O documento discute a gestão do tempo, abordando conceitos como planejamento, priorização de tarefas e ferramentas para organização. Apresenta a importância da gestão do tempo para o trabalho e a vida pessoal e discute os principais aspectos para a formação de equipes de projetos de TI.

1. GESTÃO DO TEMPO
Laysa Cunha

2. CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
 Introdução aos princípios que regem o tempo
 Tempos pessoal
 Agendas dos profissionais de informática
 Meios e ferramentas de Gestão do tempo
 Avaliação dos meios de gerenciamento do tempo

3. OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
 Entender o que é a Gestão do Tempo e sua
importância
 Compreender os conceitos fundamentais de
Gestão do tempo como forma de desenvolvimento
eficaz do trabalho.
 Contextualizar a Gestão do Tempo no âmbito da
informática
 Saber utilizar as técnicas de Gestão do Tempo no
desenvolvimento de Projetos de Informática.

4. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO
 Conteúdo dividido em 20 aulas;
 Aspectos:
 Introdução à Gestão do Tempo.
 Conseqüências da má gestão do tempo
 O gerenciamento eficaz do tempo e as vantagens para
o trabalho/ Meios e ferramentas que permitem uma
gestão eficaz do tempo.
 Listagem das principais atividades pessoais.
 Avaliação das atividades considerando a energia e o
tempo utilizado.

5. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO
 Aspectos:
 Reflexão sobre a capacidade de gerenciamento da
agenda de tarefas.
 Listagem das principais atividades do suporte técnico
em informática.
 Determinar o nível de prioridade das atividades
pessoais e dos profissionais do suporte técnico em
informática.
 Determinar as atividades que podem ser delegadas.

6. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO
 Aspectos:
 Planejar a execução de atividades com a ajuda de
ferramentas de gerenciamento do tempo.
 Refletir sobre a capacidade de avaliar a importância de
uma situação dada.
 Reconhecer os limites de suas responsabilidades/
Avaliar pontos fortes e pontos fracos na gestão do
tempo / Determinar meios que permitiriam uma gestão
do tempo mais eficiente.
 Se interrogar sobre a influência que pode ter a gestão
do tempo sobre os resultados das ações no universo
pessoal e profissional.

7. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO
 O que é tempo?
 Origem grega:
 Chronos - relativo à seqüência de acontecimentos,
 Kairos - relativo ao momento em que algo acontece.
 “Tempo é o jeito que a natureza deu para que tudo não
acontecesse de uma vez só”, disse John Wheeler
(Professor de Teoria Física da Universidade de
Princeton)
 “organização da vida”, “presente, passado e futuro”, “é
um espaço que existe para realizar todas as atividades
que devem ser feitas”

8. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO
 O que é gestão?
 é a atividade de administrar idéias para que se
transformem em resultados esperados.
 combinação e coordenação de inúmeros fatores como
planejamento, aporte de recursos humanos, físicos e
financeiros.
 O que é um gestor?
 é a pessoa a quem compete a interpretação dos
objetivos propostos pela organização, através do
planejamento, da organização, da liderança ou direção
e do controle, afim de atingir os referidos objetivos.

9. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO
 O que é gestão do tempo?
 É a atividade que visa organizar o tempo disponível, de forma
que atenda a execução de tarefas visadas.
 escolha de prioridades, estabelecimento de cronogramas e
prazos,
 Qual a importância de se ter uma eficaz gestão do
tempo?
 “Na canção “O TEMPO NÃO PÁRA”, do compositor e cantor
brasileiro CAZUZA, fica nítido a noção de que efetivamente o
tempo escorre pelas mãos e que temos posse apenas do hoje
do agora, já que, o passado não volta mais e o futuro, nem
sequer sabemos se chegará.”

10. OBSTÁCULOS PARA UMA EFICAZ GESTÃO DO
TEMPO
 Falta de consciência do valor do tempo;
 Prazos curtos e cobranças.
 Planejamento ausente ou mal trabalhado;
 Não planejar as atividades diárias.
 Deficiência nos meios necessários;
 Falta de material e/ou verba.
 Desvio do foco e baixo comprometimento;
 Realização de atividades que não levam ao objetivo
final (TV, internet, etc).

11. CONSEQÜÊNCIAS DE UMA MÁ GESTÃO DO
TEMPO
 Atraso ou má qualidade dos produtos;
 Não cumprimento de prazos ou cumprimento com
produtos mal feitos.
 Falta de credibilidade;
 Falta de confiança dos clientes/pessoas.
 Falência.
 Sem credibilidade e sem produtos de qualidades,
significa sem clientes e conseqüentemente leva a
falência.

12. VANTAGENS DO GERENCIAMENTO EFICAZ DO
TEMPO
 Cumprimento de prazos;
 Economia de recursos;
 Elimina gastos supérfluos, horas perdidas e tempo vago
 Valorização do “nome”;
 Credibilidade;
 Fortalecimento da autoestima;

13. MEIOS E FERRAMENTAS QUE PERMITEM UMA
GESTÃO EFICAZ DO TEMPO
 Existem modelos estudados pela administração
para gerenciar o tempo. O PDCA é um deles:
 Plan: Planejamento da atividade;
 Do: Execução da Atividade;
 Check: Verificação do andamento da atividade;
 Action: Ação nos resultados.
 Também conhecido como Clico de Shewhart,
desenvolvido em 1930 por Walter Andrew
Shewhart

14. PDCA

15. PDCA
 Planejamento de atividade
 Identificar problemas, estabelecer metas e estabelecer o
plano de ação.
 Execução de atividade
 Dar andamento ao projeto ou conjunto de atividades com
base no estabelecido no planejamento.
 Verificação do andamento da atividade
 Checar se as tarefas/atividades estão sendo executadas nos
prazos estabelecidos.
 Ação nos resultados
 Após toda a execução do planejamento deve-se avaliar os
erros e acertos, criando uma “fórmula para o sucesso” na
gestão do tempo.

16. PARA REFLETIR
“As coisas mais importantes
nunca devem ficar a mercê
das coisas menos
importantes” Wolfang Von
Goethe - Alemão

17. LISTAGEM DAS PRINCIPAIS ATIVIDADES
PESSOAIS
 Todos temos uma rotina diária a cumprir que é
formada por um conjunto de tarefas.
 FUNDASONO – 8h/noite. É necessário para a
saúde e o bem estar e a alta produtividade.
 Exercício prático:
 Estabeleça as atividades que você desempenha nos
diversos ambientes em que vive.

18. LISTAGEM DE ATIVIDADES
 A
 Atividades de casa;
 Refeições;
 Tarefas domiciliares; Etc.
 B
 Atividades Escolares;
 Horário das aulas;
 Estudo; Etc.
 C
 Atividades Esportivas;
 Horário das atividades;
 Treino extra; Etc.
 D
 Atividades de lazer;
 Passeios / Festas;
 Leitura; Etc.
 E
 Atividades Espirituais;
 Reuniões / Celebrações;
 Obras Sociais; Etc.

19. ESTABELECIMENTO DO TEMPO GASTO PARA
TAREFAS DIÁRIAS
 Agora que já temos o conjunto de tarefas que
desempenhamos nos mais diversos ambientes e
aspectos de nossa vida, precisamos estabelecer
de acordo com os dias da semana as atividades e
horários nos quais reservamos para tais ações,
sendo assim, vamos montar nosso organograma
semanal de atividades partindo dos parâmetros dia
e turnos.

20. APROVEITAMENTO DO TEMPO LIVRE E
MAXIMIZAÇÃO DO TEMPO
 Já estabelecemos atividades e organizamo-las em
um cronograma semanal, agora vamos incluir o
fator motivação.
 Ou seja, devemos nos preocupar com preencher
nosso tempo livre com atividades saudáveis e
confortáveis, como relaxamento, leitura, corrida,
etc.
 Procurar atividades que estimulem o cérebro e o
corpo.

21. REFLEXÃO SOBRE A CAPACIDADE DE
GERENCIAMENTO DA AGENDA DE TAREFAS
 Já listamos as atividades e distribuímos as
mesmas num cronograma semanal, agora iremos
colocar prioridades para cada atividade.
 As atividades são subdivididas em caráter
importante, urgente ou circunstancial.

22. CASO DE SUCESSO
 Christian Barbosa
 Paulista, bacharel em Ciência da Computação
 maior especialista brasileiro em administração de
tempo e produtividade
 Christian Abriu sua primeira empresa aos 15 anos e foi
um dos profissionais mais jovens do mundo a receber
o certificado da Microsoft.
 É fundador da Triad Consulting, empresa
multinacional especializada em programas e
consultoria na área de produtividade, colaboração e
administração do tempo
 a qual presta assessoria para empresas como: Santander;
Bradesco; Toyota; Coca-Cola, Rede Globo e Nestlé.

23. ESFERA IMPORTANTE
 “A esfera Importante refere-se a todas as
atividades que você faz e que têm importância
em sua vida – aquelas que trazem resultado a
curto, médio ou longo prazo.
 É a esfera da estrada certa, na qual você coloca
seu carro e sabe que na linha de chegada
estará realizado.
 O que é importante tem tempo para ser feito,
pode esperar horas, dias, semanas, meses, etc.

24. ESFERA DA URGÊNCIA
 A esfera da Urgência tem todas as atividades na
qual o tempo está curto ou acabou.
 São as atividades que chegam em cima da hora,
que não podem ser previstas, mas que
geralmente causam estresse.

25. ESFERA CIRCUNSTANCIAL
 A esfera Circunstancial, por sua vez, cobre as
tarefas desnecessárias.
 São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas
feitas por comodidade ou por
 serem “socialmente” apropriadas.
 É a esfera da estrada que não leva a lugar
algum, que não traz resultados, apenas
frustrações”.

26. EXEMPLO PRÁTICO
 Temos que focar nossas atividades na esfera do
que é importante e também dar atenção ao que é
urgente.
 Comemoração do aniversário de um ente querido –
IMPORTANTE
 Preparação para uma prova na semana que vem –
URGENTE
 Passar uma tarde vendo TV, jogando vídeo game
ou nas redes sociais - CIRCUNSTANCIAL

27. EM RESUMO!!
 As atividades importantes podem ser planejadas
com mais comodidade;
 As atividades urgentes devem ser resolvidas
imediatamente e
 As atividades circunstanciais devem ser levadas a
terceiro plano.

28. ATIVIDADE PRÁTICA
 estabelecer dentre as nossas tarefas a lista de
prioridades colocando-as como importantes,
urgentes e circunstanciais.
 Para tanto, voltemos para o alocado na aulas 5 e
coloquemos ao lado de cada uma das atividades a
letra I quando considerarmos Importante, U
quando considerarmos Urgente e C quando
considerarmos Circunstancial.

29. POTENCIALIZANDO O USO DO SEU TEMPO
 Após identificar a real importância de cada atividade,
agora vamos pensar sobre o que é necessário para
melhorar o uso do nosso tempo.
 Agora, diante das tarefas que você classificou com
urgentes, faça uma análise do porquê de ainda não ter
sido realizada e o que pode ser feito para sanar tal
situação.
 O mesmo exercício faça para com as atividades
consideradas importantes.
 Finalmente, dentro das atividades identificadas como
circunstanciais, estude a possibilidade de transferir o
tempo gasto com estas para a execução de tarefas
consideradas urgentes e importantes.

30. DICAS
 Dicas sobre gestão do tempo:
 http://exame.abril.com.br/topicos/administracao-do-
tempo

31. LISTAGEM DAS ATIVIDADES DO SUPORTE
TÉCNICO
 Agora que planejamos nossas atividades pessoais,
iremos afunilar nosso estudo para o lado técnico e
de TI.
 O gerenciamento do tempo é imprescindível para o
sucesso em projetos de TI;
 A materialização de um projeto é super importante;
 Na ciência de computação o suporte técnico é um
âmbito muito importante;

32. ASPECTOS IMPRESCINDÍVEIS PROJETO DE TI
 Formação da equipe
 Material

33. FORMAÇÃO DA EQUIPE
 Aspecto técnico (conhecimento e experiência)
 Levantamento da carreira acadêmica e profissional
(certificados, cursos, referencias, diplomas,
exames, histórico escolar, IRA)
 Aspectos das atitudes (teste psicológico, conversa,
comportamento, maneira de conversar e até se
sentar)
 OBS: “A vida profissional tem nascedouro nos
bancos da escola e possuem reflexos
inimagináveis”.

34. FORMAÇÃO DA EQUIPE
 Um boa equipe precisa de um bom GP (gerente de
projetos)
 O Gerente de projetos
 Estabelece o numero de profissionais
 O rol de equipamentos
 Os recursos na medida certa.
 Profissionais de um projeto de TI
 Gerente de projetos, Analista de Sistemas, Técnico em
TI, Programador, Designer.

35. PROFISSIONAIS DA EQUIPE
 Gerente de Projetos
 Profissional graduado em Ciências da Computação ou áreas afins, que
tem o encargo de gerir os trabalhos da equipe rumo ao alcance das
metas o tempo estabelecido. Acompanha prazos.
 O Analista de Sistemas de Tecnologia da Informação;
 Profissional graduado em Ciências da Computação ou áreas afins e que
tem a missão de desenvolver softwares aplicáveis ao Projeto.
 O Técnico em Tecnologia da Informação;
 Profissional técnico que tem a missão de auxiliar a equipe no
desenvolvimento de suas tarefas. Atua na área de suporte de hardware
e redes.
 Programador;
 Geralmente profissional de formação técnica que tem a missão de
programar computadores, desenvolver e dar manutenção aos sistemas.
 Designer.
 Profissional que tem a habilidade de desenvolver sites, logomarcas ou
imagens relacionadas ao projeto.

36. MATERIAL
 Os instrumentos de Hardware e Periféricos
 Computadores de Mesa (desktops);
 Computadores móveis (Notebooks, Netbooks, Tablets,
etc.);
 Equipamentos de Telecomunicação (Aparelhos de
Rádio, Aparelhos Celulares, etc.);
 Impressoras; Scanners;
 Leitores de Código de Barras;
 Armazenadores de dados como pen drives, HDs
externos, etc.
 Espaço físico (sala) e mobília para os
equipamentos e para a equipe.

37. CONSIDERAÇÕES
 Desenvolver um projeto é complexo!
 Um dimensionamento deve ser feito (nem menor
nem maior, na medida)
 É necessário um planejamento e organização para
“juntar” esses recursos.
 Para que um projeto dê certo é necessário forte
planejamento, equipe eficaz e comprometida e algo
gerenciamento.

38. OBSTÁCULOS ENCONTRADOS NA EXECUÇÃO
DOS PROJETOS DE TI
 Problemas com a equipe de trabalho
 Rotatividade (troca de equipe), relacionamentos
interpessoais, falta de capacidade técnica
 Não entrega dos recursos materiais esperados
 Atrasos na entrega das atividades (causados por uma
má gestão do tempo ou um planejamento mal
elaborado)
 Quebra constante dos equipamentos e materiais
 Computadores quebrados ou softwares que não
funcionam.
 Deve-se fazer uma medida preventiva para todos
as aspectos citados

39. DELEGAÇÃO DE ATIVIDADES
 “A delegação representa a transferência de
determinado nível de autoridade de um superior
para um subordinado ou conjunto de subordinados.
Saber delegar com eficácia significa dar a tarefa
certa à pessoa certa, Concedendo-lhe o grau certo
de liberdade, para que o trabalho se desenvolva de
forma mais eficiente e produtiva. Saber delegar
permite ao superior e a toda a sua equipa darem o
seu melhor e aperfeiçoarem-se progressivamente,
de modo a poder enfrentar novos desafios. Com
uma fraca capacidade de delegação, a equipe fica
constante-mente ocupada a “apagar fogos” e perde
tempo precioso”.

40. DELEGAÇÃO DE ATIVIDADES
 Vantagens;
 Mais tempo para criação de idéias e solução de demandas
graves.
 Agilidade na tomada de decisões pois as decisões não
precisem passar por mãos diversas.
 Incremento na autoestima: responsabilidade para hierarquia
mais baixa
 Desvantagens
 Possível de perda de controle: pode ser que o individuo que
receba a delegação se deslumbre pelo poder e passe a
extrapolar os limites de atribuição da delegação.
 Perigo de incapacidades do delegado: possibilidade de
despreparo do que recebe o poder, e risco de causar
prejuízos.

41. ATIVIDADES COM FERRAMENTAS DE
GERENCIAMENTO DO TEMPO
 Nos projetos de TI a maximização do tempo deve
ser bem explorada;
 Ferramentas de gerenciamento do tempo são
utilizadas em projetos de TI;
 Modelo de gerenciamento em projetos de TI:
 Definição; Seqüenciamento; Estimativa de Recurso;
Estimativa de Duração das Atividades; Estabelecimento
do Cronograma e Controle do Cronograma
 No mercado existem softwares que auxiliam nessa
processo: Artemis, Microsoft Project, Project
Builder

42. ATIVIDADES COM FERRAMENTAS DE
GERENCIAMENTO DO TEMPO
 Definição das Atividades
 Identificação das atividades a serem desenvolvidas para atingir os
objetivos do Projeto.
 Seqüenciamento de Atividades
 Verificação da correspondência entre as fases do Projeto.
 Estimativa de Recursos
 Visualização do tipo e quantidade de produtos necessários para cada
atividade do cronograma.
 Estimativa de Duração de Atividade
 Estabelecimento de previsão de prazo para conclusão de cada atividade
do cronograma.
 Desenvolvimento do Cronograma
 Formatação das seqüências de atividades com suas respectivas
dependências, durações e recursos necessários para execução.
 Controle do Cronograma
 Acompanhamento das alterações surgidas durante a execução do
projeto e materialização dos ajustes necessários.

43. ATITUDES QUE PREJUDICAM O
APROVEITAMENTO DO TEMPO
 Desorganização
 Gavetas, guarda-roupa, mesa de trabalho, desktop do
computador.
 Desconcentração
 Atender telefone, ouvir música, ver TV, redes sociais
em paralelo.
 Pensamentos Negativos

44. COMPORTAMENTOS QUE MAXIMIZAM O
APROVEITAMENTO DO TEMPO
 Organização
 Concentração
 Pensamento Positivo
 Prioridade
 “condição daquilo que está em primeiro lugar”
 Eu não tenho tempo para isso deve ser substituído por
eu não priorizo isso.

45. REFERÊNCIAS
 CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da
Administração. Vol. I, 6ª. Edição. Rio de Janeiro:
Campus; 2001.
 www.amcham.com.br, jan 2012.
 http://resultadosrapidos.blogspot.com, jan 2012.
 www.fundasono.org.br, jan 2012.
 www.triadedotempo.com.br, jan 2012.
 www.gespublica.gov.br, jan 2012.
 http://www.knoow.net/, jan 2012.
 Mini Dicionário Português – Editora Wkids, jan
2012.