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Uso correto da ferramenta de e-mail - 2014.pptx
- 1. USO DO E-MAIL Comousar corretamente a ferramenta respeitando o Regulamento Interno
- 2. Uso do e-mail •OBJETIVO – Abordar o uso da ferramenta de e-mail no ambiente corporativo, respeitando o Regulamento Interno, e inserir os conceitos do bom uso aos colaboradores.
- 3. Uso do e-mail •Como a Lei prevê o uso do e-mail no trabalho ? – A justiça brasileira já considera que uma empresa é responsável pelo uso da ferramenta de trabalho por seus funcionários, ou seja, se algum empregado fizer má utilização da tecnologia em ambiente de trabalho, a empregadora poderá ser acionada judicialmente e responder por perdas e danos além de co ré em processo de dano moral; A empresa é proprietária de toda conta de e-mail que contenha seu domínio, que esteja hospedada em seus equipamentos ou que ela seja a responsável pelos custos de hospedagem, caso esteja em equipamentos de terceiros.
- 4. Uso do e-mail •E-mail no trabalho Em julho de 2006, o TRT paulista tomou decisão em favor da empresa, quando uma ex-empregada da Nestlé acusou o empregador de violar sua correspondência eletrônica e, com base em informações trocadas por e-mail, demiti-la. Na ocasião, os juízes da 9ª Turma do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região (TRT-SP) negaram o pedido de indenização da trabalhadora. Para a Justiça, o e- mail corporativo é uma ferramenta de trabalho, que pertence à empresa e não ao funcionário, o que justificaria o direito da empresa de monitorar estas contas. A ex-funcionária foi acusada de repassar informações corporativas a outros colaboradores que não deveriam ter acesso a tais dados e, por isso, demitida por justa causa.
- 5. • Regulamento Interno– Capítulo XIII: Art. 25, incisos III, IV e XII – Resumo Não divulgar mensagens ofensivas de qualquer cunho; Não repassar tais mensagens ou correntes de qualquer natureza; Manter sigilo sobre troca de mensagens e tomar ciência de que a troca de mensagens é monitorada pela OSG, através da equipe de TI. Uso do e-mail
- 6. • Regulamento Interno: Art.28 : Respeitar e acatar as orientações e considerações da área de TI. Uso do e-mail Isso é fundamental pois a tecnologia caminha muito mais rápido do que as normas e regulamentos, e a TI é a responsável pelos serviços de comunicação.
- 7. Uso do e-mail •Usar o e-mail adequadamente no ambiente corporativo é tão importante como lavar as mãos antes das refeições: É questão de educação e respeito. • É fácil, basta seguir algumas orientações:
- 8. Uso do e-mail •Orientações sobre: 1. Como redigir um e-mail; 2. Identificação; 3. Cuidados ao responder um e-mail; 4. Cópias – Cc e Cco; 5. Destinatários; 6. Uso de Grupos; 7. Uso de e-mail particular;
- 9. Como redigir ume-mail GRITANDOCOM ELE. • Concisão. –Escrever o essencial em poucas linhas, sendo ainda assim bastante claro; –Não utilizar-se de letras maiúsculas ou fontes com tamanho maior de 14, pois o destinatário pode pensar que você esteja
- 10. Como redigir ume-mail • Simplicidade. Seja o que você é também para escrever. A melhor comunicação escrita é aquela simples, que dá o recado e todos entendem o seu tom. Cuidado ao utilizar recursos áudio visuais: Tenha certeza de que o destinatário vai entender o que aquilo significa dentro da mensagem.
- 11. Como redigir ume-mail • Educação. Ao escrever e–mails, principalmente por ser uma comunicação muito fria, usar “por favor”, “desculpe”, “por gentileza” e outras expressões igualmente polidas; isso conquista e agrada quem recebe a mensagem. A resposta ou entendimento fica mais fácil de ser conseguida.
- 12. Como redigir ume-mail • Respeito. Ao receber e–mails, é conveniente responder àqueles urgentes em primeiro lugar, mas sem jamais deixar de responder a todos. Basta informar que responderá mais tarde. Além disso, programas de correio eletrônico modernos podem sinalizar ao destinatário que você leu a mensagem. Neste caso, deixar de enviar um reply (resposta) beira a grosseria e suja a imagem de qualquer um, inclusive a imagem da própria OSG.
- 13. Como redigir ume-mail • Objetividade. Ir direto ao ponto é, no mínimo, o melhor que você pode fazer por seu destinatário. Pense no que quer dizer e escreva sua mensagem, tendo consciência da sigla QQCOPq, ou Quem, Quando, Como, Onde e Por que, usada no jornalismo.
- 14. Como redigir ume-mail • Internetês. Sem carinhas nem ‘rs’ ou ‘hehehe’ nas mensagens corporativas, por favor. Abreviaturas, a menos que seja o popular ‘att’ de despedida ou as já embutidas no dia-a-dia corporativo (PSC, PSP, PSI), também devem ser cortadas, pois podem indicar preguiça ou impaciência do autor, além de dificultar o entendimento pelo destinatário.
- 15. Como redigir ume-mail • Identificação. Ser pessoal é se identificar, usando verbos na primeira pessoa: “farei”, “envio”, “elaborei” etc. Isso ajuda a dar mais personalidade e comprometimento com o que se transmite. • Evitar o “gerundismo” : estaremos fazendo, estaremos verificando, etc. Além de ser um atentado a língua portuguesa, torno o entendimento da mensagem difícil.
- 16. Identificação no e-mail •Identificação. Usar a assinatura padrão determinada pela área de Marketing da OSG:
- 17. Identificação no e-mail •Identificação. Também é imprescindível e educado uma saudação final:
- 18. Identificação no e-mail •Assinatura e Saudação Final. Não sei fazer. Envio solicitação para a TI ? RESPOSTA
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- 21. Cuidados ao responderum e-mail • Ao responder um e-mail também é preciso tomar muito cuidado: Não é raro respostas que acabam em destinatários que não deveriam (ou não poderiam) ter acesso ao conteúdo da mensagem. E isso pode até se tornar um vazamento de informação restrita ou confidencial.
- 22. Cópias em e-mails •Cópias. Muito cuidado para quem você envia um e-mail. Determinadas informações não são para todos, mas todos que estão na cópia, muitas vezes, precisam saber que receberão determinada mensagem e o motivo.
- 23. Cópias em e-mails •Cópias. Também não é incomum de se utilizar da ferramenta de e-mail como “prova” ou “incentivo compulsório”, copiando inúmeras pessoas, apenas para “provar” uma ação ou omissão, ou ainda para forçar alguém a ser mais célere em alguma atividade, mostrando ao seu chefe (supervisor, gerente, diretor, etc.) que a pessoa está errada ou morosa em determinado caso. Isso é comprovadamente contraproducente. Evite.
- 24. Destinatários • Destinatários: Para,Cc e Cco Botões
- 25. Destinatários • Destinatários: Para,Cc e Cco Para: Destinatário comum; Geralmente utilizado para o(s) destinatário(s) principal(is); Cc: Destinatários copiados; pessoas que receberão o e-mail para tomarem ciência do assunto ou providencias; Cco: Idem ao Cc, mas ocultos. Não receberão uma provável resposta nem serão participados (automaticamente) em futuras trocas de e-mails a partir do original.
- 26. Uso de gruposde e-mails • Uso de Grupos de e-mail O que são? Um único endereço de e-mail congrega vários destinatários, facilitando o uso da ferramenta. Ex: tecnologia@osg.com.br = pbergamini@osg, ptittanegro@osg, psousa@osg, gmoraes@osg, tschievenin@osg e msouza@osg.com.br
- 27. Uso de gruposde e-mails • Uso de Grupos de e-mail Sempre que for usar como destinatário um grupo de e-mails, utilize-o em Cco. Isso vai evitar infindáveis trocas de e-mails e melhorar a comunicação.
- 28. Anexos • Anexos. Muitocuidado com o que se anexa no e-mail. Dentro do ambiente corporativo, na medida do possível, não anexe nada; indique o caminho para abrir o arquivo no ambiente da rede corporativa ou na nuvem da empresa: Ex: bragancaosg102Trabalho20002511GESTAOTreinamentos OSG
- 29. Uso do e-mail- Particular Evite usar webmail pessoal no trabalho. Baixar aquele pps ou vídeo é a porta de entrada de pragas virtuais no ambiente de TI no trabalho e a porta para a perder de horas e horas de trabalho, além de poder ser punido pela empresa, pois viola o Art. 25, inciso V, do Regulamento Interno.
- 30. Finalizando o assunto... •O e-mail é uma ferramenta de comunicação ponderosa, mas pode facilmente se transformar num vilão da produtividade. Usá- lo corretamente é uma prática que precisa ser treinada e policiada diariamente, para que possamos usufruir dos benefícios e evitar as armadilhas do seu uso inadequado.
- 31. Uso do e-mail •Se quiser saber mais - Dicas para o bom uso: • http://www.sermelhor.com/trabalho/boas-praticas-para- o-uso-do-e-mail.html • http://www.fundacaotiadro.org/arquivo/360-regras- basicas-de-comunicacao-profissional-por-e-mail • http://www.fernandohenriquedasilveiraneto.com/Artigo s/dicasemail.pdf • http://miguelcavalcanti.com/2009/03/24/dicas-para-uso- eficiente-e-inteligente-do-email/
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Notas do Editor
- #2 USO DO E-MAIL Como usar adequadamente a ferramenta de e-mail, respeitando o Regulamento Interno e as boas práticas conhecidas e recomendadas.
- #3 OBJETIVO O objetivo deste treinamento é: 1. abordar o uso correto da ferramenta de e-mail no ambiente corporativo; 2. Apresentar os tópicos ligados ao Regulamento Interno; 3. Apresentar os conceitos das boas práticas de uso aos colaboradores.
- #4 Como a Lei prevê o uso do e-mail no trabalho ? A justiça brasileira considera que uma empresa é responsável pelo uso da ferramenta de trabalho por seus funcionários, ou seja, se algum empregado fizer má utilização da tecnologia em ambiente de trabalho, a empregadora poderá ser acionada judicialmente e responder por perdas e danos além de ser co-ré em processo de dano moral, em processos criminais e de reparação; A empresa é proprietária de todas as conta de e-mail que contenham seu domínio, que esteja hospedada em seus equipamentos ou que ela seja a responsável pelos custos de hospedagem, caso esteja em equipamentos de terceiros.
- #5 E-mail no trabalho Em julho de 2006, o TRT paulista tomou decisão em favor da empresa, quando uma ex-empregada da Nestlé acusou o empregador de violar sua correspondência eletrônica e, com base em informações trocadas por e-mail, demití-la. Na ocasião, os juízes da 9ª Turma do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região (TRT-SP) negaram o pedido de indenização da trabalhadora. Para a Justiça, o e-mail corporativo é uma ferramenta de trabalho, que pertence à empresa e não ao funcionário, o que justificaria o direito da empresa de monitorar estas contas. A ex-funcionária foi acusada de repassar informações corporativas a outros colaboradores que não deveriam ter acesso a tais dados e, por isso, demitida por justa causa.
- #6 Regulamento Interno – Resumo Capítulo XIII, Art. 25, incisos III, IV e XII Não divulgar mensagens ofensivas de qualquer cunho; Não repassar tais mensagens ou correntes de qualquer natureza; Manter sigilo sobre troca de mensagens e tomar ciência de que a troca de mensagens é monitorada pela OSG, através de softwares específicos para esse fim, mantidos pela equipe de TI.
- #7 Regulamento Interno – Resumo Capítulo XIII, Art. 28 Respeitar e acatar as orientações e considerações da área de TI. Isso é fundamental pois a tecnologia caminha muito mais rápido do que as normas e regulamentos, e a TI é a responsável pelos serviços de comunicação e por manter as orientações alinhadas com as boas práticas.
- #8 Qual a importância do uso correto Usar corretamente a ferramenta de mensagens eletrônicas – e-mail – é vital para a saúde da organização. Usar o e-mail como ferramenta de desordem é fácil e causa um enorme problema para a empresa. Ter bom senso e usar adequadamente auxilia no bom ambiente de trabalho e na produtividade pessoal e do grupo.
- #9 Orientações sobre: Como redigir um e-mail; Identificação; Cuidados ao responder um e-mail; Cópias – Cc (com cópia) e Cco (com cópia oculta); Destinatários; Uso de Grupos; Uso de e-mail particular;
- #10 Concisão. Escrever o essencial em poucas linhas, sendo ainda assim bastante claro. Não utilizar-se de letras maiúsculas ou fontes com tamanho maior de 14, pois o destinatário pode pensar que você esteja gritando com ele.
- #11 Simplicidade Seja o que você é também para escrever. A melhor comunicação escrita é aquela simples, que dá o recado e todos entendem o seu tom. Cuidado ao utilizar recursos áudio visuais: Tenha certeza de que o destinatário vai entender o que aquilo significa dentro da mensagem. E o que são recursos áudio-visuais? Emoticons: as populares carinhas; Abreviações típicas de mensagens eletrônicas rápidas: kkkk, hehehe, pq, vc, vsf, ... Imagens Videos
- #12 Educação Ao escrever e–mails, principalmente por ser uma comunicação muito fria, usar “por favor”, “desculpe”, “por gentileza” e outras expressões igualmente polidas; isso conquista e agrada quem recebe a mensagem. A resposta ou entendimento fica mais fácil de ser conseguida.
- #13 Respeito Ao receber e–mails, é conveniente responder àqueles urgentes em primeiro lugar, mas sem jamais deixar de responder a todos. Basta informar que responderá mais tarde. Além disso, programas de correio eletrônico modernos podem sinalizar ao destinatário que você leu a mensagem. Neste caso, deixar de enviar um reply (resposta) beira a grosseria e suja a imagem de qualquer um, inclusive a imagem da própria OSG.
- #14 Objetividade Ir direto ao ponto é, no mínimo, o melhor que você pode fazer por seu destinatário. Pense no que quer dizer e escreva sua mensagem, tendo consciência da sigla QQCOPq, ou Quem, Quando, Como, Onde e Por que, muito usada no jornalismo, para esclarecimentos em notícias e matérias diversas.
- #15 Internetês. Se no e-mail particular e nos aplicativos de mensagens instantâneas o internetês é benvindo, no e-mail corporativo é o contrário. Sem carinhas nem ‘rs’ ou ‘hehehe’ nas mensagens corporativas, por favor. (vc, qq, pq, q, etc.) Abreviaturas, a menos que seja o popular ‘att’ de despedida ou, as já embutidas no dia-a-dia corporativo, (PSC, PSP, PSI), também devem ser cortadas, pois podem indicar preguiça ou impaciência do autor, além de dificultar o entendimento pelo destinatário. Att – Atenciosamente > usadas como saudação ao final do e-mail; PSP – Para suas providências > geralmente utilizadas em e-mail encaminhados, para que o destinatário tome providencias acerca do assunto do e-mail; PSC – Para seu conhecimento > geralmente utilizadas em e-mail encaminhados, para que o destinatário tome ciência acerca do assunto do e-mail; FYI – For your information > Idem a PSC; PSI – Para sua informação > Idem a PSC; UU – Urgencia Urgentissima > algo que requer imediata atenção;
- #16 Identificação Ser pessoal é se identificar, usando verbos na primeira pessoa: “farei”, “envio”, “elaborei” etc. Isso ajuda a dar mais personalidade e comprometimento com o que se transmite. Evitar o “gerundismo” : estaremos fazendo, estaremos verificando, etc. Além de ser um atentado a língua portuguesa, torno o entendimento da mensagem difícil.
- #17 Identificação Usar a assinatura padrão determinada pela área de Marketing da OSG.
- #18 Identificação Também é imprescindível e educado uma saudação final:
- #19 Assinatura e Saudação Final Se o usuário tiver dúvidas sobre como fazer isso no leitor de e-mails (mail cliente) Outlook, a TI desenvolveu um aplicativo que faz isso de forma mais facilitada.
- #20 Assinatura e Saudação Final Acesse a intranet OSG; Vá na seção de Donwloads; Encontre a opção: Gerador de assinaturas; Clique no link; Faça o download do aplicativo; Execute-o diretamente após baixado; Preencha os campos; (Continua no próximo slide)
- #21 Assinatura e Saudação Final Acesse a intranet OSG; Vá na seção de Donwloads; Encontre a opção: Gerador de assinaturas; Clique no link; Faça o download do aplicativo; Execute-o diretamente; Preencha os campos; Escolha a saudação final; Selecione a versão do Outlook; Clique em criar. Feito. Agora é só fechar o Gerador e abrir o Outlook e fazer um teste.
- #22 Cuidados ao responder um e-mail Ao responder um e-mail também é preciso tomar muito cuidado: Não é raro respostas que acabam em destinatários que não deveriam (ou não poderiam) ter acesso ao conteúdo da mensagem. E isso pode até se tornar um vazamento de informação restrita ou confidencial.
- #23 Cópias Muito cuidado para quem você envia um e-mail. Determinadas informações não são para todos, mas todos que estão na cópia, muitas vezes, precisam saber que receberão determinada mensagem e o motivo.
- #24 Cópias Também não é incomum de se utilizar da ferramenta de e-mail como “prova” ou “incentivo compulsório”, copiando inúmeras pessoas, apenas para “provar” uma ação ou omissão, ou ainda para forçar alguém a ser mais célere em alguma atividade, mostrando ao seu chefe (supervisor, gerente, diretor, etc.) que a pessoa está errada ou morosa em determinado caso. Isso é comprovadamente contraproducente (não gera o resultado esperado). Essa prática provoca revolta no destinatário alvo, além de não resolver o seu problema inicial, cria outro que pode ser ainda pior: problema de relacionamento. Seja inteligente e evite essa prática. Busque sempre pela negociação direta para aumentar a prioridade do seu problema.
- #25 Destinatários Apresentando os botões: Para, Cc e Cco. Como enviar um e-mail e pra que serve cada um deles. Atenção: Geralmente o botão Cco vem desabilitado e escondido. Para usá-lo é necessário clicar sobre o botão Cc, que aparecerá uma segunda tela onde o Cco estará habilitado. Basta escrever um endereço que o Cco aparecerá na tela principal do editor do e-mail.
- #26 Destinatários Para, Cc e Cco Para: Destinatário comum; Geralmente utilizado para o(s) destinatário(s) principal(is); Cc: Destinatários copiados; pessoas que receberão o e-mail para tomarem ciência do assunto ou providencias; Cco: Idem ao Cc, mas ocultos. Não receberão uma provável resposta nem serão participados (automaticamente) em futuras trocas de e-mails a partir do original.
- #27 Uso de Grupos de e-mail O que são? Um único endereço de e-mail congrega vários destinatários, facilitando o uso da ferramenta. Ex: tecnologia@osg.com.br = pbergamini@osg, ptittanegro@osg, psousa@osg, gmoraes@osg, tschievenin@osg e msouza@osg.com.br
- #28 Uso de Grupos de e-mail É preciso muito cuidado com o uso dos grupos de e-mails: Não se deve usar os grupos indiscriminadamente, muito menos nos campos de destinatários “Para:” ou “Cc” (Com Cópia). Se, acidentalmente ou inadvertidamente, um dos destinatários utilizar de “Responder a Todos” inicia-se o que costumamos chamar de “flame war” e pessoas que não necessitam participar da conversa acabam recebendo os e-mails e tendo o seu trabalho atrapalhado. Para que isso não ocorra, o uso dos grupos de e-mails deve ser feito na opção de destinatários “Cco” (cópia oculta), que evita esse tipo de troca insensata de e-mails.
- #29 Anexos Muito cuidado com o que se anexa no e-mail. Dentro do ambiente corporativo, na medida do possível, não anexe nada; indique o caminho para abrir o arquivo no ambiente de rede: Ex: \\braganca\osg\102\Trabalho\2000\2511\GESTAO\Treinamentos\OSG
- #30 Uso de e-mail particular Evite usar webmail pessoal no trabalho. Baixar aquele pps ou vídeo é a porta de entrada de pragas virtuais no ambiente de TI no trabalho e a porta para a perder de horas e horas de trabalho, além de poder ser punido pela empresa, pois viola o Art. 25, inciso V, do Regulamento Interno.
- #31 Finalizando o assunto O e-mail é uma ferramenta de comunicação ponderosa, mas pode facilmente se transformar num vilão da produtividade. Usá-lo corretamente é uma prática que precisa ser treinada e policiada diariamente, para que possamos usufruir dos benefícios e evitar as armadilhas do seu uso inadequado.