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Plano de gerenciamento das comunicações
Nome do Projeto
planodegerenciamentodascomunicacoes-
160304025658
Página1 de 6
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Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
Sumário
1 OBJETIVO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES 2
2 PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES................... 2
3 ENTRADAS E FERRAMENTAS PARA OS PROCESSOS .............................. 2
3.1 REQUISITOS DE COMUNICAÇÃO DAS PARTES INTERESSADAS............................... 2
3.2 INFORMAÇÕES A SEREM COMUNICADAS.............................................................. 2
3.3 TECNOLOGIAS E FERRAMENTAS USADOS PARA COMUNICAR............................... 3
4 DIRETRIZES E PROCEDIMENTOS USADOS PARA COMUNICAR.......... 3
4.1 COMUNICAÇÃO GERAL........................................................................................ 3
4.2 GESTÃO DE MUDANÇA DE ESCOPO...................................................................... 3
4.3 STATUS REPORT / RELATÓRIOS DE DESEMPENHO................................................ 3
4.4 GERÊNCIA DE REUNIÕES...................................................................................... 4
4.5 GERÊNCIA DE QUESTÕES E PROBLEMAS .............................................................. 4
4.6 PLANO DE ESCALONAMENTO.............................................................................. 5
5 EVENTOS DA COMUNICAÇÃO ........................................................................ 5
6 ANEXOS .................................................................................................................. 5
Plano de gerenciamento das comunicações
Nome do Projeto
planodegerenciamentodascomunicacoes-
160304025658
Página2 de 6
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1 Objetivo do Plano de gerenciamento das comunicações
[Descreva o objetivo doPlanode gerenciamento das comunicações]
Gerenciaras comunicações doprojetorequerumplanode gerenciamentodas comunicações
desenvolvidoe aprovadodurante afase de planejamentodo projetoenglobandoosprocessos
necessáriosparaassegurarque as informaçõesdoprojetosejamgeradas,coletadas,
distribuídas,armazenadas,recuperadase organizadasde maneiraoportunae apropriada.
O planode gerenciamentodascomunicaçõesdescreve de formaclaracomo as comunicações
do projetoserãoplanejadas,estruturadas,monitoradase controladas e guiaaequipe em
relaçãoa todo o ciclode vida dasinformaçõesusadasnoprojeto(dasuageração e coletaaté o
seuarmazenamentoe possível descarte).
Abaixoestãodescritososprocessosusadosparaatenderessesobjetivos.
2 Processos do Gerenciamento das Comunicações
Planejarogerenciamentodascomunicações
Processode descreverde formadetalhada e claraneste plano comoas comunicações
do projetoserãoplanejadas,estruturadas,monitoradase controladas combase nas
necessidadesde informação,requisitosdaspartesinteressadase osativos
organizacionaisdisponíveis.
Gerenciaras comunicações
Processode colocar as informaçõesnecessáriasàdisposiçãodas partesinteressadas
no projeto, conforme descritoneste plano.
Controlaras comunicações
Processode monitorare controlaras comunicações paragarantirque as necessidades
de informaçãodas partesinteressadassejamatendidas, conformedescritoneste
plano.
3 Entradas e Ferramentas para os Processos
3.1 Requisitos de comunicação das partes interessadas
[Defina os requisitos decomunicação das partes interessadas individualmente e/ou por grupo]
[Exemplo:
Os requisitos de comunicações estão documentados no Registro das partes interessadas emanexo.
]
3.2 Informações aserem comunicadas
[Determine comoas informações do projetoserão geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de
maneira oportuna e apropriada.]
[Exemplo:
Plano de gerenciamento das comunicações
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As informações a serem disponibilizadas estão detalhadas na Matriz deComunicação emanexo.
]
3.3 Tecnologias e Ferramentas usados para comunicar
[Determine as tecnologias e as ferramentas usadas para comunicar.Descreva como serãousadas.]
4 Diretrizes e procedimentos usados para comunicar
[Quando existirem diretrizes eprocedimentos específicos para comunicar, descreva-os abaixo: ]
[Abaixo algumas seções sugeridas comseus respectivos exemplos]
4.1 Comunicação geral
Todosos procedimentosrelacionadosacomunicaçãodevemseguiraspolíticase
procedimentosadotadospelaempresae peloseuEscritóriode Projetos.
Normalmente,estaspolíticase procedimentosestãodocumentadosnosistemade gestãoda
qualidade ounametodologiade gerenciamentode projetos.
A comunicaçãotemcomo principaisobjetivos:
 Conectaras diversaspartesinteressadasapesarde seusdiferentesinteressese culturas
para atenderosobjetivosdoprojeto;
 Forneceras ligaçõescríticasentre pessoase informaçõesnecessáriasparacomunicações
bem-sucedidas;
 Garantir a geração, disseminação,armazenamento,recuperaçãoe descarte de
informaçõesdoprojeto;
 Manter as partesinteressadas“alinhadas”.
Os documentosdevemserclassificadosconformetabelaabaixoparahabilitaroacessoa
somente aspessoasautorizadas:
Classificação Pessoas autorizadas Comentários
Confidencial-GP Equipe de gerenciamento do
projeto
Confidencial Equipe do projeto
Privada Toda empresa
Pública Sem restrição
4.2 Gestão de mudança de Escopo
Toda mudançadeverásersolicitadaatravésdo formulário e enviadaaoGerente de Projetopor
e-mail,oGerente de Projetofarásuaavaliação,incluiráno Logde Mudanças e encaminhará
para aprovação do patrocinadordoprojeto.OLog de Mudanças ficarána pasta do projetoe
conterátodas as solicitaçõescomseustatusatualizado,mesmoque elasejarejeitada.
Plano de gerenciamento das comunicações
Nome do Projeto
planodegerenciamentodascomunicacoes-
160304025658
Página4 de 6
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4.3 Status Report / Relatórios de desempenho
O StatusReportdetalhaa seguinte informação:
 AtividadesConcluídasnoperíodo
 Atividadesemandamento
 Atividadesiniciandonopróximoperíodo
 Pontosde Atenção
Os seguintesdocumentospodemseranexadosaoStatusReport:
 Planosde recuperaçãopara atividadescomatraso;
 Planosde ação corretivapara problemas esperados;
 Resoluçãoparaitensde ação associados;
 IssuesLog
4.4 Gerência de reuniões
Toda reuniãodoprojetodeveráserplanejada,executadae monitoradaseguindoasboas
práticasabaixo:
Prepare-se - Planejamento-Pré:
 Definirpauta(objetivose tópicosa seremdiscutidos)
 Escolherparticipantes(somenteosnecessários) e convocá-loscoma pauta
 Preparara reunião(Identificarasinformaçõesnecessáriase providenciar)
Realização-Durante
 Esclarecerquemconduz,quemfaza ata, e critériosde tomadade decisão
 Registrarprincipaisdecisões,açõesc/responsável e prazo
 Determinardatada próximareuniãoquandonecessário
Acompanhamento-Pós
 Distribuiratarapidamente
 Monitorar as açõese comunicarcorreçõesde desvios,progressos,…
Para evitarproblemasnas conferênciasviavídeoe áudio,verifiqueositensabaixo:
 Deixe muitoclaronoconvite osprocedimentose pré-requisitos
 Teste antese solicite omesmoparaos participantes
 Certifiqueque osparticipantespossuemospré-requisitos
4.5 Gerência de questões e problemas
O gerente de projeto(GP) deve registrartodasasquestõese problemasocorridosnoprojeto
no registrodasquestões,maisconhecidopelotermoeminglês,IssuesLog.
O GP usa o IssuesLogpara documentare monitorarsuasolução,e deve,inicialmente,definire
classificarasquestõescombase na urgênciae no impactopotencial.
Depois,paracada problemaouquestãodoprojeto,oGP deve:
 Identificaralternativase pessoasenvolvidascombase noplanode escalonamento
descritoabaixo;
 Selecionaramelhorsolução;
Plano de gerenciamento das comunicações
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Página5 de 6
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 Gerar as ações com responsávele datade término;
 Acompanharo andamentodasações;
 Divulgara soluçãoe garantir o alinhamentodosenvolvidosnasolução;
 Facilitara comunicação;
 Manter relacionamentosbonse construtivosentre asdiversaspartesinteressadas;
Sempre lembrandode envolverosresponsáveisparatomaras decisõese paraexecutaras
ações.
As questõesnãoresolvidasoumal resolvidassãofontesde conflitose de atrasosnoprojetoe
muitasvezes,causadocancelamentooususpensãodoprojeto.
Alémdisso,serãofeitasreuniõesde liçõesaprendidasparaanalisarassoluçõesdosproblemas
de modo a garantirque o problemanãose repitaoque pode implicarematualizar
procedimentos,capacitaraspessoas,entre outrasatividades.
As liçõesaprendidasocorrerãonotérminode cadafase do projetoe sempre que ogerente de
projetojulgarnecessário.
4.6 Plano de Escalonamento
Criadopara agilizaras decisõesdeterminandoníveisde alçadadentrodahierarquiadoprojeto
e de determinadosassuntosespecíficos.
O Planode escalonamentotambémé usadoparareuniragilmenteaspessoasenvolvidasna
tomadade decisão.
O gerente de projetoé oresponsável poracionarosenvolvidosparasolucionarasquestões.
Nível de
Escalonamento
Cargo/Função Nome Quando acionar
Até
R$500,00/Mês
Gerente de Projeto
Eduardo Montes,
PMP
Aprovação de orçamento
adicional
Até
R$1.000,00/Mês
Cliente João Montes
Aprovação de orçamento
adicional
Até
R$5.000,00/Mês
Patrocinador do
Projeto
Alessandra
Montes
Aprovação de orçamento
adicional
Acima de
R$5.000,00
Comitê do Projeto
Aprovação de orçamento
adicional
5 Eventos da comunicação
[Descreva os principais eventos decomunicação do projeto. Caso eles já estiverem detalhados na matriz decomunicação,exclua a
seção ouredunde casoqueira enfatizá-los.
Para um melhor detalhamentoincluir umcronograma comos eventos da comunicação. ]
6 Anexos
Matriz de Comunicação
Templatesusados de acordo com a matriz de comunicação
Templatesde e-mails
Plano de gerenciamento das comunicações
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planodegerenciamentodascomunicacoes-
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Glossáriodo Projeto
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Plano+de+gerenciamento+das+comunicacoes

  • 1. Plano de gerenciamento das comunicações Nome do Projeto planodegerenciamentodascomunicacoes- 160304025658 Página1 de 6 PMO Escritóriode Projetos http://escritoriodeprojetos.com.br Controle de Versões Versão Data Autor Notas da Revisão Sumário 1 OBJETIVO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES 2 2 PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES................... 2 3 ENTRADAS E FERRAMENTAS PARA OS PROCESSOS .............................. 2 3.1 REQUISITOS DE COMUNICAÇÃO DAS PARTES INTERESSADAS............................... 2 3.2 INFORMAÇÕES A SEREM COMUNICADAS.............................................................. 2 3.3 TECNOLOGIAS E FERRAMENTAS USADOS PARA COMUNICAR............................... 3 4 DIRETRIZES E PROCEDIMENTOS USADOS PARA COMUNICAR.......... 3 4.1 COMUNICAÇÃO GERAL........................................................................................ 3 4.2 GESTÃO DE MUDANÇA DE ESCOPO...................................................................... 3 4.3 STATUS REPORT / RELATÓRIOS DE DESEMPENHO................................................ 3 4.4 GERÊNCIA DE REUNIÕES...................................................................................... 4 4.5 GERÊNCIA DE QUESTÕES E PROBLEMAS .............................................................. 4 4.6 PLANO DE ESCALONAMENTO.............................................................................. 5 5 EVENTOS DA COMUNICAÇÃO ........................................................................ 5 6 ANEXOS .................................................................................................................. 5
  • 2. Plano de gerenciamento das comunicações Nome do Projeto planodegerenciamentodascomunicacoes- 160304025658 Página2 de 6 PMO Escritóriode Projetos http://escritoriodeprojetos.com.br 1 Objetivo do Plano de gerenciamento das comunicações [Descreva o objetivo doPlanode gerenciamento das comunicações] Gerenciaras comunicações doprojetorequerumplanode gerenciamentodas comunicações desenvolvidoe aprovadodurante afase de planejamentodo projetoenglobandoosprocessos necessáriosparaassegurarque as informaçõesdoprojetosejamgeradas,coletadas, distribuídas,armazenadas,recuperadase organizadasde maneiraoportunae apropriada. O planode gerenciamentodascomunicaçõesdescreve de formaclaracomo as comunicações do projetoserãoplanejadas,estruturadas,monitoradase controladas e guiaaequipe em relaçãoa todo o ciclode vida dasinformaçõesusadasnoprojeto(dasuageração e coletaaté o seuarmazenamentoe possível descarte). Abaixoestãodescritososprocessosusadosparaatenderessesobjetivos. 2 Processos do Gerenciamento das Comunicações Planejarogerenciamentodascomunicações Processode descreverde formadetalhada e claraneste plano comoas comunicações do projetoserãoplanejadas,estruturadas,monitoradase controladas combase nas necessidadesde informação,requisitosdaspartesinteressadase osativos organizacionaisdisponíveis. Gerenciaras comunicações Processode colocar as informaçõesnecessáriasàdisposiçãodas partesinteressadas no projeto, conforme descritoneste plano. Controlaras comunicações Processode monitorare controlaras comunicações paragarantirque as necessidades de informaçãodas partesinteressadassejamatendidas, conformedescritoneste plano. 3 Entradas e Ferramentas para os Processos 3.1 Requisitos de comunicação das partes interessadas [Defina os requisitos decomunicação das partes interessadas individualmente e/ou por grupo] [Exemplo: Os requisitos de comunicações estão documentados no Registro das partes interessadas emanexo. ] 3.2 Informações aserem comunicadas [Determine comoas informações do projetoserão geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.] [Exemplo:
  • 3. Plano de gerenciamento das comunicações Nome do Projeto planodegerenciamentodascomunicacoes- 160304025658 Página3 de 6 PMO Escritóriode Projetos http://escritoriodeprojetos.com.br As informações a serem disponibilizadas estão detalhadas na Matriz deComunicação emanexo. ] 3.3 Tecnologias e Ferramentas usados para comunicar [Determine as tecnologias e as ferramentas usadas para comunicar.Descreva como serãousadas.] 4 Diretrizes e procedimentos usados para comunicar [Quando existirem diretrizes eprocedimentos específicos para comunicar, descreva-os abaixo: ] [Abaixo algumas seções sugeridas comseus respectivos exemplos] 4.1 Comunicação geral Todosos procedimentosrelacionadosacomunicaçãodevemseguiraspolíticase procedimentosadotadospelaempresae peloseuEscritóriode Projetos. Normalmente,estaspolíticase procedimentosestãodocumentadosnosistemade gestãoda qualidade ounametodologiade gerenciamentode projetos. A comunicaçãotemcomo principaisobjetivos:  Conectaras diversaspartesinteressadasapesarde seusdiferentesinteressese culturas para atenderosobjetivosdoprojeto;  Forneceras ligaçõescríticasentre pessoase informaçõesnecessáriasparacomunicações bem-sucedidas;  Garantir a geração, disseminação,armazenamento,recuperaçãoe descarte de informaçõesdoprojeto;  Manter as partesinteressadas“alinhadas”. Os documentosdevemserclassificadosconformetabelaabaixoparahabilitaroacessoa somente aspessoasautorizadas: Classificação Pessoas autorizadas Comentários Confidencial-GP Equipe de gerenciamento do projeto Confidencial Equipe do projeto Privada Toda empresa Pública Sem restrição 4.2 Gestão de mudança de Escopo Toda mudançadeverásersolicitadaatravésdo formulário e enviadaaoGerente de Projetopor e-mail,oGerente de Projetofarásuaavaliação,incluiráno Logde Mudanças e encaminhará para aprovação do patrocinadordoprojeto.OLog de Mudanças ficarána pasta do projetoe conterátodas as solicitaçõescomseustatusatualizado,mesmoque elasejarejeitada.
  • 4. Plano de gerenciamento das comunicações Nome do Projeto planodegerenciamentodascomunicacoes- 160304025658 Página4 de 6 PMO Escritóriode Projetos http://escritoriodeprojetos.com.br 4.3 Status Report / Relatórios de desempenho O StatusReportdetalhaa seguinte informação:  AtividadesConcluídasnoperíodo  Atividadesemandamento  Atividadesiniciandonopróximoperíodo  Pontosde Atenção Os seguintesdocumentospodemseranexadosaoStatusReport:  Planosde recuperaçãopara atividadescomatraso;  Planosde ação corretivapara problemas esperados;  Resoluçãoparaitensde ação associados;  IssuesLog 4.4 Gerência de reuniões Toda reuniãodoprojetodeveráserplanejada,executadae monitoradaseguindoasboas práticasabaixo: Prepare-se - Planejamento-Pré:  Definirpauta(objetivose tópicosa seremdiscutidos)  Escolherparticipantes(somenteosnecessários) e convocá-loscoma pauta  Preparara reunião(Identificarasinformaçõesnecessáriase providenciar) Realização-Durante  Esclarecerquemconduz,quemfaza ata, e critériosde tomadade decisão  Registrarprincipaisdecisões,açõesc/responsável e prazo  Determinardatada próximareuniãoquandonecessário Acompanhamento-Pós  Distribuiratarapidamente  Monitorar as açõese comunicarcorreçõesde desvios,progressos,… Para evitarproblemasnas conferênciasviavídeoe áudio,verifiqueositensabaixo:  Deixe muitoclaronoconvite osprocedimentose pré-requisitos  Teste antese solicite omesmoparaos participantes  Certifiqueque osparticipantespossuemospré-requisitos 4.5 Gerência de questões e problemas O gerente de projeto(GP) deve registrartodasasquestõese problemasocorridosnoprojeto no registrodasquestões,maisconhecidopelotermoeminglês,IssuesLog. O GP usa o IssuesLogpara documentare monitorarsuasolução,e deve,inicialmente,definire classificarasquestõescombase na urgênciae no impactopotencial. Depois,paracada problemaouquestãodoprojeto,oGP deve:  Identificaralternativase pessoasenvolvidascombase noplanode escalonamento descritoabaixo;  Selecionaramelhorsolução;
  • 5. Plano de gerenciamento das comunicações Nome do Projeto planodegerenciamentodascomunicacoes- 160304025658 Página5 de 6 PMO Escritóriode Projetos http://escritoriodeprojetos.com.br  Gerar as ações com responsávele datade término;  Acompanharo andamentodasações;  Divulgara soluçãoe garantir o alinhamentodosenvolvidosnasolução;  Facilitara comunicação;  Manter relacionamentosbonse construtivosentre asdiversaspartesinteressadas; Sempre lembrandode envolverosresponsáveisparatomaras decisõese paraexecutaras ações. As questõesnãoresolvidasoumal resolvidassãofontesde conflitose de atrasosnoprojetoe muitasvezes,causadocancelamentooususpensãodoprojeto. Alémdisso,serãofeitasreuniõesde liçõesaprendidasparaanalisarassoluçõesdosproblemas de modo a garantirque o problemanãose repitaoque pode implicarematualizar procedimentos,capacitaraspessoas,entre outrasatividades. As liçõesaprendidasocorrerãonotérminode cadafase do projetoe sempre que ogerente de projetojulgarnecessário. 4.6 Plano de Escalonamento Criadopara agilizaras decisõesdeterminandoníveisde alçadadentrodahierarquiadoprojeto e de determinadosassuntosespecíficos. O Planode escalonamentotambémé usadoparareuniragilmenteaspessoasenvolvidasna tomadade decisão. O gerente de projetoé oresponsável poracionarosenvolvidosparasolucionarasquestões. Nível de Escalonamento Cargo/Função Nome Quando acionar Até R$500,00/Mês Gerente de Projeto Eduardo Montes, PMP Aprovação de orçamento adicional Até R$1.000,00/Mês Cliente João Montes Aprovação de orçamento adicional Até R$5.000,00/Mês Patrocinador do Projeto Alessandra Montes Aprovação de orçamento adicional Acima de R$5.000,00 Comitê do Projeto Aprovação de orçamento adicional 5 Eventos da comunicação [Descreva os principais eventos decomunicação do projeto. Caso eles já estiverem detalhados na matriz decomunicação,exclua a seção ouredunde casoqueira enfatizá-los. Para um melhor detalhamentoincluir umcronograma comos eventos da comunicação. ] 6 Anexos Matriz de Comunicação Templatesusados de acordo com a matriz de comunicação Templatesde e-mails
  • 6. Plano de gerenciamento das comunicações Nome do Projeto planodegerenciamentodascomunicacoes- 160304025658 Página6 de 6 PMO Escritóriode Projetos http://escritoriodeprojetos.com.br Glossáriodo Projeto Aprovações Participante Assinatura Data PatrocinadordoProjeto Gerente doProjeto