O documento fornece instruções sobre como organizar e gerenciar suas tarefas e fluxo de trabalho de maneira eficiente. Ele discute a coleta de itens, processamento, organização e revisão periódica para manter tudo em ordem. O fluxo sugerido envolve classificar itens em categorias como lixo, ações, projetos e referências e manter listas de próximas ações, calendário e projetos para acompanhamento.

1. FAZER
ACONTECER
GETTING THE THINGS DONE

2. FLUXO DE
INFORMAÇÕES
Coletar
•Coletamos as
coisas que exigem
nossa atenção
Processar
•Processamos seu
significado e o que
precisamos fazer
em relação a elas
Organizar
•Organizamos os
resultados
Revisar
•Revisamos como
opções quanto ao
que decidimos
Fazer

3. COLETAR
As ferramentas de coleta:
• Caixa de entrada física
• Papel e quadros para escrever
• Anotações eletrônicas
• Captação em áudio
• E-mail
• Projetos
• Atas de reuniões (SDGs, RPSs)

4. SUCESSO NA COLETA
• Cada item aberto deve estar em seu sistema de coleta e fora
da sua cabeça
• Você deve ter o menor número possível de caixas de coleta
com que possa sobreviver
• Você deve esvaziá-las regularmente

5. PROCESSAMENTO
Coisas
novas
Caixa de
entrada
O que é isto?
Passível de
ação?
Lixo
Algum dia
Talvez
Referência
Arquivo de
referência
rápida: manter
para revisão
Recuperável
quando
necessário
Não
Qual é a próxima
ação?
Sim Vai levar menos
de 2 minutos?
Projetos
(planejamento)
Planos de Projetos
(rever para futuras
ações)
Projeto de múltiplos
passos
Sim
Faça
Não
Delegue Adie
Esperar (para
outra pessoa fazer)
Calendário (para
fazer num determ
momento)
Próximas ações
(para eu fazer
assim que puder)

6. FAÇA, DELEGUE OU
ADIE
1. Faça: Se a ação demandar menos de dois minutos, deve ser
feita no momento em que for definida.
2. Delegue: Se a ação exigir mais de dois minutos, pergunte-se:
eu sou a pessoa certa para fazer isto? Se a resposta for não,
delegue-a à pessoa/área apropriada.
3. Adie: Se a ação exigir mais de dois minutos e você for a
pessoa certa para fazê-la, terá de adiar sua atuação no caso
para mais tarde, e acompanhá-la por meio de uma ou mais
listas de “Próximas Ações”.

7. ORGANIZAR
Coisas
novas
Caixa de
entrada
O que é isto?
Passível de
ação?
Lixo
Algum dia
Talvez
Referência
Arquivo de
referência
rápida: manter
para revisão
Recuperável
quando
necessário
Não
Qual é a próxima
ação?
Sim Vai levar menos
de 2 minutos?
Projetos
(planejamento)
Planos de Projetos
(rever para futuras
ações)
Projeto de múltiplos
passos
Sim
Faça
Não
Delegue Adie
Esperar (para
outra pessoa fazer)
Calendário (para
fazer num determ
momento)
Próximas ações
(para eu fazer
assim que puder)

8. ORGANIZAR
Itens não passíveis de ação:
• Lixo
• Ferramentas de incubação
• Armazenagem de referência
Itens passíveis de ação:
• Lista de projetos
• Armazenagem ou arquivos para planos e materiais de projeto
• Calendário
• Lista de lembretes das próximas ações
• Lista de lembretes sobre coisas que estão aguardando

9. PROJETOS
Projeto: qualquer resultado desejado que exija mais de um
passo, em termos de ação.
Lista de projetos: todos os projetos precisam estar numa lista
principal, que você possa revisá-los com regularidade suficiente
para garantir a definição das próximas ações necessárias para
cada um deles. Esta lista é a compilação das linhas de chegada
que colocamos para gente.
Material de suporte ao projeto: muito parecido com o material
de referência que está na biblioteca. Cada projeto pode requerer
um material diferente de apoio, a ser utilizado em diferentes
momentos do projeto.

10. CALENDÁRIO
Coisas que colocamos no nosso calendário:
• Ações com tempo determinado: compromissos. Em geral,
próxima ação a ser realizada em um projeto, como uma
reunião.
• Ações com data determinada: coisas que precisam ser feitas
em alguns momentos, num determinado dia, mas não
necessariamente numa hora específica.
• Informações com data determinada: coisas que você deverá
saber em determinados dias. Informações úteis em
determinadas datas, como endereços de compromissos,
atividade de outras pessoas, eventos de interesse, etc.

11. “TO DO LIST” DIÁRIO
Matar a lista de coisas a fazer diária. Devemos colocar apenas as
três coisas no calendário e nada mais. Há três razões para esta
mudança:
1. Os constantes insumos novos e prioridades táticas que
mudam a todo momento reconfiguram o trabalho diário de
forma tão forte que é impossível amarrar os itens a fazer com
atencedência. O plano de trabalho é útil, mas deve ser
passível de renegociação
2. A lista diária tem coisas que não precisam necessariamente
serem feitas naquele dia, o que diluí a ênfase nas coisas
realmente importantes
3. O calendário é que o é o território sagrado. Se algo estiver lá,
é porque tem que ser feito no dia determinado e não em
outro.

12. LISTA DE PRÓXIMAS
AÇÕES
Qualquer ação identificada que demanda mais de dois minutos e
não seja delegável precisa ser monitorada em algum lugar.
Você deve colocar seus 20 ou 100 lembretes desse tipo na lista
de “Próximas Ações”, subdivindo em categorias sempre que for
necessário. Uma lista deste tipo deverá ter no máximo 20 ou 30
ações, mais que isto, a subdivisão é fundamental para manter
suas próximas ações organizadas. Exemplo:
• Próximas Ações: Casa
• Próximas Ações: Escritório
• Próximas Ações: Telefone
• Próximas Ações: Casa dos Pais

13. LISTA INCUBAÇÃO
Itens coletados agora, mas que não exigem ações agora, talvez
mais para frente, e você quer lembrar delas. Dois tipos:
• Lista “Algum dia/Talvez”: inserir coisas que você pode
querer fazer em algum momento, mas não agora.
Estacionamento para projetos impossíveis no momento, mas
você quer lembrar deles em intervalos regulares;
• Lista “Referência Rápida” ou follow-on: é um sistema que
lhe permite enviar uma correspondência para si mesmo, para
ser recebida em alguma data determinada, no futuro;
• Referência específica por tópico e por área;
• Arquivos de referência geral;

14. DICA
Arquive de maneira organizada as coisas
que chegam para você. Nunca deixe as
coisas se amontoarem.

15. REVISAR
Para garantir que todas as listas, projetos, anotações irão surtir
efeito, é necessário revisá-las semanalmente. A revisão deverá
ser feita da seguinte forma:
• Revisão do calendário: é a revisão de maior frequência, pois é
lá que estão as coisas que precisam ser feitas naquela data.
Assim que você concluir uma ação do calendário, é bom
conferir e ver o que mais resta para ser feito;
• Lista de próximas ações: é a segunda mais revisada;
• Lista de Projetos, Espera e Algum dia/Talvez só precisam ser
revisadas com frequência que você considera necessária para
que pare de pensar nelas;

16. REVISAR - DICA
Todos os veios abertos (Próximas Ações, Agendas, Espera e até
o Algum Dia/Talvez) devem ser revisados uma vez por semana.
Isto vai garantir que seu cérebro esteja limpo e livre e que todos
os itens em aberto dos últimos dias tenham sido coletados,
processados e organizados.
A revisão semana é o momento de:
• Reunir e processar toda sua tralha;
• Revisar seu sistema;
• Atualizar suas listas;
• Ter tudo limpo, claro, atualizado e completo.

17. FAZER
Modelos para escolher a ação a ser executada:
• Modelo dos quatro critérios para agir:
• Contexto
• Tempo disponível
• Energia disponível
• Prioridade
• Modelo triplo para avaliar o trabalho diário:
• Fazer trabalhos predefinidos
• Fazer trabalhos à medida que aparece
• Definir seu trabalho

18. IMPLEMENTAÇÃO

19. IMPLEMENTAÇÃO
FERRAMENTAS
Se você estiver começando do zero, vai precisar de:
• Pelo menos três bandejas de papéis
• Resma de papel sulfite
• Caneta/lápis
• Post-its tamanho 3x3
• Clips para papel
• Clips para documentos volumosos
• Um grampeador e grampos
• Fita adesiva
• Elásticos
• Uma etiquetadora automática
• Pastas de arquivo
• Um calendário
• Cesto de papel/caixas para reciclar