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Palestra: Gerenciamento das Partes
Interessadas - Uma Abordagem Prática
Evento Técnico Mensal
Fevereiro/2014

André Augusto Choma, PMP, PMI-RMP

1
Contextualizando...
Como atender as expectativas das
suas partes interessadas?
Como engajá-las para o sucesso
do projeto?

2
3
Resultado...

4
Agenda
• Introdução
• Por que gerir as partes interessadas?
• O que o Guia PMBOK® sugere?
• Case – integração de sistemas

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

5
Agenda
• Introdução
• Por que gerir as partes interessadas?
• O que o Guia PMBOK® sugere?
• Case – integração de sistemas

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

6
Introdução
Quem são as partes interessadas do projeto?
Quais são as principais dificuldades em gerenciar as
partes interessadas?
• Identificá-las
• Entender suas expectativas
• Incorporar ao escopo do projeto o que é preciso para
atender às expectativas e necessidades
• Gerenciar as suas expectativas e necessidades de
comunicação ao longo do projeto
• Gerenciar as mudanças de expectativas

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

7
Introdução
Tratar com as partes interessadas requer habilidades de
comunicação por parte do Gerente do Projeto
• E por parte da equipe
Lembre-se que a necessidade de comunicação dos
stakeholders não é uniforme
• Lembram do WikiLeaks?

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

8
9
Introdução
Tratar com as partes interessadas requer habilidades de
comunicação por parte do Gerente do Projeto
• E por parte da equipe
Lembre-se que a necessidade de comunicação dos
stakeholders não é uniforme
• Lembram do WikiLeaks?
• O episódio da ONG

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

10
Agenda
• Introdução
• Por que gerir as partes interessadas?
• O que o Guia PMBOK® sugere?
• Case – integração de sistemas

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

11
Por que gerir as Partes Interessadas?
Elas são parte do projeto
E são essenciais para o seu sucesso ou fracasso
E elas estão lá, quer você queira ou não!
• Ignorar não é uma estratégia!

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

12
Por que gerir as Partes Interessadas?
Algumas estratégias utilizadas por equipes de projetos
• High profile

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

13
High Profile

Fonte: globo.com

14
Por que gerir as Partes Interessadas?
Algumas estratégias utilizadas por equipes de projetos
• High profile
• Low profile
• “No” profile

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

15
Fonte: folha.com.br

No Profile

16
Por que gerir as Partes Interessadas?

Perceberam como muito do que diz respeito à gestão das
partes interessadas está ligado à COMUNICAÇÃO?

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

17
Por que gerir as Partes Interessadas?

Fonte: pmcanvas.com.br

18
Agenda
• Introdução
• Por que gerir as partes interessadas?
• O que o Guia PMBOK® sugere?
• Case – integração de sistemas

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

19
O que o Guia PMBOK® sugere?

Fonte: Guia PMBOK© 5ª
edição (2013)
20
O que o Guia PMBOK® sugere?

Fonte: Guia PMBOK© 5ª
edição (2013)

21
Agenda
• Introdução
• Por que gerir as partes interessadas?
• O que o Guia PMBOK® sugere?
• Case – integração de sistemas

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

22
Case – integração de sistemas
O projeto:
• Integrar o ERP XYZ com o sistema de leilão da
BM&F

ERP

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

23
Case – integração de sistemas
Os desafios:
• Técnico: sistemas distintos
• Prazo: demanda do negócio para que o projeto fosse
entregue em 5 meses
• Gestão das partes interessadas:
• Acordo com a BM&F
• Informação relevante para o mercado
• Diversas áreas envolvidas
• Empresa de gestão de projetos terceirizada
• Recursos cedidos de forma matricial
Evento Técnico Mensal – Fev/2014

24
Case – integração de sistemas

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

25
Case – integração de sistemas
Estratégias:
• Desafio – Gestão das Partes Interessadas:
• Não tínhamos ideia de quem seriam todos os
envolvidos
• Quatro semanas de identificação das partes
interessadas
• Perguntas:
• Como você se vê afetado pelo projeto?
• Em que fase você precisa ser envolvido?
• Que requisito de escopo da sua área deve ser
considerado?
Evento Técnico Mensal – Fev/2014

26
Case – integração de sistemas
Estratégias:
• Desafio - Técnico:
• Diversas reuniões para entendimento do sistema
da BM&F e do escopo da integração
• Envolvimento de alguns
profissionais das áreas matriciais

dos

melhores

• Congelamento do padrão de entrada/saída da
BM&F mediante contrato
• Formalização do detalhamento do escopo, com
validação de técnicos e gestores (prazo)
• Detalhamento do cronograma de execução (prazo)
Evento Técnico Mensal – Fev/2014

27
Case – integração de sistemas
O que foi feito?
• Depois da identificação de todos os envolvidos, foi
definido o padrão de comunicação
• Definida também a frequência
• Equipe técnica: reuniões semanais ou quinzenais,
dependendo da demanda
• Áreas a serem envolvidas durante o projeto: de
acordo com o prazo acordado
• Todos os envolvidos, principalmente no nível gerencial
e executivo: “Informativo do Projeto”

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

28
Case – integração de sistemas
Objetivos do “Informativo do Projeto”
• Manter todos os envolvidos informados sobre o
andamento do projeto
• Promover o projeto internamente
• Destacar os avanços do projeto e dar reconhecimento
à equipe
• Trazer para a equipe as notícias externas sobre o
projeto

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

29
Case – integração de sistemas
Outras ações de engajamento das partes interessadas:

• Banner na entrada da empresa

• Notícia no jornal Valor Econômico

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

30
Case – integração de sistemas
Resultados alcançados
• Grande engajamento dos envolvidos
• Especialistas técnicos
• Disponibilidade das equipes
• Inputs no momento adequado
• Sentimento de participação
• O projeto foi completado “quase” no prazo
• No dia do lançamento do projeto, as ações da empresa
subiram mais de 3%
• O sucesso do projeto foi atribuído pelos clientes à boa
gestão das partes interessadas!
Evento Técnico Mensal – Fev/2014

31
Fatores críticos de sucesso
Entenda que, nos momentos iniciais do projeto, é preciso
entender muito bem quem são as partes interessadas, suas
expectativas e seu nível de influência.
Defina como interagir com as partes interessadas, nos
diferentes níveis.
Construa uma relação de confiança em um ambiente de
transparência.
Perceba o ambiente para compreender o quanto suas ações
têm correspondido às expectativas. Corrija o rumo quando
necessário.
Evento Técnico Mensal – Fev/2014

32
Fatores críticos de sucesso
E um último alerta:
Quase sempre um problema na gestão das partes
interessadas aparece “disfarçado”, como:
• Mudanças de escopo
• Não aceitação do escopo por parte do cliente
• Conflitos
• Falta de cooperação entre os envolvidos
• Atrasos
• Etc...
Evento Técnico Mensal – Fev/2014

33
Obrigado!
André Augusto Choma, PMP, PMI-RMP
PMI-MG
andre@gestaodeempreiteiros.com.br
LinkedIn: www.linkedin.com/pub/dir/Andre/Choma

34

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  • 2. Contextualizando... Como atender as expectativas das suas partes interessadas? Como engajá-las para o sucesso do projeto? 2
  • 3. 3
  • 5. Agenda • Introdução • Por que gerir as partes interessadas? • O que o Guia PMBOK® sugere? • Case – integração de sistemas Evento Técnico Mensal – Fev/2014 5
  • 6. Agenda • Introdução • Por que gerir as partes interessadas? • O que o Guia PMBOK® sugere? • Case – integração de sistemas Evento Técnico Mensal – Fev/2014 6
  • 7. Introdução Quem são as partes interessadas do projeto? Quais são as principais dificuldades em gerenciar as partes interessadas? • Identificá-las • Entender suas expectativas • Incorporar ao escopo do projeto o que é preciso para atender às expectativas e necessidades • Gerenciar as suas expectativas e necessidades de comunicação ao longo do projeto • Gerenciar as mudanças de expectativas Evento Técnico Mensal – Fev/2014 7
  • 8. Introdução Tratar com as partes interessadas requer habilidades de comunicação por parte do Gerente do Projeto • E por parte da equipe Lembre-se que a necessidade de comunicação dos stakeholders não é uniforme • Lembram do WikiLeaks? Evento Técnico Mensal – Fev/2014 8
  • 9. 9
  • 10. Introdução Tratar com as partes interessadas requer habilidades de comunicação por parte do Gerente do Projeto • E por parte da equipe Lembre-se que a necessidade de comunicação dos stakeholders não é uniforme • Lembram do WikiLeaks? • O episódio da ONG Evento Técnico Mensal – Fev/2014 10
  • 11. Agenda • Introdução • Por que gerir as partes interessadas? • O que o Guia PMBOK® sugere? • Case – integração de sistemas Evento Técnico Mensal – Fev/2014 11
  • 12. Por que gerir as Partes Interessadas? Elas são parte do projeto E são essenciais para o seu sucesso ou fracasso E elas estão lá, quer você queira ou não! • Ignorar não é uma estratégia! Evento Técnico Mensal – Fev/2014 12
  • 13. Por que gerir as Partes Interessadas? Algumas estratégias utilizadas por equipes de projetos • High profile Evento Técnico Mensal – Fev/2014 13
  • 15. Por que gerir as Partes Interessadas? Algumas estratégias utilizadas por equipes de projetos • High profile • Low profile • “No” profile Evento Técnico Mensal – Fev/2014 15
  • 17. Por que gerir as Partes Interessadas? Perceberam como muito do que diz respeito à gestão das partes interessadas está ligado à COMUNICAÇÃO? Evento Técnico Mensal – Fev/2014 17
  • 18. Por que gerir as Partes Interessadas? Fonte: pmcanvas.com.br 18
  • 19. Agenda • Introdução • Por que gerir as partes interessadas? • O que o Guia PMBOK® sugere? • Case – integração de sistemas Evento Técnico Mensal – Fev/2014 19
  • 20. O que o Guia PMBOK® sugere? Fonte: Guia PMBOK© 5ª edição (2013) 20
  • 21. O que o Guia PMBOK® sugere? Fonte: Guia PMBOK© 5ª edição (2013) 21
  • 22. Agenda • Introdução • Por que gerir as partes interessadas? • O que o Guia PMBOK® sugere? • Case – integração de sistemas Evento Técnico Mensal – Fev/2014 22
  • 23. Case – integração de sistemas O projeto: • Integrar o ERP XYZ com o sistema de leilão da BM&F ERP Evento Técnico Mensal – Fev/2014 23
  • 24. Case – integração de sistemas Os desafios: • Técnico: sistemas distintos • Prazo: demanda do negócio para que o projeto fosse entregue em 5 meses • Gestão das partes interessadas: • Acordo com a BM&F • Informação relevante para o mercado • Diversas áreas envolvidas • Empresa de gestão de projetos terceirizada • Recursos cedidos de forma matricial Evento Técnico Mensal – Fev/2014 24
  • 25. Case – integração de sistemas Evento Técnico Mensal – Fev/2014 25
  • 26. Case – integração de sistemas Estratégias: • Desafio – Gestão das Partes Interessadas: • Não tínhamos ideia de quem seriam todos os envolvidos • Quatro semanas de identificação das partes interessadas • Perguntas: • Como você se vê afetado pelo projeto? • Em que fase você precisa ser envolvido? • Que requisito de escopo da sua área deve ser considerado? Evento Técnico Mensal – Fev/2014 26
  • 27. Case – integração de sistemas Estratégias: • Desafio - Técnico: • Diversas reuniões para entendimento do sistema da BM&F e do escopo da integração • Envolvimento de alguns profissionais das áreas matriciais dos melhores • Congelamento do padrão de entrada/saída da BM&F mediante contrato • Formalização do detalhamento do escopo, com validação de técnicos e gestores (prazo) • Detalhamento do cronograma de execução (prazo) Evento Técnico Mensal – Fev/2014 27
  • 28. Case – integração de sistemas O que foi feito? • Depois da identificação de todos os envolvidos, foi definido o padrão de comunicação • Definida também a frequência • Equipe técnica: reuniões semanais ou quinzenais, dependendo da demanda • Áreas a serem envolvidas durante o projeto: de acordo com o prazo acordado • Todos os envolvidos, principalmente no nível gerencial e executivo: “Informativo do Projeto” Evento Técnico Mensal – Fev/2014 28
  • 29. Case – integração de sistemas Objetivos do “Informativo do Projeto” • Manter todos os envolvidos informados sobre o andamento do projeto • Promover o projeto internamente • Destacar os avanços do projeto e dar reconhecimento à equipe • Trazer para a equipe as notícias externas sobre o projeto Evento Técnico Mensal – Fev/2014 29
  • 30. Case – integração de sistemas Outras ações de engajamento das partes interessadas: • Banner na entrada da empresa • Notícia no jornal Valor Econômico Evento Técnico Mensal – Fev/2014 30
  • 31. Case – integração de sistemas Resultados alcançados • Grande engajamento dos envolvidos • Especialistas técnicos • Disponibilidade das equipes • Inputs no momento adequado • Sentimento de participação • O projeto foi completado “quase” no prazo • No dia do lançamento do projeto, as ações da empresa subiram mais de 3% • O sucesso do projeto foi atribuído pelos clientes à boa gestão das partes interessadas! Evento Técnico Mensal – Fev/2014 31
  • 32. Fatores críticos de sucesso Entenda que, nos momentos iniciais do projeto, é preciso entender muito bem quem são as partes interessadas, suas expectativas e seu nível de influência. Defina como interagir com as partes interessadas, nos diferentes níveis. Construa uma relação de confiança em um ambiente de transparência. Perceba o ambiente para compreender o quanto suas ações têm correspondido às expectativas. Corrija o rumo quando necessário. Evento Técnico Mensal – Fev/2014 32
  • 33. Fatores críticos de sucesso E um último alerta: Quase sempre um problema na gestão das partes interessadas aparece “disfarçado”, como: • Mudanças de escopo • Não aceitação do escopo por parte do cliente • Conflitos • Falta de cooperação entre os envolvidos • Atrasos • Etc... Evento Técnico Mensal – Fev/2014 33
  • 34. Obrigado! André Augusto Choma, PMP, PMI-RMP PMI-MG andre@gestaodeempreiteiros.com.br LinkedIn: www.linkedin.com/pub/dir/Andre/Choma 34