O documento aborda técnicas de gestão do tempo para gestores, enfatizando a importância de equilibrar atividades urgentes e importantes. Ele apresenta estratégias para coletar, processar e organizar tarefas, além de modelos de decisões e o uso de tecnologia para aumentar a produtividade. Por fim, o texto sugere uma revisão semanal dos compromissos e listas para garantir eficiência na execução das atividades.

1. GESTÃO DO TEMPO para
Gestores da APS
da Secretaria de
Saúde do DF
Fernando Dantas
@fersdantas

2. Será que é possível ser
produtivo mesmo com
tanta coisa para fazer?

3. Qualidade
Estática e
Dinâmica
Exercício: Cozinha Bagunçada – Como arrumar?

4. O segredo para o
sucesso é equilibrar o
dinâmico e o estático.
Os extremos levam ao
fracasso.

5. Balancear o Planejamento e a Execução
Deixando Clara a Troca de
Contexto

6. URGENTE OU IMPORTANTE?
IMPORTANTE
Atividade que contribue para atingir objetivos pessoais ou
profissionais. Acrescenta valor e resultado.
URGENTE
Atividade que demanda atenção imediata.
"O que é importante raramente é urgente,
e o que é urgente raramente é
importante”
Eisenhower (Presidente dos EUA durante a 2a Guerra
Mundial)

7. “APAGAR INCÊNDIOS”
Geralmente concentramos nas atividades urgentes. Elas demandam nossa
atenção pois as consequências de não resolvê-las são imediatas.
CUIDADO!
Não deixe uma atividade importante se transformar em urgente! Como?
1.Prevendo possíveis cenários futuros
Zona de influência x Zona de preocupação
Stephen Covey - Os 7 hábitos da pessoas altamente
eficazes
2. Evitando os 10 erros mais comuns da
gestão do tempo
URGENTE OU IMPORTANTE?

15. Lidar com Compromissos
Assumimos
compromissos
e lidamos de
forma
inapropriada:
Fica tudo na
cabeça!

43. FLUXO DE
INFORMAÇÕES
Coletar
•Coletamos as
coisas que
exigem nossa
atenção
Processar
•Processamos
seu
significado e o
que
precisamos
fazer em
relação a elas
Organizar
•Organizamos
os resultados
Revisar
•Revisamos
como opções
quanto ao
que
decidimos
Fazer

45. COLETAR
As ferramentas de coleta:
• Caixa de entrada física
• Papel e quadros para escrever
• Anotações eletrônicas
• Captação em áudio
• E-mail
• Projetos
• Atas de reuniões (SDGs, RPSs)

46. SUCESSO NA COLETA
• Cada item aberto deve estar em seu sistema de
coleta e fora
da sua cabeça
• Você deve ter o menor número possível de
caixas de coleta com que possa sobreviver
• Você deve esvaziá-las regularmente

48. PROCESSAMENTO
Coisas
novas
Caixa de
entrada
O que é isto?
Passível de
ação?
Lixo
Algum dia
Talvez
Referência
Arquivo de
referência
rápida: manter
para revisão
Recuperável
quando
necessário
Não
Qual é a próxima
ação?
Sim Vai levar
menos de 2
minutos?
Projetos
(planejamento)
Planos de Projetos
(rever para
futuras ações)
Projeto de múltiplos
passos
Sim
Faça
Não
Delegue Adie
Esperar (para
outra pessoa fazer)
Calendário (para
fazer num
determ
momento)
Próximas ações
(para eu fazer
assim que puder)

50. FAÇA, DELEGUE OU ADIE
1. Faça: Se a ação demandar menos de dois minutos, deve ser
feita no momento em que for definida.
2. Delegue: Se a ação exigir mais de dois minutos, pergunte-
se: eu sou a pessoa certa para fazer isto? Se a resposta for
não, delegue-a à pessoa/área apropriada.
3. Adie: Se a ação exigir mais de dois minutos e você for a
pessoa certa para fazê-la, terá de adiar sua atuação no caso
para mais tarde, e acompanhá-la por meio de uma ou mais
listas de “Próximas Ações”.

51. ORGANIZAR
Coisas
novas
Caixa de
entrada
O que é isto?
Passível de
ação?
Lixo
Algum dia
Talvez
Referência
Arquivo de
referência
rápida: manter
para revisão
Recuperável
quando
necessário
Não
Qual é a próxima
ação?
Sim Vai levar
menos de 2
minutos?
Projetos
(planejamento)
Planos de Projetos
(rever para
futuras ações)
Projeto de múltiplos
passos
Sim
Faça
Não
Delegue Adie
Esperar (para
outra pessoa fazer)
Calendário (para
fazer num
determ
momento)
Próximas ações
(para eu fazer
assim que puder)

52. ORGANIZAR
Itens não passíveis de ação:
• Lixo
• Ferramentas de incubação
• Armazenagem de referência
Itens passíveis de ação:
• Lista de projetos
• Armazenagem ou arquivos para planos e materiais de projeto
• Calendário
• Lista de lembretes das próximas ações
• Lista de lembretes sobre coisas que estão aguardando

53. PROJETOS
Projeto: qualquer resultado desejado que exija mais de um
passo, em termos de ação.
Lista de projetos: todos os projetos precisam estar numa lista
principal, que você possa revisá-los com regularidade suficiente para
garantir a definição das próximas ações necessárias para cada um
deles. Esta lista é a compilação das linhas de chegada que colocamos
para gente.
Material de suporte ao projeto: muito parecido com o material de
referência que está na biblioteca. Cada projeto pode requerer um
material diferente de apoio, a ser utilizado em diferentes momentos do
projeto.

54. CALENDÁRIO
Coisas que colocamos no nosso calendário:
• Ações com tempo determinado: compromissos. Em geral, próxima
ação a ser realizada em um projeto, como uma reunião.
• Ações com data determinada: coisas que precisam ser feitas em
alguns momentos, num determinado dia, mas não necessariamente
numa hora específica.
• Informações com data determinada: coisas que você deverá saber
em determinados dias. Informações úteis em determinadas datas,
como endereços de compromissos, atividade de outras pessoas,
eventos de interesse, etc.

55. “TO DO LIST” DIÁRIO
Matar a lista de coisas a fazer diária. Devemos colocar apenas as três
coisas no calendário e nada mais. Há três razões para esta mudança:
1. Os constantes insumos novos e prioridades táticas que mudam a todo
momento reconfiguram o trabalho diário de forma tão forte que é
impossível amarrar os itens a fazer com atencedência. O plano de
trabalho é útil, mas deve ser passível de renegociação
2. A lista diária tem coisas que não precisam necessariamente serem
feitas naquele dia, o que diluí a ênfase nas coisas realmente
importantes
3. O calendário é que o é o território sagrado. Se algo estiver lá, é
porque tem que ser feito no dia determinado e não em outro.

56. LISTA DE PRÓXIMAS AÇÕES
Qualquer ação identificada que demanda mais de dois minutos e
não seja delegável precisa ser monitorada em algum lugar.
Você deve colocar seus 20 ou 100 lembretes desse tipo na lista de
“Próximas Ações”, subdivindo em categorias sempre que for necessário.
Uma lista deste tipo deverá ter no máximo 20 ou 30 ações, mais que isto,
a subdivisão é fundamental para manter suas próximas ações
organizadas. Exemplo:
• Próximas Ações: Casa
• Próximas Ações: Escritório
• Próximas Ações: Telefone
• Próximas Ações: Casa dos Pais

57. LISTA INCUBAÇÃO
Itens coletados agora, mas que não exigem ações agora, talvez
mais para frente, e você quer lembrar delas. Dois tipos:
• Lista “Algum dia/Talvez”: inserir coisas que você pode querer
fazer em algum momento, mas não agora. Estacionamento para
projetos impossíveis no momento, mas você quer lembrar deles
em intervalos regulares;
• Lista “Referência Rápida” ou follow-on: é um sistema que lhe
permite enviar uma correspondência para si mesmo, para ser
recebida em alguma data determinada, no futuro;
• Referência específica por tópico e por área;
• Arquivos de referência geral;

58. DICA
Arquive de maneira organizada
as coisas que chegam para
você. Nunca deixe as coisas se
amontoarem.

59. REVISAR
Para garantir que todas as listas, projetos, anotações irão surtir efeito,
é necessário revisá-las semanalmente. A revisão deverá ser feita da
seguinte forma:
• Revisão do calendário: é a revisão de maior frequência, pois é lá
que estão as coisas que precisam ser feitas naquela data. Assim que
você concluir uma ação do calendário, é bom conferir e ver o que
mais resta para ser feito;
• Lista de próximas ações: é a segunda mais revisada;
• Lista de Projetos, Espera e Algum dia/Talvez só precisam ser
revisadas com frequência que você considera necessária para que
pare de pensar nelas;

60. REVISAR - DICA
Todos os veios abertos (Próximas Ações, Agendas, Espera e até o
Algum Dia/Talvez) devem ser revisados uma vez por semana. Isto vai
garantir que seu cérebro esteja limpo e livre e que todos os itens em
aberto dos últimos dias tenham sido coletados, processados e
organizados.
A revisão semana é o momento de:
• Reunir e processar toda sua tralha;
• Revisar seu sistema;
• Atualizar suas listas;
• Ter tudo limpo, claro, atualizado e completo.

61. FAZER
Modelos para escolher a ação a ser executada:
• Modelo dos quatro critérios para agir:
• Contexto
• Tempo disponível
• Energia disponível
• Prioridade
• Modelo triplo para avaliar o trabalho diário:
• Fazer trabalhos predefinidos
• Fazer trabalhos à medida que aparece
• Definir seu trabalho

62. Exercício:
Vamos fazer
uma lista de
tudo o que
você tem para
fazer agora e
nos próximos
dias.

65. Usando a tecnologia a seu favor
Quer gerenciar o email melhor?
O mailbox te deixa dar snooze em emails, visualizar longas conversas como
um chat, integrado com Dropbox.
O sanebox prioriza emails importantes e resume o restante, também permite
dar snooze em emails e enviar notificações para quem ignora seus emails.
Quer lembrar de todas as tarefas? Estes são alguns dos principais apps de task
management, compatíveis com vários dispositivos. O CARROT te pune por
procrastinar (Would you like to confess your laziness to all your social media
friends?”), e te recompensa por produtividade com pontos que podem ser
resgatados em brindes

66. Quer guardar algo interessante
para depois? Salve artigos, vídeos,
imagens, textos para a hora certa,
podendo visualizá-los no
computador, tablet ou celular
Usando a tecnologia a seu favor
Quer ter mais foco?
-focus@will oferece canais de música desenvolvidos com base na neurociência
para aumentar atenção em até 400%. Música comercial reduz compreensão e
causa distração pois é feita para conectar com você intelectual e emocionalmente
-focuslock bloqueia apps que te distraem nos momentos em que precisa
concentrar
-focus booster é um timer de Pomodoro digital, em que você define o tempo de
sessão e de pausa
Quer ir ao supermercado sem
esquecer a lista? Aqui você pode
criar listas de compra e o app
até sugere receitas

67. Quer descobrir quanto tempo está desperdiçando?
Ambos ajudam a entender os hábitos diários e descobrir os “ladrões de tempo”.
RescueTime verifica seu histórico e envia relatórios baseados nos objetivos
definidos por você. No Toggl você inputa cada atividade desempenhada e ele faz
planilhas do que está consumindo seu tempo
Usando a tecnologia a seu favor
Quer equilibrar melhor a vida
pessoal com a vida profissional?
O Eternity divide o tempo entre
trabalho, dormir e diversão.
Você define a hierarquia das
atividades e começa o timer
Quer visualizar melhor uma
idéia ou projeto? O
Zamurai e o Talkboard te
deixam escrever, salvar e
compartilhar quadro-branco

69. Agenda não é To Do Diário
É estático demais, não
considera variações, nem a
dinamicidade suas
prioridades

74. Técnicas para Planejar
e Decidir o que Fazer
das Próximas Ações

82. Projetos Atuais

94. Fernando Dantas
fernando@pmolab.com
(61) 99912-2553
facebook.com/ferdantas
instagram.com/fersdantas

95. Imagens Photo, Fotolia, iStockPhoto, DepositPhotos, Flickr
https://www.slideshare.net/andrefaria/gtd-getting-things-done-8033359
https://pixabay.com/pt/photos/adulto-caucasiano-bonitinho-18792/
https://www.istockphoto.com/br/foto/pratos-sujos-na-pia-da-cozinha-e-na-bancada
-n%C3%A3o-fiz-tarefas-dom%C3%A9sticas-na-cozinha-um-gm1178819881-3296331
57
https://www.pexels.com/pt-br/foto/em-branco-cartao-ficha-carta-8217432/
https://www.pexels.com/pt-br/foto/balanceamento-equilibrio-avaliando-estilo-de-v
ida-saudavel-9271209/
https://www.pexels.com/pt-br/foto/jeans-desespero-angustia-expressao-facial-4584
162/
https://www.pexels.com/pt-br/foto/homem-de-camisa-branca-e-oculos-de-armaca
o-preta-6129575/
https://www.pexels.com/pt-br/foto/duas-faixas-de-casamento-douradas-na-pagina-
do-livro-56926/