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23 e 24/agosto
 São Paulo/SP
Balanced Scorecard & 
Gerenciamento de 
Portfolio de Projetos 

HP Software & Soluções 
Marcius Rodrigues, PMP, CGEIT 
marcius.rodrigues@hp.com 



24/08/11


© 2006 Hewlett­Packard Development Company, L.P. 
The information contained herein is subject to change without notice 
Agenda 
 1    Introdução 

                1.1    Contexto de Negócio 

 2    Proposta Conceitual 

                2.1    Planejamento & Execução 

                                 2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos 


                                 2.1.2   Demonstração – HP PPM Center 

                2.2    Monitoramento & Controle 

                                 2.2.1  BSC – Balanced Scorecard 


                                 2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard 


 3    Business Case & Conclusões 
Hewlett Packard 
Unidade de Software & Soluções
                                                                   Estratégia 
                                                  Estudos de                    Definição da 
               Demandas 
                                                 Viabilidade de                 Carteira de                    KPIs 
               de Negócio 
                                                   Propostas                     Projetos 

                                                      Gestão Estratégica de Portfólio 



                                                                    Projetos 

                                                    Custos                         Recursos  Comunicações 
Integrações      Escopo           Tempo                       Qualidade                                       Riscos      Aquisições 
                                                   Orçamento                       Humanos 

                                                             Gestão de Projetos 



             Aplicações                                                                   Operações 

                                                                                         Configuração 

                             Automação               Infraestrutura  Incidentes     Mudanças      SLM        Capacidade        Ativos 
Requisito                                                  & 
               Testes         de Testes                                   &             &           &              &             & 
   s                                                 Aplicações  Problemas 
                             Func. / Perform. 
                                                                                    Liberação  Continuidade  Disponibilidade  Contratos 

Garantia de Qualidade de Software                    Monitoração           Gerenciamento de Serviços Operacionais             Gestão 
Introdução 
   Sumário desta apresentação
             Justificativa de Negócio                        Motivações da Área de Governança / PMO 


• Definir e manter uma carteira de investimentos       • Prover informações com maior confiabilidade e 
alinhada com a estratégia de negócio.                  agilidade, mitigando o risco de falha humana. 

• Apoiar a tomada de decisões, com base na             • Auditar conformidade com a metodologia definida 
consolidação de indicadores, em nível estratégico e    pela área de Governança. 
tático. 

• Garantir o controle orçamentário da carteira de 
investimentos, com base no aumento da visibilidade                   Planejamento Estratégico 
sobre alocação de recursos financeiros (planejado e 
realizado). 
                                                                     PDCA  (Planejamento Tático) 

                                                        CobIT 4.1 




                                                                                                        PMBOK 
• Reduzir custo operacional para a gestão de 
                                                          BSC 

indicadores, obtido com a automação de rotinas                           Consolidação de Indicadores 
manuais. 
                                                                         Gestão de Portfolio 


                                                                      Ferramentas de Suporte 
Motivação 
  Alinhamento entre Negócio, PMO e Projetos 
                         “As únicas coisas que evoluem 
                         por vontade própria em uma 
                        Visão da                 Missão da 
                         organização são a desordem, o 
                       Organização              Organização 
                         atrito e o mau desempenho.” 
                          Peter Drucker




Objetivos de    Objetivos de                          Objetivos do    Objetivos do 
 Negócio         Negócio                                 PMO             PMO 



                                                        Projetos e      Projetos e 
 Iniciativas     Iniciativas 
                                                      Investimento    Investimento 
Estratégicas    Estratégicas 
                                                            s               s 


Indicadores     Indicadores                           Indicadores     Indicadores 
Desempenh       Desempenh                             Desempenh       Desempenh 
     o               o                                     o               o 
Referência Comparativa 
      Benchmark 2009 – PMI Brasil
                                           Nível de alinhamento dos projetos à Estratégia 




Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2009, Project Management Institute – Chapters Brasileiros 
(http://www.pmi.org.br). 
Escopo da Apresentação 
   BSC em 1 Slide 
                                                             Visão 
Perspectiva de médio ou longo 
prazo 


Linha de atuação da 
Organização                                              Missão 


Princípios e prioridades 
comportamentais                                          Valores 
                                      O que é Estratégia ?
Portfolio de Projetos e Atividades                      Objetivos 
Chave                                                  Estratégicos 

Rede de influência entre os 
Objetivos Estratégicos                               Mapa Estratégico 


Monitores de desempenho em 
nível Organizacional 
                                                             Metas 

Referência de sucesso para o 
alcance dos Objetivos                                  Indicadores 
Estratégicos 

Portfolio de Projetos e Atividades 
                                                        Iniciativas 
Chave 
Monitoração da Estratégia                Execução da Estratégia
              Conceito                                     Gestão de Indicadores                     Gestão de Portfolio 
              Balanced Scorecard e Gestão de Portfolio 
                 Mapa Estratégico                 Indicadores                      Metas                    Ações 

                    Reduzir CAPEX            Lucro operacional              Aumento de 20% no       Aumento do pontos de 
  Finanças 




                                                                         lucro                    vendas 
                                             Crescimento do negócio 
                    Controlar custos                                        Aumento de 12% no       Expansão do crédito 
                                                                         faturamento 

                                              %  de retenção de             Aumento de 50% na       Intensificação da 
  Clientes 




                                           clientes                      retenção                 propaganda 
                   Garantir Nível de 
                       Serviço                                              Aumento de 12% nas 
                                             % satisfação de clientes    vendas                     Implantação do 
                                                                                                  atendimento ao cliente 

                  Garantir a continuid. 
Internos 
Processos 




                                              %  de retenção de            Melhoria de 30% na        Programa de qualidade 
                      de serviços 
                                           clientes                      qualidade                total 
                  Tornar processos de        % satisfação de clientes       Aumento de 10% na       Programa de 
                      TI eficientes 
                                                                         eficiência               produtividade 
Futura 
Orientação 




                     Competências            Produtividade do pessoal      Aumento de 10% na        Implantação da 
                       Pessoais 
                                                                         produtividade            Universidade Corporativa 
                                             Melhoria do clima 
                      Disponibilizar       organizacional                  Melhoria clima            Aumento do 
                     recursos de TI                                      organizacional           treinamento 


                                                           HP Executive Scorecard                          HP PPM 
Agenda 
 1    Introdução 

                    1.1    Contexto de Negócio 

 2    Proposta Conceitual 

                    2.1    Planejamento & Execução 

                                     2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos 


                                     2.1.2   Demonstração – HP PPM Center 

                    2.2    Monitoramento & Controle 

                                     2.2.1  BSC – Balanced Scorecard 


                                     2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard 


 3    Business Case & Conclusões 
Contexto de Negócio 
   Do Objetivo Estratégico ao Objetivo de Controle




                       Objetivos de TI 




Fonte: CobIT 4.1 
Fonte: CobIT 4.1
Assessment & Roadmap 
  Processos e Controles relacionados 
                                                                                       Situação 
                   Status quo 
Processos                                                       Objetivos de Controle  desejada 

                                                                ME1.1 ­ Abordagem de Monitoramento 
         ME1 ­ Monitorar e Avaliar o Desempenho de 
         TI
                                                                ME1.2 ­ Definição e Coleta dos Dados de Monitoramento 
         A gestão eficaz de desempenho de TI exige um 
         processo de monitoramento. Esse processo inclui a      ME1.3 ­ Método de Monitoramento 
         definição de indicadores de 
         desempenho relevantes, informes de desempenho 
                                                                ME1.4 ­ Avaliação de Desempenho 
         sistemáticos e oportunos e uma pronta ação em 
         relação aos desvios encontrados. (pág. 160). 
                                                                ME1.5 ­ Relatórios para a Alta Direção 

                                                                ME1.6 ­ Ações Corretivas 

                                                                PO1.3 ­ Avaliação da Capacidade e Desempenho Correntes 
         PO1 Definir um Plano Estratégico de TI 

         O PETI é necessário para gerenciar os recursos de      PO1.4 ­ Plano Estratégico de TI 
         TI em linha com as prioridades e estratégia de 
         negócio, sendo refletidas no Portfólio e executadas    PO1.5 ­ Planos Táticos de TI 
         por meio de planos táticos de TI que estabeleçam 
         objetivos concisos, tarefas e planos bem definidos. 
         (pág. 33)                                              PO1.6 ­ Gerenciamento do Portfólio de TI
Assessment & Roadmap 
Mensuração de Maturidade 
 Processo 
 Ferramentas 




                            [doc pg. 11]
Agenda 
 1    Introdução 

                    1.1    Contexto de Negócio 

 2    Proposta Conceitual 

                    2.1    Planejamento & Execução 

                                     2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos 


                                     2.1.2   Demonstração – HP PPM Center 

                    2.2    Monitoramento & Controle 

                                     2.2.1  BSC – Balanced Scorecard 


                                     2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard 


 3    Business Case & Conclusões 
Conceito 
Contextualização no Ciclo PDCA 

          Monitoração & Controle                             Planejamento & Execução 




  Gestão de Indicadores                                             Gestão de Portfolio e Projetos 


 Consolidação Automatizada                                        Demandas de Negócio 


 Comunicação                                                      Projetos (Investimentos) 


  HP Executive Scorecard                                                           HP PPM 




                    “Não existe gerenciamento    "Evite acidentes. Faça tudo de 
                    sem métricas.”               propósito.” 
                    Peter Drucker                Tim Maia 
Agenda 
 1    Introdução 

                    1.1    Contexto de Negócio 

 2    Proposta Conceitual 

                    2.1    Planejamento & Execução 

                                     2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos 


                                     2.1.2   Demonstração – HP PPM Center 

                    2.2    Monitoramento & Controle 

                                     2.2.1  BSC – Balanced Scorecard 


                                     2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard 


 3    Business Case & Conclusões 
Planejamento & Execução 
Modelos de Referência adotados 

                    Nível Estratégico                         Nível Tático 
                   Direção do Portfolio                Controle do Portfolio 




    PPM Center


                                       Nível Operacional 
                                    Automação do Portfolio 
Planejamento & Execução 
Gestão de Portfolio 
                        Proposta de         Critério de Priorização 
                         Projeto A 
                                                   Orçamento 
                        Proposta de 




                                                                           Gestão de Projetos e Programas 
                         Projeto B 
                                                   Limite de Risco 
                        Proposta de 
                         Projeto C 
Objetivos de Negócio 




                                                   Alinham. Estratégico 

                        Proposta de 
                         Projeto D 

                        Proposta de               Projeto B 
                         Projeto E                Aprovado 
                                                  Projeto D 
                                                  Aprovado 
                        Proposta de               Projeto F 
                         Projeto F                Aprovado 
                                                  Projeto H 
                        Proposta de               Aprovado 
                         Projeto G     “Uma doutrina só é boa se puder 
                                       ser colocada em prática”. 
                        Proposta de    Confúncio 552 ­ 579 A. C.
                         Projeto H 
Planejamento & Execução 
Gestão de Portfolio 


                                              Orçamento 
                                              Disponível 
                                                                       Threshold 
                   Maximizar o 
                                                                       de Risco e 
                      VPL 
                                                                         Valor 




                                    Gerenciamento de Portfolio                         Composição 
    Maximizar                                                                           de Classes 
    Score Total                    Algoritmo Balanceador de Projetos                   de Projetos 
                                                                                            % 




                                                                       Composição 
                   Maximizar                                           de Objetivos 
                     Valor                                             de Negócio 
                                              Recursos                     % 
                                             Disponíveis 




       Objetivo       Restrição         Requisito 
Planejamento & Execução 
Automação do PMO
  Escopo 


  Tempo 
                                             HP PPM Center 


                                          Painéis de Controle 
  Custos 

                    Demand          Portfolio           Program           Project 
  Qualidade        Management      Management          Management       Management 


                      Resource                   Time                 Financial 
  Recursos           Management               Management             Management 




  Comunicação                                  Fundação 

                   Processos       Administração       Segurança      APIs para Integração 

  Riscos 


  Aquisições 
Planejamento & Execução 
   PPM – Análise de Mercado 
IDC, IT PPM (11/2010)      IDC, IT Financial Management (11/2010)
Agenda 
 1    Introdução 

                    1.1    Contexto de Negócio 

 2    Proposta Conceitual 

                    2.1    Planejamento & Execução 

                                     2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos 


                                     2.1.2   Demonstração – HP PPM Center 

                    2.2    Monitoramento & Controle 

                                     2.2.1  BSC – Balanced Scorecard 


                                     2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard 


 3    Business Case & Conclusões 
Agenda 
 1    Introdução 

                    1.1    Contexto de Negócio 

 2    Proposta Conceitual 

                    2.1    Planejamento & Execução 

                                     2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos 


                                     2.1.2   Demonstração – HP PPM Center 

                    2.2    Monitoramento & Controle 

                                     2.2.1  BSC – Balanced Scorecard 


                                     2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard 


 3    Business Case & Conclusões 
Balanced Scorecard 
Definição 


     Método focado na execução da estratégia em uma Organização. 



     Tem como objetivo o aumento da Performance, com base no Planejamento 
     e Mensuração de processos. O nome deriva de “visão balanceada de 
     indicadores de desempenho”. 


     Propõe a formalização do processo de medição do desempenho, 
     permitindo que todos trabalhem com os mesmos objetivos e sob os 
     mesmos processos de medição.
Balanced Scorecard 
Concepção 

    Resultado do estudo denominado “Measuring Performance in the 
    Organization of the Future” conduzido em 1990 por David Norton e Robert 
    Kaplan. 



             Robert Kaplan é professor de desenvolvimento e liderança da 
             Harvard Business School. 



    David Norton é co­fundador e presidente do Balanced Scorecard 
    Collaborative.
Indicadores 
Qualidade do Dashboard do Escritório de Projetos 

      “O primeiro sinal de que 
      não sabemos o que 
      estamos fazendo é a 
      obcessão pelos números”. 
      J. W. Goethe
Indicadores 
Qual o significado dos 80% ? 
     Indicador Executivo                            Questionamento Executivo 
       (estamos a 80%)                                         (e daí ?) 


                                            Contextualização de Negócio

                                            Específico (S): 
                                            c = 375, a = 300, b = 75; portanto, 80% alocado 


                                 Muito      Mensurável (M): 
                            b    cheio ?    Mililitros (ml) 

                                            Orientado à Ação Corretiva (A): 

c                                           Esvaziar ou encher mais 
            80% 
                                 Ainda 
                            a    vazio ? 
                                            Realista (R): 
                                            Muita gente gosta de cerveja 

                                            Vinculado ao tempo (T): 
                                            Terça feira, 12/04, período matutino:  Meta de 
                                            10% 
                                            Sexta feira, 15/04, período noturno:  Meta de 
                                            90% 
Indicadores 
Considerações para o Planejamento de KPIs 
      What – O que medir ? 
      Processo / função / objeto a ser monitorado. 


      Who – Quem são os envolvidos com cada indicador ? 
      Matriz RACI. 


      When – Quando medir ? 
      Frequência de atualização adequada. 


      Where – Onde medir ? 
      Fontes de dados, para obtenção das informações. 


      Why – Porque medir ? 
      Benefício em empregar esforço com a manutenção do indicador. 


      How – Como medir ? 
      Método de coleta e atualização do indicador.
Business Intelligence 
BSC – Cascateamento de Objetivos & Métricas 
“As coisas da vida são mais 
belas quando vistas de cima.” 
Santos Dumont 

                                                    Scorecard de Negócio 
    Indicadores 
                                            (Demandas, Receita, Compliance, etc.) 
    Estratégicos 




    Indicadores 
                            Scorecard PMO                                Scorecards Departamentais 
      Táticos              (Projetos, Programas)                             (TI, Engenharia, etc.) 


                                                          Analítico 

     Métricas 
   Operacionais



                                    Transacional         Transacional         Transacional 
Business Intelligence 
  Adequação de Indicadores 




Definição e cascateamento de Objetivos 
 alinhados à Missão e Visão.                         Estratégico 
                                                     (Objetivos) 


Correlação dos fatos (KFM) com o                        Tático 
 contexto de negócio  (Metas 
 quantitativas  e temporais).             (KPI – Key Performance Indicators) 



Métricas coletadas das fontes                       Operacional 
 transacionais  ou  operacionais.             (KFM – Key Facts Metrics) 
Business Intelligence 
  Adequação das Ferramentas de Automação 




                                                Estratégico 
HP Executive Scorecard 
                                                (Indicadores 
Acesso a um Data Warehouse, resultante 
                                                 Executivos) 
 da consolidação de dados de múltiplas 
 bases transacionais.

                                                   Tático 
                                           (Relatórios Analíticos) 


HP PPM 
                                                Operacional 
Acesso direto à base transacional, em 
                                          (Relatórios Operacionais) 
 tempo real. 
Business Intelligence 
       Custos dos Projetos 
   Datawarehouse – Integração de Dados 
                 HP PPM 


   Corporativos
KCRT_FG_PFM_ASSE 
       T 
                     KCST_CURRENCY_LI 
                           NES 

KCRT_FG_PFM_PROJ 
                      KRSC_ORG_UNITS 
      ECT 


 KCRT_REQUESTS         KNTA_REGIONS                                      Datawarehouse 
                                                                     HP Executive Scorecard 
                                             PM_PROJECTS 
KCST_BUDG_LINE_CE 
                           KNTA_USERS 
       LLS 
                                             AMPROJECT                               LOCATION_DIM 
KCST_BUDG_PERIOD 
                       PM_PROJECTS 
      _SUM 

                                                                 PROJECT_DIM        APPLICATION_DIM 
KCST_BUDGET_LINES    PM_PROJECT_TYPES 


  KCST_BUDGETS 
                                                                          ACTUALCOST_FAC 
                                            PROJECT_DIM                         T 


        Custos dos Ativos 
         HP Asset Manager                                          ORG_DIM           CONTRACT_DIM 


    AMASSET                AMCOUNTRY 
                                         Mecanismo de ETL       ITFUNCTION_DIM      BUSSERVICE_DIM 

 AMBUDGCENTER              AMLOCATION    Integração de Dados 


    AMBUDGET               AMPROJECT 


   AMBUDGLINE               AMMODEL 


   AMCOMPANY          AMCOSTCENTER 


   AMCONTACT           AMEXPENSELINE 


   AMCONTRACT          AMPORTFOLIO 
Indicadores Executivos 
        (KPIs)

                                                                  Datawarehouse 
                                                              HP Executive Scorecard 


                                                          PROJECT_DIM         LOCATION_DIM 


                                Depto.        Categoria de Custo 
                                                        PROJECT_DIM          APPLICATION_DIM 
 Consultas Analíticas      Projetos       Serviços de Negócio 
      (Cubos) 
                                OPEX          CAPEX                ACTUALCOST_FAC 
                          Realizado       Planejado                      T 




                                                            ORG_DIM           CONTRACT_DIM 



                                                         ITFUNCTION_DIM      BUSSERVICE_DIM 




    Base Analítica 
        (DW) 
Business Intelligence 
Arquitetura da Solução 
                          Scorecards                               KPIs

                   Relatórios Analíticos                       Benchmarking 




              Projetos      Org       Clientes       Custos       Defeitos          Teste 
             Demandas      Tarefas                                Recursos      Tempo 
                                             DW para TI 



                                      Integração de Dados 




     CMDB             BSM                SM            PPM                    SM             AM 
Agenda 
 1    Introdução 

                    1.1    Contexto de Negócio 

 2    Proposta Conceitual 

                    2.1    Planejamento & Execução 

                                     2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos 


                                     2.1.2   Demonstração – HP PPM Center 

                    2.2    Monitoramento & Controle 

                                     2.2.1  BSC – Balanced Scorecard 


                                     2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard 


 3    Business Case & Conclusões 
Agenda 
 1    Introdução 

                    1.1    Contexto de Negócio 

 2    Proposta Conceitual 

                    2.1    Planejamento & Execução 

                                     2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos 


                                     2.1.2   Demonstração – HP PPM Center 

                    2.2    Monitoramento & Controle 

                                     2.2.1  BSC – Balanced Scorecard 


                                     2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard 


 3    Business Case & Conclusões 
Conclusão 
Benefícios Quantitativos – Case
B1 ­ Geração de Relatórios (Status Report) 
A geração de relatórios automatizados que previamente eram manualmente preparados significam uma redução significativa na carga de 
trabalho administrativa para os PMs. 
                                                             Ano 1            Ano 2            Ano 3             Total            VP 
                           Quantidade de PMs         10 
                             Taxa HH para PM      87,50 
    Projeção de horas economizadas / semana           4 
          Projeção de horas economizadas / ano     208 
                          Percentual capturado     50% 
Saving                                                        91.000,00        91.000,00        91.000,00       273.000,00     226.303,53 


B2 ­ Padronização 
A centralização e padronização de documentos e fluxos de trabalho é uma das metas desta proposta de projeto. Desta forma, é esperado que 
os recursos gastem menos horas com a busca e gestão dos documentos. 
                                                             Ano 1            Ano 2            Ano 3             Total            VP 
            Quantidade de Analistas (Recursos)     100 
                        Taxa HH para Analistas    75,00 
    Projeção de horas economizadas / semana           1 
          Projeção de horas economizadas / ano       52 
                          Percentual capturado     50% 
Saving                                                       195.000,00       195.000,00      195.000,00        585.000,00     484.936,14 
Conclusão 
Benefícios Quantitativos – Case
B3 ­ Apontamento de Horas 
O apontamento de horas em um ambiente com multiplas bases e sistemas distintos demanda maior esforço. Esta proposta tem como meta 
simplificar o esforço requerido para o lançamento de horas trabalhadas em projetos e atividades de rotina. 
                                                                    Ano 1           Ano 2          Ano 3           Total             VP 
          Quantidade de Analistas (Recursos)              100 
                     Taxa HH para Analistas              75,00 
   Projeção de horas economizadas / semana                0,05 
       Projeção de horas economizadas / ano                2,6 
                        Percentual capturado              50% 
Saving                                                                 487,50         487,50          487,50           1.462,50     1.462,50 


B4 ­ Economia com Múltiplos Contratos de Suporte 
A consolidação de múltiplas ferramentas em um sistema único trará savings de Contratos de Suporte para a (CLIENTE). 
                                                                    Ano 1           Ano 2          Ano 3           Total             VP 
Contrato de Suporte com outros fornecedores         95.000,00 
               Contrato de Suporte com a HP         85.208,52 
Saving                                                               9.791,48       9.791,48        9.791,48      29.374,44        24.349,97 
Conclusão 
Benefícios Quantitativos – Case
B5 ­ Prevenção de Investimentos em Projetos Não Estratégicos 
Com base na melhor priorização de projetos, investimentos não estratégicos e que não tragam retorno deverão ser gradualmente reduzidos 
                                                                  Ano 1           Ano 2           Ano 3           Total            VP 
Orçamento alocado em projetos N.E. / ano         300.000,00 
                     Projeção de redução      10%,15%,20% 
Saving                                                            30.000,00       45.000,00       60.000,00      135.000,00    109.541,70 


B6 ­ Redução de Custos e Atrasos, decorrentes de Mudanças de Escopo 
A melhoria do processo de Controle de Escopo apoia no cumprimento de prazo dos projetos, trazendo como resultado a redução de atrasos e 
custos, causados por adições de escopo desnecessárias. 
                                                                  Ano 1           Ano 2           Ano 3           Total            VP 
     Custos incorridos pelo alto volume de 
      solicitações de mudança de escopo           50.000,00 
                     Projeção de redução      15%,20%,25% 
Saving                                                             7.500,00       10.000,00       12.500,00       30.000,00      24.474,08 
Conclusão 
    Benefícios Quantitativos – Case
B7 ­ Gestão de Portfolio 
No cenário atual, a coleta e consolidação de informações para reuniões executivas de comitê demandam alto esforço operacional. Adicionalmente, 
este processo manual é suscetível à falhas em função de erro humano. Por esta razão, esta proposta tem como objetivo automatizar a consolidação 
de informações para a definição da Carteira de Projetos, embasada pela simulação de cenários de investimentos, que de forma automatizada 
aponta as implicações (consequencias) da aprovação ou reprovação de Demandas. 
                                                                 Ano 1             Ano 2             Ano 3              Total             VP 
             Quantidade de recursos envolvidos          5 
                               Taxa HH para PM      87,50 
     Projeção de horas economizadas / semana            4 
          Projeção de horas economizadas / ano        208 
                            Percentual capturado     50% 
Saving                                                            45.500,00         45.500,00         45.500,00        136.500,00      113.151,77 


B8 ­ Gestão de Projetos 
No cenário atual, o controle gerencial dos projetos (desconsiderando Status Reporting, já contabilizado em B1) demanda alto esforço operacional. 
devido à necessidade de monitoramento disperso em múltiplas planilhas, cronogramas, emails e documentos. 
                                                                 Ano 1             Ano 2             Ano 3              Total             VP 
             Quantidade de recursos envolvidos         10 
                               Taxa HH para PM      87,50 
     Projeção de horas economizadas / semana            4 
          Projeção de horas economizadas / ano        208 
                            Percentual capturado     50% 
Saving                                                            91.000,00         91.000,00         91.000,00        273.000,00      226.303,53 
Conclusão 
Benefícios Quantitativos – Case
Informações 
(11) 5502­5796 
marilia.hansen@hp.com

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  • 1. 23 e 24/agosto São Paulo/SP
  • 3. Agenda  1  Introdução  1.1  Contexto de Negócio  2  Proposta Conceitual  2.1  Planejamento & Execução  2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos  2.1.2 Demonstração – HP PPM Center  2.2  Monitoramento & Controle  2.2.1  BSC – Balanced Scorecard  2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard  3  Business Case & Conclusões 
  • 4. Hewlett Packard  Unidade de Software & Soluções Estratégia  Estudos de  Definição da  Demandas  Viabilidade de  Carteira de  KPIs  de Negócio  Propostas  Projetos  Gestão Estratégica de Portfólio  Projetos  Custos  Recursos  Comunicações  Integrações  Escopo  Tempo  Qualidade  Riscos  Aquisições  Orçamento  Humanos  Gestão de Projetos  Aplicações  Operações  Configuração  Automação  Infraestrutura  Incidentes  Mudanças  SLM  Capacidade  Ativos  Requisito  &  Testes  de Testes  &  &  &  &  &  s  Aplicações  Problemas  Func. / Perform.  Liberação  Continuidade  Disponibilidade  Contratos  Garantia de Qualidade de Software  Monitoração  Gerenciamento de Serviços Operacionais  Gestão 
  • 5. Introdução  Sumário desta apresentação Justificativa de Negócio  Motivações da Área de Governança / PMO  • Definir e manter uma carteira de investimentos  • Prover informações com maior confiabilidade e  alinhada com a estratégia de negócio.  agilidade, mitigando o risco de falha humana.  • Apoiar a tomada de decisões, com base na  • Auditar conformidade com a metodologia definida  consolidação de indicadores, em nível estratégico e  pela área de Governança.  tático.  • Garantir o controle orçamentário da carteira de  investimentos, com base no aumento da visibilidade  Planejamento Estratégico  sobre alocação de recursos financeiros (planejado e  realizado).  PDCA  (Planejamento Tático)  CobIT 4.1  PMBOK  • Reduzir custo operacional para a gestão de  BSC  indicadores, obtido com a automação de rotinas  Consolidação de Indicadores  manuais.  Gestão de Portfolio  Ferramentas de Suporte 
  • 6. Motivação  Alinhamento entre Negócio, PMO e Projetos  “As únicas coisas que evoluem  por vontade própria em uma  Visão da  Missão da  organização são a desordem, o  Organização  Organização  atrito e o mau desempenho.”  Peter Drucker Objetivos de  Objetivos de  Objetivos do  Objetivos do  Negócio  Negócio  PMO  PMO  Projetos e  Projetos e  Iniciativas  Iniciativas  Investimento  Investimento  Estratégicas  Estratégicas  s  s  Indicadores  Indicadores  Indicadores  Indicadores  Desempenh  Desempenh  Desempenh  Desempenh  o  o  o  o 
  • 7. Referência Comparativa  Benchmark 2009 – PMI Brasil Nível de alinhamento dos projetos à Estratégia  Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2009, Project Management Institute – Chapters Brasileiros  (http://www.pmi.org.br). 
  • 8. Escopo da Apresentação  BSC em 1 Slide  Visão  Perspectiva de médio ou longo  prazo  Linha de atuação da  Organização  Missão  Princípios e prioridades  comportamentais  Valores  O que é Estratégia ? Portfolio de Projetos e Atividades  Objetivos  Chave  Estratégicos  Rede de influência entre os  Objetivos Estratégicos  Mapa Estratégico  Monitores de desempenho em  nível Organizacional  Metas  Referência de sucesso para o  alcance dos Objetivos  Indicadores  Estratégicos  Portfolio de Projetos e Atividades  Iniciativas  Chave 
  • 9. Monitoração da Estratégia  Execução da Estratégia Conceito  Gestão de Indicadores  Gestão de Portfolio  Balanced Scorecard e Gestão de Portfolio  Mapa Estratégico  Indicadores  Metas  Ações  Reduzir CAPEX  Lucro operacional  Aumento de 20% no  Aumento do pontos de  Finanças  lucro vendas  Crescimento do negócio  Controlar custos  Aumento de 12% no  Expansão do crédito  faturamento  %  de retenção de  Aumento de 50% na  Intensificação da  Clientes  clientes  retenção  propaganda  Garantir Nível de  Serviço  Aumento de 12% nas  % satisfação de clientes  vendas  Implantação do  atendimento ao cliente  Garantir a continuid.  Internos  Processos  %  de retenção de  Melhoria de 30% na  Programa de qualidade  de serviços  clientes  qualidade  total  Tornar processos de  % satisfação de clientes  Aumento de 10% na  Programa de  TI eficientes  eficiência  produtividade  Futura  Orientação  Competências  Produtividade do pessoal  Aumento de 10% na  Implantação da  Pessoais  produtividade  Universidade Corporativa  Melhoria do clima  Disponibilizar  organizacional  Melhoria clima  Aumento do  recursos de TI  organizacional  treinamento  HP Executive Scorecard  HP PPM 
  • 10. Agenda  1  Introdução  1.1  Contexto de Negócio  2  Proposta Conceitual  2.1  Planejamento & Execução  2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos  2.1.2 Demonstração – HP PPM Center  2.2  Monitoramento & Controle  2.2.1  BSC – Balanced Scorecard  2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard  3  Business Case & Conclusões 
  • 11. Contexto de Negócio  Do Objetivo Estratégico ao Objetivo de Controle Objetivos de TI  Fonte: CobIT 4.1 
  • 13. Assessment & Roadmap  Processos e Controles relacionados  Situação  Status quo  Processos  Objetivos de Controle  desejada  ME1.1 ­ Abordagem de Monitoramento  ME1 ­ Monitorar e Avaliar o Desempenho de  TI ME1.2 ­ Definição e Coleta dos Dados de Monitoramento  A gestão eficaz de desempenho de TI exige um  processo de monitoramento. Esse processo inclui a  ME1.3 ­ Método de Monitoramento  definição de indicadores de  desempenho relevantes, informes de desempenho  ME1.4 ­ Avaliação de Desempenho  sistemáticos e oportunos e uma pronta ação em  relação aos desvios encontrados. (pág. 160).  ME1.5 ­ Relatórios para a Alta Direção  ME1.6 ­ Ações Corretivas  PO1.3 ­ Avaliação da Capacidade e Desempenho Correntes  PO1 Definir um Plano Estratégico de TI  O PETI é necessário para gerenciar os recursos de  PO1.4 ­ Plano Estratégico de TI  TI em linha com as prioridades e estratégia de  negócio, sendo refletidas no Portfólio e executadas  PO1.5 ­ Planos Táticos de TI  por meio de planos táticos de TI que estabeleçam  objetivos concisos, tarefas e planos bem definidos.  (pág. 33)  PO1.6 ­ Gerenciamento do Portfólio de TI
  • 15. Agenda  1  Introdução  1.1  Contexto de Negócio  2  Proposta Conceitual  2.1  Planejamento & Execução  2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos  2.1.2 Demonstração – HP PPM Center  2.2  Monitoramento & Controle  2.2.1  BSC – Balanced Scorecard  2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard  3  Business Case & Conclusões 
  • 16. Conceito  Contextualização no Ciclo PDCA  Monitoração & Controle  Planejamento & Execução  Gestão de Indicadores  Gestão de Portfolio e Projetos  Consolidação Automatizada  Demandas de Negócio  Comunicação  Projetos (Investimentos)  HP Executive Scorecard  HP PPM  “Não existe gerenciamento  "Evite acidentes. Faça tudo de  sem métricas.”  propósito.”  Peter Drucker Tim Maia 
  • 17. Agenda  1  Introdução  1.1  Contexto de Negócio  2  Proposta Conceitual  2.1  Planejamento & Execução  2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos  2.1.2 Demonstração – HP PPM Center  2.2  Monitoramento & Controle  2.2.1  BSC – Balanced Scorecard  2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard  3  Business Case & Conclusões 
  • 18. Planejamento & Execução  Modelos de Referência adotados  Nível Estratégico  Nível Tático  Direção do Portfolio  Controle do Portfolio  PPM Center Nível Operacional  Automação do Portfolio 
  • 19. Planejamento & Execução  Gestão de Portfolio  Proposta de  Critério de Priorização  Projeto A  Orçamento  Proposta de  Gestão de Projetos e Programas  Projeto B  Limite de Risco  Proposta de  Projeto C  Objetivos de Negócio  Alinham. Estratégico  Proposta de  Projeto D  Proposta de  Projeto B  Projeto E  Aprovado  Projeto D  Aprovado  Proposta de  Projeto F  Projeto F  Aprovado  Projeto H  Proposta de  Aprovado  Projeto G  “Uma doutrina só é boa se puder  ser colocada em prática”.  Proposta de  Confúncio 552 ­ 579 A. C. Projeto H 
  • 20. Planejamento & Execução  Gestão de Portfolio  Orçamento  Disponível  Threshold  Maximizar o  de Risco e  VPL  Valor  Gerenciamento de Portfolio  Composição  Maximizar  de Classes  Score Total  Algoritmo Balanceador de Projetos de Projetos  %  Composição  Maximizar  de Objetivos  Valor  de Negócio  Recursos  %  Disponíveis  Objetivo  Restrição  Requisito 
  • 21. Planejamento & Execução  Automação do PMO Escopo  Tempo  HP PPM Center  Painéis de Controle  Custos  Demand  Portfolio  Program  Project  Qualidade  Management  Management  Management  Management  Resource  Time  Financial  Recursos  Management  Management  Management  Comunicação  Fundação  Processos  Administração  Segurança  APIs para Integração  Riscos  Aquisições 
  • 22. Planejamento & Execução  PPM – Análise de Mercado  IDC, IT PPM (11/2010)  IDC, IT Financial Management (11/2010)
  • 23. Agenda  1  Introdução  1.1  Contexto de Negócio  2  Proposta Conceitual  2.1  Planejamento & Execução  2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos  2.1.2 Demonstração – HP PPM Center  2.2  Monitoramento & Controle  2.2.1  BSC – Balanced Scorecard  2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard  3  Business Case & Conclusões 
  • 24. Agenda  1  Introdução  1.1  Contexto de Negócio  2  Proposta Conceitual  2.1  Planejamento & Execução  2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos  2.1.2 Demonstração – HP PPM Center  2.2  Monitoramento & Controle  2.2.1  BSC – Balanced Scorecard  2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard  3  Business Case & Conclusões 
  • 25. Balanced Scorecard  Definição  Método focado na execução da estratégia em uma Organização.  Tem como objetivo o aumento da Performance, com base no Planejamento  e Mensuração de processos. O nome deriva de “visão balanceada de  indicadores de desempenho”.  Propõe a formalização do processo de medição do desempenho,  permitindo que todos trabalhem com os mesmos objetivos e sob os  mesmos processos de medição.
  • 26. Balanced Scorecard  Concepção  Resultado do estudo denominado “Measuring Performance in the  Organization of the Future” conduzido em 1990 por David Norton e Robert  Kaplan.  Robert Kaplan é professor de desenvolvimento e liderança da  Harvard Business School.  David Norton é co­fundador e presidente do Balanced Scorecard  Collaborative.
  • 27. Indicadores  Qualidade do Dashboard do Escritório de Projetos  “O primeiro sinal de que  não sabemos o que  estamos fazendo é a  obcessão pelos números”.  J. W. Goethe
  • 28. Indicadores  Qual o significado dos 80% ?  Indicador Executivo  Questionamento Executivo  (estamos a 80%)  (e daí ?)  Contextualização de Negócio Específico (S):  c = 375, a = 300, b = 75; portanto, 80% alocado  Muito  Mensurável (M):  b  cheio ?  Mililitros (ml)  Orientado à Ação Corretiva (A):  c  Esvaziar ou encher mais  80%  Ainda  a  vazio ?  Realista (R):  Muita gente gosta de cerveja  Vinculado ao tempo (T):  Terça feira, 12/04, período matutino:  Meta de  10%  Sexta feira, 15/04, período noturno:  Meta de  90% 
  • 29. Indicadores  Considerações para o Planejamento de KPIs  What – O que medir ?  Processo / função / objeto a ser monitorado.  Who – Quem são os envolvidos com cada indicador ?  Matriz RACI.  When – Quando medir ?  Frequência de atualização adequada.  Where – Onde medir ?  Fontes de dados, para obtenção das informações.  Why – Porque medir ?  Benefício em empregar esforço com a manutenção do indicador.  How – Como medir ?  Método de coleta e atualização do indicador.
  • 30. Business Intelligence  BSC – Cascateamento de Objetivos & Métricas  “As coisas da vida são mais  belas quando vistas de cima.”  Santos Dumont  Scorecard de Negócio  Indicadores  (Demandas, Receita, Compliance, etc.)  Estratégicos  Indicadores  Scorecard PMO  Scorecards Departamentais  Táticos  (Projetos, Programas)  (TI, Engenharia, etc.)  Analítico  Métricas  Operacionais Transacional  Transacional  Transacional 
  • 31. Business Intelligence  Adequação de Indicadores  Definição e cascateamento de Objetivos  alinhados à Missão e Visão.  Estratégico  (Objetivos)  Correlação dos fatos (KFM) com o  Tático  contexto de negócio  (Metas  quantitativas  e temporais). (KPI – Key Performance Indicators)  Métricas coletadas das fontes  Operacional  transacionais  ou  operacionais.  (KFM – Key Facts Metrics) 
  • 32. Business Intelligence  Adequação das Ferramentas de Automação  Estratégico  HP Executive Scorecard  (Indicadores  Acesso a um Data Warehouse, resultante  Executivos)  da consolidação de dados de múltiplas  bases transacionais. Tático  (Relatórios Analíticos)  HP PPM  Operacional  Acesso direto à base transacional, em  (Relatórios Operacionais)  tempo real. 
  • 33. Business Intelligence  Custos dos Projetos  Datawarehouse – Integração de Dados  HP PPM  Corporativos KCRT_FG_PFM_ASSE  T  KCST_CURRENCY_LI  NES  KCRT_FG_PFM_PROJ  KRSC_ORG_UNITS  ECT  KCRT_REQUESTS  KNTA_REGIONS  Datawarehouse  HP Executive Scorecard  PM_PROJECTS  KCST_BUDG_LINE_CE  KNTA_USERS  LLS  AMPROJECT  LOCATION_DIM  KCST_BUDG_PERIOD  PM_PROJECTS  _SUM  PROJECT_DIM  APPLICATION_DIM  KCST_BUDGET_LINES  PM_PROJECT_TYPES  KCST_BUDGETS  ACTUALCOST_FAC  PROJECT_DIM  T  Custos dos Ativos  HP Asset Manager  ORG_DIM  CONTRACT_DIM  AMASSET  AMCOUNTRY  Mecanismo de ETL  ITFUNCTION_DIM  BUSSERVICE_DIM  AMBUDGCENTER  AMLOCATION  Integração de Dados  AMBUDGET  AMPROJECT  AMBUDGLINE  AMMODEL  AMCOMPANY  AMCOSTCENTER  AMCONTACT  AMEXPENSELINE  AMCONTRACT  AMPORTFOLIO 
  • 34. Indicadores Executivos  (KPIs) Datawarehouse  HP Executive Scorecard  PROJECT_DIM  LOCATION_DIM  Depto.  Categoria de Custo  PROJECT_DIM  APPLICATION_DIM  Consultas Analíticas  Projetos  Serviços de Negócio  (Cubos)  OPEX  CAPEX  ACTUALCOST_FAC  Realizado  Planejado  T  ORG_DIM  CONTRACT_DIM  ITFUNCTION_DIM  BUSSERVICE_DIM  Base Analítica  (DW) 
  • 35. Business Intelligence  Arquitetura da Solução  Scorecards  KPIs Relatórios Analíticos  Benchmarking  Projetos  Org  Clientes  Custos  Defeitos  Teste  Demandas  Tarefas  Recursos  Tempo  DW para TI  Integração de Dados  CMDB  BSM  SM  PPM  SM  AM 
  • 36. Agenda  1  Introdução  1.1  Contexto de Negócio  2  Proposta Conceitual  2.1  Planejamento & Execução  2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos  2.1.2 Demonstração – HP PPM Center  2.2  Monitoramento & Controle  2.2.1  BSC – Balanced Scorecard  2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard  3  Business Case & Conclusões 
  • 37. Agenda  1  Introdução  1.1  Contexto de Negócio  2  Proposta Conceitual  2.1  Planejamento & Execução  2.1.1  Gestão de Portfolio de Projetos  2.1.2 Demonstração – HP PPM Center  2.2  Monitoramento & Controle  2.2.1  BSC – Balanced Scorecard  2.2.2  Demonstração – HP Executive Scorecard  3  Business Case & Conclusões 
  • 38. Conclusão  Benefícios Quantitativos – Case B1 ­ Geração de Relatórios (Status Report)  A geração de relatórios automatizados que previamente eram manualmente preparados significam uma redução significativa na carga de  trabalho administrativa para os PMs.  Ano 1  Ano 2  Ano 3  Total  VP  Quantidade de PMs  10  Taxa HH para PM  87,50  Projeção de horas economizadas / semana  4  Projeção de horas economizadas / ano  208  Percentual capturado  50%  Saving  91.000,00  91.000,00  91.000,00  273.000,00  226.303,53  B2 ­ Padronização  A centralização e padronização de documentos e fluxos de trabalho é uma das metas desta proposta de projeto. Desta forma, é esperado que  os recursos gastem menos horas com a busca e gestão dos documentos.  Ano 1  Ano 2  Ano 3  Total  VP  Quantidade de Analistas (Recursos)  100  Taxa HH para Analistas  75,00  Projeção de horas economizadas / semana  1  Projeção de horas economizadas / ano  52  Percentual capturado  50%  Saving  195.000,00  195.000,00  195.000,00  585.000,00  484.936,14 
  • 39. Conclusão  Benefícios Quantitativos – Case B3 ­ Apontamento de Horas  O apontamento de horas em um ambiente com multiplas bases e sistemas distintos demanda maior esforço. Esta proposta tem como meta  simplificar o esforço requerido para o lançamento de horas trabalhadas em projetos e atividades de rotina.  Ano 1  Ano 2  Ano 3  Total  VP  Quantidade de Analistas (Recursos)  100  Taxa HH para Analistas  75,00  Projeção de horas economizadas / semana  0,05  Projeção de horas economizadas / ano  2,6  Percentual capturado  50%  Saving  487,50  487,50  487,50  1.462,50  1.462,50  B4 ­ Economia com Múltiplos Contratos de Suporte  A consolidação de múltiplas ferramentas em um sistema único trará savings de Contratos de Suporte para a (CLIENTE).  Ano 1  Ano 2  Ano 3  Total  VP  Contrato de Suporte com outros fornecedores  95.000,00  Contrato de Suporte com a HP  85.208,52  Saving  9.791,48  9.791,48  9.791,48  29.374,44  24.349,97 
  • 40. Conclusão  Benefícios Quantitativos – Case B5 ­ Prevenção de Investimentos em Projetos Não Estratégicos  Com base na melhor priorização de projetos, investimentos não estratégicos e que não tragam retorno deverão ser gradualmente reduzidos  Ano 1  Ano 2  Ano 3  Total  VP  Orçamento alocado em projetos N.E. / ano  300.000,00  Projeção de redução  10%,15%,20%  Saving  30.000,00  45.000,00  60.000,00  135.000,00  109.541,70  B6 ­ Redução de Custos e Atrasos, decorrentes de Mudanças de Escopo  A melhoria do processo de Controle de Escopo apoia no cumprimento de prazo dos projetos, trazendo como resultado a redução de atrasos e  custos, causados por adições de escopo desnecessárias.  Ano 1  Ano 2  Ano 3  Total  VP  Custos incorridos pelo alto volume de  solicitações de mudança de escopo  50.000,00  Projeção de redução  15%,20%,25%  Saving  7.500,00  10.000,00  12.500,00  30.000,00  24.474,08 
  • 41. Conclusão  Benefícios Quantitativos – Case B7 ­ Gestão de Portfolio  No cenário atual, a coleta e consolidação de informações para reuniões executivas de comitê demandam alto esforço operacional. Adicionalmente,  este processo manual é suscetível à falhas em função de erro humano. Por esta razão, esta proposta tem como objetivo automatizar a consolidação  de informações para a definição da Carteira de Projetos, embasada pela simulação de cenários de investimentos, que de forma automatizada  aponta as implicações (consequencias) da aprovação ou reprovação de Demandas.  Ano 1  Ano 2  Ano 3  Total  VP  Quantidade de recursos envolvidos  5  Taxa HH para PM  87,50  Projeção de horas economizadas / semana  4  Projeção de horas economizadas / ano  208  Percentual capturado  50%  Saving  45.500,00  45.500,00  45.500,00  136.500,00  113.151,77  B8 ­ Gestão de Projetos  No cenário atual, o controle gerencial dos projetos (desconsiderando Status Reporting, já contabilizado em B1) demanda alto esforço operacional.  devido à necessidade de monitoramento disperso em múltiplas planilhas, cronogramas, emails e documentos.  Ano 1  Ano 2  Ano 3  Total  VP  Quantidade de recursos envolvidos  10  Taxa HH para PM  87,50  Projeção de horas economizadas / semana  4  Projeção de horas economizadas / ano  208  Percentual capturado  50%  Saving  91.000,00  91.000,00  91.000,00  273.000,00  226.303,53 
  • 43.