O documento discute habilidades para gerenciar projetos, como escolher líderes e equipes qualificados e engajados no projeto, e a importância da comunicação clara. Também aborda perfis de gerentes de projetos, canais de comunicação, técnicas de escuta e reuniões.

1. Capitulo 2
Adquirindo Habilidades para
Gerenciar Projetos

2. Existe alguém responsável
pela realização dos projetos?

3. Quais são as principais deficiências dos gerentes de projeto?
Pesquisa PMI - 2008

4. Verificar não apenas a competência e
disponibilidade, mas também o real interesse
do mesmo no projeto, já que precisamos do
real engajamento.
Esmero na escolha dos líderes
dos projetos... e das equipes.

5. Lembre-se que
quem faz o
projeto é quem
possui
conhecimento
técnico !!!!

7. Pesquisa PMI Brasil – 373 empresas e diversos setores econômicos - 2008
Perfil dos profissionais que atuam no Gerenciamento de projetos

8. Habilidade de organização
Tempo
Prioridades
Informações

9. Áreas de Conhecimento
PMBoK

10. Gerente de projetos é um
quilometro de largura e um
centímetro de profundidade.

11. TUDO É
O JEITO

12. O que é gerenciamento das comunicações
É a área de conhecimento que emprega os processos
necessários para garantir a geração, coleta,
distribuição, armazenamento, recuperação e
destinação final das informações sobre o projeto de
forma oportuna e adequada.

13. Canais de comunicação
n x (n – 1)
2
Onde:
n – número de participantes no projeto

14. Técnicas de escuta
Demonstre verdadeiro interesse
Deixe os outros falarem
Elimine os ruídos
Evite interromper outras pessoas
Faça perguntas com fins de esclarecimentos
Repita o que ouviu com suas próprias palavras
Mantenha contato visual

15. Memorando do Gerente
de Relações Humana
para as secretárias de
uma grande empresa:

16. “Recomendamos a
todas as mulheres
da empresa, que ao
solicitar xerox
através de bilhetes,
o façam com
propriedade e com
frases completas.

17. A grande maioria dos bilhetes recebidos
têm causado alguns problemas aos
nossos colegas de trabalho, colocando
em risco, inclusive, a paz nos seus lares,
quando por acaso esquecem os bilhetes
nos bolsos de suas roupas.

18. A título de exemplo, abaixo transcrevemos
algumas dessas solicitações de cópias.”
“Márcio, seja bonzinho ...Faça igual a
última vez ... Please!”
“Joãozinho... Quero quatro
rapidinhas!”
“Zeca, hoje eu tenho que ser a primeira
porque estou mais necessitada!”

19. “Márcio, quero dos dois lados e presta
atenção: atrás tem que caber tudo!”
“Toninho, por favor... Coloca na frente
pra mim, vai ...”
“Joãozinho, presta atenção, estou
muito angustiada ...Estou
atrasada!”
“Toninho, tira o mais rápido possível,
porque o gerente também vai querer...”

20. “José, por favor, devagar, com
carinho, porque quero bem feito.”
“Zeca, cuidado! É comprido e largo... Posicione
direito para que não fique nada de fora.”
“Carlos, será que dá pra entrar no meio sem
que ninguém perceba e tirar uma rapidinha?”

21. Comunicação Eficaz
 Transmita as informações certas as pessoas certas, na hora certa.
 Escreva o “assunto” adequado para seus e-mail com mensagens
breves
 Repita o que acha ter ouvido a pessoa dizer, para fins de
esclarecimentos
 Faça perguntas diretas
 Deixe recados curtos e descritivos
 Elimine ruídos, de total atenção com quem estiver conversando
 Faça perguntas e fique atento a mensagens não verbais
 Combine métodos de comunicação
 Quando for comunicar assuntos técnicos se esforce para explicar o
que quer dizer, principalmente se seu ouvinte não possuir seu
mesmo nível de conhecimento técnico

22. Imagine-se como gerente de um projeto que
consiste em instalar o Microsoft Windows Vista em
todos os computadores desktop da empresa. Como
há algumas opções disponíveis ao se instalar o
sistema operacional.
Surgem as perguntas:
 Quem deve decidir sobre as opções que serão instaladas?
 Essa decisão deve ser tomada pelos 534
funcionários/usuários?
 Esse grupo de pessoas é o cliente?
 Não seria o cliente o presidente da empresa a escolha lógica
(quem paga a conta)?

23. Stakholders
São todos os interessados no
projeto.
Gerente
do projeto
Equipe
do projeto
Presidente
da empresaUsuários
Depto
informática Gerentes
funcionais
Sponsor
Depto
RH
Depto
Compras
Depto
Financeiro
Organismos
fiscalizadores
Fornecedores
hardware
Fornecedores
software
ONGs

24. Perguntas Típicas aos Stakeholders
 Quais são as suas expectativas com
relação ao projeto?
 Como você será beneficiado
com o sucesso deste
projeto?
 Existe algum outro stakeholder que
pode ter algum interesse conflitante
com o seu neste projeto?

25. Mapeamento das Respostas dos Stakeholders

26. Matriz de Influência
X
A X
M
X
G X
N
X
C
X
B
X
E
X
I
X
JX
H
X
L
X
F

27. Plano de Comunicações

28. Regras importantes para um Plano de
Comunicação
 Alta gerência requer informações agregadas e
com menor frequência
 Alta gerência prefere visões gerais do
progresso do projeto e apresentação de
problemas isolados com as possíveis soluções
recomendadas.
 Os gerentes funcionais exigem detalhes
imediatos com informações sobre o progresso
do projeto, o impacto sobre as projeções e
atualização de recursos.
 Os membros da equipe precisam de informações
detalhadas uns dos outros que orientem sua
tomada de decisões. Informações semanais são
eficientes.

29. Regras importantes para um Plano de
Comunicação
 Os clientes e grupos de usuários devem
ser informados do progresso e questões
específicas do projeto regularmente.
 Os grupos de apoio e representantes
externos devem compreender como seus
papéis e tarefas influenciam o projeto.
 O gerente do projeto deve estar atento
ao equilíbrio no fluxo das informações.
 Quando houver dúvidas, os membros
da comunidade devem ser inquiridos
sobre o tipo de informações que
necessitam e como preferem recebê-la.

30. Presença Física
(Cara a Cara)
Canais Interativos
(Telefone, e-mail)
Canais Pessoais Estáticos
(memorandos, cartas, relatórios
computadorizados específicos)
Canais Impessoais Estáticos
(Comunicações escritas, boletins, relatórios
computador, gerais)
Avaliação dos Tipos de Canais
Riqueza
dos
Canais
Mais
Baixa
Mais
Alta

31. Regras no uso de Canais
Envie mensagens difíceis, não rotineiras
através de canais ricos, de preferência
pessoalmente.
Envie mensagens rotineiras através de
canais pobres.
Utilize canais ricos para aumentar sua
presença no ambiente do projeto.
Utilize canais ricos para implementar
planos de projeto.
Não permita que um canal pobre
pesquise informações sobre questões
cruciais – gerencie “cara a cara”

32. Gerenciamento de Reuniões
Definição clara e prévia dos temas (pauta) e dos participantes
Toda reunião deve considerar os pendentes da reunião anterior
(salientar os aspectos relevantes da ata)
Objetividade na exposição, tempo definido
Os tópicos para discussão devem ser dispostos de acordo com sua
prioridade
Toda reunião deve ter conclusões... até mesmo se concluir que nada
se concluiu (constar da ata)

33. Kickoff Meeting
Permite que as pessoas da equipe se
conheçam
Estabelece relacionamentos de trabalho e
linhas de comunicação
Estabelece metas e objetivos do time
Rever status do projeto
Rever os planos do projeto
Identificar áreas de problemas
Estabelece responsabilidades e apontamentos
de indivíduos e de grupos
Obtém compromissos individuais e em grupo

34. Montando uma “War Room”
 Cria um espaço único onde a equipe ou parte dela possa se reunir
para qualquer propósito do projeto.
 Garante o seu uso para um único projeto.
 Permite que funcione como um repositório de informações, memórias
e atualizações das programações e relatórios de progresso.
 Cria referência física para o Projeto

35. O que abunda não tem
problema!!!
Não deixe nada subentendido
Na dúvida seja redundante,
em todas as fases do projeto!
Atenção a frases do tipo:
 Está “subentendido” que...
 Eu “acho” que ele entendeu...
 Isso é “óbvio”! Não precisa nem escrever...
 Para quem sabe ler “um pingo é letra”...
 “Todo mundo” sabe que....