O documento discute a importância da administração do tempo e fornece dicas para melhor organização, planejamento e acompanhamento das tarefas diárias, semanais e mensais através de ferramentas como agenda, cronogramas, pastas de e-mail e aplicativos. O texto também enfatiza a necessidade de definir objetivos, prioridades e tomar decisões para fazer as escolhas certas sobre como alocar o tempo de forma produtiva.

1. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
18/09 –ANTÓNIO ALBANO B MOREIRA

2. QUEM SOU EU?
•Eng. e Administração;
•Pós em Gestão Estratégica;
•Executivo Sênior Multinacionais;
•Professor presencial e EAD;
•Consultor Gestão, Mídias sociais;
•www.formarnaweb.com;
•www.antonioabmoreira.com.br;
•Cinema e fotografia;
•Facebook: antonioabmoreira.

4. •Importância;
•Primeiro o mais importante;
•Classificação das tarefas, quadrante de urgência e importância;
•Uso de ferramentas para organização das tarefas;
•Organização geral e de e-mail;
•Integração de ferramentas.
ALGUNS PONTOS

5. PAOLA CAROSELLA
“É A COMIDA QUE FALA,
NÃO O COZINHEIRO”

6. “É O RESULTADO QUE FALA, NÃO O PROFISSIONAL!”

7. COMO SE ATINGEM MELHORES RESULTADOS? PRODUTIVIDADE!

8. HOJE O RECURSO MAIS ESCASSO E LIMITADO É O TEMPO!

9. INDÚSTRIA DO TEMPO
•GANHAR TEMPO;
•USAR TEMPO LIVRE;
•VENDER TEMPO.

10. UM EXEMPLO DE PRODUTIVIDADE, BOM USO DO TEMPO!

11. E O MEU TEMPO COMO FAÇO

12. BASICAMENTE ADM. TEMPO
•É administrar a VIDA!
•É questão de:
•OBJETIVOS;
•PRIORIDADES;
•DECISÃO;
•DISCIPLINA.

13. ESCOLHAS
•Oque fazer?
•Qualo critério?
•Começo por
onde?
•Qual elimino?

14. Nossa vida é...
Tomar decisões !!
Programadas e
Não programadas

15. 1 . PROBLEMA
2. DIAGNÓSTICO
4. DECISÃO 3. ALTERNATIVAS
5. AVALIAÇÃO
CICLO DA TOMADA DE DECISÃO

16. QUAL A ALTERNATIVA CERTA

21. •VALORES
•CRENÇAS
•PRINCÍPIOS
•SONHOS
•VISÃO
•RAZÃO
•MISSÃO
COMO ESTABELECER?

22. Sugestão de Plano Pessoal
Talento
Competência
Essencial
Metas
Visão
Missão
Sonho
Plano
Ação
Avaliação
Valores
princípios
Modelos
Empreen-
dedorismo

23. ROTEIRO
PROPÓSITO
OBJETIVO CLARO
ESCOLHA CERTA

24. E
AGORA

25. BRINCAR
DE LEGO
E
COMER
SALAME

27. UMA PROPOSTA
Organizar
Planejar
Acompanhar
Agir

28. 1 -ORGANIZAÇÃO
•Diminuir pendências;
•5S;
•Analisar a carga de trabalho;
•Delegar;
•Reuniões planejadas;
•Criar rotinas.

30. 2 -PLANEJAR
•Estabelecer atividades;
•Catalogar atividades;
•Separar atividades;
•Paretto, 20 –80;
•Montar cronogramas

31. PLANO DE TRABALHO
SEMANA
DOMINGO
SEGUNDA
TERÇA
QUARTA
QUINTA
SEXTA
SÁBADO
PAPÉIS
METAS
PRIORIDADES DA SEMANA
P R I O R I D A D E S D O D I A
R E U N I Õ E S -C O M P R O M I S S O S
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8
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20
20
20
20
20
20
20
AFINAR O INSTRUMENTO
FÍSICO
MENTAL
ESPIRITUAL
SOCIAL/EMOCIONAL
NOITE :
NOITE :
NOITE :
NOITE :
NOITE :
NOITE :
NOITE :
MODELO SEMANAL

32. MODELO PROJETO

33. A -ATIVIDADES
•Liste todas as atividades e metas;
•Separe as que podem ser delgadas;
•Estabeleça os tempos de duração;
•Estabeleça metas SMART, eSpecíficas, Mensuráveis, Alcançáveis, Realizadores e com Tempo.

34. B -CATALOGAR
Modelo Stephen Covey:
•Importância;
•Urgência.

35. Urgente
Menos Urgente
Importante
I
 Crises
 Projetos com prazos determinados
 Atividades sob pressão externa
 Conflito com clientes significativos
 Situações de conflito ou atrito com
familiares ou amigos
 Cobrança de resultados decisivos
II
 Prevenção de problemas, proação
 Planejamento
 Prospecção de oportunidades
 Fortalecimento de relacionamentos e amizades
 Busca de novas formas de atuação
 Reflexão e avaliação de sua forma de proceder
Menos
Importante
III
 Interromper seu trabalho com freqüência
para atender os outros
 Atividades de efeito a curto prazo
 Trabalho levado para casa que poderia ser
feito no dia seguinte
 Resposta imediata a todas as solicitações
vindas de terceiros
IV
 Manter-se ativo para parecer que trabalha duro
 Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo
 Hiperatividade social no trabalho
 Arquivo morto
 Fofocas com vizinhos
 Visitas sociais por obrigação
MATRIZ/IMPORTÂNCIA URGÊNCIA

36. C -SEPARAR
•Rotineiras diárias, semanais e mensais. Marque na agenda;
•Pessoais (desenvolvimento, educação, saúde, lazer, emocional, espiritual), familiares, profissionais, sociais;
•Prioritárias e emergenciais;
•Importantes, Urgentes,Circunstanciais.

37. D -PARETTO
•20 % das atividades representam 80% dos resultados esperados!!

38. 3 -ACOMPANHAMENTO
•Ferramentas gestão;
•Aplicativos;
•Outlook, Gmail;
•Registro, arquivo.

39. 4 -Ação
•Calendário/Agenda:
–Já marcar todas as tarefas cíclicas, relatórios mensais, reuniões, etc–NOME, DATA, DURAÇÃO RESPONSÁVEL, ENVOLVIDOS. Também marcar nas tarefas;
–Marcar todos os compromissos avulsos que surjam.

40. 4 -Ação
•Planos de ação –São para projetos e assuntos relevantes que envolvam cronograma (Excel, MSProject, etc).
–Tarefas, data conclusão prevista duração responsável, precedências;
–Gerar tarefas e calendário dentro da sua ferramenta;
–Mandar e-mail quando for revisado o cronograma para as pessoas responsáveis, ou para avisar das datas;
–Ligar agenda e cronogramas.

41. 4 -Ação
•Pastas do Outlook –sempre deixar a pasta de entrada livre, os e-mails recebidos dar seguimento. Criar as pastas de acordo com as categorias, pessoas, Planos de ação, etc.
•Crie filtros de separação automática das pastas.

42. 4 -Ação
•E-mails recebidos:
–Responder na hora –deletar ou dar categoria e mover para pasta, ou estabelecer horários;
–Deletar se não precisa de guardar;
–Através do Outlook gerar tarefa e calendário se for o caso de existir algo para ser feito no futuro e não for do cronograma, se for do cronograma gerar uma tarefa dentro do cronograma.

43. 4 -Ação
•E-mails enviados:
–Apagar se não precisar guardar através de regra por categoria;
–Gerar o e-mail pelo calendário ou tarefa se for gerar uma necessidade de cobrança de resposta copiar para calendário e tarefas e gravar.
•Reuniões agendadas, controladas e registradas pelo Outlook.

44. Mídias Sociais
•Disciplina e cuidado no uso;
•E-mail particular;
•Etiqueta.

45. APLICATIVOS
•Android/iOSsincroniza com Gmail, gera e-mail avisando;
•Windows sincroniza com Outlook;
•Sincronização do Outlook.

46. FERRAMENTAS
•MS PROJECT;
•EXCELL, OUTLOOK;
•GMAIL, GOOGLE AGENDA;
•APPsTODOIST, Planner, etc;
•Evernote;
•WWW.TRIADPS.COM;
•WWW.CHRISTIANBARBOSA.COM.BR.

47. NO FINAL
Se der tempo, você se questiona.
Faz o balanço da vida.
Que qualidade?
Qual o resultado?
Como usei meu
tempo?

48. Não é o tempo que voa. Sou eu que vou devagar. Helena KolodyPARA REFLETIR ...

49. OBRIGADO
SUCESSO!!

50. http://www.antonioabmoreira.com.br
antonioalbano moreira
@antonioabmoreira
antonio@antonioabmoreira.com.br