O documento apresenta três técnicas para melhorar a produtividade: ZTD (Zen to Done), POMODORO e captura de tarefas. O ZTD utiliza dez hábitos como planejamento, organização e foco em tarefas importantes. A técnica POMODORO sugere trabalhar em intervalos de 25 minutos focado em uma tarefa, intercalados com breves pausas. A captura de tarefas recomenda anotar tudo que precisa ser feito em um caderno para não esquecer nada.

1. Dando um TCHAN na
produtividade
ZTD + POMODORO

2. Quem?
Guilherme Medeiros
 www.FReNeTiC.com.br
 @frenetic_br
 www.github.com/frenetic

3. ZTD
ZEN TO DONE

4. Muito do stress que as pessoas sentem
não vem de terem coisas demais para
fazer. Ele vem de não terminarem o que
começaram
DAVID ALLEN – CONSULTOR DE PRODUTIVIDADE E
AUTOR DA TÉCNICA “GET THINGS DONE”

5. Por que Zen To Done?
• Utiliza conceitos de sucesso
– Get Things Done, de David Allen
– Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes, de Stephen Covey
• Simples aplicação
• Requer poucas mudanças de hábito
– Além de poder fazê-las no seu próprio ritmo
• Sistema dedicado a quem precisa atingir metas
– Todo o resto que não seja meta é lucro

6. Os 10 Hábitos do ZTD
1. Capture
2. Processe
3. Planeje
4. Faça
5. Sistema Confiável Simples
6. Organize
7. Revise
8. Simplifique
9. Rotina
10. Encontre sua paixão

8. Fique calmo, fique ZEN
Você não precisa fazer todos de uma vez
 Nem fazê-los na ordem sugerida
 Talvez, nem queira adquirir todos os 10 hábitos na sua vida. Se
quiser apenas 1, tudo ok, tudo ZEN.
Mudar seus hábitos é difícil e estressante
 Passinhos de bebe, pegue um ou dois hábitos, e passe umas
duas semanas só com eles. Depois, quando estiver se sentindo
confortável, tente aprender um novo hábito. Ou não 

9. Captura Onipresente
HÁBITO 1: CAPTURE

10. Problemas
O cérebro transborda de informações
Você nem sempre lembra de algo na hora que você
precisa
Falta uma organização sistemática para todas as
informações que são adquiridas ao longo do dia
 Emails, cartas, documentos, anotações, telefonemas, reuniões
etc.

11. Solução Zen
Tenha alguns lugares para capturar informações e
papeis e não deixe de usá-los
 Documentos e correspondências que chegam a sua mesa (ou
casa) devem ir para uma caixa de entrada especial
 Nunca uma gaveta. Se você não os vê, você os esquece!
 Tente manter um único email
 Ele também é uma caixa de entrada de informações
 Outras caixas de informações que você desconhece
 Redes sociais, mensagens de celular, telefonemas, fórums de
internet

12. TENHA O MÍNIMO POSSÍVEL
DE CAIXAS DE ENTRADAS!

13. O caderninho
Uma caixa de entrada especial
 Ferramenta de captura de idéias, informações que te dão ao
longo do seu dia, tarefas que você lembra que precisa fazer, etc.
Carregue seu caderninho para todos os lugares
• Você pode ter uma idéia milionária quando está cagando. Ao sair do
banheiro, você esquece. Se tivesse anotado, estaria rico.

14. O caderninho
Anote as coisas que te dizem durante uma reunião
 Nessa mesma reunião você pode lembrar de algo que prometeu ao
seu chefe, e ambos esqueceram. Anote no seu caderno para
lembrar de fazê-la depois. Quando seu chefe se lembrar, você já fez

15. Caderninho é coisa de velho!
Pode ser um PDA, um smartphone, um tablet, um
notebook, um rolo de papel higiênico etc
 Qualquer coisa que você se sinta confortável em levar consigo e
confortável para ler e escrever
 A ferramenta deve ser fácil para anotar as informações
rapidamente
Anote sempre na hora
 Não deixe para anotar depois, se não você esquece seu preguiçoso!

16. Hábito 1: Capture
Resumo
 Caixas de entradas
 Poucas, mas eficientes
 Caderninho (ou iPhone, seu metido)
 Anote tudo, o tempo todo.
 Não deixe para anotar depois, anote na hora

17. Decida rápido sobre as coisas na
sua caixa de entrada, não deixe que
acumulem.
HÁBITO 2: PROCESSE

18. To cheio de informações pra dar
Agora você tem as suas caixas de entrada
 E o seu caderninho
O que fazer com toda essa informação?
VAMOS PROCESSÁ-LAS!

19. Processando as informações
Processe sua caixa de entrada item por item
 Tome decisões rápidas e um item de cada vez
 Não deixe um item para depois, processe-o na hora!
 Procrastinar é acumular, e acumular é estressante!
Processe sua caixa de entrada uma vez por dia
 Algumas caixas especiais podem precisar ser processadas mais
vezes, umas 3 vezes por dia por exemplo
• Exemplo: Emails da empresa podem ser processados de hora em
hora
 Algumas caixas só precisam ser processadas 1 vez por dia, mais
que isso é perda de tempo.
• Exemplo: FACEBOOK

20. LEMBRE-SE:
Cheque todas as suas caixas, uma vez por dia.
 Algumas, você vai precisar checar mais vezes
NÃO DEIXE DE CHECAR AS CAIXAS!!!
Acumular é ter mais trabalho para depois
Acumular é ter uma pilha enorme depois, e uma
pilha enorme é desestimulante!

21. Como processar sua caixa?
1. Um por um, na ordem que você for retirando da
caixa
 Tome a decisão de imediato. Não pule e nem coloque de
volta na caixa, tampouco adie a decisão
1. Remova
 Se você não precisa mais do item, jogue-o fora. Faça dessa
sua primeira decisão
1. Delegue
 Você é a pessoa certa para estar fazendo isso? Se não for,
passe para a pessoa certa e se livre da bomba

22. Como processar sua caixa?
4. Faça imediatamente
 Se a tarefa for demorar menos que 2 minutos (pode ser 5),
faça NA HORA!!!
5. Defina para mais tarde
 Se for demorar mais que 2 minutos, coloque na sua lista
de tarefas para fazer depois (procrastinação? Calma!)
6. Arquive
 Se é só uma coisa que você precisa como referência,
arquive-o.
• Nada de marcar como “lembrar depois”, “ser arquivado”
• Arquive na hora, não deixe nada para depois!

23. Como processar sua caixa?
7. Em todos os casos, não deixe o item na sua caixa de
entradas
 Remova ou arquive. Trabalhe em todos os itens da sua
caixa até que ela fique vazia
7. COMEMORE!
 Quando sua caixa estiver vazia, comemore e sinta-se bem.
Isso já é uma vitória
 Mas lembre-se: Não cheque sua caixa o dia inteiro.
Agende um horário específico para uma caixa (ou
conjunto de caixas)

24. Hábito 2: Processe
Resumo
 Processe suas caixas uma vez por dia
 Caixas especiais, como emails, você pode processar mais de uma
vez por dia
 Agende horários para processar uma caixa, ou conjunto de caixas
 Como ver (processar) o facebook (a caixa de entradas facebook)
às 22 horas
 Tome decisões rápidas para cada item da sua caixa de entrada
 Vou dar curtir, vou dar reply ou devo ignorar?

25. Defina as tarefas mais importantes
do seu dia e da sua semana
HÁBITO 3: PLANEJE

26. Por que planejar os dias e semanas?
Não ficar a mercê dos ventos da mudança
Não ficar apenas reagindo às tarefas
 Decida o que é importante e o que você realmente quer fazer
Tome conta da sua vida
 Ou as necessidades, vontades e prioridades dos outros o farão

27. Fluxo de Trabalho recomendado
A cada semana liste as grandes rochas que você
pretende alcançar
• E agende-as primeiro
A cada dia crie uma lista de 1-3 tarefas mais
importantes (são suas grandes rochas diárias)
• Faça-as cedo para tirá-las do caminho e, assim, ter certeza de que
serão concluídas

29. Planejar, com ZTD, é muito simples
É um dos hábitos mais importantes no ZTD
 Ele dá propósitos para o seu dia e para a sua semana
Dessa forma, você pode completar várias tarefas,
mas vai concluir as mais importantes primeiro
 Ao fim do dia, concluir poucas tarefas importantes ainda é mais
agradável do que concluir muitas tarefas sem significado

30. As Grandes Rochas
 No início da semana (domingo ou segunda) sente-se e
olhe para a sua lista de tarefas e se pergunte “O que
desejo realizar essa semana?”
 Coloque suas Grandes Rochas no começo da sua agenda e faça com
que as Pequenas Rochas e o Cascalho preencham o resto da sua
agenda
• Sacou? Tudo ordenado pela sua importância
• Se você colocar as Pequenas Rochas e o Cascalho antes das
Grandes Rochas, eles vão ocupar o lugar todo, e ai você deixa de
fazer o que é importante.
 Agende de 4 a 6 Grandes Rochas para a semana
• Quando você estiver “pica das galáxias” nesse hábito, tente
aumentar esse número
 Certifique-se de que algumas de suas grandes rochas façam parte de
sua meta anual e que levem sua vida para frente

31. Planejamento
Agende só uma ou duas Grandes Rochas por dia
• NÃO SE SOBRECARREGUE!
Agende-as para ser a primeira coisa de cada dia, ou
uma das primeiras
 Certifique-se que estas serão umas das primeiras coisas que
serão feitas no seu dia
E ai, coloque as Pequenas Rochas e os Cascalhos ao
redor da sua Grande Rochas, para completar seu
dia

32. Tarefas Mais Importantes do Dia
A cada manhã, decida quais são as tarefas mais
importantes do dia
 Provavelmente serão suas grandes rochas daquele dia
 Mas com o andar da semana, as coisas mudam e algumas
prioridades para tarefas também mudam
Escolha 3 TMI por dia
 Pode incluir suas Grandes Rochas e outras tarefas
 Reserve o começo do seu dia para elas
 Deixar para depois pode fazer com que outras tarefas
consumam todo o seu tempo e ai você perdeu sua chance

33. Complete-as
É a parte mais importante de se organizar: O FAZER
ACONTECER
 A primeira coisa do seu dia deve ser fazer a sua primeira TMI.
 Livre-se de todas as suas distrações e faça logo sua TMI
 Quando terminar, sinta-se bem. Recompense a si mesmo, tome
um café, sei lá.
• Logo depois, que tal aproveitar o momento e fazer outra TMI?

34. Olhe para trás
Quando completar as suas TMIs do dia, olhe para
trás
 Sinta-se bem, fique feliz, você já fez muitas coisas importantes no
seu dia.
 Este dia já teve bastante significado

35. Hábito 3: Planeje
Resumo
 No começo da semana, defina de 4 a 6 Grandes Rochas, e
agende-as.
• Certifique-se que algumas de suas Grandes Rochas façam parte de
sua meta anual.
 Lembre-se de colocar, no máximo, 2 Grandes Rochas por dia
• Não se sobrecarregue seu burro de carga!
 A cada manhã, defina 3 Tarefas Mais Importantes para aquele
dia
• Pode incluir as suas Grandes Rochas, se houver, daquele dia
 Comece seu dia fazendo uma TMI
• E depois outra, e outra. Faça logo as suas TMI!

36. Faça uma tarefa por vez, sem
distrações
HÁBITO 4: FAÇA

37. A conversa não cozinha arroz
Não seja multitarefa e não se deixe ser interrompido
 Checar e responder emails, atender telefonemas, falar com
pessoas que vem a nossa mesa – Tudo isso em detrimento da
tarefa que deveríamos estar fazendo
• Dessa forma as coisas não são feitas
Uma tarefa por vez e foco são a chave para executar
suas tarefas

38. Como fazer? (Uiii!)
Elimine todas as distrações
 Desligue email, celular, internet, remova o excesso de sua mesa
e livre-se do que mais possa lhe interromper
Trate das interrupções
 Se você for interrompido, anote qualquer requisição, tarefa ou
informação no seu caderninho, ou jogue o documento na sua
caixa de entrada, e volte para a sua tarefa
Se começar a se distrair, PARE!
 Feche os olhos, respire bem fundo, e volte a se concentrar na
sua tarefa

39. Como fazer?
O inevitável
 Quando algo urgente surgir e você realmente tiver que parar a
execução de sua tarefa, anote onde você estava, junte seus
documentos, e volte pra eles quando resolver a urgência
• Anotando e juntando tudo você não se perde, o que torna mais
fácil a retomada da tarefa
Relaxe
 Se alongue um pouquinho
Ao terminar uma tarefa, descanse a mente.
 Se dê 5 a 10 minutos de pausa. Vá ver fotos de bichinhos na
internet
• Aproveita a vida, você agora é ZEN!

40. Hábito 4: Faça
Resumo
 Mantenha o foco
 Não seja multitarefa
 Fuja das distrações
 Congratule-se ao finalizar uma tarefa
 Relaxe um pouco entre as tarefas
 Vida ZEN!

42. ZTD MINIMLISTA
A ALTERNATIVA MAIS SIMPLES

43. Os 4 primeiros hábitos
Os 4 primeiros hábitos são considerados o ZTD
MINIMALISTA
 São 4 hábitos que se complementam
 Organizam a vida de qualquer Mobral
 Podem ser assimilados por qualquer um
 Representam uma maneira de ser produtivo sem muitas firulas

44. OS OUTROS 6 HÁBITOS

46. Os outros 6 hábitos
Uma das minhas Grandes Rochas para hoje era
apresentar o ZTD para vocês
 Quem gostou bate palmas
A minha apresentação sobre ZTD conclui-se aqui
 E com ela, lá se vai uma TMI
 YAAAAAAAYYYY!!!

48. Saiba mais sobre ZTD
http://zenhabits.net/books/
 Tem em português também
 http://lucasteixeira.com/ztd/

49. Hora do relax
5 MINUTINHOS DE LIBERTINAGEM
SEM PERDER A AMIZADE
E AI VOLTAMOS COM MAIS

50. POMODORO
TOMATE

51. Quediabé is minin?
Pomodoro é tomate em italiano
• MAMA MIA!
Pomodoro Technique
 Criada por Francesco Cirillo na década de 80
 Uma simples forma de executar tarefas gerenciando seu tempo
• Ideal para quem precisa cumprir prazos
• Ideal para aqueles que se esquecem de respirar entre as tarefas
Pomodoro
 Também é o nome dado a uma unidade de trabalho, dentro desta
técnica

52. Mas por que ‘TOMATE’?
POMODORO
 Na Itália os relógios (cronômetros decrescentes) de cozinha
mais populares tem formato de tomates
• Essa vibe não colou muito nas terras tupiniquins
 O cronômetro em formato de pomodoro é a parte principal
desta técnica.

53. O que eu preciso para ‘TOMATEAR’?
 Um cronômetro
 Apesar de dar nome a técnica, não precisa ser um relógio de
cozinha no formato de um pomodoro
 Uma lista de tarefas
 Tarefas para fazer neste dia, ordenadas por prioridade

54. Trabalhando com o pomodoro
Um pomodoro possui 30 minutos
 25 minutos trabalhando, 5 minutos coçando
Ligue seu cronômetro (decrescente) de trabalho
 Ponha os 25 minutos de trabalho como valor do tempo
 Quem estiver controlando o pomodoro deve poder ver quanto
tempo ainda resta no pomodoro
• sim, pode-se trabalhar em grupo com um único cronômetro
 Trabalhe
• Ou estude
• Ou faça uma atividade que você considere uma obrigação
 Pomodoro não deve ser usado no seu lazer.
• Ou laser, pew pew pew pew

55. Um pomodoro é
Indivisível
 Uma unidade atômica de tempo. Sempre 25 minutos inteiro
Ininterrupto
 São 25 minutos de puro trabalho
• Se seu trabalho for interrompido, seu pomodoro apodreceu
• Ao retomar o trabalho após a interrupção, comece o seu pomodoro
do começo (reinicie o cronômetro com 25 minutos)

56. E quando o pomodoro acaba
Você é obrigado a parar por 5 minutos
 Mesmo que você acredite que em mais 5 segundos você conclui
a sua tarefa
• Quando o pomodoro acaba, coce o saco por 5 minutos
 Aproveite esse tempo para fechar os olhos, tomar uma água,
respirar
• Não pense no trabalho.
• Não pense em trabalho.
• Não fale de trabalho.
• Deixe a mente descansar!

57. O loop dos 4 pomodoros
Loop = ciclo
 DUUUUUHHH!!!
A cada 4 pomodoros tire um longo descanso
• De 15 a 30 minutos
 Descanse, se alongue, arrume sua mesa, leias as notícias...
 RELAXE!
• E não pense em trabalho!
 Esse tempo ajuda a sua mente a ‘esfriar’
 Ajuda a sua mente a assimilar o que você está fazendo
 A absorver novos aprendizados
 Tente não esforçar a sua mente na hora do descanso

58. Terminando uma atividade
Um pomodoro só termina quando acaba
 Um pomodoro são sempre 25 minutos de trabalho
Se a atividade acabou no meio de um pomodoro
 Você pode utilizar o tempo restante para revisar a sua atividade
• Procurar melhorá-la.
• Entender se está tudo de acordo.
 Ou pode começar outra atividade
• Se a atividade anterior consumiu menos de 10 minutos do pomodoro
• Se você acredita que não vale a pena revisar o que foi feito

61. Interrupções Internas
Quando nosso subconsciente quer procrastinar
 Dá vontade de tomar água, de mijar, de ler emails, de conversar
etc
 A mente as vezes para de prestar atenção nesta apresentação
chata
Como resolver?
 Cobre de si. Mostre a sua mente a sua necessidade de estar
concentrado
 Determinação
• Sempre que se distrair, faça um risco no papel. Ao fim de um
pomodoro, ou atividade, veja o quanto você ‘imbecilizou’

62. Interrupções Externas
 Quando o mundo quer te lascar (ou aquela outra palavra)
 O telefone toca, alguém vem falar com você, neguinho fica cantando etc
• A interrupção geralmente surge da necessidade de se comunicar
 Tem cura?
 Faça a interrupção depender de você
• Seu celular tem caixa postal, ou você pode ligar depois (no seu intervalo entre
pomodoros)
• Emails não vão sumir da sua caixa de entrada. (leia-os no seu intervalo)
• Quando alguém vem lhe perturbar com dúvidas ou ‘urgências’, diga que está
ocupado. (procure-os no seu intervalo)
 Nem sempre a urgência do mundo é uma urgência de verdade
• E se a urgência for real, ela pode entrar na sua lista de atividades do dia e você
pode começar a realizá-la no PRÓXIMO POMODORO.
 Proteja seu pomodoro
• Seja rápido ao tratar das suas interrupções para que elas não atrapalhem o
caminhar do seu pomodoro
• E, se atrapalharem, já sabe: comece um novo pomodoro

63. É tudo questão de educação
As suas interrupções internas
 Você se educa a ficar focado pelo tempo do pomodoro
 E a dar ‘cangapé’ nos seus intervalos
As suas interrupções externas
 Vai dar muito trabalho
 Mas com o tempo as pessoas podem aprender que não precisam
ficar enchendo seu saco por atenção
 Elas podem aprender que podem lhe enviar uma simples
notificação por atenção e, quando você tiver tempo, você lhes
dará atenção

64. Vocês já devem estar de saco cheio

65. O pomodoro é mais
Não é apenas um contador para as suas atividades
 O Pomodoro Technique também ensina
 A perceber quanto tempo você precisa para uma atividade
 A perceber quanto tempo você gasta com interrupções
 Ensina a se motivar
 Ensina a gerar relatórios do seu dia para serem analisados
• Quanto tempo você leva para uma atividade? Poderia ser mais
rápido? Foi culpa das interrupções? Onde melhorar?
 Aprender a dar um feedback a si mesmo

66. Cansei minha beleza
Saiba mais sobre o Pomodoro Technique
 Tire a certificação Pomodoro Master
 Contrate uma consultoria para você e para a sua empresa
 http://www.pomodorotechnique.com