Este documento descreve as principais etapas do circuito da correspondência em uma organização, incluindo a abertura, registro, distribuição, resposta ou arquivamento, assinatura, registro de saída e expedição. Além disso, discute os tipos de correspondência e as vantagens e desvantagens do correio eletrônico.

1. Agrupamento de
Escolas de Mem
Martins
Técnicas de
secretariado
Modulo 14
Trabalho realizado por:
• Ana Calado Nº1
• David silva Nº4

2. Circuito
da
Correspondência
Considera-se correspondência toda
e qualquer forma de comunicação
escrita, produzida e destinada a
pessoas jurídicas ou físicas, bem
como aquela que se processa entre
órgãos e servidores de uma
instituição.

3. Classificação da correspondência
Nunca deve ser aberta, mas sim conduzida directamente á
direcção.
É conveniente, contudo, registar a sua entrada, de preferência
em livro próprio.
Também não deve ser aberta, mas sim dirigida
aos respectivos destinatários.
A correspondência dita patente, é que vai
entrar no circuito de tratamento
PARTICULAR
PATENTE
CONFIDENCIAL

4. Tipos de Correspondência
InternaRecebida Expedida
É a correspondência que entra
na empresa.
Deve ser devidamente analisada
para ser entregue no
departamento ao qual é
destinada.
Informa os colaboradores
da empresa de normas ou
decisões em vigor a partir
de determinada data.
Geralmente são colocados
num local acessível para
que todos tomem
conhecimento
.
É o registo no livro próprio toda a
correspondência que sai da
organização para o exterior. O registo
deve conter informações relativas ao
destinatário, tais como: referência e
tipo de documento expedido, data da
expedição, nome e morada do
destinatário e assunto resumido.

5. Fases do
Circuito
Abertura
Registo
de
Entrada
Distribuição
Resposta
ou
Arquivo
Assinatura
Registo
de
Saída
Expedição
e
Arquivo

6. Abertura
Antes de se abrir as cartas deve-se
colocar o conteúdo para um dos
cantos dos sobrescritos e em
seguida abre-se pelas arestas
opostas. Isto porque as cartas
são normalmente mal dobradas
e quando são inseridas nos
subscritos ficam, por vezes,
coladas no interior.
É importante referir a forma como se faz e os cuidados a
ter para evitar a inutilização do conteúdo.

7. Registo
das
Entradas
Tiram-se cópias dos
originais recebidos, para
um exemplar ficar no
departamento e o outro
seguir para o respectivo
destino.
Mas a tiragem das
cópias não pode ser
feita sem antes ser
colocado o
respectivo carimbo
da entrada contendo
a data e o número da
entrada.
Nos serviços
públicos e nas
empresas mas
tradicionalistas,
utiliza-se o
Livro de
Registo para a
correspondência
recebida.

8. Distribuição
A distribuição da
correspondência pode
ser feita de diversas
formas, mas sempre de
forma a poder ser
controlada. E, para esse
efeito utiliza-se o
chamado livro de
protocolo.

9. Resposta ou Arquivo
Depois de ser lida, a correspondência deve ser
convenientemente tratada.
Se não for necessário dar sequência ao assunto,
a correspondência vai imediatamente para o
arquivo.
Se é necessário uma resposta, devem ser feitas
as anotações necessárias para a sua execução
ou, então, se for o caso, o próprio destinatário
encarregar-se-á de a escrever.

10. Não esquecer que:
Toda a correspondência urgente
deve ter uma resposta imediata;
não se deve adiar a resolução de
assuntos pendentes, tornando-os
eternamente esquecidos.
A execução de uma carta resposta implica
disponibilidade de tempo e disponibilidade
mental. Portanto, a redacção da carta deve ser
executada por uma pessoa experiente, de forma a
minimizar as perdas de tempo e conseguir uma
boa qualidade de comunicação.

11. A resposta pode ser executada de diversas
formas:
Ditado indirecto
Onde o dactilógrafo ou o processador de texto executa o
texto através de uma minuta, um registo que estenografou
ou um registo gravado num dictafone.
Ditado directo
Em que o dactilógrafo ou processador
de texto executa directamente o texto
que lhe é transmitido.

12. Assinatura
Depois de finalizada
a correspondência
deve ser de novo lida
e em seguida
assinada.

13. Registo de Saída
Devem ser tiradas cópias dos originais e
encaminhadas devidamente.
O registo das saídas também é normalmente feito em livro
próprio.

14. Expedição e Arquivo
– Se carta esta datada e assinada.
– Se contém o material referido em anexo.
– Se o endereço corresponde ao do
sobrescrito.
Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se
verificar se:

15. Vantagens do Correio
Electrónico
Rápido e barato;
Meio ideal para contactar;
Você pode compor e rever a mensagem antes de enviá-la;
Você pode conferir seu correio Electrónico de qualquer computador no mundo;
Você pode facilmente incluir tudo ou parte das mensagens recebidas, ou a mensagem que você está a responder..

16. Desvantagens do Correio
Electrónico
Nem sempre você fica sabendo quando ou se sua mensagem foi lida
As mensagens podem ser criptográficas
Difícil de apagar completamente as mensagens e destruí-las;
Falta de privacidade, alguém pode se fazer passar por você; enviando uma mensagem em seu nome.
Não há assinatura autenticada;
Função repassar: um receptor pode repassar a mensagem de um remetente para um grande número de
pessoas ( você critica seu chefe, e seu colega remete sua crítica para todos os empregados da empresa
incluindo o chefe)