Quando se inicia um empreendimento é necessário estruturar a futura Empresa, proporcionando um crescimento e um desenvolvimento sustentável.

1. Vai Empreender?
Defina a estrutura da sua futura Empresa
Voltado para micro empreendedores
Estruturação de Empresa
Plano de Negócios
Aline Milani
Mateus Pizetta

2. Sumário
Introdução.................................................................................................................... 3
1. O Negócio.................................................................................................................4
2. Organograma........................................................................................................... 5
3. Funções....................................................................................................................7
4. Processos administrativos e operacionais............................................................... 9
5. Políticas e Normas................................................................................................... 9
6. Padronização........................................................................................................... 10
7. Crescimento e desenvolvimento.............................................................................. 11
8. A abrangência de mercado...................................................................................... 12

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Introdução
Este e-book apresenta de forma sintética como elaborar a estrutura de uma empresa
iniciante para incorporar ao plano de negócios.
A abordagem é realizada através do organograma e dos processos, definindo cada
função para alinhar com as futuras estratégias, métodos e resultados.
Não é propósito aqui dissertar sobre todas as variáveis do plano de negócios e suas
abrangências, e sim, definir uma empresa no seu âmbito estrutural, mostrando o que
cada departamento fará para conduzir o bom andamento da operação, mesmo que esta
empresa seja composta somente por uma pessoa (fundador) ou pelos sócios.
A definição da Estrutura da Empresa é necessária para entendimento das funções e para
a condução das atividades de forma direcionada e eficiente, gerando um mapa das
atribuições de cada departamento, otimizando a proposta de trabalho e os resultados.
Um plano de negócios é uma ferramenta abrangente e direcionadora, determinando
etapas e prazos para atingir resultados dentro dos vários departamentos de atuação de
qualquer empresa, como financeiro, compras, vendas, marketing, logística, etc. A
funcionalidade destes departamentos está descrita na chamada Estrutura, facilitando a
compreensão das atividades à serem executadas.

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1. O Negócio
O empreendedor precisa de motivação, desejo e conhecimento para iniciar uma nova
empresa, realizar pesquisas, analisar dados, estar conectado com o mercado e possuir
networking. Muitas são as variáveis à serem analisadas e viabilizadas antes de iniciar
um novo empreendimento. Mesmo assim, o sucesso não é garantido, mas as etapas
devem ser cumpridas para maximizar as oportunidades e manter a efetividade do
negócio. Diante deste cenário, podemos dizer que Empreender está muito além que Abrir
um Negócio.
Quando falamos de negócios, nos referimos a definição de quais produtos e serviços a
empresa fornece, seu mercado de atuação e público-alvo.
Toda empresa, mesmo que iniciante, para oferecer e desenvolver suas atividades,
necessita entender sua estrutura e utilizá-la para as estratégias de mercado.
A estrutura funciona como uma base, um mapa definindo o “corpo” da empresa, seus
departamentos, cargos e funções.
Independente da operação, há áreas em comum para qualquer organização, como:
Finanças, R.H. e Marketing.
Dentro destes departamentos, desenvolve-se as estratégias para o plano de negócios,
norteando o empresário para a definição do propósito da empresa, direcionando o fluxo
dos processos para a operacionalização da atividade fim, entregando o produto ou
serviço ao cliente e gerando receita.

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2. Organograma
O organograma é uma forma organizada de entender a estrutura departamental da
empresa, demonstrando a relação hierárquica e cargos.
O organograma deve suportar a necessidade de crescimento e também de redução.
Quando bem estruturado permite a visualização dos papéis dentro da empresa, neste
sentido, a descrição de cargos e o plano de carreira também são essenciais.
Ao iniciar um novo negócio, além da definição do nome, logomarca, estratégias de
mercado para colocar as operações em prática e tudo mais, é essencial a definição do
organograma, permitindo a execução das atividades de forma organizada.
Para um empresário iniciante, é difícil a visão geral sobre a empresa, no sentido que,
são poucas pessoas e, em muitos casos, apenas uma (o fundador) que executa todas
as atividades, deixando a preocupação maior para o fator “ganhar dinheiro”, ou seja,
conquistar clientes e iniciar um fluxo de caixa.
Os padrões para elaborar um organograma são os mesmos, seja uma empresa com uma
pessoa ou com cem pessoas, ocorrerá diferenciações na quantidade de departamentos,
no modelo de operação e nas funções.
A grande vantagem de definir o organograma para uma empresa iniciante é determinar
as funções que farão parte dos departamentos, sejam elas operacionais ou
administrativas, mantendo uma visão clara sobre o negócio e como desenvolver as
atividades sem perder o foco da operação.
Direção
Compras Financeiro Marketing

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Outra vantagem de suma importância, diz respeito ao crescimento da empresa. A medida
que a empresa ganha maiores proporções no mercado, a atualização do organograma
e das funções colaboram para manter a organização e o direcionamento quanto à missão
da empresa.
Definindo o organograma
Toda empresa possui atividades inerentes que devem ser executadas independente da
atividade fim.
Vamos fazer uma simulação de uma micro empresa que está sendo criada para vender
produtos em loja física, com dois colaboradores, o casal de fundadores.
Determinaram que, “o marido”, cuidará da divulgação da loja, da contagem de estoque,
do atendimento à Clientes, da contratação de diarista para limpeza.
“A esposa”, será responsável pelo caixa (receber dos Clientes), realizar compras de
mercadoria, efetuar os pagamentos, depositar os valores de venda no banco, verificação
das contas bancárias.
A contabilidade será terceirizada, ficando à cargo de um escritório contratado.
Como fica o organograma da empresa citada:
Dentro de uma abordagem inicial, não se tem a devida noção sobre os departamentos
da futura empresa, até porque, o conceito de micro empresa e poucas pessoas para
realizar o trabalho, não permitem essa distinção.
Verificando o organograma acima, é possível identificar, mesmo que micro empresa com
poucas pessoas, que existe uma estrutura e cada departamento apontado
desempenhará suas funções.
Esta visão da estrutura, através do organograma, é necessária para definir as estratégias
da empresa, como será dividido os trabalhos e, principalmente, manter as
responsabilidades sobre cada função.

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Quando houver a necessidade de contratar mais pessoas para trabalhar, através do
organograma é possível definir o cargo deste novo colaborador, quais serão suas
funções e quem será o superior imediato. Claro que, diante deste caso, o colaborador
será subordinado aos sócios, porém, com o crescimento da empresa, esta definição se
faz necessária.
O departamento contábil não entra no organograma, neste caso, por se tratar de serviço
terceirizado. Até o momento, temos um dos sócios realizando a divulgação, caso
decidam terceirizar a publicidade, o departamento de marketing (aqui descrito para este
fim) será excluído.
3. Funções
Definido e elaborado o organograma, onde sabemos quem é o responsável por cada
departamento, é hora de identificar quais são as funções de cada um dentro dos
departamentos.
Não vamos tratar aqui de subordinações, por se tratar de sociedade igualitária.
Departamento: Finanças
Responsável: Esposa
Funções:
 Abertura e fechamento de caixa (operação de caixa);
 Contas à receber (operação de caixa);
 Contas à pagar (fornecedores e pagamentos diversos);
 Depósito bancário;
 Fluxo de caixa;
 Conciliação bancária.
Departamento: Compras
Responsável: Esposa
Funções:
 Aquisição de mercadorias (portfólio da empresa);
 Aquisição de produtos de limpeza e higiene;

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Departamento: Marketing
Responsável: Marido
Funções:
 Enviar mail marketing;
 Criar e atualizar o site;
 Administrar perfil no facebook.
Departamento: Logística
Responsável: Marido
Funções:
 Conferir estoque;
 Criar lista para compras de mercadorias;
 Receber e conferir mercadorias compradas;
Departamento: R.H.
Responsável: Marido
Funções:
 Contratar terceiros (limpeza);
 Contratar colaborador
 Demitir colaborador.
Departamento: Comercial (vendas)
Responsável: Marido
Funções:
 Atendimento ao Cliente
 Vendas
É notório que, sem a elaboração do organograma e a definição das funções, não é
possível identificar a estrutura adequada, mesmo que, as atividades sejam
desempenhadas sem esta definição, a elaboração do organograma e suas funções
colaboram para melhor entendimento e distinção das funções que cada pessoa deve
executar dentro da empresa.

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Cada função declarada se configura como um processo à ser executado, todos
revelando algum resultado para o negócio. Perceba que, há processos, que só começam
com a finalização de outro, Por exemplo: o processo de venda somente ocorre após o
processo de atendimento ao Cliente; O depósito bancário é procedente do fechamento
de caixa, por isso, a clara definição das atividades conduz a mensuração dos resultados
de forma mais eficiente.
4. Processos administrativos e operacionais
Distinguimos aqui os processos em administrativos e operacionais, uma abordagem
utilizada nos projetos de consultoria pela Assessore Consultoria Empresarial.
Administrativos são os processos de retaguarda, todas as atividades que dão suporte ao
operacional. Independente da atividade fim da empresa, todas devem possuir um
suporte eficiente. Exemplo: Contas à pagar (Financeiro), Contratação de colaborador
(R.H.), etc.
Operacionais são os processos relativos à atividade fim da empresa, as atividades que
entregam o produto ou o serviço ao Cliente. Exemplo: Atendimento ao Cliente
(Comercial), Vendas (Comercial), etc.
Utilizamos aqui os exemplos baseados em nosso case.
Não há um grau de relevância quanto à categoria dos Processos, todos são importantes
e devem ser tratados para gerar resultados.
Problemas podem ocorrer em algum processo operacional, ocasionado nas atividades
administrativas e vice-versa.
Essa distinção é realizada para mensuração de impacto, embora um problema no
processo administrativo possa refletir no operacional, este pode ser resolvido
internamente sem a percepção do Cliente. Os processos operacionais estão mais
próximos aos Clientes, podendo trazer mais ônus à Empresa, caso um problema ocorra.
5. Políticas e Normas
Sempre há um receio, principalmente, para empresas em início de atividades em definir
regras para a condução dos negócios, imaginando que haverá um engessamento das
decisões e que isto pode afetar a lucratividade.

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Contrariando esta afirmação, é necessário estabelecer regras desde o início da
Empresa, não deixando aquela filosofia do “vamos fazendo”. Ao contrário do que se
imagina, as regras não engessam as atividades, elas limitam ocorrências que podem sair
do escopo do trabalho fazendo com que a Empresa perca o foco no seu propósito.
Atualmente, encontramos diversas Empresas médias e grandes, com longo tempo no
mercado que não possuem uma Política interna definida e, muitas, possuem mas não
cumprem.
Desenvolver Políticas e normas não é algo tão simples, muitas necessidades vão
ocorrendo que se faz necessário atualizar as Políticas da Empresa.
Políticas financeiras, para pagamentos e recebimentos são essenciais, principalmente
quando lidamos com sociedade.
A vantagem de se aplicar Políticas internas é a exata definição de responsabilidades,
condutas e limites, determinando a execução de atividades de forma direcionada, não
comprometendo os resultados, contando que, todos envolvidos devem respeitar as
regras impostas.
Pode parecer um incomodo no começo, mas com o hábito, as regras fortalecem as
relações e o negócio, preparando a Empresa para o Desenvolvimento, principalmente
com a necessidade de novos colaboradores.
6. Padronização
Ao definirmos, com clareza, todos os processos da Empresa e quais são os responsáveis
por eles, é possível padronizar as atividades.
Manter a execução das atividades padronizadas garante a exata conclusão de cada
processo, facilitando a identificação de qualquer problema, caso ocorra.
Uma Empresa iniciante passa por alterações até chegar ao melhor meio de atuação.
Mantendo as atividades padronizadas, as alterações necessárias são simplificadas
quanto à sua implementação, servindo de base para análise e melhorias nos processos.
Os conceitos do BPM (Business Process Management), cada vez mais são aplicados
nas Empresas Brasileiras, de todos os segmentos e todos os portes, cabe muito bem
para Empresas iniciantes definirem seu propósito com mais eficiência.
Aplicando o BPM na Empresa, a padronização é implementada de forma eficaz,
oferecendo condições de diagnosticar irregularidades e situações que devem ser
mudadas para melhor conduzir as atividades, atender os Clientes e gerar lucro.

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Padronizando os processos, a operação se torna mais flexível, sendo possível entender
o funcionamento da Empresa, considerando que, não é possível mudar os resultados,
caso não tenha uma base para análise.
Não é possível chegar ao destino (Meta);
Quando não se sabe, exatamente, onde está (Padrão).
A metodologia BPM (Business Process Management) direciona a Empresa para a
efetividade, auferindo-se eficiência na execução das atividades e eficácia nos resultados.
7. Crescimento e desenvolvimento
O propósito de qualquer Empresa, seja iniciante ou atuando no mercado, é gerar lucro,
e para isto é necessário converter as estratégias em Crescimento e Desenvolvimento.
Para Empresas iniciantes, é o momento de muito planejamento, trabalho e expectativas.
Não que, para Empresas com mais tempo de mercado, esses fatores não sejam
importantes, porém, quando se inicia um negócio, o foco e a concentração nas atividades
para gerar resultados positivos são mais intensos, considerando que, ainda, não se tem
um modelo de gestão que apoie as operações e faça direcionar o fluxo dos trabalhos de
forma constante.
Há um tempo de maturação exigida para qualquer negócio, variando por segmento e
modelos estratégicos. A definição do plano de negócio direciona as ações à serem
executadas na busca das condições necessárias para gerar o esperado lucro.
Para um crescimento sustentado deve ocorrer um desenvolvimento sólido. Não é raro o
número de Empresas que ao atingirem um crescimento constante, enfrentam problemas
de Gestão e organização. Neste sentido, a preparação deve ocorrer sistematicamente,
priorizando atividades que, se mal executadas, podem gerar prejuízos e, aliado à isso,
definir estratégias que alinhem o propósito da Empresa com o mercado atuante.
Este alinhamento (propósito da Empresa e mercado atuante) propicia determinar Metas
mais precisas, pertinentes com a realidade dos negócios.
Crescimento corresponde ao fator financeiro, à lucratividade. É a capacidade que a
Empresa tem de gerar valor, ou seja, converter suas estratégias em vendas e fluxo de
caixa positivo.

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Desenvolvimento está atrelado ao aprendizado e recursos que a Empresa dispõe para
efetuar seus negócios. A busca pelo desenvolvimento corrobora o crescimento,
sustentando a operação à níveis mais eficientes, determinando a efetividade dos
resultados.
Fica à critério da Direção da Empresa priorizar crescimento ou desenvolvimento, mas
ambos são congruentes nos objetivos. Desenvolver a Empresa, agregando mais
conhecimento e mantendo os profissionais qualificados, definindo e executando ações
de mercado para reconhecimento da marca, incorporar ações ambientais e sociais,
fornecer recursos aos Gestores e Colaboradores para desempenharem suas funções
com motivação, deixa a Empresa com uma base sólida para o crescimento.
Toda Empresa que está iniciando suas atividades busca o crescimento, aumentar seu
caixa para realizar novos investimentos e manter a operação ativa. Em muitos casos, a
falta de crescimento é observada pela não atenção ao desenvolvimento, à aquisição de
novas habilidades, de maturação da marca, da qualidade que se deve propor ao
consumidor, para que este, na sua percepção da compra, identifique o que melhor lhe
atenda, gerando receita para a Empresa, entrando num ciclo econômico de causa e
efeito, ganhando espaço e notoriedade mercadológica, atendendo as necessidades de
ambas as partes, o consumidor e suas perspectivas e a Empresa e suas Metas.
8. A abrangência de mercado
Quando falamos de Empresas privadas, consideramos a relação de propriedade, ou
seja, alguém é o “dono” da Empresa.
Analisando de forma macro, toda Empresa é envolvida por fatores públicos. O negócio
ganha uma abrangência além da própria estrutura.
A partir que se iniciam as atividades, é necessário relacionamento com fornecedores,
com trabalhos de terceiros, com clientes e até com outras Empresas. Este cenário
demonstra a abrangência social que o negócio alcança, criando uma cadeia
mercadológica interdependente, não somente entre si, mas considere que, os valores
movimentados em todas as transações comerciais deste nicho são atribuídos a outros
sistemas econômicos, como: as despesas das famílias, a parcela do carro, impostos,
gastos com entretenimento, etc.

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Então, podemos afirmar que, toda Empresa possui ares públicos, interferindo na
economia local e nacional, neste sentido, a responsabilidade, quando movimentamos
monetariamente um negócio vai além de apenas “ganhar dinheiro”.
Uma Gestão orientada pelos Processos da Empresa, apresenta grande eficiência quanto
aos resultados, podendo essa modalidade de Gestão (por Processos) alimentar as
condições necessárias para a empresa se manter competitiva e melhorar sua operação
à medida que novas demandas ocorrem. Diante disto, ainda temos a necessidade, para
qualquer segmento, de alguns quesitos, como redução de custos, mitigação de riscos,
melhoria continua, organização, atender as perspectivas dos Clientes, enfim, uma lista
muito grande atendida quando os Gestores direcionam os esforços de suas ações para
entender e melhorar a cada dia os Processos, tanto administrativos, quanto
operacionais.

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Em breve disponibilizaremos um curso presencial sobre este tema para a cidade de São
Paulo, levando mais detalhes sobre o assunto à quem deseja se tornar empreendedor e
conhecer esta disciplina para implementar em sua nova Empresa.
Os participantes realizarão, em sala de aula, exercícios práticos utilizando o case de seus
próprios empreendimentos.
Se este curso for interessante para você, informe-nos seu nome e e-mail e, assim que
abrirmos inscrições, você será avisado.
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