Este artigo analisa a importância da gestão da comunicação em projetos, destacando que uma comunicação eficaz é crucial para o sucesso. A pesquisa revela que a má comunicação pode comprometer resultados, e sugere que o gerente de projeto deve ter habilidades de comunicação bem desenvolvidas. O estudo conclui que a gestão da comunicação deve ser uma prioridade dentro das disciplinas de gerenciamento de projetos.

1. Faculdades Integradas de Taquara - Faccat
Av. Oscar Martins Rangel, 4.500 Curso de Engenharia de Produção
Taquara, RS, CEP 95600-000
GESTÃO DA COMUNICAÇÃO EM PROJETOS
Bárbara Benedetti Rodrigues, Ciara Torres, Guilherme Muller
Faculdades Integradas de Taquara – Faccat – Taquara – RS – Brasil
benedettibarbara1@gmail.com, citheo@hotmail.com, gui-muller@hotmail.com
Resumo:
Este artigo apresenta o uma revisão bibliográfica com a finalidade de avaliar a importância da
gestão da comunicação em projetos. Foram analisados os temas projetos, gerencia de projetos e
comunicação em projetos. Como resultado evidenciou que a gestão da comunicação é uma das
áreas de relevantes em projetos, uma vez que o mesmo é conduzido por pessoas, as principais
responsáveis pela movimentação da informação. E uma vez que uma informação é decifrada de
maneira incorreta, pode comporte o sucesso do projeto.
Palavras-chave: projetos, comunicação, gestão de projetos, gestão da comunicação em projetos.
1. Introdução
Segundo Heldman (2009), projetos são atividades de natureza temporária, possuem datas de
início e término, têm como objetivo criar um produto ou serviço específico, único. Tem fim quando
esses objetivos são alcançados e satisfazem suas partes interessadas. A fim de atingir os objetivos e
chegar ao resultado de sucesso em projetos, faz-se o uso da gerencia de projetos, que nada mais é
do que dividir um projeto em etapas bem definidas e seguí-las.
Pode-se dizer que a gerencia de projetos envolve o projeto por inteiro, desde a definição, uso
de técnicas, recursos, administração e controle (BOENTE, 2003). O Gerenciamento de Projetos
pode ser divido em nove áreas de conhecimento (PMBOK apud BOENTE, 2003), apresentaremos
neste trabalho a área de Gestão da Comunicação em Projetos.
Entende-se por comunicação a troca de informações entre sujeitos e objetos. É de
responsabilidade do gerente do projeto o manuseio de todas as informações referentes ao projeto,
elas devem ser coletadas, documentadas, arquivadas ou descartadas quando não necessárias.
Também devem ser difundidas entre as partes interessadas, e demais integrantes do projeto.

2. O primeiro processo de comunicação que se conhece foi apresentado por Aristóteles, em que
era necessária a existência de três elementos, sem os quais não poderia haver comunicação: a pessoa
que fala, o discurso e o auditório. Mudando para os conceitos atuais, seria o mesmo que dizer: a
fonte/emissor, a mensagem e o receptor.
A rápida proliferação de tecnologias e o avanço da profissionalização voltados a transmissão
da comunicação são notáveis atualmente. As informações podem ser manipuladas e difundidas de
maneira quase que instantânea, isso pelo fato de a comunicação ser uma ferramenta essencial para a
humanidade.
No entanto, pode-se dizer que, apesar de todas essas facilidades, ainda é possível encontrar
uma grande falha quando assunto é comunicação. Em um projeto, é claro, a questão não é diferente.
A comunicação é parte essencial em um projeto, segundo Heldman (2009), todos os participantes
envolvidos no projeto possuem alguma relação com essa área do conhecimento. Uma falha poderia
causar danos a ponto de comprometer seus resultados.
Ao final do projeto, as informações geradas nesse podem servir como referência à futuros
projetos.
Este artigo tem como objetivo ressaltar a importância da gestão da comunicação em
projetos. Os próximos capítulos estão divididos nos seguiuntes assuntos: projetos, gerencia de
projetos e gestão da comunicação em projetos, que abre no tópico comunicação informal em
projetos. Por fim, será apresentada a conclusão.
2. O que é um Projeto
Segundo o PMI – Project Management Institute (Instituto de Administração de Projetos)
Projeto significa: “Um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço único”.
Ou seja, um período de tempo determinado, com um prazo de entrega e que tem como resultado
algo específico, que não seja parte da rotina operacional.
Pode-se dizer que a utilização desta metodologia não é nova. Keeling (2002) afirma que
projetos já eram utilizados por civilizações antigas relacionados a poder, religião e construção de
grandes monumentos. Ao contrário de hoje, dinheiro e tempo não eram os fatores primários para o
alcance do sucesso em um projeto, obras como catedrais demoravam anos e anos até que fossem
concluídas. Envolviam uma quantidade enorme de mão de obra para o trabalho, chegavam a
atravessar gerações. Naquele tempo o que se esperava como resultado de um projeto era beleza,
durabilidade e qualidade.
Com o passar dos anos esses conceitos foram mudando e as prioridades passaram a ser
outras. Corroborando Boente (2003) a expectativa a ser superada ao final de um projeto atualmente
envolve parâmetros em termos de custos, tempo e desemprenho (agilidade e qualidade). Analisando
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3. a filosofia do TPS – Toyota Production System, ou Sistema Toyota de Produção, é possível
compará-la aos projetos atuais, segundo May (2007), ela afirma que é preciso otimizar no menor
prazo possível, com a mais alta qualidade e com o mais baixo custo e, é claro, sempre atendendo as
expectativas das partes interessadas.
Entretanto, é preciso estar ciente de que existe uma variedade muito grande de projetos,
apesar de todos eles seguirem uma única definição, segundo Keeling (2002) eles podem tomar
formas e tamanhos diferentes, isso vai depender tipo de empreendimento a ser projetado. Alguns
podem ser de curta duração, baratos e realizados com poucos recursos. Já outros podem ser de
médio e longo prazo, mais ambiciosos e necessitam de recursos mais complexos para o seu
desenvolvimento.
É importante mencionar que um projeto é algo a parte das operações rotineiras. Citando
Keeling (2002), um projeto é planejado, financiado e administrado como uma atividade distinta. É
mais fácil de ser controlado, pois possui limitações e objetivos mais específicos do que o trabalho
de rotina.
3. Gerência de Projetos
A gerencia de projetos engloba o planejamento, a programação e o controle simultâneo de
uma série de tarefas a fim de atingir com êxito os objetivos do projeto (KERZNER, 2006). A pessoa
responsável por fazer com que essas atividades de fato ocorram é o gerente de projeto. É dele a
obrigação de reunir as informações e transformá-las em resultado (STEWART apud KERZNER,
2006). O profissional pode fazer uso das ferramentas e técnicas específicas para auxiliar no controle
do seu projeto.
Pode-se dizer que o perfil de um gerente de projetos é um tanto quanto multidisciplinar.
Segundo Boente (2003), o PMBOK lista nove áreas que dividem o gerenciamento nas quais o
gerente deve estár apto a atuar. São elas: Gerência da Integração do Projeto, Controle do Escopo do
Projeto, Administração de Prazo do Projeto, Administração de Custo do Projeto, Controle de
Qualidade do Projeto, Gerência de Pessoas e Equipe do Projeto, Controle de Comunicação do
Projeto, Gerência de Riscos do Projeto e Administração de Aquisições do Projeto.
Cada área sitada acima exige conhecimento do gerente do projeto. Algumas possuem mais
importância, outras menos. Será estudada na próxima sessão a área de controle de Comunicação do
Projeto, que segundo Heldmann (XXX) exige um nível alto de habilidade do gerente, afinal ele
promove a interação entre as todas as partes do projeto.
4. Gestão da Comunicação em Projetos
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4. Para Kolotelo (2006), comunicação é um processo de troca de informação que utiliza
símbolos ou protocolos de forma a interagir ou passar informação, portanto dentro de uma
organização tem a função de transmitir ordens, ideias, políticas de ação.
Segundo Chinem (2007) a comunicação, mais do que um bem social, é também um direito
fundamental e humano que nasce na própria sociedade e precisa ser garantido para que diversas
vozes sejam ouvidas. Em um projeto isso se torna real no aspecto de que cada participante deve
compartilhar seus conhecimentos a fim de contribuir para bom desempenho do projeto.
Quando pensamos em gestão de projetos, pensamos logo em administração de prazo, escopo
e qualidade. A administração de todas estas áreas requer do gerente de projeto uma gama de
habilidades e técnicas eficientes. Manter uma equipe sólida e atender as expectativas dos
stakeholders é um dos grandes desafios que um gerente de projeto enfrenta, para isto, um bom plano
de comunicação pode auxiliar para que a execução e o controle do projeto tenham sucesso.
Uma das áreas mais importantes do gerenciamento de projetos é a gestão da comunicação. É
através da comunicação que gerenciamos pessoas, ou seja, a equipe envolvida no projeto. Segundo
o Project Management Institute (PMI), 90% do trabalho de um Gerente de Projetos está ligado com
as atividades através da comunicação, pois ela é a base e essência para o sucesso do projeto.
A gestão da comunicação em projetos vai muito além da troca de informações, os precessos
planejados nesta área devem fazer com que as informações também sejam coletadas, documentadas,
arquivadas e descartadas quando não mais necessárias. Também devem garantir que as informações
sejam disseminadas no momento certo para os envolvidos e as partes interessadas do projeto.
(HELDMAN 2009).
Heldman (2009) afirma que a gestão da comunicação em projetos é composta por cinco
processos. Estão indicados a seguir na Tabela 1.
TABELA 1 – Gestão da Comunicação em Projetos
Grupo de Processos do
Nome do processo
Gerenciamento de Projetos
Identificar as partes interessadas Iniciação
Planejar as Comunicações Planejamento
Distribuir as Informações Execução
Gerenciar as expectativas das partes Execução
interessadas
Reportar o desempenho Monitoramento
Fonte: Heldman (2009)
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5. Como pode ser observado na Tabela 1, o planejamento da comunicação começa junto com o
planejamento do projeto e encerra com o monitoramento. Segundo Boente (2003) esse
monitoramento deve ser frequente até a conclusão do projeto, fazendo os ajustes necessários a fim
de manter a boa comunição durante todo o período do mesmo.
4.1 Comunicação Informal em Projetos
Segundo Kerzner (2006), organizações tradicionais formais utilizam como meios de
comunicação uma infinidade de reuniões e relatórios diários, mensais, semanais, etc. Esta
quantidade demasiada de informações acaba sufocando a alta administração, enquanto que por
outro lado os funcionários sofrem com a escassez de comunicação, uma vez que as informações não
chegam até eles.
Já os Gerentes de Projetos, em sua maioria, tem preferencia pela comunicação verbal e
informal. Kerzner (2006) afirma que “os gerentes de projeto em empresas de excelência
consideram que chegam a utilizar até 90% de seu tempo em comunicação interpessoal interna com
os integrantes das suas equipes.”.
5. Conclusão
Este artigo apresentou uma revisão bibliográfica que teve por finalidade verificar a
importância da gestão da comunicação em projetos. Foram analisados os conceitos projetos,
gerencia de projetos, comunicação e comunicação em projetos.
O uso de projetos não é algo novo, já era utilizado há muito tempo por civilizações amtgas.
Apesar de ainda possuir a mesma definição: ter início e fim e criar algo único, suas prioridades fora
mudando ao passar dos anos. Fatores que não eram tomados como prioridades antigamente, hoje
são essenciais: custo, tempo e desempenho.
A fim de trabalhar esses fatores de forma balanceada, é utilizada a gerencia de projetos, que
nada mais é do que um conjunto de habilidades, ferramentas e técnicas para o planejamento,
execução e controle de projetos.
O estudo evidenciou que a gestão de comunicação em projetos, entre as nove áreas na qual é
dividida da gerencia de projetos, deve ser considerada uma das mais importantes. Independente de
qual for o projeto, ele sempre será conduzido por pessoas, e para isto, o gerente de projetos deve ter
uma das habilidades mais importantes para conduzir as tarefas: boa comunicação.
O ato de comunicar, nada mais é do que uma troca de informações, ou seja, um emissor é
responsável por repassar uma informação da maneira mais clara, coerente e completa possível. A
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6. comunicação pode ser formal ou informal, interna ou externa e também, oral (falada e ouvida) ou
simplesmente escrita.
A gerencia de comunicação de ser muito bem planejada e estar sempre atualizada, uma vez
que engloba os processos necessários para garantir a correta geração, distribuição, armazenamento,
coleta, e disposição final das informações relativas ao projeto. Falhas na comunicação podem trazer
alterações ao resultado final esperado do projeto comprometendo o sucesso do mesmo.
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7. Referências
BOENTE, A.. Gerenciamento e Controle de Projetos. Rio de Janeiro: Axcel Books, 2003.
CARVALHO, M. M.; MIRANDOLA, D.. Communication in IT projects: a comparative analysis between
information systems and business teams. Prod. [online]. São Paulo, 2007, vol.17, n.2, pp. 330-342.
CHINEM,R. Introdução à comunicação empresarial. Editora Saraiva, 2007.
HELDMAN, K.. Gerência de Projetos: Guia para o exame oficial do PMI. 5 ed. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2009.
KEELLING, R. Gestão de Projetos: uma abordagem global. – São Paulo: Saraiva, 2002
KERZNER, H. Gestão de Projetos: As melhores práticas. 2. Ed. – Porto Alegre: Bookman, 2006.
KOLOTELO,J.L.G., CARVALHO,H.G. O papel da comunicação na gestão por projetos: um estudo de caso em
empresa paraestatal, XIII SIMPEP – Bauru – SP, 2006.
MAY, M. E. Toyota: A fórmula da inovação. 5. Ed. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2007.
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8. Histórico de revisões:
16/03/12 – Versão 01 – Entrega da intenção do artigo;
30/03/12 – Versão 02 – Entrega do referencial teórico;
05/04/12 – Versão 03 – Entrega da justificativa;
20/04/12 – Versão 04 – Entrega da justificativa: atualização I;
27/04/12 – Versão 05 – Entrega da justificativa: atualização II;
04/05/12 – Versão 06 – Entrega da introdução: junção da intenção do artigo com a justificativa;
18/05/12 – Versão 07 – Entrega I do desenvolvimento: a importância da comunicação em projetos;
25/05/12 – Versão 08 – Entrega II do desenvolvimento: projetos e gerencia de projetos;
01/06/12 – Versão 09 – Entrega III do desenvolvimento: gestão da comunicação em projetos.
08/06/12 – Versão 10 – Entrega da conclusão.
15/06/12 – Versão 11 – Entrega do resumo.
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