 987 43 5 2

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PROJETOS LISARB VOCÊ EM AÇÃO GOVERNANÇA TOTAL SOLIALIZA LISARB LISARBNO MUNDO DE OLHO EM VOCÊ DE BEM COM VOCÊ EDUCA LISARB SUSTENTABI LIDADE TOTAL DIVERSIFICA LISARB 1 6 987 43 5 2

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CATEGORIZAÇÃO – PROJETOS SAÚDESOCIEDADE E EDUCAÇÃO ECONOMIA E POLÍTICA ÉTICA 6 SOLIALIZA LISARB EDUCA LISARB DIVERSIFICA LISARB 7 3 5 VOCÊ EM AÇÃO DE OLHO EM VOCÊ 1 9 GOVERNANÇA TOTAL 2 SUSTENTABI LIDADE TOTAL 4 LISARB NO MUNDO 8 DE BEM COM VOCÊ

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AVALIAÇÃO – PROJETOS CRITÉRIOSPESO NOTAS 0 5 10 Urgência 40% maior que 7 meses entre 4 e 6 meses menor que 3 meses VPL 25% menor que 0 igual a 0 maior que 0 Risco 15% alto médio baixo Satisfação 10% menor que 60% entre 60% e 80% maior que 80% Visibilidade 10% menor que 30% entre 30% e 80% maior que 80% 100%

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AVALIAÇÃO – PROJETOS CRITÉRIOSPESO P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Urgência 40% 5 2 5 2 5 2 5 2 5 2 10 4 5 2 5 2 5 2 VPL 25% 0 0 5 1,2 10 2,5 5 1,2 0 0 10 2,5 5 1,2 5 1,2 10 2,5 Risco 15% 10 1 5 0,5 10 1 10 1 10 1 5 0,5 5 0,5 10 1 10 1 Satisfação 10% 0 0 0 0 10 1,5 0 0 0 0 5 0,7 0 0 0 0 0 0 Visibilidade 10% 5 0,5 5 0,5 5 0,5 5 0,5 5 0,5 10 1 5 0,5 5 0,5 5 0,5 100% 20 3,5 20 4,2 40 7,5 25 4,7 20 3,5 40 8,7 20 4,2 25 4,7 30 6 Os 9 projetos foram avaliados conforme os critérios e pesos abaixo:

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SELEÇÃO – PROJETOS CRITÉRIOSPESO P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Urgência 40% 5 2 5 2 5 2 5 2 5 2 10 4 5 2 5 2 5 2 VPL 25% 0 0 5 1,2 10 2,5 5 1,2 0 0 10 2,5 5 1,2 5 1,2 10 2,5 Risco 15% 10 1 5 0,5 10 1 10 1 10 1 5 0,5 5 0,5 10 1 10 1 Satisfação 10% 0 0 0 0 10 1,5 0 0 0 0 5 0,7 0 0 0 0 0 0 Visibilidade 10% 5 0,5 5 0,5 5 0,5 5 0,5 5 0,5 10 1 5 0,5 5 0,5 5 0,5 100% 20 3,5 20 4,2 40 7,5 25 4,7 20 3,5 40 8,7 20 4,2 25 4,7 30 6 Projetos selecionados

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PRIORIZAÇÃO – PROJETOS CRITÉRIOSPESO P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Urgência 40% 5 2 5 2 5 2 5 2 5 2 10 4 5 2 5 2 5 2 VPL 25% 0 0 5 1,2 10 2,5 5 1,2 0 0 10 2,5 5 1,2 5 1,2 10 2,5 Risco 15% 10 1 5 0,5 10 1 10 1 10 1 5 0,5 5 0,5 10 1 10 1 Satisfação 10% 0 0 0 0 10 1,5 0 0 0 0 5 0,7 0 0 0 0 0 0 Visibilidade 10% 5 0,5 5 0,5 5 0,5 5 0,5 5 0,5 10 1 5 0,5 5 0,5 5 0,5 100% 20 3,5 20 4,2 40 7,5 25 4,7 20 3,5 40 8,7 20 4,2 25 4,7 30 6 PRIORIZAÇÃO 6 2 4 1 7 5 3 A priorização sugerida foi efetuada conforme pontuação média dos projetos avaliados sob a ótica dos cinco critérios e seus respectivos pesos.

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BALANCEAMENTO PORTFOLIO Político SocialEconômico Saúde Educação De olho em você Diversifica LISARB LISARB no Mundo De bem com você Socializa LISARB Sustentabilidade Total Educa LISARB Governança Total Você em Ação Projetos Curto Médio Longo DuraçãoOrçamento Indicado pelo tamanho da bolha

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ITERAÇÃO COM PROCESSOS Conformeilustrado pelo gráfico, os projetos do portifólio estão divididos em todos os Setores (Político, Social, Econômico, Saúde e Educação), de forma balanceada. Os maiores investimentos serão destinados aos projetos mais importantes, e os projetos de maior duração são aqueles destinados a obtenção de resultados a médio e longo prazo.

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