1. O documento discute a importância da gestão de tempo e estratégias para melhor gerir o tempo, incluindo definir objetivos, estabelecer prioridades, planeamento e uso de ferramentas.

1. Gestão de Tempo e Stress
ANEM’s CNEM – Coimbra
8 de novembro de 2015
Miguel Cabral

2. www.manager-tools.com
Fontes:
“One good thief is worth ten good scholars”
Randy Paush
www.ifmsa.org
IFMSA’s Projects Support
Division

3. Fontes:
“Um bom ladrão vale dez bons académicos”
Randy Paush
1. Palestras sobre gestão de tempo de Randy Paush
2. “Como chegar depressa, indo devagar”
Lothar J. Seiwert
3. IFMSA training materials
4. Michael Hyatt
5. Manager Tools
6. Entre outros

4. Expetativas:
1. Conhecer novas estratégias e ferramentas na
“gestão de tempo”
2. Convencer da importância do planeamento a
longo prazo para o curto prazo
3. Reconhecer a utilidade nas ferramentas e
estratégias apresentadas
4. Convencer adoção de novas estratégias ou
hábitos
5. Provocar impacto a médio/longo prazo

5. Aviso prévio

6. Plano:
1. Importância da gestão de tempo
2. Visão
3. Objetivos
4. Prioridades
5. Tarefas
6. Planeamento
7. Monitorização
8. Algumas ferramentas e dicas

7. Introdução

8. Importância da “gestão de tempo”
1. Permissividade em dar o nosso
tempo, mas não o nosso
dinheiro.
2. "A fome de tempo”
3. Má gestão de tempo = stress
4. Satisfação pessoal
"Lembrem-se que Tempo é dinheiro"
Benjamin Franklin 1748
"Não podes dar mais dias à tua vida, mas
podes dar mais vida aos teus dias“
Lothar J. Seiwert

9. Importância da “gestão de tempo”
1. Life lidership = liderança da nossa vida
2. O estar ocupado como um status
3. Movimento slow = criatividade acima da velocidade
4. Gestão de tempo como:
• controlo do tempo
• gestão da energia/velocidade
• gestão de prioridades
“work smart, not hard”
Shannon Panzo

10. Importância da Gestão de tempo

11. Como fazer uma
boa gestão de
tempo?

12. O que pretendem da vossa vida?

13. O que pretendem da vossa vida?
Fonte: daveramsey.com ( ziglar.com )

14. O que pretendem da vossa vida?

15. O que pretendem da vossa vida?

16. Objetivos
Fonte: Lothar J. Seiwert, “Como chegar depressa, indo devagar”
"Quantas pessoas houve que no leito de morte
desejaram ter tido mais tempo para trabalhar?"
Stephen R. Covey

17. Objetivos
Fonte: Lothar J. Seiwert, “Como chegar depressa, indo devagar”

18. Objetivos
Declaração de missão e objectivos de vida:
1. Apenas com um destino conseguimos obter uma
direção acertada.
2. Chapéus de vida
3. Ter uma visão mais ampla a longo prazo e
motivação a curto prazo
4. Salienta o que é desperdício ou não
5. Antecipar obstáculos e distrações
6. Avaliar e rever os de curto e longo prazo

19. Objetivos
Fonte: http://www.j6design.com.au/setting-smart-goals/
Vs
Heartfelt Animated Required Difficult

20. 1. Objetivo Tarefa
2. Longo prazo  enumerar
3. Curto prazo  priorizar
Objetivos
≠

21. Prioridades
1. Drucker's Dictum: fazer as
coisas bem não é tão
importante como fazer as
coisas certas.
2. Análise do custo/benefício
3. Não se "procura" tempo
para as coisas
importantes, consegue-se
4. Priorizar, mas não
esquecer
"Os únicos ladrões a quem a sociedade perdoa
são os que nos roubam o tempo"
Napoleão

22. Prioridades
Questões a colocar sempre:
1. Porque é que eu estou a fazer isto?
2. Qual é o objetivo?
3. Porque é que eu vou ter sucesso?
4. O que é que acontece se eu não fizer isto?
5. Importante Vs Urgente:
Para além da nobre arte de fazer com que as
coisas sejam feitas, existe a nobre arte de
deixar as coisas por fazer. A sabedoria de vida
está na eliminação do não-essencial.
(Provérbio chinês)

23. Prioridades
1
4

24. Prioridades
1
?
?
4

25. Prioridades
1
2
3
4

26. Prioridades

27. Prioridades
Fonte: Lothar J. Seiwert, “Como chegar depressa, indo devagar”

28. Tarefas
1. To do lists
2. Atomizar o mais possível (técnica do queijo-suíço)
3. Tipos de tarefa:
• Condições (online, pc, escrever, pensar, ler, etc)
• Atenção parcial contínua?
• Geográfica?
• Necessidade de tempo
• Sequências e dependências? Gant chart

29. Tarefas

30. Perfis para tarefas
1. Upholders – respeitam expetativas externas e internas
2. Questioners – questionam todas as expetativas
3. Obligers – respeitam expetativas externas mas vacilam
nas internas
4. Rebels – resistem a todas as expetativas (à sua
maneira)
Fonte: http://chrislocurto.com/mastering-habits-with-gretchen-rubin/

31. Planeamento
• A regra dos 80/20:
• 80% do teu sucesso virá de 20% do teu trabalho
• Uma boa perspetiva consegue-se com experiência
• Experiência consegue-se com más perspetivas

32. Planeamento
• Planear por escrito
• Ano – mês – semana – dia
• Véspera Vs manhã
• Estimativas e limites
• Tarefas não habituais  2x +
• Não enchas o dia todo (60-20-20)
• Agrega ações semelhantes
• Aproveitar bem tempos de
intervalos
Fonte: Lothar J. Seiwert, “Como chegar depressa, indo devagar”

33. Planeamento
“Se falhas a planear, planeias falhar.”
Benjamin Franklin
• Marcar as atividades fixas, depois as restantes
• Consciência das nossas características (ritmos
circadianos)
• Espaço para descanso/lazer
• Avaliação e respeito constante
• Transformar objetivos em rotinas/hábitos
• David Allen’s Getting things done:
Do (<2min); Defer; Delegate; Delete;

34. Planeamento
Búfalo Vs Vaca:
- "Se tens de comer um sapo não fiques a olhar muito
para ele e se tiveres de comer mais do que um começa
pelo maior”
- A importância do momentum

35. Diferentes gestores de tarefas
Monocrónico (1 de cada vez)
- dedicam-se a uma coisa de cada vez
- concentram-se no seu trabalho
- levam os prazos a sério
- empenham-se no trabalho com
preserverança
- não gostam de incomodar os outros
- preferem trabalhar sozinhas
- põem o trabalho em primeiro lugar
- tendem a construir relações de curto
prazo
Policrónicos (várias de cada vez)
- Fazem várias coisas ao mesmo tempo
- distraem-se facilmente
- encaram os compromissos como algo
a cumprir se possível
- dedicam-se mais aos outros
- mudam de planos com muita
frequência
- valorizam as pessoas à sua volta
- tendem a construir relações de longa
duração

36. Diferentes gestores de tarefas
Monocrónico (1 de cada vez):
• planos para além dos horários
• marcar reuniões consigo próprio para criar o tempo que
precisas para ti.
• pensar bem no que se pode delegar, adiar ou cancelar
("Por vezes, o bom é melhor que o óptimo!");
• presta mais atenção às pessoas

37. Diferentes gestores de tarefas
Policrónico (várias de cada vez)
• convida a organização a fazer parte da tua vida.
• inspire-se ou peça ajuda a alguém que o possa
apoiar na planificação do seu trabalho
• define e respeita os prazos correlacionando-os com
as pessoas.
• mais realismo na estimativa de tempo
• divide as tarefas em pequenos passos
• evita a sobrecarga

38. A fazer nº hs Nº /semana Total hs
1 – Dormir X7
2 – Comer
3 – Aulas X5
4 – Transportes
5 – Estudo
6 – Desporto
7 – Família
8 – Amigos
9 – Trabalho no computador
10 – Chat, Redes Socias
11 – Telemóvel
12 – Televisão
13 – Tempo pessoal
14 – Festas
15 – Casa
16 – Associativismo

39. O Calendário e a agenda devem refletir as prioridades

40. Monitorização
- Semanal para o curto prazo e tarefas (Domingo Vs 2ª)
- Trimestral para a perspetiva anual
- Ajustes de planos, tarefas ou hábitos, se necessário
- Perceção de mudança incremental e progressão nos
objetivos (dados!)

41. Algumas ferramentas e Dicas

42. Papelada
1. manter tudo organizado
2. não ter tudo empilhado (factor psicológico)
3. sistema de arquivo (tocar só uma vez num papel)
4. sítio esperado para arquivo (papelão conta)
5. o mundo é grande de mais para se ler tudo
(reavaliar)
6. Digitalizar quando possível (evernote)
“o facto de alguém conseguir trabalhar na
desarrumação não significa que a desarrumação
seja boa, assim como há pessoas que com 20 kgs de
pesos em cima correm mais depressa do que eu”
Randy Paush

43. Telefone
1. Altifalante ou auriculares
2. Anunciar os objetivos do telefonema no início
3. Não ficar confortável enquanto se fala
4. Ter qualquer coisa a fazer depois da chamada
5. Telefonar em horário estratégico (antes da refeição)
6. Quando se quer desligar:
• Remarcar telefonema recebido
• Peço desculpa, mas tenho... para fazer
• Desligar enquanto se está a falar (pensa que foi abaixo)

44. Aprender a dizer que “Não”
1. Pergunta-te se é importante para ti o que te estão a pedir.
2. Para tentar facilitar o "não" diz que sim se não houver
mesmo mais ninguém (certifica-te que continuam à
procura)
3. Preserva a memória…
4. Cada sim que se diz são vários “não” que se estão a dizer
a outras coisas (modelos)
5. Direito à primeira recusa
"Nada é mais difícil e requer mais personalidade
do que dizer um não, de forma clara e sonora"
Kurt Tuholsky

45. Interrupções
1. Não só gastamos tempo com as interrupções em
si, mas com o voltar ao que se estava a fazer
antes de ser interrompido.
2. Compilar assuntos de conversa e outras tarefas
3. Desligar ou silenciar telemóvel, push notes, etc
4. 5 minutos são 5 minutos.

46. Diários de tempo
1. É incrível o que se descobre!
2. Monitorizar em curtos espaços de tempo (Drucker
Analysis)
3. Analisar (o que está a menos ou a mais?)
4. Horários das aulas – compactar e intervalos

47. Procrastinação
1. É o ladrão do tempo
2. “não vai ter de se fazer” ou “dá pa fazer depois”
3. gera stress
4. tentar arranjar um prazo fictício
5. pedir ajuda/ conselhos

48. Delegar
1. Não é igual a despejar
2. Tratar bem as pessoas
3. Fazer também as piores tarefas nós mesmos
4. Dá-se decisão e autoridade (possibilidade de
sucesso ou falhanço)
5. Ao delegar:
• ser específico no que se pede, prazo,
penalização/prémio
• Na delegação dar objectivos e não
procedimentos

49. Delegar
1. Desafiar pessoas:
• Não deixar que tarefas voltem a nós
• Motivar a quem se delegou
• Reforçar comportamentos positivos com um
agradecimento/ recompensa
• Ser ignorante para algumas coisas (assim não
somos nós a fazer)
Dica: There is a cast for that  www.manager-tools.com

50. Reuniões
1. fechar a porta, desligar telefones
2. máximo uma hora e meia
3. ter sempre uma planificação para a reunião
4. no final alguém escrever uma minuta
Dica: There is a cast for that  www.manager-tools.com

51. Tecnologias
1. Agendas / calendários / alertas
2. Netvibes / podcasts (ouvi mais de 124 horas de
podcasts em deslocações em 2009)
3. Mails:
• enviar uma tarefa só para uma pessoa (não
funciona para várias)
• relembrar se não responderem 48hs depois
• cc as pessoas responsáveis

52. Tecnologias
Fonte: https://vimeo.com/7958006

53. Tecnologias
Fonte: http://www.slideshare.net/miguel_cabral/email-management-17034422

54. Férias
1. mail, aviso de ausência
2. não aconselhar a deixar ficar mensagem
3. se importante relembrar dia X
4. se for muito importante falar com pessoa Y
5. a maioria das vezes, no regresso já está resolvido

55. Conselhos Gerais
1. O tempo também se compra
2. Ter tempo para nós
3. Cumprir os nossos compromissos, caso contrário avisar
4. Coisas mal feitas = alguém vai ter de fazer de novo
5. A perfeição é inimiga da perfeição
6. Cria a tua “Arca dos prazeres”
7. Tentar ter alguém que nos dê feedback

56. Conselhos Gerais
1. Tentar facilitar as coisas para não pensar muito:
• arranjar truques (chaves em cima do PC… para
não esquecer o PC)
• Tudo o que é feito mais do que x vezes deverá
ser sistematizado (checklists)
2. Não permitir que uma tarefa atrase as outras em
cadeia.
3. Mudar aos poucos:
"Se pensar que consegue, vai conseguir. Se pensar que
não consegue, está certo." Henry Ford

57. Gerir… mas não demasiado
-Stress  compensar com desporto, riso, relaxamento, etc
-Eustress – stress positivo
"A arte de ser feliz está nos limites que colocar em si próprio"
Wilhelm Schmid
"A vida é aquilo que acontece enquanto fazemos outras projectos"
John Lennon

58. Conselhos Gerais
1. Arranjar uma agenda, qualquer que ela seja
2. Diário de tempo, ou qualquer algo equivalente
3. Gestão de tempo como um processo de melhoria
contínua

59. Fonte: Lothar J. Seiwert, “Como chegar depressa, indo devagar”

60. Resumindo

61. Resumo:
1. Importância da gestão de tempo
2. Visão
3. Objetivos
4. Prioridades
5. Tarefas
6. Planeamento
7. Monitorização
8. Algumas ferramentas

62. Avaliação

63. WWWTALA
• WWW – What went well – O que correu bem?
• TALA – Take A Look At – O que devo repensar?
• Qualquer outro comentário que queiram deixar 

64. miguelcabralpinho@gmail.com
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